Šablona dat pro správu problémů

Správa problémů v ServiceNow
Šablona dat pro správu problémů

Šablona dat pro správu problémů

Tato šablona nabízí podrobný návod k analýze životního cyklu správy problémů podle ITIL v ServiceNow. Najdete v ní potřebné atributy ke sběru, důležité aktivity ke sledování i postup, jak data extrahovat. Díky této struktuře získáte přehled potřebný ke zkrácení průměrné doby řešení a omezení opakovaných incidentů.
  • Doporučené atributy pro analýzu hlavní příčiny
  • Důležité milníky a aktivity procesu
  • Postup extrakce dat ze ServiceNow krok za krokem
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy správy problémů

Toto jsou doporučená datová pole pro záznam událostí, který použijete k podrobné analýze procesu správy problémů podle ITIL.
5 Povinné 7 Doporučené 9 Volitelné
Název Popis
Aktivita
Activity
Konkrétní událost nebo akce provedená se záznamem problému.
Popis

Označuje jednotlivé kroky nebo změny stavu, ke kterým dochází během životního cyklu záznamu problému. Patří sem například „Záznam problému vytvořen“, „Určena hlavní příčina“ nebo „Přiřazeno skupině podpory“. Tento atribut je důležitý pro vytvoření mapy procesu a zobrazení posloupnosti událostí.

Proč je to důležité

Určuje uzly v mapě procesu a umožňuje zobrazit workflow i varianty procesu.

Kde data získat

Odvozeno z tabulek „sys_audit“, „sys_history_line“ nebo ze změn stavu v tabulce „problem“

Příklady
Záznam problému vytvořenAnalýza dokončenaStav změněn na Uzavřeno
Časové razítko události
EventTime
Přesné datum a čas, kdy k aktivitě došlo.
Popis

Zaznamenává přesný čas, kdy byla změna nebo akce uložena v systému. Tento údaj je nezbytný pro chronologické seřazení aktivit a výpočet časových ukazatelů, například doby průchodu a celkové doby mezi kroky procesu.

Proč je to důležité

Nezbytné pro seřazení událostí a výpočet všech časových KPI.

Kde data získat

Pole „sys_created_on“ v tabulkách auditu a historie ServiceNow

Příklady
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z
Záznam problému
ProblemNumber
Jedinečný identifikátor záznamu problému.
Popis

Jedinečný alfanumerický klíč přiřazený konkrétnímu záznamu problému v ServiceNow, například PRB000123. Tento identifikátor propojuje všechny aktivity procesu, od prvotního zaznamenání přes analýzu hlavní příčiny až po uzavření. Při process mining analýze slouží jako Case ID a umožňuje rekonstruovat celý průběh řešení problému.

Proč je to důležité

Slouží jako primární klíč pro rozlišení jednotlivých případů a seskupení souvisejících událostí v grafu procesu.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „number“

Příklady
PRB004512PRB009823PRB001122
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko extrakce nebo poslední aktualizace dat.
Popis

Udává aktuálnost datové sady použité při analýze. Analytici tak vědí, zda pracují s aktuálními daty, nebo s historickým snímkem. To je důležité zejména při správné interpretaci otevřených případů.

Proč je to důležité

Uživatelé tak vědí, jak aktuální jsou data pro přesné provozní výkaznictví.

Kde data získat

Systémový čas při spuštění ETL

Příklady
2023-11-01T12:00:00Z
Zdrojový systém
SourceSystem
Název systému, ze kterého data pocházejí.
Popis

Určuje konkrétní instanci nebo prostředí ServiceNow, ze kterého byla data o správě problémů získána. Hodí se zejména v prostředí s více systémy, kde pomáhá sledovat původ dat a zohlednit specifika jednotlivých systémů při analýze.

Proč je to důležité

Upřesňuje původ dat, zejména při slučování dat z více ITSM nástrojů.

