Šablona dat pro proces od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů

SAP S/4HANA
Šablona dat pro proces od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů

Šablona dat pro proces od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů

Tato šablona vám pomůže shromáždit potřebná data pro analýzu procesu od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů. Uvádí důležité atributy, které je třeba získat, hlavní aktivity, které je vhodné sledovat, i praktický postup pro extrakci informací ze zdrojového systému. Díky ní připravíte všechna data potřebná pro důkladnou analýzu pomocí process mining.
  • Doporučené atributy ke shromáždění
  • Aktivity, které je vhodné sledovat
  • Praktický návod k extrakci dat
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy procesu od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů

Toto jsou doporučená datová pole, která je vhodné zahrnout do záznamu událostí pro důkladnou analýzu procesu od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů.
3 Povinné 5 Doporučené 11 Volitelné
Název Popis
Aktivita
ActivityName
Název obchodní činnosti, která proběhla v konkrétním okamžiku procesu účetního zápisu.
Popis

Činnost označuje konkrétní krok nebo událost v životním cyklu účetního zápisu, například „Účetní zápis vytvořen“, „Účetní zápis odeslán ke kontrole“ nebo „Účetní zápis zaúčtován“. Tyto činnosti se obvykle odvozují z protokolů změn, aktualizací stavu nebo transakčních kódů zaznamenaných v systému.

Analýza činností umožňuje vizualizovat průběh procesu, určit běžné postupy a odhalit odchylky od standardního postupu. Je základem pro výpočet ukazatelů, jako je četnost činností, čekání mezi kroky a míra shody.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu, takže lze zobrazit mapy procesů a analyzovat vzorce ve workflow.

Kde data získat

Odvozuje se z různých zdrojů, například z polí stavu v hlavičkových tabulkách a tabulkách položek (např. BKPF-BSTAT), protokolů změn dokladů (CDHDR/CDPOS) a protokolů workflow.

Příklady
Účetní zápis vytvořenÚčetní zápis zaparkovánÚčetní zápis odeslán ke kontroleÚčetní zápis schválenÚčetní zápis zaúčtován
Čas události
EventTime
Časové razítko udávající, kdy v procesu účetního zápisu proběhla konkrétní činnost.
Popis

Čas události je přesné datum a čas, kdy byla obchodní činnost provedena a zaznamenána v systému. Každá činnost v případu má vlastní časové razítko, které společně tvoří chronologickou posloupnost událostí.

Tento atribut je nezbytný pro veškerou časovou analýzu procesu. Používá se k výpočtu doby zpracování, délky jednotlivých činností, čekání mezi kroky i časového rozložení práce. Přesná časová razítka jsou nutná pro vytvoření spolehlivého modelu procesu a výpočet ukazatelů výkonnosti, jako je doba schvalování.

Proč je to důležité

Určuje chronologické pořadí událostí. To je nezbytné pro výpočet všech časových ukazatelů a pochopení průběhu procesu.

Kde data získat

Údaje pocházejí z protokolů změn dokladů (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), protokolů workflow nebo časových razítek vytvoření či zadání v tabulkách, jako je BKPF (CPUDT, CPUTM).

Příklady
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
ID účetního zápisu
JournalEntryId
Jedinečný identifikátor účetního zápisu, který slouží jako hlavní identifikátor případu v procesu.
Popis

ID účetního zápisu je jedinečné číslo přidělené každému účetnímu dokladu při jeho vytvoření v SAP S/4HANA. Umožňuje sledovat celý životní cyklus zápisu od vytvoření nebo zaparkování přes schvalovací workflow až po konečné zaúčtování, případné storno nebo vyrovnání.

Při analýze process mining se toto ID používá k propojení všech souvisejících činností do jednoho případu. Seskupením událostí pod společným ID účetního zápisu mohou analytici sestavit průběh procesu od začátku do konce, měřit dobu zpracování a hledat odchylky nebo úzká místa u jednotlivých finančních transakcí. Tento atribut je základem celkového pohledu na proces.

