Šablona dat pro správu pohledávek
Šablona dat pro správu pohledávek
- Základní datová pole pro analýzu účetní knihy
- Standardní milníky procesu ke sledování
- Technický návod k extrakci dat z Microsoft Dynamics 365
Atributy pohledávek
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Aktivita
Activity
|
Konkrétní událost nebo úkon provedený v souvislosti s fakturou. | ||
|
Popis
Tento atribut popisuje krok procesu, například zaúčtování faktury, přijetí platby nebo zahájení sporu. V Microsoft Dynamics 365 se často odvozuje od typu transakce (TransType) nebo konkrétní tabulky, ve které je záznam uložen, například CustSettlement pro platby. Atribut je nezbytný pro vizualizaci mapy procesu.
Proč je to důležité
Určuje uzly v mapě procesu a umožňuje analyzovat průběh procesu i odhalovat jeho varianty.
Kde data získat
Odvozuje se z výčtového typu TransType nebo kontextu tabulky (CustTrans, CustSettlement atd.)
Příklady
Faktura zaúčtovánaPřijata platbaOdeslána upomínka k úhraděZaúčtována úroková upomínka
|
|||
|
Časové razítko události
EventTimestamp
|
Přesné datum a čas, kdy k aktivitě došlo. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává přesný okamžik, kdy byla událost uložena v systému. Používá se k výpočtu doby mezi aktivitami, určení průběžné doby procesu a seřazení událostí. V D365 jde obvykle o pole CreatedDateTime nebo TransDate doplněné o čas.
Proč je to důležité
Časová razítka jsou nezbytná pro výpočet všech časových KPI, například doby cyklu faktury a doby od jejího zaúčtování do odeslání.
Kde data získat
V různých tabulkách se nejčastěji používají pole CreatedDateTime nebo TransDate
Příklady
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:22Z2023-11-01T09:00:00Z
|
|||
|
Číslo faktury
InvoiceNumber
|
Jedinečný identifikátor účetního dokladu faktury. | ||
|
Popis
Číslo faktury je primárním identifikátorem pro sledování životního cyklu pohledávky v Microsoft Dynamics 365. Propojuje původní prodejní objednávku, zaúčtovanou fakturu, následné platby i veškeré aktivity spojené s vymáháním do jednoho případu. Při analýze slouží jako identifikátor případu, podle kterého lze sestavit celý průběh procesu.
Proč je to důležité
Je základní jednotkou analýzy správy pohledávek. Umožňuje enginu process mining seskupit různé události do jednoho souvislého případu.
Kde data získat
CustInvoiceJour.InvoiceId nebo CustTrans.Invoice
Příklady
INV-2023-001CIV-88921US-004321DE-99120
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
|
Časové razítko extrakce nebo obnovení dat. | ||
|
Popis
Tento atribut uvádí, kdy byla data naposledy načtena z Microsoft Dynamics 365. Pomáhá uživatelům posoudit aktuálnost analýzy a platnost KPI. Obvykle ho při spuštění dotazu vytvoří nástroj pro extrakci dat.
Proč je to důležité
Poskytuje kontext o zpoždění dat a pomáhá uživatelům ověřit, zda jsou dashboardy aktuální.
Kde data získat
Vytváří skript ETL nebo extrakce dat
Příklady
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T12:00:00Z
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Název systému, ze kterého data pocházejí. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje systém, který je pro data zdrojem pravdy. V tomto případě jde o Microsoft Dynamics 365. Hodí se při spojování dat z více instancí ERP nebo externích nástrojů pro sběr dat do jednoho přehledu. Analytici pak mohou procesy filtrovat nebo rozdělit podle prostředí, ze kterého pocházejí.
Proč je to důležité
Zajišťuje původ a dohledatelnost dat, zejména v prostředí s více systémy.
