Šablona dat pro proces od záznamu po výkaznictví, deníkové zápisy

Microsoft Dynamics 365
Šablona dat pro proces od záznamu po výkaznictví, deníkové zápisy

Šablona dat pro proces od záznamu po výkaznictví, deníkové zápisy

Tato šablona přináší přehled údajů potřebných k analýze procesu od záznamu po vykázání, konkrétně účtování do deníku. Popisuje, které atributy shromažďovat a které aktivity sledovat, abyste měli pro process mining k dispozici potřebná data. Najdete v ní také praktický návod, jak data získat ze zdrojového systému.
  • Doporučené atributy ke shromažďování
  • Aktivity, které je vhodné sledovat
  • Jak získat data z Microsoft Dynamics 365
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy procesu od záznamu po vykázání, účtování do deníku

Tato doporučená datová pole zahrňte do záznamu událostí, abyste mohli proces od záznamu po vykázání, účtování do deníku, důkladně analyzovat.
3 Povinné 7 Doporučené 10 Volitelné
Název Popis
Čas události
EventTime
Přesné časové razítko určující, kdy k aktivitě nebo události došlo.
Popis

Čas události zaznamenává datum a čas, kdy proběhla konkrétní aktivita v procesu účtování v deníku. Tyto chronologické údaje jsou nezbytné pro seřazení událostí a výpočet doby mezi nimi.

Při analýze se časové razítko používá k sestavení časové osy každého případu. Ta je důležitá pro výpočet všech časových ukazatelů, například celkové doby průchodu, doby zpracování a čekání. Umožňuje odhalit prodlevy mezi kroky a podporuje dashboardy zaměřené na úzká místa a dodržování SLA.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je nezbytné pro správné seřazení událostí a výpočet všech časových KPI, například celkové doby průchodu a prodlev při zpracování.

Kde data získat

Časová razítka událostí se obvykle nacházejí v protokolech historie workflow, tabulkách auditní stopy, například SysDatabaseLog, nebo v polích data vytvoření či úpravy souvisejících záznamů, jako jsou LedgerJournalTable a LedgerJournalTrans.

Příklady
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:10Z
ID deníkového zápisu
JournalEntryId
Jedinečný identifikátor deníkového zápisu, který slouží jako hlavní identifikátor případu.
Popis

ID deníkového zápisu jednoznačně propojuje všechny aktivity a datové body související s jednou transakcí. Umožňuje sledovat celý životní cyklus deníku od vytvoření a kontroly až po konečné zaúčtování do hlavní knihy.

Tento atribut je základem pro rekonstrukci průběhu procesu v analýze process mining. Každé jedinečné ID deníkového zápisu představuje jednu instanci procesu. Díky tomu lze podrobně zkoumat varianty procesu, dobu průchodu a dodržování pravidel u jednotlivých finančních transakcí.

Proč je to důležité

Tento identifikátor je nezbytný pro sledování deníkového zápisu od začátku do konce a umožňuje analyzovat celý průběh každého případu.

Kde data získat

Tento identifikátor se obvykle nachází v tabulce hlaviček deníku, například LedgerJournalTable, často v poli s názvem JournalNum.

Příklady
JRN-0012345JV-2023-08-156GENJ0000891
Název aktivity
ActivityName
Název konkrétního kroku nebo události v obchodním procesu.
Popis

Tento atribut popisuje jednotlivou událost nebo úlohu v životním cyklu deníkového zápisu, například 'Journal Entry Created', 'Journal Submitted For Approval' nebo 'Journal Entry Posted'. Tyto aktivity tvoří uzly zjištěné mapy procesu.

Analýza pořadí a četnosti těchto aktivit je základem process mining. Odhaluje skutečný průběh procesu, pomáhá zjistit odchylky od standardního postupu a upozorňuje na úzká místa, kde aktivity trvají déle, než se očekává, nebo se opakují.

Proč je to důležité

Tento atribut určuje jednotlivé kroky procesu. Tvoří základ mapy procesu a umožňuje analyzovat jeho průběh i odchylky.

