Datová šablona pro správu výdajů

Čas události neboli časová značka zaznamenává okamžik, kdy aktivita proběhla. Určuje chronologické pořadí událostí u každého výkazu výdajů, což je nezbytné pro přesnou rekonstrukci časové osy procesu.

V process mining jsou časové značky základem všech časových analýz. Slouží k výpočtu ukazatelů výkonnosti, jako je doba mezi aktivitami, celková doba zpracování od začátku do konce a čekání. Analýza časových značek pomáhá odhalit zpoždění ve schvalování, měřit efektivitu vyplácení náhrad a sledovat plnění dohodnutých úrovní služeb.

Tato časová značka je nezbytná pro chronologické seřazení událostí a výpočet všech časových ukazatelů, například doby zpracování a úzkých míst.

Nachází se v záznamech událostí nebo transakčních datech, často pod názvem „Datum vytvoření“, „Časová značka“ nebo „Datum události“.

ID výkazu výdajů je jedinečný identifikátor přiřazený každému výkazu, který zaměstnanec podá. Propojuje všechny kroky procesu, od vytvoření a podání přes schvalování a případné zamítnutí až po konečné vyplacení náhrady.

V process mining je tento atribut základem pro rekonstrukci případů. Každé jedinečné ID výkazu výdajů představuje jednu instanci procesu zpracování výdajů. Analýza průběhu jednotlivých výkazů umožňuje zobrazit procesní toky, vypočítat dobu zpracování každého výkazu a odhalit rozdíly v jejich vyřizování.

Jde o základní identifikátor případu, který propojuje všechny události v životním cyklu výkazu výdajů a umožňuje sledovat proces od začátku do konce.

Obvykle se nachází v datech hlavičky výkazu výdajů nebo v hlavní transakční tabulce procesu zpracování výdajů.

Název aktivity popisuje jeden krok nebo změnu stavu v procesu zpracování výdajů. Příklady: „Vytvořen výkaz výdajů“, „Manažer schválil“, „Označeno porušení pravidel“ a „Náhrada výdajů vyplacena“. Pořadí těchto aktivit tvoří procesní tok každého výkazu výdajů.

Při analýze v process mining je tento atribut zásadní pro zjištění skutečného modelu procesu. Analytici díky němu mohou zobrazit mapu procesu, najít úzká místa, kde aktivity trvají příliš dlouho, odhalit opakované zpracování, například „Zpráva vrácena k úpravě“, a určit nestandardní varianty procesu. Srozumitelnost a podrobnost názvů aktivit přímo ovlivňuje kvalitu poznatků o procesu.

Tento atribut určuje jednotlivé kroky procesu. Umožňuje zobrazit mapu procesu a analyzovat vzorce workflow i odchylky.

Odvozuje se ze záznamů událostí, tabulek změn stavu nebo transakčních záznamů spojených s výkazem výdajů.

Časová značka Poslední aktualizace dat uvádí, kdy byla data naposledy získána ze zdrojového systému nebo s ním synchronizována. Jasně tak určuje hranici dat zahrnutých do analýzy a všichni zúčastnění vědí, jak aktuální data jsou.

V process mining je tento atribut důležitý pro integritu dat a reporting. Uživatelé díky němu poznají, zda pracují s aktuálními informacemi, nebo s historickým snímkem. To je důležité zejména u dashboardů pro průběžné sledování, kde záleží na aktuálnosti dat. Atribut také pomáhá při řešení problémů v datových tocích, protože potvrzuje, zda se data obnovují podle plánu.

Zajišťuje přehled o aktuálnosti dat, která je důležitá pro přesnost a relevanci analýzy procesu i monitorovacího dashboardu.

Obvykle jej během načítání dat vytváří a ukládá nástroj pro integraci dat nebo ETL (Extract, Transform, Load).

Atribut Zdrojový systém označuje původ procesních dat. Ve velkých organizacích může zpracování výdajů zahrnovat několik propojených systémů, například HR systém s údaji o zaměstnancích, specializovaný nástroj pro podávání výkazů a ERP pro účtování. Toto pole pomáhá rozlišit data z jednotlivých zdrojů.

