Jak analyzovat proces a najít úzké místo

Tento průvodce připravil ProcessMind pro lidi, kteří v ProcessMind analyzují procesy. Postup využijete i v jiných nástrojích, ale v každém kroku uvádíme konkrétní obrazovku v pracovním prostoru. Můžete tak pracovat s vlastními daty, místo abyste převáděli obecný seznam úkolů do praxe. Samotná data neukážou, které zjištění je důležité. Šest kroků vás provede od dashboardů k úzkému místu v procesu, které doložíte konkrétními údaji.

Průvodce je určen dvěma typům čtenářů. Někteří už procesy analyzovat umějí a hledají jen odpovídající postup v ProcessMind: které zobrazení, metrika a filtr se hodí. Jiní s analýzou podnikových procesů začínají a potřebují nejprve pochopit souvislosti, aby dokázali vysvětlit každý krok v nástroji. Obě cesty najdete na jednom místě a ve stejném pořadí.

Na začátek nepotřebujete projekt datového inženýrství. Stačí export, který už máte: jeden řádek pro každou událost, identifikátor případu, název aktivity a časové razítko. Všechny následující kroky pracují s datovou sadou v ProcessMind. Není třeba nejprve připojovat živý systém.

Zbytek průvodce se řídí těmito otázkami. Co vidíte, ukazují dashboardy a Process Graph. Význam odhalí časové údaje, varianty a jednotlivé případy. Zlepšení pak závisí na tom, jaké rozhodnutí uděláte a jak ověříte jeho výsledek.

Co potřebujete před začátkem

Analýza začíná ještě před prvním grafem. ProcessMind může odpovědět jen na otázky, které umožňují vaše data. Než začnete, věnujte dvě minuty kontrole vstupů.

Pokud datová sada ještě není v pracovním prostoru, nahrajte záznam událostí a potom nastavte datovou sadu tak, aby ProcessMind správně načítal identifikátor případu, název aktivity a časové razítko. Atributy, jako jsou náklady, zdroj nebo informace o přepracování, jsou volitelné. Sloupce, které vynecháte, ale později nebudete moci využít k zodpovězení otázek. Než začnete, zkontrolujte proto atributy datové sady. Pokud v exportu chybí potřebné pole, můžete ho odvodit z dostupných sloupců pomocí vypočítaných atributů.

Od dashboardů k podloženému zjištění

ProcessMind rekonstruuje proces z dat o událostech a vypočítává metriky. Ukáže vám, že jedna aktivita má nejdelší dobu čekání, že třetina případů spadá do jedné varianty nebo že k přepracování dochází u každého pátého případu. Nerozhodne ale, které zjištění je důležité, nevysvětlí, proč daný vzorec vznikl, ani vám neřekne, co změnit. Právě tomu se věnuje tento průvodce.

Většina týmů už dashboardy má. Obtížné je vysvětlit na jejich základě, jak práce skutečně probíhá. Zdokumentovaný proces popisuje zamýšlený postup, zatímco data o událostech ukazují skutečné cesty případů. ProcessMind obsahuje obojí: model, který nakreslíte nebo vygenerujete, i datovou sadu, podle níž ho vyhodnocujete. Právě porovnáním těchto dvou pohledů začíná hledání úzkých míst v procesu.

Rozdíl mezi daty a vaším očekáváním berte jako otázku, ne jako verdikt. Práce se mění, výjimky se hromadí a žádný systém nezaznamená všechno. Porovnání ukáže, kde stojí za to hledat úzké místo. Někdy také zjistíte, že vaše představa o procesu už neodpovídá skutečnosti.

Šest kroků analýzy v ProcessMind

Každý krok zodpoví jednu otázku a připraví konkrétnější otázku pro další krok. Názvy zobrazení odpovídají těm, která najdete v pracovním prostoru. Když všech šest kroků projdete postupně, získáte opakovatelný postup pro hledání úzkých míst v další datové sadě.

