> platforma > Software pro dokumentaci procesů

Software pro dokumentaci procesů

Zdokumentujte první proces zdarma

Součástí Process Architecture · Bez platební karty · Funguje v prohlížeči · Dohledatelné podklady pro přípravu na audit

Software pro dokumentaci procesů

Podrobněji o funkcích

Udržujte dokumentaci procesů propojenou a pod kontrolou

Dokumentace procesů je užitečná, když lidé snadno najdou schválenou verzi a vidí, jak souvisí s modelem procesu. ProcessMind uchovává modely, odpovědnosti, kontroly a historii verzí na jednom místě.

Uchovávejte dokumentaci na jednom místě

Shromážděte informace o procesech ve strukturovaném pracovním prostoru.

  • U každého procesu uchovávejte diagramy BPMN, poznámky a podpůrné soubory.
  • Zachyťte kroky na obrazovce, skryjte osobní údaje a připojte snímky jako pracovní instrukce ke konkrétní činnosti.
  • Prohledávejte procesní katalog a zjistěte, kdo za jednotlivé procesy odpovídá.
  • Zainteresovaným osobám poskytněte přístup pouze pro čtení.
  • V tarifu Enterprise vložte zveřejněnou dokumentaci do intranetu nebo procesního portálu.
  • Aktualizujte dokumentaci podle změn v práci.
Centrální pracovní prostor pro dokumentaci procesů
Centrální pracovní prostor pro dokumentaci procesů

Předejte změny ke kontrole a schválení

Sledujte stav a historii každé změny.

  • Proveďte dokumentaci od návrhu přes kontrolu a schválení až po zveřejnění.
  • Sledujte aktualizace a rozhodnutí v historii verzí.
  • Zaznamenávejte přiřazení rolí a průběh schvalování.
  • Při přípravě podkladů pro audit mějte k dispozici úplnou historii změn.
Správa procesů a schvalování
Správa procesů a schvalování

Připravte podklady pro audit z aktuálních záznamů

Mějte dokumentaci procesů a její historii k dispozici, když potřebujete doložit, jak je postup spravován.

  • Na jedné časové ose uvidíte schválení, vlastníky a důvody změn.
  • Exportujte strukturované balíčky procesů pro audity a hodnocení.
  • Vytvářejte balíčky připravené k tisku s titulní stranou, číslovanými oddíly, grafy a odpovědnostmi RACI na úrovni činností.
  • Propojte kroky procesů se zásadami, kontrolami a pracovními instrukcemi.
  • Díky dohledatelným záznamům omezíte shánění podkladů na poslední chvíli.
Dokumentace procesů připravená pro audit
Dokumentace procesů připravená pro audit

Používejte jednotnou dokumentaci napříč týmy

Nabídněte týmům jednotný způsob dokumentace procesů napříč odděleními a regiony.

  • Pomocí AI vytvářejte jednotné první návrhy a názvosloví napříč týmy.
  • Nastavte přístupová práva podle rolí autorů, kontrolujících a uživatelů s přístupem pouze pro čtení.
  • Používejte společný jazyk pro procesy napříč provozem, kvalitou a transformačními týmy.
Export dokumentace do PDF
Export dokumentace do PDF
Export upravitelné dokumentace do Wordu
Export upravitelné dokumentace do Wordu
Přístupová práva podle rolí napříč týmy
Přístupová práva podle rolí napříč týmy
Zdokumentujte proces a odešlete jej ke schválení
Začněte hned
ZAČÍNÁTE S DOKUMENTACÍ PROCESŮ?

Začněte s BPMN a pak nastavte správu procesů

Pomocí BPMN zpřehledněte kroky a rozhodnutí v procesu. Jak dokumentace poroste, doplňte odpovědnosti, kontroly a schvalování. ProcessMind propojí každý model se záznamy o jeho správě.

Seznamte se se základy BPMN
Praktický úvod pro firemní i technické týmy.