Kde data získat

Jde o koncepční atribut odvozený ze systémových událostí, změn stavu nebo protokolů workflow v Microsoft Dynamics 365.

Příklady
Vytvoření deníkového zápisuOdeslání deníkového zápisu ke schváleníSchválení deníkového zápisuZaúčtování deníkového zápisu
Čas ukončení události
EventEndTime
Časové razítko označující dokončení aktivity nebo události.
Popis

Čas ukončení události označuje dokončení konkrétní aktivity. Zatímco StartTime uvádí, kdy událost začíná, EndTime určuje její druhou hranici a umožňuje přesně vypočítat dobu trvání jednotlivých úloh.

V process mining umožňuje dostupnost času zahájení i ukončení vypočítat dobu zpracování aktivity, která se liší od doby čekání. To je důležité pro dashboardy analyzující výkon uživatelů a určující, které konkrétní úlohy, nejen prodlevy mezi nimi, zabírají nejvíce času.

Proč je to důležité

Umožňuje přesně vypočítat dobu trvání každé aktivity. To je důležité při analýze výkonu uživatelů a hledání úloh náročných na zdroje.

Kde data získat

Tyto údaje mohou být výslovně uložené v protokolech workflow, případně je lze odvodit z hodnoty StartTime následující aktivity v pořadí.

Příklady
2023-10-26T10:05:15Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T15:00:00Z
Celková částka deníkového zápisu
JournalTotalAmount
Celková peněžní hodnota deníkového zápisu, obvykle součet debetních částek.
Popis

Tento atribut vyjadřuje celkovou finanční hodnotu deníkového zápisu. Zápisy můžete rozdělit do hodnotových pásem, například na nízké, střední a vysoké částky.

Analýza procesu podle finanční hodnoty může odhalit důležité vzorce. U zápisů s vysokou hodnotou může například probíhat důkladnější schvalování s více kroky a delší dobou průchodu. Atribut je důležitý pro analýzu významnosti a pochopení finančního dopadu neefektivit v procesu.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit proces podle finanční hodnoty, která často souvisí se složitostí procesu, rizikem a schvalovacím workflow.

Kde data získat

Tuto hodnotu může být nutné vypočítat jako součet debetních částek z tabulky řádků deníku LedgerJournalTrans pro každý deníkový zápis.

Příklady
1500.75125000.0050.25
Důvod zamítnutí
RejectionReason
Důvod uvedený při zamítnutí deníkového zápisu během schvalování.
Popis

Když je deníkový zápis zamítnut, schvalovatel obvykle uvede důvod. Tento atribut zachycuje tyto informace, které jsou velmi užitečné při analýze hlavních příčin.

Jde o hlavní atribut dashboardu „Analýza míry zamítnutí deníkových zápisů“. Kategorizace a analýza důvodů zamítnutí pomáhá odhalit časté problémy, například chybějící dokumentaci, porušení zásad nebo chyby při zadávání dat. Na jejich základě pak můžete cíleně upravit školení nebo zlepšit proces.

Proč je to důležité

Vysvětluje, proč dochází k opakovanému zpracování, a pomáhá snížit počet zamítnutí a zvýšit podíl zápisů schválených napoprvé.

Kde data získat

Tyto informace se obvykle ukládají do historie workflow nebo do komentářů u kroku zamítnutí.

Příklady
Nedostatečná podpůrná dokumentacePoužit nesprávný účetPřekročen limit pro schváleníDuplicitní zápis
Jméno uživatele
UserName
Jméno uživatele, který aktivitu provedl.
Popis

Tento atribut určuje zaměstnance nebo systémového uživatele odpovědného za konkrétní aktivitu, například vytvoření, schválení nebo zaúčtování deníkového zápisu. Propojuje kroky procesu s uživateli.

Analýza výkonu podle uživatelů patří mezi možnosti process mining. Pomáhá vytvořit dashboard „Výkon uživatelů při účtování v deníku“, který porovnává dobu trvání aktivit a průchodnost u různých uživatelů nebo týmů. Může odhalit uživatele s nejlepšími výsledky, potřebu školení i možnosti vyvážit pracovní zátěž.

