Šablona dat pro zpracování mezd
Šablona dat pro zpracování mezd
- Doporučené atributy pro podrobnou analýzu
- Důležité kroky a milníky procesu
- Doporučený postup extrakce dat z ADP Workforce Now
Atributy zpracování mezd
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Aktivita
ActivityName
|
Název provedeného kroku nebo události v procesu. | ||
|
Popis
Tento atribut zachycuje konkrétní činnost v rámci workflow zpracování mezd, například „Odeslán výkaz odpracované doby“, „Vypočítána hrubá mzda“ nebo „Vytvořen soubor pro bankovní převod“. Je základem procesní mapy: určuje jednotlivé uzly a umožňuje zobrazit posloupnost kroků workflow. Odlišné posloupnosti aktivit odhalují opakované zpracování a odchylky od standardního postupu.
Proč je to důležité
Určuje, co se v procesu děje, a umožňuje zobrazit jeho průběh a varianty.
Kde data získat
Auditní stopy nebo protokoly historie transakcí v ADP Workforce Now.
Příklady
Výkaz odpracované doby odeslánSchválen mzdový záznamProvedena oprava dat
|
|||
|
Časové razítko události
EventDateTime
|
Konkrétní datum a čas, kdy k aktivitě došlo. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává přesný okamžik, kdy byla aktivita zapsána do systému. Slouží k chronologickému seřazení událostí a výpočtu doby mezi jednotlivými kroky. Přesná časová razítka jsou nezbytná pro odhalení úzkých míst, měření doby zpracování, například doby do schválení, a ověření, zda zpracování mezd splňuje dohodnuté úrovně služeb.
Proč je to důležité
Poskytuje časový údaj potřebný pro analýzu doby cyklu a výkonnosti.
Kde data získat
Systémová časová razítka přiřazená k protokolům transakcí.
Příklady
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-01T14:45:12Z2023-10-02T09:15:00Z
|
|||
|
Mzdový záznam
PayrollRecordId
|
Jedinečný identifikátor kombinace konkrétního zaměstnance a výplatního období. | ||
|
Popis
Mzdový záznam slouží jako hlavní identifikátor případu v procesu. Představuje jednu výplatu konkrétního zaměstnance za daný cyklus, například výplatní období 12 pro zaměstnance X. Při analýze tento atribut spojuje všechny jednotlivé události, od prvního odeslání výkazu odpracované doby až po závěrečné daňové podání, do jednoho souvislého průběhu. Analytici tak mohou sledovat rychlost a přesnost zpracování každého záznamu.
Proč je to důležité
Jde o povinný identifikátor případu, který propojuje všechna data o událostech a umožňuje rekonstruovat proces.
Kde data získat
Viz dokumentace ADP Workforce Now
Příklady
PR-2023-10-A-00123PR-2023-10-A-00456PR-2023-10-B-00789
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
|
Časové razítko udávající, kdy byl záznam naposledy změněn ve zdrojovém systému. | ||
|
Popis
Udává čas poslední změny datového záznamu v ADP Workforce Now. Slouží ke kontrole aktuálnosti dat a správě přírůstkového načítání. Díky tomu analýza procesu vychází z aktuálního stavu mzdových záznamů.
Proč je to důležité
Nezbytné pro přírůstkové získávání dat a analýzu založenou na aktuálních údajích.
Kde data získat
Viz dokumentace ADP Workforce Now
Příklady
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T08:00:00Z
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Systém evidence, ve kterém událost vznikla. | ||
|
Popis
Určuje softwarové prostředí, ze kterého byla data získána, v tomto případě „ADP Workforce Now“. Pokud se data propojují s dalšími systémy HRIS nebo bankovními systémy, toto pole pomáhá sledovat jejich původ a odhalit problémy s integrací konkrétního systému.
Proč je to důležité
Zajišťuje dohledatelnost a kontext, zejména při process mining analýze procesů napříč více systémy.
Kde data získat
Nastaveno napevno během procesu ETL.
Příklady
ADP Workforce NowADP WFNADP_PROD
|
|||
|
Byl nutný ruční zásah
IsManualIntervention
|
Příznak určující, zda aktivita zahrnovala ruční zadání nebo opravu dat. | ||
|
Popis
Logická hodnota odvozená z názvu aktivity nebo zdroje transakce, například true, pokud je aktivitou „Provedena oprava dat“. Tento údaj slouží k výpočtu KPI „Manual Correction Rate“. Vedení díky němu může zjistit, kde automatizace selhává a kde je potřeba nejvíce ruční práce.
