Šablona dat pro správu problémů
Šablona dat pro správu problémů
- Doporučené atributy pro analýzu hlavní příčiny
- Důležité milníky a aktivity procesu
- Postup extrakce dat ze ServiceNow krok za krokem
Atributy správy problémů
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Aktivita
Activity
|
Konkrétní událost nebo akce provedená se záznamem problému. | ||
|
Popis
Označuje jednotlivé kroky nebo změny stavu, ke kterým dochází během životního cyklu záznamu problému. Patří sem například „Záznam problému vytvořen“, „Určena hlavní příčina“ nebo „Přiřazeno skupině podpory“. Tento atribut je důležitý pro vytvoření mapy procesu a zobrazení posloupnosti událostí.
Proč je to důležité
Určuje uzly v mapě procesu a umožňuje zobrazit workflow i varianty procesu.
Kde data získat
Odvozeno z tabulek „sys_audit“, „sys_history_line“ nebo ze změn stavu v tabulce „problem“
Příklady
Záznam problému vytvořenAnalýza dokončenaStav změněn na Uzavřeno
|
|||
|
Časové razítko události
EventTime
|
Přesné datum a čas, kdy k aktivitě došlo. | ||
|
Popis
Zaznamenává přesný čas, kdy byla změna nebo akce uložena v systému. Tento údaj je nezbytný pro chronologické seřazení aktivit a výpočet časových ukazatelů, například doby průchodu a celkové doby mezi kroky procesu.
Proč je to důležité
Nezbytné pro seřazení událostí a výpočet všech časových KPI.
Kde data získat
Pole „sys_created_on“ v tabulkách auditu a historie ServiceNow
Příklady
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z
|
|||
|
Záznam problému
ProblemNumber
|
Jedinečný identifikátor záznamu problému. | ||
|
Popis
Jedinečný alfanumerický klíč přiřazený konkrétnímu záznamu problému v ServiceNow, například PRB000123. Tento identifikátor propojuje všechny aktivity procesu, od prvotního zaznamenání přes analýzu hlavní příčiny až po uzavření. Při process mining analýze slouží jako Case ID a umožňuje rekonstruovat celý průběh řešení problému.
Proč je to důležité
Slouží jako primární klíč pro rozlišení jednotlivých případů a seskupení souvisejících událostí v grafu procesu.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „number“
Příklady
PRB004512PRB009823PRB001122
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
|
Časové razítko extrakce nebo poslední aktualizace dat. | ||
|
Popis
Udává aktuálnost datové sady použité při analýze. Analytici tak vědí, zda pracují s aktuálními daty, nebo s historickým snímkem. To je důležité zejména při správné interpretaci otevřených případů.
Proč je to důležité
Uživatelé tak vědí, jak aktuální jsou data pro přesné provozní výkaznictví.
Kde data získat
Systémový čas při spuštění ETL
Příklady
2023-11-01T12:00:00Z
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Název systému, ze kterého data pocházejí. | ||
|
Popis
Určuje konkrétní instanci nebo prostředí ServiceNow, ze kterého byla data o správě problémů získána. Hodí se zejména v prostředí s více systémy, kde pomáhá sledovat původ dat a zohlednit specifika jednotlivých systémů při analýze.
Proč je to důležité
Upřesňuje původ dat, zejména při slučování dat z více ITSM nástrojů.
Kde data získat
Nastaveno při extrakci dat, například „ServiceNow Production“
Příklady
ServiceNow ProdServiceNow EMEA
|
|||
|
Kategorie hlavní příčiny
RootCauseCategory
|
Klasifikace zjištěné hlavní příčiny. | ||
|
Popis
Zařazuje příčinu problému, například softwarová chyba, lidská chyba nebo selhání hardwaru. Tento atribut slouží jako podklad pro dashboard „Přesnost klasifikace hlavních příčin“ a pomáhá odhalovat opakující se systémové závady.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat vzorce selhání a plánovat cílená zlepšení.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „rca_category“ nebo „u_root_cause_category“
Příklady
Softwarová chybaChyba konfiguraceProblém u dodavatele
|
|||
|
Počet přeřazení
ReassignmentCount
|
Počet přeřazení problému mezi skupinami. | ||
|
Popis
Počítá, kolikrát se změnila přiřazená skupina. Jde o přímý zdroj KPI „Počet přeřazení záznamu problému“ a pomáhá odhalit přehazování požadavků mezi týmy.
