Šablona dat pro požadavky v rámci nákupu a platby

Čas události, často označovaný jako časové razítko, zaznamenává přesný okamžik, kdy k činnosti došlo. Tyto údaje jsou nezbytné pro správné seřazení událostí i pro veškerou časovou analýzu procesu, včetně výpočtu doby zpracování, hledání úzkých míst a sledování výkonnosti.

V process mining se časová razítka používají k seřazení činností v každém případu a k měření doby mezi jednotlivými kroky. Analýza těchto dob pomáhá odhalit zpoždění, porozumět příčinám dlouhého zpracování a ověřit plnění dohod o úrovni služeb. Přesné a úplné časové údaje jsou předpokladem smysluplné analýzy výkonnosti.

Toto časové razítko je nezbytné pro řazení událostí, výpočet doby zpracování a analýzu výkonnosti procesu i úzkých míst.

Obvykle se zaznamenává v systémových auditních stopách, záznamech událostí nebo jako datum vytvoření či změny transakčního záznamu.

ID nákupního požadavku je jedinečný klíč přiřazený každému dokumentu požadavku při jeho vytvoření. Slouží jako hlavní reference pro všechny činnosti, změny a schválení spojené s jednou žádostí, od zahájení až po dokončení.

V process mining je toto ID zásadní pro propojení událostí do případů. Systém díky němu rekonstruuje celý průběh každého požadavku a propojí různé události, například „Vytvoření požadavku“, „Schválení kroku“ a „Vytvoření objednávky“, do souvislého toku procesu. Bez jednotného a jedinečného identifikátoru případu nelze analyzovat varianty procesu, dobu zpracování ani výsledky.

Tento klíč je nezbytný pro sledování celého životního cyklu požadavku a propojení všech souvisejících událostí do jedné instance procesu.

Obvykle se nachází v hlavičkových datech transakce nákupního požadavku nebo v tabulce dokumentů.

Název činnosti popisuje jednotlivý krok nebo změnu stavu v životním cyklu nákupního požadavku. Událostem, jako jsou „Odeslání požadavku“, „Zahájení schvalovacího kroku“ nebo „Zamítnutí požadavku“, dává srozumitelný název a tvoří tak základ mapy procesu.

Tento atribut je zásadní pro zjišťování a analýzu procesů. Seřazením činností podle času mohou nástroje process mining znázornit skutečný tok procesu, odhalit odchylky od standardního postupu a určit úzká místa nebo opakované cykly práce. Jednotné a výstižné názvy činností pomáhají vytvořit srozumitelný a prakticky využitelný model procesu.

Určuje jednotlivé kroky procesu, které jsou nezbytné pro zobrazení mapy procesu a analýzu jeho toku.

Často se odvozuje ze záznamů událostí, tabulek změn stavu nebo transakčních kódů spojených s dokumentem požadavku.

Časové razítko Poslední aktualizace dat ukazuje, jak aktuální jsou analyzovaná data. Udává, kdy byl záznam naposledy získán ze zdrojového systému a načten do prostředí process mining.

Tento atribut je důležitý pro provozní sledování a ověření, že analýza vychází z aktuálních informací. Pomáhá uživatelům pochopit možné zpoždění mezi událostmi v reálném provozu a jejich zobrazením v modelu procesu. Dashboardy a KPI pro sledování probíhajícího provozu tyto informace využívají k poskytování včasných a relevantních poznatků.

Informuje uživatele o aktuálnosti dat, která je důležitá pro zajištění relevance a aktuálnosti analýz.

Obvykle jej při načítání dat přidává nástroj pro integraci dat nebo ETL (extrakce, transformace, načítání).

Atribut Zdrojový systém určuje původ procesních dat. V organizacích s více systémy, například s centrálním ERP a specializovaným nástrojem pro elektronický nákup, toto pole pomáhá rozlišit data z jednotlivých zdrojů.

