Datová šablona pro správu smluv

ID smlouvy slouží jako jednoznačný identifikátor případu a propojuje všechny události a aktivity týkající se konkrétní smlouvy. Díky tomu lze podrobně analyzovat její průběh od zahájení až po uzavření.

V process miningu je tento atribut základem pro rekonstrukci životního cyklu každé smlouvy. Zajišťuje, že všechny související aktivity, například příprava návrhu, kontroly, schválení a uzavření, jsou přiřazeny ke správné smlouvě. Lze tak přesně měřit dobu zpracování a odhalovat odchylky v procesu.

Jde o hlavní identifikátor pro analýzu procesu. Umožňuje sledovat celý průběh smlouvy a zajišťuje integritu dat.

Jde o základní atribut objektu smlouvy v Icertis.

Tento atribut zaznamenává přesné datum a čas zahájení nebo dokončení aktivity. Je časovým základem process miningu a určuje chronologické pořadí událostí u každého případu smlouvy.

Čas události je nezbytný pro veškerou časovou analýzu. Používá se k výpočtu doby mezi aktivitami, hledání čekání, měření délky jednotlivých fází, například vyjednávání nebo schvalování, a odhalování úzkých míst, kde se smlouvy dlouho zdržují.

Toto časové razítko je nezbytné pro výpočet ukazatelů výkonnosti, například doby zpracování a trvání jednotlivých fází, i pro určení pořadí událostí.

Jde o standardní pole v auditním záznamu nebo historii workflow v Icertis, které se přiřazuje ke každé zaznamenané události.

Název aktivity popisuje konkrétní krok nebo milník v procesu správy smluv. Události se seřadí podle časových razítek a vytvoří průběh procesu pro každou smlouvu.

Analýza tohoto atributu ukazuje pořadí činností, četnost jednotlivých aktivit a celkovou strukturu procesu. Pomáhá odhalit obvyklé cesty procesem, odchylky od standardního postupu i aktivity, které způsobují přepracování nebo zpoždění, například opakované úpravy.

Určuje jednotlivé kroky procesu. Je nezbytný pro zobrazení mapy procesu, analýzu jeho průběhu a hledání úzkých míst.

Tyto údaje obvykle pocházejí ze záznamů událostí nebo tabulek historie workflow v Icertis, které sledují změny stavu a úkoly provedené v rámci smlouvy.

Tento atribut zaznamenává čas dokončení činnosti. Zatímco StartTime označuje její začátek, EndTime označuje její konec a vymezuje tak dobu jejího trvání.

Pro přesný výpočet doby zpracování každé činnosti je potřeba znát čas začátku i konce. Díky tomu lze zjistit, které kroky zaberou nejvíce času, a odlišit dobu aktivního zpracování od čekání mezi kroky. Údaj je důležitý pro dashboardy jako „Úzká místa při schvalování“ a „Efektivita přípravy a revizí“.

Umožňuje přesně vypočítat dobu trvání činností a odlišit dobu zpracování od čekání.

Stejně jako StartTime se tento údaj nachází v auditní stopě nebo historii workflow v Icertis. Některé události mohou proběhnout okamžitě, takže StartTime a EndTime mají stejnou hodnotu.

Tento atribut vyjadřuje finanční hodnotu smlouvy, například celkovou částku nebo její roční hodnotu. Jde o důležitý obchodní ukazatel, který pomáhá určovat priority smluv a posuzovat jejich finanční dopad.

V process mining se hodnota smlouvy používá k členění analýzy a zaměření na smlouvy s vysokou hodnotou. Lze například zjistit, zda schvalování nebo vyjednávání těchto smluv trvá déle. Údaj pomáhá také při hodnocení rizik, protože zpoždění u smluv s vysokou hodnotou může výrazně ovlivnit výnosy.

Pomáhá určit priority a analyzovat smlouvy podle jejich hodnoty, aby se zlepšování zaměřilo na smlouvy s největším finančním dopadem.

