Šablona dat pro proces Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

SAP S/4HANA
Šablona dat pro proces Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

Šablona dat pro proces Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

Tato šablona vám pomůže shromáždit potřebná data pro analýzu procesu Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení. Obsahuje přehled důležitých datových atributů a činností procesu i podrobný návod k extrakci. Usnadněte si přípravu dat a začněte s process mining.
  • Doporučené atributy ke sběru
  • Důležité činnosti, které je třeba sledovat při analýze procesu
  • Podrobný návod k extrakci dat
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy procesu Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

Toto jsou doporučená datová pole pro záznam událostí, který použijete k podrobné analýze procesu Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení.
3 Povinné 7 Doporučené 11 Volitelné
Název Popis
Finanční období
FinancialPeriod
Jedinečný identifikátor cyklu finančního výkaznictví, například '2023-12' pro prosinec 2023. Slouží jako případ procesu uzávěrky období.
Popis

Finanční období je hlavním identifikátorem případu, který sdružuje všechny činnosti související s uzavřením účetních knih za konkrétní časové období, obvykle kalendářní měsíc nebo fiskální období. Každé finanční období představuje jeden úplný průběh uzávěrkového procesu.

Při analýze process mining tento atribut umožňuje sledovat celý průběh uzávěrky od zahájení až po závěrečné výkaznictví. Slouží k porovnání délky cyklů v různých obdobích, odhalení obvyklých cest procesem a analýze rozdílů mezi měsíčními, čtvrtletními a ročními uzávěrkami. Pokud každé období považujete za samostatný případ, můžete měřit výkonnost v čase a odhalovat systémová úzká místa.

Proč je to důležité

Jde o nezbytný identifikátor případu, který vymezuje analýzu. Umožňuje porovnávat průběh uzávěrky v čase a odhalovat trendy i opakující se problémy.

Kde data získat

Odvozuje se spojením polí fiskální rok (GJAHR) a účetní období (MONAT) z hlaviček finančních dokladů, obvykle z tabulek, jako je BKPF.

Příklady
2023-122024-032024-Q1
Aktivita
ActivityName
Název konkrétního obchodního kroku nebo úkolu v procesu uzávěrky období, například 'Zaúčtován opravný účetní zápis' nebo 'Období uzavřeno pro účtování'.
Popis

Tento atribut představuje jednu událost nebo úkol v procesu uzávěrky období a odsouhlasení od začátku do konce. Činnosti tvoří základ procesní mapy a ukazují pořadí provedené práce. Často se odvozují z kombinace transakčních kódů, typů dokladů nebo změn stavu v SAP S/4HANA.

Analýza činností je základem process mining. Pomáhá vizualizovat průběh procesu, odhalit odchylky od standardního postupu, najít úzká místa, kde činnosti trvají příliš dlouho, a porozumět četnosti i pořadí úkolů. Je důležitá pro dashboardy, jako jsou Analýza variant uzávěrky období a Aktuální stav uzávěrky období.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu a tvoří základ procesní mapy. Umožňuje analyzovat průběh procesu, odchylky a úzká místa.

Kde data získat

Odvozuje se z různých zdrojů, například z transakčních kódů (TCODE), typů dokladů (BLART) nebo polí stavu v tabulkách souvisejících s úlohami finanční uzávěrky, například v SAP Financial Closing Cockpit.

Příklady
Období otevřeno pro účtováníZahájeno odsouhlasení účtuVygenerovány finanční výkazyZahájeno mezifiremní odsouhlasení
Čas zahájení
EventTime
Časové razítko označující, kdy konkrétní činnost začala nebo byla zaznamenána v systému.
Popis

Čas události zachycuje přesné datum a čas, kdy k činnosti došlo. U finančních účtování jde často o čas vytvoření (CPUTM) nebo datum účtování (BUDAT) dokladu. U změn stavu nebo úloh jde o časové razítko zaznamenané změny.

Tento atribut je nezbytný pro chronologické řazení činností a tvoří základ veškeré časové analýzy. Slouží k výpočtu délky cyklů mezi činnostmi, trvání konkrétních úkolů i celkové doby procesu od začátku do konce. Přímo podporuje KPI, jako je průměrná délka cyklu uzávěrky období a průměrná doba schválení odsouhlasení.

Proč je to důležité

Toto povinné časové razítko umožňuje řadit události chronologicky a slouží jako základ výpočtů délky trvání a výkonnosti.

Kde data získat

Zdrojovými údaji jsou časová pole, například datum vytvoření (CPUDT) a čas vytvoření (CPUTM) v tabulkách, jako je BKPF, nebo pole data změny v různých tabulkách stavů, například CDHDR a CDPOS.