Kde data získat
Pevně nastaveno při extrakci nebo odvozeno z připojovacího řetězce
Příklady
D365 F&O ProdD365 FinanceDynamics AX 2012
|
|||
|
Částka faktury
InvoiceAmount
|
Celková peněžní hodnota faktury. | ||
|
Popis
Tento atribut udává finanční hodnotu faktury. Slouží k výpočtu celkové pohledávky a k určení priorit při vymáhání pohledávek s vysokou hodnotou. Toto pole se obvykle nachází v tabulce fakturačního deníku.
Proč je to důležité
Důležitý údaj pro analýzu finančního dopadu a hledání úzkých míst u faktur s vysokou hodnotou.
Kde data získat
CustInvoiceJour.InvoiceAmount
Příklady
1500.00250.5010000.00
|
|||
|
Datum splatnosti
DueDate
|
Datum, do kterého se očekává přijetí platby. | ||
|
Popis
Datum splatnosti je termín úhrady stanovený podle platebních podmínek. Porovnává se se skutečným datem platby, aby bylo možné určit, zda byla platba včas, a vypočítat dobu inkasa pohledávek (DSO). Jde o standardní pole záznamu zákaznické transakce.
Proč je to důležité
Základ pro výpočet podílu včasných plateb a analýzu faktur po splatnosti.
Kde data získat
CustTrans.DueDate
Příklady
2023-11-302023-12-15
|
|||
|
Je automatizováno
IsAutomated
|
Příznak, který určuje, zda činnost provedl systémový účet. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje, zda konkrétní krok provedl uživatel, nebo automatizovaná dávková úloha. Vypočítá se porovnáním atributu Uživatel se seznamem známých systémových účtů, například „Workflow“ nebo „Batch“. Podporuje KPI míry ručního párování.
Proč je to důležité
Pomáhá určit možnosti automatizace a měřit její současnou úroveň.
Kde data získat
Odvozeno z logiky pole User
Příklady
truefalse
|
|||
|
Kód společnosti
CompanyCode
|
Identifikátor právnické osoby v D365. | ||
|
Popis
Tento atribut představuje DataAreaId v D365, který odpovídá právnické osobě nebo společnosti, v níž transakce proběhla. Je nezbytný pro filtrování dat při nasazení pro více společností. Zajišťuje také, aby se čísla faktur, která se mohou mezi společnostmi překrývat, považovala za odlišná.
Proč je to důležité
Zajišťuje jedinečnost v prostředí s více právnickými osobami a umožňuje regionální analýzu.
Kde data získat
Pole DataAreaId ve všech tabulkách
Příklady
USMFDEMFGBSI
|
|||
|
Obchodní jednotka
BusinessUnit
|
Provozní jednotka nebo divize odpovědná za fakturu. | ||
|
Popis
Tento atribut rozděluje data podle vnitřní organizační struktury, například na divizi elektroniky nebo služeb. V D365 jde často o finanční dimenzi propojenou s transakcí. Dashboard Doba vystavení faktury umožňuje díky tomuto atributu porovnávat jednotlivé jednotky.
Proč je to důležité
Umožňuje interní srovnání a pomáhá určit, které divize pracují nejefektivněji.
Kde data získat
Finanční dimenze (DefaultDimension) v CustInvoiceJour
Příklady
BU-001Sales-NorthServices-Global
|
|||
|
Skupina zákazníků
CustomerGroup
|
Zařazení nebo segment, do kterého zákazník patří. | ||
|
Popis
Tento atribut rozděluje zákazníky do skupin, například velkoobchod, maloobchod nebo vnitropodnikové vztahy. Slouží ke srovnávací analýze, například ke zjištění, zda mají některé segmenty delší platební cykly nebo častější spory. V D365 jde o pole CustGroup.
Proč je to důležité
Umožňuje porovnávat výkonnost procesu v různých tržních segmentech.
