Šablona dat pro zpracování mezd

ADP Workforce Now
Šablona dat pro zpracování mezd

Šablona dat pro zpracování mezd

Tato šablona nabízí rámec pro mapování mzdových cyklů v ADP Workforce Now. Uvádí potřebné atributy a aktivity pro sestavení záznamu událostí, který vám pomůže odhalit úzká místa a zajistit shodu v celé organizaci. Podle těchto pokynů převedete nezpracovaná systémová data do přehledného zobrazení skutečného provozu.
  • Doporučené atributy pro podrobnou analýzu
  • Důležité kroky a milníky procesu
  • Doporučený postup extrakce dat z ADP Workforce Now
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy zpracování mezd

Tyto doporučené datové položky poskytnou záznamu událostí potřebný kontext pro podrobnou analýzu mzdových cyklů.
5 Povinné 7 Doporučené 5 Volitelné
Název Popis
Aktivita
ActivityName
Název provedeného kroku nebo události v procesu.
Popis

Tento atribut zachycuje konkrétní činnost v rámci workflow zpracování mezd, například „Odeslán výkaz odpracované doby“, „Vypočítána hrubá mzda“ nebo „Vytvořen soubor pro bankovní převod“.

Je základem procesní mapy: určuje jednotlivé uzly a umožňuje zobrazit posloupnost kroků workflow. Odlišné posloupnosti aktivit odhalují opakované zpracování a odchylky od standardního postupu.

Proč je to důležité

Určuje, co se v procesu děje, a umožňuje zobrazit jeho průběh a varianty.

Kde data získat

Auditní stopy nebo protokoly historie transakcí v ADP Workforce Now.

Příklady
Výkaz odpracované doby odeslánSchválen mzdový záznamProvedena oprava dat
Časové razítko události
EventDateTime
Konkrétní datum a čas, kdy k aktivitě došlo.
Popis

Tento atribut zaznamenává přesný okamžik, kdy byla aktivita zapsána do systému. Slouží k chronologickému seřazení událostí a výpočtu doby mezi jednotlivými kroky.

Přesná časová razítka jsou nezbytná pro odhalení úzkých míst, měření doby zpracování, například doby do schválení, a ověření, zda zpracování mezd splňuje dohodnuté úrovně služeb.

Proč je to důležité

Poskytuje časový údaj potřebný pro analýzu doby cyklu a výkonnosti.

Kde data získat

Systémová časová razítka přiřazená k protokolům transakcí.

Příklady
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-01T14:45:12Z2023-10-02T09:15:00Z
Mzdový záznam
PayrollRecordId
Jedinečný identifikátor kombinace konkrétního zaměstnance a výplatního období.
Popis

Mzdový záznam slouží jako hlavní identifikátor případu v procesu. Představuje jednu výplatu konkrétního zaměstnance za daný cyklus, například výplatní období 12 pro zaměstnance X.

Při analýze tento atribut spojuje všechny jednotlivé události, od prvního odeslání výkazu odpracované doby až po závěrečné daňové podání, do jednoho souvislého průběhu. Analytici tak mohou sledovat rychlost a přesnost zpracování každého záznamu.

Proč je to důležité

Jde o povinný identifikátor případu, který propojuje všechna data o událostech a umožňuje rekonstruovat proces.

Kde data získat

Viz dokumentace ADP Workforce Now

Příklady
PR-2023-10-A-00123PR-2023-10-A-00456PR-2023-10-B-00789
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko udávající, kdy byl záznam naposledy změněn ve zdrojovém systému.
Popis

Udává čas poslední změny datového záznamu v ADP Workforce Now.

Slouží ke kontrole aktuálnosti dat a správě přírůstkového načítání. Díky tomu analýza procesu vychází z aktuálního stavu mzdových záznamů.

Proč je to důležité

Nezbytné pro přírůstkové získávání dat a analýzu založenou na aktuálních údajích.

Kde data získat

Viz dokumentace ADP Workforce Now

Příklady
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T08:00:00Z
Zdrojový systém
SourceSystem
Systém evidence, ve kterém událost vznikla.
Popis

Určuje softwarové prostředí, ze kterého byla data získána, v tomto případě „ADP Workforce Now“.

Pokud se data propojují s dalšími systémy HRIS nebo bankovními systémy, toto pole pomáhá sledovat jejich původ a odhalit problémy s integrací konkrétního systému.

Proč je to důležité

Zajišťuje dohledatelnost a kontext, zejména při process mining analýze procesů napříč více systémy.

Kde data získat

Nastaveno napevno během procesu ETL.

Příklady
ADP Workforce NowADP WFNADP_PROD
Byl nutný ruční zásah
IsManualIntervention
Příznak určující, zda aktivita zahrnovala ruční zadání nebo opravu dat.
Popis

Logická hodnota odvozená z názvu aktivity nebo zdroje transakce, například true, pokud je aktivitou „Provedena oprava dat“.