Proč je to důležité
Přímý ukazatel třecích ploch v procesu a nejasné odpovědnosti.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „reassignment_count“
Příklady
0312
|
|||
|
Počet souvisejících incidentů
RelatedIncidentCount
|
Počet incidentů propojených s tímto záznamem problému. | ||
|
Popis
Vyjadřuje dopad problému počtem incidentů, které s ním souvisejí. Vysoké hodnoty, zejména u známých chyb, se zobrazují v dashboardu „Známé chyby a opakování incidentů“.
Proč je to důležité
Měří rozsah dopadu problému na uživatele.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „related_incidents“ (název pole se může lišit) nebo počet propojených záznamů
Příklady
1501200
|
|||
|
Priorita
Priority
|
Úroveň priority přiřazená záznamu problému. | ||
|
Popis
Vyjadřuje důležitost a naléhavost problému a obvykle se určuje podle dopadu a naléhavosti. Díky tomuto atributu lze analýzu rozdělit podle závažnosti a sledovat ji v dashboardu „Sledování porušení SLA a priorit“.
Proč je to důležité
Umožňuje rozdělit výkonnost procesu podle důležitosti pro podnik.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „priority“
Příklady
1 - Kritická2 - Vysoká3 - Střední
|
|||
|
Přiřazený uživatel
AssignedTo
|
Konkrétní osoba pověřená řešením problému. | ||
|
Popis
Určuje uživatele, který právě odpovídá za záznam problému. Analýza tohoto atributu pomáhá porozumět rozložení pracovní zátěže, výkonu jednotlivých pracovníků a možným úzkým místům na úrovni zdrojů.
Proč je to důležité
Důležitý pro analýzu efektivity zdrojů a pracovní zátěže jednotlivců.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „assigned_to“
Příklady
Alice SmithBob JonesSprávce systému
|
|||
|
Skupina podpory
AssignmentGroup
|
Technický tým odpovědný za řešení problému. | ||
|
Popis
Označuje konkrétní skupinu podpory nebo tým, kterému je problém aktuálně přiřazen. Tento atribut je důležitý pro dashboard „Analýza přeřazování mezi skupinami podpory“, který sleduje předávání práce mezi týmy a pomáhá odhalit organizační izolovanost.
Proč je to důležité
Pomáhá odhalit úzká místa mezi odděleními a analyzovat efektivitu předávání práce.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „assignment_group“
Příklady
Provoz sítěSprávci databázíServisní středisko
|
|||
|
Stav problému
ProblemState
|
Stav záznamu problému v průběhu jeho životního cyklu. | ||
|
Popis
Označuje aktuální fázi záznamu problému, například Otevřeno, Analýza hlavní příčiny, Probíhá oprava nebo Uzavřeno. Tento atribut slouží jako hlavní filtr při analýze struktury nevyřízených případů v dashboardu „Analýza stáří nevyřízených záznamů problémů“.
Proč je to důležité
Hlavní ukazatel stavu pro filtrování otevřených a uzavřených případů.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „state“
Příklady
NovýPosouzeníAnalýza hlavní příčinyVyřešeno
|
|||
|
Číslo požadavku na změnu
ChangeRequestNumber
|
Identifikátor požadavku na změnu vytvořeného za účelem vyřešení problému. | ||
|
Popis
Propojuje záznam problému se záznamem správy změn (RFC). Toto propojení je důležité pro dashboard „Efektivita přechodu na požadavek na změnu“, který měří rychlost předání od diagnostiky problému k provedení změny infrastruktury.
