Šablona dat pro proces od záznamu po vykázání: účetní zápis

Tento atribut popisuje aktivitu provedenou v určité fázi životního cyklu účetního zápisu. Zachycuje důležité milníky, například „Účetní zápis vytvořen“, „Účetní zápis odeslán ke kontrole“, „Účetní zápis schválen“ a „Účetní zápis zaúčtován do hlavní knihy“.

Analýza pořadí a četnosti těchto aktivit je základem process mining. Pomáhá znázornit tok procesem, určit běžné i méně časté cesty (varianty) a najít úzká místa, kde zápisy tráví nejvíce času. Slouží také k určení začátku a konce pro výpočet ukazatelů výkonnosti, například délky schvalovacího cyklu.

Definuje jednotlivé kroky procesu, umožňuje znázornit a analyzovat workflow účetního zápisu a odhalit úzká místa.

Obvykle se odvozuje ze záznamů událostí nebo záznamů změn stavu ve Workiva. Konkrétní pole může být nutné namapovat ze systémových stavových kódů nebo popisů událostí.

Čas události je přesné časové razítko s datem a časem, které zaznamenává okamžik provedení aktivity. Tyto údaje jsou nezbytné pro správné seřazení událostí a veškeré časové analýzy.

V process mining se tento atribut používá k výpočtu doby mezi aktivitami, celkové doby průchodu případu a čekání. Je nezbytný pro dashboardy zaměřené na délku procesu, například „Délka schvalovacího cyklu účetního zápisu“ a „Prodleva při přikládání dokumentů“. Slouží také jako základ pro odhalování zdržení a neefektivity v procesu.

Toto časové razítko je nezbytné pro výpočet všech dob trvání, správné seřazení událostí a analýzu výkonnosti procesu v čase.

Tyto údaje se obvykle ukládají u každé události nebo změny stavu v transakčních tabulkách či protokolech Workiva.

ID účetního zápisu jednoznačně propojuje všechny aktivity a události související s konkrétní finanční transakcí, od vytvoření až po konečné zaúčtování a odsouhlasení. Spojuje jednotlivé kroky, jako je vytvoření, odeslání, kontrola, schválení a zaúčtování, do jedné instance procesu.

V process mining je tento atribut zásadní pro rekonstrukci celého průběhu každého účetního zápisu. Umožňuje analyzovat varianty procesu, dobu průchodu a opakované zpracování jednotlivých zápisů. Díky tomu získáte přehled o tom, jak jednotlivé zápisy procházejí systémem.

Tento základní identifikátor umožňuje sledovat celý životní cyklus účetního zápisu a analyzovat tok procesem, jeho délku i odchylky.

Jde o primární klíč záznamu účetního zápisu ve Workiva. Konkrétní tabulku nebo koncový bod API najdete v dokumentaci Workiva.

Tento atribut zaznamenává datum a čas poslední extrakce dat z Workiva. Informuje o aktuálnosti analyzovaných dat.

V dashboardu pro analýzu procesu tyto údaje uživatelům ukazují, jak aktuální jsou výsledky. Pomáhají rozlišit data v reálném čase od snímku dat z určitého okamžiku, což je důležité pro informovaná provozní rozhodnutí.

Informuje uživatele o aktuálnosti dat a pomáhá jim posoudit, zda analýza zachycuje současný stav procesu.

Toto časové razítko se vytváří a ukládá při procesu extrakce, transformace a načítání dat (ETL).

Tento atribut označuje zdrojovou aplikaci, ze které pocházejí data o procesu. V této analýze bude jeho hodnota vždy „Workiva“.

V analýze jednoho systému se může zdát, že se hodnota nemění. Přesto jde o důležitá metadata pro správu dat a sledovatelnost. Ve větších organizacích procesy často procházejí několika systémy. Toto pole pak pomáhá určit úplný původ dat a správně propojit údaje z různých zdrojů.

