Šablona dat pro správu pohledávek

HighRadius
Šablona dat pro správu pohledávek

Šablona dat pro správu pohledávek

Tato šablona shrnuje základní prvky potřebné k analýze workflow fakturace v HighRadius. Přehledně uvádí potřebné datové body, milníky procesu a technické kroky pro sestavení úplného záznamu událostí. Podle tohoto návodu můžete zmapovat celý cyklus inkasa a najít možnosti, jak zlepšit cash flow.
  • Konkrétní datové atributy procesu
  • Standardizované milníky aktivit
  • Pokyny k extrakci dat z HighRadius
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy správy pohledávek

Tabulka uvádí doporučená datová pole potřebná k sestavení podrobného záznamu událostí pro analýzu správy faktur a výkonnosti inkasa.
3 Povinné 6 Doporučené 10 Volitelné
Název Popis
Aktivita
ActivityName
Název události nebo činnosti provedené s fakturou.
Popis

Tento atribut zaznamenává konkrétní krok nebo činnost v cyklu od objednávky po úhradu. Zachycuje události, jako je vytvoření faktury, automatické odeslání zprávy, telefonát pracovníka vymáhání pohledávek, zaznamenání sporu nebo přiřazení platby.

Analytici pomocí tohoto pole rekonstruují průběh procesu a zobrazují pořadí jednotlivých kroků. Odchylky v jejich pořadí pomáhají odhalit odchylky od postupu, opakované úkony a jednání v rozporu s pravidly.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu a je nezbytný pro objevování procesů a analýzu variant.

Kde data získat

Tabulky HighRadius Activity Log, Notes History nebo Transaction History

Příklady
Faktura vytvořenaUpomínka k platbě odeslánaPřípad sporu otevřenPlatba v plné výši přijata
Časové razítko události
EventDateTime
Konkrétní datum a čas, kdy aktivita proběhla.
Popis

Tento atribut zaznamenává přesný okamžik, kdy v systému HighRadius došlo k události. Poskytuje časový údaj potřebný k seřazení aktivit a výpočtu doby mezi jednotlivými kroky procesu.

Při analýze se časové razítko používá k výpočtu doby průchodu, například Days Sales Outstanding (DSO) nebo doby řešení sporu. Umožňuje také analyzovat průchodnost a využití zdrojů v konkrétních obdobích.

Proč je to důležité

Přesné časové údaje jsou nutné pro výpočet všech KPI založených na době trvání i pro správné seřazení událostí.

Kde data získat

Sloupec časových razítek v protokolech transakcí HighRadius

Příklady
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-15T14:22:10Z2023-11-05T09:15:00Z
Číslo faktury
InvoiceNumber
Jedinečný identifikátor faktury, který slouží jako ID případu.
Popis

Číslo faktury je hlavní identifikátor pro sledování finančního závazku od jeho vytvoření až po konečné uhrazení. Propojuje všechny související činnosti, včetně sporů, příslibů úhrady a plateb, do jedné historie případu.

Při analýze se tento atribut používá ke seskupení záznamů událostí do jednotlivých instancí procesu. Umožňuje vypočítat dobu průchodu pro každou fakturu a slouží jako primární klíč při spojování procesních dat s dalšími tabulkami kmenových dat v prostředí HighRadius nebo ve zdrojovém systému ERP.

Proč je to důležité

Určuje jedinečný případ a zajišťuje, že jsou všechny události správně přiřazeny ke konkrétní finanční transakci.

Kde data získat

Data faktur HighRadius / tabulka hlaviček nebo zdrojový systém ERP (například SAP VBAK, Oracle Headers)

Příklady
INV-2023-001900123456US-102938550002931
Automatické provedení
IsAutomated
Příznak označující, zda systém provedl aktivitu bez zásahu člověka.
Popis

Tento logický atribut rozlišuje kroky provedené automatizačním nástrojem HighRadius, například automatické odeslání zprávy nebo párování plateb, od ručních kroků uživatelů.

Je důležitý pro nástroj Sledování automatizace párování plateb a KPI Podíl faktur zpracovaných bez ručního zásahu. Analytici díky němu mohou měřit návratnost automatizace a určit, které kroky procesu stále vyžadují výrazný ruční zásah.

Proč je to důležité

Měří efektivitu nasazení HighRadius.

Kde data získat

Protokol aktivit (rozlišení systémového a lidského uživatele)

Příklady
truefalse
Částka faktury
InvoiceAmount
Celková peněžní hodnota faktury.
Popis

Tento atribut představuje původní celkovou částku vyúčtovanou zákazníkovi. Slouží jako základ pro výpočet neuhrazených zůstatků a posouzení finančního dopadu sporů nebo prodlev.

