Šablona dat pro zpracování vrácení zboží a refundací

SAP S/4HANA
Šablona dat pro zpracování vrácení zboží a refundací

Šablona dat pro zpracování vrácení zboží a refundací

Tato šablona přináší přehled základních dat potřebných k analýze zpracování vrácení zboží a refundací. Uvádí, které důležité atributy shromažďovat, které činnosti sledovat a jak postupovat při extrakci dat. Pomůže vám připravit data pro process mining a zlepšování procesů.
  • Doporučené atributy ke shromažďování
  • Důležité činnosti ke sledování
  • Pokyny k extrakci dat
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Zpracování vrácení zboží a refundací: atributy

Doporučená datová pole, která zahrňte do záznamu událostí pro důkladnou analýzu zpracování vrácení zboží a refundací v SAP S/4HANA.
5 Povinné 6 Doporučené 13 Volitelné
Název Popis
Čas události
EventTime
Přesné časové razítko určující, kdy k dané činnosti došlo.
Popis

Čas události zaznamenává datum a čas, kdy byla obchodní událost zapsána do systému. Toto časové razítko je důležité pro chronologické seřazení činností i pro veškeré časové analýzy.

V process mining se tento atribut používá k výpočtu doby mezi činnostmi, určení délky jednotlivých kroků a analýze výkonnosti procesu v čase. Slouží jako základ pro odhalování úzkých míst, sledování dodržování SLA a pochopení časového průběhu procesu vrácení.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je nezbytné pro řazení událostí, výpočet dob a časů vyřízení i odhalování prodlev v procesu.

Kde data získat

Obvykle pochází z polí data a času spojených s vytvořením dokladu nebo změnou stavu, například ERDAT (datum vytvoření) a ERZET (čas vytvoření) v tabulkách VBAK, LIKP a BKPF nebo z data zaúčtování (BUDAT) v účetních dokladech.

Příklady
2023-10-26T10:05:00Z2023-10-27T14:30:15Z2023-10-28T09:00:00Z
ID případu vrácení
ReturnCaseId
Jedinečný identifikátor jednoho případu vrácení zboží, který propojuje všechny související činnosti od zahájení až po uzavření.
Popis

ID případu vrácení je hlavní identifikátor, který sdružuje všechny události a činnosti patřící k jednomu případu vrácení. Každému požadavku zákazníka na vrácení se přiřadí jedinečné ID, které umožňuje sledovat celý proces od začátku do konce.

V process mining je tento atribut základem pro rekonstrukci průběhu procesu. Propojuje jednotlivé události, například „Zahájení požadavku na vrácení“, „Příjem zboží“ a „Vrácení peněz zpracováno“, do souvislé časové osy každého případu. Díky tomu lze analyzovat dobu vyřízení, varianty procesu i úzká místa.

Proč je to důležité

Jde o nezbytný identifikátor pro sledování vrácení od začátku do konce a pro veškeré analýzy jednotlivých případů, včetně doby vyřízení a hledání variant procesu.

Kde data získat

Obvykle jde o číslo prodejního dokladu (VBELN) z tabulky hlaviček vratkových objednávek VBAK, kde kategorie dokladu (VBTYP) označuje vrácení.

Příklady
600001896000019060000191
Název činnosti
ActivityName
Název konkrétní obchodní činnosti nebo události, ke které došlo v procesu vrácení zboží a vrácení peněz.
Popis

Tento atribut popisuje jednotlivý krok nebo milník v průběhu vrácení. Činnosti představují vykonanou práci, například „Schválení vratkové objednávky“ nebo „Dokončení kontroly zboží“. Odvozují se ze změn stavů, vytvoření dokladů nebo konkrétních akcí uživatelů zaznamenaných v SAP S/4HANA.

Analýza pořadí a četnosti těchto činností je základem process mining. Pomáhá zobrazit mapu procesu, odhalit běžné i méně časté postupy a určit činnosti, které se často opakují a mohou signalizovat nutnost oprav nebo neefektivitu.

Proč je to důležité

Činnosti tvoří základ mapy procesu a umožňují zobrazit a analyzovat průběh procesu, úzká místa i odchylky.

Kde data získat

Názvy činností se obvykle odvozují z kombinace dat, například ze změn stavu dokladů v tabulkách VBUK/VBUP, událostí vytvoření v tabulkách hlaviček, jako jsou VBAK (prodejní doklady) a BKPF (účetní doklady), a ze stavů pohybu zboží v MSEG.

Příklady
Zahájení požadavku na vráceníPříjem zboží ve skladuVytvoření dobropisuVrácení peněz zpracováno
ID zdrojového systému
SourceSystemId
Identifikátor zdrojového systému, ze kterého byla data získána.
Popis

Tento atribut určuje zdrojový systém, ve kterém událost vznikla. V tomto procesu jde obvykle o ID instance SAP S/4HANA.