Poskytuje informace o původu dat a jejich kontextu. Pomáhá určit, odkud data o procesu pocházejí, zejména při práci s více systémy.

Obvykle jde o neměnnou hodnotu, která se přidává při extrakci a transformaci dat a označuje jejich původ.

Tento atribut představuje hlavní finanční hodnotu účetního zápisu. Může jít o celkovou částku na straně MD, která by se měla rovnat celkové částce na straně D.

Analýza procesu podle finanční hodnoty může odhalit důležité souvislosti. Účetní zápisy s vysokou částkou mohou například podléhat důkladnější kontrole a procházet přísnějším schvalováním. Pomocí tohoto atributu lze filtrovat dashboardy a zjišťovat, zda částka zápisu souvisí s dobou zpracování, četností oprav nebo zdrženími při schvalování.

Umožňuje analyzovat proces podle finančního dopadu a zjistit, zda se zápisy s vysokou částkou zpracovávají jinak nebo u nich častěji dochází ke zdržení.

Jde o základní pole v datech záhlaví účetního zápisu ve Workiva.

Tento atribut označuje organizační jednotku, například finanční oddělení, prodej nebo marketing, která souvisí s účetním zápisem. Určuje se obvykle podle nákladového střediska nebo uživatele, který zápis vytvořil.

Analýza procesu podle oddělení umožňuje porovnat výkonnost různých částí organizace. Pomáhá zjistit, která oddělení mají nejefektivnější procesy, nejvíce oprav nebo nejdelší dobu schvalování. Na základě těchto poznatků lze sdílet osvědčené postupy nebo poskytnout cílenou podporu.

Umožňuje porovnat výkonnost různých organizačních jednotek a odhalit problémy nebo osvědčené postupy v konkrétních odděleních.

Tyto údaje jsou pravděpodobně dostupné v záhlaví účetního zápisu. Mohou být propojené s profilem autora nebo uvedené jako nákladové středisko.

Tento atribut označuje aktuální stav účetního zápisu, například „Draft“, „Submitted for Approval“, „Approved“, „Posted“ nebo „Rejected“. Zachycuje stav zápisu v okamžiku extrakce dat.

Je nezbytný pro provozní monitoring a slouží jako podklad pro dashboard „Přehled aktuálních stavů účetních zápisů“. Vedení díky němu získá přehled o aktuální pracovní zátěži a nevyřízených položkách v jednotlivých fázích procesu. To pomáhá při rozdělování zdrojů a určování priorit.

Poskytuje aktuální přehled o tom, v jaké fázi procesu se účetní zápisy nacházejí. Je důležitý pro provozní monitoring a řízení nevyřízených položek.

Jde o standardní pole v záhlaví účetního zápisu ve Workiva, které uvádí jeho aktuální stav.

Tento atribut třídí účetní zápisy podle jejich obchodního účelu. Mezi běžné typy patří standardní zápisy pro běžné transakce, zápisy časového rozlišení výnosů a nákladů, reklasifikační zápisy a opravné zápisy.

Tato dimenze je důležitá pro srovnávací analýzu. Umožňuje rozdělit proces podle typu zápisu a zjistit, zda některé typy trvají déle, častěji se zamítají nebo procházejí jinou cestou. Dashboard „Vývoj míry storen účetních zápisů“ například analyzuje storna podle typu a pomáhá odhalit problémy spojené s konkrétními účetními postupy.

Umožňuje rozdělit proces podle typu zápisu a zjistit, zda některé typy způsobují více zdržení, oprav nebo odchylek než jiné.

Pravděpodobně jde o standardní pole v záhlaví účetního zápisu ve Workiva.

Tento atribut označuje osobu odpovědnou za danou aktivitu, například autora, kontrolora nebo schvalovatele účetního zápisu. Může jít o jedinečné ID uživatele, jméno nebo e-mailovou adresu.