Už procesy modelujete? Propojte je napříč organizací.

Prozkoumejte Process Architecture

Dokumentace procesů

Hlavní funkce

Průběžně aktualizovaná dokumentace

Uchovávejte diagramy BPMN, instrukce, soubory a odpovědnosti pohromadě ve strukturovaném pracovním prostoru. Propojte dokumentaci s modelem procesu a nespravujte soubory odděleně.

Společný zdroj informací pro vlastníky procesů, týmy i auditory.

Historie verzí a dohledatelnost

Zjistěte, kdo, kdy a proč proces změnil. Porovnejte verze a v případě potřeby obnovte starší.

Přehledný záznam změn a rozhodnutí týkajících se procesů.

Kontroly a schvalování

Proveďte dokumentaci od návrhu přes kontrolu a schválení až po zveřejnění. V každé fázi bude jasné, kdo za ni odpovídá a v jakém je stavu.

Uchovávejte schválení a jejich historii společně s procesem.

Role a odpovědnosti

Určete vlastníky procesů a vymezte odpovědnosti pomocí rolí RACI.

Jasně určete, kdo odpovídá za jednotlivé kroky a rozhodnutí.

Exporty pro přípravu na audit

Exportujte dokumentaci procesů a modely BPMN pro auditory a další zainteresované osoby.

Připravte podklady z dokumentovaných procesů a jejich historie schvalování.

Společné úpravy

Pracujte na dokumentaci procesů společně a využívejte komentáře i kontext pro spolupráci.

Uchovávejte připomínky u procesu, který právě kontrolujete.
Zdokumentujte proces a odešlete jej ke schválení
Začněte hned

Funkce pro dokumentaci procesů

Průběžně aktualizovaná dokumentace procesů
Dokumentace v BPMN
Historie verzí
Porovnání verzí vedle sebe
Workflow kontroly a schvalování
Přehled odpovědností podle RACI
Odkazy na zásady a kontrolní mechanismy
Pracovní postupy se snímky obrazovky
Exporty pro přípravu na audit
Sady dokumentů připravené k tisku
Spolupráce v reálném čase
Přístup podle rolí
Centrální úložiště procesů
Opakované použití šablon procesů
See Full Feature Comparison

Propojte dokumentaci

Propojte záznamy o procesech s architekturou a provozem

Dokumentace procesů je užitečnější, když vidíte, jak spolu procesy souvisejí a jak odpovídají provozním datům. Propojte dokumentaci s podnikovou architekturou procesů a process miningem a průběžně ji revidujte.

Propojte dokumentaci s architekturou procesů

Od záznamů jednotlivých procesů se můžete posunout k přehledu o celé organizaci.

  • Propojujte procesy napříč týmy a hodnotovými toky.
  • Na každé úrovni mějte přehled o odpovědnosti a schvalování.
  • Používejte jednotné názvosloví, strukturu a pravidla správy.
  • Ukažte zainteresovaným stranám jasnou cestu od strategie k realizaci.
Prozkoumejte podnikovou architekturu procesů
Dokumentace propojená s architekturou procesů
Dokumentace propojená s architekturou procesů

Porovnejte dokumentaci s procesními daty

Zjistěte, jak se zdokumentované procesy liší od skutečného provozu.

  • Pomocí process miningu porovnejte zdokumentovaný návrh s daty o průběhu procesu.
  • Najděte odchylky a rozhodněte, zda je potřeba dokumentaci aktualizovat.
  • Podle KPI a zjištěných úzkých míst určete priority zlepšování.
  • Schválené změny zapracujte zpět do dokumentace.
Prozkoumejte procesní analýzu
Porovnání dokumentace procesů s daty o jejich průběhu
Porovnání dokumentace procesů s daty o jejich průběhu

Propojte model, záznamy o schválení a podpůrné podklady

Dokumentace procesů: samostatné soubory, nebo společný pracovní prostor?