1. Seznamte se s dashboardy

   Zjistěte, co měří jednotlivé grafy ProcessMind, a pak otevřete Process Graph se stejným obdobím a filtry.

2. Prozkoumejte proces

   Sledujte tok v Process Animation, vždy použijte jeden filtr a porovnejte Process Variants.

3. Zaměřte analýzu

   Převeďte zjištění na tři až pět otázek, na které mohou vaše data odpovědět.

4. Proveďte podrobnou analýzu ve vhodném zobrazení

   Ověřte každou otázku v Process Graph, Process Variants a Case Exploreru a uložte si podklady.

5. Shrňte zjištění

   Ke každému zjištění přiřaďte zobrazení, filtr a hodnotu. Pozorování oddělte od interpretace.

6. Rozhodněte, co dál

   Určete, kdo provede další kroky, nasimulujte změnu a nastavte, jak budete sledovat její dopad.

Krok 1: Seznamte se s dashboardy

Než začnete zkoumat určitý vzorec, zjistěte, co jednotlivé grafy měří. I přehledný dashboard může skrývat použité období, zahrnuté případy nebo způsob výpočtu. Při otevření Process Graph se navíc převezmou stejné filtry.

Každý graf čtěte podle toho, co měří

ProcessMind seskupuje grafy podle témat, kterým se věnují: čas a objem, přepracování, shoda a stav procesu. Otevřete dashboard, který odpovídá vaší otázce, a každý graf si projděte stejně jako v reportu:

• Co měří? Dobu průchodu, dobu zpracování, dobu čekání, počet případů nebo jinou metriku?
• Co vyjadřují hodnoty? Hodiny, dny, procenta, nebo počty?
• Které případy graf zahrnuje? Zkontrolujte filtry a datovou sadu, ze které graf vychází.
• Jaké období graf pokrývá? Měsíc, čtvrtletí, nebo všechna data v sadě?
• Jak se hodnota shrnuje? Průměr může zakrýt případy, které jsou mnohem rychlejší nebo pomalejší.

Zkontrolujte nastavení grafu, nespoléhejte na paměť. Pokud graf ukazuje průměr, podívejte se i na rozložení hodnot. Jeden neobvykle dlouhý případ může průměr zvýšit a způsobit, že zdravý proces vypadá pomalu.

Seznamte se s definicemi používaných metrik

ProcessMind rozlišuje tři časové metriky z dobrého důvodu: doba průchodu, doba zpracování a doba čekání měří různé věci, a to pro každý případ i aktivitu. Pokud je zaměníte, nalezené úzké místo může být jen důsledkem odlišné definice. Než metriky porovnáte, přečtěte si co jednotlivé časové metriky měří.

Pro první přehled celého procesu otevřete dashboard Process Health. Hodnotí proces podle pěti dimenzí CURES: shody, jednotnosti, přepracování, efektivity a plynulosti. Nejdřív zobrazí nejslabší dimenzi. Místo otázky „Kde začít?“ tak dostanete pořadí oblastí k prověření.

Process Health hodnotí proces podle CURES a jako první uvádí nejslabší dimenzi. Source: ProcessMind

Porovnejte čísla se svou znalostí procesu

Zvažte, zda výsledky odpovídají tomu, co o práci víte. Pokud dashboard ukazuje průměrnou dobu průchodu při zpracování objednávky pět dní, odpovídá to skutečnému průběhu práce? Pokud Process Graph ukazuje, že mnoho případů volí nečekanou cestu, víte, co ji způsobuje?

Nesoulad je dobrým výchozím bodem. Může jít o skutečný problém v procesu, rozdíly v práci týmů, neúplný záznam událostí nebo nesprávné čtení metriky. Zapište si, co víte a co ještě potřebujete ověřit.

Podívejte se na jednotlivé případy za čísly

Pokud graf vyvolá otázku, otevřete Case Explorer a prohlédněte si jednotlivé případy. Vyberte případy, na kterých je vzorec dobře vidět, a projděte jejich události od začátku do konce.