Tyto informace jsou užitečné při ověřování dat, řešení problémů a hledání rozdílů v procesech, které mohou záviset na použitém systému. Požadavky z jednoho systému mohou například procházet jinou schvalovací cestou nebo mít kratší dobu zpracování než požadavky z jiného systému. Analýza podle zdrojového systému může odhalit problémy s integrací nebo příležitosti ke sjednocení systémů.

Poskytuje kontext o původu dat, který je důležitý pro jejich ověřování i analýzu rozdílů v procesech napříč systémy.

Často jde o statickou hodnotu přidanou při extrakci dat nebo o údaj v technických metadatech.

Částka požadavku představuje celkovou finanční hodnotu všech položek a služeb uvedených v nákupním požadavku. Jde o důležitý finanční ukazatel používaný v celém procesu nákupu.

Při analýze procesu je tento atribut zásadní pro filtrování a analýzu podle hodnoty. Umožňuje rozdělit požadavky například na vysoké a nízké částky, které často podléhají odlišným schvalovacím workflow a mají různou míru rizika. Analýza doby zpracování nebo míry zamítnutí podle částky může ukázat, že schválení požadavků s vysokou hodnotou trvá výrazně déle nebo jsou častěji zamítány. To může být výchozím bodem pro zlepšování procesu.

Umožňuje analýzu podle hodnoty, pomáhá upřednostnit požadavky s vysokou částkou a ukazuje, jak finanční hodnota ovlivňuje průběh procesu.

Obvykle se nachází v hlavičkových datech transakce nákupního požadavku nebo v tabulce dokumentů.

ID objednávky je jedinečné číslo dokladu PO vytvořeného na základě schváleného nákupního požadavku. Toto pole propojuje proces zpracování požadavku s navazujícími procesy nákupu a platby.

Tento atribut je zásadní pro analýzu efektivity převodu požadavků na PO. Potvrzuje, že výsledkem požadavku byla objednávka, a umožňuje měřit dobu potřebnou k tomuto převodu. Analýza požadavků s odpovídající objednávkou pomáhá posoudit efektivitu přípravné fáze nákupu a odhalit požadavky, které byly schváleny, ale nikdy nebyly vyřízeny.

Propojuje požadavek s navazujícím nákupním procesem a umožňuje analyzovat míru i dobu převodu požadavků na PO.

Často se nachází v datech dokumentu požadavku po vytvoření PO, někdy v tabulce souvisejících dokumentů nebo toku dokumentů.

Jméno žadatele označuje osobu, která zahájila nákupní žádost. Obvykle jde o zaměstnance, který potřebuje zboží nebo služby.

Analýza procesu podle žadatele může odhalit vzorce chování konkrétních osob nebo skupin. Může například ukázat, zda někteří žadatelé často odesílají neúplné požadavky nebo požadavky, které nejsou v souladu s pravidly a vyžadují přepracování. Tyto informace lze využít k cílenému školení nebo ke zjednodušení procesu pro skupiny uživatelů, které jej používají nejčastěji. Výsledkem může být vyšší efektivita a lepší shoda s pravidly.

Pomáhá odhalit chování jednotlivých uživatelů a umožňuje cílené školení i zlepšování procesů pro jednotlivce a týmy.

Nachází se v hlavičkových datech nákupního požadavku a často je propojeno s kmenovými daty zaměstnanců.

Atribut Měna určuje peněžní jednotku částky požadavku. V mezinárodních organizacích mohou být požadavky zadávány v různých měnách podle místa žadatele nebo dodavatele.

Toto pole je nezbytné pro přesné finanční výkaznictví a analýzu. Zajišťuje správnou interpretaci peněžních hodnot a umožňuje jejich odpovídající přepočet při souhrnné analýze dat z různých regionů. Každá analýza hodnoty požadavku musí zohlednit měnu, aby se přímo neporovnávaly různé peněžní jednotky.

