Šablona dat pro fakturaci v procesu od objednávky po platbu

Čas události neboli časové razítko zaznamenává přesné datum a čas provedení činnosti nebo změny stavu. Tyto časové údaje jsou důležité pro pochopení načasování a délky jednotlivých kroků procesu.

Při analýze se podle času události řadí činnosti chronologicky a počítá doba mezi kroky, délka činností i celková doba cyklu každého případu. Čas události je základem pro hledání úzkých míst, měření výkonu vůči dohodnutým úrovním služeb a analýzu trendů. Bez přesných časových razítek nelze analyzovat výkon ani dobu trvání.

Toto časové razítko je nezbytné pro výpočet všech časových metrik, například doby cyklu a trvání, které pomáhají odhalit úzká místa.

Obvykle se nachází vedle polí činnosti nebo stavu v protokolech transakcí, dokumentech změn nebo tabulkách hlaviček a položek dokladů.

ID faktury je jedinečný alfanumerický kód přidělený každé vystavené faktuře. Slouží jako hlavní klíč, který propojuje všechny související činnosti od vytvoření a schválení až po platbu a uzavření do jedné instance procesu neboli případu.

Při analýze process mining je ID faktury nezbytné k rekonstrukci celého průběhu každé faktury. Analytici díky němu mohou zobrazit průběh procesu, odhalit odchylky a vypočítat metriky na úrovni případu, například dobu cyklu. Filtrování podle konkrétních ID faktur také pomáhá podrobně prozkoumat problematické případy a zjistit příčiny zpoždění nebo chyb.

Jde o jedinečný klíč pro sledování celého životního cyklu faktury a nezbytný základ každé analýzy fakturačního procesu.

Obvykle se nachází v hlavičkové tabulce fakturačních dokladů ve zdrojovém ERP nebo finančním systému.

Název činnosti popisuje konkrétní krok nebo úkol ve fakturačním procesu, například „Vystavena faktura“, „Faktura odeslána zákazníkovi“ nebo „Platba přiřazena k faktuře“. Každá událost v záznamu procesu je spojena s činností. Jejich posloupnost tvoří průběh procesu.

Analýza posloupnosti činností je základem process mining. Ukazuje skutečné cesty faktur a odhaluje běžné postupy, odchylky, opakované zpracování i úzká místa. Pro zjišťování procesů, kontrolu shody a hledání možností zlepšení je zásadní vědět, které činnosti probíhají, v jakém pořadí a jak často.

Určuje jednotlivé kroky procesu a umožňuje zobrazit a analyzovat průběh faktury od vytvoření po uzavření.

Často se odvozuje ze změn stavu dokladu, kódů transakcí nebo konkrétních záznamů událostí ve zdrojovém systému.

Tento atribut zaznamenává datum a čas poslední extrakce nebo aktualizace dat. Ukazuje, jak aktuální jsou analyzovaná data.

V každém projektu process mining je pro reporting a analýzu důležité vědět, jak stará data jsou. Tento atribut uživatelům pomáhá zjistit, jaké období analýza pokrývá, a zajistit, aby rozhodnutí vycházela z aktuálních informací. Je také důležitý pro sledování datových toků a ověření, že extrakce dat probíhá podle očekávání.

Ukazuje aktuálnost dat a pomáhá zajistit, aby analýza i rozhodnutí vycházely z nejnovějších dostupných informací.

Toto časové razítko se obvykle vytvoří a přidá do datové sady při extrakci, transformaci a načítání dat (ETL).

Tento atribut označuje původní podnikovou aplikaci nebo systém, ve kterém byla data o události vytvořena, například ERP, CRM nebo vlastní fakturační platformu. V prostředí s více propojenými systémy pomáhá rozlišit zdroje dat.

Znalost zdrojového systému je důležitá pro ověřování dat, správu dat a řešení problémů. Při spojení dat z více systémů tento atribut poskytuje kontext a pomáhá vysvětlit případné rozdíly v podrobnosti dat nebo terminologii. Umožňuje také podrobněji analyzovat odchylky v procesu, které mohou souviset s použitým systémem.

Poskytuje důležitý kontext o původu dat, který je potřebný k jejich ověření a analýze procesů probíhajících ve více systémech.

Tato informace může být uložená v poli zdrojových tabulek nebo přidaná při extrakci, transformaci a načítání dat (ETL).

Částka faktury představuje celkovou sumu, kterou má zákazník zaplatit. Jde o důležitý finanční ukazatel každého případu faktury.