Proč je to důležité

Tento identifikátor propojuje všechny související kroky procesu a umožňuje analyzovat celý průběh každého účetního zápisu.

Kde data získat

Jde o složený klíč, který se obvykle vytváří spojením kódu společnosti (BKPF-BUKRS), čísla dokladu (BKPF-BELNR) a fiskálního roku (BKPF-GJAHR).

Příklady
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Částka v místní měně
AmountInLocalCurrency
Celková hodnota účetního zápisu vyjádřená v místní měně kódu společnosti.
Popis

Tento atribut vyjadřuje finanční hodnotu účetního zápisu. Obvykle jde o součet absolutních hodnot všech debetních nebo kreditních položek dokladu převedených do místní měny kódu společnosti.

Analýza podle částky umožňuje rozdělit proces podle finančního dopadu. U zápisů s vysokou hodnotou může být například schvalování přísnější než u zápisů s nízkou hodnotou. Díky tomu lze při zlepšování procesů upřednostnit transakce s nejvyšším finančním rizikem.

Proč je to důležité

Udává finanční hodnotu zápisu a umožňuje sledovat, jak se průběh procesu mění podle výše částky.

Kde data získat

Vypočítá se jako součet částek z tabulky položek BSEG (pole DMBTR) pro daný účetní zápis (BELNR), převedený na kladnou hodnotu.

Příklady
1500.75125000.0050.20
Datum zaúčtování
PostingDate
Datum, kdy je účetní zápis zaznamenán v hlavní knize a přiřazen k účetnímu období.
Popis

Datum zaúčtování určuje účetní období, ve kterém se transakce objeví ve finančních výkazech. Pro účetnictví je zásadní a může se lišit od data vytvoření dokladu nebo jeho zadání do systému.

V process mining se datum zaúčtování používá k analýze časových skupin, například při porovnávání uzávěrek na konci měsíce nebo sledování vývoje výkonnosti v různých účetních obdobích. Pomáhá také měřit prodlevu mezi vytvořením zápisu a jeho skutečným zaúčtováním.

Proč je to důležité

Poskytuje finanční kontext a umožňuje analyzovat výkonnost procesu v konkrétních účetních obdobích, například při měsíční nebo roční uzávěrce.

Kde data získat

Tabulka SAP S/4HANA BKPF, pole BUDAT (Posting Date in the Document).

Příklady
2023-10-312023-11-012024-02-29
Kód společnosti
CompanyCode
Jedinečný identifikátor společnosti nebo právnické osoby, pro kterou se účetní zápis účtuje.
Popis

Kód společnosti je základní organizační jednotkou v SAP Financials. Představuje samostatnou právnickou osobu, pro kterou se sestavují účetní výkazy. Každý účetní zápis je přiřazen ke konkrétnímu kódu společnosti.

Tento atribut je důležitý pro rozdělení a porovnání výkonnosti procesů v různých částech organizace. Analytici mohou filtrovat proces podle konkrétní právnické osoby, porovnávat míru zamítnutí mezi kódy společností nebo hledat rozdíly v procesech podle regionu.

Proč je to důležité

Umožňuje filtrovat a porovnávat proces účetních zápisů mezi různými právnickými osobami nebo obchodními jednotkami organizace.

Kde data získat

Tabulka SAP S/4HANA BKPF, pole BUKRS (Company Code).

Příklady
10001710US01
Typ účetního zápisu
JournalEntryType
Rozděluje účetní zápisy podle jejich účelu, například na zaúčtování majetku, fakturu dodavatele nebo zápis do hlavní knihy.
Popis

Typ účetního zápisu, v terminologii SAP typ dokladu, je kód, který určuje kategorii účetního dokladu. Ovlivňuje například číselnou řadu dokladu a typy účtů, na které lze účtovat.

Analýza podle typu účetního zápisu pomáhá pochopit rozdíly v průběhu procesu. Schvalování jednoduchého časového rozlišení (typ SA) může být například výrazně jednodušší než schvalování složitého pořízení majetku (typ AA). Tento atribut je důležitý pro dashboard „Shoda podle typu zápisu“.

