Šablona dat pro správu pohledávek
Šablona dat pro správu pohledávek
- Konkrétní datové atributy procesu
- Standardizované milníky aktivit
- Pokyny k extrakci dat z HighRadius
Atributy správy pohledávek
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Aktivita
ActivityName
|
Název události nebo činnosti provedené s fakturou. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává konkrétní krok nebo činnost v cyklu od objednávky po úhradu. Zachycuje události, jako je vytvoření faktury, automatické odeslání zprávy, telefonát pracovníka vymáhání pohledávek, zaznamenání sporu nebo přiřazení platby. Analytici pomocí tohoto pole rekonstruují průběh procesu a zobrazují pořadí jednotlivých kroků. Odchylky v jejich pořadí pomáhají odhalit odchylky od postupu, opakované úkony a jednání v rozporu s pravidly.
Proč je to důležité
Určuje jednotlivé kroky procesu a je nezbytný pro objevování procesů a analýzu variant.
Kde data získat
Tabulky HighRadius Activity Log, Notes History nebo Transaction History
Příklady
Faktura vytvořenaUpomínka k platbě odeslánaPřípad sporu otevřenPlatba v plné výši přijata
|
|||
|
Časové razítko události
EventDateTime
|
Konkrétní datum a čas, kdy aktivita proběhla. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává přesný okamžik, kdy v systému HighRadius došlo k události. Poskytuje časový údaj potřebný k seřazení aktivit a výpočtu doby mezi jednotlivými kroky procesu. Při analýze se časové razítko používá k výpočtu doby průchodu, například Days Sales Outstanding (DSO) nebo doby řešení sporu. Umožňuje také analyzovat průchodnost a využití zdrojů v konkrétních obdobích.
Proč je to důležité
Přesné časové údaje jsou nutné pro výpočet všech KPI založených na době trvání i pro správné seřazení událostí.
Kde data získat
Sloupec časových razítek v protokolech transakcí HighRadius
Příklady
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-15T14:22:10Z2023-11-05T09:15:00Z
|
|||
|
Číslo faktury
InvoiceNumber
|
Jedinečný identifikátor faktury, který slouží jako ID případu. | ||
|
Popis
Číslo faktury je hlavní identifikátor pro sledování finančního závazku od jeho vytvoření až po konečné uhrazení. Propojuje všechny související činnosti, včetně sporů, příslibů úhrady a plateb, do jedné historie případu. Při analýze se tento atribut používá ke seskupení záznamů událostí do jednotlivých instancí procesu. Umožňuje vypočítat dobu průchodu pro každou fakturu a slouží jako primární klíč při spojování procesních dat s dalšími tabulkami kmenových dat v prostředí HighRadius nebo ve zdrojovém systému ERP.
Proč je to důležité
Určuje jedinečný případ a zajišťuje, že jsou všechny události správně přiřazeny ke konkrétní finanční transakci.
Kde data získat
Data faktur HighRadius / tabulka hlaviček nebo zdrojový systém ERP (například SAP VBAK, Oracle Headers)
Příklady
INV-2023-001900123456US-102938550002931
|
|||
|
Automatické provedení
IsAutomated
|
Příznak označující, zda systém provedl aktivitu bez zásahu člověka. | ||
|
Popis
Tento logický atribut rozlišuje kroky provedené automatizačním nástrojem HighRadius, například automatické odeslání zprávy nebo párování plateb, od ručních kroků uživatelů. Je důležitý pro nástroj Sledování automatizace párování plateb a KPI Podíl faktur zpracovaných bez ručního zásahu. Analytici díky němu mohou měřit návratnost automatizace a určit, které kroky procesu stále vyžadují výrazný ruční zásah.
Proč je to důležité
Měří efektivitu nasazení HighRadius.
Kde data získat
Protokol aktivit (rozlišení systémového a lidského uživatele)
Příklady
truefalse
|
|||
|
Částka faktury
InvoiceAmount
|
Celková peněžní hodnota faktury. | ||
|
Popis
Tento atribut představuje původní celkovou částku vyúčtovanou zákazníkovi. Slouží jako základ pro výpočet neuhrazených zůstatků a posouzení finančního dopadu sporů nebo prodlev. Process mining používá toto pole k vážení případů podle jejich hodnoty. Pomáhá například rozlišit prioritní inkaso vysokých částek od administrativní zátěže spojené s nízkými částkami v KPI Počet sporů o nízké částky.
Proč je to důležité
Umožňuje vážit analýzu podle finančního dopadu, nejen podle počtu případů.