Příklady
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Čas dokončení
EndTime
Časové razítko označující, kdy byla činnost dokončena.
Popis

Čas dokončení označuje konec úkolu. U některých okamžitých událostí zaznamenaných v systému může být stejný jako čas zahájení. U činností s měřitelnou délkou označuje čas jejich dokončení.

Spolu s časem zahájení je tento atribut nezbytný pro výpočet hodnoty ProcessingTime u každé činnosti. To je základem analýzy výkonnosti, odhalování úzkých míst a optimalizace přidělování zdrojů. Dashboardy, jako je Efektivita přidělování zdrojů, využívají přesné časy dokončení k výpočtu doby, kterou uživatelé potřebují na jednotlivé úkoly.

Proč je to důležité

Umožňuje vypočítat dobu trvání činností (Processing Time), což je důležité pro odhalování úzkých míst ve výkonnosti a analýzu efektivity.

Kde data získat

Stejně jako čas zahájení lze i tento údaj získat z různých časových polí. U některých činností může být stejný jako čas zahájení. Jinde může jít o samostatné datum dokončení nebo změny v aplikačních tabulkách či protokolech změn (CDHDR, CDPOS).

Příklady
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Cílové datum dokončení
TargetCompletionDate
Plánované datum nebo termín dokončení důležité činnosti, například sestavení účetní závěrky.
Popis

Cílové datum dokončení označuje interní nebo externí termín konkrétního milníku v procesu uzávěrky období. Jde o datum, do kterého má být úkol hotový.

Tento atribut je nezbytný pro měření dodržování harmonogramu a plnění termínů. Vychází z něj dashboard „Dodržování termínů výkaznictví“ a KPI „Včasné dokončení účetní závěrky“, které porovnávají cílové datum s hodnotou ActualCompletionDate. Analýza odchylek pomáhá organizacím zjistit, jak mohou zlepšit včasné dokončení uzávěrky.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnat skutečný výkon s termíny a měřit i zlepšovat včasné dokončení důležitých činností při uzávěrce.

Kde data získat

Tyto údaje se často nacházejí v systému pro správu úkolů nebo plánování, například v SAP Financial Closing cockpit, kde jsou seznamy úkolů uzávěrky definovány s plánovanými daty dokončení.

Příklady
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Číslo dokladu
DocumentNumber
Jedinečný identifikátor finančního dokladu, například účetního zápisu.
Popis

SAP přiřazuje každému finančnímu zaúčtování jedinečné číslo dokladu. Slouží jako hlavní reference pro sledování a audit jednotlivých transakcí, které tvoří činnosti v procesu uzávěrky.

Číslo dokladu samo o sobě není ID případu, ale propojuje proces s původním systémem. Analytici díky němu mohou z pohledu process mining přejít k podrobnostem konkrétní transakce v SAP S/4HANA a hledat příčinu problému. Hodí se zejména při prověřování konkrétních opravných účetních zápisů nebo zaúčtování odsouhlasení.

Proč je to důležité

Odkazuje přímo na příslušnou transakci v SAP. Z modelu procesu tak můžete snadno přejít k podrobnostem a ověřit záznam při auditu.

Kde data získat

Nachází se v hlavičkové tabulce finančních dokladů BKPF (pole BELNR) a v tabulkách položek, například BSEG nebo ACDOCA.

Příklady
100000045190000001300000023
Číslo účtu hlavní knihy
GlAccountNumber
Identifikátor konkrétního účtu v hlavní knize.
Popis

Číslo účtu hlavní knihy (GL) označuje jednotlivé účty používané k evidenci finančních transakcí, například hotovosti, závazků nebo výnosů. Mnoho činností při uzávěrce období, například odsouhlasení a opravné zápisy, se přímo vztahuje ke konkrétním účtům hlavní knihy.

Tento atribut je nezbytný pro podrobnou analýzu finančních procesů. Dashboard „Analýza opravných účetních zápisů“ jej používá k zobrazení počtu oprav podle účtu a pomáhá tak odhalit problematická místa. KPI „Průměrná doba odsouhlasení účtu hlavní knihy“ jej využívá k určení zpoždění souvisejících s konkrétními účty.

Proč je to důležité

Propojuje činnosti v procesu s konkrétními finančními účty. Umožňuje podrobně analyzovat odsouhlasení a účetní zápisy a hledat příčiny problémů.

Kde data získat

Nachází se v tabulkách položek finančních dokladů, především v BSEG (pole HKONT) nebo v univerzální účetní tabulce ACDOCA v S/4HANA.

