Šablona dat pro zpracování plateb závazků vůči dodavatelům

SAP ECC
Šablona dat pro zpracování plateb závazků vůči dodavatelům

Šablona dat pro zpracování plateb závazků vůči dodavatelům

Tato šablona nabízí strukturovaný postup pro mapování platebních workflow v SAP ECC. Pomůže vám určit potřebné datové body a milníky. Obsahuje přehled atributů a aktivit i praktické pokyny k extrakci dat, které vám usnadní sestavení kvalitního záznamu událostí. Podle tohoto návodu můžete odhalit zpoždění plateb a zefektivnit finanční provoz.
  • Základní datová pole pro analýzu plateb
  • Hlavní milníky procesu pro sledování workflow
  • Podrobný návod na extrakci dat ze SAP ECC
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy procesu zpracování plateb dodavatelům

Tabulka uvádí doporučená datová pole, která je třeba získat ze systému SAP ECC, abyste mohli podrobně analyzovat celý platební cyklus.
5 Povinné 10 Doporučené 6 Volitelné
Název Popis
Časové razítko události
EventTimestamp
Přesné datum a čas, kdy k aktivitě došlo.
Popis

Tento atribut zaznamenává přesný okamžik, kdy v systému SAP proběhla určitá činnost. Obvykle kombinuje systémové datum a čas z příslušných tabulek (například CPUDT a CPUTM).

Je nezbytný pro výpočet všech časových KPI, včetně doby cyklu, doby schválení a průchodnosti procesu. Bez přesných časových razítek nelze určit pořadí událostí ani měřit efektivitu.

Proč je to důležité

Je nezbytný pro řazení událostí a výpočet časových ukazatelů.

Kde data získat

Tabulky SAP ECC BKPF (CPUDT/CPUTM) nebo CDHDR (UDATE/UTIME)

Příklady
2023-10-15T09:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-10-16T08:15:00Z
Číslo faktury
InvoiceNumber
Jedinečný identifikátor faktury dodavatele.
Popis

Tento atribut slouží jako hlavní identifikátor případu v procesu závazků. V SAP ECC jde technicky o kombinaci klienta, kódu společnosti, fiskálního roku a čísla účetního dokladu (BELNR), která zajišťuje jedinečnost v celém systému. Sdružuje všechny činnosti související s konkrétním závazkem vůči dodavateli.

Při analýze se toto pole používá ke sledování celého životního cyklu platebního závazku. Nástrojům process mining umožňuje rekonstruovat historii faktury od jejího přijetí nebo naskenování až po zaúčtování konečného vyrovnávacího zápisu v hlavní knize.

Proč je to důležité

Jde o základní klíč, který propojuje události, změny stavů a finanční zápisy do jedné instance procesu.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BKPF, pole BELNR (v kombinaci s BUKRS a GJAHR)

Příklady
1000-2023-1900001234US01-2023-51000008922000-2024-1500004455
Název aktivity
ActivityName
Konkrétní krok nebo činnost provedená v procesu.
Popis

Tento atribut popisuje událost v procesu závazků, například „Faktura zaúčtována“, „Zablokována platba“ nebo „Proveden platební běh“. Určuje uzly v mapě procesu.

Pořadí těchto aktivit umožňuje zobrazit varianty procesu, odhalit opakované kroky (například zrušení blokace a její následné opětovné nastavení) a ověřit shodu se standardním schvalovacím workflow.

Proč je to důležité

Určuje tok procesu a je nezbytný pro vizualizaci průběhu zpracování faktury.

Kde data získat

Odvozeno z kódů transakcí (TCODE), tříd objektů změnových dokladů (CDHDR) nebo protokolů workflow

Příklady
Faktura zaúčtovánaZrušena blokace platbyZměna ceny
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko poslední extrakce dat.
Popis

Tento atribut uvádí, kdy byl záznam naposledy aktualizován ze zdrojového systému. Slouží ke kontrole aktuálnosti analýzy a ke správě přírůstkového načítání dat.

V dashboardech pomáhá uživatelům zjistit, zda pracují s aktuálními daty, nebo se snímkem z předchozího období. To je důležité při provozním sledování otevřených faktur.