Analýza podle uživatelů pomáhá porozumět rozložení pracovní zátěže, výkonnosti a dodržování pravidel. Umožňuje vytvářet dashboardy, jako jsou „Rozložení pracovní zátěže u účetních zápisů“ a „Analýza zamítnutí účetních zápisů“. Rozdělení aktivit podle uživatelů může odhalit potřeby školení nebo nerovnoměrné rozložení zdrojů.

Tento atribut pomáhá analyzovat rozložení pracovní zátěže, určit nejvýkonnější uživatele a porozumět chování jednotlivých uživatelů nebo úzkým místům.

Tyto údaje jsou obvykle dostupné v záznamech událostí nebo transakcí ve Workiva a jsou přiřazeny ke každé zaznamenané aktivitě.

Čas dokončení zaznamenává přesný okamžik, kdy aktivita skončí. Mnohé události v procesu nastanou okamžitě a mají pouze čas zahájení. U některých aktivit lze měřit dobu trvání, například u kontroly, která začíná otevřením úkolu uživatelem a končí jeho odesláním.

Tento atribut slouží především k výpočtu doby zpracování aktivity, tedy času aktivní práce, a k jejímu odlišení od nečinnosti nebo čekání. Pomáhá analyzovat, kolik času uživatelé skutečně věnují konkrétním úkolům, například aktivitě „Účetní zápis zkontrolován“.

Umožňuje vypočítat skutečnou dobu zpracování aktivity a oddělit aktivní práci od čekání, což zpřesňuje analýzu efektivity.

Podrobnosti najdete v dokumentaci Workiva. Tento údaj může být nutné odvodit ze záznamů o zahájení a dokončení jedné aktivity.

Datum zaúčtování je datum, ke kterému se transakce vykazuje ve finančních výkazech. Určuje účetní období, ve kterém se zápis ve výkazech projeví. Může se lišit od data vytvoření nebo schválení zápisu.

Tento atribut je důležitý pro finanční analýzu a sledování souladu s pravidly. Pomáhá posoudit včasnost zaúčtování ve vztahu k uzávěrce účetních období. Zdržení mezi schválením a zaúčtováním mohou poukazovat na systémová nebo procesní úzká místa, která mohou ovlivnit finanční uzávěrku.

Jde o důležité datum pro finanční výkaznictví. Pomáhá analyzovat včasnost zaúčtování a jeho vliv na finanční uzávěrku.

Jde o standardní datumové pole v záhlaví účetního zápisu ve Workiva.

Tato vypočítaná metrika měří délku celé fáze schvalování. Obvykle se počítá jako rozdíl mezi první událostí „Účetní zápis odeslán ke kontrole“ a závěrečnou událostí „Účetní zápis schválen“ u každého zápisu.

Jde o přímé měřítko efektivity workflow kontroly a schvalování a pro mnoho finančních oddělení také o hlavní KPI. Metrika slouží jako podklad pro dashboard „Délka schvalovacího cyklu účetního zápisu“, který pomáhá odhalovat úzká místa a sledovat dopad zlepšování procesů zaměřeného na urychlení schvalování.

Tento ukazatel výkonnosti přímo měří efektivitu schvalovacího procesu a pomáhá určit, kde dochází ke zdržení.

Jde o vypočítanou metriku odvozenou z časových razítek aktivit „Účetní zápis odeslán ke kontrole“ a „Účetní zápis schválen“ v záznamu událostí.

Když je účetní zápis zamítnut, tento atribut zachycuje důvod uvedený kontrolorem nebo schvalovatelem. Může jít například o „Nesprávný účet hlavní knihy“, „Chybějící dokumentace“, „Chyba ve výpočtu“ nebo „Porušení pravidel“.

Tyto údaje jsou velmi užitečné při hledání příčin opakovaného zpracování. Analýza nejčastějších důvodů zamítnutí pomáhá určit oblasti ke zlepšení, například cílené školení uživatelů, srozumitelnější pokyny nebo úpravy systémových kontrol. Jde o důležitý atribut pro dashboardy „Analýza oprav účetních zápisů“ a „Analýza zamítnutí účetních zápisů“.