Proč je to důležité

Propojuje aktivity procesu s konkrétními uživateli a umožňuje analyzovat jejich výkon, rozložení pracovní zátěže a přidělování zdrojů.

Kde data získat

Informace o uživatelích se obvykle nacházejí v polích createdBy nebo modifiedBy v tabulkách, jako je LedgerJournalTable, případně v souvisejících protokolech historie workflow.

Příklady
Alice SmithBob Johnsonsystem.batch
Právní subjekt
LegalEntity
Právní subjekt nebo kód společnosti, pro který se deníkový zápis pořizuje.
Popis

Právní subjekt označuje konkrétní společnost nebo obchodní jednotku v organizaci, pro kterou se finanční transakce zaznamenává. Ve finančních systémech jde o základní organizační dimenzi.

V process mining umožňuje tento atribut porovnávat proces deníkových zápisů v různých částech organizace. Můžete zjistit, zda některé právní subjekty zpracovávají zápisy efektivněji, častěji je zamítají nebo mají delší dobu průchodu. To pomáhá určit a sdílet osvědčené postupy.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnat výkonnost procesu mezi společnostmi nebo obchodními jednotkami a odhalit rozdíly i příležitosti ke zlepšení.

Kde data získat

Jde o základní pole v Dynamics 365. Často je dostupné v transakčních tabulkách, například LedgerJournalTable, a obvykle souvisí s DataAreaId.

Příklady
USMFDEMFGBSI
Stav deníkového zápisu
JournalStatus
Aktuální nebo konečný stav deníkového zápisu.
Popis

Tento atribut označuje stav deníkového zápisu v určitém okamžiku, například „Rozpracováno“, „Probíhá kontrola“, „Schváleno“, „Zamítnuto“ nebo „Zaúčtováno“. Ukazuje, v jaké fázi životního cyklu se zápis nachází.

Analýza stavů pomáhá porozumět výsledkům případů. Můžete například vyfiltrovat všechny zamítnuté deníky nebo sledovat počet deníků v konkrétní fázi. Tento atribut poskytuje kontext pro dashboardy zaměřené na průchodnost a analýzu stavů.

Proč je to důležité

Ukazuje výsledek každého deníkového zápisu, takže můžete analyzovat míru úspěšnosti a zamítnutí i objem práce v jednotlivých fázích.

Kde data získat

Stav se obvykle nachází v tabulce záhlaví deníku LedgerJournalTable nebo se odvozuje ze stavu workflow.

Příklady
RozpracovánoOdeslánoSchválenoZaúčtovánoZamítnuto
Typ deníku
JournalType
Klasifikace deníkového zápisu, například obecný deník nebo časové rozlišení.
Popis

Typ deníku rozděluje zápisy podle jejich obchodního účelu, například na denní zápisy, časová rozlišení, alokace nebo eliminace. Toto rozdělení je důležité pro pochopení různých průběhů a způsobů zpracování.

Tento atribut umožňuje filtrovat a porovnávat proces podle typu deníku. Je nezbytný pro dashboard „Objem zpracovaných deníkových zápisů podle typu“, který pomáhá zjistit, zda se u některých typů častěji objevují prodlevy, zamítnutí nebo přepracování.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit analýzu a porovnat procesy podle jejich obchodního účelu. Jednotlivé typy mohou mít odlišný průběh, dobu zpracování i požadavky na schválení.

Kde data získat

Tento údaj se obvykle ukládá v tabulce hlaviček deníku LedgerJournalTable, v poli souvisejícím s názvem nebo typem deníku, například JournalName.

Příklady
Obecný deníkÚprava časového rozlišeníMezipodnikový převodMzdy
Automatické zaúčtování
IsAutomatedPosting
Příznak označující, zda byl deníkový zápis vytvořen nebo zaúčtován automaticky.
Popis

Tento booleovský atribut rozlišuje deníkové zápisy vytvořené ručně uživatelem od zápisů generovaných automaticky systémem nebo jeho subsystémem, například systémovou integrací nebo automatickým procesem alokace.

