Šablona dat pro zpracování faktur v procesu Purchase to Pay

Čas události, případně čas zahájení, zaznamenává přesné datum a čas, kdy proběhla obchodní činnost. Každá činnost v procesu, od „Faktura přijata“ po „Platba provedena“, má přiřazené časové razítko. Tyto časové údaje jsou nezbytné pro seřazení událostí a výpočet jejich trvání.

Podle tohoto údaje se události řadí chronologicky a sestavuje se průběh každého případu. Čas události je základem všech časových analýz, včetně výpočtu doby mezi činnostmi, hledání úzkých míst, kde se ztrácí čas, a sledování plnění dohodnutých úrovní služeb. Přesná a spolehlivá časová razítka jsou pro kvalitní analýzu process mining nezbytná.

Určuje chronologické pořadí událostí a slouží jako základ pro všechny výpočty výkonu a doby trvání, například doby zpracování.

Tento údaj se obvykle nachází v záznamech událostí nebo v poli „Datum vytvoření“ či „Datum zadání“ přiřazeném ke každé transakci nebo změně stavu.

Číslo faktury je jedinečný alfanumerický kód, který faktuře přiděluje dodavatel. V process mining tento údaj obvykle slouží jako Case ID a jednoznačně označuje cestu každé faktury od přijetí po úhradu.

Když jako Case ID použijete číslo faktury, můžete propojit všechny související činnosti, například „Faktura přijata“, „Faktura schválena“ a „Platba provedena“. Tím zrekonstruujete celý proces zpracování konkrétní faktury. Můžete pak podrobně analyzovat dobu zpracování, jednotlivé cesty i odchylky každého případu. Na tom stojí celá analýza procesu.

Jde o hlavní identifikátor případu, který propojuje všechny související události a umožňuje sledovat celý průběh zpracování jedné faktury.

Toto hlavní pole se obvykle nachází v záhlaví tabulky transakcí faktur.

Název činnosti popisuje jednotlivý krok nebo milník při zpracování faktury. Patří sem například „Faktura přijata“, „Faktura odeslána ke schválení“, „Platba zablokována“ nebo „Platba provedena“. Tento údaj popisuje průběh procesu a zachycuje, co se s fakturou v čase dělo.

V process mining se tento údaj používá k vytvoření mapy procesu, která přehledně znázorňuje workflow. Analýza pořadí, četnosti a návazností činností pomáhá odhalit běžné průběhy procesu, odchylky, úzká místa a opakované cykly oprav. Přesné a dostatečně podrobné názvy činností jsou důležité pro smysluplnou analýzu, podle které lze jednat.

Tento údaj určuje jednotlivé kroky procesu. Tvoří základ mapy procesu a umožňuje analyzovat jeho průběh.

Tyto informace se často získávají z protokolů změn stavu, tabulek událostí nebo transakčních kódů ve zdrojovém systému.

Tento údaj zaznamenává datum a čas poslední extrakce nebo aktualizace dat. Jde o metadata, která ukazují, jak aktuální je analyzovaná datová sada.

Při tvorbě mapy procesu se tento údaj přímo nepoužívá, je však důležitý pro posouzení aktuálnosti analýzy. Uživatelé díky němu vědí, zda pracují s aktuálními daty, nebo se snímkem z určitého okamžiku. To je nezbytné pro informovaná rozhodnutí v provozu. Údaj také pomáhá sledovat stav a četnost aktualizací datového toku.

Ukazuje aktuálnost dat a pomáhá uživatelům posoudit, jak současný je analyzovaný proces.

Toto časové razítko se obvykle vytvoří a přidá do datové sady při procesu extrakce, transformace a načítání dat (ETL).

Údaj Zdrojový systém označuje aplikaci nebo platformu, ve které byla zaznamenána událost při zpracování faktury. V prostředí s více IT systémy může faktura procházet několika systémy, například řešením pro skenování, nástrojem workflow a systémem ERP.