Process mining používá toto pole k vážení případů podle jejich hodnoty. Pomáhá například rozlišit prioritní inkaso vysokých částek od administrativní zátěže spojené s nízkými částkami v KPI Počet sporů o nízké částky.

Proč je to důležité

Umožňuje vážit analýzu podle finančního dopadu, nejen podle počtu případů.

Kde data získat

Tabulka Invoice Header (pole Amount)

Příklady
1500.00250.5010000.00
Datum splatnosti
DueDate
Datum, do kterého je zákazník podle smlouvy povinen zaplatit.
Popis

Datum splatnosti se určuje podle platebních podmínek vztahujících se k datu vystavení faktury. Představuje cílový termín pro proces inkasa.

Porovnáním tohoto atributu s datem přijetí platby v plné výši lze vypočítat míru dodržování platebních podmínek. Podle něj se určuje, zda byla platba uhrazena včas, pozdě, nebo předčasně.

Proč je to důležité

Referenční datum pro určení prodlení a výpočet Days Sales Outstanding (DSO).

Kde data získat

Tabulka Invoice Header (pole Due Date)

Příklady
2023-11-302023-12-15
Jméno pracovníka vymáhání pohledávek
CollectorName
Jméno pracovníka nebo uživatele odpovědného za činnosti spojené s inkasem.
Popis

Tento atribut označuje konkrétního uživatele nebo pracovníka HighRadius, který provedl ruční činnost, například zaznamenal hovor, odeslal individuální e-mail nebo prověřil spor.

Používá se v dashboardu Ukazatele produktivity pracovníků vymáhání pohledávek k hodnocení výkonu jednotlivců a rozložení pracovní zátěže. Vedoucí tak mohou určit potřebu školení nebo přerozdělit portfolio mezi členy týmu pro inkaso.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost na úrovni zdrojů.

Kde data získat

Protokol aktivit / tabulka uživatelů

Příklady
Jan NovákJana SvobodováSprávce systémuPracovníkInkasa_01
Název zákazníka
CustomerName
Název zákaznického účtu spojeného s fakturou.
Popis

Tento atribut označuje subjekt odpovědný za úhradu faktury. V HighRadius je propojen se záznamem dlužníka v kmenových datech.

Analýza výkonnosti procesu podle názvu zákazníka odhalí konkrétní účty, které mohou vyžadovat individuální strategii inkasa nebo u kterých se opakují prodlevy v platbách. Podporuje dashboard Matice rizika zákazníků a prodlení.

Proč je to důležité

Nezbytný pro rozdělení analýzy podle účtů a hledání problémových zákazníků.

Kde data získat

Kmenová data zákazníků nebo hlavička faktury

Příklady
Acme CorpGlobal IndustriesTechStart IncRetail Giant Ltd
Odchylka od platební lhůty
PaymentTermVariance
Počet dní mezi datem splatnosti a datem platby.
Popis

Tento vypočítaný atribut měří odchylku od dohodnutých platebních podmínek. Kladná hodnota znamená opožděnou platbu, záporná hodnota platbu před termínem.

Jde o přímý ukazatel pro audit dodržování platebních podmínek. Souhrnná analýza odchylek pomáhá odhalit zákazníky, kteří pravidelně platí pozdě, a podle toho upravit úvěrové podmínky nebo strategii inkasa.

Proč je to důležité

Přímé měřítko toho, zda zákazník dodržuje smluvní podmínky.

Kde data získat

Vypočítává se z data splatnosti a data platby

Příklady
5 dní-2 dny0 dní
Datum příslibu platby
PromiseToPayDate
Datum, kdy zákazník slíbil provést platbu.
Popis

Tento atribut zaznamenává datum, ke kterému se zákazník zavázal při jednání o inkasu pohledávky. Jde o důležitý údaj v HighRadius Collections Cloud.

Používá se v indexu spolehlivosti příslibů platby. Porovnáním tohoto data se skutečným datem platby zjistíte, zda zákazník svůj příslib dodržel. Údaj pomáhá vyhodnotit, jak kvalitní byl příslib a jak úspěšně pracovník inkasa se zákazníkem jednal.

Proč je to důležité

Důležitý údaj pro předpověď peněžních toků a měření spolehlivosti zákazníků.

Kde data získat

Modul inkasa pohledávek / tabulka transakcí P2P

Příklady
2023-12-102023-12-20
Kód důvodu sporu
DisputeReasonCode
Kód kategorie přiřazený případu sporu.
Popis

Tento atribut klasifikuje důvod, proč zákazník odmítá zaplatit, například „Chyba v ceně“, „Poškozené zboží“ nebo „Chybějící dokumentace“. V HighRadius Deductions Cloud se používají standardní kódy.