Proč je to důležité
Přímo podporuje analýzu míry automatizace a efektivity procesu.
Kde data získat
Odvozeno z ActivityName nebo konkrétních kódů transakcí.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Daňová jurisdikce
TaxJurisdictionCode
|
Kód konkrétního regionu nebo státu pro daňová podání. | ||
|
Popis
Označuje hlavní daňový úřad nebo oblast, například Kalifornii, New York nebo federální úroveň, která se vztahuje k mzdovému záznamu. Dashboard „Tax Filing Completion Benchmarks“ tento údaj využívá k odhalení regionů, kde se zákonná podání zpožďují, a ke kontrole dodržování místních předpisů.
Proč je to důležité
Nezbytné pro sledování shody s předpisy a analýzu výkonnosti v jednotlivých regionech.
Kde data získat
Daňový profil nebo tabulky Payroll Tax.
Příklady
USA-KalifornieUSA-New YorkUSA-Texas
|
|||
|
Hrubá mzda
GrossPayAmount
|
Vypočtená hrubá mzda za daný záznam před odečtením srážek. | ||
|
Popis
Celková odměna vypočtená zaměstnanci za konkrétní výplatní období. Tento údaj se ne vždy používá k analýze průběhu procesu. Poskytuje však kontext pro „ActivityAmount“ a pomáhá při analýze výjimek z auditu nebo zpětných úprav upřednostnit záznamy s vysokými částkami.
Proč je to důležité
Poskytuje finanční kontext a informaci o výši částky v mzdovém záznamu.
Kde data získat
Tabulky výsledků mezd.
Příklady
2500.005430.501200.00
|
|||
|
Jde o zpětnou úpravu
IsRetrospective
|
Příznak určující, zda jde o úpravu mzdového záznamu za minulé období. | ||
|
Popis
Určuje, zda se zpracovává aktuální období, nebo opravuje již uzavřené období, tedy zda jde o zpětný doplatek mzdy. Podporuje dashboard „Retrospective Adjustment Volume“, který ukazuje stabilitu zpracování mezd a četnost chyb zjištěných po zveřejnění.
Proč je to důležité
Rozlišuje běžné zpracování od opakovaného zpracování a oprav.
Kde data získat
Odvozeno z Pay Run Type nebo porovnáním výplatního období s aktuálním datem.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Mzdová skupina
PayGroupCode
|
Určuje konkrétní mzdový cyklus nebo skupinu, například dvoutýdenní výplatu v USA. | ||
|
Popis
Rozděluje zaměstnance do skupin podle četnosti a typu výplaty, například týdenní, dvoutýdenní nebo pro vedoucí pracovníky. Slouží k filtrování analýzy podle konkrétních cyklů. Je důležitá také pro dashboard „Manual Data Correction Frequency“, který ukazuje, zda se v některých skupinách vyskytuje více chyb.
Proč je to důležité
Umožňuje rozdělit proces podle četnosti výplat a typu zaměstnance.
Kde data získat
Nastavení Pay Group nebo tabulky Payroll Header.
Příklady
USA_dvoutýdenníKanada_měsíčníUSA_vedoucí pracovníci
|
|||
|
Mzdový specialista
PayrollSpecialistName
|
Uživatel nebo systémový agent odpovědný za provedení aktivity. | ||
|
Popis
Určuje osobu, například mzdového specialistu nebo manažera, případně automatizovaný systémový účet, který aktivitu provedl. Tento atribut umožňuje vytvořit dashboard „Specialist Throughput Performance“, který pomáhá vyvažovat pracovní zátěž a odhalovat potřebu školení nebo úzká místa způsobená nedostatkem zdrojů.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat zdroje, vyvažovat pracovní zátěž a kontrolovat oddělení neslučitelných povinností.
Kde data získat
Pole User ID nebo Actor v auditních protokolech.
Příklady
Jana NovákováSprávce systémuJan Novák
|
|||
|
Oddělení
DepartmentCode
|
Oddělení nebo nákladové středisko přiřazené zaměstnanci. | ||
|
Popis
Označuje organizační jednotku zaměstnance, kterému se vyplácí mzda. V ADP jde často o „Home Department“. Tento atribut je důležitý pro analýzu „Departmental Process Variance“. Organizace díky němu může porovnávat dobu schvalování a chybovost v různých organizačních jednotkách.