V prostředí s více systémy je toto pole důležité pro sledování původu dat, řešení problémů a zajištění jejich integrity. Pomáhá rozlišit data, pokud se vrácené zboží zpracovává v různých instancích ERP nebo pokud jsou systémy propojené s externími systémy, například se systémem pro správu skladu.

Proč je to důležité

Poskytuje důležitý kontext o původu a návaznosti dat, zejména v prostředí s více systémy, a umožňuje jejich dohledatelnost i ověření.

Kde data získat

Tato hodnota je obvykle neměnná a nastavuje se při získávání dat. Lze ji zjistit z administrativních údajů systému SAP, například z ID systému (SID).

Příklady
S4H_PROD_100S4Q_DEV_200
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdateTimestamp
Časové razítko označující, kdy byla data této události naposledy aktualizována nebo získána.
Popis

Tento atribut zaznamenává datum a čas posledního získání nebo aktualizace dat. Poskytuje informace o aktuálnosti analyzovaného souboru dat.

Pomáhá posoudit, nakolik jsou výsledky process mining aktuální. Uživatelé vidí, jak čerstvá data jsou, což je důležité zejména při provozním sledování a v dashboardech, které zobrazují probíhající případy.

Proč je to důležité

Ukazuje aktuálnost dat. Díky tomu můžete ověřit, že analýzy a dashboardy vycházejí z aktuálních informací.

Kde data získat

Tuto hodnotu obvykle vygeneruje a připojí k souboru dat nástroj ETL nebo datový kanál při získávání dat.

Příklady
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
Čas ukončení události
EventEndTime
Časové razítko označující dokončení činnosti, které slouží k výpočtu její délky.
Popis

Zatímco StartTime (EventTime) označuje začátek činnosti, EventEndTime označuje její konec. U mnoha událostí generovaných systémem jsou časy začátku a konce totožné, protože událost nastane okamžitě. U činností s měřitelnou délkou, například „Kontrola zboží“, je však tento atribut důležitý.

Umožňuje přímo vypočítat dobu zpracování činnosti. To je základem analýzy výkonnosti, protože pomáhá určit, které konkrétní kroky, nejen prodlevy mezi nimi, zabírají nejvíce času.

Proč je to důležité

Umožňuje přesně vypočítat dobu trvání jednotlivých činností a určit neefektivitu v konkrétních krocích procesu.

Kde data získat

Tato hodnota se často odvozuje. U některých činností může být uvedena v samostatném poli. Častěji jde o StartTime následující činnosti v daném případu.

Příklady
2023-10-26T11:25:30Z2023-10-27T15:00:00Z2023-10-28T09:10:45Z
Částka vrácených peněz
RefundAmount
Konečná částka vrácená zákazníkovi.
Popis

Tento atribut představuje skutečnou částku připsanou nebo vrácenou zákazníkovi po dokončení procesu vrácení. Hodnota se zaznamenává ve finančních dokladech, například v dobropisech.

Jde o důležitý finanční ukazatel pro různé analýzy. V dashboardu „Analýza rozdílů v částkách vrácených peněz“ slouží k porovnání se žádanou částkou. Umožňuje také rozdělit vrácené položky podle hodnoty a zjistit, zda se případy s vysokou hodnotou zpracovávají jinak nebo se vyřizují déle.

Proč je to důležité

Sleduje finanční dopad vráceného zboží a je důležitý pro analýzu správnosti vrácených částek, odhalování případů s vysokou hodnotou a pochopení celkových nákladů.

Kde data získat

Zdrojovým údajem je čistá hodnota (NETWR) dobropisu, která se nachází například v tabulkách VBRK (hlavička fakturačního dokladu) nebo BSEG (položka účetního dokladu).

Příklady
125.50999.0049.99
Důvod vrácení
ReturnReason
Důvod, který zákazník uvedl při vrácení zboží.
Popis

Tento atribut zachycuje důvod vrácení uvedený zákazníkem, například „Vadné zboží“, „Nesprávná velikost“ nebo „Už není potřeba“. Zákazník obvykle vybírá z předem definovaného seznamu důvodů při zahájení vrácení.

Analýza důvodů vrácení je důležitá pro odhalení problémů s kvalitou výrobků, zlepšení jejich popisu nebo úpravu prodejních postupů. Ukazuje, s čím jsou zákazníci nespokojení, a pomáhá určit oblasti, na které se zaměřit, aby se snížil celkový počet vrácených položek.

Proč je to důležité

Ukazuje, proč zákazníci zboží vracejí, a umožňuje hledat příčiny problémů s kvalitou, chyb při vyřizování objednávek nebo nesouladu s očekáváním zákazníků.

Kde data získat

Obvykle se ukládá do pole ABGRU (důvod zamítnutí prodejního dokladu) v tabulce položek vratkové objednávky VBAP.

