Šablona dat pro zpracování faktur dodavatelů

Čas události zachycuje přesný okamžik, kdy v životním cyklu faktury proběhla konkrétní aktivita. Každá aktivita, od „Faktura přijata“ po „Faktura vyrovnána“, má přiřazené časové razítko.

Tento atribut je důležitý pro analýzu výkonnosti. Umožňuje vypočítat dobu mezi aktivitami, například dobu schvalování nebo platby, i celkovou dobu zpracování každé faktury od začátku do konce. Analýza těchto dob pomáhá odhalit úzká místa, porovnat výkonnost s dohodnutými úrovněmi služeb (SLA) a najít příležitosti ke zrychlení. Časové údaje také umožňují seřadit události chronologicky a přesně zrekonstruovat průběh procesu.

Tento údaj je nezbytný pro výpočet doby zpracování, odhalení úzkých míst a analýzu časové posloupnosti událostí v procesu.

Najdete jej v systémových protokolech, polích s datem vytvoření nebo změny transakce nebo v časových razítkách událostí spojených s doklady faktur.

ID faktury je jedinečný alfanumerický kód přiřazený každé faktuře od dodavatele. Slouží jako hlavní reference pro všechny aktivity a údaje související s danou fakturou, od jejího přijetí až po konečnou platbu a vyrovnání.

V process mining je ID faktury zásadní. Funguje jako ID případu a umožňuje softwaru spojit posloupnost událostí, například „Faktura přijata“, „Schváleno“ a „Zaplaceno“, do souvislého průběhu jedné faktury. Díky tomu lze analyzovat varianty procesu, dobu zpracování a úzká místa u každé faktury zvlášť a získat přehled o tom, jak se s jednotlivými fakturami pracuje.

Jde o nejdůležitější atribut, protože propojuje všechny související kroky procesu do jednoho případu a umožňuje analyzovat a vizualizovat proces od začátku do konce.

Obvykle se nachází v hlavičkových údajích faktury nebo v tabulkách transakcí závazků ve zdrojovém systému.

Název aktivity popisuje konkrétní úkon, změnu stavu nebo milník v životním cyklu zpracování faktury. Každá zaznamenaná událost, například „Faktura ověřena“, „Předáno ke schválení“ nebo „Platba provedena“, má vlastní název aktivity.

Tento atribut tvoří základ procesní mapy. Každá jedinečná hodnota se v ní zobrazí jako uzel. Analýza posloupnosti, četnosti a doby mezi aktivitami je základem process mining. Pomáhá odhalit běžné průběhy, odchylky a opakované cykly práce. Díky tomu zjistíte, co se v procesu skutečně děje.

Určuje kroky v procesní mapě a umožňuje vizualizovat a analyzovat průběh procesu, úzká místa i odchylky.

Obvykle se odvozuje z transakčních kódů, záznamů událostí, polí se změnou stavu nebo záznamů konkrétních úkonů uživatelů ve zdrojovém systému.

Časové razítko poslední aktualizace dat označuje, kdy byla data naposledy získána ze zdrojového systému a načtena do prostředí process mining. Neuvádí, kdy nastala obchodní událost, ale jak aktuální jsou analyzovaná data.

Tento atribut je důležitý pro správu dat a pomáhá uživatelům posoudit aktuálnost získaných poznatků. Ověříte díky němu, že analýza vychází z aktuálních informací, a můžete sledovat stav a četnost datového toku. Zúčastněné strany tak při rozhodování na základě dashboardů a analýz vědí, jak stará data jsou.

Je důležitý pro správu dat a pomáhá uživatelům ověřit jejich aktuálnost. Díky tomu mohou získaným poznatkům více důvěřovat.

Toto časové razítko se obvykle vytvoří a přidá při procesu získávání, transformace a načítání dat (ETL).

Tento atribut označuje původní IT systém, ve kterém byla data události vytvořena nebo zaznamenána, například ERP, systém pro správu dokumentů nebo nástroj pro workflow. Pokud se na procesu zpracování závazků podílí více systémů, pole pomáhá určit, odkud jednotlivé aktivity pocházejí.

Analýza podle zdrojového systému pomáhá porozumět roztříštěnosti procesu a problémům s integrací dat. Může ukázat, zda se prodlevy nebo problémy pojí s předáváním mezi systémy. Je důležitá také pro správu a ověřování dat, protože pomáhá zajistit, aby přehled o procesu správně zachycoval údaje z každého systému.

Udává původ dat, což je důležité při jejich ověřování a řešení problémů i při analýze odlišností procesu v různých systémech.

Obvykle jde o neměnnou hodnotu, která se přidává při získávání dat nebo je dostupná v hlavičkách systémových protokolů.

Částka faktury představuje celkovou hrubou hodnotu faktury, kterou dodavatel předložil. Jde o důležitý finanční ukazatel každého případu.