Proč je to důležité
Slouží k porovnání výkonnosti různých organizačních jednotek.
Kde data získat
Údaje o zaměstnancích nebo pole nákladového střediska.
Příklady
Prodej-101IT-vývoj-200HR-administrativa-001
|
|||
|
Datum konce výplatního období
PayPeriodEndDate
|
Datum ukončení mzdového cyklu. | ||
|
Popis
Označuje konec období, za které zaměstnanec dostává mzdu. V kombinaci s časovými razítky událostí umožňuje ověřit, zda zpracování probíhá podle plánu vzhledem k uzávěrce výplatního období.
Proč je to důležité
Referenční bod pro výpočet dodržení harmonogramu a zpoždění.
Kde data získat
Nastavení mzdového cyklu.
Příklady
2023-10-152023-10-31
|
|||
|
ID bankovního souboru
BankTransferFileId
|
Identifikátor vygenerovaného platebního souboru odeslaného bance. | ||
|
Popis
Jedinečné referenční číslo souboru ACH nebo bankovního převodu vytvořeného při aktivitě „Vygenerování souboru pro bankovní převod“. Pomáhá propojit jednotlivé mzdové záznamy s hromadným zpracováním plateb a umožňuje analyzovat rychlost výplaty a zveřejnění.
Proč je to důležité
Propojuje jednotlivé případy s událostmi dávkového zpracování.
Kde data získat
Viz dokumentace ADP Workforce Now
Příklady
ACH-20231005-01ACH-20231005-02
|
|||
|
ID zaměstnance
EmployeeId
|
Jedinečný identifikátor zaměstnance, kterému se vyplácí mzda. | ||
|
Popis
Konkrétní ID zaměstnance přiřazené k mzdovému záznamu. CaseId označuje záznam, zatímco ID zaměstnance umožňuje dlouhodobě sledovat zaměstnance, kteří opakovaně odevzdávají výkazy pozdě nebo potřebují časté ruční opravy.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat vzorce chování na úrovni zaměstnanců.
Kde data získat
AssociateOID nebo File Number v ADP.
Příklady
A102030000123456
|
|||
|
Nákladové středisko
CostCenterId
|
Kód finančního nákladového střediska, na které se účtuje mzda. | ||
|
Popis
Označuje konkrétní jednotku hlavní knihy nebo nákladové středisko spojené s mzdovými náklady. Tento atribut poskytuje finanční pohled na proces a umožňuje organizaci spojit neefektivitu zpracování, například náklady na opakované zpracování, s konkrétními organizačními jednotkami.
Proč je to důležité
Propojuje analýzu procesu se strukturou finančního výkaznictví.
Kde data získat
Pole Labor Distribution.
Příklady
NS-500NS-900CC-120
|
|||
|
Typ výjimky při auditu
AuditExceptionType
|
Kategorie upozornění na nedodržení předpisů nebo problém s daty. | ||
|
Popis
Určuje typ problému zjištěného při validaci, například „Záporná čistá mzda“ nebo „Chybějící daňové identifikační číslo“. V nástroji „Audit Exception Resolution Monitor“ se používá k analýze typů chyb, které způsobují nejdelší zpoždění, a k hledání jejich příčin s cílem zlepšit kvalitu vstupních dat.
Proč je to důležité
Upřesňuje, proč byl proces zastaven nebo označen.
Kde data získat
Viz dokumentace ADP Workforce Now
Příklady
Chybí SSNZáporná čistá mzdaNesoulad v benefitech
|
|||
Aktivity při zpracování mezd
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Hrubá mzda vypočtena
|
Systém vypočítá mzdu vynásobením odpracovaných hodin sazbami a přičtením dalších složek odměny. Událost se odvozuje od času dokončení dávkového procesu „Calculate Payroll“. | ||
|
Proč je to důležité
Základní krok zpracování. Více výskytů ukazuje na opakované zpracování, které se obvykle zobrazuje v analýze „Opakované náhledy výsledků mezd“.
Kde data získat
Auditní stopa Payroll; čas dokončení akce „Calculate“ pro konkrétní dávku skupiny Pay Group.
Zachycení
Odvoďte z časového údaje dokončení výpočtové úlohy.