Obvykle jde o standardní pole měny u objektu Contract Agreement v Icertis.

Tento atribut označuje obchodní oddělení, například právní oddělení, prodej nebo nákup, ke kterému patří uživatel, jenž činnost provedl. Poskytuje souhrnný přehled o zapojení jednotlivých zdrojů do procesu.

Analýza podle oddělení pomáhá porozumět spolupráci mezi odděleními a předávání práce. Odhalí systémová zpoždění, například dlouhé čekání na právní kontrolu po předání z prodeje. Tím se zabývá dashboard „Zpoždění při předávání mezi odděleními“.

Usnadňuje analýzu výkonnosti oddělení a efektivity předávání práce a odhaluje úzká místa napříč týmy.

Tato data může být potřeba doplnit propojením se systémem HR nebo adresářem uživatelů, kde se jako klíč použije odpovědná osoba za činnost. Mohou být také přímo uložena v uživatelských profilech Icertis.

Tento atribut označuje osobu, tým nebo automatizovaného uživatele, který danou činnost provedl. Může jít o konkrétní uživatelské jméno, zaměstnanecké ID nebo systémový účet.

Analýza odpovědných osob za činnosti pomáhá porozumět rozdělení zdrojů, pracovní zátěži a výkonnosti. Ukáže například, kteří uživatelé nebo týmy tvoří úzké místo, kdo provádí kontrolu nejefektivněji a jak se práce rozděluje. Tyto informace využívá dashboard „Rozdělení pracovní zátěže kontrolorů“.

Umožňuje analyzovat výkonnost uživatelů a týmů a odhalit nerovnoměrné rozložení práce i potřebu školení.

Tyto informace jsou obvykle dostupné v historii workflow nebo auditní stopě v Icertis a jsou propojené s jednotlivými událostmi.

Tento atribut označuje celkový stav smlouvy, například „Rozpracovaná“, „Probíhá kontrola“, „Čeká na podpis“ nebo „Podepsaná“. Obvykle jde o atribut případu, který odráží poslední dosažený hlavní milník.

Je důležitý pro provozní dashboardy, například „Stav a průchodnost smluv“, které poskytují aktuální přehled o rozpracovaných smlouvách. Manažeři díky němu vidí počet smluv v jednotlivých fázích a místa, kde se hromadí práce, a mohou portfolio smluv řídit průběžně.

Poskytuje souhrnný přehled o rozpracovaných smlouvách, který je důležitý pro provozní dohled a řízení průchodnosti.

Jde o hlavní pole stavu u objektu Contract Agreement v Icertis.

Typ smlouvy rozděluje dohody podle jejich právního nebo obchodního účelu. Jde o základní atribut pro členění a porovnávání životního cyklu smluv.

Různé typy smluv často procházejí odlišnými procesy, liší se složitostí i SLA. Analýza procesu podle typu smlouvy umožňuje cílené zlepšování, například vytvoření efektivnějších workflow pro velký počet nízkorizikových dohod o mlčenlivosti namísto složitých smluv s vysokou hodnotou. Tento údaj je důležitý pro KPI „Analýza variant smluv“ a „Míra dodržování zásad“.

Umožňuje členit proces a porovnávat životní cyklus i shodu u různých typů dohod.

Jde o standardní atribut nastavený u objektu Contract Agreement v Icertis.

Tento atribut uchovává datum konce platnosti smlouvy. Je důležitý pro řízení jejího životního cyklu po podpisu a spouští kroky vedoucí k obnovení nebo ukončení smlouvy.

Datum pomáhá sledovat, jak organizace řídí konec platnosti smluv. Slouží jako základ pro KPI „Míra včasného obnovení nebo ukončení“, který měří, zda se procesy obnovy nebo ukončení zahajují a dokončují včas. Tím se předchází nechtěnému automatickému prodloužení smlouvy nebo přerušení služeb.