Kde data získat

Nastaveno při extrakci dat, například „ServiceNow Production“

Příklady
ServiceNow ProdServiceNow EMEA
Kategorie hlavní příčiny
RootCauseCategory
Klasifikace zjištěné hlavní příčiny.
Popis

Zařazuje příčinu problému, například softwarová chyba, lidská chyba nebo selhání hardwaru. Tento atribut slouží jako podklad pro dashboard „Přesnost klasifikace hlavních příčin“ a pomáhá odhalovat opakující se systémové závady.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat vzorce selhání a plánovat cílená zlepšení.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „rca_category“ nebo „u_root_cause_category“

Příklady
Softwarová chybaChyba konfiguraceProblém u dodavatele
Počet přeřazení
ReassignmentCount
Počet přeřazení problému mezi skupinami.
Popis

Počítá, kolikrát se změnila přiřazená skupina. Jde o přímý zdroj KPI „Počet přeřazení záznamu problému“ a pomáhá odhalit přehazování požadavků mezi týmy.

Proč je to důležité

Přímý ukazatel třecích ploch v procesu a nejasné odpovědnosti.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „reassignment_count“

Příklady
0312
Počet souvisejících incidentů
RelatedIncidentCount
Počet incidentů propojených s tímto záznamem problému.
Popis

Vyjadřuje dopad problému počtem incidentů, které s ním souvisejí. Vysoké hodnoty, zejména u známých chyb, se zobrazují v dashboardu „Známé chyby a opakování incidentů“.

Proč je to důležité

Měří rozsah dopadu problému na uživatele.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „related_incidents“ (název pole se může lišit) nebo počet propojených záznamů

Příklady
1501200
Priorita
Priority
Úroveň priority přiřazená záznamu problému.
Popis

Vyjadřuje důležitost a naléhavost problému a obvykle se určuje podle dopadu a naléhavosti. Díky tomuto atributu lze analýzu rozdělit podle závažnosti a sledovat ji v dashboardu „Sledování porušení SLA a priorit“.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit výkonnost procesu podle důležitosti pro podnik.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „priority“

Příklady
1 - Kritická2 - Vysoká3 - Střední
Přiřazený uživatel
AssignedTo
Konkrétní osoba pověřená řešením problému.
Popis

Určuje uživatele, který právě odpovídá za záznam problému. Analýza tohoto atributu pomáhá porozumět rozložení pracovní zátěže, výkonu jednotlivých pracovníků a možným úzkým místům na úrovni zdrojů.

Proč je to důležité

Důležitý pro analýzu efektivity zdrojů a pracovní zátěže jednotlivců.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „assigned_to“

Příklady
Alice SmithBob JonesSprávce systému
Skupina podpory
AssignmentGroup
Technický tým odpovědný za řešení problému.
Popis

Označuje konkrétní skupinu podpory nebo tým, kterému je problém aktuálně přiřazen. Tento atribut je důležitý pro dashboard „Analýza přeřazování mezi skupinami podpory“, který sleduje předávání práce mezi týmy a pomáhá odhalit organizační izolovanost.

Proč je to důležité

Pomáhá odhalit úzká místa mezi odděleními a analyzovat efektivitu předávání práce.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „assignment_group“

Příklady
Provoz sítěSprávci databázíServisní středisko
Stav problému
ProblemState
Stav záznamu problému v průběhu jeho životního cyklu.
Popis

Označuje aktuální fázi záznamu problému, například Otevřeno, Analýza hlavní příčiny, Probíhá oprava nebo Uzavřeno. Tento atribut slouží jako hlavní filtr při analýze struktury nevyřízených případů v dashboardu „Analýza stáří nevyřízených záznamů problémů“.

Proč je to důležité

Hlavní ukazatel stavu pro filtrování otevřených a uzavřených případů.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „state“

Příklady
NovýPosouzeníAnalýza hlavní příčinyVyřešeno
Číslo požadavku na změnu
ChangeRequestNumber
Identifikátor požadavku na změnu vytvořeného za účelem vyřešení problému.
Popis

Propojuje záznam problému se záznamem správy změn (RFC). Toto propojení je důležité pro dashboard „Efektivita přechodu na požadavek na změnu“, který měří rychlost předání od diagnostiky problému k provedení změny infrastruktury.