Typ události
inferred
|
|||
|
Mzdový záznam inicializován
|
Nastane při vytvoření nebo otevření dávky mezd pro daný cyklus, čímž se založí mzdový případ zaměstnance. Událost se odvozuje od časového údaje vytvoření záznamu Paydata v aktivní dávce. | ||
|
Proč je to důležité
Určuje začátek období pro konkrétní výpočet mezd. Porovnáním s časovými údaji importu dat lze změřit zpoždění při načítání dat o pobídkách.
Kde data získat
Modul Payroll; čas vytvoření hlavičky dávky Paydata nebo první záznam v mřížce Paydata.
Zachycení
Porovnejte pole stavu před vytvořením dávky a po něm.
Typ události
inferred
|
|||
|
Provedena platba
|
Datum, kdy jsou prostředky uvolněny zaměstnancům. Často jde o vypočtenou událost podle data šeku nastaveného v mzdové dávce. | ||
|
Proč je to důležité
Hlavní výsledek procesu. Nezbytný pro výpočet „Tax Filing Compliance Lead Time“.
Kde data získat
Historie mezd; pole „Check Date“.
Zachycení
Odvodí se porovnáním pole Check Date se systémovým datem
Typ události
calculated
|
|||
|
Schválen mzdový záznam
|
Formální schválení mzdové dávky, které ji uzamkne proti dalším změnám a povolí převod peněz. V ADP WFN jde o krok „Finalize“. | ||
|
Proč je to důležité
Rozhodující milník, který ukončuje fázi zpracování a zahajuje fázi výplaty.
Kde data získat
Workflow zpracování mezd; změna stavu dávky na „Finalized“ nebo „Committed“.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce „Finalize Payroll“
Typ události
explicit
|
|||
|
Výkaz odpracované doby odeslán
|
Zaznamenává okamžik, kdy zaměstnanec nebo vedoucí odešle údaje o odpracované době a docházce za výplatní období. Údaj se získává přímo z auditních záznamů modulu Time & Attendance v ADP Workforce Now. | ||
|
Proč je to důležité
Spouští měření doby zpracování mzdového cyklu. Zpoždění v této fázi se přenáší do dalších kroků a zkracuje čas, který mají mzdoví specialisté na ověření dat.
Kde data získat
Auditní stopa ADP Time & Attendance; u objektů Timecard vyfiltrujte změnu stavu na „Submitted“.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce „Submit Timecard“.
Typ události
explicit
|
|||
|
Výkaz odpracované doby schválen
|
Označuje schválení výkazu vedoucím, který tím potvrzuje hodiny ke zpracování mezd. Jde o důležitý kontrolní krok, který předává data z modulu T&A do modulu Payroll. | ||
|
Proč je to důležité
Nezbytné pro dashboard „Doba schvalování výkazů odpracované doby“. Odhaluje úzká místa na straně vedoucích, která ohrožují harmonogram zpracování.
Kde data získat
Auditní stopa ADP Time & Attendance; vyfiltrujte změnu stavu na „Approved“.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce „Approve Timecard“.
Typ události
explicit
|
|||
|
Vytvořen soubor pro bankovní převod
|
Technické vytvoření souboru NACHA/ACH pro přímé vklady. Obvykle se spustí ihned po dokončení kroku „Finalize“. | ||
|
Proč je to důležité
Sleduje dobu potřebnou k vytvoření souboru pro bankovní převod, aby technické předání nezdrželo platby.
Kde data získat
Protokol výstupů a sestav; čas vytvoření souboru „ACH File“ nebo „Direct Deposit File“.
Zachycení
Zaznamená se při vytvoření výstupního souboru
Typ události
explicit
|
|||
|
Zaznamenána výjimka při auditu
|
Označuje, že systém při výpočtu zjistil porušení validačních pravidel, například zápornou čistou mzdu nebo chybějící daňovou jurisdikci. Zaznamenává se při vytvoření chybových hlášení ve výstupu výpočtu. | ||
|
Proč je to důležité
Vstupní údaj pro „Audit Exception Resolution Monitor“. Vysoký počet těchto událostí ukazuje na problémy s kvalitou vstupních dat.
Kde data získat
Protokol chyb zpracování mezd nebo výstupní sestava „Verify Payroll“.