Samostatné soubory

Statické soubory ve složkách

Dokumenty mohou zastarat a špatně se hledají

ProcessMind

Dokumentace BPMN ve společném pracovním prostoru

Uchovávejte záznamy o procesech v prohledávatelném katalogu

Samostatné soubory

Ruční pojmenovávání verzí

Schválená verze se hledá obtížně

ProcessMind

Historie verzí a porovnání

Zkontrolujte změny a zjistěte, co a proč se změnilo

Samostatné soubory

Schvalování e-mailem

Doklady o schválení se rozptýlí v e-mailové komunikaci

ProcessMind

Strukturovaný postup kontroly a schvalování

Uchovávejte historii schvalování u každého procesu

Samostatné soubory

Příprava na audit jako samostatný projekt

Týmy shánějí podklady až před hodnocením

ProcessMind

Dohledatelné záznamy o procesech a exporty

Exportujte dokumentaci a její historii, kdykoli je potřebujete

Samostatné soubory

Omezená spolupráce

Zpětná vazba může přicházet pomalu a odděleně od procesu

ProcessMind

Spolupráce s řízením přístupu podle rolí

Propojte zpětnou vazbu napříč provozem, kvalitou a IT

Fáze vyspělosti

Jakou roli má dokumentace procesů?

Dokumentace procesů poskytuje řízený záznam o tom, jak je práce navržena. S rozvojem dokumentace ji propojte s architekturou procesů a provozními daty.
Step 2 of 3
ÚROVEŇ ZRALOSTI 1

Základy procesů

Modelujte a dokumentujte procesy, aby týmy měly jasný a společný přehled.

Procesní analytik Vytváří a udržuje dokumentaci procesů a modely BPMN.
Vlastník procesu Určuje, jak má práce probíhat, a dbá na jednotný způsob provádění procesů.
Čtěte dál
Další krok
ÚROVEŇ ZRALOSTI 2

Architektura procesů

Definujte a spravujte procesní krajinu tak, aby provoz odpovídal strategii a požadavkům na shodu.

Architekt procesů Navrhuje procesní krajinu organizace, strukturu řízení a model odpovědností.
Manažer transformace Zajišťuje soulad procesů se strategií, požadavky na shodu a iniciativami zaměřenými na změny v organizaci.
Čtěte dál
ÚROVEŇ ZRALOSTI 3

Procesní inteligence

Využijte data a AI k pochopení výkonnosti, odhadu výsledků a průběžnému zlepšování.

Manažer provozní excelence Využívá data k odhalování úzkých míst, sledování KPI a průběžnému zlepšování.
Analytik process mining Analyzuje skutečný průběh procesů, odhaluje neefektivitu a ověřuje přínos zlepšení.
Čtěte dál

Časté dotazy

Dokumentace procesů popisuje, jak proces funguje a kdo odpovídá za jeho jednotlivé části. Může obsahovat diagram BPMN, pokyny krok za krokem, role, zásady, kontrolní mechanismy a podpůrné soubory.

Užitečný záznam odpovídá na praktické otázky:

Z jakých kroků a rozhodnutí se proces skládá? Kdo odpovídá za proces a jednotlivé činnosti? Která verze je aktuální? Kdo zkontroloval a schválil poslední změnu? Jaké podklady můžete předložit k vysvětlení procesu?

Pokud je postup uložen zvlášť od diagramu, mohou se časem rozejít. Diagram může zobrazovat jednu posloupnost kroků, zatímco písemné pokyny popisují jinou. ProcessMind uchovává model a související dokumentaci pohromadě, abyste měli společný zdroj informací, který můžete kontrolovat a udržovat.

Zdokumentovaný návrh můžete také porovnat s daty z process miningu. Zjistíte tak, kde se skutečný průběh liší od popsaného procesu, a rozhodnete, zda je potřeba upravit proces, dokumentaci, nebo obojí. Process mining poskytuje podklady ke kontrole, postup ale automaticky nemění ani neschvaluje.