Proč je to důležité

Rozděluje zápisy podle obchodního kontextu a umožňuje analyzovat rozdíly v průběhu a výkonnosti procesu u různých typů finančních transakcí.

Kde data získat

Tabulka SAP S/4HANA BKPF, pole BLART (Document Type).

Příklady
SAKRAA
Uživatel, který záznam vytvořil
CreatedByUser
ID uživatele, který vytvořil účetní zápis.
Popis

Tento atribut uchovává jedinečný identifikátor uživatele, který zahájil proces vytvořením původního dokladu. Může jít o účetního, pracovníka firmy nebo ID systému pro automaticky vytvářené zápisy.

Analýza podle autora pomáhá odhalit vzorce spojené s konkrétními uživateli nebo týmy. Může ukázat potřebu školení, pokud někteří uživatelé častěji čelí zamítnutí, nebo upozornit na uživatele s dobrými výsledky. Tento atribut je nezbytný pro dashboard „Aktivita a výkonnost uživatelů“.

Proč je to důležité

Přiřazuje aktivity v procesu konkrétním uživatelům. Umožňuje analyzovat výkonnost, vyvažovat pracovní zátěž a hledat příležitosti ke školení.

Kde data získat

Tabulka SAP S/4HANA BKPF, pole USNAM (User Name).

Příklady
ABROWNCJONESBATCH_USER
Čas ukončení
EndTime
Časové razítko označující, kdy byla aktivita dokončena.
Popis

Čas ukončení označuje dokončení aktivity. V mnoha záznamech událostí jsou čas zahájení a čas ukončení aktivity stejné, protože jde o okamžitou událost. U aktivit s měřitelnou dobou trvání, například při aktivní kontrole dokumentu uživatelem, může tento atribut zachytit skutečnou délku.

Samostatný čas ukončení umožňuje přesněji vypočítat dobu zpracování aktivity a odlišit ji od čekání. Pomáhá rozlišit dobu, kdy se na úkolu skutečně pracovalo, od doby, kdy čekal ve frontě.

Proč je to důležité

Umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování aktivity a oddělit aktivní práci od čekání.

Kde data získat

U okamžitých událostí bývá stejný jako StartTime. U aktivit s dobou trvání může pocházet z protokolů workflow nebo se vypočítat podle následujících událostí.

Příklady
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
Doba schvalování
ApprovalCycleTime
Doba od odeslání účetního zápisu ke schválení do jeho schválení nebo zamítnutí.
Popis

Tato vypočítaná metrika měří dobu trvání samotného schvalování. Jde o čas mezi aktivitou „Účetní zápis odeslán ke kontrole“ a následující aktivitou „Účetní zápis schválen“ nebo „Účetní zápis zamítnut“.

Tento KPI pomáhá odhalit úzká místa ve schvalovacím workflow. Dlouhá doba schvalování může výrazně prodloužit celý proces. Analýza podle schvalujícího, kódu společnosti nebo typu účetního zápisu může ukázat konkrétní oblasti ke zlepšení.

Proč je to důležité

Odděluje dobu schvalování od ostatních částí procesu a pomáhá určit a řešit úzká místa při kontrole a schvalování.

Kde data získat

Vypočítá se jako časový rozdíl mezi událostí „Účetní zápis odeslán ke kontrole“ a událostí „Účetní zápis schválen“ nebo „Účetní zápis zamítnut“.

Příklady
1 den 2 hodiny4 hodiny 25 minut5 dní 0 hodin
Důvod storna
ReversalReason
Kód označující důvod, proč byl zaúčtovaný účetní zápis stornován.
Popis

Pokud je zaúčtovaný účetní zápis chybný, nelze ho smazat. Je třeba ho stornovat novým dokladem. Kód důvodu storna vysvětluje, proč k tomu došlo, například kvůli nesprávnému datu nebo částce zaúčtování.