Příklady
001 - Nízká kvalita002 - Poškozeno při přepravě005 - Odesláno nesprávné zboží
ID produktu
ProductId
Jedinečný identifikátor vraceného zboží.
Popis

Tento atribut určuje materiál nebo produkt, kterého se vrácení týká. Propojuje proces vrácení s konkrétní položkou v katalogu produktů.

Analýza vráceného zboží podle produktu pomáhá odhalit položky s vysokou mírou vrácení, což může ukazovat na vady kvality, nepřesný popis nebo problémy ve výrobě. Firmy mohou tyto údaje využít při rozhodování o návrhu produktů, správě dodavatelů a plánování zásob.

Proč je to důležité

Propojuje proces vrácení s konkrétními produkty a umožňuje analyzovat míru vrácení jednotlivých položek i odhalit problémy s kvalitou nebo popisem.

Kde data získat

Nachází se v poli čísla materiálu (MATNR) v tabulce položek vratkové objednávky (VBAP) nebo položek vratkové dodávky (LIPS).

Příklady
FG-10023HW-45981SW-LICENSE-PREM
ID zákazníka
CustomerId
Jedinečný identifikátor zákazníka, který zahájil vrácení.
Popis

Tento atribut určuje zákazníka, který požádal o vrácení zboží. Propojuje případ v procesu s konkrétní osobou nebo firmou v kmenových datech zákazníků.

Analýza vráceného zboží podle zákazníků pomáhá odhalit vzorce, například neobvykle vysokou míru vracení, která může ukazovat na podvodné jednání nebo nespokojenost. Umožňuje také rozdělit proces podle typu, hodnoty nebo historie zákazníka a přizpůsobit úroveň služeb.

Proč je to důležité

Propojuje vrácené zboží s konkrétními zákazníky a umožňuje analyzovat jejich chování, rozdělit je do skupin a odhalit zákazníky, kteří zboží vracejí často.

Kde data získat

Nachází se v poli čísla zákazníka (KUNNR) v tabulce hlaviček vratkových objednávek (VBAK).

Příklady
CUST-001234CUST-005678CUST-009012
Jméno uživatele
UserName
ID uživatele, který činnost provedl.
Popis

Tento atribut určuje konkrétního uživatele nebo systémového agenta odpovědného za dokončení úkolu, například schválení vrácení nebo vytvoření dobropisu. V SAP se obvykle zaznamenává v polích, která evidují uživatele, jenž doklad vytvořil nebo změnil.

Analýza podle uživatelů pomáhá odhalit výkonné pracovníky nebo týmy, potřeby školení a rozložení pracovní zátěže. Je důležitá také při prověřování odchylek, protože propojuje činnosti v procesu s konkrétními osobami a podporuje dodržování pravidel i audit.

Proč je to důležité

Přiřazuje činnosti v procesu konkrétním uživatelům a umožňuje analyzovat výkonnost týmů, pracovní zátěž a dodržování pravidel.

Kde data získat

Tento údaj se běžně nachází v hlavičkách dokladů, například v poli ERNAM (vytvořil) v tabulkách VBAK (prodejní objednávky), LIKP (dodávky) a BKPF (účetní doklady). Podrobnosti o uživatelích lze doplnit z kmenové tabulky uživatelů USR21.

Příklady
CBROWNASMITHWF_BATCH
Cílové datum SLA pro refundaci
RefundSlaTargetDate
Datum, do kterého má být refundace za daný případ vrácení zboží zpracována.
Popis

Tento atribut určuje termín SLA pro zpracování refundace. Datum se obvykle vypočítá podle obchodních pravidel, například jako určitý počet dní od schválení vrácení nebo přijetí zboží.

Toto pole je základem dashboardu „Sledování dodržování SLA pro refundace“ a souvisejícího KPI. Umožňuje včas sledovat případy, u kterých hrozí nedodržení SLA, a analyzovat příčiny zpoždění. Tím pomáhá zvyšovat spokojenost zákazníků.

Proč je to důležité

Poskytuje základ pro měření dodržování SLA, sledování výkonu, určování priorit u dlouho otevřených případů a zvyšování spokojenosti zákazníků.

Kde data získat

Téměř vždy jde o odvozené pole. Výpočet vychází z rozhodného data, například data vytvoření žádosti o vrácení, a lhůty stanovené obchodními pravidly. Ta se mohou lišit například podle typu zákazníka nebo důvodu vrácení.

Příklady
2023-11-10T23:59:59Z2023-11-15T23:59:59Z2023-11-20T23:59:59Z
Číslo dobropisu
CreditMemoNumber
Jedinečný identifikátor dobropisu, který opravňuje k vrácení peněz.
Popis

Dobropis je fakturační doklad, kterým se zákazníkovi oficiálně připíše částka za vrácené zboží. Tento atribut obsahuje jedinečné číslo finančního dokladu.