Dokumentace připravená na audit by měla umožnit dohledat proces i způsob jeho správy. Podle vašich potřeb může záznam o procesu obsahovat:

Diagram BPMN a související pokyny Jmenovaného vlastníka procesu a RACI pro jednotlivé činnosti Odkazy na zásady, kontrolní mechanismy a pracovní pokyny Historii verzí a důvody změn Stav kontroly a záznam o schválení Exportovatelnou sadu dokumentů pro audit nebo posouzení

Potřebné podklady závisí na postupech vaší organizace a konkrétním posouzení. ProcessMind vám pomůže záznamy uspořádat a exportovat, nepotvrzuje však shodu s předpisy.

Zjistěte, co má obsahovat stránka připravená na audit

Historie verzí ukazuje, co se při změně procesu upravilo a kdy. Fáze kontroly a schvalování zpřehledňují stav aktualizace a záznam o schválení dokládá, kdo změnu schválil.

Vlastníci procesů a schvalovatelé kvality tak mají lepší podklady ke kontrole. Před zveřejněním změny můžete společně zkontrolovat zdokumentovaný proces, podpůrné materiály i stav schválení, aniž byste museli skládat informace z různých složek a e-mailů.

Příkladem je postup pro závazky vůči dodavatelům, který popisuje kontrolu a schvalování faktur, proces správy objednávek s předáváním práce a rozhodovacími body nebo postup kvality propojující jednotlivé kroky s kontrolními mechanismy a pracovními pokyny.

Zvolte formát, který odpovídá procesu i lidem, kteří jej budou používat. Model BPMN může znázornit průběh, zatímco poznámky a připojené soubory doplní podrobnosti potřebné k provedení nebo kontrole jednotlivých kroků. RACI zpřehledňuje odpovědnosti přímo v záznamu procesu.

RACI určuje, kdo je za jednotlivé činnosti nebo rozhodnutí odpovědný (Responsible), kdo za ně nese konečnou odpovědnost (Accountable), s kým je třeba je konzultovat (Consulted) a koho informovat (Informed). Díky údajům RACI v dokumentaci procesů snadno zjistíte, kdo provádí jednotlivé kroky, kdo odpovídá za výsledek a koho je třeba zapojit.

ProcessMind podporuje role podle RACI a uvádí RACI pro jednotlivé činnosti v exportovaných sadách dokumentů. Při kontrole tak můžete snadno vyjasnit odpovědnosti a zahrnout tyto informace do dokumentace procesu.

Zjistěte, jak používat matici RACI pro procesy

Každému procesu určete jasného vlastníka, používejte jednotnou strukturu a změny posílejte ke kontrole a schválení. V prohledávatelném katalogu procesů týmy snadno najdou potřebné záznamy. Přístup podle rolí rozlišuje autory, kontrolující a čtenáře.

S růstem procesní krajiny propojujte jednotlivé záznamy pomocí architektury procesů. Process mining vám také umožní porovnat zdokumentované návrhy s daty o průběhu a najít procesy, které mohou vyžadovat kontrolu.

Přečtěte si průvodce správou procesů

Začněte procesem, který má jasného vlastníka a známý postup schvalování. Vymodelujte jeho kroky, doplňte příslušné pokyny a role RACI a odešlete dokumentaci ke kontrole. Po schválení využijte historii verzí a export a ověřte si, jak záznam podporuje průběžnou správu i přípravu na audit.

Zdokumentujte proces a odešlete jej ke schválení: Začněte zkušební verzi.

Připravte dokumentaci procesů ke kontrole

Vymodelujte proces, určete odpovědnost a odešlete dokumentaci ke schválení. Začněte skutečným procesem a podívejte se, jak spolu fungují historie verzí a schvalování.

Získejte zkušební verzi zdarma