Analýza tohoto atributu umožňuje porovnat efektivitu a chybovost automatických a ručních procesů. Může ukázat příležitosti k další automatizaci, například pokud se u ručně zadávaných zápisů častěji vyskytují chyby, opakované zpracování nebo prodlevy.

Proč je to důležité

Rozlišuje ruční a automatické procesy, takže můžete porovnat jejich efektivitu, přesnost a shodu.

Kde data získat

Automatické vytvoření může označovat uživatel v poli „Vytvořil“ (například systémový nebo dávkový uživatel) nebo zvláštní příznak v záhlaví deníku či konfiguraci typu.

Příklady
truefalse
Datum zaúčtování
PostingDate
Datum zaúčtování deníkového zápisu do hlavní knihy.
Popis

Datum zaúčtování je oficiální datum, kdy transakce ovlivní zůstatky v hlavní knize. Je důležité pro finanční výkaznictví a uzavírání účetních období.

Tento atribut slouží k analýze prodlevy mezi schválením a zaúčtováním, kterou měří KPI „Doba od schválení po zaúčtování deníkového zápisu“. Zkrácení této prodlevy často pomáhá urychlit finanční uzávěrku. Atribut lze také využít k analýze objemu zaúčtování v čase.

Proč je to důležité

Je nezbytný pro výpočet KPI doby od schválení po zaúčtování a pro analýzu prodlev mezi schválením a oficiálním zaznamenáním transakce v hlavní knize.

Kde data získat

Toto datum se obvykle ukládá v tabulce záhlaví deníku (LedgerJournalTable) nebo v souvisejících tabulkách zaúčtovaných transakcí.

Příklady
2023-10-282023-11-012023-10-31
Kód měny
CurrencyCode
Měna částky deníkového zápisu.
Popis

Tento atribut určuje měnu, ve které je deníkový zápis veden, například USD, EUR nebo GBP. Poskytuje důležitý kontext pro celkovou částku deníkového zápisu.

Měna se sice ne vždy používá k analýze samotného průběhu procesu, je však nezbytná pro finanční výkaznictví a analýzu částek v denících. Umožňuje správně sčítat a porovnávat hodnoty, zejména v mezinárodních organizacích.

Proč je to důležité

Poskytuje potřebný kontext pro finanční analýzu a zajišťuje správnou interpretaci peněžních hodnot, zejména při práci s více měnami.

Kde data získat

Kód měny je obvykle dostupný v tabulce řádků deníku LedgerJournalTrans.

Příklady
USDEURGBPJPY
Oddělení
DepartmentName
Oddělení nebo nákladové středisko spojené s deníkovým zápisem.
Popis

Oddělení nebo nákladové středisko označuje interní obchodní jednotku, která za finanční transakci odpovídá nebo je jí dotčena. Jde o důležitou dimenzi pro interní manažerské výkaznictví.

Tento atribut umožňuje analyzovat proces deníkových zápisů podle oddělení. Pomůže vám odpovědět například na otázky: Která oddělení odesílají nejvíce deníků? Zamítají se v některých odděleních zápisy častěji nebo trvá jejich schválení déle? Tyto informace se hodí při cíleném zlepšování procesů.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost procesu podle obchodní funkce a odhalit úzká místa nebo potřebu školení v konkrétních odděleních.

Kde data získat

Tyto informace se obvykle nacházejí na úrovni řádku deníku (LedgerJournalTrans) jako finanční dimenze.

Příklady
ProdejFinanceMarketingProvoz
Opakované zpracování
IsRework
Příznak označující aktivity, které jsou součástí opakovaného zpracování nebo opravného cyklu.
Popis

Tento vypočítaný booleovský atribut má hodnotu true u aktivit, které následují po zamítnutí, například „Oprava deníkového zápisu“ nebo opakované „Odeslání deníku ke schválení“. Pomáhá opakované zpracování vyčlenit a vyčíslit.

