Šablona dat pro zpracování vratek a refundací

Časové razítko události zaznamenává přesný okamžik, kdy činnost proběhla. Je nezbytné pro správné seřazení událostí a veškeré časové analýzy. Používá se k výpočtu doby mezi činnostmi, celkové doby zpracování případu a čekání. Tyto údaje jsou základem pro sledování výkonnosti, analýzu úzkých míst a kontrolu plnění SLA. Aby byly výsledky process mining spolehlivé, musí být časová razítka přesná.

Tento atribut určuje časové pořadí událostí. Díky němu lze zjistit průběh procesu a vypočítat všechny ukazatele výkonnosti, například dobu zpracování a čekání.

Tyto údaje obvykle pocházejí z polí „Date Created“ nebo „Last Modified Date“ v záznamech NetSuite, případně z časových razítek v seznamu System Notes přiřazeném k transakcím.

ID případu vratky slouží jako hlavní identifikátor pro sledování celého průběhu vratky. Každé jedinečné ID odpovídá jedné autorizaci vratky a umožňuje podrobně analyzovat všechny související události, například přijetí zboží, kontrolu a zpracování refundace. V process mining je toto ID nezbytné pro rekonstrukci celého průběhu každé vratky, výpočet doby zpracování a odhalení odchylek na úrovni jednotlivých případů.

Jde o základní atribut pro process mining, protože propojuje jednotlivé události do souvislých instancí procesu od začátku do konce. Díky tomu lze analyzovat průběh procesu a jeho výkonnost.

Obvykle jde o Internal ID nebo Transaction ID záznamu Return Authorization v NetSuite.

Název činnosti popisuje konkrétní krok nebo milník v průběhu vrácení zboží a refundace. Události se řadí podle časových razítek a vytvářejí průběh procesu. Analýza pořadí a četnosti činností pomáhá určit nejběžnější cesty procesem, úzká místa mezi kroky i opakovanou práci. Příklady: „Vytvoření autorizace vratky“, „Přijetí vráceného zboží“ a „Schválení dobropisu Credit Memo“.

Tento atribut určuje jednotlivé kroky procesu. Je nezbytný pro zobrazení mapy procesu, analýzu odchylek v jeho průběhu a odhalení úzkých míst nebo opakované práce.

Tento atribut se obvykle odvozuje ze změn stavu transakčních záznamů, například Return Authorizations a Credit Memos, nebo z konkrétních akcí uživatelů zaznamenaných v systémových poznámkách či vlastních záznamech událostí.

Tento atribut zaznamenává, kdy byla datová sada naposledy aktualizována ze zdrojového systému. Jde o důležitý metadatový údaj, který uživatelům ukazuje, jak aktuální je analýza. Zobrazení této informace v dashboardech pomáhá nastavit očekávání a zajistit, aby se rozhodnutí opírala o znalost aktuálnosti dat.

Ukazuje, jak aktuální jsou data. Uživatelé tak mohou analýze důvěřovat a posoudit, nakolik odpovídá současnému stavu provozu.

Toto časové razítko se vytváří a přidává při procesu extrakce, transformace a načítání dat (ETL).

Tento atribut určuje původ procesních dat. V tomto případě půjde obvykle o „NetSuite“. Uvedení zdrojového systému je důležité v prostředích, kde se mohou spojovat data z více systémů. Zajišťuje přehledný původ dat a možnost jejich dohledání.

Určuje původ dat, což je důležité pro správu dat, řešení problémů i situace, kdy se data z více systémů spojují do jednotného pohledu na proces.

Jde o statickou hodnotu („NetSuite“), která se obvykle přidává při extrakci a transformaci dat.

Tento atribut přiřazuje činnosti procesu konkrétnímu oddělení, například zákaznické podpoře, skladu nebo financím. Je nezbytný pro sledování předávání práce mezi týmy a odhalování úzkých míst v jednotlivých odděleních. Analýza doby, kterou případy stráví v konkrétním oddělení nebo čekáním na něj, pomáhá určit zdroje zpoždění a lépe rozdělit zdroje. Jde o hlavní dimenzi dashboardu „Výkonnost procesu vratek podle oddělení“.

Umožňuje analyzovat výkonnost procesu podle funkční oblasti a odhalit zpoždění při předávání práce mezi odděleními i úzká místa v jednotlivých odděleních.

Lze jej odvodit z uživatelského nebo zaměstnaneckého záznamu přiřazeného k činnosti nebo z pole „Department“ přímo v transakci. V NetSuite se často nastavuje v záznamech zaměstnanců.

Pracovník zpracování označuje osobu odpovědnou za konkrétní úkol, například schválení vratky nebo kontrolu zboží. Tento atribut je důležitý pro analýzu výkonnosti jednotlivých uživatelů. Pomáhá určit zaměstnance s dobrými výsledky, oblasti, kde je potřeba další školení, i nerovnoměrné rozložení práce v týmu. Analýza činností podle pracovníka je důležitá pro dashboard „Výkonnost procesu vratek podle oddělení“.