Sledování čísla dobropisu je důležité pro analýzu finančního vypořádání vrácení. Jde o důležitý milník, který často zahajuje samotnou platbu. Číslo je také potřeba pro finanční odsouhlasení a audit.

Proč je to důležité

Představuje oficiální finanční transakci vrácení peněz. Je důležitý pro sledování závěrečných kroků procesu i pro finanční audit.

Kde data získat

Jde o číslo fakturačního dokladu (VBELN) z tabulky hlaviček fakturačních dokladů (VBRK), kde kategorie dokladu označuje dobropis.

Příklady
900003459000034690000347
Číslo vratkové dodávky
ReturnDeliveryNumber
Jedinečný identifikátor dokladu vratkové dodávky.
Popis

Když zákazník fyzicky vrací zboží, vytvoří se v SAP doklad vratkové dodávky pro správu příchozí logistiky. Tento atribut obsahuje jedinečné číslo dokladu.

ID je důležité pro sledování fyzického pohybu vráceného zboží. Propojuje finanční a logistickou část vrácení a umožňuje podrobně analyzovat příjem zboží a jeho kontrolu.

Proč je to důležité

Propojuje vratkovou objednávku s fyzickým příjmem zboží a umožňuje analyzovat logistiku i dobu zpracování ve skladu.

Kde data získat

Jde o číslo dodacího dokladu (VBELN) z tabulky hlaviček dodávek (LIKP), kde kategorie dokladu označuje vratkovou dodávku.

Příklady
840000128400001384000014
Dodržení SLA pro refundaci
RefundSlaAdherence
Příznak určující, zda byla refundace zpracována v cílovém termínu SLA.
Popis

Tento vypočítaný atribut ověřuje, zda k činnosti „Refundace zpracována“ došlo nejpozději v cílovém datu SLA pro refundaci. Pro každý případ uvádí jednoduchou hodnotu ano/ne, která vyjadřuje dodržení SLA.

Jde o hlavní metriku dashboardu „Sledování dodržování SLA pro refundace“ a KPI „Míra dodržení SLA pro refundace“. Pomáhá měřit plnění závazků vůči zákazníkům a odhalovat případy, které nesplnily očekávání. Umožňuje také analyzovat příčiny zpoždění.

Proč je to důležité

Přímo měří plnění závazků vůči zákazníkům, a je proto důležitým ukazatelem kvality služeb a spokojenosti zákazníků.

Kde data získat

Vypočítává se porovnáním času události EventTime u činnosti „Refundace zpracována“ s hodnotou RefundSlaTargetDate pro každý případ.

Příklady
truefalse
Dodržování zásad pro vrácení zboží
ReturnPolicyAdherence
Příznak určující, zda případ vrácení zboží splňuje stanovená pravidla.
Popis

Tento vypočítaný logický atribut určuje, zda vrácení zboží splňuje kritéria stanovená příslušnými pravidly. Výpočet může například ověřit, zda bylo vrácení zahájeno v povolené lhůtě nebo zda je důvod vrácení pro daný produkt platný.

Atribut přímo podporuje dashboard „Přehled dodržování pravidel pro vrácení zboží“. Umožňuje vyčíslit míru dodržování pravidel a přejít k případům, které je nesplňují, a zjistit příčiny odchylek. Díky tomu lze pravidla účinněji uplatňovat.

Proč je to důležité

Vyčísluje dodržování obchodních pravidel a pomáhá odhalovat a omezovat jejich porušování, které může snižovat ziskovost nebo vést k výjimkám v procesu.

Kde data získat

Vypočítává se podle obchodních pravidel. Například: (datum zahájení vrácení − datum původního nákupu) <= [povolený počet dní pro vrácení]. K výpočtu je potřeba datum původního nákupu a pravidla pro vrácení.

Příklady
truefalse
ID pravidel pro vrácení zboží
ReturnPolicyId
Identifikátor pravidel pro vrácení zboží, která se vztahují na konkrétní případ vrácení.
Popis

Tento atribut určuje, která pravidla pro vrácení zboží se na transakci vztahují. Pravidla se mohou lišit podle typu produktu, zákaznického segmentu nebo doby od nákupu.

Tento údaj je nezbytný pro dashboard „Přehled dodržování pravidel pro vrácení zboží“. Přiřazením pravidel ke každému případu může systém automaticky ověřit jejich dodržování, například lhůtu pro vrácení nebo požadovaný stav zboží, a označit odchylky k analýze.

Proč je to důležité

Umožňuje automaticky kontrolovat dodržování obchodních pravidel a pomáhá zajistit, aby se vratky zpracovávaly jednotně a v souladu s nastavenými pravidly.

Kde data získat

V SAP obvykle nejde o standardní pole. Hodnotu může být potřeba odvodit podle obchodní logiky a údajů, jako je typ produktu, zákazník nebo datum prodeje. Pokud je tato možnost implementována, lze ji ukládat do vlastního pole.