Kde data získat
CustTable.CustGroup
Příklady
VelkoobchodMaloobchodVnitropodnikové vztahyExport
|
|||
|
Uživatel
User
|
ID uživatele nebo systémového účtu, který provedl danou činnost. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje, kdo provedl konkrétní krok procesu. Odvozuje se z polí CreatedBy nebo ModifiedBy. Pomáhá analyzovat využití zdrojů, určit potřebu školení a rozlišit automatizované systémové úlohy od ručních zásahů uživatelů.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat výkonnost zdrojů a vypočítat míru automatizace.
Kde data získat
Pole CreatedBy v tabulkách transakcí
Příklady
SprávceJSmithWorkflowAgentBSmith
|
|||
|
Zákaznický účet
CustomerAccount
|
Jedinečný identifikátor nebo číslo zákaznického účtu. | ||
|
Popis
Zákaznický účet určuje konkrétní subjekt, kterému se vystavuje faktura. V D365 jde o pole AccountNum. Seskupení podle tohoto atributu umožňuje analyzovat platební chování, četnost sporů a dobu párování u různých zákazníků.
Proč je to důležité
Pomáhá určit zákazníky s vysokým rizikem a porovnávat výsledky podle klientů.
Kde data získat
CustInvoiceJour.InvoiceAccount nebo CustTrans.AccountNum
Příklady
US-001DE-550CUST-9921
|
|||
|
Datum slevy za platbu v hotovosti
CashDiscountDate
|
Datum, do kterého platí sleva za včasnou platbu. | ||
|
Popis
Tento atribut uvádí termín, do kterého může zákazník získat slevu za včasnou platbu. Porovnáním s datem platby lze vypočítat KPI podílu nevyužitých slev a analyzovat účinnost slevových pobídek.
Proč je to důležité
Důležitý údaj pro dashboard Optimalizace slev za včasnou platbu.
Kde data získat
CustTrans.CashDisc nebo výpočet z CashDiscCode
Příklady
2023-11-102023-11-15
|
|||
|
Důvod sporu
DisputeReason
|
Kód důvodu přiřazený ke spornému případu. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává kategorii důvodu sporu o fakturu, například „chybná cena“ nebo „poškozené zboží“. Dashboard Životní cyklus řešení sporů ho využívá k určení příčin zpoždění plateb.
Proč je to důležité
Umožňuje hledat příčiny KPI doby řešení sporů.
Kde data získat
CustTrans.ReasonRefRecId nebo související tabulka případů vymáhání pohledávek
Příklady
PriceDiscrepancyGoodsDamagedMissingPOServiceQuality
|
|||
|
ID prodejní objednávky
SalesOrderId
|
Referenční číslo prodejní objednávky související s fakturou. | ||
|
Popis
Tento atribut propojuje fakturu s původní prodejní objednávkou. Umožňuje analýzu napříč procesy, pokud jsou k dispozici data z procesu Order-to-Cash, a pomáhá hledat příčiny problémů s fakturací v předchozích krocích.
Proč je to důležité
Propojuje fakturační proces s prodejním procesem.
Kde data získat
CustInvoiceJour.SalesId
Příklady
SO-10022SO-55912
|
|||
|
Je dobropis
IsCreditMemo
|
Příznak, který určuje, zda jde o dobropis. | ||
|
Popis
Tento booleovský atribut určuje, zda transakce představuje dobropis vystavený zákazníkovi. Slouží k výpočtu míry vystavení dobropisů a k odfiltrování běžných faktur při analýze přepracování.
Proč je to důležité
Přímo podporuje dashboard Dobropisy a četnost přepracování.
Kde data získat
Odvozeno z CustInvoiceJour.InvoiceAmount < 0 nebo TransType
Příklady
truefalse
|
|||
|
Je uhrazeno
IsCleared
|
Příznak, který určuje, zda byla faktura plně uhrazena. | ||
|
Popis
Tento booleovský atribut uvádí, zda se zůstatek faktury snížil na nulu díky platbě nebo odpisu. Umožňuje rychle filtrovat otevřené a uzavřené případy při výpočtu průměrné doby cyklu faktury.