Analýza těchto kódů pomáhá odhalit příčiny neuhrazených faktur. Souhrnná data umožňují firmě odstranit problémy v prodeji nebo logistice, které následně zdržují inkaso.

Proč je to důležité

Nezbytný pro analýzu příčin opožděných plateb.

Kde data získat

Modul správy sporů a srážek

Příklady
P01 (cena)Q02 (kvalita)S03 (nedodané množství)Chyba administrativy
Kód měny
CurrencyCode
Kód měny fakturované částky podle normy ISO.
Popis

Tento atribut určuje měnu, ve které byla faktura vystavena, například USD, EUR nebo GBP.

Při analýze globálního procesu je nutný pro správnou interpretaci polí Částka faktury a Otevřená částka. Zajišťuje správné sčítání částek, obvykle po převodu na vykazovací měnu.

Proč je to důležité

Nezbytný pro přesné souhrnné finanční výpočty v prostředí s více měnami.

Kde data získat

Hlavička faktury

Příklady
USDEURGBPJPY
Obchodní jednotka
BusinessUnit
Interní divize nebo dceřiná společnost, která vystavila fakturu.
Popis

Tento atribut rozděluje data podle organizační struktury, například na „Prodej v Severní Americe“, „Služby v regionu EMEA“ nebo jednotlivé produktové divize.

Umožňuje porovnat výsledky různých částí organizace v rámci auditu dodržování platebních podmínek. Pomáhá určit, zda se problémy s inkasem týkají celé organizace, nebo jen konkrétních obchodních postupů.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat různé organizační oblasti.

Kde data získat

Hlavička faktury / mapování ERP

Příklady
Spotřební elektronikaPrůmyslové dílySoftwarové službySeverozápadní Amerika
Otevřená částka
OpenAmount
Zbývající neuhrazená částka na faktuře.
Popis

Tento atribut sleduje částku, kterou zákazník ještě dluží. Aktualizuje se při zaúčtování částečných plateb.

Je nezbytný pro analýzu složitosti částečných plateb. Analytici mohou filtrovat zcela neuhrazené a částečně zaplacené faktury a při inkasu upřednostnit neuhrazené položky s vysokou hodnotou.

Proč je to důležité

Důležitý pro určení aktuální expozice a úspěšnosti částečného inkasa.

Kde data získat

Hlavička faktury / tabulka otevřených položek

Příklady
0.00500.0012000.00
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko poslední aktualizace dat v modelu process mining.
Popis

Tento atribut zaznamenává, kdy byl záznam extrahován nebo naposledy aktualizován v datové sadě pro process mining. Analytici tak vědí, jak aktuální data jsou a s jakým zpožděním se mohou v reportech zobrazovat.

Je důležitý zejména u dashboardů pro průběžné monitorování, kde uživatelé potřebují vědět, zda pracují s aktuálními daty, nebo se snímkem z předchozího dne.

Proč je to důležité

Zajišťuje přehled o aktuálnosti dat použitých pro KPI.

Kde data získat

Časové razítko ETL

Příklady
2023-12-01T00:00:00Z2023-12-02T06:00:00Z
Region
Region
Zeměpisná oblast přiřazená k faktuře nebo zákazníkovi.
Popis

Tento atribut určuje zeměpisnou oblast relevantní pro transakci, například „Severní Amerika“, „EMEA“ nebo „APAC“.

Pomáhá porovnávat výsledky mezi regiony a pochopit, jak kulturní nebo regulatorní rozdíly ovlivňují platební chování a rychlost inkasa. Hodí se také pro souhrnné reporty vedení.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výsledky podle zeměpisné oblasti.

Kde data získat

Kmenová data zákazníků nebo hlavička faktury

Příklady
Severní AmerikaEMEALatinská AmerikaAPAC
Segment zákazníka
CustomerSegment
Zařazení zákazníka podle velikosti, odvětví nebo strategické hodnoty.
Popis

Tento atribut rozděluje zákazníky do skupin, například „Strategičtí“, „Střední podniky“, „Malé a střední podniky“ nebo „Vysoce rizikoví“.

V dashboardu výkonnosti řešení sporů umožňuje zjistit, zda se úroveň služeb mezi jednotlivými segmenty liší. Pomáhá ověřit, zda se zákazníkům s vysokou hodnotou věnuje při inkasu pohledávek odpovídající pozornost.

Proč je to důležité

Analýza segmentů pro sladění obchodní strategie a dohodnutých úrovní služeb.

