Šablona dat pro správu pohledávek

Microsoft Dynamics 365
Šablona dat pro správu pohledávek

Šablona dat pro správu pohledávek

Tato šablona nabízí rámec pro mapování procesu od fakturace po inkaso v Microsoft Dynamics 365. Uvádí potřebná datová pole a milníky pro vytvoření kvalitního záznamu událostí pro process mining. Díky této struktuře získáte přehled o zpožděních plateb a zefektivníte workflow vymáhání pohledávek.
  • Základní datová pole pro analýzu účetní knihy
  • Standardní milníky procesu ke sledování
  • Technický návod k extrakci dat z Microsoft Dynamics 365
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy pohledávek

Tato doporučená datová pole zahrňte do záznamu událostí, abyste mohli důkladně analyzovat výkonnost správy pohledávek.
5 Povinné 8 Doporučené 8 Volitelné
Název Popis
Aktivita
Activity
Konkrétní událost nebo úkon provedený v souvislosti s fakturou.
Popis

Tento atribut popisuje krok procesu, například zaúčtování faktury, přijetí platby nebo zahájení sporu. V Microsoft Dynamics 365 se často odvozuje od typu transakce (TransType) nebo konkrétní tabulky, ve které je záznam uložen, například CustSettlement pro platby. Atribut je nezbytný pro vizualizaci mapy procesu.

Proč je to důležité

Určuje uzly v mapě procesu a umožňuje analyzovat průběh procesu i odhalovat jeho varianty.

Kde data získat

Odvozuje se z výčtového typu TransType nebo kontextu tabulky (CustTrans, CustSettlement atd.)

Příklady
Faktura zaúčtovánaPřijata platbaOdeslána upomínka k úhraděZaúčtována úroková upomínka
Časové razítko události
EventTimestamp
Přesné datum a čas, kdy k aktivitě došlo.
Popis

Tento atribut zaznamenává přesný okamžik, kdy byla událost uložena v systému. Používá se k výpočtu doby mezi aktivitami, určení průběžné doby procesu a seřazení událostí. V D365 jde obvykle o pole CreatedDateTime nebo TransDate doplněné o čas.

Proč je to důležité

Časová razítka jsou nezbytná pro výpočet všech časových KPI, například doby cyklu faktury a doby od jejího zaúčtování do odeslání.

Kde data získat

V různých tabulkách se nejčastěji používají pole CreatedDateTime nebo TransDate

Příklady
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:22Z2023-11-01T09:00:00Z
Číslo faktury
InvoiceNumber
Jedinečný identifikátor účetního dokladu faktury.
Popis

Číslo faktury je primárním identifikátorem pro sledování životního cyklu pohledávky v Microsoft Dynamics 365. Propojuje původní prodejní objednávku, zaúčtovanou fakturu, následné platby i veškeré aktivity spojené s vymáháním do jednoho případu. Při analýze slouží jako identifikátor případu, podle kterého lze sestavit celý průběh procesu.

Proč je to důležité

Je základní jednotkou analýzy správy pohledávek. Umožňuje enginu process mining seskupit různé události do jednoho souvislého případu.

Kde data získat

CustInvoiceJour.InvoiceId nebo CustTrans.Invoice

Příklady
INV-2023-001CIV-88921US-004321DE-99120
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko extrakce nebo obnovení dat.
Popis

Tento atribut uvádí, kdy byla data naposledy načtena z Microsoft Dynamics 365. Pomáhá uživatelům posoudit aktuálnost analýzy a platnost KPI. Obvykle ho při spuštění dotazu vytvoří nástroj pro extrakci dat.

Proč je to důležité

Poskytuje kontext o zpoždění dat a pomáhá uživatelům ověřit, zda jsou dashboardy aktuální.