Proč je to důležité

Sleduje přechod od správy problémů ke správě změn.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „rfc“

Příklady
CHG003001CHG004552
Doba čekání
PendingDuration
Celková doba, po kterou byl problém pozastavený nebo ve stavu čekání.
Popis

Sčítá dobu strávenou ve stavech jako „Čeká se na dodavatele“ nebo „Pozastaveno“. Tento ukazatel se používá při analýze „Stav čekání a doba čekání“ k oddělení interní doby zpracování od zpoždění způsobených externími vlivy.

Proč je to důležité

Pomáhá rozlišit neefektivitu týmu od závislosti na externích stranách.

Kde data získat

Výpočet: součet délek intervalů, kdy je stav Čeká se/Pozastaveno

Příklady
5 dní0 minut
Doba přípravy návrhu řešení
SolutionDraftingTime
Doba od určení hlavní příčiny po návrh řešení.
Popis

Sleduje dobu návrhu opravy po zjištění příčiny. Tento údaj slouží jako podklad pro dashboard „Příprava návrhu řešení a nasazení opravy“.

Proč je to důležité

Samostatně sleduje výkonnost fáze návrhu opravy.

Kde data získat

Výpočet: časové razítko události „Návrh řešení připraven“ minus „Určena hlavní příčina“

Příklady
2 dny4 hodiny
Je známá chyba
IsKnownError
Příznak, který udává, zda je problém klasifikován jako známá chyba.
Popis

Určuje, zda byl záznam problému převeden na známou chybu nebo takto označen. Tento údaj je nezbytný pro analýzu „Známé chyby a opakování incidentů“, která pomáhá ověřit účinnost správy znalostí.

Proč je to důležité

Rozlišuje mezi probíhajícím šetřením a potvrzenou chybou, pro kterou existuje náhradní řešení.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „known_error“

Příklady
truefalse
Konfigurační položka
ConfigurationItem
Konkrétní aktivum nebo služba, kterých se problém týká.
Popis

Určuje konfigurační položku (CI) propojenou se záznamem problému. Analýza pomáhá spojit problémy s konkrétním hardwarem, softwarem nebo službami a podporuje dashboard „Přesnost klasifikace hlavních příčin“.

Proč je to důležité

Propojuje problémy v procesu s konkrétními fyzickými nebo logickými aktivy.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „cmdb_ci“

Příklady
SAP ERP Server 01E-mailová služba ExchangeOracle DB Prod
Podniková služba
BusinessService
Podniková služba, které se problém týká.
Popis

Označuje službu určenou pro podnik, například „Mzdová služba“ nebo „Zákaznický portál“, nikoli technickou komponentu. Umožňuje připravovat výkazy z pohledu podniku pro zainteresované strany.

Proč je to důležité

Propojuje technické problémy s hodnotovými toky podniku.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „business_service“

Příklady
Internetové bankovnictvíInterní e-mail
Termín SLA
SlaDueDate
Cílové datum a čas vyřešení problému podle SLA.
Popis

Časové razítko určující, do kdy musí být problém vyřešen, aby byly splněny dohodnuté úrovně služeb. Slouží jako základ pro dashboard „Sledování porušení SLA a priorit“ a výpočet míry shody.

Proč je to důležité

Základ pro určení, zda došlo k porušení SLA.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „task_sla“ propojená s problémem

Příklady
2023-12-31T17:00:00Z
Výsledek PIR
PostImplementationReviewResult
Výsledek nebo stav dokončení kontroly po implementaci.
Popis

Ukládá výsledek nebo stav PIR, například Dokončeno, Není vyžadováno nebo Čeká se. Tento atribut je potřebný pro dashboard „Shoda s požadavky na kontrolu po implementaci“, který pomáhá zajistit kontrolu závažných problémů.