Proč je to důležité
Rozlišuje aktivní a historické případy.
Kde data získat
Odvozeno z toho, zda je vyplněno datum CustTrans.Closed
Příklady
truefalse
|
|||
|
Měna
Currency
|
Kód měny transakce na faktuře. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje měnu, ve které byla faktura vystavena, například USD nebo EUR. Je důležitý pro sjednocení finančních hodnot při globální analýze napříč regiony.
Proč je to důležité
Pomáhá porozumět rozložení hodnot v systémech s více měnami.
Kde data získat
CustInvoiceJour.CurrencyCode
Příklady
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Platební podmínky
PaymentTerms
|
Kód, který určuje dohodnutý harmonogram plateb. | ||
|
Popis
Tento atribut obsahuje kód určující, kdy je platba splatná, například Net30 nebo Net60. Slouží k analýze, zda zákazníci dodržují sjednané podmínky, a k ověření správného výpočtu data splatnosti.
Proč je to důležité
Doplňuje informace o datu splatnosti a pomáhá zjistit, zda jsou podmínky příliš mírné, nebo přísné.
Kde data získat
CustInvoiceJour.Payment nebo CustTable.PaymTermId
Příklady
Net30Net45CODEOM
|
|||
|
Počet dní po splatnosti
DaysOverdue
|
Počet dní, o které byla platba oproti datu splatnosti opožděna. | ||
|
Popis
Tato metrika počítá rozdíl mezi datem platby a datem splatnosti. Kladné hodnoty označují opožděné platby, záporné hodnoty platby před splatností. Oproti jednoduchému příznaku poskytuje podrobnější přehled o platební morálce.
Proč je to důležité
Doplňuje analýzu KPI podílu včasných plateb.
Kde data získat
Vypočítá se jako PaymentDate - DueDate
Příklady
50-230
|
|||
Aktivity v procesu správy pohledávek
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Faktura odeslána
|
Událost, při které je faktura odeslána zákazníkovi e-mailem, poštou nebo prostřednictvím EDI. Často se odvozuje od zvýšení hodnoty počítadla 'Printed' nebo ze záznamů správy tisku. | ||
|
Proč je to důležité
Prodleva mezi zaúčtováním a odesláním zkracuje zákazníkovi skutečnou dobu na zaplacení a může vyvolat dojem, že platba přišla pozdě.
Kde data získat
Odvozuje se ze změny CustInvoiceJour.PrintedOriginals z 0 na 1, případně se sleduje v tabulce PrintJobHeader, pokud je zapnuté protokolování.
Zachycení
Porovnejte hodnotu pole před změnou a po ní nebo záznam v PrintJobHeader
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura vyrovnána
|
Konečná změna stavu, při které zůstatek faktury klesne na nulu a transakce je v systému označena jako 'Closed'. | ||
|
Proč je to důležité
Úplný konec instance procesu. Používá se k výpočtu celkové doby cyklu.
Kde data získat
Pole CustTrans.Closed (datum). Datum se vyplní, když se součet vyrovnání rovná částce faktury.
Zachycení
Odvozuje se z data v poli CustTrans.Closed
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura zaúčtována
|
První zaznamenání faktury do finanční knihy. Tato aktivita zachycuje vznik finančního závazku v tabulce CustInvoiceJour. | ||
|
Proč je to důležité
Označuje oficiální začátek životního cyklu pohledávky a spuštění lhůty splatnosti. Je nezbytná pro výpočet doby inkasa pohledávek (DSO).
Kde data získat
Tabulka CustInvoiceJour. Časové razítko poskytuje pole CreatedDateTime nebo InvoiceDate.
Zachycení
Zaznamená se při zaúčtování transakce do CustInvoiceJour
Typ události
explicit
|
|||
|
Odeslána upomínka k platbě
|
Zaznamenává odeslání oficiální upomínky zákazníkovi. Údaj se získává z deníku upomínek. | ||
|
Proč je to důležité
Označuje začátek aktivního vymáhání pohledávky. Analýza četnosti pomáhá optimalizovat strategii upomínání a snížit administrativní náklady.