Analýza důvodů storna pomáhá hledat příčiny chyb v procesu Record to Report. Častý výskyt určitého důvodu může ukazovat na systémový problém, například nedostatečné školení nebo selhání kontrol. Jeho řešení pomáhá zvýšit kvalitu hned napoprvé.

Proč je to důležité

Pomáhá hledat příčiny chyb vedoucích ke stornu a poskytuje podklady pro omezení opakované práce a zlepšení kvality procesu.

Kde data získat

Tabulka SAP S/4HANA BKPF, pole STGRD (Reason for reversal).

Příklady
010205
Kód transakce
TransactionCode
Kód transakce SAP použitý k vytvoření nebo změně účetního zápisu.
Popis

Kód transakce (T-Code) je zkratka označující konkrétní funkci nebo program v SAP. U účetních zápisů mohou různé kódy T-Code ukazovat, jak zápis vznikl. Například FB01 označuje ruční zaúčtování do hlavní knihy, FV50 předběžné uložení a automatický kód zápis vytvořený systémem.

Tento atribut dobře ukazuje, zda aktivitu provedl uživatel ručně, nebo systém automaticky. Je důležitý pro výpočet KPI míry ručního zaúčtování a pro hledání příležitostí k automatizaci.

Proč je to důležité

Ukazuje, jak byl zápis zpracován, například ručně nebo automaticky. Pomáhá analyzovat automatizaci a rozdíly v průběhu procesu.

Kde data získat

Tabulka SAP S/4HANA BKPF, pole TCODE (Transaction Code).

Příklady
FB01FV50F-02
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko označující, kdy byla data tohoto záznamu naposledy obnovena ze zdrojového systému.
Popis

Tento atribut zaznamenává datum a čas poslední extrakce nebo aktualizace dat ze zdrojového systému. Ukazuje, jak aktuální jsou analyzovaná data.

Čas poslední aktualizace pomáhá posoudit aktuálnost analýzy procesu. Uživatelé díky němu mohou správně interpretovat dashboardy a KPI a vědí, zda pracují s téměř aktuálními daty, nebo se snímkem z předchozího období.

Proč je to důležité

Ukazuje aktuálnost dat, takže uživatelé vědí, jak aktuální je analýza procesu.

Kde data získat

Jde o atribut metadat, který se obvykle generuje a zapisuje do každého záznamu při načítání dat.

Příklady
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Ruční zaúčtování
IsManualPosting
Logická hodnota označující, zda uživatel zaúčtoval účetní zápis ručně.
Popis

Tento atribut označuje účetní zápisy zaúčtované ručním zásahem uživatele, nikoli automaticky systémovou úlohou nebo rozhraním. Obvykle se odvozuje z kódu transakce použitého při zaúčtování dokladu.

Příznak slouží k výpočtu KPI míry ručního zaúčtování a pomáhá organizacím sledovat pokrok v automatizaci procesu Record to Report. Filtrováním ručně zaúčtovaných položek mohou analytici určit, které situace stále vyžadují zásah člověka, a posoudit jejich potenciál pro automatizaci.

Proč je to důležité

Rozlišuje ruční a systémové zaúčtování. Je důležitý pro měření míry automatizace a hledání dalších příležitostí k automatizaci.

Kde data získat

Jde o vypočítaný atribut odvozený z TransactionCode. Příznak se nastaví na „true“, pokud kód transakce odpovídá předem určenému seznamu ručních kódů, například „FB01“ nebo „F-02“.

Příklady
truefalse
Schvalující uživatel
ApproverUser
ID uživatele, který účetní zápis schválil nebo zamítl.
Popis

Tento atribut označuje uživatele, který kontroluje odeslaný účetní zápis a rozhoduje o jeho schválení. Ve workflow s více úrovněmi schvalování může mít jeden účetní zápis několik schvalujících.

Tyto informace jsou nezbytné pro podrobnou analýzu schvalování. Pomáhají měřit pracovní zátěž jednotlivých schvalujících, počítat dobu schvalování a odhalovat úzká místa ve schvalovacím řetězci. Přímo podporují dashboard „Aktivita a výkonnost uživatelů“.

