Šablona dat pro zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Atribut Činnost označuje konkrétní fázi nebo úkon ve workflow zpracování faktury. Činnosti se odvozují z různých systémových událostí, například vytvoření dokladu, změny stavu, schválení nebo akcí uživatele zaznamenaných v protokolech změn SAP.

Analýza činností je základem process mining. Umožňuje vizualizovat mapy procesů, odhalit úzká místa, například dlouhé čekání po události „Faktura odeslána ke schválení“, opakované zpracování, například opakované cykly „Nastavena blokace platby“ a „Uvolněna blokace platby“, i odchylky od pravidel. Pořadí a četnost činností ukazují skutečný průběh procesu.

Určuje kroky v mapě procesu, a umožňuje tak zobrazit průběh procesu, odhalit úzká místa a najít opakované zpracování.

Tento atribut se obvykle odvozuje z více zdrojů, například z kódů transakcí (SY-TCODE), polí stavu v tabulkách jako RBKP (například RBSTAT) a událostí změn v tabulkách CDHDR a CDPOS.

Čas události zaznamenává přesný okamžik, kdy byla obchodní činnost provedena a uložena ve zdrojovém systému. Toto časové razítko tvoří chronologickou osu procesu a řadí činnosti každé faktury do souvislé posloupnosti.

Při analýze je čas události nezbytný pro výpočet všech časových ukazatelů, například doby cyklu, čekání a zpracování mezi činnostmi. Umožňuje vytvářet dashboardy, jako jsou „Celková doba zpracování faktury“ a „Doba řešení blokace platby“, protože poskytuje údaje pro měření času mezi libovolnými dvěma body procesu. Přesná časová razítka jsou zásadní pro odhalení zpoždění a úzkých míst ve výkonnosti.

Toto časové razítko je nezbytné pro správné seřazení událostí a výpočet všech ukazatelů výkonnosti, například doby cyklu a trvání úzkých míst.

Obvykle se odvozuje spojením data změny (UDATE) a času změny (UTIME) z hlavičky tabulky změnových dokladů CDHDR. U konkrétních událostí vytvoření lze použít datum a čas vytvoření z tabulek, jako je RBKP (ERNAM, ERZET).

Číslo faktury slouží jako jedinečný identifikátor případu při zpracování faktury. Každé číslo odpovídá jedné faktuře od dodavatele. Díky tomu lze všechny související činnosti, od zachycení údajů až po konečnou platbu, sledovat jako jednu instanci procesu.

Při analýze process mining je tento atribut základem pro rekonstrukci celého životního cyklu každé faktury. Umožňuje propojit různé události zaznamenané v SAP, například předběžné zaúčtování, zaúčtování, blokaci a vyrovnání, do časové posloupnosti. Získáte tak jasný přehled o tom, jak se s každou fakturou nakládá, jak dlouho to trvá a kde dochází k odchylkám od standardního procesu.

Jde o primární klíč, který propojuje všechny události související s jednou fakturou. Je nezbytným základem pro analýzu procesu a zkoumání jeho variant.

Obvykle jde o číslo dokladu z tabulky SAP RBKP, pole BELNR, často spojené s kódem společnosti (BUKRS) a fiskálním rokem (GJAHR), aby bylo zajištěno naprosté jedinečnosti.

Částka faktury představuje celkovou hodnotu faktury vystavené dodavatelem. Jde o důležitý finanční ukazatel každého případu faktury.

Při process mining je tento atribut nezbytný pro analýzu podle hodnoty. Umožňuje filtrovat a rozdělovat proces podle částky faktury, která často souvisí se složitostí procesu a požadavky na schválení. Faktury s vysokou hodnotou mohou například procházet odlišným a přísnějším schvalováním. Atribut se používá také při analýze shody, například ke kontrole, zda faktury s vysokou hodnotou neobcházejí povinné schvalovací kroky.

Umožňuje analyzovat proces podle hodnoty, upřednostnit faktury s vysokou částkou a zjistit, jak částka ovlivňuje průběh procesu a dodržování pravidel.