Kde data získat

Základní údaje o zákaznících

Příklady
Strategický klíčový zákazníkVelkoobchodMaloobchodVeřejná správa
Úvěrový rating
CreditRating
Hodnocení nebo rating úvěruschopnosti zákazníka.
Popis

Tento atribut vyjadřuje míru rizika zákazníka. Údaje obvykle pocházejí od úvěrových registrů nebo z interního hodnocení v HighRadius Credit Cloud.

Je jedním z rozměrů matice rizika zákazníků a stáří pohledávek. Analýza stáří pohledávek podle úvěrového ratingu pomáhá odhalit vysoké riziko, kdy zákazníci se špatným ratingem dluží vysoké částky.

Proč je to důležité

Nezbytný pro řízení rizik a určování priorit při inkasu pohledávek.

Kde data získat

Modul správy úvěrů / základní údaje o zákaznících

Příklady
AAAB+Vysoké rizikoNízké riziko
Zdrojový systém
SourceSystem
Název systému, ze kterého data pocházejí.
Popis

Tento atribut uvádí, zda data vznikla přímo v modulech platformy HighRadius, například Collections Cloud nebo Cash Application Cloud, nebo zda byla načtena z externího systému ERP, například SAP nebo Oracle.

Pomáhá sledovat původ dat a ověřovat jejich správnost. Při analýze problémů v procesu vám znalost zdrojového systému pomůže určit, zda zpoždění způsobila prodleva při integraci, nebo zpracování v samotném systému.

Proč je to důležité

Poskytuje kontext o původu dat, zejména pokud do HighRadius dodává data více systémů ERP.

Kde data získat

Konfigurace systému nebo pevně nastavená hodnota podle logiky extrakce

Příklady
HighRadiusSAP ECCOracle NetSuiteMicrosoft Dynamics
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity správy pohledávek

Tyto záznamy představují důležité kroky procesu a transakční milníky, které je vhodné zachytit, abyste si mohli zobrazit celý průběh faktury od začátku do konce.
8 Doporučené 5 Volitelné
Aktivita Popis
Faktura vyrovnána
Závěrečná změna stavu, při které zůstatek faktury klesne na nulu a faktura se v systému uzavře.
Proč je to důležité

Koncové časové razítko pro výpočet „Průměrné doby inkasa pohledávek“. Označuje dokončení procesu.

Kde data získat

Tabulka Invoice Header, Status = „Closed“ nebo „Cleared“.

Zachycení

Porovnejte hodnotu stavového pole před změnou a po ní.

Typ události inferred
Faktura vytvořena
První vytvoření faktury nebo její načtení ze systému ERP do platformy HighRadius. Tím začíná cyklus inkasa.
Proč je to důležité

Určuje výchozí časový údaj pro výpočet doby prodlení a ukazatele Days Sales Outstanding (DSO).

Kde data získat

Tabulka Open Invoices nebo protokoly Data Integration, kde se číslo faktury objeví poprvé.

Zachycení

Zaznamená se při vložení záznamu do tabulky hlaviček faktur.

Typ události explicit
Platba v plné výši přijata
Přijetí platby, která zcela uhradí dluh. Pro výpočet doby prodlení se používá skutečné datum platby.
Proč je to důležité

Používá se k výpočtu „Míry plnění příslibů úhrady“ a porovnání skutečných a očekávaných peněžních toků.

Kde data získat

Datum platební transakce uvedené u závěrečného dokladu o vyrovnání.

Zachycení

Zaznamená se datum transakce, při které byla platba vyrovnána.

Typ události explicit
Položka bankovního výpisu spárována
Nástroj Cash Application nebo uživatel úspěšně propojí položku bankovního výpisu s konkrétní fakturou.
Proč je to důležité

Základní ukazatel pro „Míru automatického párování plateb“. Rozlišuje mezi přijetím peněz a jejich přiřazením k faktuře.

Kde data získat

Modul Cash Application, vytvoření záznamu o spárování.

Zachycení

Zaznamená se při spuštění pravidla párování.

Typ události explicit
Případ sporu otevřen
Vytvoření případu srážky nebo sporu propojeného s fakturou. Znamená, že zákazník odmítá uhradit část nebo celý zůstatek.
Proč je to důležité

Spouští analýzu „Výkonnost řešení sporů“ a pozastavuje běžné upomínání sporné částky.

Kde data získat

Modul Deductions/Disputes, časové razítko vytvoření ID případu propojeného s fakturou.

Zachycení

Zaznamená se při vytvoření případu sporu.