Kde data získat
Tabulka Invoice Header (pole Amount)
Příklady
1500.00250.5010000.00
|
|||
|
Datum splatnosti
DueDate
|
Datum, do kterého je zákazník podle smlouvy povinen zaplatit. | ||
|
Popis
Datum splatnosti se určuje podle platebních podmínek vztahujících se k datu vystavení faktury. Představuje cílový termín pro proces inkasa. Porovnáním tohoto atributu s datem přijetí platby v plné výši lze vypočítat míru dodržování platebních podmínek. Podle něj se určuje, zda byla platba uhrazena včas, pozdě, nebo předčasně.
Proč je to důležité
Referenční datum pro určení prodlení a výpočet Days Sales Outstanding (DSO).
Kde data získat
Tabulka Invoice Header (pole Due Date)
Příklady
2023-11-302023-12-15
|
|||
|
Jméno pracovníka vymáhání pohledávek
CollectorName
|
Jméno pracovníka nebo uživatele odpovědného za činnosti spojené s inkasem. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje konkrétního uživatele nebo pracovníka HighRadius, který provedl ruční činnost, například zaznamenal hovor, odeslal individuální e-mail nebo prověřil spor. Používá se v dashboardu Ukazatele produktivity pracovníků vymáhání pohledávek k hodnocení výkonu jednotlivců a rozložení pracovní zátěže. Vedoucí tak mohou určit potřebu školení nebo přerozdělit portfolio mezi členy týmu pro inkaso.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat výkonnost na úrovni zdrojů.
Kde data získat
Protokol aktivit / tabulka uživatelů
Příklady
Jan NovákJana SvobodováSprávce systémuPracovníkInkasa_01
|
|||
|
Název zákazníka
CustomerName
|
Název zákaznického účtu spojeného s fakturou. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje subjekt odpovědný za úhradu faktury. V HighRadius je propojen se záznamem dlužníka v kmenových datech. Analýza výkonnosti procesu podle názvu zákazníka odhalí konkrétní účty, které mohou vyžadovat individuální strategii inkasa nebo u kterých se opakují prodlevy v platbách. Podporuje dashboard Matice rizika zákazníků a prodlení.
Proč je to důležité
Nezbytný pro rozdělení analýzy podle účtů a hledání problémových zákazníků.
Kde data získat
Kmenová data zákazníků nebo hlavička faktury
Příklady
Acme CorpGlobal IndustriesTechStart IncRetail Giant Ltd
|
|||
|
Odchylka od platební lhůty
PaymentTermVariance
|
Počet dní mezi datem splatnosti a datem platby. | ||
|
Popis
Tento vypočítaný atribut měří odchylku od dohodnutých platebních podmínek. Kladná hodnota znamená opožděnou platbu, záporná hodnota platbu před termínem. Jde o přímý ukazatel pro audit dodržování platebních podmínek. Souhrnná analýza odchylek pomáhá odhalit zákazníky, kteří pravidelně platí pozdě, a podle toho upravit úvěrové podmínky nebo strategii inkasa.
Proč je to důležité
Přímé měřítko toho, zda zákazník dodržuje smluvní podmínky.
Kde data získat
Vypočítává se z data splatnosti a data platby
Příklady
5 dní-2 dny0 dní
|
|||
|
Datum příslibu platby
PromiseToPayDate
|
Datum, kdy zákazník slíbil provést platbu. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává datum, ke kterému se zákazník zavázal při jednání o inkasu pohledávky. Jde o důležitý údaj v HighRadius Collections Cloud. Používá se v indexu spolehlivosti příslibů platby. Porovnáním tohoto data se skutečným datem platby zjistíte, zda zákazník svůj příslib dodržel. Údaj pomáhá vyhodnotit, jak kvalitní byl příslib a jak úspěšně pracovník inkasa se zákazníkem jednal.
Proč je to důležité
Důležitý údaj pro předpověď peněžních toků a měření spolehlivosti zákazníků.
Kde data získat
Modul inkasa pohledávek / tabulka transakcí P2P
Příklady
2023-12-102023-12-20
|
|||
|
Kód důvodu sporu
DisputeReasonCode
|
Kód kategorie přiřazený případu sporu. | ||
|
Popis
Tento atribut klasifikuje důvod, proč zákazník odmítá zaplatit, například „Chyba v ceně“, „Poškozené zboží“ nebo „Chybějící dokumentace“. V HighRadius Deductions Cloud se používají standardní kódy. Analýza těchto kódů pomáhá odhalit příčiny neuhrazených faktur. Souhrnná data umožňují firmě odstranit problémy v prodeji nebo logistice, které následně zdržují inkaso.