Atribut je nezbytný pro dashboard „Opakované zpracování a opravné cykly deníkových zápisů“ a KPI „Míra opakovaného zpracování“. Díky označení těchto případů lze snadno zobrazit a měřit četnost i dopad opravných cyklů, které jsou hlavním zdrojem neefektivity procesu.

Proč je to důležité

Přímo označuje neefektivní opravné cykly, takže můžete snadno vyčíslit dopad zamítnutí a oprav na celkovou dobu průchodu a náklady.

Kde data získat

Tento atribut se vypočítává při transformaci dat na základě analýzy pořadí aktivit v rámci případu.

Příklady
truefalse
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko poslední aktualizace dat ze zdrojového systému.
Popis

Tento atribut uvádí datum a čas posledního exportu dat ze zdrojového systému. Poskytuje kontext pro posouzení aktuálnosti analýzy a zahrnutých dat.

Zobrazení této informace v dashboardech uživatelům potvrzuje, že data jsou aktuální, a pomáhá jim určit období, které současná analýza procesu pokrývá. Jde o důležitá metadata každého projektu process mining.

Proč je to důležité

Poskytuje důležitý kontext o aktuálnosti dat, aby uživatelé věděli, jak současná je analýza procesu.

Kde data získat

Toto časové razítko se vytváří a ukládá při procesu extrakce, transformace a načtení dat (ETL).

Příklady
2023-10-27T02:00:00Z
Schváleno napoprvé
IsFirstTimeRight
Příznak označující, zda byl deníkový zápis schválen bez předchozího zamítnutí.
Popis

Tento booleovský atribut na úrovni případu má hodnotu true, pokud deníkový zápis přejde od odeslání ke schválení bez mezilehlých aktivit „Deníkový zápis zamítnut“ nebo „Oprava deníkového zápisu“. Jde o důležitou míru kvality procesu.

KPI „Míra schválení napoprvé“ se vypočítává přímo z tohoto atributu. Vysoká hodnota ukazuje na efektivní a kvalitní proces. Nízká hodnota signalizuje systémové problémy s kvalitou vstupních dat, srozumitelností požadavků nebo postupem odesílání.

Proč je to důležité

Jde o důležitou míru kvality procesu. Ukazuje, kolik deníkových zápisů projde schvalováním bez nutnosti oprav.

Kde data získat

Tento atribut se vypočítává na úrovni případu analýzou pořadí aktivit pro každé ID deníkového zápisu.

Příklady
truefalse
Stav SLA schválení
ApprovalSlaState
Označuje, zda schválení deníkového zápisu splnilo dohodnutou úroveň služeb.
Popis

Tento atribut zařazuje cyklus schválení každého deníkového zápisu podle toho, zda byl dokončen v cílovém čase stanoveném dohodou o úrovni služeb (SLA). Obvyklé hodnoty jsou „Splněno“ a „Nesplněno“.

Jde o hlavní metriku dashboardu „Plnění SLA při schvalování deníkových zápisů“. Poskytuje přehled o výkonnosti ve vztahu k cílům a pomáhá sledovat a řídit včasnost schvalování i zlepšovat proces tam, kde se SLA často nedaří dodržet.

Proč je to důležité

Převádí surová data o době průchodu na srozumitelný výsledek pro firmu (splněno, nebo nesplněno), takže můžete snadno sledovat plnění stanovených cílů.

Kde data získat

Tento atribut se vypočítává porovnáním KPI doby schvalovacího cyklu s předem stanoveným cílem SLA.

Příklady
SplněnoNesplněno
Úroveň schválení
ApprovalLevel
Označuje aktuální nebo dokončenou fázi víceúrovňového schvalovacího workflow.
Popis

U deníkových zápisů, které vyžadují několik schválení, tento atribut sleduje, na jaké úrovni hierarchie se zápis nachází, například „Schválení manažerem“ nebo „Schválení ředitelem“.

Atribut pomáhá podrobněji analyzovat úzká místa při schvalování. Můžete zjistit, zda se prodlevy pravidelně objevují na určité úrovni schvalovacího řetězce. To může ukazovat na potřebu upravit proces nebo přerozdělit zdroje v dané fázi.