Proč je to důležité

Poskytuje kontext k prodlevě a spolehlivosti dat.

Kde data získat

Metadata procesu ETL

Příklady
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-01T12:00:00Z
Zdrojový systém
SourceSystem
Identifikátor instance SAP ERP.
Popis

Tento atribut určuje konkrétní systém nebo klient SAP ECC, ze kterého byla data získána. V prostředí s více systémy je zásadní pro oddělení dat a porovnání výkonnosti mezi regiony nebo obchodními jednotkami.

Uživatelům umožňuje filtrovat zobrazení procesu podle prostředí a zajišťuje jedinečnou identifikaci případů při načtení dat z více instancí SAP do stejného datového modelu process mining.

Proč je to důležité

Zajišťuje jedinečnost dat a jejich kontext v prostředí s více ERP systémy.

Kde data získat

Konfigurace systému nebo parametr extrakce

Příklady
SAP_ECC_PRODERP_NASAP_P01
Částka faktury
InvoiceAmount
Celková částka faktury v místní měně.
Popis

Tento atribut představuje částku, kterou je třeba zaplatit dodavateli (DMBTR nebo WRBTR). Je důležitý pro posouzení finančního dopadu neefektivního procesu.

Pole se používá při mapování „Částka aktivity“ a umožňuje vypočítat KPI zohledňující hodnotu. Pozdní platba faktury s vysokou částkou má například větší dopad než pozdní platba nízké částky. Pomáhá určit priority podle vlivu na pracovní kapitál.

Proč je to důležité

Vyjadřuje finanční hodnotu instance procesu.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BSEG, pole DMBTR (místní měna) nebo WRBTR (měna dokladu)

Příklady
1500.00230.5010500.00
Číslo dodavatele
VendorNumber
Jedinečný identifikátor dodavatele nebo věřitele.
Popis

Tento atribut jednoznačně identifikuje externího dodavatele spojeného s fakturou (LIFNR). Odkazuje na kmenová data dodavatele, která obsahují například název, adresu a platební podmínky.

Analýza dodavatelů pomáhá vyjednávat lepší podmínky, konsolidovat výdaje a řešit opakující se problémy. Toto pole podporuje dashboard „Dotazy a podpora dodavatelů“ a pomáhá odhalit souvislost mezi neefektivním procesem a konkrétními dodavateli.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost z pohledu jednotlivých dodavatelů.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BSEG, pole LIFNR, nebo tabulka LFA1

Příklady
0000100234VEND-5592102938
Číslo objednávky
PurchaseOrderNumber
Odkaz na nákupní doklad propojený s fakturou.
Popis

Tento atribut obsahuje číslo objednávky (EBELN), pokud je faktura podložena objednávkou. Propojuje proces závazků s procesem nákupu.

Je důležitý pro dashboard „Párování objednávek a kontrola nesrovnalostí“. Analýza tohoto pole pomáhá vypočítat podíl faktur s objednávkou a porovnat efektivitu zpracování faktur s objednávkou a bez ní.

Proč je to důležité

Propojuje závazky s nákupem a pomáhá identifikovat workflow párování.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BSEG, pole EBELN

Příklady
45000123894500099221null
Datum vyrovnání
ClearingDate
Datum, kdy byla faktura v systému vyrovnána nebo zaplacena.
Popis

Tento atribut (AUGDT) zaznamenává datum vyrovnání otevřené položky v hlavní knize, tedy dokončení platebního procesu.

Jde o koncové časové razítko KPI „Průměrná doba zpracování faktury“. Porovnáním tohoto data s datem splatnosti zjistíte, zda byla platba uhrazena včas.

Proč je to důležité

Označuje dokončení finančního procesu.

Kde data získat

Pole AUGDT v tabulce BSEG systému SAP ECC

Příklady
2023-11-202023-12-05
Jméno uživatele
UserName
ID uživatele, který provedl aktivitu.
Popis

Tento atribut identifikuje ID uživatele SAP (USNAM), který odpovídá za událost. Zaznamenává se v hlavičce transakce nebo v protokolu změn.