Proč je to důležité
Nezbytný pro analýzu příčin opožděných plateb.
Kde data získat
Modul správy sporů a srážek
Příklady
P01 (cena)Q02 (kvalita)S03 (nedodané množství)Chyba administrativy
|
|||
|
Kód měny
CurrencyCode
|
Kód měny fakturované částky podle normy ISO. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje měnu, ve které byla faktura vystavena, například USD, EUR nebo GBP. Při analýze globálního procesu je nutný pro správnou interpretaci polí Částka faktury a Otevřená částka. Zajišťuje správné sčítání částek, obvykle po převodu na vykazovací měnu.
Proč je to důležité
Nezbytný pro přesné souhrnné finanční výpočty v prostředí s více měnami.
Kde data získat
Hlavička faktury
Příklady
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Obchodní jednotka
BusinessUnit
|
Interní divize nebo dceřiná společnost, která vystavila fakturu. | ||
|
Popis
Tento atribut rozděluje data podle organizační struktury, například na „Prodej v Severní Americe“, „Služby v regionu EMEA“ nebo jednotlivé produktové divize. Umožňuje porovnat výsledky různých částí organizace v rámci auditu dodržování platebních podmínek. Pomáhá určit, zda se problémy s inkasem týkají celé organizace, nebo jen konkrétních obchodních postupů.
Proč je to důležité
Umožňuje porovnávat různé organizační oblasti.
Kde data získat
Hlavička faktury / mapování ERP
Příklady
Spotřební elektronikaPrůmyslové dílySoftwarové službySeverozápadní Amerika
|
|||
|
Otevřená částka
OpenAmount
|
Zbývající neuhrazená částka na faktuře. | ||
|
Popis
Tento atribut sleduje částku, kterou zákazník ještě dluží. Aktualizuje se při zaúčtování částečných plateb. Je nezbytný pro analýzu složitosti částečných plateb. Analytici mohou filtrovat zcela neuhrazené a částečně zaplacené faktury a při inkasu upřednostnit neuhrazené položky s vysokou hodnotou.
Proč je to důležité
Důležitý pro určení aktuální expozice a úspěšnosti částečného inkasa.
Kde data získat
Hlavička faktury / tabulka otevřených položek
Příklady
0.00500.0012000.00
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
|
Časové razítko poslední aktualizace dat v modelu process mining. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává, kdy byl záznam extrahován nebo naposledy aktualizován v datové sadě pro process mining. Analytici tak vědí, jak aktuální data jsou a s jakým zpožděním se mohou v reportech zobrazovat. Je důležitý zejména u dashboardů pro průběžné monitorování, kde uživatelé potřebují vědět, zda pracují s aktuálními daty, nebo se snímkem z předchozího dne.
Proč je to důležité
Zajišťuje přehled o aktuálnosti dat použitých pro KPI.
Kde data získat
Časové razítko ETL
Příklady
2023-12-01T00:00:00Z2023-12-02T06:00:00Z
|
|||
|
Region
Region
|
Zeměpisná oblast přiřazená k faktuře nebo zákazníkovi. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje zeměpisnou oblast relevantní pro transakci, například „Severní Amerika“, „EMEA“ nebo „APAC“. Pomáhá porovnávat výsledky mezi regiony a pochopit, jak kulturní nebo regulatorní rozdíly ovlivňují platební chování a rychlost inkasa. Hodí se také pro souhrnné reporty vedení.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat výsledky podle zeměpisné oblasti.
Kde data získat
Kmenová data zákazníků nebo hlavička faktury
Příklady
Severní AmerikaEMEALatinská AmerikaAPAC
|
|||
|
Segment zákazníka
CustomerSegment
|
Zařazení zákazníka podle velikosti, odvětví nebo strategické hodnoty. | ||
|
Popis
Tento atribut rozděluje zákazníky do skupin, například „Strategičtí“, „Střední podniky“, „Malé a střední podniky“ nebo „Vysoce rizikoví“. V dashboardu výkonnosti řešení sporů umožňuje zjistit, zda se úroveň služeb mezi jednotlivými segmenty liší. Pomáhá ověřit, zda se zákazníkům s vysokou hodnotou věnuje při inkasu pohledávek odpovídající pozornost.
Proč je to důležité
Analýza segmentů pro sladění obchodní strategie a dohodnutých úrovní služeb.