Proč je to důležité

Ukazatel kontroly kvality, který ověřuje, zda se organizace poučila ze závažných incidentů.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „pir_state“ nebo podobné vlastní pole

Příklady
DokončenoProminutoČeká se
Zveřejněno náhradní řešení
WorkaroundPublished
Udává, zda bylo zdokumentováno a sdíleno náhradní řešení.
Popis

Logická hodnota nebo stavový příznak, který udává, zda bylo nalezeno a zveřejněno do znalostní báze nebo databáze známých chyb dočasné řešení. Tento údaj slouží jako podklad pro dashboard „Výkonnost zveřejňování náhradních řešení“.

Proč je to důležité

Důležitý pro měření toho, jak rychle se zmírní dopad na podnik před nasazením konečné opravy.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow „problem“, pole „work_around“ (pokud obsahuje text) nebo konkrétní stav

Příklady
truefalse
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity správy problémů

Toto jsou důležité kroky procesu a milníky životního cyklu, které je třeba zaznamenat do záznamu událostí, abyste mohli přesně zjistit průběh workflow správy problémů.
8 Doporučené 6 Volitelné
Aktivita Popis
Nalezeno náhradní řešení
Zadání textu do pole 'Workaround' v záznamu problému. Zachycuje okamžik, kdy analytik zdokumentuje dočasné řešení.
Proč je to důležité

Slouží jako podklad pro dashboard výkonu při zveřejňování náhradních řešení a zaznamenává, kdy bylo technické řešení poprvé známo.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'sys_audit', kde je hodnota 'fieldname' rovna 'workaround'.

Zachycení

Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Přiřazeno skupině podpory
Přiřazení záznamu problému konkrétnímu technickému týmu k prošetření. Tato aktivita sleduje předávání odpovědnosti a je důležitá pro analýzu předání mezi týmy.
Proč je to důležité

Nezbytné pro dashboard analýzy přeřazování mezi skupinami podpory. Pomáhá odhalit přehazování záznamů a úzká místa mezi týmy.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'sys_audit' nebo 'sys_history_line' sledující změny pole 'assignment_group'.

Zachycení

Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Určena hlavní příčina
Okamžik, kdy se vyplní kódy 'Root Cause' nebo se stav změní na 'Fix in Progress'. Znamená, že se podařilo problém diagnostikovat.
Proč je to důležité

Slouží k výpočtu průměrné doby do určení hlavní příčiny a jako podklad pro dashboard doby cyklu šetření hlavní příčiny. Jde o důležitý milník procesu.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'sys_audit' sledující změny pole kategorie 'root_cause' nebo přechod do stavu 'Fix in Progress'.

Zachycení

Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Zahájen požadavek na změnu
Propojení požadavku na změnu (RFC) se záznamem problému. Znamená předání z řízení problémů do řízení změn za účelem zavedení opravy.
Proč je to důležité

Důležité pro dashboard efektivity předávání požadavků na změnu. Odhaluje prodlevy mezi nalezením opravy a zahájením procesu změny.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'sys_audit' sledující vyplnění referenčního pole 'rfc' v tabulce 'problem'.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce Create Normal Change

Typ události explicit
Zahájeno šetření
Změna stavu záznamu problému z 'New' na 'Assess' nebo 'Root Cause Analysis'. Znamená, že analytik začal problém aktivně řešit.
Proč je to důležité

Označuje konec počátečního čekání ve frontě a začátek aktivního šetření. Slouží jako podklad pro analýzu stavů čekání.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'sys_audit' sledující změny pole 'state' (například změnu na hodnotu 102 nebo 103 podle konfigurace).

Zachycení

Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Zavedena trvalá oprava
Okamžik, kdy je problém označen jako vyřešený, často po uzavření souvisejícího požadavku na změnu. Znamená, že technické práce jsou dokončeny.
Proč je to důležité

Určuje konec aktivního cyklu opravy. Slouží k výpočtu celkové doby řešení ve vztahu k SLA.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'sys_audit', změna pole 'state' na 'Resolved' (obvykle hodnota 106).