Mapuje se na obecný atribut „Uživatel“ a slouží k analýze míry ručních zásahů a využití zdrojů. Pomáhá rozlišit automatické systémové uživatele, například dávkové úlohy, od lidí provádějících ruční úpravy.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat zdroje a vypočítat míru automatizace.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BKPF, pole USNAM, nebo tabulka CDHDR, pole USERNAME

Příklady
BSMITHWF-BATCHSAP_WORKER
Kód blokace platby
PaymentBlockCode
Označuje, zda a proč je faktura zablokována pro platbu.
Popis

Tento atribut (ZLSPR) obsahuje kód, který brání zařazení faktury do automatického platebního běhu, například 'R' pro ověření faktury nebo 'A' pro uzamčení.

Sledování tohoto atributu je základem dashboardu „Řešení blokací a pozastavení plateb“. Analytici díky němu mohou zjistit nejčastější příčiny zpoždění plateb a měřit, jak dlouho faktury zůstávají zablokované.

Proč je to důležité

Hlavní ukazatel problémů v procesu a potřeby ručních zásahů.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BSEG, pole ZLSPR

Příklady
ARnull
Kód společnosti
CompanyCode
Organizační jednotka, za kterou se sestavuje účetní závěrka.
Popis

Kód společnosti (BUKRS) je hlavní organizační jednotkou finančního účetnictví v SAP. Představuje konkrétní právní subjekt nebo dceřinou společnost v rámci struktury organizace.

Tento atribut slouží k porovnání výkonnosti procesu mezi dceřinými společnostmi nebo regiony. Umožňuje porovnávat míru pozdních plateb nebo automatizace mezi obchodními jednotkami a určit, kterým se daří lépe a kde je prostor ke zlepšení.

Proč je to důležité

Základní dimenze pro porovnávání výkonnosti organizačních jednotek.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BKPF, pole BUKRS

Příklady
1000US01DE10
Platební podmínky
PaymentTerms
Kód určující podmínky platby a slev.
Popis

Tento atribut uchovává klíč platebních podmínek (ZTERM), který určuje datum splatnosti faktury a případné skonto, například 2 % při platbě do 10 dnů.

Slouží jako základ pro výpočet míry využití slevy za včasnou platbu. Analýza pomocí tohoto kódu vypočítá cílové datum platby a odhalí odchylky, které vedou ke ztrátě skonta nebo sankcím.

Proč je to důležité

Určuje finanční termín a možnosti využití skonta.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BSEG, pole ZTERM

Příklady
Z001NT300002
Typ dokladu
DocumentType
Klasifikuje účetní doklad, například fakturu nebo dobropis.
Popis

Typ dokladu (BLART) určuje kategorii účetního zápisu a rozlišuje například standardní faktury dodavatelů (KR), dobropisy (KG) a platby (KZ).

Filtrování podle typu dokladu je nezbytné pro přesnou analýzu doby cyklu, protože dobropisy procházejí jiným procesem než běžné faktury. Díky tomu lze porovnávat stejné typy procesů.

Proč je to důležité

Rozlišuje různé finanční workflow, například zpracování faktur a dobropisů.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BKPF, pole BLART

Příklady
KRREKG
Způsob platby
PaymentMethod
Způsob úhrady faktury, například šekem, bankovním převodem nebo ACH.
Popis

Tento atribut (ZLSCH) určuje, jak má být platba provedena nebo jak byla provedena. Rozlišuje ruční šeky, bankovní převody a elektronické platby.

Toto pole slouží pro dashboard „Poměr způsobů platby“ a KPI „Míra využití elektronických plateb“. Organizace díky němu mohou sledovat přechod od nákladných ručních šeků k levnějším elektronickým převodům.

Proč je to důležité

Sleduje efektivitu a náklady na provedení platby.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BSEG nebo BKPF, pole ZLSCH

Příklady
CTU
Čisté datum splatnosti
NetDueDate
Vypočtené datum, do kterého musí být faktura uhrazena.
Popis

Tento atribut určuje konečný termín úhrady. Vypočítá se přičtením maximálního počtu dnů splatnosti z platebních podmínek k výchozímu datu platby.