Kde data získat

Vytváří skript ETL nebo extrakce dat

Příklady
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T12:00:00Z
Zdrojový systém
SourceSystem
Název systému, ze kterého data pocházejí.
Popis

Tento atribut určuje systém, který je pro data zdrojem pravdy. V tomto případě jde o Microsoft Dynamics 365. Hodí se při spojování dat z více instancí ERP nebo externích nástrojů pro sběr dat do jednoho přehledu. Analytici pak mohou procesy filtrovat nebo rozdělit podle prostředí, ze kterého pocházejí.

Proč je to důležité

Zajišťuje původ a dohledatelnost dat, zejména v prostředí s více systémy.

Kde data získat

Pevně nastaveno při extrakci nebo odvozeno z připojovacího řetězce

Příklady
D365 F&O ProdD365 FinanceDynamics AX 2012
Částka faktury
InvoiceAmount
Celková peněžní hodnota faktury.
Popis

Tento atribut udává finanční hodnotu faktury. Slouží k výpočtu celkové pohledávky a k určení priorit při vymáhání pohledávek s vysokou hodnotou. Toto pole se obvykle nachází v tabulce fakturačního deníku.

Proč je to důležité

Důležitý údaj pro analýzu finančního dopadu a hledání úzkých míst u faktur s vysokou hodnotou.

Kde data získat

CustInvoiceJour.InvoiceAmount

Příklady
1500.00250.5010000.00
Datum splatnosti
DueDate
Datum, do kterého se očekává přijetí platby.
Popis

Datum splatnosti je termín úhrady stanovený podle platebních podmínek. Porovnává se se skutečným datem platby, aby bylo možné určit, zda byla platba včas, a vypočítat dobu inkasa pohledávek (DSO). Jde o standardní pole záznamu zákaznické transakce.

Proč je to důležité

Základ pro výpočet podílu včasných plateb a analýzu faktur po splatnosti.

Kde data získat

CustTrans.DueDate

Příklady
2023-11-302023-12-15
Je automatizováno
IsAutomated
Příznak, který určuje, zda činnost provedl systémový účet.
Popis

Tento atribut určuje, zda konkrétní krok provedl uživatel, nebo automatizovaná dávková úloha. Vypočítá se porovnáním atributu Uživatel se seznamem známých systémových účtů, například „Workflow“ nebo „Batch“. Podporuje KPI míry ručního párování.

Proč je to důležité

Pomáhá určit možnosti automatizace a měřit její současnou úroveň.

Kde data získat

Odvozeno z logiky pole User

Příklady
truefalse
Kód společnosti
CompanyCode
Identifikátor právnické osoby v D365.
Popis

Tento atribut představuje DataAreaId v D365, který odpovídá právnické osobě nebo společnosti, v níž transakce proběhla. Je nezbytný pro filtrování dat při nasazení pro více společností. Zajišťuje také, aby se čísla faktur, která se mohou mezi společnostmi překrývat, považovala za odlišná.

Proč je to důležité

Zajišťuje jedinečnost v prostředí s více právnickými osobami a umožňuje regionální analýzu.

Kde data získat

Pole DataAreaId ve všech tabulkách

Příklady
USMFDEMFGBSI
Obchodní jednotka
BusinessUnit
Provozní jednotka nebo divize odpovědná za fakturu.
Popis

Tento atribut rozděluje data podle vnitřní organizační struktury, například na divizi elektroniky nebo služeb. V D365 jde často o finanční dimenzi propojenou s transakcí. Dashboard Doba vystavení faktury umožňuje díky tomuto atributu porovnávat jednotlivé jednotky.

Proč je to důležité

Umožňuje interní srovnání a pomáhá určit, které divize pracují nejefektivněji.

Kde data získat

Finanční dimenze (DefaultDimension) v CustInvoiceJour

Příklady
BU-001Sales-NorthServices-Global
Skupina zákazníků
CustomerGroup
Zařazení nebo segment, do kterého zákazník patří.
Popis

Tento atribut rozděluje zákazníky do skupin, například velkoobchod, maloobchod nebo vnitropodnikové vztahy. Slouží ke srovnávací analýze, například ke zjištění, zda mají některé segmenty delší platební cykly nebo častější spory. V D365 jde o pole CustGroup.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkonnost procesu v různých tržních segmentech.