Kde data získat
Tabulka CustCollectionLetterJour. Zachycuje datum zaúčtování kódu upomínky pro konkrétní transakci faktury.
Zachycení
Zaznamená se při zaúčtování transakce do CustCollectionLetterJour
Typ události
explicit
|
|||
|
Přijata úplná platba
|
Zaúčtování platby, která pokryje zbývající zůstatek faktury. Tato událost představuje příjem hotovosti. | ||
|
Proč je to důležité
Nejdůležitější událost potvrzující úspěšné dokončení. Používá se k výpočtu podílu včasných plateb a účinnosti podmínek pro slevy.
Kde data získat
Tabulka CustTrans s hodnotou Type 'Payment', propojená s fakturou přes CustSettlement, která sníží zůstatek na nulu.
Zachycení
Zaznamená se při zaúčtování a vyrovnání transakce v CustTrans
Typ události
explicit
|
|||
|
Vystaven dobropis
|
Zaúčtování dobropisu, který snižuje původní částku faktury. Často následuje po vyřešení sporu nebo vrácení zboží. | ||
|
Proč je to důležité
Vysoká četnost ukazuje na ztráty výnosů a problémy s kvalitou v předchozích procesech. Na rozdíl od platby jde o vyrovnání bez pohybu hotovosti.
Kde data získat
Tabulka CustTrans, kde je Type nastaveno na 'Credit Note', nebo CustInvoiceJour se zápornou hodnotou InvoiceAmount.
Zachycení
Zaznamená se při zaúčtování transakce do CustTrans
Typ události
explicit
|
|||
|
Zahájen spor o fakturu
|
Vytvoření případu v modulu správy případů a jeho propojení s fakturou signalizuje nesouhlas zákazníka. Blokuje běžný postup vymáhání pohledávky. | ||
|
Proč je to důležité
Spory jsou jednou z hlavních příčin opožděných plateb. Jejich sledování pomáhá odhalit problémy s kvalitou v předchozích procesech, například při tvorbě cen nebo vyřizování objednávek.
Kde data získat
Tabulka CaseDetailBase, kde se Category vztahuje ke Collections/AR a RefRecId odkazuje na fakturu.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce X v modulu správy případů
Typ události
explicit
|
|||
|
Zaúčtována částečná platba
|
Zaznamenání platby, která nepokryje celý neuhrazený zůstatek faktury. Zbývající částka se obvykle dále vymáhá. | ||
|
Proč je to důležité
Umožňuje rozlišit splátky od úplného vyrovnání. Je důležitá pro přesné prognózy cash flow.
Kde data získat
Tabulka CustSettlement propojuje platbu (CustTrans) s fakturou (CustTrans), přičemž SettlementAmount < InvoiceAmount.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce X v CustSettlement
Typ události
explicit
|
|||
|
Platba spárována s bankovním výpisem
|
Událost odsouhlasení, při které se platba zaznamenaná v pohledávkách spáruje s položkou importovaného bankovního výpisu. | ||
|
Proč je to důležité
Potvrzuje, že peníze skutečně dorazily na bankovní účet. Prodlevy v této fázi ukazují na neefektivitu procesů správy hotovosti a bankovních účtů.
Kde data získat
Stav spárování v BankReconciliationLine nebo BankAccountTrans. Vyžaduje modul Advanced Bank Reconciliation.
Zachycení
Zaznamená se při spárování transakce v Bank Reconciliation
Typ události
explicit
|
|||
|
Pohledávka odepsána
|
Označení faktury za nedobytnou a odepsání zůstatku pomocí odpisového deníku. Představuje finanční ztrátu. | ||
|
Proč je to důležité
Konečný stav neúspěšného vymáhání pohledávky. Je důležitý pro analýzu podílu nedobytných pohledávek a účinnosti úvěrové politiky.