Slouží jako referenční hodnota pro „Sledování pozdních plateb a sankcí“. Bez tohoto vypočteného pole nelze označit faktury, u kterých došlo k překročení sjednané úrovně služeb.

Proč je to důležité

Cílový termín pro celý proces.

Kde data získat

Vypočteno: BaselinePaymentDate + PaymentTerms(Days)

Příklady
2023-11-302023-12-15
Je založeno na objednávce
IsPOBased
Příznak označující, zda je faktura propojena s objednávkou.
Popis

Tento booleovský atribut se odvozuje podle toho, zda je vyplněno pole čísla objednávky. Rozděluje data na procesy s objednávkou (MM-LIV) a bez objednávky (FI-AP).

Toto rozdělení je důležité pro analýzu „Efektivita zpracování faktur bez objednávky“, protože faktury bez objednávky obvykle vyžadují více ručních schvalovacích kroků a jejich zpracování trvá déle.

Proč je to důležité

Základní rozdělení pro analýzu efektivity procesu.

Kde data získat

Odvozeno: True, pokud EBELN není null ani prázdné

Příklady
truefalse
Kód měny
CurrencyCode
Kód měny částky faktury.
Popis

Tento atribut (WAERS) určuje měnu, ve které byla faktura vystavena, například USD nebo EUR. Umožňuje pracovat s procesy ve více měnách.

Při analýze slouží k seskupení výdajů podle měny nebo k převodu měn pro souhrnné vykazování v dashboardu „Přehled peněžních toků a plateb“.

Proč je to důležité

Je nezbytný pro správnou interpretaci finančních částek.

Kde data získat

Pole WAERS v tabulce BKPF systému SAP ECC

Příklady
USDEURGBP
Platba po splatnosti
IsLatePayment
Příznak označující, zda platba proběhla po datu splatnosti.
Popis

Tento booleovský atribut se vypočítá porovnáním data vyrovnání s čistým datem splatnosti. Pokud je datum vyrovnání pozdější, příznak se nastaví na true.

Přímo se používá pro KPI „Podíl pozdních plateb“. Předpočítaný příznak zjednodušuje tvorbu dashboardů. Stačí spočítat hodnoty „True“, místo abyste ve vizualizaci vytvářeli složitou logiku.

Proč je to důležité

Zjednodušuje vykazování KPI pro dodržování termínů.

Kde data získat

Vypočteno: ClearingDate > NetDueDate

Příklady
truefalse
Referenční číslo
ReferenceNumber
Číslo faktury dodavatele uvedené na fyzickém dokladu.
Popis

Referenční číslo (XBLNR) je externí identifikátor, který dodavatel uvedl na faktuře. Při vytváření faktury se zadává ručně nebo se načítá pomocí OCR.

Tento atribut je hlavním klíčem pro analýzu „Prevence duplicitních plateb“. Algoritmy vyhledávají více záznamů se stejným referenčním číslem, dodavatelem a částkou, aby označily možné duplicitní platby.

Proč je to důležité

Je důležité pro odhalování duplicit a kontrolu konkrétních faktur dodavatelů.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BKPF, pole XBLNR

Příklady
INV-2023-00199887766OCT-BILLING
Výchozí datum platby
BaselinePaymentDate
Datum, od kterého se počítají platební podmínky.
Popis

Tento atribut (ZFBDT) je výchozím bodem pro výpočet čistého data splatnosti a termínů pro skonto. Podle konfigurace obvykle odpovídá datu přijetí faktury nebo datu dokladu.

Přesná analýza míry pozdních plateb závisí na tomto poli. Pokud je výchozí datum nesprávné, budou chybné i všechny následné výpočty splatnosti a označení pozdních plateb.