Kde data získat

CustTable.CustGroup

Příklady
VelkoobchodMaloobchodVnitropodnikové vztahyExport
Uživatel
User
ID uživatele nebo systémového účtu, který provedl danou činnost.
Popis

Tento atribut určuje, kdo provedl konkrétní krok procesu. Odvozuje se z polí CreatedBy nebo ModifiedBy. Pomáhá analyzovat využití zdrojů, určit potřebu školení a rozlišit automatizované systémové úlohy od ručních zásahů uživatelů.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost zdrojů a vypočítat míru automatizace.

Kde data získat

Pole CreatedBy v tabulkách transakcí

Příklady
SprávceJSmithWorkflowAgentBSmith
Zákaznický účet
CustomerAccount
Jedinečný identifikátor nebo číslo zákaznického účtu.
Popis

Zákaznický účet určuje konkrétní subjekt, kterému se vystavuje faktura. V D365 jde o pole AccountNum. Seskupení podle tohoto atributu umožňuje analyzovat platební chování, četnost sporů a dobu párování u různých zákazníků.

Proč je to důležité

Pomáhá určit zákazníky s vysokým rizikem a porovnávat výsledky podle klientů.

Kde data získat

CustInvoiceJour.InvoiceAccount nebo CustTrans.AccountNum

Příklady
US-001DE-550CUST-9921
Datum slevy za platbu v hotovosti
CashDiscountDate
Datum, do kterého platí sleva za včasnou platbu.
Popis

Tento atribut uvádí termín, do kterého může zákazník získat slevu za včasnou platbu. Porovnáním s datem platby lze vypočítat KPI podílu nevyužitých slev a analyzovat účinnost slevových pobídek.

Proč je to důležité

Důležitý údaj pro dashboard Optimalizace slev za včasnou platbu.

Kde data získat

CustTrans.CashDisc nebo výpočet z CashDiscCode

Příklady
2023-11-102023-11-15
Důvod sporu
DisputeReason
Kód důvodu přiřazený ke spornému případu.
Popis

Tento atribut zaznamenává kategorii důvodu sporu o fakturu, například „chybná cena“ nebo „poškozené zboží“. Dashboard Životní cyklus řešení sporů ho využívá k určení příčin zpoždění plateb.

Proč je to důležité

Umožňuje hledat příčiny KPI doby řešení sporů.

Kde data získat

CustTrans.ReasonRefRecId nebo související tabulka případů vymáhání pohledávek

Příklady
PriceDiscrepancyGoodsDamagedMissingPOServiceQuality
ID prodejní objednávky
SalesOrderId
Referenční číslo prodejní objednávky související s fakturou.
Popis

Tento atribut propojuje fakturu s původní prodejní objednávkou. Umožňuje analýzu napříč procesy, pokud jsou k dispozici data z procesu Order-to-Cash, a pomáhá hledat příčiny problémů s fakturací v předchozích krocích.

Proč je to důležité

Propojuje fakturační proces s prodejním procesem.

Kde data získat

CustInvoiceJour.SalesId

Příklady
SO-10022SO-55912
Je dobropis
IsCreditMemo
Příznak, který určuje, zda jde o dobropis.
Popis

Tento booleovský atribut určuje, zda transakce představuje dobropis vystavený zákazníkovi. Slouží k výpočtu míry vystavení dobropisů a k odfiltrování běžných faktur při analýze přepracování.

Proč je to důležité

Přímo podporuje dashboard Dobropisy a četnost přepracování.

Kde data získat

Odvozeno z CustInvoiceJour.InvoiceAmount < 0 nebo TransType

Příklady
truefalse
Je uhrazeno
IsCleared
Příznak, který určuje, zda byla faktura plně uhrazena.
Popis

Tento booleovský atribut uvádí, zda se zůstatek faktury snížil na nulu díky platbě nebo odpisu. Umožňuje rychle filtrovat otevřené a uzavřené případy při výpočtu průměrné doby cyklu faktury.