Příklady
STD-30DAYELEC-90DAY-WARRANTYFINAL-SALE-DEFECT
Jde o opakovanou práci
IsRework
Příznak určující, zda se činnost v rámci případu opakuje.
Popis

Tento vypočítaný logický atribut označuje případy opakované práce, kdy se stejná činnost provede v rámci jednoho případu vícekrát. Může jít například o opakovanou kontrolu položky nebo o vytvoření dobropisu, jeho zrušení a následné opětovné vytvoření.

Atribut je nezbytný pro dashboard „Analýza opakované práce při zpracování refundací“ a KPI „Míra opakované práce u refundací“. Pomáhá vyčíslit neefektivitu procesu tím, že upozorňuje na činnosti náchylné k chybám nebo vyžadující více pokusů. Ukazuje tak, kde je potřeba zlepšit kontroly nebo školení.

Proč je to důležité

Upozorňuje na neefektivitu a chyby v procesu tím, že označuje opakovanou práci. Umožňuje cíleně omezovat plýtvání a zpoždění.

Kde data získat

Tento příznak obvykle vypočítává samotný nástroj process mining nebo se předem vypočítá při transformaci dat. Ověřuje, zda se stejný název činnosti již dříve objevil v rámci téhož případu.

Příklady
truefalse
Je automatizováno
IsAutomated
Příznak určující, zda činnost provedl systém, nebo člověk.
Popis

Tento logický atribut rozlišuje činnosti provedené automaticky systémem, například prostřednictvím workflow nebo úlohy na pozadí, od činností, které ručně provedl uživatel.

Je nezbytný pro výpočet KPI „Podíl automaticky schválených refundací“ a pro hledání příležitostí k rozšíření automatizace. Filtrováním ručních úkolů se můžete zaměřit na části procesu, kde by automatizace nejvíce přispěla k rychlosti, nákladům a přesnosti.

Proč je to důležité

Rozlišuje ruční a automatizované úkoly. To je důležité při hledání příležitostí k automatizaci a měření dopadu digitální transformace.

Kde data získat

Obvykle se odvozuje z uživatelského jména. Pokud je například uživatelem „WF_BATCH“ nebo jiné systémové ID, činnost se označí jako automatizovaná.

Příklady
truefalse
Požadovaná částka k vrácení
RequestedRefundAmount
Částka, o jejíž vrácení zákazník původně požádal nebo kterou očekával při zahájení procesu.
Popis

Tento atribut zachycuje hodnotu zboží podle původního požadavku na vrácení. Slouží jako základ pro porovnání s konečnou vrácenou částkou.

Toto pole je potřeba pro dashboard „Analýza rozdílů v částkách vrácených peněz“. Porovnání požadované a skutečně vrácené částky pomáhá odhalit například částečné vrácení peněz kvůli poškození zboží, poplatkům za opětovné naskladnění nebo jiným úpravám. Zajišťuje tak přesnost a transparentnost finančního vypořádání.

Proč je to důležité

Slouží jako referenční hodnota pro měření přesnosti refundací a pomáhá odhalit a analyzovat rozdíly mezi očekávanou a skutečnou výší refundace.

Kde data získat

Obvykle se přebírá z čisté hodnoty položek v původní prodejní objednávce na vrácené zboží. Jde o čistou hodnotu (NETWR) odpovídajících položek v tabulce VBAP.

Příklady
125.501050.0049.99
Prodejní organizace
SalesOrganization
Organizační jednotka odpovědná za původní prodej a vrácení zboží.
Popis

Prodejní organizace je důležitou součástí organizační struktury SAP. Představuje jednotku odpovědnou za prodej a distribuci produktů a služeb a přiřazuje se k transakci vrácení.

Tento atribut umožňuje filtrovat a porovnávat proces vrácení napříč různými obchodními jednotkami, regiony nebo divizemi. Pomáhá zjistit, zda mají některé prodejní organizace vyšší míru vrácení nebo méně efektivní postupy, a poskytuje podklad pro analýzu výkonnosti jednotlivých částí organizace.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnat výkonnost a míru vrácení v různých obchodních jednotkách, regionech nebo prodejních kanálech.

Kde data získat

Nachází se v poli prodejní organizace (VKORG) v tabulce hlaviček vratkových objednávek (VBAK).

Příklady
10002100US01
Stav objednávky na vrácení zboží
ReturnOrderStatus
Aktuální celkový stav případu vrácení zboží.
Popis

Tento atribut uvádí celkový stav případu vrácení zboží v daném okamžiku, například „Otevřeno“, „Probíhá“ nebo „Uzavřeno“. Často jde o souhrnný stav odvozený od posledního dokončeného hlavního milníku.