Proč je to důležité
Sleduje přechod od správy problémů ke správě změn.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „rfc“
Příklady
CHG003001CHG004552
|
|||
|
Doba čekání
PendingDuration
|
Celková doba, po kterou byl problém pozastavený nebo ve stavu čekání. | ||
|
Popis
Sčítá dobu strávenou ve stavech jako „Čeká se na dodavatele“ nebo „Pozastaveno“. Tento ukazatel se používá při analýze „Stav čekání a doba čekání“ k oddělení interní doby zpracování od zpoždění způsobených externími vlivy.
Proč je to důležité
Pomáhá rozlišit neefektivitu týmu od závislosti na externích stranách.
Kde data získat
Výpočet: součet délek intervalů, kdy je stav Čeká se/Pozastaveno
Příklady
5 dní0 minut
|
|||
|
Doba přípravy návrhu řešení
SolutionDraftingTime
|
Doba od určení hlavní příčiny po návrh řešení. | ||
|
Popis
Sleduje dobu návrhu opravy po zjištění příčiny. Tento údaj slouží jako podklad pro dashboard „Příprava návrhu řešení a nasazení opravy“.
Proč je to důležité
Samostatně sleduje výkonnost fáze návrhu opravy.
Kde data získat
Výpočet: časové razítko události „Návrh řešení připraven“ minus „Určena hlavní příčina“
Příklady
2 dny4 hodiny
|
|||
|
Je známá chyba
IsKnownError
|
Příznak, který udává, zda je problém klasifikován jako známá chyba. | ||
|
Popis
Určuje, zda byl záznam problému převeden na známou chybu nebo takto označen. Tento údaj je nezbytný pro analýzu „Známé chyby a opakování incidentů“, která pomáhá ověřit účinnost správy znalostí.
Proč je to důležité
Rozlišuje mezi probíhajícím šetřením a potvrzenou chybou, pro kterou existuje náhradní řešení.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „known_error“
Příklady
truefalse
|
|||
|
Konfigurační položka
ConfigurationItem
|
Konkrétní aktivum nebo služba, kterých se problém týká. | ||
|
Popis
Určuje konfigurační položku (CI) propojenou se záznamem problému. Analýza pomáhá spojit problémy s konkrétním hardwarem, softwarem nebo službami a podporuje dashboard „Přesnost klasifikace hlavních příčin“.
Proč je to důležité
Propojuje problémy v procesu s konkrétními fyzickými nebo logickými aktivy.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „cmdb_ci“
Příklady
SAP ERP Server 01E-mailová služba ExchangeOracle DB Prod
|
|||
|
Podniková služba
BusinessService
|
Podniková služba, které se problém týká. | ||
|
Popis
Označuje službu určenou pro podnik, například „Mzdová služba“ nebo „Zákaznický portál“, nikoli technickou komponentu. Umožňuje připravovat výkazy z pohledu podniku pro zainteresované strany.
Proč je to důležité
Propojuje technické problémy s hodnotovými toky podniku.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „business_service“
Příklady
Internetové bankovnictvíInterní e-mail
|
|||
|
Termín SLA
SlaDueDate
|
Cílové datum a čas vyřešení problému podle SLA. | ||
|
Popis
Časové razítko určující, do kdy musí být problém vyřešen, aby byly splněny dohodnuté úrovně služeb. Slouží jako základ pro dashboard „Sledování porušení SLA a priorit“ a výpočet míry shody.
Proč je to důležité
Základ pro určení, zda došlo k porušení SLA.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „task_sla“ propojená s problémem
Příklady
2023-12-31T17:00:00Z
|
|||
|
Výsledek PIR
PostImplementationReviewResult
|
Výsledek nebo stav dokončení kontroly po implementaci. | ||
|
Popis
Ukládá výsledek nebo stav PIR, například Dokončeno, Není vyžadováno nebo Čeká se. Tento atribut je potřebný pro dashboard „Shoda s požadavky na kontrolu po implementaci“, který pomáhá zajistit kontrolu závažných problémů.