Poskytuje potřebný kontext pro finanční údaje a zajišťuje správnou interpretaci i souhrnnou analýzu hodnot požadavků napříč regiony.

Obvykle se nachází v hlavičkových datech transakce nákupního požadavku vedle polí s částkou.

Atribut Oddělení označuje organizační jednotku odpovědnou za nákup, například „Marketing“, „IT“ nebo „Finance“. Jde o důležitý finanční a organizační údaj používaný při sestavování rozpočtu a rozdělování nákladů.

V process mining se často analyzují data podle oddělení. Lze tak porovnat výkonnost různých obchodních jednotek a zjistit, které pracují efektivně a které potřebují podporu. Analýza může odhalit rozdíly v době zpracování, míře schválení nebo shodě s pravidly, které souvisejí s nákupními zvyklostmi či interními procesy konkrétního oddělení.

Umožňuje porovnávat výkonnost a náklady různých obchodních jednotek a odhalovat specifika procesů jednotlivých oddělení.

Obvykle je k dispozici v hlavičkových datech nebo datech položky nákupního požadavku a je propojeno s organizační strukturou společnosti.

Stav požadavku označuje jeho stav v určitém okamžiku nebo konečný výsledek. Mezi běžné stavy patří „Probíhá“, „Čeká na schválení“, „Schváleno“, „Zamítnuto“ a „Uzavřeno“.

Tento atribut je důležitý pro analýzu výsledků a provozní sledování. Analytici mohou filtrovat požadavky podle konečného stavu a počítat ukazatele, jako je míra zamítnutí nebo převodu na PO. V provozu pomáhá týmům zjistit aktuální pracovní zátěž, například počet požadavků čekajících na schválení, a podle toho určovat priority a efektivně řídit zdroje.

Poskytuje přehled o výsledcích požadavků, umožňuje počítat ukazatele, jako je míra zamítnutí, a pomáhá řídit provozní pracovní zátěž.

Obvykle se nachází v poli stavu hlavičky dokumentu nákupního požadavku.

Typ požadavku klasifikuje nákupní žádost podle její povahy nebo účelu. Může jít například o požadavky na běžný materiál, služby, investiční výdaje nebo položky z konkrétního katalogu. Tato klasifikace často určuje schvalovací workflow i způsob účtování.

Analýza procesu podle typu požadavku pomáhá zjistit, zda různé typy žádostí procházejí odlišnými cestami nebo se zpracovávají s různou efektivitou. Požadavky na investiční výdaje mohou mít například delší dobu zpracování kvůli dalším úrovním schvalování, zatímco žádosti o běžné katalogové položky mohou být z velké části automatizované. Tato analýza pomáhá navrhovat a optimalizovat varianty procesu podle typu požadavku.

Umožňuje analyzovat různé cesty procesem, protože typ požadavku často určuje potřebné schvalovací workflow i náročnost zpracování.

Tyto informace se obvykle ukládají jako typ dokumentu nebo kód kategorie v hlavičkových datech požadavku.

Důvod zamítnutí je textové pole nebo kód vysvětlující, proč byl požadavek zamítnut. Schvalovatelé tím poskytují žadateli zpětnou vazbu, na jejímž základě může žádost upravit a znovu odeslat.

Tento atribut je velmi užitečný při hledání hlavních příčin neúspěchu procesu. Kategorizace a analýza důvodů zamítnutí může odhalit časté problémy, například „Nesprávný účet hlavní knihy“, „Překročený rozpočet“ nebo „Dodavatel nesplňuje pravidla“. Na základě těchto poznatků lze cíleně zlepšit školení žadatelů, srozumitelněji komunikovat pravidla nebo upravit systém tak, aby předcházel častým chybám.

Ukazuje, proč jsou požadavky zamítány, a umožňuje hledat hlavní příčiny, omezit opakovanou práci a zvýšit podíl požadavků schválených napoprvé.