Všímejte si:

• Aktivit zaznamenaných u jednotlivých případů
• Pořadí, v jakém proběhly
• Dlouhých prodlev mezi událostmi
• Opakovaných aktivit nebo nečekaných cest
• Rozdílů mezi případy, které na dashboardu vypadají podobně

Porovnejte zaznamenaný sled událostí se svou představou o procesu. V systému může chybět některý krok nebo může mít název aktivity v praxi jiný význam. Jednotlivý případ pomůže vysvětlit určitý vzorec, ale než vyvodíte závěr, prověřte jich víc.

Zapište si, co víte

Stručně zaznamenejte:

• Co měří jednotlivé dashboardy a grafy
• Které filtry a období jsou nastavené
• Známá omezení dat
• Jak chápete hlavní metriky
• Otázky, ke kterým se potřebujete vrátit

K těmto poznámkám se můžete vrátit při další analýze. Kolega si podle nich také ověří váš postup.

Krok 2: Prozkoumejte proces

Jakmile víte, co dashboardy měří, prozkoumejte proces bez snahy potvrdit předem dané vysvětlení. Hledejte vzorce, které stojí za bližší prověření. Pomocí filtrů a Process Variants pak ověřte, zda se objevují i v různých skupinách případů.

Začněte s Process Animation

Process Animation v čase přehrává případy v Process Graph. Nejprve nastavte období a filtry a pak sledujte tok: případy se přesouvají mezi aktivitami a hromadí se tam, kde čekají.

Všímejte si:

• Aktivit, u kterých se případy hromadí
• Smyček, při kterých se případy vracejí k dřívější aktivitě
• Cest, kterými prochází mnoho případů, i cest, kterými jich prochází jen několik
• Rozdílů v toku mezi skupinami případů

Animace ukáže vzorec, ale nevysvětlí ho. Využijte ji k rozhodnutí, co prověřit dál, a pak zjištění ověřte pomocí metrik a jednotlivých případů.

Používejte vždy jen jeden filtr

Pomocí filtrů zúžte datovou sadu a porovnejte skupiny, například:

• Tento měsíc oproti předchozímu čtvrtletí
• Jednoho zákazníka nebo typ případu oproti jinému
• Úspěšně dokončené případy oproti případům se zpožděním
• Případy, které dodržely standardní cestu, oproti těm, které se od ní odchýlily

Pokud můžete, měňte vždy jen jeden filtr. Snáze tak určíte, čím je rozdíl způsobený, a budete moci porovnání zopakovat, až se někdo zeptá, jak jste k výsledku došli.

Rozdělte proces podle jednotlivých dimenzí

ProcessMind rozdělí proces podle atributů ve vaší datové sadě:

• Oddělení, tým nebo zdroj
• Region nebo lokalita
• Kategorie produktu nebo služby
• Zákaznický segment

Proces, který jako celek působí jednotně, může v různých týmech nebo typech případů probíhat odlišně. Rozdíl mezi skupinami je podnět k dalšímu zkoumání, ne důkaz, že jeden tým pracuje hůř. Ověřte, zda skupiny řeší srovnatelnou práci a zda se jejich aktivity zaznamenávají stejným způsobem.

Porovnávejte varianty, ne průměr

Process Variants uvádí různé cesty, kterými případy procházejí, a četnost každé z nich. Zeptejte se:

• Kterou cestou prochází většina případů?
• Které odchylky jsou časté, nikoli výjimečné?
• Jak se liší doba průchodu a další metriky podle jednotlivých cest?
• Jsou vzácné cesty skutečnými výjimkami, nebo se jedná o opakovanou obcházku postupu?

Většina případů obvykle připadá na několik variant, zatímco dlouhý seznam zbývajících variant tvoří výjimky. Začněte cestami, které se týkají největšího počtu případů. Prověřte ale i vzácnou cestu, pokud jsou její případy nákladné nebo pomalé. Samotná četnost neurčuje prioritu.