Pomáhá přímo odhalit příčiny opakovaného zpracování a cíleně zlepšit školení, dokumentaci i kontroly procesu.

Tyto údaje mohou být uložené ve vyhrazeném poli nebo v poli komentářů či poznámek přiřazeném k aktivitě „Účetní zápis zamítnut“ ve Workiva.

Kód společnosti označuje samostatnou právnickou osobu v rámci skupiny. Finanční transakce se na této úrovni zaznamenávají pro účely zákonného výkaznictví a konsolidace.

V organizaci s více právnickými osobami je důležité analyzovat proces účetních zápisů podle kódu společnosti. Analýza může odhalit rozdíly ve výkonnosti procesu, dodržování pravidel a efektivitě, které se týkají konkrétních právnických osob nebo regionů. Díky tomu lze zlepšování procesů lépe zacílit.

Je důležitý pro analýzu a porovnání výkonnosti procesu napříč právnickými osobami v organizaci.

Jde o základní povinné pole v záhlaví účetního zápisu v každém podnikovém účetním systému, včetně Workiva.

Tento logický atribut ověřuje, zda u daného účetního zápisu proběhla aktivita „Přiložena podpůrná dokumentace“ před aktivitou „Účetní zápis odeslán ke kontrole“.

Atribut přímo podporuje dashboard „Dodržování pravidel pro dokumentaci účetních zápisů“ a KPI „Míra přiložení dokumentace k účetním zápisům“. Je důležitý pro dodržování pravidel a auditovatelnost, protože zápisy bez řádné dokumentace mohou vést k zamítnutí, zdržení a zjištěním při auditu. Analýza pomáhá prosazovat pravidla a zjednodušit kontrolu.

Přímo měří dodržování pravidel pro dokumentaci a pomáhá omezit opakované zpracování a zdržení způsobené chybějícími údaji.

Tento atribut se odvozuje z pořadí aktivit v procesních datech každého případu.

Tento logický atribut rozlišuje mezi aktivitami provedenými automaticky systémem, například „Automatická kontrola“, a aktivitami provedenými ručně uživatelem, například „Účetní zápis zkontrolován“.

Toto rozlišení je důležité pro přesné měření efektivity procesu a možností automatizace. Analytici mohou oddělit úzká místa způsobená lidskou prací od problémů na straně systému a vypočítat skutečný objem ruční práce v procesu. Atribut je důležitý pro iniciativy zaměřené na zvýšení automatizace a omezení ručních zásahů.

Pomáhá rozlišit aktivity systému a uživatelů, což je důležité při analýze míry automatizace a hledání úzkých míst v ruční práci.

Tento atribut se často odvozuje z jiných údajů. Lze ho určit podle toho, zda je u aktivity jako uživatel uveden systémový nebo servisní účet, případně zda název aktivity sám naznačuje automatizaci.

Tento logický atribut se vypočítává pro každý případ. Nastaví se na „true“, pokud posloupnost aktivit účetního zápisu obsahuje události jako „Účetní zápis zamítnut“ nebo „Účetní zápis opraven“.

Atribut zjednodušuje analýzu oprav, protože umožňuje případy snadno filtrovat a sčítat podle jednoznačného příznaku. Je základem pro výpočet KPI „Míra oprav účetních zápisů“ a pro dashboard „Analýza oprav účetních zápisů“. Pomáhá rychle určit případy, které se odchylují od běžného průběhu a vyžadují další práci.

Jednoduchý příznak pomáhá určit a analyzovat všechny účetní zápisy, které vyžadovaly opravu. Je důležitý pro měření kvality procesu a podílu zápisů správně zpracovaných napoprvé.

Tento atribut se odvozuje z přítomnosti aktivit souvisejících s opravami, například „Účetní zápis zamítnut“, v záznamu událostí každého případu.