Tento údaj je nezbytný pro dashboard „Aktuální stav případů vrácení zboží“, který poskytuje provozní přehled o aktuální pracovní zátěži a rozložení případů. Vedoucí pracovníci díky němu zjistí, kolik případů se nachází v jednotlivých fázích procesu, a mohou lépe rozdělit zdroje a řídit pracovní zátěž.

Proč je to důležité

Ukazuje, v jaké fázi procesu se každý případ nachází. Je nezbytný pro provozní dashboardy, které sledují aktuální pracovní zátěž a stav případů.

Kde data získat

Odvozuje se ze stavových polí příslušných dokumentů. Například ze stavu hlavičky (GBSTK) nebo položky (LFSTK) související prodejní objednávky (VBUK/VBUP) či dodacích dokumentů.

Příklady
Čeká se na příjem zbožíČeká se na kontroluČeká se na refundaciUzavřeno
Výsledek kontroly položky
ItemInspectionOutcome
Výsledek fyzické kontroly vrácené položky.
Popis

Tento atribut zaznamenává výsledek kontroly provedené po přijetí zboží ve skladu. Mezi běžné výsledky patří „Přijato, lze znovu prodat“, „Zamítnuto, poškozeno“ nebo „Přijato, určeno k dalšímu prodeji“.

Tento údaj poskytuje důležitý kontext pro další kroky procesu. Určuje, zda bude vyplacena plná nebo částečná refundace, případně zda nebude vyplacena vůbec. Analýza výsledků pomáhá odhalit příčiny zamítnutí. Pokud se zboží často poškodí při přepravě, může také upozornit na problémy s balením nebo přepravními partnery.

Proč je to důležité

Objasňuje, na základě čeho se refundace schvalují nebo zamítají. Poskytuje údaje o stavu zboží a důvodech úprav výše refundace.

Kde data získat

Tyto informace mohou být zaznamenány v kontrolní dávce modulu řízení kvality (QM) nebo jako stavový kód či kód důvodu u položky dodávky vráceného zboží (LIPS). Mohou být také uloženy ve vlastním poli.

Příklady
Přijato, lze znovu prodatPřijato, určeno k renovaciZamítnuto, poškození způsobené zákazníkemZamítnuto, vrácena nesprávná položka
Zpracovatel
ProcessingAgent
Konkrétní pracovník nebo skupina zdrojů odpovědná za provedení ruční činnosti.
Popis

Tento atribut určuje osobu nebo tým, který provedl daný úkol. Může být konkrétnější než „Uživatelské jméno“, protože označuje roli nebo tým, zejména v prostředí sdílených služeb.

Údaj je užitečný pro dashboard „Efektivita schvalování refundací“, který umožňuje porovnávat výkon jednotlivých pracovníků nebo týmů. Pomáhá sledovat rozložení pracovní zátěže, určit potřebu školení a rozpoznat úspěšné pracovníky či týmy, které mohou sdílet osvědčené postupy.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkon jednotlivých pracovníků a týmů, řídit jejich pracovní zátěž, určit potřebu školení a zvyšovat efektivitu.

Kde data získat

Tyto informace mohou být dostupné prostřednictvím funkcí SAP Business Partner, pokud jsou pracovníci přiřazeni. Lze je také odvodit z oddělení nebo role uživatele v organizační struktuře HR.

Příklady
Podpora 1. úrovněTým kontroly ve skladuFinanční oddělení, závazky
Povinné Doporučené Volitelné

Zpracování vrácení zboží a refundací: aktivity

Jde o hlavní kroky a milníky procesu, které zaznamenávejte do záznamu událostí, abyste mohli přesně zmapovat a analyzovat proces vrácení zboží a refundací.
7 Doporučené 5 Volitelné
Aktivita Popis
Dokončení kontroly zboží
Tato činnost představuje dokončení kontroly kvality a stavu vráceného zboží. V rámci Advanced Returns Management jde často o explicitní krok, který zaznamená výsledek kontroly a určí další postup, například vrácení peněz nebo likvidaci.
Proč je to důležité

Délka a výsledek kontroly přímo ovlivňují dobu zpracování vrácení peněz a správu zásob. Tato činnost je důležitá pro analýzu efektivity kontrol a opakovaných oprav.

Kde data získat

V SAP Advanced Returns Management (ARM) může jít o explicitní událost z transakce kontroly. Lze ji také odvodit ze změny stavu položky vratkové objednávky, která označuje výsledek kontroly.

Zachycení

Událost se zaznamená z protokolů transakcí nebo změn stavů souvisejících s navazujícími logistickými činnostmi v ARM.

Typ události explicit
Příjem zboží ve skladu
Tato událost označuje fyzické přijetí vráceného zboží ve skladu nebo zpracovatelském centru. Zaznamená se explicitně při zaúčtování příjmu zboží (PGR) k vratkové dodávce, které vytvoří materiálový doklad.
Proč je to důležité

Jde o důležitý milník, od kterého se počítá doba kontroly a rozhodování o dalším postupu. Prodlevy před tímto bodem způsobuje zákazník, zatímco prodlevy po něm vznikají uvnitř organizace.