Znalost zdrojového systému poskytuje kontext k datům a pomáhá řešit problémy s jejich kvalitou. Umožňuje také analyzovat procesy, které procházejí více systémy, a odhalit potíže s integrací nebo zpoždění při předávání mezi aplikacemi. To se hodí zejména při spojování dat ze starších a moderních systémů.

Poskytuje kontext o původu dat, který je důležitý pro jejich ověření i analýzu procesů probíhajících ve více IT systémech.

Často jde o statickou hodnotu přidanou při extrakci dat nebo o pole v systémových protokolech, které označuje název či ID aplikace.

Údaj Čas ukončení zaznamenává přesný okamžik, kdy krok procesu skončil. Je nezbytný pro přesný výpočet doby trvání činností, což je základní metrika v process mining. Porovnáním času zahájení a času ukončení analytici zjistí, jak dlouho jednotlivé kroky trvají, a odhalí úzká místa i možnosti, jak zvýšit efektivitu.

Při analýze se čas ukončení používá k výpočtu doby trvání jednotlivých činností i celých částí procesu. Například dobu kroku „Schválení faktury“ lze vypočítat odečtením času zahájení od času ukončení činnosti „Faktura schválena“. Tato data pomáhají vytvářet dashboardy pro sledování výkonu, stanovovat výchozí hodnoty a sledovat dopad změn procesu.

Umožňuje přesně vypočítat dobu trvání činností, což je nezbytné pro odhalení úzkých míst a měření efektivity zpracování.

Tento údaj se nachází v systémových protokolech nebo transakčních datech, často v poli „Datum dokončení“, „Datum změny“ nebo v samostatném poli s časovým razítkem dokončení činnosti.

Částka faktury představuje její celkovou hodnotu včetně všech položek, daní a poplatků. Jde o základní finanční atribut, který vyjadřuje hodnotu každého případu. Často se analyzuje společně s dalšími atributy, aby bylo možné posoudit její vliv na proces.

Tento atribut je důležitý pro finanční analýzu a stanovení priorit. Filtrováním faktur podle částky mohou analytici ověřit, zda faktury s vysokou hodnotou procházejí přísnějším schvalováním nebo se častěji zpožďují. Využívá se také v dashboardech, které sledují celkovou hodnotu zpracovaných faktur, a při výpočtu KPI souvisejících s využitím slev. Případná úspora se totiž počítá jako procento z částky faktury.

Umožňuje vyhodnotit finanční dopad, stanovit prioritu faktur s vysokou hodnotou a zjistit, zda částka ovlivňuje dobu nebo průběh zpracování.

Jde o standardní pole v hlavičce tabulky transakcí faktur.

Datum splatnosti se určuje podle data vystavení faktury a dohodnutých platebních podmínek. Jde o termín, do kterého je třeba dodavateli zaplatit, aby byly dodrženy sjednané podmínky a nevznikly sankce za pozdní platbu.

Tento atribut je základem pro sledování včasnosti plateb. Používá se při výpočtu KPI, například podílu včas zaplacených faktur, a k identifikaci faktur, u kterých hrozí prodlení. Rozdíl mezi datem schválení faktury a datem splatnosti pomáhá posoudit efektivitu plánování a provedení závěrečných kroků platby.

Je nezbytné pro měření včasnosti plateb a analýzu příčin pozdních úhrad.

Toto datum bývá uvedeno v podrobnostech transakce faktury. Může být zadáno přímo nebo odvozeno z data faktury a platebních podmínek.

Tento atribut zachycuje konkrétní důvod, proč se zpracování faktury zastavilo. Mohlo jít o zamítnutí ve schvalovacím workflow nebo o blokaci platby po schválení. Důvodem může být například „Nesprávné množství“, „Nesoulad ceny“, „Chybí číslo nákupní objednávky“ nebo „Duplicitní faktura“.

Jde o jeden z nejdůležitějších atributů pro analýzu příčin. Analýza četnosti jednotlivých důvodů pomáhá určit nejčastější zdroje komplikací a neefektivity při zpracování faktur. Na základě těchto dat mohou organizace řešit příčiny problémů, například zlepšit komunikaci s dodavateli, zvýšit dodržování pravidel pro nákupní objednávky nebo lépe proškolit zaměstnance.