Zachycení
Zaznamená se při vytvoření validační chyby systémem
Typ události
explicit
|
|||
|
Zveřejněna výplatní páska
|
Zpřístupnění digitální výplatní pásky zaměstnanci na samoobslužném portálu iPay. Obvykle se plánuje podle data výplaty. | ||
|
Proč je to důležité
Slouží k analýze „Pay Slip Publication Lead Time“ a spokojenosti zaměstnanců.
Kde data získat
Lze odvodit z nastavení systému (pravidla dostupnosti výplatní pásky) uplatněného na datum šeku.
Zachycení
Odvodí se porovnáním pole Check Date s pravidlem zveřejnění
Typ události
inferred
|
|||
|
Data o pobídkách importována
|
Zaznamenává načtení externích údajů o odměně, například provizí nebo bonusů, pomocí nástroje ADP Import. Událost zachycuje, kdy se do mzdového záznamu připojí další zdroje příjmu. | ||
|
Proč je to důležité
Důležité pro odhalení zpoždění při integraci. Pozdní importy často vedou k přepočtům a opakovanému zpracování.
Kde data získat
Záznamy integrace a importu ADP; čas úspěšného dokončení úlohy „Paydata Import“.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce „Import Paydata“.
Typ události
explicit
|
|||
|
Dokončeno daňové podání
|
Označuje dokončení zákonných daňových podání za výplatní období. U klientů služby ADP Tax Service jde o okamžik, kdy ADP potvrdí uzavření balíčku podání. | ||
|
Proč je to důležité
Sleduje riziko nedodržení předpisů. Zpoždění mohou vést k sankcím.
Kde data získat
Daňový modul; aktualizace stavu podání na konci čtvrtletí nebo období.
Zachycení
Vyžaduje analýzu systému
Typ události
inferred
|
|||
|
Provedena oprava dat
|
Ruční úprava Paydata Grid, kterou mzdový specialista provede za účelem opravy chyb nebo změny částek. Zaznamenává se v auditní stopě na úrovni polí. | ||
|
Proč je to důležité
Hlavní metrika pro „Manual Data Correction Frequency“. Vysoký podíl oprav může ukazovat na selhání automatizace.
Kde data získat
Auditní stopa Paydata Grid; uživatelské akce „Update“ u mzdových položek.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce „Update Paydata“
Typ události
explicit
|
|||
|
Srážky na benefity uplatněny
|
Uplatnění pravidel pro benefity (zdravotní pojištění, 401k) na hrubou mzdu. Obvykle probíhá současně s výpočtem, ale z hlediska auditu jde o samostatný krok. | ||
|
Proč je to důležité
Porovnává se s událostí „Audit Exception Flagged“, aby bylo možné zjistit, zda logika výpočtu benefitů způsobuje chyby v oblasti shody.
Kde data získat
Lze odvodit z vytvoření nebo aktualizace položek srážek v Paydata Grid po výpočtu.
Zachycení
Porovnat pole srážek před výpočtem a po něm
Typ události
inferred
|
|||
|
Zaúčtována zpětná úprava
|
Nastane, když se oprava historických údajů provede v uzavřeném mzdovém záznamu, obvykle s dopadem na další cyklus. Označuje chyby zjištěné po oficiálním ukončení procesu. | ||
|
Proč je to důležité
Důležité pro analýzu „Retrospective Adjustment Volume“, která může odhalit selhání předchozích kontrol kvality.
Kde data získat
Historie mezd; nové transakce zaúčtované s datem účinnosti v minulosti.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce „Post Adjustment“
Typ události
explicit
|
|||
|
Zobrazen náhled výsledků mezd
|
Vytvoření přehledu nebo sestav „Preview Payroll“ pro ruční kontrolu. V tomto kroku se před dokončením ověřují výsledky výpočtu. | ||
|
Proč je to důležité
Používá se v analýze „Payroll Preview Loop Analysis“. Příliš časté náhledy mohou znamenat, že uživatelé datům nedůvěřují.
Kde data získat
Systémové protokoly; čas vytvoření sestavy „Preview Payroll“.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce „Generate Preview“
Typ události
explicit
|
|||
Návody k extrakci dat
Chcete začít?
Stáhněte si šablonu a převeďte mzdová data do vizuální mapy skutečného provozu.
Omezte zpoždění při zpracování mezd v ADP Workforce Now
Zkraťte dobu cyklu o 30 % a omezte ruční opravy dat
Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.