Proč je to důležité

Zpřehledňuje vícefázové schvalovací workflow a pomáhá odhalit úzká místa na konkrétních úrovních schvalování.

Kde data získat

Tyto informace se odvozují z protokolu historie workflow, který zaznamenává dokončení jednotlivých schvalovacích kroků.

Příklady
Úroveň 1: manažerÚroveň 2: ředitelÚroveň 3: finanční ředitel
Zdrojový systém
SourceSystem
Systém, ze kterého byla data exportována.
Popis

Tento atribut určuje zdrojovou aplikaci, ze které pocházejí data o deníkových zápisech. V tomto procesu jde obvykle o pevnou hodnotu, například 'Microsoft Dynamics 365'.

Při širší analýze, zejména v prostředí s více systémy ERP nebo integrovanými systémy, toto pole pomáhá rozlišit procesy a zdroje dat. Zajišťuje přehled o původu dat a je důležité pro správu a ověřování dat.

Proč je to důležité

Určuje původ dat. To je důležité pro správu dat i pro analýzy zahrnující více podnikových systémů.

Kde data získat

Jde o statickou hodnotu přidanou při procesu extrakce, transformace a načtení dat (ETL), která označuje původ datové sady.

Příklady
Microsoft Dynamics 365D365 F&O
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity procesu od záznamu po vykázání, účtování do deníku

Pro přesné zjištění a analýzu procesu zaznamenávejte tyto důležité kroky a milníky do záznamu událostí.
5 Doporučené 7 Volitelné
Aktivita Popis
Odeslání deníkového zápisu ke schválení
Označuje formální odeslání dokončeného deníkového zápisu do workflow kontroly a schvalování. Obvykle se odvozuje ze změny stavu hlavičky deníku, například z 'Draft' na 'In Review' nebo 'Submitted'.
Proč je to důležité

Tento důležitý milník zahajuje schvalovací cyklus. Měření doby od odeslání do konečného schválení pomáhá odhalit úzká místa při kontrole a sledovat dodržování SLA.

Kde data získat

Událost se odvozuje ze změny pole stavu, například když se ApprovalStatus změní na 'InReview' v tabulce LedgerJournalTable, nebo z historie workflow spojené s deníkem.

Zachycení

Určete časové razítko okamžiku, kdy se stav deníku změní na 'submitted' nebo 'in review'.

Typ události inferred
Schválení deníkového zápisu
Pověřená osoba schválila deníkový zápis, čímž dokončila poslední krok schvalovacího workflow. Událost se obvykle zaznamenává při změně stavu hlavičky deníku, například na 'Approved'.
Proč je to důležité

Tento důležitý milník uzavírá schvalovací proces a umožňuje zaúčtování. Je nezbytný pro výpočet doby schvalování, doby do zaúčtování a míry správného zpracování napoprvé.

Kde data získat

Událost se odvozuje ze změny pole stavu, například když se ApprovalStatus změní na 'Approved' v tabulce LedgerJournalTable, nebo z tabulky historie workflow, která uvádí konečné schválení.

Zachycení

Určete časové razítko okamžiku, kdy se stav deníku změní na 'Approved'.

Typ události inferred
Vytvoření deníkového zápisu
Tato aktivita označuje zahájení nového deníkového zápisu. Zaznamená se při vytvoření nového záznamu hlavičky deníku uživatelem. Vznikne tak jedinečné ID deníkového zápisu, které slouží jako identifikátor případu pro analýzu procesu.
Proč je to důležité

Jde o hlavní počáteční událost procesu. Doba od tohoto okamžiku do zaúčtování je důležitá pro měření celkové doby průchodu procesem a odhalení počátečních prodlev při zadávání dat.

Kde data získat

Událost se zaznamenává podle časového razítka vytvoření hlavičky deníku v entitě GeneralJournalEntry nebo LedgerJournalTable. Obvykle jde o výslovně zaznamenané vytvoření záznamu.