Proč je to důležité

Určuje osobu odpovědnou za schválení a umožňuje analyzovat její pracovní zátěž, výkonnost a úzká místa.

Kde data získat

Získává se z protokolů workflow, například SWW_WI2OBJ nebo SWWLOG, případně z tabulek změnových dokladů CDHDR/CDPOS, podle uživatele, který provedl schvalovací krok.

Příklady
DMILLERFWHITEKCHEN
Stav dokladu
DocumentStatus
Aktuální stav zpracování účetního zápisu, například předběžně uložený, zaúčtovaný nebo vyrovnaný.
Popis

Stav dokladu označuje, v jaké fázi životního cyklu se účetní zápis nachází. Předběžně uložený doklad je například uložený, ale ještě není zaúčtovaný do hlavní knihy. Zaúčtovaný doklad je naproti tomu dokončený.

Analýza stavu pomáhá pochopit průběh práce a odhalit úzká místa. Velký počet dokladů, které dlouho zůstávají ve stavu „předběžně uložený“ nebo „čeká na schválení“, může ukazovat na neefektivní proces. Tento atribut je také důležitým zdrojem pro odvození aktivit procesu.

Proč je to důležité

Ukazuje, v jaké fázi životního cyklu se účetní zápis nachází, a pomáhá odhalit fronty a úzká místa.

Kde data získat

Tabulka SAP S/4HANA BKPF, pole BSTAT (Document status).

Příklady
VAB
Účetní rok
FiscalYear
Účetní rok, do kterého účetní zápis patří.
Popis

Účetní rok je spolu s kódem společnosti a číslem dokladu součástí jedinečného klíče účetního zápisu. Označuje finanční rok, ke kterému se doklad vztahuje.

Při analýze se účetní rok používá ke sledování dlouhodobých trendů a k zajištění jedinečnosti identifikátoru případu. Porovnání metrik procesu mezi účetními roky může ukázat, jak se jeho výkonnost v čase zlepšuje nebo zhoršuje.

Proč je to důležité

Pomáhá jednoznačně identifikovat doklady a umožňuje porovnávat výkonnost procesu mezi jednotlivými roky.

Kde data získat

Tabulka SAP S/4HANA BKPF, pole GJAHR (Fiscal Year).

Příklady
202320242022
Vyžadoval opravu
IsRework
Logická hodnota označující, zda účetní zápis vyžadoval opakované zpracování, například opravu po zamítnutí.
Popis

Tento vypočítaný atribut označuje účetní zápisy, které se odchýlily od ideálního průběhu procesu. Obvykle se nastaví na true, pokud případ obsahuje aktivitu, jako je „Účetní zápis zamítnut“ nebo „Účetní zápis opraven“.

Příznak usnadňuje analýzu efektivity procesu. Umožňuje rychle vypočítat KPI míry opakovaného zpracování a přímo porovnat dobu průchodu a náklady u případů s opravami a bez nich. Hledání příčin opakovaného zpracování je častým cílem zlepšování procesů.

Proč je to důležité

Označuje případy, které vyžadovaly opravu nebo další průchod procesem. Usnadňuje vyčíslení neefektivity a hledání jejích příčin.

Kde data získat

Jde o vypočítaný atribut odvozený z posloupnosti aktivit v případu. Nastaví se na „true“, pokud případ obsahuje například aktivitu „Účetní zápis zamítnut“.

Příklady
truefalse
Zdrojový systém
SourceSystem
Určuje zdrojový systém, ze kterého byla data o účetních zápisech extrahována.
Popis

Tento atribut určuje zdrojový systém, ve kterém vznikla data účetního zápisu. Ve firmách s více instancemi ERP nebo kombinací starších a moderních systémů pomáhá rozlišit jednotlivé zdroje dat.

Při analýze lze podle něj porovnávat výkonnost procesů v různých systémech nebo filtrovat data podle konkrétního zdroje. Je důležitý pro správu dat a pro pochopení jejich kontextu.