Tyto informace jsou užitečné při ověřování dat a při porozumění systémům, které proces podporují. Pokud se problémy soustředí v datech z konkrétního systému, může to ukazovat na potíže s integrací nebo přímo v dané aplikaci. Informace o zdroji také poskytuje kontext a pomáhá analytikům určit, který systém je pro jednotlivé kroky procesu zdrojem pravdy.

Označuje původ dat, což je důležité pro správu dat, řešení problémů a pochopení rozdílů v procesu napříč platformami.

Tato informace bývá součástí procesu extrakce dat nebo metadat. Může se doplnit také při přípravě dat.

Celková částka představuje součet všech jednotlivých položek výdajů v jednom výkazu. Jde o částku, která podléhá schválení a proplacení.

Tento atribut je důležitý pro finanční analýzu v process mining. Umožňuje rozdělit výkazy do hodnotových pásem, například na výkazy s vysokou a nízkou částkou, které často procházejí odlišnými schvalovacími postupy. Analytici mohou pomocí tohoto atributu vypočítat průměrné náklady na jeden výkaz, zkoumat finanční dopad opakovaného zpracování a zamítnutí nebo odhalovat trendy ve výdajích. Porovnání celkové částky s dobou zpracování může ukázat, zda schvalování výkazů s vyššími částkami trvá déle.

Umožňuje analyzovat finanční dopady, odhalovat vzorce ve výdajích a rozdělit proces podle hodnoty výkazu.

Je k dispozici v hlavičce dat výkazu výdajů a často se počítá jako součet částek všech položek.

Důvod zamítnutí je textové pole nebo předem definovaný kód, který vysvětluje, proč výkaz výdajů neprošel schvalovacím krokem. Mezi běžné důvody patří „Chybí účtenka“, „Nesprávná kategorie“ nebo „Výdaj mimo pravidla“.

Tento atribut je velmi užitečný při hledání příčin opakovaného zpracování. Analýza nejčastějších důvodů zamítnutí pomáhá odhalit systémové problémy. Pokud je například nejčastějším důvodem chybějící účtenka, může být potřeba lépe vysvětlit požadavky na dokumentaci nebo zjednodušit přikládání účtenek. Takové poznatky umožňují cíleně zlepšit proces, zvýšit podíl schválení napoprvé, omezit opakované zpracování a zkrátit celkovou dobu cyklu.

Vysvětluje příčiny opakovaného zpracování a umožňuje cíleně snižovat počet zamítnutí i zvyšovat podíl případů vyřízených napoprvé.

Zaznamenává se do pole pro komentář nebo vybírá ze seznamu, když schvalovatel použije akci „Zamítnout“ nebo „Vrátit“.

Atribut Měna určuje měnovou jednotku celkové částky. V mezinárodních organizacích zaměstnanci vykazují výdaje v různých měnách a toto pole poskytuje potřebný kontext pro všechny peněžní hodnoty.

Tento atribut je nezbytný pro přesnou finanční analýzu, zejména v mezinárodním prostředí. Umožňuje správně interpretovat peněžní hodnoty a převést je na společnou měnu pro souhrnné reporty. Bez něj by srovnání celkové částky výkazu v JPY s částkou v USD nedávalo smysl. Je také základem dashboardů, které zobrazují celkové výdaje, průměrné náklady a finanční KPI napříč regiony.

Poskytuje potřebný kontext pro všechny peněžní hodnoty a umožňuje přesné finanční reporty i srovnání mezi regiony a zeměmi.

Obvykle se ukládá společně s poli částek v datech hlavičky výkazu výdajů.

Tento atribut označuje organizační jednotku, například „Prodej“, „Vývoj“ nebo „Marketing“, do které předkladatel patří. Často je propojen se střediskem odpovědným za dané výdaje.

Oddělení zaměstnance je důležitým rozměrem pro srovnávací analýzu. Umožňuje filtrovat proces podle oddělení a odhalit výrazné rozdíly v jeho průběhu. Jedno oddělení může mít například mnohem vyšší podíl porušení pravidel nebo delší dobu schvalování než jiné. Tyto poznatky mohou vedení pomoci určit, zda konkrétní týmy potřebují cílené školení, úpravu procesu nebo upřesnění pravidel.