Proč je to důležité

Rozlišuje aktivní a historické případy.

Kde data získat

Odvozeno z toho, zda je vyplněno datum CustTrans.Closed

Příklady
truefalse
Měna
Currency
Kód měny transakce na faktuře.
Popis

Tento atribut určuje měnu, ve které byla faktura vystavena, například USD nebo EUR. Je důležitý pro sjednocení finančních hodnot při globální analýze napříč regiony.

Proč je to důležité

Pomáhá porozumět rozložení hodnot v systémech s více měnami.

Kde data získat

CustInvoiceJour.CurrencyCode

Příklady
USDEURGBPJPY
Platební podmínky
PaymentTerms
Kód, který určuje dohodnutý harmonogram plateb.
Popis

Tento atribut obsahuje kód určující, kdy je platba splatná, například Net30 nebo Net60. Slouží k analýze, zda zákazníci dodržují sjednané podmínky, a k ověření správného výpočtu data splatnosti.

Proč je to důležité

Doplňuje informace o datu splatnosti a pomáhá zjistit, zda jsou podmínky příliš mírné, nebo přísné.

Kde data získat

CustInvoiceJour.Payment nebo CustTable.PaymTermId

Příklady
Net30Net45CODEOM
Počet dní po splatnosti
DaysOverdue
Počet dní, o které byla platba oproti datu splatnosti opožděna.
Popis

Tato metrika počítá rozdíl mezi datem platby a datem splatnosti. Kladné hodnoty označují opožděné platby, záporné hodnoty platby před splatností. Oproti jednoduchému příznaku poskytuje podrobnější přehled o platební morálce.

Proč je to důležité

Doplňuje analýzu KPI podílu včasných plateb.

Kde data získat

Vypočítá se jako PaymentDate - DueDate

Příklady
50-230
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity v procesu správy pohledávek

Tyto důležité kroky a milníky procesu zaznamenejte do záznamu událostí, abyste přesně zjistili, jak probíhá vypořádání plateb.
8 Doporučené 7 Volitelné
Aktivita Popis
Faktura odeslána
Událost, při které je faktura odeslána zákazníkovi e-mailem, poštou nebo prostřednictvím EDI. Často se odvozuje od zvýšení hodnoty počítadla 'Printed' nebo ze záznamů správy tisku.
Proč je to důležité

Prodleva mezi zaúčtováním a odesláním zkracuje zákazníkovi skutečnou dobu na zaplacení a může vyvolat dojem, že platba přišla pozdě.

Kde data získat

Odvozuje se ze změny CustInvoiceJour.PrintedOriginals z 0 na 1, případně se sleduje v tabulce PrintJobHeader, pokud je zapnuté protokolování.

Zachycení

Porovnejte hodnotu pole před změnou a po ní nebo záznam v PrintJobHeader

Typ události inferred
Faktura vyrovnána
Konečná změna stavu, při které zůstatek faktury klesne na nulu a transakce je v systému označena jako 'Closed'.
Proč je to důležité

Úplný konec instance procesu. Používá se k výpočtu celkové doby cyklu.

Kde data získat

Pole CustTrans.Closed (datum). Datum se vyplní, když se součet vyrovnání rovná částce faktury.

Zachycení

Odvozuje se z data v poli CustTrans.Closed

Typ události inferred
Faktura zaúčtována
První zaznamenání faktury do finanční knihy. Tato aktivita zachycuje vznik finančního závazku v tabulce CustInvoiceJour.
Proč je to důležité

Označuje oficiální začátek životního cyklu pohledávky a spuštění lhůty splatnosti. Je nezbytná pro výpočet doby inkasa pohledávek (DSO).