Typ události explicit
Příslib úhrady vytvořen
Formální závazek zaznamenaný v systému, ve kterém zákazník slibuje uhradit konkrétní částku do stanoveného data.
Proč je to důležité

Nezbytný pro „Index spolehlivosti příslibů úhrady“, který slouží k předvídání peněžních toků a měření spolehlivosti zákazníků.

Kde data získat

Modul nebo karta P2P (Promise to Pay) propojená s fakturou.

Zachycení

Zaznamená se při vytvoření záznamu P2P.

Typ události explicit
Spor vyřešen
Ukončení šetření sporu, které vede k rozhodnutí, například o oprávněnosti srážky nebo neoprávněnosti nároku.
Proč je to důležité

Událost ukončující měření „Doby řešení sporu“. Prodlevy v této fázi přímo prodlužují dobu prodlení.

Kde data získat

Modul Deductions, změna stavu na „Closed“, „Resolved“ nebo „Approved“.

Zachycení

Porovnejte hodnotu stavového pole před změnou a po ní.

Typ události inferred
Upomínka k platbě odeslána
Automatická zpráva (e-mail nebo dopis) odeslaná zákazníkovi prostřednictvím modulu Collections. Zaznamenává provedení strategie upomínání.
Proč je to důležité

Tento údaj je důležitý pro dashboard „Účinnost upomínek k úhradě“, který měří, zda zpráva skutečně vede k platbě.

Kde data získat

Karta Correspondence History nebo protokoly Communication propojené s ID faktury.

Zachycení

Zaznamená se při provedení akce v rámci strategie upomínání.

Typ události explicit
Částečná platba zaúčtována
Platba pokryje pouze část celkové částky faktury a zanechá neuhrazený zůstatek.
Proč je to důležité

Vstupuje do analýzy „Složitost částečných plateb“ a může upozornit na problémy při párování plateb.

Kde data získat

Modul Cash Application, platební transakce propojená s fakturou, kde Payment Amount < Open Amount.

Zachycení

Zaznamená se při přiřazení platby, pokud faktura zůstává otevřená.

Typ události explicit
Datum splatnosti uplynulo
Vypočtená událost označující, že faktura zůstává neuhrazená i po smluvně stanoveném datu splatnosti.
Proč je to důležité

Důležitý údaj pro „Audit dodržování platebních podmínek“. Označuje přechod z aktuálního stavu do prodlení.

Kde data získat

Vypočítá se porovnáním data splatnosti faktury s aktuálním datem, pokud je faktura otevřená, nebo s datem platby, pokud je uzavřená.

Zachycení

Odvoďte porovnáním polí Due Date a Activity Date.

Typ události calculated
Dobropis vystaven
Vystavení dobropisu, který sníží zůstatek faktury. Obvykle k němu dojde po uznání sporu nebo při vrácení zboží.
Proč je to důležité

Sleduje „Efektivitu zpracování dobropisů“ a dobu mezi vyřešením sporu a zaúčtováním.

Kde data získat

Protokoly synchronizace ERP nebo tabulka Credit Memo propojená s původním ID faktury.

Zachycení

Zaznamená se při propojení dokladu CM s fakturou.

Typ události explicit
Hovor v rámci inkasa zaznamenán
Ruční poznámka nebo interakce pracovníka vymáhání pohledávek týkající se této faktury. Označuje ruční zásah do procesu.
Proč je to důležité

Podporuje ukazatele „Produktivita pracovníků vymáhání pohledávek“ a rozlišuje automatické a ruční činnosti při inkasu.

Kde data získat

Karta Notes/History v modulu Collections.

Zachycení

Zaznamená se při uložení poznámky k hovoru uživatelem.

Typ události explicit
Spor se prověřuje
Stav případu sporu se změní z „New“ na aktivní šetření. Označuje začátek vlastní práce analytika.
Proč je to důležité

Používá se v nástroji „Hledání úzkých míst ve workflow řešení sporů“ k měření prodlevy mezi vytvořením případu a zahájením aktivní práce.

Kde data získat

Auditní protokol modulu Deductions, změna stavu na „In Progress“ nebo „Researching“.

Zachycení

Porovnejte hodnotu stavového pole před změnou a po ní.

Typ události inferred
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Jak získat data z HighRadius

Chcete začít?

Začněte mapovat životní cyklus faktur a zlepšete likviditu i dobu inkasa pohledávek. Náš tým vám pomůže s technickým nasazením.

Zlepšete správu pohledávek a cash flow

Zkraťte DSO o 15 až 20 dní díky automatizovaným přehledům o procesech

Začněte používat zkušební verzi zdarma

Bez platební karty. Nastavení zabere jen několik minut.