Formulujte možná vysvětlení jako hypotézy

Během průzkumu formulujte možná vysvětlení jasně a jednoduše:

• „Případy z tohoto regionu trvají déle, protože vyžadují další schválení.“
• „Případy s tímto atributem čekají před další aktivitou.“
• „Když se tento krok opakuje, dokončení případu trvá déle.“

Každá taková věta je hypotéza. Zeptejte se, jaké důkazy by ji podpořily a jaké by jí odporovaly. Pak ji ověřte pomocí filtrů, Process Variants a Case Exploreru. Pravděpodobné vysvětlení není zjištění, dokud ho nepotvrdí data.

Krok 3: Zaměřte analýzu

Při zkoumání procesu obvykle vyvstane víc otázek, než dokáže zodpovědět jediná analýza. Vyberte otázky, které jsou pro vlastníka procesu nejdůležitější a na které vaše data skutečně mohou odpovědět.

Hledejte opakující se témata

Vraťte se k poznámkám z prvních dvou kroků:

• Které vzorce se objevily opakovaně?
• Co vás překvapilo?
• Které výsledky stále potřebují vysvětlení?
• Na kterých otázkách záleží lidem odpovědným za proces?
• Kde už odborníci na proces vidí problém nebo příležitost?

Spojte to, co ukazují data, se znalostí lidí, kteří práci vykonávají. Ani jeden zdroj není úplný sám o sobě: data ukazují četnost a časové údaje, zatímco vlastník procesu vysvětlí pravidla, výjimky a změny, které se do záznamu událostí nedostanou.

Stanovte priority tří až pěti otázek

Nejprve vyberte tři až pět otázek k prověření. U každé zvažte:

1. Je otázka konkrétní a vede k dalšímu kroku? Uveďte část procesu, skupinu případů nebo měřítko.
2. Dokáže na ni odpovědět tato datová sada? Sepište potřebná pole a zobrazení.
3. Záleží na odpovědi? Zvažte, kolika případů se týká a jaké rozhodnutí může ovlivnit.
4. Dokážete ověřit svou interpretaci? Určete vlastníka procesu nebo odborníka, který ji může zkontrolovat.

Zaměřenou analýzu snáze dokončíte a vysvětlíte. K ostatním otázkám se můžete vrátit příště.

Sjednoťte očekávání

Analýza probíhá postupně. Zainteresovaní lidé mohou říct, že o daném vzorci už věděli. I tak máte podklad pro rozhodnutí. Mohou se také zeptat, co vzorec způsobilo. Pokud na to zatím nedokážete odpovědět, pojmenujte další otázku a nepřehánějte význam výsledku.

Držte se prioritních otázek a zajímavá vedlejší zjištění zapisujte do seznamu pro další prověření. Nenechte je odvést pozornost od analýzy. Později můžete začít další kolo. Když nejprve zodpovíte nejdůležitější otázky, budou mít zainteresovaní lidé podklad pro rozhodnutí.

Krok 4: Proveďte podrobnou analýzu ve vhodném zobrazení

Pro každou prioritní otázku vyberte vhodné zobrazení. Začněte celým procesem, zúžte datovou sadu na potřebné případy, porovnejte vybrané skupiny a otevřete jednotlivé případy, pokud potřebujete vysvětlit určitý vzorec.

Přiřaďte otázce vhodné zobrazení

Postupujte podle důkazů

U každé otázky:

1. Začněte celým procesem

   Než cokoli zúžíte, ověřte vzorec napříč všemi případy.

2. Použijte filtry

   Oddělte období, typ případu nebo výsledek, kterému chcete porozumět.

3. Porovnejte skupiny

   Hledejte rozdíl mezi případy uvedenými v otázce.

4. Prohlédněte si příklady

   Otevřete případy, které se skrývají za daným vzorcem, v Case Exploreru.