Je zásadní pro analýzu příčin a pomáhá určit nejčastější důvody zpoždění, opakované práce a neefektivity.

Tyto údaje bývají v polích „Kód důvodu“ nebo „Důvod pozastavení“ v datech transakce faktury či v souvisejících záznamech o schválení.

Tento atribut určuje měnu, ve které je uvedena částka faktury. Je důležitý pro organizace působící v zahraničí, které spolupracují s dodavateli z různých zemí. Kód měny, obvykle podle normy ISO 4217, zajišťuje správnou interpretaci finančních údajů.

Při analýze se měna faktury používá k rozdělení dat podle regionu nebo země. Je nezbytná pro správné finanční výkaznictví, protože částky je často nutné převést na jednotnou vykazovací měnu. Porovnání procesu podle měny může také odhalit komplikace spojené s mezinárodními platbami nebo správou měnových kurzů.

Poskytuje potřebný kontext k částkám faktur a umožňuje přesnou finanční analýzu i segmentaci při provozu v různých zemích.

Jde o standardní pole v hlavičce tabulky transakcí faktur.

Tento atribut zachycuje název externí strany, která fakturu vystavila. Poskytuje důležitý kontext a propojuje finanční transakci s konkrétním dodavatelem. Konzistentní a správně vedené údaje o dodavatelích jsou nezbytné pro přesné výkaznictví a analýzu.

V process mining slouží název dodavatele jako důležitý rozměr pro segmentaci. Analytici mohou proces filtrovat a zkoumat zpracování faktur od dodavatelů s vysokým objemem faktur nebo s častými problémy. Lze tak odhalit dodavatele, kteří opakovaně posílají chybné faktury a způsobují zdržení i opakovanou práci. Analýza také podporuje řízení výkonnosti dodavatelů a hledání příležitostí pro programy preferovaných dodavatelů.

Umožňuje rozdělit proces podle dodavatele a porovnat jeho výkonnost. To je důležité pro řízení dodavatelů i hledání zdrojů problémových faktur.

Tento údaj bývá v hlavičce faktury a propojuje se s kmenovými daty dodavatelů pomocí identifikátoru dodavatele.

Atribut Uživatel označuje osobu nebo automatizovaný systém odpovědný za konkrétní krok ve workflow zpracování faktur. Může jít například o pracovníka účtárny, který fakturu zadal, vedoucího, který ji schválil, nebo automatizovaného robota, který provedl párování.

Analýza podle uživatele pomáhá zjistit, jak je rozložena pracovní zátěž, jak si jednotliví uživatelé vedou a kde je potřeba školení. Filtrováním mapy procesu můžete porovnat, jak s fakturami pracují různé týmy a jednotlivci, a odhalit rozdíly v jejich postupech. Analýza může ukázat nejvýkonnější uživatele, problémy s předáváním práce nebo uživatele, kteří potřebují další podporu či školení k firemním postupům.

Pomáhá analyzovat rozložení pracovní zátěže, výkon uživatelů a rozdíly v procesu mezi týmy a jednotlivci.

Tyto údaje bývají dostupné v podrobnostech transakce pod názvy jako „Uživatelské jméno“, „Zadal“, „Změnil“ nebo „Schválil“.

Číslo nákupní objednávky propojuje fakturu s předem schváleným nákupním dokladem. Toto propojení je základem párování, při kterém systém ověřuje, zda údaje na faktuře, například množství a ceny, odpovídají objednávce.

Tento atribut je důležitý pro analýzu efektivity párování. Vysoký podíl faktur s nákupní objednávkou, které se zpracují bez zásahu, svědčí o dobře fungujícím nákupu. Naopak analýza faktur bez objednávky může odhalit nákupy mimo schválený proces nebo nedodržování nákupních pravidel. Přítomnost či absence objednávky je běžným způsobem, jak rozdělit proces a porovnat jeho efektivitu.