Tento atribut se často používá při finanční analýze a hodnocení výkonnosti. Umožňuje filtrovat procesy podle významnosti částek, například samostatně analyzovat faktury s vysokou hodnotou, odhalit úzká místa při schvalování faktur nad stanovený limit a vyčíslit finanční dopad neefektivních procesů. Lze s jeho pomocí například určit hodnotu zablokovaných faktur nebo upřednostnit automatizaci velkého objemu faktur s nízkou hodnotou. Jde o základní dimenzi téměř všech dashboardů pro závazky.

Umožňuje analyzovat finanční dopady, například vyčíslit hodnotu zablokovaných plateb, a pomáhá určovat priority faktur podle jejich významnosti.

Obvykle se nachází v hlavičce nebo v tabulkách položek fakturačních transakcí.

Číslo objednávky je referenční ID dokumentu, kterým byl původně schválen nákup zboží nebo služeb od dodavatele. Faktury mohou být vystaveny na základě objednávky, nebo bez ní.

Tento atribut je zásadní pro analýzu párování faktur. Umožňuje rozlišit faktury s objednávkou a bez ní, které často procházejí zcela odlišnými procesy. Analýza se může zaměřit na efektivitu třístranného párování objednávky, příjemky a faktury, odhalit příčiny neúspěšného párování a měřit KPI míry úspěšného párování na první pokus. Chybějící číslo objednávky u faktury, která ho má mít, často signalizuje problém s dodržováním procesních pravidel.

Je zásadní pro analýzu efektivity párování faktur, rozlišení procesů s objednávkou a bez ní a odhalování problémů s dodržováním pravidel.

Nachází se v údajích o fakturačních transakcích, často v referenčním poli, které propojuje fakturu s nákupním modulem.

Datum splatnosti faktury je datum, do kterého je třeba zaplatit dodavateli, aby byla platba včasná a nevznikly případné poplatky či sankce za prodlení. Obvykle se vypočítává z data faktury a sjednaných platebních podmínek, například se splatností do 30 dnů.

Tento atribut je nezbytný pro měření výkonnosti plateb. Slouží jako základ pro výpočet KPI míry včasných plateb a odhalování opožděných plateb. Porovnáním data splatnosti se skutečným datem platby lze vyhodnotit včasnost plateb. Organizace tak mohou zlepšit vztahy s dodavateli, vyhnout se sankcím a lépe řídit peněžní toky.

Je zásadní pro měření včasnosti plateb, řízení peněžních toků a předcházení sankcím za pozdní úhradu.

Toto datum často vypočítává zdrojový systém na základě data faktury a platebních podmínek a ukládá ho do hlavičky faktury.

Jméno uživatele označuje zaměstnance nebo systémového uživatele odpovědného za konkrétní krok procesu, například zadání, schválení nebo zaúčtování faktury. U automatizovaných kroků může jít o ID systémového uživatele nebo dávkové úlohy.

Tento atribut umožňuje sledovat proces z pohledu lidí, kteří se na něm podílejí. Slouží k analýze rozložení pracovní zátěže a výkonnosti jednotlivců či týmů a k odhalování potřeb v oblasti školení. Sledování činností podle uživatelů pomáhá odhalit opakované zpracování způsobené konkrétními osobami, zjistit, kde se schvalování zdržuje, a ověřit správné rozdělení odpovědností. Je důležitý pro pochopení lidské stránky procesu zpracování závazků.

Umožňuje analyzovat výkonnost týmů i jednotlivců a rozložení pracovní zátěže. Pomáhá také odhalit potřebu školení nebo problémy s dodržováním pravidel.

Obvykle se nachází v záznamech událostí nebo v polích „Změnil“ či „Vytvořil“ v tabulkách transakcí.

Kód společnosti je jedinečný klíč označující konkrétní právnickou osobu nebo společnost v rámci organizace. Faktury se zpracovávají a účtují za konkrétní kód společnosti.

V organizacích s více právnickými osobami jde o základní dimenzi pro srovnávací analýzu. Umožňuje porovnávat výkonnost procesu zpracování závazků mezi různými společnostmi, dceřinými společnostmi nebo organizačními jednotkami. Analýza může ukázat, které společnosti pracují efektivněji, dosahují vyšší míry automatizace nebo častěji blokují platby. To pomáhá sjednocovat osvědčené postupy a odhalovat problémy specifické pro určitý region nebo společnost.

Umožňuje porovnávat procesy mezi různými právnickými osobami nebo organizačními jednotkami, sjednocovat postupy a odhalovat místní problémy.

Nachází se v hlavičce finančních dokladů nebo fakturačních transakcí a označuje účetní jednotku.

Název dodavatele označuje jeho oficiální nebo obchodní název. Tento atribut poskytuje ke každé faktuře důležitý obchodní kontext.

Rozdělení analýzy podle dodavatele umožňuje vyhodnotit výkonnost a vztahy s jednotlivými dodavateli. Pomůže odpovědět například na otázky: „U kterých dodavatelů trvá schválení nejdéle?“, „Máme s některými dodavateli často nesrovnalosti ve fakturách?“ nebo „Využíváme u hlavních dodavatelů slevy za včasnou platbu?“ Tento pohled je důležitý pro nákup i správu vztahů s dodavateli.