Pomáhá řídit obnovování a ukončování smluv a zajistit, aby se konec jejich platnosti řešil s předstihem.

Jde o standardní datumové pole u objektu Contract Agreement v Icertis.

Tento atribut označuje druhou stranu smlouvy. Poskytuje důležitý kontext pro analýzu vzájemné komunikace a vyjednávání.

Analýza procesu podle protistrany může odhalit vzorce ve vyjednávání. Ukáže například, zda sjednávání smluv s určitými dodavateli pravidelně trvá déle nebo vyžaduje více úprav. Tyto poznatky pomáhají strategicky řídit vztahy a přizpůsobit vyjednávací postupy. Využívá je dashboard „Délka vyjednávání a opakované úpravy“.

Umožňuje analyzovat průběh vyjednávání a kvalitu vztahů s konkrétními externími stranami.

Tyto informace jsou součástí metadat smlouvy a obvykle odkazují na objekt protistrany nebo hlavní data dodavatelů v Icertis.

Tento atribut označuje interní divizi nebo obchodní jednotku, která smlouvu vlastní nebo si ji vyžádala, například „Enterprise Sales North America“ nebo „Global Procurement“.

Stejně jako oddělení umožňuje souhrnně analyzovat data o procesu na vyšší úrovni. Pomáhá porovnávat efektivitu procesu a shodu v různých částech organizace. Poskytuje tak vedení užitečné poznatky pro strategické rozhodování o rozdělení zdrojů.

Umožňuje porovnávat výkonnost procesu napříč organizačními jednotkami.

Často jde o důležité pole metadat smlouvy, které ji propojuje s organizační strukturou.

Tato vypočítaná metrika udává počet činností souvisejících s revizemi, například „Smlouva upravena nebo revidována“, pro každý případ smlouvy. Jde o jednoduchý ukazatel komplikací v procesu.

Vysoký počet revizí může upozornit na problémy při přípravě nebo vyjednávání, například na nejasné požadavky, nedostatečný první návrh nebo obtížné vyjednávání. Metrika přímo vstupuje do výpočtu KPI „Míra revizí smluv“ a používá se v dashboardech k odhalení smluv a variant procesu s nadměrným množstvím opakovaných úprav.

Vyjadřuje rozsah opakovaných úprav v životním cyklu smlouvy a přímo měří efektivitu přípravy a vyjednávání.

Vypočítá se jako počet výskytů konkrétních činností souvisejících s revizemi pro každé ContractId v záznamu událostí.

Tento atribut ukazuje, jak aktuální jsou analyzovaná data. Zaznamenává datum a čas poslední extrakce dat ze zdrojového systému.

Díky této informaci uživatelé vědí, jak aktuální jsou poznatky zobrazené v dashboardech. Mohou rozlišit, zda pracují s aktuálními informacemi, nebo s daty starými několik hodin či dní, a podle toho se rozhodovat.

Informuje o aktuálnosti dat, takže uživatelé vědí, jak aktuální je analýza procesu.

Toto časové razítko vytváří datový tok nebo nástroj ETL po každém úspěšném obnovení dat.

Tento logický atribut označuje, zda smlouva vznikla z předem schválené standardní šablony, nebo zda jde o nestandardní smlouvu připravenou na míru. Je důležitý pro posouzení rizik a shody.

Smlouvy založené na standardních šablonách se obvykle zpracovávají rychleji a představují nižší riziko. Tento atribut slouží jako základ pro KPI „Míra používání smluvních šablon“ a pomáhá analyzovat dopad nestandardních dokumentů na proces. Může odhalit oddělení nebo typy smluv, které se od standardů často odchylují, a nasměrovat úsilí na lepší využívání šablon.

Měří dodržování firemních standardů, které přímo souvisí s efektivitou procesu a snižováním rizik.

Může jít o zaškrtávací pole u smlouvy nebo o hodnotu odvozenou z původu či metadat dokumentu v Icertis.