Kde data získat
Základní údaje o zákaznících
Příklady
Strategický klíčový zákazníkVelkoobchodMaloobchodVeřejná správa
|
|||
|
Úvěrový rating
CreditRating
|
Hodnocení nebo rating úvěruschopnosti zákazníka. | ||
|
Popis
Tento atribut vyjadřuje míru rizika zákazníka. Údaje obvykle pocházejí od úvěrových registrů nebo z interního hodnocení v HighRadius Credit Cloud. Je jedním z rozměrů matice rizika zákazníků a stáří pohledávek. Analýza stáří pohledávek podle úvěrového ratingu pomáhá odhalit vysoké riziko, kdy zákazníci se špatným ratingem dluží vysoké částky.
Proč je to důležité
Nezbytný pro řízení rizik a určování priorit při inkasu pohledávek.
Kde data získat
Modul správy úvěrů / základní údaje o zákaznících
Příklady
AAAB+Vysoké rizikoNízké riziko
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Název systému, ze kterého data pocházejí. | ||
|
Popis
Tento atribut uvádí, zda data vznikla přímo v modulech platformy HighRadius, například Collections Cloud nebo Cash Application Cloud, nebo zda byla načtena z externího systému ERP, například SAP nebo Oracle. Pomáhá sledovat původ dat a ověřovat jejich správnost. Při analýze problémů v procesu vám znalost zdrojového systému pomůže určit, zda zpoždění způsobila prodleva při integraci, nebo zpracování v samotném systému.
Proč je to důležité
Poskytuje kontext o původu dat, zejména pokud do HighRadius dodává data více systémů ERP.
Kde data získat
Konfigurace systému nebo pevně nastavená hodnota podle logiky extrakce
Příklady
HighRadiusSAP ECCOracle NetSuiteMicrosoft Dynamics
|
|||
Aktivity správy pohledávek
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Faktura vyrovnána
|
Závěrečná změna stavu, při které zůstatek faktury klesne na nulu a faktura se v systému uzavře. | ||
|
Proč je to důležité
Koncové časové razítko pro výpočet „Průměrné doby inkasa pohledávek“. Označuje dokončení procesu.
Kde data získat
Tabulka Invoice Header, Status = „Closed“ nebo „Cleared“.
Zachycení
Porovnejte hodnotu stavového pole před změnou a po ní.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura vytvořena
|
První vytvoření faktury nebo její načtení ze systému ERP do platformy HighRadius. Tím začíná cyklus inkasa. | ||
|
Proč je to důležité
Určuje výchozí časový údaj pro výpočet doby prodlení a ukazatele Days Sales Outstanding (DSO).
Kde data získat
Tabulka Open Invoices nebo protokoly Data Integration, kde se číslo faktury objeví poprvé.
Zachycení
Zaznamená se při vložení záznamu do tabulky hlaviček faktur.
Typ události
explicit
|
|||
|
Platba v plné výši přijata
|
Přijetí platby, která zcela uhradí dluh. Pro výpočet doby prodlení se používá skutečné datum platby. | ||
|
Proč je to důležité
Používá se k výpočtu „Míry plnění příslibů úhrady“ a porovnání skutečných a očekávaných peněžních toků.
Kde data získat
Datum platební transakce uvedené u závěrečného dokladu o vyrovnání.
Zachycení
Zaznamená se datum transakce, při které byla platba vyrovnána.
Typ události
explicit
|
|||
|
Položka bankovního výpisu spárována
|
Nástroj Cash Application nebo uživatel úspěšně propojí položku bankovního výpisu s konkrétní fakturou. | ||
|
Proč je to důležité
Základní ukazatel pro „Míru automatického párování plateb“. Rozlišuje mezi přijetím peněz a jejich přiřazením k faktuře.
Kde data získat
Modul Cash Application, vytvoření záznamu o spárování.
Zachycení
Zaznamená se při spuštění pravidla párování.
Typ události
explicit
|
|||
|
Případ sporu otevřen
|
Vytvoření případu srážky nebo sporu propojeného s fakturou. Znamená, že zákazník odmítá uhradit část nebo celý zůstatek. | ||
|
Proč je to důležité
Spouští analýzu „Výkonnost řešení sporů“ a pozastavuje běžné upomínání sporné částky.
Kde data získat
Modul Deductions/Disputes, časové razítko vytvoření ID případu propojeného s fakturou.
Zachycení
Zaznamená se při vytvoření případu sporu.
Typ události
explicit
|
|||
|
Příslib úhrady vytvořen
|
Formální závazek zaznamenaný v systému, ve kterém zákazník slibuje uhradit konkrétní částku do stanoveného data. | ||
|
Proč je to důležité
Nezbytný pro „Index spolehlivosti příslibů úhrady“, který slouží k předvídání peněžních toků a měření spolehlivosti zákazníků.
