Šablona dat pro proces Record to Report: uzávěrka období a vyrovnání

Čas události zaznamenává přesné datum a čas zahájení činnosti. Toto časové razítko je nezbytné pro chronologické seřazení událostí a rekonstrukci průběhu procesu pro každé finanční období. Je výchozím bodem veškeré časové analýzy v process mining.

Přesnost času události je zásadní pro výpočet ukazatelů výkonnosti, jako je doba cyklu a čekání mezi činnostmi. Analýzou časových rozdílů mezi po sobě jdoucími událostmi mohou firmy určit, kde vznikají prodlevy, a lépe pochopit časový průběh uzávěrky. Tyto informace pomáhají hledat možnosti, jak uzávěrku zrychlit a zvýšit její efektivitu.

Toto povinné časové razítko je nutné pro správné seřazení událostí, výpočet doby cyklu mezi činnostmi a měření celkové délky procesu uzávěrky.

V transakčních záznamech, záhlavích dokumentů nebo tabulkách událostí workflow systému bývá uveden jako „Datum vytvoření“, „Datum zaúčtování“ nebo „Datum zahájení“.

Finanční období označuje konkrétní účetní období, například „2023-12“ nebo „Q4-2023“, ve kterém probíhají všechny činnosti spojené s uzávěrkou. Představuje hlavní případ, který propojuje jednotlivé události, od uzavření pomocných knih až po vytvoření závěrečných výkazů, do jedné instance procesu od začátku do konce.

V process mining umožňuje analýza činností seskupených podle finančního období změřit celkovou dobu uzávěrky. Porovnáním jednotlivých období lze odhalit trendy, zlepšení i zhoršení výkonnosti. Použití tohoto údaje jako ID případu zajistí, že související účetní zápisy, odsouhlasení a schválení budou přiřazeny ke stejné uzávěrce.

Jde o základní identifikátor případu, který sdružuje všechny související činnosti a umožňuje analyzovat dobu trvání a efektivitu procesu uzávěrky od začátku do konce.

Obvykle se nachází v záhlaví nebo v části se základními údaji finančních dokumentů a systémů pro správu úkolů souvisejících s uzávěrkou.

Název činnosti popisuje jednotlivý krok v procesu uzávěrky a odsouhlasení, například „Zaúčtování účetního zápisu“, „Schválení odsouhlasení“ nebo „Uzavření období“. Tyto činnosti tvoří posloupnost událostí, která představuje celý proces pro dané finanční období.

Analýza pořadí a délky těchto činností je základem process mining. Pomáhá odhalit skutečný průběh procesu, najít úzká místa, kde činnosti trvají příliš dlouho, a zjistit odchylky od standardního postupu. Různé názvy činností umožňují rozdělit proces na části a zaměřit se například na odsouhlasení nebo konsolidaci.

Tento atribut je základem pro zobrazení mapy procesu, hledání úzkých míst a pochopení pořadí událostí v cyklu uzávěrky.

Lze jej odvodit z kódů transakcí, záznamů událostí, popisů úkolů ve workflow nástroji nebo změn stavu dokumentů ve finančním systému.

Tento atribut zaznamenává datum a čas poslední aktualizace datové sady. Poskytuje důležitý kontext pro analýzu: ukazuje aktuálnost dat a časový okamžik, po který jsou události zahrnuty. U dynamického procesu, jako je uzávěrka období, je tato informace zásadní pro dashboardy s průběžným sledováním.

Aktuálnost dat je důležitá pro všechny, kdo při rozhodování vycházejí z analýzy process mining. Uživatelé tak vědí, zda pracují s úplným historickým pohledem, nebo s téměř aktuálním snímkem probíhající uzávěrky. Toto časové razítko je důležitým metadatovým údajem pro zachování integrity dat a důvěry uživatelů.

Informuje o aktuálnosti dat, aby uživatelé věděli, jak současný je pohled na proces.

Obvykle jde o metadata vytvořená při procesu extrakce, transformace a načítání dat (ETL).

Atribut Zdrojový systém označuje aplikaci nebo modul, ve kterém byla činnost zaznamenána. Proces uzávěrky v prostředí s více systémy často zahrnuje například ERP pro účetní zápisy, nástroj pro odsouhlasení účtů a konsolidační systém pro výkaznictví.