Jde o pole „Hrubá částka faktury“ (RMWWR) v hlavičce dokladu faktury, tabulce RBKP.

Číslo dodavatele je klíč v kmenových datech, který identifikuje dodavatele. Propojuje fakturu s konkrétním obchodním partnerem a umožňuje analyzovat proces podle vlastností dodavatele.

Analýza podle čísla dodavatele může odhalit důležité informace o vztazích s dodavateli a jejich výkonnosti. Pomůže například zjistit, kteří dodavatelé pravidelně posílají problematické faktury vedoucí k blokacím plateb nebo nesrovnalostem a od kterých dodavatelů se faktury zpracovávají nejefektivněji. Tyto informace jsou užitečné při správě dodavatelů a strategickém nákupu.

Umožňuje analyzovat jednotlivé dodavatele a odhalit vzorce, problémy nebo efektivní postupy spojené s konkrétními dodavateli.

Jde o pole „Fakturační partner“ (LIFNR) v hlavičce dokladu faktury, tabulce RBKP.

Číslo objednávky propojuje fakturu s původním nákupním dokladem. Je nezbytné pro trojstranné párování (objednávka, příjem zboží, faktura) i pro analýzu efektivity zpracování faktur s objednávkou.

Tento atribut je důležitý pro dashboardy, například „Míra nesouladu při párování faktur s objednávkami“. Umožňuje rozdělit proces na faktury s objednávkou a bez ní, které často procházejí odlišným zpracováním a mají různou složitost. Analýza problémů u konkrétních objednávek může odhalit příčiny v předchozích fázích nákupního procesu.

Propojuje fakturu s nákupním procesem, umožňuje porovnat faktury s objednávkou a bez ní a odhalit nesoulad při párování.

Tento údaj se obvykle nachází na úrovni položky. Pole „Číslo objednávky“ (EBELN) je v tabulce položek faktury RSEG. Může být nutné jej agregovat na úroveň hlavičky.

Datum splatnosti se vypočítá podle výchozího data faktury a sjednaných platebních podmínek. Jde o termín, do kterého je třeba platbu provést, aby nevzniklo prodlení, případné sankce ani problémy ve vztahu s dodavatelem.

Tento atribut je důležitý pro KPI výkonnosti a shody, například „Podíl včas uhrazených faktur“ nebo „Ztráta příležitosti k hotovostní slevě“. Porovnáním skutečného data platby (data vyrovnání) s datem splatnosti lze určit, zda byla platba provedena včas, předčasně, nebo pozdě. Tento údaj je základem dashboardu Dodržování platebních podmínek.

Slouží jako základ pro měření včasnosti plateb a hledání příležitostí k využití slev za předčasnou úhradu.

Toto datum se často vypočítává. Výchozí datum platby (ZFBDT) je v tabulce BSEG. Výpočet splatnosti závisí také na platebních podmínkách (BSEG-ZTERM).

Datum vyrovnání označuje závěrečnou fázi životního cyklu faktury, tedy platbu. Jde o datum, kdy se otevřená položka faktury v systému vyrovná platebním dokladem. Udává skutečný okamžik provedení platby.

Tento atribut je koncovým bodem řady důležitých KPI, například „Průměrná doba zpracování faktury“ a „Podíl včas uhrazených faktur“. Porovnáním s datem splatnosti lze měřit včasnost plateb. Při analýze hotovostních slev se datum vyrovnání porovnává s obdobím, ve kterém lze slevu využít.

Označuje dokončení procesu a slouží k výpočtu celkové doby zpracování, podílu včasných plateb a využití hotovostních slev.

U vyrovnaných položek jde o pole „Clearing Date“ (AUGDT) v tabulce vyrovnaných položek dodavatelů BSAK.

Datum zaúčtování je důležitým datem v účetním procesu. Určuje účetní období, ve kterém se náklad na fakturu zaúčtuje do hlavní knihy. Obvykle ho při zpracování faktury zadává pracovník závazků.

Při analýze procesů je aktivita „Zaúčtování faktury“, označená tímto datem, důležitým milníkem. Doba od přijetí faktury do data zaúčtování tvoří podstatnou část celkové doby zpracování. Toto datum je důležité také pro finanční výkaznictví a analýzu průchodnosti, například při sledování počtu zaúčtovaných faktur za týden nebo měsíc.