Tento údaj slouží k výpočtu KPI „Manual Correction Rate“. Vedení díky němu může zjistit, kde automatizace selhává a kde je potřeba nejvíce ruční práce.

Proč je to důležité

Přímo podporuje analýzu míry automatizace a efektivity procesu.

Kde data získat

Odvozeno z ActivityName nebo konkrétních kódů transakcí.

Příklady
truefalse
Daňová jurisdikce
TaxJurisdictionCode
Kód konkrétního regionu nebo státu pro daňová podání.
Popis

Označuje hlavní daňový úřad nebo oblast, například Kalifornii, New York nebo federální úroveň, která se vztahuje k mzdovému záznamu.

Dashboard „Tax Filing Completion Benchmarks“ tento údaj využívá k odhalení regionů, kde se zákonná podání zpožďují, a ke kontrole dodržování místních předpisů.

Proč je to důležité

Nezbytné pro sledování shody s předpisy a analýzu výkonnosti v jednotlivých regionech.

Kde data získat

Daňový profil nebo tabulky Payroll Tax.

Příklady
USA-KalifornieUSA-New YorkUSA-Texas
Hrubá mzda
GrossPayAmount
Vypočtená hrubá mzda za daný záznam před odečtením srážek.
Popis

Celková odměna vypočtená zaměstnanci za konkrétní výplatní období.

Tento údaj se ne vždy používá k analýze průběhu procesu. Poskytuje však kontext pro „ActivityAmount“ a pomáhá při analýze výjimek z auditu nebo zpětných úprav upřednostnit záznamy s vysokými částkami.

Proč je to důležité

Poskytuje finanční kontext a informaci o výši částky v mzdovém záznamu.

Kde data získat

Tabulky výsledků mezd.

Příklady
2500.005430.501200.00
Jde o zpětnou úpravu
IsRetrospective
Příznak určující, zda jde o úpravu mzdového záznamu za minulé období.
Popis

Určuje, zda se zpracovává aktuální období, nebo opravuje již uzavřené období, tedy zda jde o zpětný doplatek mzdy.

Podporuje dashboard „Retrospective Adjustment Volume“, který ukazuje stabilitu zpracování mezd a četnost chyb zjištěných po zveřejnění.

Proč je to důležité

Rozlišuje běžné zpracování od opakovaného zpracování a oprav.

Kde data získat

Odvozeno z Pay Run Type nebo porovnáním výplatního období s aktuálním datem.

Příklady
truefalse
Mzdová skupina
PayGroupCode
Určuje konkrétní mzdový cyklus nebo skupinu, například dvoutýdenní výplatu v USA.
Popis

Rozděluje zaměstnance do skupin podle četnosti a typu výplaty, například týdenní, dvoutýdenní nebo pro vedoucí pracovníky.

Slouží k filtrování analýzy podle konkrétních cyklů. Je důležitá také pro dashboard „Manual Data Correction Frequency“, který ukazuje, zda se v některých skupinách vyskytuje více chyb.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit proces podle četnosti výplat a typu zaměstnance.

Kde data získat

Nastavení Pay Group nebo tabulky Payroll Header.

Příklady
USA_dvoutýdenníKanada_měsíčníUSA_vedoucí pracovníci
Mzdový specialista
PayrollSpecialistName
Uživatel nebo systémový agent odpovědný za provedení aktivity.
Popis

Určuje osobu, například mzdového specialistu nebo manažera, případně automatizovaný systémový účet, který aktivitu provedl.

Tento atribut umožňuje vytvořit dashboard „Specialist Throughput Performance“, který pomáhá vyvažovat pracovní zátěž a odhalovat potřebu školení nebo úzká místa způsobená nedostatkem zdrojů.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat zdroje, vyvažovat pracovní zátěž a kontrolovat oddělení neslučitelných povinností.

Kde data získat

Pole User ID nebo Actor v auditních protokolech.

Příklady
Jana NovákováSprávce systémuJan Novák
Oddělení
DepartmentCode
Oddělení nebo nákladové středisko přiřazené zaměstnanci.
Popis

Označuje organizační jednotku zaměstnance, kterému se vyplácí mzda. V ADP jde často o „Home Department“.

Tento atribut je důležitý pro analýzu „Departmental Process Variance“. Organizace díky němu může porovnávat dobu schvalování a chybovost v různých organizačních jednotkách.

Proč je to důležité

Slouží k porovnání výkonnosti různých organizačních jednotek.

Kde data získat

Údaje o zaměstnancích nebo pole nákladového střediska.