Zachycení

Použijte pole 'createdDateTime' v entitě GeneralJournalEntry nebo LedgerJournalTable.

Typ události explicit
Zamítnutí deníkového zápisu
Kontrolující nebo schvalující deníkový zápis zamítl a je třeba jej opravit. Událost se zaznamenává při změně stavu deníku, například na 'Rejected' nebo 'Needs Correction'.
Proč je to důležité

Sledování zamítnutí je zásadní pro výpočet míry zamítnutí a odhalení příčin přepracování. Pomáhá upozornit na problémy s kvalitou dat, dodržováním pravidel nebo školením uživatelů.

Kde data získat

Událost se odvozuje ze změny pole stavu, například když se ApprovalStatus změní na 'Rejected' v tabulce LedgerJournalTable, nebo z protokolu historie workflow.

Zachycení

Určete časové razítko okamžiku, kdy se stav deníku změní na 'Rejected'.

Typ události inferred
Zaúčtování deníkového zápisu
Tato aktivita označuje úspěšné zaúčtování deníkového zápisu do hlavní knihy, čímž se z něj stává oficiální účetní záznam. Jde o důležitou událost, která se zaznamená při změně stavu hlavičky deníku na 'Posted'.
Proč je to důležité

Jde o hlavní koncovou událost úspěšného dokončení procesu. Používá se k výpočtu celkové doby průchodu procesem a doby do zaúčtování, které jsou důležitými ukazateli efektivity finanční uzávěrky.

Kde data získat

Událost se zaznamenává při změně pole stavu, například když se JournalStatus změní na 'Posted' v tabulce LedgerJournalTable, a při vytvoření odpovídajících záznamů v tabulce GeneralJournalAccountEntry.

Zachycení

Určete časové razítko okamžiku, kdy se stav deníku změní na 'Posted'.

Typ události inferred
Opětovné odeslání deníkového zápisu ke schválení
Opravený deníkový zápis se vrací do schvalovacího workflow k nové kontrole. Událost se odvozuje ze změny stavu z 'Rejected' nebo 'Draft' zpět na 'In Review' nebo 'Submitted'.
Proč je to důležité

Tato aktivita označuje začátek cyklu přepracování. Počet těchto událostí pomáhá určit míru přepracování a průměrný počet schvalovacích cyklů na jeden deníkový zápis.

Kde data získat

Událost se odvozuje z historie workflow nebo sledováním změn stavu v tabulce LedgerJournalTable, kdy se stav změní ze zamítnutého zpět na odeslaný.

Zachycení

U stejného deníku vyhledejte událost se stavem 'Submitted', která následuje po události se stavem 'Rejected'.

Typ události inferred
Oprava deníkového zápisu
Tato aktivita označuje úpravu dříve zamítnutého deníkového zápisu uživatelem. Obvykle se odvozuje ze změny hlavičky deníku nebo jeho řádků po zaznamenání stavu 'Rejected'.
Proč je to důležité

Tato aktivita výslovně označuje přepracování. Analýza četnosti a délky opravných cyklů pomáhá zjednodušit proces a omezit ruční práci.

Kde data získat

Událost se odvozuje sledováním polí 'modifiedDateTime' a 'modifiedBy' v tabulkách LedgerJournalTable nebo LedgerJournalTrans po události 'Journal Rejected'.

Zachycení

Porovnejte časové razítko stavu 'Rejected' s následnými časovými razítky úprav provedených autorem zápisu.

Typ události inferred
Pokus o zaúčtování deníkového zápisu
Tato aktivita označuje zahájení procesu zaúčtování schváleného deníkového zápisu uživatelem. Pokud systém zaznamenává spuštění úlohy zaúčtování, lze událost zachytit přímo.
Proč je to důležité

Rozlišení mezi pokusem o zaúčtování a úspěšným zaúčtováním pomáhá odhalit problémy s výkonem systému nebo prodlevy dávkových úloh, které ovlivňují finanční uzávěrku.