Tento atribut označuje zeměpisnou oblast, například EMEA, APAC nebo Severní Ameriku, ke které se smlouva vztahuje. Je důležitý pro globální organizace, jejichž procesy se v jednotlivých regionech liší.

Analýza podle regionu může odhalit rozdíly ve výkonnosti procesu, požadavcích na shodu nebo způsobu vyjednávání, které vyplývají z místních zákonů a obchodních zvyklostí. Umožňuje porovnávat výsledky mezi regiony a hledat osvědčené postupy, které lze sdílet napříč organizací.

Pomáhá odhalit regionální rozdíly ve výkonnosti procesu a požadavcích na shodu, což je důležité pro globální organizace.

Obvykle jde o pole metadat objektu smlouvy v Icertis, které bývá součástí standardního nastavení.

Tento atribut se odvozuje porovnáním délky určitých fází procesu s předem stanovenými cíli SLA. Právní kontrola může být například označena jako „Po termínu“, pokud překročí standardní dobu 48 hodin.

Stav SLA je důležitý pro sledování shody a řízení výkonnosti. Umožňuje vytvářet upozornění a dashboardy, například „Přehled dodržování smluv“, které ihned upozorní na porušení podmínek. Týmy tak mohou upřednostnit úkoly po termínu a manažeři sledovat výsledky vůči stanoveným cílům.

Okamžitě ukazuje, zda jsou dodržovány cíle úrovně služeb, a pomáhá určovat priority práce a řídit výkonnost.

Vypočítá se nastavením obchodních pravidel v nástroji process mining, která porovnávají časová razítka s předem stanovenými limity SLA, například zda doba právní kontroly přesahuje 2 dny.

Tento atribut sleduje termíny důležitých závazků a dodávek stanovených ve smlouvě po jejím podpisu. Jedna smlouva může obsahovat více závazků, každý s vlastním termínem.

Sledování těchto termínů je důležité pro zajištění shody a řízení rizik po podpisu smlouvy. Atribut slouží jako základ pro KPI „Míra plnění závazků“, který organizaci umožňuje sledovat, zda plní své závazky včas, a předcházet možnému porušení smlouvy.

Umožňuje sledovat plnění smluvních závazků po podpisu, což pomáhá předcházet sankcím a udržovat dobré obchodní vztahy.

Icertis nabízí moduly pro správu závazků. Tato data pocházejí ze závazků spojených se smlouvou.

Tento atribut sleduje jednotlivé verze dokumentu při přípravě, revizích a úpravách. Obvykle jde o celé číslo nebo číslo verze ve formátu hlavní.vedlejší.

Počet verzí dokumentu přímo ukazuje míru opakovaných úprav. Vysoký počet verzí smlouvy může znamenat, že proběhlo několik kol změn. Jejich příčiny lze dále zkoumat. Tento údaj se používá při výpočtu KPI „Míra revizí smluv“ a v dashboardu „Efektivita přípravy a revizí“.

Přímo měří rozsah opakovaných úprav smlouvy a upozorňuje na neefektivitu při přípravě a vyjednávání.

Icertis uchovává historii verzí všech smluvních dokumentů. Tento atribut lze získat z metadat dokumentu nebo ze záznamu událostí.

Tento atribut označuje původ dat. U tohoto procesu je to „Icertis“. Pomáhá zajistit správu a dohledatelnost dat, zejména v prostředích, kde se data slučují z více systémů.

Při analýze lze podle něj filtrovat data z konkrétního zdrojového systému nebo porovnávat procesy napříč systémy, pokud je to relevantní. V tomto zobrazení slouží jako neměnný identifikátor všech událostí.

Zajišťuje původ a dohledatelnost dat, což je důležité při jejich ověřování a správě dat z více zdrojů.

Obvykle jde o statickou hodnotu, která se přidává při extrakci a transformaci dat a označuje jejich původ.