Proč je to důležité

Výchozí datum pro všechny výpočty stáří a splatnosti.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC BSEG, pole ZFBDT

Příklady
2023-10-012023-11-15
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity procesu zpracování plateb dodavatelům

Jde o hlavní kroky procesu a změny stavů, které byste měli sledovat, abyste zobrazili celý průběh plateb dodavatelům.
7 Doporučené 6 Volitelné
Aktivita Popis
Faktura vyrovnána
Účetní zápis, který spáruje položku faktury s platebním dokladem a vynuluje otevřenou položku. Tím se uzavírá životní cyklus faktury.
Proč je to důležité

Označuje dokončení procesu. Je nezbytný pro výpočet celkové doby cyklu a potvrzení, že závazek byl uhrazen.

Kde data získat

V tabulce BSEG je vyplněno pole AUGDT (Clearing Date).

Zachycení

Zaznamenáno při provedení transakce X

Typ události explicit
Faktura zaúčtována
Označuje, že faktura byla úspěšně zaúčtována do hlavní knihy a pomocných knih. Tímto krokem vzniká v systému závazek.
Proč je to důležité

Faktura je nyní oficiálně evidována jako dluh. Tím se spouští standardní výpočet stáří závazku a data splatnosti.

Kde data získat

Vytvoření záznamu v tabulce BKPF, kde je BSTAT prázdné (standardní zaúčtování).

Zachycení

Zaznamenáno při provedení transakce X

Typ události explicit
Platba zaúčtována
Provedení platebního běhu, při kterém se zadá bankovní převod nebo vytiskne šek. V systému se vytvoří platební doklad.
Proč je to důležité

Okamžik, kdy už nelze odchozí platbu zastavit. Toto časové razítko slouží k výpočtu skutečné doby platebního cyklu a ke kontrole termínů pro skonto.

Kde data získat

Tabulka BKPF pro platební doklad (typ dokladu 'ZP' nebo podobný).

Zachycení

Zaznamenáno při provedení transakce X

Typ události explicit
Vytvořena faktura
Označuje okamžik, kdy jsou údaje o faktuře technicky zadány do SAP ECC. Toto časové razítko představuje začátek digitálního procesu v ERP.
Proč je to důležité

Je důležité pro výpočet interní doby zpracování v porovnání s celkovou dobou čekání dodavatele. Dlouhá prodleva mezi přijetím a vytvořením faktury ukazuje na úzká místa při příjmu.

Kde data získat

Tabulka BKPF, pole CPUDT (Entry Date) a CPUTM (Entry Time).

Zachycení

Zaznamenáno při provedení transakce X

Typ události explicit
Zablokována platba
Zaznamenává nastavení blokovacího klíče platby u položky faktury. Faktura se tak nezařadí do automatického platebního programu.
Proč je to důležité

Jde o jednu z hlavních příčin pozdních plateb a nevyužitých slev. Analýza kódu důvodu blokace pomáhá zjistit, zda zpoždění způsobují cenové rozdíly, chybějící příjemky nebo ruční blokace.

Kde data získat

Změnové doklady (CDHDR/CDPOS) pro objekt BELEG, pole BSEG-ZLSPR (Payment Block Key).

Zachycení

Porovnejte stavové pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Zaznamenáno přijetí faktury
Zaznamenává datum uvedené na faktuře dodavatele jako referenční datum. Získává se z pole Document Date v hlavičce účetního dokladu.
Proč je to důležité

Slouží jako výchozí bod pro analýzu stáří faktur a dodržování platebních podmínek dodavatelů. Rozdíl mezi tímto datem a datem zaúčtování odhalí zpoždění při příjmu pošty nebo skenování.

Kde data získat

Tabulka BKPF, pole BLDAT (Document Date).

Zachycení

Zaznamenáno při provedení transakce X

Typ události explicit
Zrušena blokace platby
Zaznamenává zrušení blokace platby, po kterém lze fakturu zařadit do dalšího platebního běhu. V mnoha konfiguracích SAP tento krok slouží jako náhrada za „schválení“.
Proč je to důležité

Označuje vyřešení problémů, které bránily platbě. Doba mezi zablokováním a uvolněním platby představuje úzké místo v řešení blokací.

Kde data získat

Změnové doklady (CDHDR/CDPOS), kde je nová hodnota pole BSEG-ZLSPR prázdná.