Příklady
113100004000000073000000
Kód společnosti
CompanyCode
Jedinečný identifikátor právního subjektu nebo společnosti v organizaci SAP.
Popis

Company Code představuje samostatnou účetní jednotku v rámci podniku, pro kterou lze vést úplnou a nezávislou účetní evidenci. Veškeré činnosti spojené s uzávěrkou období probíhají na úrovni Company Code.

Jde o základní organizační dimenzi pro finanční analýzu. process mining umožňuje porovnat proces uzávěrky období v různých právních entitách. Dashboard „Analýza variant uzávěrky období“ používá Company Code k odhalení nesrovnalostí a sjednocení postupů při uzávěrce.

Proč je to důležité

Poskytuje důležitý organizační kontext. Díky němu můžete porovnávat procesy v různých právních entitách, odhalovat odchylky a sdílet osvědčené postupy.

Kde data získat

Nachází se téměř ve všech finančních tabulkách SAP, zejména v hlavičkové tabulce BKPF (pole BUKRS).

Příklady
10001710US01DE01
Odpovědný uživatel
ResponsibleUser
ID uživatele, který činnost provedl nebo odpovídá za daný úkol.
Popis

Tento atribut určuje zaměstnance, který provedl konkrétní úkol, například zaúčtoval účetní zápis nebo schválil odsouhlasení. Obvykle se zaznamenává jako ID uživatele v systémových protokolech a hlavičkách dokladů.

Analýza procesu podle uživatelů je důležitá pro pochopení rozložení pracovní zátěže, individuální výkonnosti a potřeb školení. Dashboard Efektivita přidělování zdrojů tento atribut přímo využívá k zobrazení doby zpracování činností podle uživatele. Pomáhá také hledat příležitosti k automatizaci tím, že odhalí vysoce opakované úkoly prováděné mnoha uživateli.

Proč je to důležité

Propojuje činnosti procesu s lidmi, kteří je provedli. Umožňuje analyzovat pracovní zátěž, optimalizovat zdroje a řídit výkonnost.

Kde data získat

Obvykle se nachází v hlavičkových tabulkách dokladů, například BKPF (pole USNAM, uživatelské jméno), nebo v tabulkách dokumentů změn, například CDHDR (pole USERNAME).

Příklady
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Stav odsouhlasení
ReconciliationStatus
Stav činnosti odsouhlasení účtu, například „Otevřeno“, „Probíhá“ nebo „Schváleno“.
Popis

Tento atribut sleduje stav odsouhlasení konkrétního účtu nebo úkolu. Ukazuje, zda odsouhlasení bylo zahájeno, odesláno ke kontrole, schváleno nebo zamítnuto. Změny stavu jsou důležitými událostmi v procesu.

Atribut je základem dashboardu „Analýza přepracování odsouhlasení“. Analýzou posloupnosti stavů lze zjistit, zda po stavu „Schváleno“ následovaly další úpravy, což může znamenat přepracování. Podporuje také KPI „Míra odsouhlasení napoprvé“, protože ukazuje, která odsouhlasení byla schválena bez předchozího zamítnutí nebo opětovného otevření.

Proč je to důležité

Sleduje průběh a výsledek úkolů odsouhlasení. Umožňuje odhalit přepracování, měřit míru schválení a analyzovat úzká místa.

Kde data získat

Tyto údaje se obvykle ukládají v tabulkách nástroje pro odsouhlasení, který používáte, například SAP Financial Closing cockpit nebo SAP Account Substantiation and Automation od BlackLine.

Příklady
NezahájenoProbíhá přípravaSchválenoZamítnuto
Bylo dokončeno včas
IsOnTime
Logická hodnota je pravdivá, pokud byl milník dokončen v cílovém termínu nebo před ním.
Popis

Tento atribut vyjadřuje dodržení harmonogramu jednoduchým výsledkem. Vypočítá se porovnáním hodnot ActualCompletionDate a TargetCompletionDate pro konkrétní milník, například schválení účetní závěrky.

Jde o základní výpočet KPI „Včasné dokončení účetní závěrky“. Porovnání dat převádí na jasný stav „včas“ nebo „po termínu“, který lze snadno zobrazit v dashboardech a reportech. Pomáhá měřit účinnost opatření zaměřených na zrychlení uzávěrky.

Proč je to důležité

Zjednodušuje analýzu dodržování termínů na jasný výsledek, úspěch nebo nesplnění. Včasné plnění tak můžete snadno sledovat a vykazovat.

Kde data získat

Vypočítané pole: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Příklady
truefalse
Částka dokladu
DocumentAmount
Celková hodnota finančního zaúčtování v měně dokladu.
Popis

Tento atribut udává peněžní hodnotu finančního dokladu. U oprav při uzávěrce období může jít například o částku časového rozlišení nebo opravného zaúčtování.