Obvykle se zaznamenává do pole komentáře nebo poznámky spojeného s činností „Zamítnuto“ nebo změnou stavu.

Jméno schvalovatele označuje osobu, roli nebo skupinu, která ve workflow provedla krok schválení nebo zamítnutí. Nejde o žadatele ani o obecného uživatele, který může provádět jiné činnosti.

Tento atribut je důležitý pro analýzu samotného schvalovacího procesu. Pomáhá měřit výkonnost schvalovatelů, například průměrnou dobu potřebnou k rozhodnutí. Může také odhalit rozložení pracovní zátěže a ukázat, zda někteří schvalovatelé vytvářejí úzká místa. Analýza podporuje lepší přidělování zdrojů a řízení výkonnosti v rámci schvalovacího řetězce.

Umožňuje podrobně analyzovat schvalovací workflow, včetně pracovní zátěže a výkonnosti schvalovatelů i úzkých míst.

Zaznamenává se v záznamu událostí nebo auditním záznamu schvalovacích činností. Může být nutné propojit jej s kmenovými daty zaměstnanců.

User Name označuje osobu odpovědnou za konkrétní aktivitu v záznamu procesu. Jde o obecný atribut, který může zachycovat žadatele, osobu upravující požadavek, schvalovatele nebo kohokoli dalšího, kdo s požadavkem pracuje.

Tento atribut je zásadní pro analýzu zdrojů a automatizace. Pomáhá ověřit uplatňování principu čtyř očí, tedy předávání práce mezi různými uživateli. Lze jej také využít k výpočtu míry automatizace, protože umožňuje rozpoznat aktivity prováděné systémovými nebo dávkovými uživateli. Analýza aktivit podle uživatele ukazuje, jak v procesu spolupracují jednotlivé role.

Tento atribut je nezbytný pro analýzu předávání práce mezi uživateli a automatizace i pro přiřazení jednotlivých kroků procesu správným osobám.

Najdete jej v auditní stopě nebo v datech záznamu událostí pro každou transakci. Často bývá uložen jako User ID.

Požadované datum dodání zadává žadatel jako termín, do kterého má být požadavek splněn. Slouží jako cílové datum pro celý proces nákupu, od schválení požadavku až po konečné dodání.

Tento atribut je důležitý při analýze včasnosti procesu a jeho souladu s potřebami firmy. Porovnáním požadovaného data dodání s datem vytvoření objednávky nebo skutečného dodání můžete zjistit, jak se daří plnit interní dohody o úrovni služeb. Pomůže vám například posoudit, zda je nákupní proces dostatečně rychlý a stíhá firemní termíny.

Poskytuje základ pro měření výkonnosti procesu vůči firemním termínům a pro posouzení, zda jsou požadavky plněny včas.

Uživatel jej obvykle zadává při vytváření požadavku. Údaj se ukládá v hlavičce požadavku nebo v podrobnostech jeho položek.

Úroveň naléhavosti, někdy označovaná jako priorita, vyjadřuje, jak rychle žadatel potřebuje požadované zboží nebo služby. Tato klasifikace může ovlivnit směrování požadavku i jeho prioritu u nákupního týmu a schvalovatelů.

Analýza výkonnosti procesu podle úrovně naléhavosti ukazuje, zda proces odpovídá obchodním potřebám. Lze například ověřit, zda se požadavky s vysokou naléhavostí skutečně zpracovávají rychleji než požadavky s nízkou naléhavostí. Pokud tomu tak není, může jít o úzké místo nebo nefunkční určování priorit, které je třeba řešit.

Pomáhá ověřit, zda proces správně upřednostňuje naléhavé požadavky a zda uvedená naléhavost odpovídá skutečné rychlosti zpracování.

Obvykle jde o volitelné nebo povinné pole ve formuláři pro vytvoření požadavku, které se ukládá do jeho hlavičky.