Umožňuje srovnávat obchodní jednotky a odhalovat chování specifické pro jednotlivá oddělení, úzká místa nebo problémy s dodržováním pravidel.

Obvykle se přebírá z hlavního záznamu zaměstnance, který je propojen s výkazem výdajů.

Předkladatel je zaměstnanec, kterému vznikly výdaje a který zahájil proces jejich proplacení vytvořením výkazu. Tento atribut je obvykle stejný u všech událostí spojených s jedním případem výkazu výdajů.

Obecný atribut „Uživatel“ označuje aktéra každého kroku, zatímco „Předkladatel“ poskytuje stálý atribut na úrovni případu pro analýzu chování vlastníka výkazu. Umožňuje zaměřit analýzu na zkušenost zaměstnanců, například zjistit, kdo má výkazy často zamítané nebo opakovaně porušuje pravidla. Na základě těchto poznatků lze připravit cílenou komunikaci nebo školení a od začátku zlepšit efektivitu procesu i dodržování pravidel.

Označuje vlastníka výkazu výdajů a umožňuje analyzovat chování zaměstnanců, například odhalit časté porušování pravidel nebo příčiny opakovaného zpracování.

Nachází se v datech hlavičky výkazu výdajů a je propojen se zaměstnancem, který záznam vytvořil.

Příznak porušení pravidel je jednoduchá hodnota ano/ne, která ukazuje, zda byl výkaz výdajů automaticky nebo ručně označen jako nesouladný s pravidly společnosti pro výdaje. Může jít například o překročení limitu, použití neschváleného dodavatele nebo chybějící dokumentaci.

Tento příznak je důležitý pro analýzu dodržování pravidel. Organizace díky němu mohou vypočítat celkový podíl porušení a zjistit, ve kterých odděleních, kategoriích výdajů nebo u kterých zaměstnanců k nim dochází nejčastěji. Pochopení četnosti a povahy porušení pomáhá upravovat pravidla, zlepšovat automatické kontroly a připravovat cílená školení. Tím lze omezit výdaje v rozporu s pravidly i výjimky v procesu.

Přímo podporuje sledování dodržování pravidel tím, že označuje výkazy, které s nimi nejsou v souladu, a pomáhá měřit i omezovat jejich porušování.

Příznak nebo pole v hlavičce výkazu výdajů či v datech jednotlivých položek, které často nastavuje modul pravidel systému.

Stav výkazu ukazuje, v jaké fázi procesu se výkaz výdajů právě nachází, případně jaký je jeho konečný výsledek. Stav se obvykle mění při přechodu mezi fázemi podání, schválení, zpracování a platby.

Tento atribut umožňuje filtrovat případy a analyzovat konkrétní skupiny. Můžete se například zaměřit pouze na zamítnuté výkazy a zjistit důvody zamítnutí nebo na výkazy čekající na schválení a prozkoumat aktuální úzká místa. V dashboardech poskytuje souhrnný přehled o aktuální pracovní zátěži a stavu všech rozpracovaných výkazů. Lze jej také použít k ověření posloupnosti aktivit vytvořené pro process mining.

Poskytuje souhrnný přehled o stavu výkazu, který se hodí k filtrování případů a tvorbě provozních dashboardů s aktuální pracovní zátěží.

Pole v hlavní tabulce hlaviček výkazů výdajů, které se aktualizuje podle postupu výkazu v jeho workflow.

Atribut Uživatel označuje osobu nebo automatizovaného agenta odpovědného za provedení konkrétního kroku procesu. Může jít o zaměstnance, který podal výkaz, manažera, který jej schválil, nebo pracovníka finančního týmu, který zpracoval náhradu výdajů.

Analýza procesu podle uživatelů je důležitá pro pochopení rozložení pracovní zátěže, porovnání výkonu jednotlivců a odhalení konkrétních osob, které mohou způsobovat zpoždění. Může například ukázat, zda je určitý manažer úzkým místem ve schvalovacím řetězci. Pomáhá také analyzovat rozdělení zdrojů a zajišťuje odpovědnost i možnost auditu v celém procesu.

Označuje aktéra každého kroku a umožňuje analyzovat pracovní zátěž, porovnávat výkon a odhalovat úzká místa spojená s konkrétními osobami nebo týmy.