Sledování zdrojového systému u každé události pomáhá pochopit, jaké technologie proces využívá. Může odhalit závislosti mezi systémy i problémy s integrací dat nebo výkonem konkrétního systému. Tento pohled ocení vedoucí pracovníci IT a financí, kteří chtějí zjednodušit používané aplikace nebo zjistit, zda prodlevy v procesu způsobuje určitý systém.

Ukazuje, kde probíhá každý krok procesu. Pomáhá tak pochopit předávání práce mezi systémy a odhalit úzká místa způsobená technologiemi.

Tato informace bývá součástí rámce pro extrakci dat nebo ji lze najít v technických metadatech zdrojových tabulek.

Čas ukončení označuje přesné datum a čas dokončení konkrétní činnosti. Čas zahájení ukazuje, kdy činnost začala, zatímco čas ukončení umožňuje zjistit, jak dlouho trvala. To je důležité zejména u úkolů s měřitelnou délkou, například při vytváření složitého výkazu nebo ručním odsouhlasení.

V process mining umožňuje kombinace času zahájení a času ukončení vypočítat dobu zpracování činnosti. Jde o základní ukazatel pro hledání neefektivních a na zdroje náročných kroků. Analýza doby zpracování pomáhá rozlišit čas věnovaný samotné práci od čekání na zahájení dalšího kroku a poskytuje podrobnější pohled na výkonnost procesu.

Umožňuje vypočítat dobu zpracování činnosti, což pomáhá odhalit neefektivní úkoly a úzká místa v dostupnosti zdrojů.

Ve zdrojovém systému jej lze najít jako „Datum dokončení“, „Datum poslední změny“ nebo časové razítko změny stavu v transakčních či protokolových tabulkách.

Částka transakce vyjadřuje finanční hodnotu události, obvykle účetního zápisu nebo úpravy. Může jít o celkovou hodnotu dokladu, hodnotu jednotlivé položky nebo částku úpravy při odsouhlasení.

Tento atribut doplňuje analýzu procesu o důležitý obchodní kontext. Umožňuje určit priority podle finančního dopadu. Analýza hodnoty ručních účetních zápisů může například pomoci zaměřit automatizaci na nejvýznamnější úpravy. Usnadňuje také hodnocení rizik tím, že odhalí transakce s vysokou hodnotou, které mohou vyžadovat přísnější kontroly nebo schvalování.

Doplňuje události procesu o finanční kontext, umožňuje analyzovat peněžní dopad úprav a pomáhá určit priority zlepšení podle jejich hodnoty.

Najdete ji v položkách nebo záhlaví finančních dokladů, často v polích pro místní a skupinovou měnu.

ID účetního zápisu je jedinečné číslo nebo kód, který označuje jeden účetní doklad. Tyto doklady slouží k zaznamenávání finančních transakcí, včetně běžných zápisů, časového rozlišení a úprav prováděných při uzávěrce.

Tento atribut umožňuje podrobně analyzovat zpracování účetních zápisů. Propojením činností s konkrétním ID účetního zápisu lze sledovat jeho průběh od vytvoření po zaúčtování, včetně kontroly a schvalování. Je nezbytný pro dashboardy zaměřené na ruční úpravy, protože pomáhá vyčíslit jejich počet, hodnotu a dopad na uzávěrku.

Jednoznačně označuje účetní doklady a umožňuje podrobně analyzovat počet účetních zápisů, opakované zpracování a dobu schvalování.

Primární klíč v tabulkách záhlaví účetních dokladů, často označený jako „Číslo dokladu“ nebo „ID účetního zápisu“.

Kód společnosti označuje konkrétní právnickou osobu nebo dceřinou společnost v rámci skupiny, pro kterou se provádí uzávěrka. Před sestavením skupinových výkazů je často nutné uzavřít účetnictví několika společností.

Tento atribut je důležitý pro filtrování podle organizace a vzájemné porovnávání. Analytici díky němu mohou porovnat efektivitu a včasnost uzávěrky v různých společnostech. Mohou tak najít osvědčené postupy ve společnostech s dobrými výsledky a uplatnit je jinde, případně určit, kde je potřeba další podpora nebo zlepšení procesů.

Umožňuje porovnávat a vyhodnocovat proces uzávěrky v různých právnických osobách, hledat osvědčené postupy a určit oblasti ke zlepšení.

Standardní organizační pole, které se v ERP systému nachází v záhlaví většiny tabulek finančních transakcí.