Označuje důležitý milník v procesu, určuje účetní období transakce a slouží k výpočtu doby zpracování.

Jde o pole „Posting Date“ (BUDAT) v tabulce záhlaví dokladu faktury RBKP.

Pokud je na faktuře nesrovnalost nebo je třeba ji dále prověřit, nastaví se blokace platby. Kód důvodu blokace určuje, proč byla blokace nastavena, například kvůli rozdílu v množství či ceně nebo ruční blokaci.

Tento atribut je nezbytný pro dashboard Doba řešení blokace platby. Analýza četnosti a délky blokací podle důvodu pomáhá odhalit příčiny zpoždění plateb. Pokud například blokace kvůli „Cenové nesrovnalosti“ trvají nejdéle, může to ukazovat na problém v kmenových datech nebo procesu objednávání, který je třeba řešit.

Vysvětluje, proč se platby faktur zpožďují. Pomáhá odhalit příčiny blokací a určit priority pro zlepšování procesů.

Důvod blokace platby lze najít na úrovni položky v tabulce RSEG (pole SPGRS) nebo v tabulce účetních dokladů BSEG (pole ZLSPR).

Atribut Uživatelské jméno označuje konkrétní osobu odpovědnou za provedení dané činnosti v procesu. Obvykle jde o uživatelské jméno SAP zaznamenané u transakce nebo události změny.

Tento atribut je důležitý pro analýzu výkonnosti jednotlivců a týmů. Pomáhá odpovědět například na otázky „Kdo schvaluje nejrychleji?“ nebo „Kteří uživatelé nejčastěji způsobují opakované zpracování?“. Na dashboardech slouží k analýze rozložení práce, určení potřebného školení a pochopení rozdílů ve výkonnosti zaměstnanců.

Umožňuje analyzovat výkonnost a pracovní vytížení jednotlivců i týmů a pomáhá odhalit nejvýkonnější pracovníky, potřebu školení a nerovnoměrné rozložení zdrojů.

Jde o pole „Změnil“ (USERNAME) v hlavičce tabulky změnových dokladů CDHDR. U událostí vytvoření může jít o pole „Zadal“ (ERNAM) v tabulkách, jako je RBKP.

Atribut Čas ukončení označuje dokončení konkrétní činnosti. U mnoha událostí v SAP, které se zaznamenávají jako jediný časový bod, je čas ukončení stejný jako čas zahájení. U činností s měřitelnou dobou trvání, například aktivně zpracovávaného schvalovacího kroku, může označovat konec práce.

Samostatný čas ukončení umožňuje při analýze procesu měřit dobu zpracování činnosti odděleně od čekání, které jí předchází. Lze tak rozlišit, jak dlouho provedení činnosti trvá a jak dlouho případ čeká na její zahájení, což poskytuje podrobnější přehled o efektivitě využití zdrojů.

Umožňuje vypočítat dobu zpracování činnosti, odlišit ji od čekání mezi činnostmi a zpřesnit analýzu úzkých míst.

Často se shoduje s časem zahájení a odvozuje se z CDHDR-UDATE a CDHDR-UTIME. V některých případech jej lze získat z protokolů workflow, které výslovně zaznamenávají zahájení a ukončení úkolu.

Jde o logický atribut vypočítaný z platebních podmínek a skutečného data platby. Má hodnotu true, pokud platební podmínky umožňovaly slevu za předčasnou úhradu a „Datum vyrovnání“ připadlo až po skončení období pro její uplatnění. Přímo tak měří finanční ztrátu způsobenou neefektivitou procesu.

Tento atribut je základem dashboardu Ztráta příležitosti k hotovostní slevě. Umožňuje snadno vyčíslit finanční dopad zpoždění při zpracování. Analytici mohou vyfiltrovat případy s hodnotou true a prověřit varianty procesu a úzká místa, která nejčastěji vedou ke ztrátě slevy. Výsledky pomohou doložit přínos zlepšování procesů.