Proč je to důležité

Poskytuje kontext o původu dat. V prostředí s více systémy je důležitý pro přesnou analýzu a porovnání procesů.

Kde data získat

Obvykle jde o statickou hodnotu doplněnou při extrakci dat, která označuje konkrétní instanci SAP S/4HANA, například SID nebo název logického systému.

Příklady
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity procesu od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů

Toto jsou hlavní kroky a milníky procesu, které je vhodné zaznamenat do záznamu událostí pro přesné zjištění a zlepšování procesů.
6 Doporučené 6 Volitelné
Aktivita Popis
Storno účetního zápisu zpracováno
Dříve zaúčtovaný účetní zápis se stornuje vytvořením nového dokladu s opačnými zápisy. Tato výslovná a auditovatelná transakce slouží k opravě chyb v zaúčtovaných dokladech.
Proč je to důležité

Storno znamená, že v zaúčtovaném dokladu došlo k chybě. Vysoký počet storen může poukazovat na problémy ve schvalování nebo kvalitě zadávání dat. Jejich sledování pomáhá zvýšit přesnost zpracování hned napoprvé.

Kde data získat

Storno je výslovná událost. Hlavička nového stornovacího dokladu (BKPF) obsahuje odkaz na původní doklad v poli čísla stornovaného dokladu (STBLG). Časem události je datum zaúčtování nového dokladu.

Zachycení

Vyhledejte doklady s vyplněným polem BKPF-STBLG. Časovou značkou události je datum zaúčtování stornovacího dokladu.

Typ události explicit
Účetní zápis odeslán ke kontrole
Autor účetního zápisu formálně odešle doklad ke kontrole a schválení ve workflow. Tím se předává práce od zadávání dat do formálního kontrolního procesu a začíná schvalovací cyklus.
Proč je to důležité

Tímto okamžikem začíná běžet doba schvalování. Měření času od tohoto bodu do konečného schválení nebo zamítnutí pomáhá určit úzká místa přímo ve fázi kontroly a schvalování.

Kde data získat

Tato událost se často zaznamenává v protokolech workflow (tabulky SWW_WIHEAD, SWWLOG) propojených s obchodním objektem. Lze ji také odvodit ze změny stavu ve vlastním poli hlavičky dokladu (BKPF).

Zachycení

Časové razítko vytvoření položky workflow nebo změna pole stavu na „Odesláno“ či „Probíhá kontrola“.

Typ události inferred
Účetní zápis schválen
Oprávněný vedoucí pracovník udělí účetnímu zápisu konečné schválení a potvrdí jeho platnost a správnost. Jde o poslední kontrolní krok před zaúčtováním dokladu do hlavní knihy.
Proč je to důležité

Tento důležitý milník uzavírá schvalovací cyklus. Doba do jeho dosažení tvoří významnou část celkové doby procesu a ukazuje, jak efektivně schvalovatelé pracují.

Kde data získat

Událost lze odvodit z protokolu workflow, který zaznamenává poslední krok schválení, nebo ze změny stavu dokladu. ID uživatele, který zápis schválil, a časové razítko lze získat z dat workflow nebo protokolů změn.

Zachycení

V protokolech workflow vyhledejte časové razítko posledního kroku schválení nebo v protokolech změn změnu stavu na „Schváleno“.

Typ události inferred
Účetní zápis vyrovnán
Otevřená položka účetního zápisu se vyrovná jiným zaúčtováním, například když platba vyrovná fakturu. Tato činnost označuje odsouhlasení konkrétních položek a jejich uzavření.
Proč je to důležité

U mnoha účetních zápisů, zejména u zápisů na účtech s otevřenými položkami nebo na přechodných účtech, jde o závěrečný krok odsouhlasení. Doba od zaúčtování do vyrovnání ukazuje efektivitu odsouhlasování.

Kde data získat

Událost lze odvodit z tabulky položek (BSEG nebo pohledu ACDOCA). Po vyrovnání položky se vyplní pole data vyrovnání (AUGDT) a čísla vyrovnávacího dokladu (AUGBL).