Tento atribut označuje zaměstnance nebo systémového uživatele odpovědného za konkrétní úkol v procesu uzávěrky. Může jít například o účetního, který zaúčtoval účetní zápis, vedoucího, který schválil odsouhlasení, nebo analytika, který vytvořil finanční výkazy.

Analýza podle odpovědného uživatele pomáhá pochopit rozložení pracovní zátěže a výkonnost týmu a odhalit potřebu školení. Může ukázat, zda některý pracovník představuje úzké místo nebo zda je práce v týmu rozložena nerovnoměrně. Tento pohled na práci jednotlivých lidí usnadňuje plánování zdrojů a zvyšování produktivity týmu během náročného období uzávěrky.

Umožňuje analyzovat rozložení pracovní zátěže a produktivitu týmu a odhalit příležitosti ke školení i nedostatek zdrojů.

Najdete jej v polích jako „Jméno uživatele“, „Vytvořil“, „ID zaměstnance“ nebo „Vlastník“ v záhlavích finančních dokumentů a protokolech úkolů workflow.

Stav odsouhlasení označuje, v jaké fázi se odsouhlasení účtu v daném okamžiku nachází. Mezi běžné stavy patří „Nezahájeno“, „Probíhá“, „Odesláno ke kontrole“, „Zamítnuto“ a „Schváleno“. Tyto stavy často odpovídají jednotlivým činnostem v procesu.

Analýza změn stavů je jedním z hlavních způsobů, jak rekonstruovat průběh odsouhlasení. Stav je důležitý pro měření ukazatelů výkonnosti, například míry odsouhlasení napoprvé, která sleduje podíl odsouhlasení schválených bez zamítnutí. Pomáhá také zjistit, u kterých účtů nebo oddělení dochází k častému zamítání, což může ukazovat na problémy s kvalitou nebo potřebu školení.

Sleduje průběh odsouhlasení a umožňuje měřit míru opakovaného zpracování, dobu schvalování i celkovou efektivitu dílčího procesu odsouhlasení.

Pole stavu úkolu nebo objektu odsouhlasení v systému pro správu odsouhlasení.

ID odsouhlasení jednoznačně označuje konkrétní odsouhlasení, například odsouhlasení určitého bankovního účtu za konkrétní období. V rámci celého procesu uzávěrky funguje jako dílčí případ a sdružuje přípravu, kontrolu a schválení daného odsouhlasení.

Sledování tohoto ID je důležité pro podrobnou analýzu dílčího procesu odsouhlasení. Umožňuje změřit dobu od zahájení odsouhlasení až po jeho konečné schválení. Pomáhá také vypočítat míru opakovaného zpracování tím, že odhalí odsouhlasení vrácená k opravě.

Umožňuje podrobně analyzovat dílčí proces odsouhlasení, včetně doby cyklu, míry opakovaného zpracování a úzkých míst u jednotlivých odsouhlasení.

Primární identifikátor ve specializovaných systémech nebo modulech pro odsouhlasení účtů.

Atribut Je automatizováno je logický příznak (true/false), který rozlišuje úkoly provedené člověkem od úkolů provedených systémem, například plánovanou dávkovou úlohou nebo botem pro robotickou automatizaci procesů (RPA). Pomáhá určit míru automatizace procesu uzávěrky.

Analýza podle tohoto atributu umožňuje vyčíslit dopad automatizačních iniciativ. Firmy mohou sledovat podíl automatizovaných a ručních činností, určit vhodné kandidáty pro další automatizaci a ověřit, zda stávající automatizace fungují podle očekávání. Tento pohled je užitečný pro organizace, které se zaměřují na digitální transformaci a zvyšování efektivity finančního oddělení.

Rozlišuje úkoly prováděné lidmi a systémy, umožňuje měřit míru automatizace a hledat další příležitosti k automatizaci.

Lze jej odvodit z ID uživatele, například systémového uživatele nebo bota, z kódů transakcí spojených s dávkovými úlohami nebo z konkrétních příznaků ve workflow nástrojích.

Atribut Oddělení označuje organizační jednotku, například finance, controlling nebo závazky, která odpovídá za konkrétní činnost. Poskytuje funkční pohled na proces a doplňuje pohled na právnickou osobu, který nabízí kód společnosti.