Analýza částky pomáhá posoudit významnost transakcí. Analytici mohou přednostně prověřit opravné zápisy s vysokou hodnotou, které mohou představovat větší finanční riziko. Mapu procesu lze filtrovat podle zadaného limitu a zaměřit se tak na nejvýznamnější činnosti.

Proč je to důležité

Doplňuje analýzu o finanční rozměr a umožňuje řadit problémy podle jejich peněžního dopadu a významnosti.

Kde data získat

Tuto hodnotu je obvykle třeba agregovat z tabulek položek, například BSEG nebo ACDOCA (pole WRBTR, částka v měně dokladu).

Příklady
15000.00250.75-500.00
Doba trvání uzávěrky období
PeriodCloseCycleTime
Celková doba od první do poslední činnosti ve finančním období.
Popis

Tato metrika udává dobu trvání celého procesu uzávěrky období pro jeden případ (finanční období). Vypočítá se jako rozdíl mezi časovým razítkem poslední a první činnosti v daném období.

Jde o hlavní ukazatel výkonnosti, který přímo podporuje dashboard „Přehled doby trvání uzávěrky období“ a KPI „Průměrná doba trvání uzávěrky období“. Poskytuje celkový přehled o efektivitě a rychlosti uzávěrky a umožňuje porovnávat výsledky v čase i mezi různými Company Code.

Proč je to důležité

Jde o hlavní KPI pro celkovou dobu trvání procesu. Umožňuje sledovat, jak se jeho efektivita v čase zlepšuje.

Kde data získat

Vypočítává se na úrovni případu: pro každé FinancialPeriod se použije MAX(EventTime) - MIN(EventTime).

Příklady
P5D10H30MP7D2HP6D
Jde o přepracování odsouhlasení
IsReconciliationRework
Logická hodnota je pravdivá, pokud po činnosti odsouhlasení následuje zamítnutí nebo další úpravy.
Popis

Tento vypočítaný atribut odhaluje případy přepracování v dílčím procesu odsouhlasení. Označí činnosti nebo případy, kdy bylo odsouhlasení zamítnuto, po odeslání znovu otevřeno nebo kdy byly po jeho dokončení zaúčtovány opravné zápisy ke stejnému účtu hlavní knihy.

Příznak slouží pro dashboard „Analýza přepracování odsouhlasení“ a KPI „Míra přepracování odsouhlasení“. Převádí složité posloupnosti činností na jednoduchý měřitelný údaj o rozsahu přepracování a pomáhá týmům zlepšit kvalitu napoprvé.

Proč je to důležité

Přímo měří přepracování, jednu z příčin neefektivity procesu. Umožňuje cíleně analyzovat a zlepšovat kvalitu odsouhlasení.

Kde data získat

Vypočítává se podle posloupnosti činností. Příznak se například nastaví na pravdivý, pokud po činnosti „Odsouhlasení schváleno“ následuje „Opravný účetní zápis zaúčtován“ pro stejný účet hlavní knihy ve stejném období.

Příklady
truefalse
Je automatizovaná
IsAutomated
Logická hodnota určující, zda činnost provedl systémový uživatel nebo automatizovaný proces.
Popis

Tento příznak rozlišuje úkoly provedené ručně uživatelem od úkolů, které systém vykonal automaticky, například plánované dávkové úlohy pro ocenění měny nebo automatické párování. Obvykle se odvozuje z ID ResponsibleUser (například pokud je uživatel „SAP_BATCH“) nebo z TransactionCode.

Atribut pomáhá zjistit míru automatizace procesu uzávěrky. Odhaluje příležitosti k další automatizaci tím, že upozorňuje na ruční úkoly s vysokým objemem. Při analýze příčin problémů také ukazuje, zda úzká místa vznikají v ručních, nebo automatizovaných krocích.

Proč je to důležité

Rozlišuje činnosti prováděné lidmi a systémem. Pomáhá hledat příležitosti k automatizaci a analyzovat efektivitu obou typů činností.

Kde data získat

Jde o odvozený atribut, který se obvykle určuje podle pravidla aplikovaného na pole „ResponsibleUser“ (například kontrolou ID systémových nebo dávkových uživatelů, jako je „BATCHUSER“) nebo podle transakčního kódu.

Příklady
truefalse
Měna dokladu
DocumentCurrency
Kód měny částek ve finančním dokladu.
Popis

Tento atribut určuje měnu, ve které byla transakce zaúčtována, například USD, EUR nebo JPY. Poskytuje nezbytný kontext pro atribut DocumentAmount.