Zachycení

Jako časové razítko události použijte datum vyrovnání položky (BSEG-AUGDT).

Typ události inferred
Účetní zápis vytvořen
Tato činnost označuje vytvoření účetního dokladu v systému. Záznam se uloží do hlavičkové tabulky (BKPF), ale zatím není zaúčtován do hlavní knihy. Tím začíná životní cyklus účetního zápisu.
Proč je to důležité

Jde o hlavní počáteční událost procesu. Doba od této události do zaúčtování je důležitá pro měření celkové doby zpracování a odhalení počátečních prodlev při zadávání dat.

Kde data získat

Tuto událost lze přímo zjistit z tabulky SAP BKPF pomocí polí data vytvoření (CPUDT) a času vytvoření (CPUTM) pro dané číslo dokladu (BELNR).

Zachycení

Časové razítko události určete pomocí BKPF-CPUDT a BKPF-CPUTM.

Typ události explicit
Účetní zápis zaúčtován
Účetní zápis je oficiálně zaevidován v hlavní knize a ovlivňuje finanční výkazy společnosti. V tomto okamžiku se z dokladu stává trvalý finanční záznam.
Proč je to důležité

Jde o hlavní milník úspěšného dokončení a konec základního cyklu zpracování. Průchodnost zaúčtovaných zápisů a doba potřebná k dosažení této fáze patří mezi základní ukazatele process miningu.

Kde data získat

Jde o výslovnou událost označenou datem zaúčtování (BUDAT) v tabulce BKPF. U zaúčtovaného dokladu je pole stavu dokladu (BSTAT) prázdné, na rozdíl od zaparkovaných dokladů („V“) nebo podržených dokladů („D“).

Zachycení

Pro časové razítko události použijte datum zaúčtování (BKPF-BUDAT) a datum zadání (BKPF-CPUDT). Prázdná hodnota BKPF-BSTAT označuje zaúčtovaný doklad.

Typ události explicit
Připojen podpůrný dokument
Uživatel připojí k účetnímu zápisu jeden nebo více podpůrných dokumentů, například faktury nebo tabulky. Tyto dokumenty obvykle dokládají finanční transakci a poskytují k ní kontext při kontrole a auditu.
Proč je to důležité

Přiložení dokumentace před kontrolou je důležité pro dodržení požadavků i efektivní schvalování. Tato činnost pomáhá měřit, zda se dodržují pravidla pro dokumentaci a jak dokumentace ovlivňuje dobu schvalování.

Kde data získat

Tato událost se obvykle odvozuje z časového razítka vytvoření příloh propojených prostřednictvím Generic Object Services (GOS). Tabulka SRGBTBREL propojuje obchodní objekt, například doklad BKPF, s přílohou.

Zachycení

Vyhledejte v tabulkách příloh GOS, například SRGBTBREL, odkazy na objekt BKPF a použijte časové razítko vytvoření přílohy.

Typ události inferred
Účetní zápis opraven
Uživatel upraví účetní zápis poté, co byl zamítnut nebo vrácen k opravě. Tato činnost představuje práci navíc potřebnou k odstranění problémů zjištěných při kontrole před opětovným odesláním.
Proč je to důležité

Tato činnost umožňuje vyčíslit opakované opravy. Analýza jejich četnosti a délky pomáhá najít zdroje neefektivity a příležitosti ke školení nebo zpřesnění procesu.

Kde data získat

Událost lze odvodit sledováním data poslední změny (AEDAT) v tabulce BKPF u dokladu, který byl dříve ve stavu „Zamítnuto“. Protokoly změn poskytují podrobnější informace o provedených úpravách.

Zachycení

Pro změny provedené po zamítnutí použijte časové razítko z hlaviček protokolu změn (CDHDR-UDATE).

Typ události inferred
Účetní zápis zamítnut
Kontrolor nebo schvalovatel účetní zápis zamítne, takže jej nelze zaúčtovat. Doklad se obvykle vrací autorovi k opravě a proces se opakuje.
Proč je to důležité

Sledování zamítnutí je důležité pro pochopení kvality procesu a odhalení častých chyb. Vysoký počet zamítnutí poukazuje na problémy s přesností dat, znalostí pravidel nebo úplností podpůrné dokumentace.