Přímo vyčísluje finanční ztráty způsobené zpožděním a poskytuje podklady pro zlepšení workflow zpracování faktur.

Tento atribut v SAP není. Vypočítává se při transformaci dat interpretací hodnoty „PaymentTerms“ a porovnáním „ClearingDate“ s datem splatnosti pro slevu.

Pokud schvalovatel fakturu zamítne, měl by uvést důvod. Může jít o standardizovaný kód nebo volný text, například „Nesprávné číslo objednávky“, „Duplicitní faktura“ nebo „Nesprávná částka“.

Tyto údaje jsou důležité pro dashboard Důvody a trendy zamítnutí faktur. Analýza četnosti jednotlivých důvodů pomáhá odhalit běžné problémy a přijmout nápravná opatření. Pokud se například často objevuje důvod „Nesprávné číslo objednávky“, může být potřeba lépe komunikovat s dodavateli nebo proškolit pracovníky zadávající data. Tato analýza pomáhá omezit opakované zpracování.

Odhaluje příčiny zamítnutí a umožňuje cíleně zlepšovat procesy, omezit opakované zpracování a zvýšit podíl správně vyřízených případů napoprvé.

Tyto informace často nejsou uloženy v jednom standardním poli. Mohou být v protokolech kontejneru workflow, v dlouhých textech připojených k dokladu nebo ve specifických polích vlastního řešení workflow.

Jde o logický atribut vypočítaný porovnáním „Data vyrovnání“ (skutečného data platby) s „Datem splatnosti“. Pokud datum vyrovnání následuje po datu splatnosti, příznak má hodnotu true, jinak false. Pro každou fakturu tak přímo ukazuje, zda byla zaplacena včas.

Tento atribut zjednodušuje analýzu a vizualizaci v dashboardech. Umožňuje snadno filtrovat a agregovat data pro výpočet KPI „Podíl včas uhrazených faktur“. Uživatelé mohou rychle porovnat průběh zpracování faktur po splatnosti s těmi, které byly zaplaceny včas, a odhalit vzorce vedoucí k pozdním platbám.

Zjednodušuje analýzu včasnosti plateb a umožňuje snadno porovnat procesy zpracování faktur zaplacených včas a po splatnosti.

Tento atribut v SAP není. Vypočítává se při transformaci dat podle vzorce: ClearingDate > PaymentDueDate.

Atribut Měna určuje měnu, ve které je uvedena částka faktury, například USD, EUR nebo JPY.

Tento atribut poskytuje důležitý kontext pro částku faktury. Umožňuje správně interpretovat a agregovat finanční údaje, zejména v mezinárodních organizacích, které pracují s více měnami. Analýzu lze filtrovat podle měny a porovnávat tak efektivitu zpracování nebo problémy v různých měnových oblastech. Pro smysluplnou finanční agregaci může být nutné převést částky na jednu vykazovací měnu.

Poskytuje potřebný kontext pro finanční částky, umožňuje jejich správnou interpretaci a filtrování i analýzu podle měny.

Jde o pole „Currency Key“ (WAERS) v tabulce záhlaví dokladu faktury RBKP.

Platební podmínky určují, kdy je třeba fakturu zaplatit a zda lze při předčasné úhradě využít hotovostní slevu. Příkladem je „Splatnost 30 dní“ nebo „2 % do 10 dnů, jinak splatnost 30 dní“. Ve druhém případě se při úhradě do 10 dnů uplatní sleva 2 %, jinak je celá částka splatná do 30 dnů.

Tento atribut je základem dashboardu Ztráta příležitosti k hotovostní slevě a KPI Míra využití hotovostních slev. Analýza kombinuje platební podmínky s daty zaúčtování a platby, aby zjistila, zda byla sleva dostupná a zda se ji podařilo využít. Údaj je důležitý také pro dashboard Dodržování platebních podmínek.

Je nezbytný pro analýzu využití hotovostních slev a pochopení finančního dopadu zpoždění v procesu.

Jde o pole „Terms of Payment Key“ (ZTERM) v tabulce záhlaví dokladu faktury RBKP.

