Šablona dat pro zpracování plateb závazků

Tento atribut určuje událost, ke které došlo v konkrétním okamžiku, a zachycuje tak životní cyklus faktury. Příkladem je vytvoření faktury, žádost o schválení, nastavení blokace platby nebo odeslání platby.

V process mining toto pole určuje uzly v mapě procesu. Je nezbytné pro zobrazení průběhu práce a určení pořadí kroků, kterými faktura prochází před uzavřením.

Určuje průběh procesu a umožňuje zobrazit pořadí kroků v mapě procesu.

Získává se z transakčních protokolů, tabulek historie změn stavu nebo auditních záznamů ve zdrojovém systému.

Tento atribut zaznamenává přesné datum a čas konkrétní události. Poskytuje časový údaj potřebný ke správnému seřazení aktivit a výpočtu doby mezi jednotlivými kroky.

Přesnost tohoto pole je zásadní pro výpočet doby zpracování, hledání úzkých míst a analýzu průchodnosti. Slouží jako základ všech časových KPI, například doby potřebné ke schválení faktury nebo celkové doby od jejího přijetí po úhradu.

Je nutné pro chronologické seřazení událostí a výpočet všech časových ukazatelů.

Najdete ho v systémových protokolech, časových razítkách zadání transakcí nebo datech změn.

Tento atribut slouží jako hlavní klíč pro propojení všech událostí v procesu závazků. V oblasti závazků jde téměř vždy o číslo faktury nebo kombinaci čísla dodavatele a čísla faktury, která zajistí jedinečnost v celém souboru dat.

Umožňuje rekonstruovat průběh procesu od začátku do konce pro každý jednotlivý doklad faktury. Analytici pomocí tohoto pole rozlišují jednotlivé transakce a počítají ukazatele na úrovni případu, například dobu zpracování a počet opakovaných úkonů.

Jde o základní jednotku analýzy v process mining. Díky ní lze sledovat jednotlivé faktury od přijetí až po konečnou úhradu.

Obvykle se nachází v tabulce hlaviček faktur nebo v hlavním deníku dokladů systému ERP.

Tento atribut ukazuje, jak aktuální jsou data použitá v analýze. Obvykle jde o metadata vytvořená nástrojem pro extrakci, nikoli o pole ze samotného zdrojového systému.

Analytici podle něj zjišťují zpoždění aktualizace dashboardu a ověřují, zda data odpovídají aktuálnímu stavu procesu. Je důležitý také při hledání příčin, proč chybí nedávné transakce.

Pomáhá ověřit aktuálnost dat a odhalit problémy se synchronizací.

Vytváří ho ETL pipeline nebo datový konektor při extrakci dat.

Tento atribut určuje, který systém ERP nebo finanční systém data vytvořil. Ve složitějších prostředích mohou organizace současně používat více instancí SAP, Oracle nebo starších systémů.

Slouží k filtrování analýzy podle instance systému a k řešení případných duplicit, pokud čísla faktur nejsou napříč systémy jedinečná. Umožňuje také porovnávat výkonnost procesu v různých technických prostředích.

Umožňuje rozlišit datové toky v prostředí s více systémy.

Obvykle jde o neměnný textový řetězec přidaný při extrakci nebo transformaci dat.

Tento atribut představuje hrubou částku faktury, kterou je třeba uhradit. Obvykle se ukládá v měně dokladu a při souhrnném vykazování může být nutné ji převést.

Je důležitý pro analýzu finančního dopadu. Uživatelé tak mohou určovat priority zlepšování procesů podle vlivu na pracovní kapitál, nejen podle počtu případů. Faktury s vysokou hodnotou mohou procházet jiným workflow schvalování než faktury s nízkou hodnotou.

Umožňuje analyzovat neefektivitu procesu podle hodnoty a její dopad na pracovní kapitál.

Najdete ji v tabulce hlaviček faktur, obvykle pod názvem hrubá částka nebo celková částka.

Tento atribut propojuje fakturu s procesem nákupu. Pokud je vyplněný, jde o fakturu s objednávkou, která obvykle prochází dvoustranným nebo třístranným párováním.

Používá se k výpočtu podílu faktur s objednávkou a bez ní. Rozdíly mezi údaji v objednávce a na faktuře často vedou k blokaci platby a opakovanému zpracování.

Umožňuje analyzovat efektivitu párování s objednávkou a rozlišit procesy s objednávkou a bez ní.

Najdete ho v hlavičce faktury nebo v tabulkách položek.

Tento atribut zachycuje datum uvedené na papírové nebo elektronické faktuře. Liší se od data zadání nebo zaúčtování v systému.

Slouží jako výchozí bod pro výpočet stáří faktury a často se podle něj na základě dohodnutých platebních podmínek stanovuje datum splatnosti. Je důležitý pro analýzu prodlevy mezi vystavením a přijetím či zadáním faktury.