5. Ověřte, zda se vzorec opakuje

   Ověřte, zda se vzorec opakuje v dostatečném počtu případů, aby podpořil váš závěr.

Při práci se stále vracejte k původní otázce. Graf může odhalit zajímavý vzorec, který ale na vaši otázku neodpovídá. Takové zjištění patří na seznam pro další prověření.

Zaznamenávejte zjištění průběžně

U každého užitečného výsledku si poznamenejte:

• Jakou otázku jste prověřovali
• Které zobrazení a metriku jste použili
• Použité filtry a období
• Co ukazují data
• Co podle vás výsledek znamená
• Co ještě potřebujete ověřit

Samotné zobrazení uložte pomocí funkce Process Bookmarks. Záložka obnoví stejné filtry a nastavení. Při následné kontrole tak můžete odpovědět na další otázku, aniž byste analýzu vytvářeli znovu.

Vyřešte problémy s daty, které analýzu blokují, nebo je oddělte

Pokud vám problém s daty brání zodpovědět prioritní otázku, rozhodněte, zda ho můžete opravit, nebo zda potřebujete otázku zúžit. Bez časových razítek nelze spolehlivě porovnat časové údaje a žádná analýza to nenapraví. Základní problémy uvádí ProcessMind na dashboardu Data Quality.

Pokud problém otázku neovlivňuje, poznamenejte si ho a pokračujte. Opravovat každé omezení dat před dokončením jakékoli analýzy by oddálilo zjištění, aniž by to zlepšilo odpověď, kterou právě potřebujete.

Hledání úzkého místa v procesu: šest metod

Úzké místo v procesu je omezení, které zpomaluje průchod práce procesem. Analýza úzkých míst ukáže, kde případy čekají, jaké vzorce se zpožděním souvisejí a co je ještě třeba ověřit. Většinu situací pokrývá šest metod, z nichž každá má v ProcessMind odpovídající zobrazení.

Samotná dlouhá doba aktivity nedokazuje, že právě ona omezuje průchod procesem. Než ji označíte za úzké místo, prověřte frontu před ní, tok případů, které do ní vstupují a z ní odcházejí, i to, kterých případů se týká. Process Graph můžete ukázat také vlastníkovi procesu. V jednom zobrazení totiž spojuje čísla s cestou případů.

Doba průchodu: kam se ztrácí čas?

Otázka: Jak dlouho trvá průchod případů procesem a kde se tento čas spotřebuje?

Kde v ProcessMind: Process Graph s vybranou časovou metrikou a rozložení hodnot této metriky.

1. V Process Graph vyberte Average Throughput Time nebo Average Processing Time. Nastavte stejné období a filtry jako na dashboardu, ze kterého jste přešli.
2. Prohlédněte si hodnoty u aktivit a spojení: doba práce se zobrazuje u aktivity, doba čekání na spojení mezi dvěma aktivitami.
3. Porovnejte nejdelší spojení s celkovou dobou průchodu. Většinu celkového času obvykle tvoří několik spojení.
4. Přepínejte mezi průměrem a rozložením hodnot. Průměr může ovlivnit i malá skupina dlouhých případů.
5. Otevřete případy, které jsou za nejdelším spojením, v Case Exploreru.

Všímejte si:

• Spojení s nečekaně dlouhou dobou čekání
• Dlouhých prodlev mezi aktivitami
• Rozdílů v době průchodu podle typu případu, regionu nebo jiné dimenze
• Velkého rozdílu mezi průměrem a rozložením hodnot

Pozor: dlouhá doba průchodu nedokazuje, že práce probíhá pomalu. Případ může několik dní čekat na další krok. Než aktivitu označíte za omezení, zjistěte, kde se čas skutečně spotřebuje.

Přepracování: kde se opakují kroky?

Otázka: Kde případy opakují aktivity a jak často k tomu dochází?

Kde v ProcessMind: Process Graph, dashboard přepracování, Process Animation a Process Variants.