Kde data získat

Událost může být výslovně zaznamenána v tabulce historie dávkových úloh nebo odvozena ze změny stavu v tabulce LedgerJournalTable na 'Posting in progress'.

Zachycení

Je nutné analyzovat protokoly dávkových úloh nebo systému související s rutinou zaúčtování hlavní knihy.

Typ události explicit
Přidání řádku deníku
Tato událost označuje přidání debetního nebo kreditního řádku do deníkového zápisu. Zaznamená se při každém vytvoření nového transakčního řádku propojeného s hlavičkou deníku.
Proč je to důležité

Sledování vytváření jednotlivých řádků pomáhá pochopit složitost a náročnost zadávání dat u různých typů deníkových zápisů. Může také odhalit prodlevy mezi vytvořením hlavičky a dokončením řádků.

Kde data získat

Událost se zaznamenává podle časového razítka vytvoření záznamů v entitě LedgerJournalTrans, propojených s hlavičkou deníku. Vytvoření každého řádku představuje samostatnou událost.

Zachycení

U každého záznamu v tabulce LedgerJournalTrans použijte pole 'createdDateTime'.

Typ události explicit
Storno deníkového zápisu
Označuje dokončení procesu storna deníkového zápisu, kdy je storno zápis úspěšně zaúčtován. Jde o alternativní koncový bod životního cyklu chybného deníku.
Proč je to důležité

Tato aktivita uzavírá proces opravy zápisu a pomáhá analyzovat celkovou práci spojenou s úpravami po zaúčtování, které ovlivňují efektivitu celého procesu.

Kde data získat

Událost se zaznamená, když se nový storno deníkový zápis změní na stav 'Posted'. Odkaz na původní deník se uchovává v referenčním poli.

Zachycení

Vyhledejte událost se stavem 'Posted' u souvisejícího storno deníkového zápisu.

Typ události inferred
Zahájení kontroly deníkového zápisu
Tato aktivita označuje okamžik, kdy kontrolující začne pracovat na odeslaném deníkovém zápisu. Lze ji odvodit z přiřazení deníku kontrolujícímu nebo z prvního otevření záznamu ke kontrole.
Proč je to důležité

Tato aktivita pomáhá měřit prodlevu při předání kontrolujícímu, tedy dobu mezi odesláním a zahájením kontroly. Může odhalit problémy s přidělováním zdrojů nebo upozorněními.

Kde data získat

Tato událost se často nezaznamenává výslovně. Lze ji odvodit z protokolů přiřazení ve workflow nebo porovnáním času odeslání s časem první úpravy provedené uživatelem v roli kontrolujícího.

Zachycení

Je nutné analyzovat protokoly přiřazení uživatelů ve workflow nebo protokoly jejich aktivit. Tyto záznamy nemusí být standardně k dispozici.

Typ události inferred
Zahájení storna deníkového zápisu
Tato událost označuje zahájení procesu storna dříve zaúčtovaného deníkového zápisu. Zaznamená se, když uživatel v systému spustí storno.
Proč je to důležité

Sledování storen pomáhá zjistit, jak často a z jakých důvodů se opravují zaúčtované zápisy. Může upozornit na problémy při původním zadávání dat nebo schvalování.

Kde data získat

Obvykle jde o výslovnou akci uživatele, kterou lze zachytit v auditní stopě nebo odvodit z vytvoření nového storno deníku propojeného s původním zápisem.

Zachycení

Použijte událost vytvoření nového deníkového zápisu označeného jako storno zaúčtovaného deníku.

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Návody k získání dat

Jak získat data z Microsoft Dynamics 365

Chcete začít?

Tato šablona obsahuje vše potřebné k zahájení zlepšování procesu od záznamu po vykázání, účtování do deníku. Využijte svá data ke zvýšení efektivity a zkrácení cyklů finančního výkaznictví.

Zrychlete účtování do deníku v Dynamics 365 a vykazujte dříve

Odstraňte úzká místa a zkraťte cyklus účtování do deníku v R2R o 30 %.

Začněte se zkušební verzí zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Začít můžete během několika minut.