Slouží jako výchozí datum pro výpočet stáří faktury a kontrolu dodržování platebních podmínek.

Najdete ho v hlavičce faktury jako datum dokladu.

Tento atribut zaznamenává datum převodu peněz nebo vystavení šeku. V některých systémech se může lišit od data zúčtování, kdy banka transakci zpracuje.

Označuje konec závazku z konkrétní faktury. Analytici ho používají k výpočtu celkové doby zpracování a k ověření, zda byla uplatněna sleva za včasnou platbu.

Označuje dokončení procesu a slouží k ověření uplatnění slevy.

Najdete ho v tabulkách platebních nebo zúčtovacích dokladů propojených s fakturou.

Tento atribut určuje termín úhrady dodavateli. Systém ho obvykle vypočítá tak, že k výchozímu datu přičte počet dní podle platebních podmínek.

Porovnáním skutečného data platby s tímto údajem lze vypočítat podíl včasných plateb a ukazatele opožděných plateb. Údaj je důležitý pro řízení peněžních toků, předcházení poplatkům z prodlení a udržení dobrých vztahů s dodavateli.

Je nezbytné pro výpočet podílu včasných plateb a řízení sankcí za prodlení.

Najdete ho v hlavičce faktury nebo v tabulkách platebního kalendáře.

Tento atribut určuje externího partnera zapojeného do transakce. Často odkazuje na záznam kmenových dat s dalšími údaji, například o platebních podmínkách a bankovním spojení.

Analýza tohoto atributu pomáhá odhalit dodavatele, u kterých často vznikají výjimky, například nesoulad cen nebo chybějící údaje. Umožňuje také počítat dobu zpracování a míru opakovaných úkonů pro jednotlivé dodavatele.

Umožňuje porovnávat výkonnost procesu podle dodavatele a odhalit problematické vztahy.

Najdete ho v hlavičce faktury nebo ho získáte propojením s tabulkou kmenových dat dodavatelů.

Tento atribut uvádí konkrétní důvod, který brání úhradě faktury, například rozdíl v ceně, rozdíl v množství nebo chybějící příjem zboží. Je ukazatelem problémů v procesu.

Analýza četnosti a délky trvání jednotlivých důvodů blokace pomáhá odhalit příčiny zpoždění plateb. Omezení těchto blokací bývá nejrychlejší cestou ke zvýšení podílu automaticky zpracovaných faktur bez ručních zásahů.

Pomáhá určit konkrétní příčiny problémů v procesu a zpoždění plateb.

Najdete ho v hlavičce faktury nebo v tabulkách položek.

Tento atribut rozděluje data podle organizační jednotky, například konkrétní dceřiné společnosti, země nebo právnické osoby. Je důležitý pro velké podniky působící ve více regionech.

Umožňuje porovnávat výkonnost různých organizačních jednotek. Procesy se mezi kódy společností mohou lišit kvůli místním předpisům nebo rozdílné vyspělosti provozu.

Umožňuje porovnávat a filtrovat data napříč organizačními jednotkami.

Najdete ho v tabulce hlaviček faktur.

Tento atribut určuje smluvní podmínky platby, například Net 30 nebo 2/10 Net 30. Stanovuje, kdy je faktura splatná a zda lze uplatnit slevu za včasnou platbu.

Analýza tohoto pole pomáhá řídit peněžní toky. Organizace díky ní mohou předcházet příliš brzkým platbám, které snižují pracovní kapitál, i pozdním platbám, za které hrozí sankce, a zároveň lépe využívat dostupné slevy.

Určuje pravidla pro splatnost a slevy, která jsou důležitá pro řízení peněžních toků.

Najdete ho v hlavičce faktury, často převzatý z kmenových dat dodavatele.

Tento atribut klasifikuje transakci a rozlišuje běžné faktury, dobropisy, zálohové platby nebo dodatečné faktury. Každý typ může spouštět jiná pravidla workflow.

Pro správnou interpretaci ukazatelů procesu je důležité znát zastoupení jednotlivých typů dokladů. Dobropisy například často procházejí opačným tokem nebo zvláštní cestou schválení. Pokud je neoddělíte, mohou zkreslit průměrnou dobu zpracování.

Rozlišuje faktury, dobropisy a další finanční doklady.

Najdete ho v tabulce hlaviček faktur.

Tento atribut zaznamenává, kdo provedl konkrétní krok procesu. Umožňuje rozlišit lidské uživatele od automatizace v systému, například botů nebo dávkových úloh.

Používá se k výpočtu míry automatizace (podílu zpracování bez ručních zásahů) a k analýze oddělení pravomocí. Pomáhá také odhalit potřebu školení, pokud konkrétní uživatelé opakovaně způsobují přepracování nebo chyby.

Umožňuje analyzovat oddělení pravomocí a vypočítat míru automatizace.

Najdete ho v transakčních protokolech nebo systémových auditních záznamech.