1. V Process Graph hledejte zpětná spojení. Zobrazují opakované smyčky.
2. V grafech přepracování zjistěte, ke kterým aktivitám se případy nejčastěji vracejí a jaký podíl případů se opakuje.
3. Přehrajte tok v Process Animation a sledujte, jak se případy vracejí k dřívějším aktivitám.
4. Vyfiltrujte případy s opakovanou aktivitou a porovnejte jejich dobu průchodu s případy bez opakování.

Dashboard přepracování ukazuje, ke kterým aktivitám se případy vracejí a jak často. Source: ProcessMind

Všímejte si:

• Aktivit, které případy navštíví více než jednou
• Opakovaných sekvencí, například Kontrola, Oprava, Kontrola
• Podílu případů s přepracováním
• Rozdílu v době průchodu mezi případy s opakováním a bez něj

Pozor: některá opakování jsou oprávněnou součástí kontroly. Časté přepracování může ukazovat na nejasné požadavky, problémy s kvalitou nebo potíže při předávání práce. Data o událostech ale ukazují vzorec, nikoli jeho příčinu. Ověřte si ji u lidí, kteří práci vykonávají.

Shoda: kde se tok odchyluje od modelu?

Otázka: Jak často se skutečný tok liší od modelovaného procesu?

Kde v ProcessMind: dashboard shody, Process Graph a filtry shody.

1. S vlastníkem procesu se dohodněte na požadovaných aktivitách a očekávané cestě. Kontrola vychází z modelu, který slouží jako reference.
2. Otevřete dashboard shody a projděte si zaznamenané odchylky.
3. Použijte filtry shody a zjistěte, které aktivity se vynechávají, přidávají nebo opakují.
4. Porovnejte odchylné cesty v Process Variants a zjistěte, jak často se každá z nich objevuje.
5. Ověřte, zda je každá odchylka povolenou výjimkou, nebo nezaznamenaným způsobem, jak obejít postup.

Dashboard shody porovnává modelovaný proces se skutečnými cestami případů. Source: ProcessMind

Všímejte si:

• Aktivit, které by měly proběhnout, ale chybějí
• Aktivit, které se objevují nečekaně
• Cest, které se liší od modelu
• Případů, které končí před očekávanou koncovou událostí

Pozor: odchylka nemusí být problém. Může jít o schválenou výjimku nebo praktický způsob, jak obejít postup, který by stálo za to zdokumentovat. Než odchylku označíte za porušení shody, ověřte zamýšlený proces u jeho vlastníka.

Zdroje: jak se práce rozděluje mezi týmy?

Otázka: Jak se práce rozděluje mezi zdroje, týmy nebo oddělení?

Kde v ProcessMind: organizační výběry, graf zdrojů a filtry.

1. Rozdělte proces podle zdrojů, týmů nebo oddělení pomocí organizačních atributů v datasetu.
2. Porovnejte objem případů a dobu průchodu v jednotlivých skupinách.
3. Sledujte předávání práce mezi skupinami. Při každém předání může do procesu vstoupit čekání.
4. Ověřte, zda skupiny zpracovávají srovnatelné případy a zda data zachycují jejich práci stejným způsobem.

Sledujte zejména:

• Nerovnoměrné rozložení práce mezi týmy nebo zdroji
• Rozdílnou dobu průchodu v jednotlivých týmech
• Opakované předávání práce mezi odděleními
• Činnosti závislé na malém počtu lidí

Pozor: rozdíl mezi zdroji neznamená, že někdo nebo některý tým pracuje lépe. Lišit se může složitost práce, školení, nástroje i způsob zaznamenávání. Využijte srovnání k formulaci lepších otázek pro vlastníka procesu, ne k hodnocení jednotlivců.

Objem a trend: kdy se proces mění?

Otázka: Jak se v čase mění objem případů a mění se spolu s ním i výkonnost?

Kde v ProcessMind: ve filtrech období a grafech trendů.