Zachycení

Porovnejte stavové pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Faktura uložena jako předběžný doklad
Označuje, že faktura byla uložena jako koncept, aniž by došlo k zaúčtování. Tento stav umožňuje přerušit zadávání údajů nebo fakturu zkontrolovat před konečným zaúčtováním.
Proč je to důležité

Odhaluje faktury v předběžném stavu, které zdržují zahájení lhůty pro platbu. Vysoký počet takových faktur může ukazovat na neefektivní zadávání údajů nebo nejasné požadavky na schválení.

Kde data získat

Tabulka VBKPF nebo BKPF, kde BSTAT má hodnotu 'V'.

Zachycení

Porovnejte stavové pole před změnou a po ní

Typ události inferred
Uplynula lhůta pro skonto
Vypočítaná událost, která označuje, že aktuální datum překročilo lhůtu pro skonto 1 nebo 2. Může jít o promarněnou příležitost k úspoře.
Proč je to důležité

Přímo podporuje dashboard „Využití skonta“. Pomáhá vyčíslit finanční ztráty způsobené zpožděním procesu.

Kde data získat

Vypočítá se přičtením BSEG-ZBD1T (Days) k BKPF-BLDAT (Document Date) a porovnáním s aktuálním datem nebo datem platby.

Zachycení

Odvozeno porovnáním pole X s polem Y

Typ události calculated
Uplynulo datum splatnosti
Vypočítaná událost, která označuje, že faktura zůstává otevřená i po datu čisté splatnosti. Faktura je tak označena jako po splatnosti.
Proč je to důležité

Podporuje analýzu pozdních plateb. Sledování tohoto ukazatele pomáhá předcházet napětí ve vztazích s dodavateli a případným poplatkům z prodlení.

Kde data získat

Vypočítá se přičtením BSEG-ZBD3T (Net Days) k výchozímu datu a porovnáním s aktuálním datem.

Zachycení

Odvozeno porovnáním pole X s polem Y

Typ události calculated
Vytvořen návrh platby
Označuje, že automatický platební program (F110) vybral fakturu k možné úhradě. Faktura je nyní na předběžném seznamu plateb.
Proč je to důležité

Označuje přechod od stavu „k úhradě“ ke stavu „probíhá úhrada“. Díky tomuto přehledu může finanční oddělení plánovat potřebnou hotovost ještě před odchozí platbou.

Kde data získat

Datum vytvoření v tabulce REGUH (Settlement Data from Payment Program).

Zachycení

Zaznamenáno při provedení transakce X

Typ události explicit
Změněny platební podmínky
Jde o konkrétní případ přepracování, kdy se ručně změní platební podmínky. Tím se mění datum splatnosti i parametry skonta.
Proč je to důležité

Často se tak uměle prodlužuje lhůta pro platbu nebo opravují chyby v kmenových datech. To přímo ovlivňuje prognózu peněžních toků i ukazatele využití skonta.

Kde data získat

Změnové doklady (CDHDR/CDPOS) pro pole BSEG-ZTERM.

Zachycení

Zaznamenáno při provedení transakce X

Typ události explicit
Změněny údaje faktury
Zaznamenává ruční změny údajů v hlavičce nebo položkách faktury po prvním zaúčtování. Mezi běžné změny patří referenční čísla, textová pole nebo daňové kódy.
Proč je to důležité

Označuje přepracování a ruční zásahy do procesu. Časté změny mohou ukazovat na problémy s kvalitou zdrojových dat nebo nedostatečné kontroly při prvním zadání.

Kde data získat

Změnové doklady (CDHDR/CDPOS) pro objekt BELEG, bez změn blokovacího klíče.

Zachycení

Zaznamenáno při provedení transakce X

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Návody na extrakci dat

Jak získat data ze SAP ECC

Chcete začít?

Stáhněte si kompletní šablonu a začněte měnit data o závazcích na užitečné poznatky. Náš tým vám pomůže v každém kroku při zavádění process mining.

Zlepšete zpracování plateb dodavatelům

Zkraťte platební cyklus o 30 % a odstraňte úzká místa v SAP ECC.

Začněte používat zkušební verzi

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.