Tento atribut je základem finanční analýzy v rámci process mining. Umožňuje rozdělit faktury podle hodnoty, například na vysoké a nízké, a zjistit, zda se zpracovávají různými cestami nebo se liší dobou cyklu. Používá se také k výpočtu ukazatelů, jako je doba inkasa pohledávek (DSO), a k analýze finančního dopadu neefektivit procesu, například zpoždění při inkasu vysokých částek.

Umožňuje analyzovat finanční dopady, určovat priority podle peněžní hodnoty a zjistit, jak částka faktury ovlivňuje průběh procesu.

Obvykle se nachází v hlavičce faktury nebo fakturačního dokladu ve zdrojovém finančním systému.

Datum splatnosti je důležitý údaj vypočítaný podle data faktury a dohodnutých platebních podmínek. Určuje lhůtu pro úhradu, po jejímž uplynutí je faktura po splatnosti.

Tento atribut je nezbytný pro sledování úspěšnosti vymáhání pohledávek a řízení peněžních toků. Používá se k výpočtu ukazatelů, jako je doba inkasa pohledávek (DSO) a podíl plateb uhrazených včas. Porovnáním skutečného data platby s datem splatnosti mohou firmy odhalit opožděné platby, analyzovat platební chování různých zákazníků a posoudit účinnost vymáhání pohledávek.

Toto datum slouží jako základ pro měření včasnosti plateb, výpočet DSO a odhalování faktur po splatnosti, které přímo ovlivňují peněžní tok.

Najdete ho v hlavičkových údajích faktury. Může být zadáno přímo nebo vypočítáno z data faktury a platebních podmínek.

Atribut Měna určuje měnu částky faktury. Poskytuje nezbytný kontext pro interpretaci finančních hodnot, zejména v mezinárodních organizacích, které používají více měn.

Při analýze je pole Měna důležité pro správné sčítání a porovnávání finančních údajů. Před výpočtem celkových hodnot nebo porovnáním částek faktur z různých regionů je nutné všechny částky převést na společnou měnu. Tento atribut je nezbytný pro přesný finanční reporting a rozdělení výkonnosti procesu podle měny nebo regionu.

Poskytuje nezbytný kontext pro všechny finanční hodnoty a umožňuje přesnou peněžní analýzu i reporting, zejména v mezinárodním provozu.

Nachází se v hlavičce faktury nebo fakturačního dokladu, obvykle vedle polí s částkami.

Tento atribut obsahuje oficiální nebo obchodní název fakturovaného zákazníka. Jde o srozumitelný identifikátor obchodního partnera v transakci.

Analýza procesu podle názvu zákazníka pomáhá zjistit, zda jsou někteří zákazníci spojeni s odchylkami v procesu, zpožděnými platbami nebo námitkami. Tyto informace mohou pomoci při řízení vztahů se zákazníky a vést k přizpůsobení komunikace nebo procesu konkrétním účtům. Umožňují také porovnávat výkonnost různých skupin zákazníků.

Umožňuje analýzu zaměřenou na zákazníky a pomáhá odhalit vzorce, zpoždění nebo problémy týkající se konkrétních zákazníků či skupin.

Údaj pochází z kmenových dat zákazníků a s fakturačním dokladem se propojuje pomocí ID zákazníka.

Stav faktury označuje její aktuální fázi v celém procesu. Ukazuje, v jakém stavu se faktura právě nachází, například zda čeká na schválení nebo platbu, je plně uhrazená či stornovaná.

Tento atribut se hodí pro souhrnný přehled aktuální pracovní zátěže a finanční situace. Dashboardy často pomocí tohoto pole zobrazují rozdělení faktur podle stavu, například celkovou hodnotu otevřených faktur nebo faktur po splatnosti. V process mining může analýza přechodů mezi stavy poskytnout zjednodušený přehled průběhu procesu.

Rychle ukazuje, v jaké fázi procesu se faktura nachází. Hodí se pro provozní dashboardy a souhrnné sledování stavu.

Jde o standardní pole v hlavičce většiny tabulek faktur nebo fakturačních dokladů.

Tento atribut označuje osobu nebo automatizovaného systémového agenta, který provedl daný úkol v procesu. Může jít například o osobu, která vytvořila fakturu, schválila ji nebo přiřadila platbu.

Analýza činností podle uživatele pomáhá pochopit rozložení pracovní zátěže, individuální výkon a potřeby školení. Může ukázat, kteří uživatelé nebo týmy pracují efektivně a kdo potřebuje další podporu. Pro zajištění shody a audit je navíc důležité dohledat, kdo v procesu provedl zásadní úkony.