V mezinárodních organizacích může být důležitá analýza podle měny. Zajišťuje správnou interpretaci peněžních hodnot a je nutná pro jejich převod na jednotnou vykazovací měnu při souhrnné analýze. Bez tohoto kontextu nelze hodnoty DocumentAmount smysluplně porovnávat ani sčítat.

Proč je to důležité

Poskytuje potřebný kontext pro interpretaci peněžních částek, zejména v prostředí s více měnami.

Kde data získat

Nachází se v hlavičkové tabulce finančních dokladů BKPF (pole WAERS).

Příklady
USDEURJPY
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko označující, kdy byla data naposledy aktualizována nebo extrahována ze zdrojového systému.
Popis

Tento atribut zaznamenává datum a čas poslední extrakce dat. Poskytuje kontext k aktuálnosti dat analyzovaných v nástroji process mining.

Slouží především ke správě dat a informování uživatelů. Uživatelé dashboardu vidí, jak aktuální analýza je. To je důležité zejména u dashboardů pro sledování téměř v reálném čase, jako je 'Aktuální stav uzávěrky období'. Uživatelé tak poznají, zda pracují s dnešními, včerejšími nebo týden starými daty.

Proč je to důležité

Informuje uživatele o aktuálnosti dat, aby věděli, jak čerstvé jsou poznatky o procesu.

Kde data získat

Jde o metadata, která nástroj pro extrakci dat nebo ETL při spuštění vytvoří a připojí k datové sadě.

Příklady
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Skutečné datum dokončení
ActualCompletionDate
Skutečné datum dokončení důležité činnosti nebo celé uzávěrky období.
Popis

Tento atribut zachycuje skutečné datum dokončení důležitého milníku. Jde o časové razítko konečného schválení účetní závěrky nebo uzavření období pro zaúčtování.

Doplňuje TargetCompletionDate a je nezbytný pro měření včasného plnění. Dashboard „Dodržování termínů výkaznictví“ a KPI „Včasné dokončení účetní závěrky“ přímo porovnávají skutečné a cílové datum a vypočítávají odchylku i míru dodržení termínu.

Proč je to důležité

Udává skutečné načasování milníků. Díky tomu lze porovnat výkon s plánovanými termíny a analyzovat zpoždění.

Kde data získat

Přebírá se z hodnoty EventTime poslední činnosti v posloupnosti, například „Účetní závěrka schválena“ nebo „Období uzavřeno pro zaúčtování“.

Příklady
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
Transakční kód
TransactionCode
Transakční kód SAP (T-code) použitý ke spuštění činnosti.
Popis

Transakční kód je zkratka, která v SAP spouští konkrétní funkci nebo program. Například FB01 slouží k zaúčtování dokladu a FAGLB03 k zobrazení zůstatků účtů hlavní knihy. T-code často jasně ukazuje, jaká činnost proběhla.

Tento atribut pomáhá definovat činnosti v modelu procesu. Spolehlivě rozlišuje ruční a automatizované činnosti a ukazuje, jak byl úkol v systému proveden. Analýza T-code může odhalit nestandardní nebo neefektivní postupy.

Proč je to důležité

Ukazuje z technického pohledu, jak byla činnost provedena v systému. Pomáhá rozlišit ruční a automatizované kroky a odhalit nestandardní postupy.

Kde data získat

Nachází se v hlavičkové tabulce finančních dokladů BKPF (pole TCODE) nebo v protokolech změn dokladů.

Příklady
FB01FAGL_FCVF.13
Typ účetního zápisu
JournalEntryType
Typ zaúčtovaného finančního dokladu, který rozlišuje běžné zápisy, časové rozlišení a opravy.
Popis

Typ účetního zápisu, v terminologii SAP typ dokladu, je kód, který klasifikuje účetní doklady. Určuje, na jaké typy účtů lze doklad zaúčtovat, a rozlišuje různé obchodní transakce, například fakturu dodavatele (KR), zápis do hlavní knihy (SA) nebo platbu zákazníka (DZ).

Při uzávěrce období tento atribut pomáhá vyčlenit konkrétní typy činností. Analytici se díky němu mohou zaměřit například na opravné účetní zápisy a využít dashboard „Analýza opravných účetních zápisů“ a KPI „Počet opravných účetních zápisů“. Atribut pomáhá také při výpočtu „Podílu ručních zaúčtování“.

Proč je to důležité

Třídí finanční transakce podle typu zaúčtování. Analýzu tak můžete zaměřit například na ruční opravy, které mají vliv na hladký průběh uzávěrky období.

Kde data získat

Jde o standardní pole v hlavičkové tabulce finančních dokladů BKPF (pole BLART).