Analýza podle oddělení pomáhá pochopit předávání práce a spolupráci mezi týmy. Může odhalit prodlevy způsobené čekáním na dokončení předchozího úkolu v jiném oddělení. Tyto informace pomáhají zlepšit komunikaci mezi odděleními a zjednodušit workflow, do kterých je zapojeno více týmů.

Pomáhá analyzovat předávání práce a výkonnost různých týmů a odhalit možnosti lepší spolupráce mezi odděleními.

Lze jej odvodit z kmenových dat uživatelů, údajů o nákladových střediscích propojených s transakcemi nebo z informací zadaných přímo v systémech pro správu workflow.

Plánované datum dokončení neboli cílové datum je termín stanovený pro dokončení celé uzávěrky nebo jejích hlavních milníků. Je součástí kalendáře uzávěrky, podle kterého finanční týmy plánují svou práci.

Porovnáním skutečného data dokončení s plánovaným datem mohou organizace měřit podíl uzávěrek dokončených včas, což je důležitý KPI finančního oddělení. Analýza odchylek od plánu pomáhá týmům pochopit příčiny prodlev a zlepšit plánování i provedení uzávěrky v dalších obdobích. Analýza procesu tak neslouží jen k popisu průběhu, ale pomáhá také lépe dodržovat termíny.

Umožňuje měřit včasnost uzávěrky podle jejího kalendáře, odhalovat opakující se prodlevy a zlepšovat plánování dalších období.

Udržuje se v aplikacích pro správu uzávěrky nebo úkolů, případně v centrálním kalendáři či tabulce.

Tento atribut rozděluje odsouhlasení do skupin podle jejich povahy. Mezi běžné typy patří rozvahové, bankovní, vnitroskupinové, dlouhodobý majetek nebo výsledkové odsouhlasení. Jednotlivé typy se mohou lišit složitostí, rizikem i standardním postupem.

Rozdělení analýzy podle typu odsouhlasení umožňuje smysluplnější porovnání výkonnosti. Například vnitroskupinová odsouhlasení bývají složitější a časově náročnější než jednoduchá bankovní odsouhlasení. Tento atribut pomáhá nastavit realistické cíle a určit konkrétní problémy v jednotlivých kategoriích odsouhlasení.

Umožňuje porovnávat výkonnost různých kategorií odsouhlasení a lépe pochopit problémy i efektivitu procesu.

Lze jej odvodit z vlastností účtu hlavní knihy nebo jej najít jako samostatné pole kategorie v nástroji pro správu odsouhlasení.

Typ účetního zápisu rozděluje účetní doklady podle jejich účelu nebo povahy. Mezi běžné typy patří standardní zápisy z pomocných knih, ruční úpravy, časové rozlišení, reklasifikace a storno zápisy. Toto zařazení objasňuje, proč byl účetní zápis vytvořen.

Analýza podle typu účetního zápisu pomáhá odlišit běžná automatická zaúčtování od nestandardních ručních zásahů. Vysoký počet opravných nebo ručních zápisů může ukazovat na problémy v předchozích procesech nebo nedostatečnou automatizaci. Tato analýza pomáhá hledat možnosti, jak sjednotit procesy a omezit ruční práci při uzávěrce.

Rozděluje účetní zápisy na běžné a mimořádné, což pomáhá vyčíslit a analyzovat dopad ručních úprav.

Obvykle je uložen v záhlaví účetního dokladu v poli „Typ dokladu“ nebo v podobném klasifikačním poli.

Účet hlavní knihy je základním prvkem finančního účetnictví. Představuje konkrétní typ aktiva, závazku, vlastního kapitálu, výnosu nebo nákladu. Při uzávěrce se činnosti, jako jsou účetní zápisy a odsouhlasení, vždy vztahují k jednomu nebo více účtům hlavní knihy.

Analýza podle účtu hlavní knihy poskytuje podrobnější pohled na průběh uzávěrky. Pomáhá zjistit, které účty se odsouhlasují nejsložitěji nebo nejdéle a u kterých je potřeba nejvíce opravných zápisů. Tyto poznatky mohou vést ke zjednodušení účtové osnovy nebo ke zlepšení účetních postupů u účtů s vysokým rizikem či objemem.

Umožňuje podrobnou analýzu a pomáhá určit, které účty se odsouhlasují nejsložitěji nebo nejdéle, aby bylo možné cíleně zlepšit procesy.

Najdete jej v položkách účetních zápisů a jako důležitý atribut v systémech pro odsouhlasení účtů.