Poskytuje přehled o výkonu a pracovní zátěži zdrojů, umožňuje analyzovat efektivitu týmů a odhalit potřeby školení.

Obvykle se nachází v protokolech změn nebo tabulkách historie dokladů a je přiřazen ke každé zaznamenané události či transakci.

Číslo prodejní objednávky odkazuje na předchozí doklad v řetězci od objednávky k inkasu, který vedl k vystavení faktury. Propojuje fakturační proces s prodejním procesem.

Tento atribut je nezbytný pro skutečně ucelený pohled na proces od objednávky po inkaso. Propojením faktur s prodejními objednávkami mohou organizace analyzovat celý průběh od zákaznické objednávky po konečnou platbu. Díky tomu lze lépe zjistit, jak problémy v prodeji nebo vyřizování objednávek ovlivňují fakturaci a vymáhání pohledávek.

Propojuje fakturační proces s předcházejícím prodejním procesem a umožňuje analyzovat celý průběh od objednávky po inkaso.

Tento odkaz se obvykle ukládá do hlavičky fakturačního dokladu nebo jeho položek a propojuje jej s tabulkou prodejních dokladů.

Tento údaj označuje konkrétní interní jednotku společnosti, která vystavila fakturu nebo odpovídá za transakci. Může jít například o kód společnosti, obchodní jednotku nebo prodejní organizaci.

Analýza procesu podle organizační jednotky umožňuje porovnávat výkonnost jednotlivých částí firmy. Pomáhá zjistit, které jednotky pracují nejefektivněji, kde se nejčastěji opakuje práce a které mají největší potíže s opožděnými platbami. Díky tomu lze lépe vyvozovat odpovědnost a sjednocovat procesy napříč firmou.

Umožňuje porovnat výkonnost různých obchodních jednotek a najít osvědčené postupy i oblasti ke zlepšení.

Jde o základní organizační údaj, který se v systému ERP nachází v záhlaví téměř všech finančních dokladů.

Platební podmínky stanovují pravidla, na kterých se prodávající a kupující dohodli pro úhradu faktury. Zahrnují lhůtu splatnosti i případné slevy za včasnou platbu.

Analýza procesu podle platebních podmínek může ukázat, zda jsou některé podmínky spojené s delší dobou úhrady nebo častějšími opožděnými platbami. Tyto informace firmám pomáhají upravit platební podmínky a zlepšit peněžní tok. Poskytují také důležitý kontext při zjišťování, proč jsou některé faktury po splatnosti.

Tento atribut ovlivňuje datum splatnosti i platební chování zákazníků. Je proto důležitý pro pochopení a zlepšení včasnosti plateb.

Obvykle se ukládají do kmenových dat zákazníka i do hlavičky jednotlivého fakturačního dokladu.

IsRework je logický příznak, který má hodnotu true, pokud faktura prošla jedním nebo více koly přepracování. Jde o činnosti, při kterých se opravují chyby nebo opakuje krok, který by se měl ideálně provést jen jednou. Příkladem je opětovné odeslání faktury ke schválení po jejím zamítnutí.

Tento údaj přímo měří neefektivitu procesu. Když analytici vyfiltrují případy s hodnotou IsRework true, mohou snadno najít problematické faktury a zjistit příčiny opakované práce. Míra přepracování, tedy podíl případů, které vyžadovaly další práci, je důležitým KPI pro hodnocení kvality procesu a hledání možností, jak zjednodušit provoz a omezit zbytečnou práci.

Přímo upozorňuje na neefektivitu procesu a usnadňuje vyhledání a analýzu případů, které vyžadovaly práci navíc bez přidané hodnoty.

Tento údaj ve zdrojových systémech obvykle není k dispozici. Je třeba ho odvodit při transformaci dat na základě posloupností činností, které signalizují opakovanou práci.

Region zákazníka určuje jeho zeměpisnou polohu. Může jít o různé úrovně, například zemi, stát nebo vlastní prodejní region.

Tento údaj se hodí pro segmentaci. Analýza fakturačního procesu podle regionů může odhalit rozdíly ve výkonnosti, například v době úhrady, počtu sporů nebo dodržování postupů. Na základě těchto poznatků můžete upravit vymáhání pohledávek a zákaznický servis pro jednotlivé regiony. Zároveň lze najít osvědčené postupy v úspěšných regionech a uplatnit je jinde.

Umožňuje porovnat regiony a odhalit rozdíly v platebním chování, efektivitě procesů a dodržování postupů.

Vychází z kmenových dat zákazníka, obvykle z jeho adresy.