Kde data získat

Tuto událost lze odvodit ze změny stavu v protokolu workflow nebo ve vlastním poli stavu účetního dokladu. Časové razítko může poskytnout protokol změn dokumentu (CDHDR/CDPOS) pro příslušné pole stavu.

Zachycení

Vyhledejte změnu pole stavu na „Zamítnuto“ v protokolech změn (CDHDR/CDPOS) nebo v protokolech workflow.

Typ události inferred
Účetní zápis zaparkován
Uživatel uloží neúplný účetní zápis, aniž by ho zaúčtoval. Zápis tak lze později doplnit nebo zkontrolovat. Tato výslovná akce vytvoří hlavičkový záznam dokladu se stavem „zaparkováno“, který zatím není zaúčtován.
Proč je to důležité

Zaparkování je běžným krokem před odesláním ke schválení. Sledování doby, po kterou doklad zůstává zaparkovaný, pomáhá odhalit prodlevy při doplňování a přípravě dat před zahájením formální kontroly a schvalování.

Kde data získat

V tabulce BKPF je zaparkovaný doklad označen hodnotou „V“ v poli stavu dokladu (BSTAT). Časovou značkou události je datum vytvoření (CPUDT).

Zachycení

Vyfiltrujte doklady, u kterých má BKPF-BSTAT v době vytvoření hodnotu „V“.

Typ události explicit
Účetní zápis změněn po zaúčtování
Uživatel po zaúčtování do hlavní knihy upraví omezenou sadu polí účetního zápisu. Většina finančních údajů je po zaúčtování neměnná, některá pole, například text nebo přiřazení, však upravit lze.
Proč je to důležité

Tato činnost je důležitým ukazatelem pro kontrolu shody. Změny po zaúčtování mohou znamenat pokus o úpravu záznamů. Je proto třeba je pečlivě sledovat, aby se předešlo podvodům a zachovala integrita dat.

Kde data získat

Událost lze spolehlivě odvodit z tabulek protokolu změn (CDHDR a CDPOS). Záznam v CDHDR pro číslo dokladu s datem změny po datu zaúčtování označuje změnu provedenou po zaúčtování.

Zachycení

V CDHDR vyhledejte záznamy, u kterých je čas změny (UDATE/UTIME) pozdější než datum zaúčtování dokladu (BKPF-BUDAT).

Typ události inferred
Zjištěno ruční zaúčtování
Účetní zápis byl zaúčtován pomocí ručního transakčního kódu, nikoli přes automatizované rozhraní nebo dávkovou úlohu. Nejde o událost v čase, ale o klasifikaci činnosti při zaúčtování.
Proč je to důležité

Rozpoznání ručně zaúčtovaných zápisů je důležité pro iniciativy zaměřené na automatizaci. Vysoký podíl ručního zaúčtování může ukazovat na příležitosti ke zjednodušení procesů propojením subsystémů nebo využitím automatizovaných programů pro zaúčtování.

Kde data získat

Klasifikace vychází z pole transakčního kódu (TCODE) v hlavičkové tabulce dokladu (BKPF). Zápis se zařadí podle seznamu známých ručních transakčních kódů, například FB01, F-02 nebo FB50.

Zachycení

Při zaúčtování klasifikujte událost podle BKPF-TCODE a předem stanoveného seznamu ručních transakčních kódů.

Typ události calculated
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Jak získat data ze SAP S/4HANA

Chcete začít?

Pomocí této šablony připravíte data a získáte důležité poznatky o procesu od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů. Začněte zlepšovat svůj proces ještě dnes.

Zefektivněte účtování zápisů v procesu od záznamu po výkaznictví

Zlepšete proces a zkraťte dobu účtování zápisů v procesu od záznamu po výkaznictví o 30 %.

Spusťte bezplatnou zkušební verzi

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.