Je k dispozici v záznamu událostí nebo historii transakcí, často propojený s ID uživatele či zaměstnance.

Kategorie výdajů slouží k rozlišení typu výdaje uvedeného ve vyúčtování. Jedno vyúčtování může obsahovat více kategorií, pokud zahrnuje několik položek.

Analýza procesu podle kategorie výdajů pomáhá organizacím porozumět struktuře výdajů a odhalit odlišnosti v průběhu procesu u jednotlivých kategorií. Například schvalování výdajů za „zahraniční cesty“ může být složitější a delší než u „kancelářských potřeb“. Tento atribut umožňuje podrobněji sledovat shodu s pravidly a zjistit, zda u některých kategorií dochází k porušování zásad častěji. Je důležitý také pro finanční plánování a sestavování rozpočtu.

Umožňuje analyzovat strukturu výdajů a zjistit, zda různé typy výdajů procházejí odlišnými procesy nebo se u nich liší míra shody s pravidly.

Obvykle se uvádí na úrovni jednotlivých položek vyúčtování. Pro analýzu případů lze kategorie sloučit nebo použít tu nejčastější.

Atribut Schvalovatel označuje osobu, která ve workflow vyúčtování schvaluje nebo zamítá. Proces může mít několik úrovní schvalování, například nejprve přímého nadřízeného a poté vedoucího oddělení nebo pracovníka finančního týmu.

Stejně jako atribut Uživatel se i Schvalovatel hodí zejména k analýze fáze schvalování, která bývá častým zdrojem prodlev. Umožňuje měřit dobu schvalování u jednotlivých osob a odhalit úzká místa. V dashboardech lze zobrazit vytížení a výsledky jednotlivých schvalovatelů. Tyto informace pomáhají při plánování zdrojů a ukazují, kde může být potřeba další školení k pravidlům pro výdaje.

Určuje konkrétní osobu odpovědnou za schválení a umožňuje analyzovat prodlevy, vytížení i jednotnost rozhodování.

Zaznamenává se v záznamu událostí nebo v historii transakcí u činností souvisejících se schvalováním.

Výsledek auditu zaznamenává zjištění z auditní kontroly v rámci procesu. Může jít o automatizovanou systémovou kontrolu dodržování pravidel nebo o ruční kontrolu finančním či auditním týmem. Mezi obvyklé výsledky patří „vyhověl“, „nevyhověl“ nebo „vyhověl s výhradami“.

Tento atribut přímo ukazuje účinnost interních kontrol. Analýza výsledků auditu pomáhá firmě posoudit míru rizika i kvalitu předložených vyúčtování. Odhalí oblasti, kde kontroly selhávají nebo kde se pravidla opakovaně vykládají nesprávně. process mining umožňuje porovnat výsledky auditu s dalšími atributy a zjistit například, zda některé kategorie výdajů nebo oddělení vykazují vyšší podíl neúspěšných auditů.

Přímo ukazuje výsledky kontrol shody s pravidly a interních kontrol, a pomáhá tak posoudit rizika i účinnost auditních pravidel.

Pole aktualizované automatizovaným systémem pravidel nebo uživatelem z auditního či finančního týmu po dokončení kontroly.

Způsob platby určuje, jak zaměstnanec původní výdaj uhradil. Obvykle jde buď o firemní kartu vydanou zaměstnavatelem, nebo o vlastní prostředky zaměstnance, které je třeba následně přímo proplatit.

Tento atribut pomáhá rozlišit dvě hlavní varianty procesu. Transakce firemní kartou se často ověřují jednodušeji, protože údaje přicházejí přímo od vydavatele karty. Výdaje hrazené z vlastních prostředků naopak vyžadují důkladnější kontrolu a následnou platbu zaměstnanci. Analýza podle způsobu platby může odhalit rozdíly v době zpracování, míře shody s pravidly i nákladech mezi těmito dvěma postupy. Může také ukázat, zda by větší využívání firemních karet zefektivnilo proces.

Rozlišuje hlavní varianty procesu, tedy platbu firemní kartou a z vlastních prostředků. Každá může mít jinou míru rizika, efektivitu i úroveň kontroly.

Obvykle se uvádí u jednotlivých položek výdajů a označuje zdroj peněz použitých k transakci.