Kde data získat
Modul nebo karta P2P (Promise to Pay) propojená s fakturou.
Zachycení
Zaznamená se při vytvoření záznamu P2P.
Typ události
explicit
|
|||
|
Spor vyřešen
|
Ukončení šetření sporu, které vede k rozhodnutí, například o oprávněnosti srážky nebo neoprávněnosti nároku. | ||
|
Proč je to důležité
Událost ukončující měření „Doby řešení sporu“. Prodlevy v této fázi přímo prodlužují dobu prodlení.
Kde data získat
Modul Deductions, změna stavu na „Closed“, „Resolved“ nebo „Approved“.
Zachycení
Porovnejte hodnotu stavového pole před změnou a po ní.
Typ události
inferred
|
|||
|
Upomínka k platbě odeslána
|
Automatická zpráva (e-mail nebo dopis) odeslaná zákazníkovi prostřednictvím modulu Collections. Zaznamenává provedení strategie upomínání. | ||
|
Proč je to důležité
Tento údaj je důležitý pro dashboard „Účinnost upomínek k úhradě“, který měří, zda zpráva skutečně vede k platbě.
Kde data získat
Karta Correspondence History nebo protokoly Communication propojené s ID faktury.
Zachycení
Zaznamená se při provedení akce v rámci strategie upomínání.
Typ události
explicit
|
|||
|
Částečná platba zaúčtována
|
Platba pokryje pouze část celkové částky faktury a zanechá neuhrazený zůstatek. | ||
|
Proč je to důležité
Vstupuje do analýzy „Složitost částečných plateb“ a může upozornit na problémy při párování plateb.
Kde data získat
Modul Cash Application, platební transakce propojená s fakturou, kde Payment Amount < Open Amount.
Zachycení
Zaznamená se při přiřazení platby, pokud faktura zůstává otevřená.
Typ události
explicit
|
|||
|
Datum splatnosti uplynulo
|
Vypočtená událost označující, že faktura zůstává neuhrazená i po smluvně stanoveném datu splatnosti. | ||
|
Proč je to důležité
Důležitý údaj pro „Audit dodržování platebních podmínek“. Označuje přechod z aktuálního stavu do prodlení.
Kde data získat
Vypočítá se porovnáním data splatnosti faktury s aktuálním datem, pokud je faktura otevřená, nebo s datem platby, pokud je uzavřená.
Zachycení
Odvoďte porovnáním polí Due Date a Activity Date.
Typ události
calculated
|
|||
|
Dobropis vystaven
|
Vystavení dobropisu, který sníží zůstatek faktury. Obvykle k němu dojde po uznání sporu nebo při vrácení zboží. | ||
|
Proč je to důležité
Sleduje „Efektivitu zpracování dobropisů“ a dobu mezi vyřešením sporu a zaúčtováním.
Kde data získat
Protokoly synchronizace ERP nebo tabulka Credit Memo propojená s původním ID faktury.
Zachycení
Zaznamená se při propojení dokladu CM s fakturou.
Typ události
explicit
|
|||
|
Hovor v rámci inkasa zaznamenán
|
Ruční poznámka nebo interakce pracovníka vymáhání pohledávek týkající se této faktury. Označuje ruční zásah do procesu. | ||
|
Proč je to důležité
Podporuje ukazatele „Produktivita pracovníků vymáhání pohledávek“ a rozlišuje automatické a ruční činnosti při inkasu.
Kde data získat
Karta Notes/History v modulu Collections.
Zachycení
Zaznamená se při uložení poznámky k hovoru uživatelem.
Typ události
explicit
|
|||
|
Spor se prověřuje
|
Stav případu sporu se změní z „New“ na aktivní šetření. Označuje začátek vlastní práce analytika. | ||
|
Proč je to důležité
Používá se v nástroji „Hledání úzkých míst ve workflow řešení sporů“ k měření prodlevy mezi vytvořením případu a zahájením aktivní práce.
Kde data získat
Auditní protokol modulu Deductions, změna stavu na „In Progress“ nebo „Researching“.
Zachycení
Porovnejte hodnotu stavového pole před změnou a po ní.
Typ události
inferred
|
|||
Návody k extrakci dat
Chcete začít?
Začněte mapovat životní cyklus faktur a zlepšete likviditu i dobu inkasa pohledávek. Náš tým vám pomůže s technickým nasazením.
Zlepšete správu pohledávek a cash flow
Zkraťte DSO o 15 až 20 dní díky automatizovaným přehledům o procesech
Bez platební karty. Nastavení zabere jen několik minut.