Kde data získat

Tabulka CustInvoiceJour. Časové razítko poskytuje pole CreatedDateTime nebo InvoiceDate.

Zachycení

Zaznamená se při zaúčtování transakce do CustInvoiceJour

Typ události explicit
Odeslána upomínka k platbě
Zaznamenává odeslání oficiální upomínky zákazníkovi. Údaj se získává z deníku upomínek.
Proč je to důležité

Označuje začátek aktivního vymáhání pohledávky. Analýza četnosti pomáhá optimalizovat strategii upomínání a snížit administrativní náklady.

Kde data získat

Tabulka CustCollectionLetterJour. Zachycuje datum zaúčtování kódu upomínky pro konkrétní transakci faktury.

Zachycení

Zaznamená se při zaúčtování transakce do CustCollectionLetterJour

Typ události explicit
Přijata úplná platba
Zaúčtování platby, která pokryje zbývající zůstatek faktury. Tato událost představuje příjem hotovosti.
Proč je to důležité

Nejdůležitější událost potvrzující úspěšné dokončení. Používá se k výpočtu podílu včasných plateb a účinnosti podmínek pro slevy.

Kde data získat

Tabulka CustTrans s hodnotou Type 'Payment', propojená s fakturou přes CustSettlement, která sníží zůstatek na nulu.

Zachycení

Zaznamená se při zaúčtování a vyrovnání transakce v CustTrans

Typ události explicit
Vystaven dobropis
Zaúčtování dobropisu, který snižuje původní částku faktury. Často následuje po vyřešení sporu nebo vrácení zboží.
Proč je to důležité

Vysoká četnost ukazuje na ztráty výnosů a problémy s kvalitou v předchozích procesech. Na rozdíl od platby jde o vyrovnání bez pohybu hotovosti.

Kde data získat

Tabulka CustTrans, kde je Type nastaveno na 'Credit Note', nebo CustInvoiceJour se zápornou hodnotou InvoiceAmount.

Zachycení

Zaznamená se při zaúčtování transakce do CustTrans

Typ události explicit
Zahájen spor o fakturu
Vytvoření případu v modulu správy případů a jeho propojení s fakturou signalizuje nesouhlas zákazníka. Blokuje běžný postup vymáhání pohledávky.
Proč je to důležité

Spory jsou jednou z hlavních příčin opožděných plateb. Jejich sledování pomáhá odhalit problémy s kvalitou v předchozích procesech, například při tvorbě cen nebo vyřizování objednávek.

Kde data získat

Tabulka CaseDetailBase, kde se Category vztahuje ke Collections/AR a RefRecId odkazuje na fakturu.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce X v modulu správy případů

Typ události explicit
Zaúčtována částečná platba
Zaznamenání platby, která nepokryje celý neuhrazený zůstatek faktury. Zbývající částka se obvykle dále vymáhá.
Proč je to důležité

Umožňuje rozlišit splátky od úplného vyrovnání. Je důležitá pro přesné prognózy cash flow.

Kde data získat

Tabulka CustSettlement propojuje platbu (CustTrans) s fakturou (CustTrans), přičemž SettlementAmount < InvoiceAmount.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce X v CustSettlement

Typ události explicit
Platba spárována s bankovním výpisem
Událost odsouhlasení, při které se platba zaznamenaná v pohledávkách spáruje s položkou importovaného bankovního výpisu.
Proč je to důležité

Potvrzuje, že peníze skutečně dorazily na bankovní účet. Prodlevy v této fázi ukazují na neefektivitu procesů správy hotovosti a bankovních účtů.

Kde data získat

Stav spárování v BankReconciliationLine nebo BankAccountTrans. Vyžaduje modul Advanced Bank Reconciliation.

Zachycení

Zaznamená se při spárování transakce v Bank Reconciliation

Typ události explicit
Pohledávka odepsána
Označení faktury za nedobytnou a odepsání zůstatku pomocí odpisového deníku. Představuje finanční ztrátu.
Proč je to důležité

Konečný stav neúspěšného vymáhání pohledávky. Je důležitý pro analýzu podílu nedobytných pohledávek a účinnosti úvěrové politiky.