Příklady
SAKRAB
Zdrojový systém
SourceSystemId
Identifikátor konkrétní instance nebo klienta SAP S/4HANA, ze kterého byla data extrahována.
Popis

Tento atribut určuje zdrojový systém dat. V prostředích s více instancemi SAP, například pro různé regiony nebo obchodní jednotky, je toto pole důležité pro rozlišení zdrojů dat.

Používá se především pro správu dat, audit a zajištění jejich integrity. Při analýze může sloužit jako filtr pro porovnání procesů z různých zdrojových systémů, pokud jsou spojeny do jednoho modelu process mining.

Proč je to důležité

Poskytuje důležité informace o původu a kontextu dat. Díky tomu je jasné, odkud data pocházejí, zejména v prostředí s více systémy.

Kde data získat

Jde obvykle o metadata přidaná při extrakci dat, často převzatá z ID systému SAP (SY-SYSID) nebo klienta (SY-MANDT).

Příklady
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Povinné Doporučené Volitelné

Činnosti procesu Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

Zachyťte tyto důležité kroky a milníky procesu v záznamu událostí. Umožní vám přesně odhalit průběh procesu a hledat možnosti jeho zlepšení.
7 Doporučené 7 Volitelné
Aktivita Popis
Období otevřeno pro účtování
Tímto začíná finanční období. Otevřou se účetní období pro zaznamenávání transakcí. Jde o výslovnou změnu konfigurace zaznamenanou v systému, kterou provádí správce financí v SAP. Umožní účtovat zápisy za nové období.
Proč je to důležité

Tato činnost je hlavní počáteční událostí procesu uzávěrky období. Umožňuje přesně měřit celkovou délku cyklu a jasně určit začátek analýzy procesu.

Kde data získat

Událost se zaznamenává v dokumentech změn (tabulky CDHDR a CDPOS), které evidují úpravy tabulky T001B pro řízení účetních období. Změny se obvykle provádějí pomocí transakce OB52.

Zachycení

Vyfiltrujte protokoly změn tabulky T001B podle příslušného fiskálního roku a období.

Typ události explicit
Období uzavřeno pro účtování
Jde o poslední činnost cyklu, při které se účetní období formálně uzavře a zamezí se dalším transakcím. Tím se zajistí integrita dat ve finálních finančních výkazech.
Proč je to důležité

Tato činnost představuje jednoznačný konec procesu. Je nezbytná pro výpočet celkové délky uzávěrkového cyklu a analýzu trendů v dokončování procesu.

Kde data získat

Stejně jako při otevření období se událost zaznamenává v dokumentech změn (tabulky CDHDR a CDPOS), které evidují aktualizace tabulky T001B pro řízení účetních období provedené transakcí OB52.

Zachycení

Vyfiltrujte protokoly změn tabulky T001B a zjistěte, kdy bylo uzavřeno příslušné fiskální období.

Typ události explicit
Schváleno odsouhlasení účtu
Tato činnost označuje konečné schválení odsouhlasení účtu hlavní knihy. Potvrzuje, že zůstatek byl ověřen a případné problémy vyřešeny. Událost se odvozuje od změny stavu na 'Schváleno' v nástroji pro odsouhlasení.
Proč je to důležité

Tento milník označuje dokončení důležité kontrolní činnosti. Sledování doby schválení pomáhá odhalit úzká místa při kontrole a měřit opakované přepracování i úspěšnost na první pokus.

Kde data získat

Událost se zaznamenává v systému pro správu odsouhlasení, například SAP Account Substantiation and Automation, sledováním časového razítka konečného schválení.

Zachycení

Zjistěte časové razítko, kdy se stav odsouhlasení změní na konečný stav 'Schváleno'.

Typ události inferred
Vygenerovány finanční výkazy
Tato činnost označuje vytvoření oficiálních finančních výkazů, například rozvahy a výkazu zisku a ztráty. Jde o završení účetních a konsolidačních procesů na konci období.
Proč je to důležité

Jde o významný milník cyklu Record to Report. Jeho načasování je zásadní pro dodržení termínů výkaznictví a včasné poskytnutí informací zainteresovaným stranám.

Kde data získat

Nejlépe se událost zaznamenává v nástroji pro správu finanční uzávěrky, například SAP Financial Closing Cockpit, kde je vedena jako konkrétní úloha. Jinak ji lze odvodit z protokolů generování sestav nebo časových razítek vytvoření souborů.

Zachycení

V nástroji pro uzávěrku sledujte stav dokončení úlohy 'Generate Financial Statements' nebo analyzujte protokoly spuštění sestav.