1. Porovnávejte vymezená období se stejnými filtry a stejnou metrikou.
2. Zjistěte, zda objem v datasetu roste, klesá, nebo zůstává stabilní.
3. Pokud data sahají dostatečně daleko, porovnejte období se stejným obdobím předchozího roku.
4. Ověřte, zda změny objemu souvisejí se změnou doby průchodu nebo jiného KPI.

Sledujte zejména:

• Sezónní výkyvy objemu
• Trendy, které se shodují se známou obchodní událostí
• Změny doby průchodu, které kopírují změny objemu
• Rozdíly mezi obdobími, která by podle očekávání měla být srovnatelná

Pozor: souběh změny výkonnosti a objemu nedokazuje, že změnu způsobilo právě kolísání objemu. Hledejte i další změny a ověřte načasování s lidmi, kteří provoz řídili.

Cesta a varianta: kudy práce prochází?

Otázka: Kudy případy procházejí a v čem se jednotlivé cesty liší?

Kde v ProcessMind: v Process Graph, Process Variants a filtrech cest.

1. V Process Graph najděte rozhodovací body a alternativní cesty, které z nich vedou.
2. V Process Variants zjistěte, kolik případů prochází jednotlivými cestami.
3. Vyfiltrujte jednu variantu a porovnejte její dobu průchodu a výsledek s ostatními.
4. Ověřte, které cesty vlastník procesu očekává a které ne.

Sledujte zejména:

• Nejběžnější cestu a výjimky kolem ní
• Rozdíly v době průchodu mezi variantami
• Cesty s kroky navíc nebo opakovanými kroky
• Cestu, kterou chce vlastník procesu prověřit

Pozor: začněte variantami s největším počtem případů. U vzácné cesty zvažte, kolik její případy stojí. O prioritě nerozhoduje jen četnost, ale také důsledky dané cesty.

Krok 5: shrňte zjištění

Analýza je užitečná, když lidé odpovědní za proces rozumějí vašim zjištěním a mohou rozhodnout, co dál. Postupujte v tomto pořadí: otázka, důkazy a omezení závěru.

Každé zjištění popište stejným způsobem

Ke každé prioritní otázce napište těchto pět bodů:

1. Otázka: Co jste zkoumali?
2. Zjištění: Co ukazují data?
3. Důkazy: Který pohled, metrika, filtry a případy zjištění potvrzují?
4. Důsledky: Co mohou zjištění znamenat pro proces?
5. Další krok: Co má vlastník procesu ověřit nebo rozhodnout?

Oddělujte to, co ukazují data, od toho, jak si je vykládáte. „Případy v této skupině mají delší průměrnou dobu průchodu“ je pozorování. „Zdržení způsobuje krok schválení“ je tvrzení o příčině, které vyžaduje další důkazy. K jeho potvrzení je obvykle potřeba simulace nebo změna procesu.

Připravte prezentaci, ve které se ostatní zorientují

Uspořádejte prezentaci tak, aby bylo zřejmé, jak jste k závěrům došli:

1. Shrnutí: Hlavní zjištění a rozhodnutí, která potřebujete
2. Metoda: Dataset, období a zvolený postup
3. Zjištění: Samostatná část pro každou prioritní otázku
4. Důsledky: Co mohou zjištění znamenat pro proces
5. Další kroky: Co ověřit, co zvážit a kdo za to odpovídá
6. Podklady: Grafy, filtry a příklady případů

Pokud to diskuse umožňuje, prezentujte přímo z ProcessMind. Publikum uvidí filtry vedle čísel a může si vyžádat jiný pohled. Při exportu grafů do prezentace uveďte v popisku období i použitý filtr. Bez těchto údajů nelze graf ověřit. Process Charts popisuje možnosti exportu a v Custom Dashboards si sestavíte pohled pro konkrétní schůzku.