Tento atribut zaznamenává datum a čas poslední extrakce nebo aktualizace dat. Vztahuje se k celé datové sadě, nikoli k jednotlivým událostem, a jasně ukazuje, jak aktuální data jsou.

Jde o důležitý atribut metadat pro uživatele dashboardů a analytiky. Pomáhá určit období, které analýza pokrývá, a ověřit, že rozhodnutí vycházejí z aktuálních informací. Na dashboardech se obvykle zobrazuje na viditelném místě, aby uživatelé věděli, kdy byla data naposledy aktualizována.

Informuje uživatele o aktuálnosti dat a pomáhá zajistit, aby analýzy a rozhodnutí vycházely z nejnovějších informací.

Tuto hodnotu při aktualizaci dat vytvoří a vloží do datové sady nástroj pro extrakci dat nebo ETL.

Typ dokladu slouží v SAP ke kategorizaci různých druhů obchodních transakcí. Při zpracování faktur se běžně používá například „RE“ pro standardní faktury nebo „KG“ pro dobropisy dodavatele. Typ dokladu ovlivňuje některé aspekty účtování, například použitou číselnou řadu.

Při analýze umožňuje tento atribut filtrovat proces podle konkrétního typu transakce. Zpracování dobropisu se může výrazně lišit od zpracování standardní faktury. Oddělená analýza těchto toků podle typu dokladu proto poskytuje přesnější a užitečnější pohled na proces.

Umožňuje odděleně analyzovat různé obchodní transakce, například faktury a dobropisy, které se zpracovávají odlišně.

Jde o pole „Document Type“ (BLART) v tabulce záhlaví dokladu faktury RBKP.

Účet hlavní knihy je cílový účet v účtové osnově, na který se zaznamená finanční dopad faktury. Jde o důležitý údaj pro finanční výkaznictví a řízení nákladů.

Při process mining poskytuje analýza účtu hlavní knihy finanční pohled na průběh procesu. Dashboard Analýza použití účtů hlavní knihy může odhalit vzorce ve výdajích, nesprávné zaúčtování faktur a chyby v přiřazení nákladů oddělením nebo projektům. Pomáhá propojit průběh procesu s jeho finančním dopadem.

Doplňuje proces o finanční pohled a umožňuje analyzovat přiřazení nákladů, vzorce výdajů i možné chybné zaúčtování faktur.

Tento údaj je na úrovni položky. „G/L Account Number“ (HKONT) se nachází v tabulce položek faktury RSEG u faktur s objednávkou nebo v tabulce BSEG u přímých faktur FI.

Účetní okruh je základní organizační jednotkou v SAP Financials a představuje samostatnou právnickou osobu. Všechny finanční transakce včetně faktur se účtují do konkrétního účetního okruhu.

Tento atribut umožňuje analyzovat procesy podle právnických osob. Je důležitý pro porovnání výkonnosti, shody a efektivity procesů mezi společnostmi v rámci skupiny. Dashboardy lze filtrovat podle účetního okruhu a zobrazit tak KPI zpracování faktur pro konkrétní společnost.

Umožňuje porovnávat procesy a jejich výkonnost mezi různými právnickými osobami v organizaci.

Jde o pole „Company Code“ (BUKRS) v tabulce záhlaví dokladu faktury RBKP.

Atribut Zdrojový systém označuje původ dat o událostech, například konkrétní instanci SAP ECC. Je důležitý zejména v prostředích s více systémy ERP nebo při kombinování dat z různých zdrojů.

Při analýze pomáhá tento atribut porovnávat procesy a výkonnost napříč různými systémy, regiony nebo obchodními jednotkami, které mohou používat samostatné instance. Zajišťuje přehled o původu dat a umožňuje filtrovat a analyzovat data podle systému.

V prostředí s více systémy poskytuje důležitý kontext a umožňuje správně oddělit data a analyzovat výkonnost jednotlivých systémů.

Obvykle jde o statickou hodnotu přidanou při extrakci dat. Představuje ID systému SAP (TADIR-SRCSYSTEM) nebo ručně přiřazený identifikátor konkrétní instance SAP.