Typ události inferred
Zahájeno mezifiremní odsouhlasení
Tato činnost označuje začátek párování a odsouhlasování transakcí mezi různými kódy společností v rámci jedné skupiny. Obvykle se zahajuje spuštěním úlohy odsouhlasení nebo vytvořením nového případu odsouhlasení v nástroji SAP ICMR.
Proč je to důležité

Mezifiremní odsouhlasení bývá složité a časově náročné. Analýza jeho délky a průběhu je důležitá pro zjednodušení skupinové uzávěrky a zajištění přesnosti konsolidovaných výkazů.

Kde data získat

Událost se odvozuje od změn stavu v modulu SAP Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR) nebo od vytvoření prvních dokladů pro odsouhlasení daného období.

Zachycení

V nástroji ICMR sledujte datum vytvoření nebo časové razítko změny stavu jednotek odsouhlasení pro dané období.

Typ události inferred
Zahájeno odsouhlasení účtu
Označuje začátek ručního nebo částečně automatizovaného ověřování zůstatků účtů hlavní knihy. Událost se odvozuje od změny stavu odsouhlasení z 'Nové' na 'Probíhá' nebo od zaznamenání první činnosti zpracovatele.
Proč je to důležité

Tento milník pomáhá určit délku a náročnost ověřování zůstatků rozvahy. Ukáže, které účty nebo oddělení začínají s odsouhlasováním pozdě.

Kde data získat

Událost se obvykle zaznamenává ve specializovaném nástroji pro odsouhlasení, například SAP Account Substantiation and Automation od BlackLine, nebo v jiném systému třetí strany. Odvozuje se z časových razítek změn stavu.

Zachycení

U daného odsouhlasení účtu hlavní knihy sledujte časové razítko první změny stavu z 'Nezahájeno'.

Typ události inferred
Zaúčtován opravný účetní zápis
Označuje opravný účetní zápis provedený po prvním odsouhlasení, obvykle kvůli odstranění nesrovnalostí zjištěných při kontrole. Jde o konkrétní transakci zaúčtovanou do hlavní knihy.
Proč je to důležité

Časté opravné zápisy ukazují na nízkou kvalitu předcházejících procesů nebo prvního odsouhlasení. Jejich analýza pomáhá odhalit příčiny chyb a omezit opakované přepracování.

Kde data získat

Zaznamenávají se jako konkrétní doklady v tabulkách ACDOCA a BKPF. Lze je rozpoznat podle konkrétních typů dokladů, pozdního data účtování v uzávěrkovém cyklu nebo konkrétního textového popisu.

Zachycení

V tabulce BKPF vyfiltrujte účetní zápisy podle kombinace typu dokladu a data účtování ve vztahu k činnostem odsouhlasení.

Typ události explicit
Přenos dat z pomocných knih dokončen
Označuje dokončení dávkových úloh, které přenášejí souhrnná data z pomocných knih, například z pohledávek, závazků a evidence majetku, do hlavní knihy. Před zahájením uzávěrkových postupů tak budou v hlavní knize zachyceny všechny související provozní transakce.
Proč je to důležité

Zpoždění při uzávěrce pomocných knih může výrazně brzdit celý proces. Sledování této činnosti pomáhá odhalit neefektivitu při sběru a integraci dat ze zdrojových systémů.

Kde data získat

Událost se odvozuje od úspěšného dokončení konkrétních dávkových úloh pro vypořádání účtů a přenos dat. Protokoly úloh jsou v tabulkách TBTCO a TBTCP.

Zachycení

V přehledu úloh SAP (transakce SM37) sledujte časová razítka dokončení příslušných dávkových úloh.

Typ události explicit
Přepočet cizích měn
Jde o standardní postup na konci měsíce, při kterém se otevřené položky a zůstatky v cizích měnách přepočítávají podle směnných kurzů platných ke konci období. Spuštěný program zaúčtuje výsledné kurzové rozdíly.
Proč je to důležité

Tento postup pomáhá zajistit shodu s účetními standardy a přesný obraz finanční situace. Sledováním činnosti ověříte, zda se přepočet všech měn provádí včas.

Kde data získat

Událost se zaznamenává v protokolech spuštění programu pro přepočet cizích měn, například FAGL_FCV. Podrobnosti o úlohách jsou uloženy v tabulkách TBTCO a TBTCP.

Zachycení

V protokolech spuštění sledujte úlohy související s transakcí FAGL_FCV nebo jejím podkladovým programem.

Typ události explicit
Připravena předvaha
Označuje vytvoření a uložení předvahy ke kontrole. Jde o důležitý kontrolní bod před sestavením konečných finančních výkazů. Zaznamenání této události často závisí na tom, zda se výstup sestavy ukládá.
Proč je to důležité

Příprava předvahy je důležitou kontrolou kvality. Analýza jejího načasování pomáhá posoudit připravenost na závěrečné výkaznictví a odhalit zpoždění v předcházejících činnostech.