Kde data získat

Tabulka CustTrans s hodnotou Type 'WriteOff' nebo záznam GeneralJournalEntry označený kódem důvodu odpisu.

Zachycení

Zaznamená se při zaúčtování transakce typu WriteOff

Typ události explicit
Přijat příslib úhrady
Konkrétní závazek zaznamenaný pracovníkem vymáhání pohledávek, že zákazník zaplatí do určitého data. Údaj se získává z modulu správy pohledávek.
Proč je to důležité

Měří účinnost telefonátů při vymáhání pohledávek. Porovnání tohoto data se skutečnou platbou ukáže, nakolik zákazníci své přísliby dodržují.

Kde data získat

Tabulka CustPromiseToPay. Propojení s transakcí zákazníka zajišťuje TransRecId.

Zachycení

Zaznamená se při vytvoření záznamu v CustPromiseToPay

Typ události explicit
Probíhá posuzování sporu
Označuje, že případ sporu přešel ze stavu 'Opened' do stavu 'In Process'. Zachycuje dobu, po kterou tým na řešení pracuje.
Proč je to důležité

Úzká místa v této fázi prodlužují cyklus přeměny pohledávek na hotovost. Umožňují oddělit čekání od aktivního řešení.

Kde data získat

Odvozuje se ze změn pole CaseDetailBase.Status nebo ze záznamů v tabulce CaseLog odpovídajících změnám stavu.

Zachycení

Porovnejte hodnotu pole Status v CaseDetailBase před změnou a po ní

Typ události inferred
Spor vyřešen
Uzavření případu sporu umožní pokračovat v úhradě faktury nebo vystavit dobropis. Označuje konec dílčího procesu řešení výjimek.
Proč je to důležité

Časový rozdíl mezi stavy Opened a Resolved je důležitým KPI pro měření administrativní efektivity.

Kde data získat

Tabulka CaseDetailBase, kde se hodnota Status změní na Closed/Resolved.

Zachycení

Porovnejte hodnotu pole Status v CaseDetailBase před změnou a po ní

Typ události inferred
Uplynula lhůta splatnosti
Vypočítaný milník, který označuje, že aktuální datum překročilo datum splatnosti faktury, která zůstává neuhrazená. Faktura je tak označena jako po splatnosti.
Proč je to důležité

Je důležitý pro analýzu stáří pohledávek a spuštění workflow pro vymáhání. Odděluje běžnou fakturaci od správy pohledávek po splatnosti.

Kde data získat

Vypočítá se porovnáním CustInvoiceJour.DueDate s aktuálním časem simulace nebo časovým razítkem platby.

Zachycení

Odvoďte porovnáním pole DueDate s aktuálním časem

Typ události calculated
Vygenerována úroková upomínka
Vytvoření úrokové upomínky za opožděnou platbu. Představuje finanční sankci uplatněnou na zákaznický účet.
Proč je to důležité

Označuje závažné prodlení. Analýza pomáhá zjistit, zda sankce urychlují platby, nebo poškozují vztahy se zákazníky.

Kde data získat

Tabulka CustInterestJour. Zaznamenává úrokové upomínky vytvořené pro konkrétní transakce zákazníků.

Zachycení

Zaznamená se při zaúčtování transakce do CustInterestJour

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Jak získat data z Microsoft Dynamics 365

Chcete začít?

Začněte zlepšovat finanční provoz a použijte tuto datovou šablonu. Náš tým vám pomůže namapovat data z Microsoft Dynamics 365 podle těchto požadavků.

Zlepšete správu pohledávek a podpořte cash flow

Přidejte se k týmům, které v Microsoft Dynamics 365 zkracují DSO o 15 až 20 dní

Spustit zkušební verzi

Bez platební karty, nastavení za 5 minut