Pomáhá rozlišit faktury s nákupní objednávkou a bez ní. Tyto skupiny často procházejí odlišným procesem a liší se také efektivitou zpracování.

Tento identifikátor bývá v položkách nebo hlavičce transakce faktury a propojuje ji s nákupním dokladem.

Datum vystavení faktury je datum uvedené dodavatelem přímo na dokladu. Z pohledu dodavatele označuje oficiální začátek platebního cyklu a podle dohodnutých platebních podmínek se od něj často počítá datum splatnosti.

Analýza prodlevy mezi datem vystavení a aktivitou „Přijetí faktury“ nebo „Zadání faktury“ pomáhá odhalit zpoždění při odesílání nebo zpracování faktur. Tato prodleva může tvořit významnou, ale snadno přehlédnutelnou část celkové doby zpracování. Její zkrácení může zlepšit včasnost plateb a zvýšit možnost využít slevy za včasnou úhradu.

Pomáhá měřit prodlevu mezi vystavením faktury dodavatelem a jejím zadáním do systému.

Jde o standardní datumové pole v hlavičce faktury, často označené jako „Datum dokladu“ nebo „Datum vystavení faktury“.

Kód společnosti označuje konkrétní právní subjekt nebo dceřinou společnost v rámci větší korporace. Ve finančních systémech se transakce často oddělují podle kódu společnosti pro účely účetnictví a výkaznictví.

Tento atribut umožňuje porovnávat jednotlivé organizační jednotky. Analytici mohou rozdělit mapu procesu podle kódu společnosti, porovnat výkonnost, určit osvědčené postupy v jedné jednotce a odhalit systémové problémy v jiné. Organizace s více právními subjekty jej potřebují k pochopení rozdílů v procesech a zajištění shody napříč celou společností.

Umožňuje porovnávat procesy mezi různými právními subjekty nebo organizačními jednotkami.

Jde o základní organizační pole, které se obvykle nachází v hlavičce všech tabulek finančních transakcí.

Platební podmínky stanovují, jak se dodavateli platí za fakturu. Obvykle se uvádějí ve standardizovaném formátu, například „Net 30“ (platba do 30 dnů) nebo „2 % 10, Net 30“ (sleva 2 % při platbě do 10 dnů, jinak je celá částka splatná do 30 dnů).

Tento atribut je důležitý pro finanční strategii a analýzu výkonnosti. Slouží jako základ pro výpočet data splatnosti a hledání příležitostí k využití slev za včasnou platbu. Porovnání procesu podle platebních podmínek může ukázat, zda některé z nich souvisejí se zpožděním zpracování a zda organizace dokáže výhodné slevy skutečně využít.

Je důležitý pro analýzu včasnosti plateb a hledání příležitostí k využití slev za včasnou úhradu.

Tyto údaje obvykle pocházejí z kmenových dat dodavatele a jsou uvedeny v hlavičce faktury.

Stav faktury zachycuje, v jaké fázi jejího životního cyklu se nacházela při extrakci dat. Mezi běžné stavy patří „Zpracovává se“, „Schváleno“, „Zaplaceno“, „Zamítnuto“ nebo „Blokováno“. Tento atribut poskytuje přehled o aktuálním stavu faktury.

Process mining rekonstruuje celý průběh, aktuální stav je však užitečný pro provozní dashboardy, které sledují rozpracovanou agendu. Vedoucí díky němu zjistí, kolik faktur je v jednotlivých fázích, například kolik jich čeká na schválení nebo je blokováno. Mohou tak průběžně řídit zpracování faktur a předcházet úzkým místům a zpožděním.

Poskytuje přehled o aktuálním objemu práce a pomáhá sledovat počet faktur v jednotlivých fázích, například „Čeká na schválení“ nebo „Blokováno“.

Jde obvykle o pole v tabulce hlaviček faktur, které se aktualizuje při jejich průchodu jednotlivými fázemi.