Kde data získat

Tato událost často není zaznamenána přímo. Lze ji odvodit ze spuštění konkrétní transakce pro výkaznictví, pokud jsou varianty uloženy s uživatelem a časovým razítkem, nebo pokud se proces spravuje v nástroji, jako je SAP Financial Closing Cockpit.

Zachycení

Je nutné analyzovat systém a zjistit, zda existuje spolehlivý způsob zaznamenávání, například protokoly spuštění sestav nebo seznamy úloh v nástroji Closing Cockpit.

Typ události inferred
Provedeny konsolidační úlohy
Označuje provedení konsolidačních činností v SAP Group Reporting, například přepočet měn, reklasifikaci a eliminaci mezifiremních zisků. Tyto úlohy se obvykle spravují a zaznamenávají v monitoru konsolidace.
Proč je to důležité

Pro organizace s více právními subjekty je konsolidace důležitou součástí uzávěrky. Sledování těchto úloh pomáhá zjednodušit skupinovou uzávěrku a zajistit včasné sestavení konsolidovaných výkazů.

Kde data získat

Událost se zaznamenává v protokolech stavů v Data Monitor nebo Consolidation Monitor v SAP S/4HANA for Group Reporting. Každá úloha obvykle obsahuje uživatele, časové razítko a stav.

Zachycení

Extrahujte protokoly provedení úloh z podkladových tabulek monitoru konsolidace Group Reporting.

Typ události explicit
Schváleny finanční výkazy
Označuje konečné schválení finančních výkazů oprávněným vedením před jejich zveřejněním. Často jde o proces mimo systém, ale lze jej zaznamenat, pokud existuje formální digitální schvalovací krok.
Proč je to důležité

Jde o závěrečnou kontrolu kvality a shody. Sledování jejího načasování je důležité pro posouzení dodržování termínů výkaznictví a celkové efektivity kontroly vedením.

Kde data získat

Událost lze zaznamenat, pokud pro schválení výkazů existuje workflow nebo pole stavu, například v SAP Financial Closing Cockpit nebo v systému pro správu dokumentů.

Zachycení

Určete datové pole a časové razítko, které označují konečné schválení souboru finančních výkazů.

Typ události inferred
Spuštěno automatické párování
Označuje spuštění automatických programů pro párování v SAP, například párování GR/IR (příjem zboží/příjem faktury). Tyto úlohy párují a vyrovnávají otevřené položky na konkrétních účtech hlavní knihy, čímž omezují ruční práci při odsouhlasování.
Proč je to důležité

Tato činnost ukazuje míru automatizace procesu odsouhlasení. Chyby nebo výjimky při těchto úlohách mohou vést k výraznému nárůstu ruční práce a zpožděním.

Kde data získat

Událost se zaznamenává v protokolech konkrétních dávkových úloh, například F.13 nebo F.13E pro automatické párování. Podrobnosti o spuštění obsahují tabulky protokolů úloh TBTCO a TBTCP.

Zachycení

V protokolech úloh SAP sledujte čas zahájení a dokončení úloh souvisejících s transakcemi, jako je F.13.

Typ události explicit
Zaúčtována časová rozlišení a rezervy
Tato událost zachycuje vytvoření ručních účetních zápisů pro časové rozlišení, odložené položky a další rezervy potřebné pro přesné finanční výkaznictví na akruálním principu. Jde o konkrétní transakce zaúčtované do hlavní knihy.
Proč je to důležité

Sledování těchto zaúčtování pomáhá analyzovat objem a načasování ručních oprav. Vysoký počet může ukazovat na příležitosti k automatizaci nebo zlepšení předcházejících procesů.

Kde data získat

Zaznamenávají se jako konkrétní účetní zápisy v tabulce univerzálního deníku ACDOCA a v hlavičkové tabulce BKPF. Lze je rozpoznat podle konkrétních typů dokladů nastavených pro časové rozlišení.

Zachycení

V tabulce BKPF vyfiltrujte doklady podle typu dokladu (například 'SA' nebo vlastních typů) a data účtování v daném období.

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci

Jak získat data ze SAP S/4HANA

Chcete začít?

Využijte tuto datovou šablonu ke zvýšení efektivity a posílení shody ve vaší organizaci. Začněte zlepšovat proces Record to Report ještě dnes.

Zlepšete uzávěrku a odsouhlasení v procesu Record to Report

Odhalte neefektivní postupy a zkraťte dobu uzávěrky až o 30 %.

Začněte se zkušební verzí zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Začít můžete během několika minut.