Umožňuje analyzovat výkonnost podle dodavatele a odhalit problematické vztahy, nedodržování platebních podmínek i rozdíly v průběhu procesu u jednotlivých dodavatelů.

Nachází se v tabulkách kmenových dat dodavatelů a je propojen s údaji o fakturačních transakcích pomocí ID dodavatele.

Tento logický atribut označuje, zda konkrétní krok procesu provedl systémový uživatel, například automatizace nebo dávková úloha, nebo člověk. Pomáhá tak rozlišit ruční a automatizované činnosti.

Analýza tohoto atributu je základem pro pochopení míry automatizace procesu zpracování závazků a vyhodnocení úspěšnosti digitálních změn. Pomáhá vypočítat míru automatického zpracování bez ručních zásahů (STP) tím, že označí faktury zpracované bez zásahu člověka. Porovnání automatizovaných a ručních postupů může podpořit rozhodování o dalších investicích do automatizace, protože umožňuje vyčíslit úsporu času a nákladů.

Umožňuje měřit míru automatizace, například podíl automatického zpracování bez ručních zásahů, a vyčíslit její dopad na efektivitu procesu.

Často se určuje podle toho, zda hodnota „UserName“ u činnosti odpovídá známému ID systémového uživatele nebo dávkové úlohy.

Datum platby označuje okamžik, kdy byly dodavateli odeslány peníze za konkrétní fakturu. Jde o důležitý milník, který často představuje konec hlavního toku zpracování.

Při process mining analýze se toto datum porovnává s datem splatnosti faktury. Zjistíte tak, zda byla platba provedena včas, předčasně, nebo se zpožděním. Datum je zásadní pro výpočet důležitých KPI, například míry včasných plateb, a pro analýzu možností využít slevy za předčasnou úhradu. Rozdíl mezi schválením faktury a datem platby může také odhalit neefektivitu při provádění plateb nebo správě financí.

Je nezbytné pro výpočet míry včasných plateb, analýzu platebního chování a hledání možností, jak využít slevy za předčasnou úhradu.

Nachází se v údajích o platbě nebo zúčtovacím dokladu, které jsou propojené s původní fakturační transakcí.

Důvod blokace je kód nebo text, který vysvětluje, proč byla faktura záměrně zastavena před platbou. Mezi běžné důvody patří nesoulad v množství nebo ceně, chybějící příjemka nebo požadovaná kontrola kvality.

Tento atribut je důležitý pro analýzu příčin výjimek a opakovaného zpracování. Analýza četnosti a dopadu jednotlivých důvodů blokace pomáhá odhalit nejčastější zdroje neefektivity při zpracování závazků. Na základě zjištění lze cíleně zlepšovat procesy, například zvýšit přesnost objednávek u dodavatelů nebo zjednodušit příjem zboží. Omezení blokací plateb je jedním z hlavních způsobů, jak zvýšit míru automatického zpracování bez ručních zásahů (STP).

Je nezbytný pro analýzu příčin blokací plateb a pomáhá odhalit hlavní zdroje neefektivity a opakovaného zpracování.

Nachází se v dokladu faktury nebo v související tabulce stavů. Často se vyplní při zaznamenání činnosti „Zablokováno“.

Měna faktury určuje, v jaké měně je částka faktury uvedena. To je důležité zejména pro mezinárodní organizace, které spolupracují s dodavateli z různých zemí.

Při analýze je tento atribut nezbytný pro správnou interpretaci částky faktury a přesné finanční výpočty. Umožňuje filtrovat proces podle měny a porovnávat rozdíly mezi regiony nebo problémy spojené s konkrétní měnou. V kombinaci s údaji o směnných kurzech lze finanční hodnoty převést na jednotnou měnu pro konzistentní globální analýzu.

Poskytuje potřebný kontext k částce faktury a umožňuje přesnou finanční analýzu i segmentaci procesů v mezinárodních organizacích.

Obvykle se nachází v hlavičce tabulky fakturačních transakcí vedle částky faktury.

Platební podmínky určují, za jakých podmínek má být faktura uhrazena. Zahrnují například počet dnů do splatnosti, například 30 dnů, a případné slevy za předčasnou úhradu, například slevu 2 % při zaplacení do 10 dnů.

Tento atribut poskytuje důležitý kontext pro analýzu finanční výkonnosti. Používá se k výpočtu data splatnosti faktury a k odhalování možností využít slevy za předčasnou úhradu. Analýza výkonnosti procesu podle platebních podmínek ukáže, zda organizace pravidelně přichází o slevy kvůli dlouhé době interního zpracování. Tím se efektivita procesu přímo propojuje s finančními úsporami.

Určuje výpočet data splatnosti faktury a pomáhá analyzovat, jak často se využívají slevy za předčasnou úhradu. Propojuje tak efektivitu procesu s úsporami.

Obvykle pochází z kmenových dat dodavatelů a při vytvoření faktury se zkopíruje do její hlavičky.