Zachycení

Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Záznam problému uzavřen
Závěrečná událost životního cyklu, po které je záznam neaktivní. Další práce se neočekává.
Proč je to důležité

Konečný bod instance procesu. Je nutný pro výpočet celkové doby cyklu.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'problem', pole 'closed_at' nebo změna pole 'state' na 'Closed'.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce Close Problem

Typ události explicit
Záznam problému vytvořen
Vytvoření záznamu problému v systému ServiceNow. Tím začíná životní cyklus řízení problému a zaznamená se výchozí čas pro měření stáří záznamu.
Proč je to důležité

Určuje počáteční čas pro výpočty doby cyklu a měření SLA. Slouží jako hlavní údaj pro zjištění počtu nově zahájených šetření problémů.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'problem', pole 'sys_created_on'.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce New Record

Typ události explicit
Dokončena kontrola po zavedení změny
Dokončení úkolu PIR nebo nastavení příznaku PIR. Potvrzuje, že u závažných problémů proběhlo zpětné vyhodnocení.
Proč je to důležité

Přímo slouží jako podklad pro dashboard plnění kontrol po zavedení změn. Pokud tato aktivita chybí u problémů s vysokou prioritou, znamená to nedodržení požadavků.

Kde data získat

Uzavření záznamu v tabulce ServiceNow 'problem_task' (type=PIR) nebo změna pole 'pir_state' v tabulce 'problem'.

Zachycení

Odvodit porovnáním polí X a Y

Typ události inferred
Ověřeno vyřešení
Ověření, zda je řešení účinné. Podle vyspělosti procesu může jít o konkrétní stav nebo zaškrtávací pole.
Proč je to důležité

Před uzavřením zajišťuje kontrolu kvality. Vynechání tohoto kroku umožňuje analyzovat odchylky od procesu.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'sys_audit'. Může jít o změnu stavu (Resolved -> Closed) nebo o konkrétní pole 'u_resolution_verified', pokud je nakonfigurováno.

Zachycení

Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Posouzení zamítnuto
Záznam problému se během posuzování vrátí do předchozího stavu nebo se zruší, protože nešlo o platný problém.
Proč je to důležité

Odhaluje plýtvání způsobené nesprávným převedením incidentů na problémy.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'sys_audit', změna pole 'state' ze stavu 'Assess' na 'Closed/Cancelled' nebo 'New'.

Zachycení

Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Připraven návrh řešení
Zadání údajů do polí 'Fix Notes' nebo 'Resolution Code'. Znamená, že analytik přešel od pochopení příčiny k návrhu trvalé opravy.
Proč je to důležité

Slouží jako podklad pro dashboard přípravy návrhu řešení a zavedení opravy. Umožňuje samostatně měřit dobu návrhu.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'sys_audit' sledující změny pole 'fix_notes'.

Zachycení

Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Stav změněn na Fix in Progress
Záznam přechází do stavu, který znamená, že se oprava připravuje nebo zavádí, často v návaznosti na řízení změn.
Proč je to důležité

Odděluje dobu aktivního šetření od doby čekání na změnu a zpřesňuje analýzu úzkých míst.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'sys_audit', změna pole 'state' na 'Fix in Progress' (obvykle hodnota 104).

Zachycení

Porovnat hodnotu stavového pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Zveřejněno náhradní řešení
Provedení akce 'Communicate Workaround', která předá náhradní řešení souvisejícím incidentům nebo vytvoří článek o známé chybě. Nejde pouze o zadání textu náhradního řešení.
Proč je to důležité

Důležité pro měření rychlosti sdílení znalostí. Zpoždění v tomto kroku přímo ovlivňuje počet opakovaných incidentů.

Kde data získat

Tabulka ServiceNow 'sys_journal_field' nebo konkrétní záznamy UI Action. Událost lze také odvodit z vytvoření záznamu 'kb_knowledge' typu 'Known Error'.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce Communicate Workaround

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Jak získat data ze správy problémů v ServiceNow

Chcete začít?

Stáhněte si kompletní šablonu a začněte převádět data o správě problémů na konkrétní poznatky. Náš tým vám pomůže v každém kroku při zavádění process mining.

Zlepšete správu problémů a zrychlete jejich řešení

Zkraťte dobu vyšetřování o 30 % pomocí process mining

Začněte se zkušební verzí zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.