Kde data získat

Událost se zaznamená z tabulek materiálových dokladů MSEG a MKPF pro druh pohybu příjmu zboží spojený s vrácením. Čas události určuje datum zaúčtování (MKPF-BUDAT).

Zachycení

Událost odpovídá zaúčtování příjmu zboží k vratkové dodávce.

Typ události explicit
Uzavření případu vrácení
Jde o závěrečnou činnost, která označuje dokončení procesu vrácení a potvrzuje, že se u případu neočekávají žádné další kroky. Obvykle se odvozuje od dosažení konečného stavu uzavření vratkového dokladu v systému.
Proč je to důležité

Tato událost označuje konec životního cyklu procesu, a umožňuje tak vypočítat celkovou dobu vyřízení. Potvrzuje, že byl případ zcela vyřešen.

Kde data získat

Událost se odvozuje od dosažení stavu „Dokončeno“ nebo „Uzavřeno“ u celkového stavu vratkové objednávky v tabulce VBAK nebo jejích položek v tabulce VBAP. Výsledek závisí na konfiguraci správy stavů v systému.

Zachycení

Událost se odvozuje od změny stavu vratkového dokladu na „Dokončeno“.

Typ události inferred
Vrácení peněz zpracováno
Tato činnost označuje závěrečný krok procesu vrácení peněz. Finanční dobropis je vyrovnán, což znamená, že platba byla odeslána zákazníkovi. Událost se odvozuje od vytvoření vyrovnávacího dokladu ve finančním modulu, který vyrovná otevřenou pohledávku na zákaznickém účtu.
Proč je to důležité

V tomto okamžiku zákazník skutečně obdrží peníze. Doba od zahájení vrácení do tohoto kroku výrazně ovlivňuje spokojenost zákazníků a je důležitá pro měření dodržování SLA.

Kde data získat

Událost se odvozuje z údajů o vyrovnání v tabulce položek finančního účetnictví BSEG. Datum vyrovnání (BSEG-AUGDT) u zákaznické položky propojené s dobropisem určuje, kdy byly peníze vráceny.

Zachycení

Událost se odvozuje od vyplněného pole data vyrovnání u účetního dokladu spojeného s dobropisem.

Typ události inferred
Vytvoření dobropisu
Jde o vytvoření oficiálního fakturačního dokladu, kterým se zákazníkovi připíše částka za vrácené zboží. Událost se zaznamená explicitně při vystavení dobropisu na základě žádosti o dobropis.
Proč je to důležité

Vytvoření dobropisu je důležitým finančním milníkem. Potvrzuje částku, která se má vrátit, a umožňuje zahájit proces platby.

Kde data získat

Událost se zaznamená při vytvoření fakturačního dokladu v tabulce VBRK s kategorií dokladu označující dobropis. S žádostí o dobropis je propojen v tabulce VBFA.

Zachycení

Událost se zaznamená při uložení nového fakturačního dokladu dobropisu (například pomocí transakce VF01).

Typ události explicit
Vytvoření žádosti o dobropis
Po úspěšné kontrole tato činnost označuje vytvoření žádosti o připsání částky zákazníkovi. Zaznamená se jako nový prodejní doklad, tedy žádost o dobropis, která odkazuje na původní vratkovou objednávku.
Proč je to důležité

Tento krok zahajuje finanční vypořádání vrácení. Analýza doby od kontroly po tento krok ukazuje, jak efektivně se předávají případy z logistiky do finančního oddělení.

Kde data získat

Událost se zaznamená při vytvoření prodejního dokladu v tabulce VBAK s kategorií dokladu žádost o dobropis. Propojení s vrácením je vedeno v tabulce toku dokladů VBFA.

Zachycení

Událost se zaznamená při uložení nové žádosti o dobropis.

Typ události explicit
Zahájení požadavku na vrácení
Tímto krokem začíná proces vrácení zboží. V systému se formálně vytvoří vratková objednávka. Událost se zaznamená při uložení nového prodejního dokladu typu vratková objednávka v SAP S/4HANA.
Proč je to důležité

Tato činnost označuje oficiální začátek životního cyklu případu vrácení. Analýza doby od této události do uzavření je důležitá pro měření celkové doby vyřízení i zákaznické zkušenosti.

Kde data získat

Jde o explicitní událost zaznamenanou při vytvoření prodejního dokladu v tabulce VBAK, kde kategorie dokladu (VBAK-VBTYP) označuje vratkovou objednávku. Čas vytvoření je uveden v poli VBAK-ERDAT.

Zachycení

Událost se zaznamená při uložení nové vratkové objednávky (například pomocí transakce VA01).