Umožňuje analyzovat výkonnost jednotlivců i týmů, vyvažovat pracovní zátěž a určovat potřeby školení. Přímo tak přispívá k efektivitě provozu.

Údaje lze získat z polí jako „Created By“ a „Approved By“ nebo z polí uživatele v seznamu System Notes u transakcí NetSuite.

Tento atribut představuje skutečnou částku připsanou nebo refundovanou zákazníkovi podle záznamu Credit Memo nebo refundace. Může se lišit od požadované částky kvůli úpravám, jako jsou poplatky za opětovné naskladnění, náklady na dopravu nebo částečná refundace poškozeného zboží. Atribut je důležitý pro finanční výkaznictví a výpočet KPI „Míra rozdílu ve výši refundace“.

Vyjadřuje skutečný finanční dopad vratky. Je nezbytný pro finanční vyrovnání a analýzu přesnosti refundací.

Tato hodnota pochází z pole „Total“ v transakci Credit Memo vytvořené na základě Return Authorization.

Tento atribut označuje aktuální fázi případu vratky. Je zásadní pro sledování průběhu vratek a jejich rozdělení podle stavu. Analýza doby ve stavu „Čeká na přijetí“ může například odhalit zpoždění při přepravě. Dlouhá doba ve stavu „Čeká na schválení“ může ukazovat na interní úzké místo. Atribut také slouží k určení konečného výsledku vratky, například „Uzavřeno“ nebo „Zamítnuto“.

Ukazuje, v jaké fázi procesu se jednotlivé vratky nacházejí. Umožňuje analyzovat rozložení případů, dobu v jednotlivých stavech a výsledky procesu.

Odpovídá poli „Status“ nebo podobnému poli v záznamu Return Authorization v NetSuite.

Typ vratky rozděluje vratky podle jejich důvodu, například „Vadný výrobek“, „Nesprávná velikost“, „Změna názoru“ nebo „Neodpovídá popisu“. Tato klasifikace je důležitá pro analýzu hlavních příčin. Analýza ukazatelů procesu podle typu vratky pomáhá odhalit problémy s kvalitou výrobků, nepřesné popisy nebo chyby při vyřizování objednávek. Tento atribut je důležitý pro dashboard „Výkonnost vratek podle typu a kanálu“.

Pomáhá odhalit hlavní příčiny vratek a cíleně zlepšovat produkty, marketingové popisy nebo vyřizování objednávek, aby se snížil počet vratek.

Obvykle jde o vlastní pole nebo standardní pole seznamu či záznamu ve formuláři Return Authorization, do kterého se ukládá důvod vratky.

Tento atribut udává, zda aktivitu provedl uživatel, nebo automatizovaný systém, skript či workflow. Například událost „Vytvořena autorizace vratky“ může automaticky vyvolat zákaznický portál, zatímco „Zboží zkontrolováno“ je ruční aktivita. Sledování automatizace pomáhá najít příležitosti k automatizaci ručních kroků a měřit přínos již zavedené automatizace.

Pomáhá rozlišit ruční a automatizované úkoly. Díky tomu lze hledat příležitosti k automatizaci a měřit dopad digitalizace.

Lze to odvodit od uživatele přiřazeného k události. Události vytvořené systémem NetSuite jsou často přiřazeny konkrétnímu systémovému uživateli nebo ID skriptu.

Cílové datum refundace podle SLA je vypočtené časové razítko, které vyjadřuje závazek vůči zákazníkovi ohledně zpracování refundace. Obvykle se vypočítá přičtením předem stanovené lhůty, například 5 pracovních dnů, k důležité události, jako je „Zboží přijato“ nebo „Refundace schválena“. Tento atribut je nezbytný pro dashboard „Sledování plnění SLA u refundací“ a KPI „Míra plnění SLA u refundací“. Umožňuje firmě měřit výkonnost vůči jejím závazkům.

Umožňuje kvantitativně měřit plnění závazků vůči zákazníkům, což pomáhá udržovat jejich spokojenost a důvěru.

Toto datum obvykle není standardním polem. Je třeba ho odvodit přičtením předem stanovené lhůty SLA, například 5 dnů, k důležitému časovému razítku, například k datu „Zboží přijato“.

Tento logický nebo kategoriální atribut označuje, zda vratka splňuje všechna předem stanovená kritéria, například lhůtu pro vrácení, stav zboží a doklad o nákupu. Slouží ke sledování shody s pravidly a správě výjimek. Dashboard „Výjimky při dodržování pravidel pro vracení zboží“ tento atribut využívá k označení případů, které vyžadují zvláštní postup nebo kontrolu. Pomáhá tak omezit rizika a zajistit jednotné uplatňování pravidel.

Pomáhá sledovat a vymáhat dodržování pravidel pro vracení zboží, omezovat finanční rizika spojená s vratkami mimo pravidla a zajistit spravedlivý a jednotný přístup.

Téměř jistě půjde o vlastní pole, například zaškrtávací políčko nebo seznam, v záznamu Return Authorization, spravované prostřednictvím workflow.