Proč je to důležité
Ukazatel kontroly kvality, který ověřuje, zda se organizace poučila ze závažných incidentů.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „pir_state“ nebo podobné vlastní pole
Příklady
DokončenoProminutoČeká se
|
|||
|
Zveřejněno náhradní řešení
WorkaroundPublished
|
Udává, zda bylo zdokumentováno a sdíleno náhradní řešení. | ||
|
Popis
Logická hodnota nebo stavový příznak, který udává, zda bylo nalezeno a zveřejněno do znalostní báze nebo databáze známých chyb dočasné řešení. Tento údaj slouží jako podklad pro dashboard „Výkonnost zveřejňování náhradních řešení“.
Proč je to důležité
Důležitý pro měření toho, jak rychle se zmírní dopad na podnik před nasazením konečné opravy.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow „problem“, pole „work_around“ (pokud obsahuje text) nebo konkrétní stav
Příklady
truefalse
|
|||
Aktivity správy problémů
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Nalezeno náhradní řešení
|
Zadání textu do pole 'Workaround' v záznamu problému. Zachycuje okamžik, kdy analytik zdokumentuje dočasné řešení. | ||
|
Proč je to důležité
Slouží jako podklad pro dashboard výkonu při zveřejňování náhradních řešení a zaznamenává, kdy bylo technické řešení poprvé známo.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'sys_audit', kde je hodnota 'fieldname' rovna 'workaround'.
Zachycení
Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Přiřazeno skupině podpory
|
Přiřazení záznamu problému konkrétnímu technickému týmu k prošetření. Tato aktivita sleduje předávání odpovědnosti a je důležitá pro analýzu předání mezi týmy. | ||
|
Proč je to důležité
Nezbytné pro dashboard analýzy přeřazování mezi skupinami podpory. Pomáhá odhalit přehazování záznamů a úzká místa mezi týmy.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'sys_audit' nebo 'sys_history_line' sledující změny pole 'assignment_group'.
Zachycení
Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Určena hlavní příčina
|
Okamžik, kdy se vyplní kódy 'Root Cause' nebo se stav změní na 'Fix in Progress'. Znamená, že se podařilo problém diagnostikovat. | ||
|
Proč je to důležité
Slouží k výpočtu průměrné doby do určení hlavní příčiny a jako podklad pro dashboard doby cyklu šetření hlavní příčiny. Jde o důležitý milník procesu.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'sys_audit' sledující změny pole kategorie 'root_cause' nebo přechod do stavu 'Fix in Progress'.
Zachycení
Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Zahájen požadavek na změnu
|
Propojení požadavku na změnu (RFC) se záznamem problému. Znamená předání z řízení problémů do řízení změn za účelem zavedení opravy. | ||
|
Proč je to důležité
Důležité pro dashboard efektivity předávání požadavků na změnu. Odhaluje prodlevy mezi nalezením opravy a zahájením procesu změny.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'sys_audit' sledující vyplnění referenčního pole 'rfc' v tabulce 'problem'.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce Create Normal Change
Typ události
explicit
|
|||
|
Zahájeno šetření
|
Změna stavu záznamu problému z 'New' na 'Assess' nebo 'Root Cause Analysis'. Znamená, že analytik začal problém aktivně řešit. | ||
|
Proč je to důležité
Označuje konec počátečního čekání ve frontě a začátek aktivního šetření. Slouží jako podklad pro analýzu stavů čekání.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'sys_audit' sledující změny pole 'state' (například změnu na hodnotu 102 nebo 103 podle konfigurace).
Zachycení
Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Zavedena trvalá oprava
|
Okamžik, kdy je problém označen jako vyřešený, často po uzavření souvisejícího požadavku na změnu. Znamená, že technické práce jsou dokončeny. | ||
|
Proč je to důležité
Určuje konec aktivního cyklu opravy. Slouží k výpočtu celkové doby řešení ve vztahu k SLA.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'sys_audit', změna pole 'state' na 'Resolved' (obvykle hodnota 106).