Typ události explicit
Schválení vratkové objednávky
Tato činnost představuje formální schválení nebo uvolnění vratkové objednávky, která pak může pokračovat do další fáze. Obvykle se odvozuje ze změny stavu hlavičky nebo položky prodejního dokladu, která značí uvolnění případné blokace.
Proč je to důležité

Schvalování může být významným zdrojem prodlev. Sledováním této činnosti odhalíte úzká místa v počáteční fázi schvalování vrácení.

Kde data získat

Událost se odvozuje z tabulek správy stavů nebo z polí stavu přímo v tabulkách VBAK či VBAP. Schválení může značit změna stavu uvolnění nebo odstranění blokace dodávky (VBAP-LIFSP).

Zachycení

Událost se odvozuje ze změny stavových polí hlavičky nebo položky vratkové objednávky, která značí uvolnění či schválení.

Typ události inferred
Vytvoření objednávky na výměnu
Tato činnost představuje alternativní řešení, kdy se místo vrácení peněz vytvoří nová prodejní objednávka na zaslání náhradního zboží zákazníkovi. Událost se zaznamená při vytvoření nové prodejní objednávky s odkazem na původní vrácení.
Proč je to důležité

Tato činnost umožňuje rozlišit vrácení zboží s vrácením peněz od výměny zboží. Tyto případy mají odlišný průběh i výsledek pro zákazníka. Rozlišení je důležité pro analýzu variant procesu.

Kde data získat

Událost se zaznamená při vytvoření nového prodejního dokladu v tabulce VBAK, který je propojen s vratkovou objednávkou v tabulce toku dokladů VBFA.

Zachycení

Událost se zaznamená při uložení nové prodejní objednávky určené jako náhrada.

Typ události explicit
Vytvoření účetního dokladu
K této události dojde, když se dobropis úspěšně zaúčtuje ve finančním účetnictví. V hlavní knize se vytvoří odpovídající zápisy a dobropis se stane oficiálním z účetního hlediska.
Proč je to důležité

Tato činnost potvrzuje, že byl dobropis zaevidován ve finančním systému. Doba mezi vytvořením dobropisu a jeho zaúčtováním může odhalit problémy na rozhraní mezi fakturací a finančním oddělením.

Kde data získat

Událost se zaznamená při vytvoření hlavičky dokladu v účetní tabulce BKPF, která je propojena s dobropisem v tabulce VBRK (VBRK-BELNR).

Zachycení

Událost se zaznamená po úspěšném zaúčtování fakturačního dokladu ve finančním účetnictví.

Typ události explicit
Vytvoření vratkové dodávky
Tato činnost označuje vytvoření příchozího dodacího dokladu, který slouží k evidenci fyzického příjmu vráceného zboží. Systém ji zaznamená jako explicitní událost při vytvoření dodacího dokladu s odkazem na vratkovou objednávku.
Proč je to důležité

Jde o důležitý logistický milník. Doba mezi schválením vrácení a vytvořením dodávky ukazuje, jak efektivně se informace o vrácení předávají skladu nebo příjmovému oddělení.

Kde data získat

Událost se zaznamená při vytvoření hlavičky dodávky v tabulce LIKP. S předchozí vratkovou objednávkou ji propojuje tabulka toku dokladů VBFA.

Zachycení

Událost se zaznamená při uložení nového dokladu vratkové dodávky (například pomocí transakce VL01N).

Typ události explicit
Zamítnutí vrácení
Označuje, že vrácené zboží nesplňuje podmínky pro vrácení a žádost o vrácení peněz nebo dobropis byla zamítnuta. Obvykle se zaznamená přiřazením konkrétního stavu nebo kódu důvodu k položce vratkové objednávky po kontrole.
Proč je to důležité

Sledování zamítnutých případů pomáhá analyzovat dodržování pravidel pro vracení zboží a odhalit časté důvody zamítnutí. Jde o důležitou výjimečnou větev procesu.

Kde data získat

Událost se odvozuje od vyplnění důvodu zamítnutí (VBAP-ABGRU) u položky vratkové objednávky nebo od přiřazení konkrétního stavu během kontroly v Advanced Returns Management.

Zachycení

Událost se odvozuje od vyplnění důvodu zamítnutí nebo přiřazení konkrétního stavu „zamítnuto“ k položce vratkového dokladu.

Typ události inferred
Doporučené Volitelné

Návody na extrakci dat

Jak získat data ze SAP S/4HANA

Můžete začít?

Tato šablona vám poskytne základní informace potřebné k extrakci a analýze dat o zpracování vrácení zboží a refundací. Začněte zlepšovat své procesy ještě dnes.

Zlepšete zpracování vrácení zboží a refundací v SAP S/4HANA

Odhalte neefektivní postupy, zkraťte dobu průchodu procesem o 30 % a zvyšte spokojenost.

Zahájit zkušební verzi

Platební kartu nepotřebujete. Začněte zlepšovat procesy ještě dnes.