Kde data získat
Tabulka CustTrans s hodnotou Type 'WriteOff' nebo záznam GeneralJournalEntry označený kódem důvodu odpisu.
Zachycení
Zaznamená se při zaúčtování transakce typu WriteOff
Typ události
explicit
|
|||
|
Přijat příslib úhrady
|
Konkrétní závazek zaznamenaný pracovníkem vymáhání pohledávek, že zákazník zaplatí do určitého data. Údaj se získává z modulu správy pohledávek. | ||
|
Proč je to důležité
Měří účinnost telefonátů při vymáhání pohledávek. Porovnání tohoto data se skutečnou platbou ukáže, nakolik zákazníci své přísliby dodržují.
Kde data získat
Tabulka CustPromiseToPay. Propojení s transakcí zákazníka zajišťuje TransRecId.
Zachycení
Zaznamená se při vytvoření záznamu v CustPromiseToPay
Typ události
explicit
|
|||
|
Probíhá posuzování sporu
|
Označuje, že případ sporu přešel ze stavu 'Opened' do stavu 'In Process'. Zachycuje dobu, po kterou tým na řešení pracuje. | ||
|
Proč je to důležité
Úzká místa v této fázi prodlužují cyklus přeměny pohledávek na hotovost. Umožňují oddělit čekání od aktivního řešení.
Kde data získat
Odvozuje se ze změn pole CaseDetailBase.Status nebo ze záznamů v tabulce CaseLog odpovídajících změnám stavu.
Zachycení
Porovnejte hodnotu pole Status v CaseDetailBase před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Spor vyřešen
|
Uzavření případu sporu umožní pokračovat v úhradě faktury nebo vystavit dobropis. Označuje konec dílčího procesu řešení výjimek. | ||
|
Proč je to důležité
Časový rozdíl mezi stavy Opened a Resolved je důležitým KPI pro měření administrativní efektivity.
Kde data získat
Tabulka CaseDetailBase, kde se hodnota Status změní na Closed/Resolved.
Zachycení
Porovnejte hodnotu pole Status v CaseDetailBase před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Uplynula lhůta splatnosti
|
Vypočítaný milník, který označuje, že aktuální datum překročilo datum splatnosti faktury, která zůstává neuhrazená. Faktura je tak označena jako po splatnosti. | ||
|
Proč je to důležité
Je důležitý pro analýzu stáří pohledávek a spuštění workflow pro vymáhání. Odděluje běžnou fakturaci od správy pohledávek po splatnosti.
Kde data získat
Vypočítá se porovnáním CustInvoiceJour.DueDate s aktuálním časem simulace nebo časovým razítkem platby.
Zachycení
Odvoďte porovnáním pole DueDate s aktuálním časem
Typ události
calculated
|
|||
|
Vygenerována úroková upomínka
|
Vytvoření úrokové upomínky za opožděnou platbu. Představuje finanční sankci uplatněnou na zákaznický účet. | ||
|
Proč je to důležité
Označuje závažné prodlení. Analýza pomáhá zjistit, zda sankce urychlují platby, nebo poškozují vztahy se zákazníky.
Kde data získat
Tabulka CustInterestJour. Zaznamenává úrokové upomínky vytvořené pro konkrétní transakce zákazníků.
Zachycení
Zaznamená se při zaúčtování transakce do CustInterestJour
Typ události
explicit
|
|||
Návody k extrakci dat
Chcete začít?
Začněte zlepšovat finanční provoz a použijte tuto datovou šablonu. Náš tým vám pomůže namapovat data z Microsoft Dynamics 365 podle těchto požadavků.
Zlepšete správu pohledávek a podpořte cash flow
Přidejte se k týmům, které v Microsoft Dynamics 365 zkracují DSO o 15 až 20 dní
Bez platební karty, nastavení za 5 minut