ID zákazníka propojuje vratnou transakci s konkrétním zákazníkem. Díky tomu můžete analyzovat vratky z pohledu zákazníků, například zjistit, kdo vrací zboží často. To může ukazovat na nespokojenost nebo podvodné jednání. Výkonnost procesu lze také rozdělit podle typu či hodnoty zákazníka a přednostně obsloužit důležité zákazníky.

Umožňuje analyzovat chování zákazníků při vracení zboží a rozdělit proces podle jejich vlastností, například segmentu nebo celoživotní hodnoty.

Jde o pole „Customer“ nebo „Entity“ v záhlaví záznamu Return Authorization v NetSuite.

Tento atribut určuje konkrétní položku, které se vratka týká. Analýza vratek podle produktu je důležitá pro odhalení položek s vysokou mírou vracení, která může ukazovat na vady kvality, nepřesný popis nebo jiné problémy. Tyto údaje umožňují podrobně analyzovat výkonnost produktů a podpořit rozhodování o vývoji, nákupu a marketingu.

Propojuje data o procesu vrácení s konkrétními produkty. Umožňuje tak hledat příčiny problémů souvisejících s produkty a pomáhá snížit celkový počet vratek.

Najdete jej v seznamu „Items“ záznamu Return Authorization. Odpovídá poli „Item“.

Tento atribut uchovává očekávanou výši refundace na začátku procesu. Obvykle vychází z původní kupní ceny vráceného zboží. Slouží jako základ pro porovnání se skutečně refundovanou částkou. KPI „Míra rozdílu ve výši refundace“ porovnává tuto hodnotu se skutečnou částkou refundace a odhaluje rozdíly způsobené například poplatky za opětovné naskladnění, částečnou refundací nebo jinými úpravami.

Poskytuje základ pro finanční analýzu. Pomáhá sledovat rozdíly mezi očekávanou a skutečnou výší refundace a zjistit důvody úprav.

Tato hodnota se odvozuje z polí „Amount“ nebo „Rate“ u položek transakce Return Authorization.

Prodejní kanál vratky označuje, odkud vratka pochází, například z online obchodu, kamenné prodejny nebo tržiště. Jednotlivé kanály mohou mít odlišné postupy, náklady i očekávání zákazníků. Analýza výkonnosti podle kanálu pomáhá zlepšit konkrétní procesy, efektivně rozdělit zdroje a porozumět problémům typickým pro daný kanál. Jde o základní atribut dashboardu „Výkonnost vratek podle typu a kanálu“.

Umožňuje porovnat výkonnost různých prodejních kanálů a odhalit neefektivní postupy i osvědčené způsoby zahájení a zpracování vratek.

Tyto údaje často pocházejí z původního záznamu Sales Order spojeného s vratkou. Mohou být uloženy v poli „Channel“ nebo „Location“.

Tato metrika se vypočítá odečtením „Skutečné částky refundace“ od „Požadované částky refundace“. Nenulová hodnota znamená, že během procesu došlo k úpravě, například kvůli poplatku za opětovné naskladnění nebo poškozenému zboží. Atribut slouží k analýze KPI „Míra rozdílu ve výši refundace“ a pomáhá označit případy s výraznými finančními úpravami k další kontrole.

Ukazuje finanční úpravy provedené během procesu vratky. Umožňuje analyzovat, proč rozdíly vznikají a zda jsou jednotné a odůvodněné.

Jde o vypočtený atribut. Vzorec: RequestedRefundAmount - ActualRefundAmount.

Tento logický atribut se odvozuje porovnáním časového razítka „Refundace zpracována“ s „Cílovým datem refundace podle SLA“. Pokud byla refundace zpracována nejpozději v cílovém termínu, hodnota je true, jinak false. Příznak usnadňuje tvorbu přehledů a dashboardů o shodě, například dashboardu „Sledování plnění SLA u refundací“, a slouží k výpočtu KPI „Míra plnění SLA u refundací“.

Poskytuje jednoznačný výsledek plnění SLA pro každý případ. Usnadňuje tak sledování, vykazování a analýzu míry shody v čase.

Tento atribut se vypočítá při transformaci dat nebo v nástroji process mining. Logika: EventTimestamp události „Refundace zpracována“ <= RefundSlaTargetDate.

Tento atribut zachycuje výsledek fyzické kontroly vráceného zboží. Podle jeho stavu se určí další postup, například zda zákazník dostane plnou refundaci, zda se zboží vrátí na sklad, nebo se vyřadí. Dashboard „Kvalita posouzení stavu vráceného zboží“ sleduje jednotnost a dobu tohoto posouzení. Údaj je důležitý také pro finanční vyrovnání a správu zásob.

Přímo ovlivňuje finanční výsledek vratky i následné kroky se zásobami. Nejednotné posouzení může vést k finanční ztrátě a opakování práce.

Pravděpodobně jde o vlastní pole v záznamu Item Receipt nebo Return Authorization, které skladníci vyplňují při kontrole.