Zachycení
Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Záznam problému uzavřen
|
Závěrečná událost životního cyklu, po které je záznam neaktivní. Další práce se neočekává. | ||
|
Proč je to důležité
Konečný bod instance procesu. Je nutný pro výpočet celkové doby cyklu.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'problem', pole 'closed_at' nebo změna pole 'state' na 'Closed'.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce Close Problem
Typ události
explicit
|
|||
|
Záznam problému vytvořen
|
Vytvoření záznamu problému v systému ServiceNow. Tím začíná životní cyklus řízení problému a zaznamená se výchozí čas pro měření stáří záznamu. | ||
|
Proč je to důležité
Určuje počáteční čas pro výpočty doby cyklu a měření SLA. Slouží jako hlavní údaj pro zjištění počtu nově zahájených šetření problémů.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'problem', pole 'sys_created_on'.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce New Record
Typ události
explicit
|
|||
|
Dokončena kontrola po zavedení změny
|
Dokončení úkolu PIR nebo nastavení příznaku PIR. Potvrzuje, že u závažných problémů proběhlo zpětné vyhodnocení. | ||
|
Proč je to důležité
Přímo slouží jako podklad pro dashboard plnění kontrol po zavedení změn. Pokud tato aktivita chybí u problémů s vysokou prioritou, znamená to nedodržení požadavků.
Kde data získat
Uzavření záznamu v tabulce ServiceNow 'problem_task' (type=PIR) nebo změna pole 'pir_state' v tabulce 'problem'.
Zachycení
Odvodit porovnáním polí X a Y
Typ události
inferred
|
|||
|
Ověřeno vyřešení
|
Ověření, zda je řešení účinné. Podle vyspělosti procesu může jít o konkrétní stav nebo zaškrtávací pole. | ||
|
Proč je to důležité
Před uzavřením zajišťuje kontrolu kvality. Vynechání tohoto kroku umožňuje analyzovat odchylky od procesu.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'sys_audit'. Může jít o změnu stavu (Resolved -> Closed) nebo o konkrétní pole 'u_resolution_verified', pokud je nakonfigurováno.
Zachycení
Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Posouzení zamítnuto
|
Záznam problému se během posuzování vrátí do předchozího stavu nebo se zruší, protože nešlo o platný problém. | ||
|
Proč je to důležité
Odhaluje plýtvání způsobené nesprávným převedením incidentů na problémy.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'sys_audit', změna pole 'state' ze stavu 'Assess' na 'Closed/Cancelled' nebo 'New'.
Zachycení
Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Připraven návrh řešení
|
Zadání údajů do polí 'Fix Notes' nebo 'Resolution Code'. Znamená, že analytik přešel od pochopení příčiny k návrhu trvalé opravy. | ||
|
Proč je to důležité
Slouží jako podklad pro dashboard přípravy návrhu řešení a zavedení opravy. Umožňuje samostatně měřit dobu návrhu.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'sys_audit' sledující změny pole 'fix_notes'.
Zachycení
Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Stav změněn na Fix in Progress
|
Záznam přechází do stavu, který znamená, že se oprava připravuje nebo zavádí, často v návaznosti na řízení změn. | ||
|
Proč je to důležité
Odděluje dobu aktivního šetření od doby čekání na změnu a zpřesňuje analýzu úzkých míst.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'sys_audit', změna pole 'state' na 'Fix in Progress' (obvykle hodnota 104).
Zachycení
Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Zveřejněno náhradní řešení
|
Provedení akce 'Communicate Workaround', která předá náhradní řešení souvisejícím incidentům nebo vytvoří článek o známé chybě. Nejde pouze o zadání textu náhradního řešení. | ||
|
Proč je to důležité
Důležité pro měření rychlosti sdílení znalostí. Zpoždění v tomto kroku přímo ovlivňuje počet opakovaných incidentů.
Kde data získat
Tabulka ServiceNow 'sys_journal_field' nebo konkrétní záznamy UI Action. Událost lze také odvodit z vytvoření záznamu 'kb_knowledge' typu 'Known Error'.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce Communicate Workaround
Typ události
explicit
|
|||
Návody k extrakci dat
Chcete začít?
Stáhněte si kompletní šablonu a začněte převádět data o správě problémů na konkrétní poznatky. Náš tým vám pomůže v každém kroku při zavádění process mining.
Zlepšete správu problémů a zrychlete jejich řešení
Zkraťte dobu vyšetřování o 30 % pomocí process mining
Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.