Dopad vyčíslete obezřetně

Pokud to data umožňují, popište zjištění v obchodních souvislostech: skupina případů s delší dobou průchodu, stanovený podíl případů s přepracováním nebo varianta, která představuje třetinu objemu.

Přesně uveďte, co jste měřili. Možné zlepšení nevydávejte za zaručený výsledek. Pokud odhadujete dopad změny, popište předpoklad a jasně označte, že jde o odhad. Simulace poctivě ukáže, co by změna mohla přinést. Promítne ji do modelu procesu, místo aby výsledek odvozovala z jediného grafu.

Před prezentací si vyžádejte zpětnou vazbu

Projděte zjištění s těmito lidmi:

• Kolega, který rozumí datům
• Odborník na proces, který zná jeho průběh
• Zainteresovaná osoba, která ověří, zda váš výklad odpovídá provozu

Požádejte je, aby zpochybnili vaše předpoklady a doplnili chybějící souvislosti. Kontrola odhalí problémy v datech a pomůže zabránit tomu, aby se korelace vydávala za příčinu.

Krok 6: co dál

Po sdílení zjištění se dohodněte, co bude následovat. Některé výsledky vedou ke změně procesu, jiné vyžadují další šetření nebo kvalitnější dataset. Zaznamenejte rozhodnutí i osobu odpovědnou za další kroky.

Sledujte úkoly a další kroky

Kontrola může přinést požadavky na další analýzu, rozhodnutí o možných zlepšeních nebo úkoly pro vlastníky procesů. Každý úkol přiřaďte konkrétní osobě a uveďte další krok. Jinak se ztratí v každodenní práci.

Než se ke změně zavážete, nejprve ji simulujte

Analýza pomáhá při rozhodování, změnu ale neprovádí. V ProcessMind je přirozeným dalším krokem otestovat změnu na modelu. What-if analysis porovnává scénář současného stavu se scénářem budoucího stavu nad stejnými daty. Uvidíte tak dopad na dobu průchodu ještě předtím, než někdo proces předělá. Stránka simulation capability popisuje možnosti simulačního nástroje. O širším postupu od zjištění ke zlepšení provozu se dočtete v článku how to implement process optimization.

Ověřte, zda změna fungovala

Pokud se proces změní, porovnejte období před změnou a po ní se stejnými definicemi a filtry. Ověřte, zda se změnila sledovaná metrika a zda se spolu s ní změnilo i něco dalšího. Process Health slouží k tomuto srovnání. Postup popisuje článek how to continuously monitor your process.

Zdokumentujte analýzu

Zaznamenejte:

• Otázky, které jste zkoumali
• Použitý dataset a období
• Omezení dat, která měla vliv na analýzu
• Zjištění a podklady, o které se opírají
• Rozhodnutí, odpovědné osoby a další kroky

Díky záznamu bude další analýza rychlejší a ostatní budou moci ověřit váš postup.

Opakujte celý postup

Analýza procesů není jednorázová záležitost. Nová data, změny v práci i nové otázky přinášejí další kolo analýzy. Každé kolo může proměnit zjištění ve zlepšení provozu. Seznam otázek udržujte stručný a ke každému zjištění připojte podklady. Postup tak bude pokaždé rychlejší.

Začněte s ProcessMind

Tento postup můžete použít na exportu, který už máte. ProcessMind načte data do datasetu, vykreslí proces a připraví dashboardy, Process Graph a Case Explorer, které potřebujete pro výše uvedené kroky. Pohledy pak můžete uložit jako záložky a sdílet s lidmi odpovědnými za proces.

Při prvním nastavení postupujte podle getting started guide. Pro popsané kroky nepotřebujete konektor.

Pokud se chcete seznámit se základy samotného toku, přečtěte si What is Process Mining?, kde se dozvíte, jak se z dat událostí sestaví proces. A Strategic Guide for Data-Driven Process Improvement představuje širší program, do kterého tato analýza zapadá. Článek Process Improvement Techniques: The Ultimate List porovnává související metody.