Příklady
Prodej-101IT-vývoj-200HR-administrativa-001
Datum konce výplatního období
PayPeriodEndDate
Datum ukončení mzdového cyklu.
Popis

Označuje konec období, za které zaměstnanec dostává mzdu.

V kombinaci s časovými razítky událostí umožňuje ověřit, zda zpracování probíhá podle plánu vzhledem k uzávěrce výplatního období.

Proč je to důležité

Referenční bod pro výpočet dodržení harmonogramu a zpoždění.

Kde data získat

Nastavení mzdového cyklu.

Příklady
2023-10-152023-10-31
ID bankovního souboru
BankTransferFileId
Identifikátor vygenerovaného platebního souboru odeslaného bance.
Popis

Jedinečné referenční číslo souboru ACH nebo bankovního převodu vytvořeného při aktivitě „Vygenerování souboru pro bankovní převod“.

Pomáhá propojit jednotlivé mzdové záznamy s hromadným zpracováním plateb a umožňuje analyzovat rychlost výplaty a zveřejnění.

Proč je to důležité

Propojuje jednotlivé případy s událostmi dávkového zpracování.

Kde data získat

Viz dokumentace ADP Workforce Now

Příklady
ACH-20231005-01ACH-20231005-02
ID zaměstnance
EmployeeId
Jedinečný identifikátor zaměstnance, kterému se vyplácí mzda.
Popis

Konkrétní ID zaměstnance přiřazené k mzdovému záznamu.

CaseId označuje záznam, zatímco ID zaměstnance umožňuje dlouhodobě sledovat zaměstnance, kteří opakovaně odevzdávají výkazy pozdě nebo potřebují časté ruční opravy.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat vzorce chování na úrovni zaměstnanců.

Kde data získat

AssociateOID nebo File Number v ADP.

Příklady
A102030000123456
Nákladové středisko
CostCenterId
Kód finančního nákladového střediska, na které se účtuje mzda.
Popis

Označuje konkrétní jednotku hlavní knihy nebo nákladové středisko spojené s mzdovými náklady.

Tento atribut poskytuje finanční pohled na proces a umožňuje organizaci spojit neefektivitu zpracování, například náklady na opakované zpracování, s konkrétními organizačními jednotkami.

Proč je to důležité

Propojuje analýzu procesu se strukturou finančního výkaznictví.

Kde data získat

Pole Labor Distribution.

Příklady
NS-500NS-900CC-120
Typ výjimky při auditu
AuditExceptionType
Kategorie upozornění na nedodržení předpisů nebo problém s daty.
Popis

Určuje typ problému zjištěného při validaci, například „Záporná čistá mzda“ nebo „Chybějící daňové identifikační číslo“.

V nástroji „Audit Exception Resolution Monitor“ se používá k analýze typů chyb, které způsobují nejdelší zpoždění, a k hledání jejich příčin s cílem zlepšit kvalitu vstupních dat.

Proč je to důležité

Upřesňuje, proč byl proces zastaven nebo označen.

Kde data získat

Viz dokumentace ADP Workforce Now

Příklady
Chybí SSNZáporná čistá mzdaNesoulad v benefitech
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity při zpracování mezd

Tyto kroky a milníky zachycují celý průběh mzdového běhu, od prvního zadání odpracované doby až po závěrečnou platbu.
9 Doporučené 6 Volitelné
Aktivita Popis
Hrubá mzda vypočtena
Systém vypočítá mzdu vynásobením odpracovaných hodin sazbami a přičtením dalších složek odměny. Událost se odvozuje od času dokončení dávkového procesu „Calculate Payroll“.
Proč je to důležité

Základní krok zpracování. Více výskytů ukazuje na opakované zpracování, které se obvykle zobrazuje v analýze „Opakované náhledy výsledků mezd“.

Kde data získat

Auditní stopa Payroll; čas dokončení akce „Calculate“ pro konkrétní dávku skupiny Pay Group.

Zachycení

Odvoďte z časového údaje dokončení výpočtové úlohy.

Typ události inferred
Mzdový záznam inicializován
Nastane při vytvoření nebo otevření dávky mezd pro daný cyklus, čímž se založí mzdový případ zaměstnance. Událost se odvozuje od časového údaje vytvoření záznamu Paydata v aktivní dávce.
Proč je to důležité

Určuje začátek období pro konkrétní výpočet mezd. Porovnáním s časovými údaji importu dat lze změřit zpoždění při načítání dat o pobídkách.

Kde data získat

Modul Payroll; čas vytvoření hlavičky dávky Paydata nebo první záznam v mřížce Paydata.

Zachycení

Porovnejte pole stavu před vytvořením dávky a po něm.

Typ události inferred
Provedena platba
Datum, kdy jsou prostředky uvolněny zaměstnancům. Často jde o vypočtenou událost podle data šeku nastaveného v mzdové dávce.
Proč je to důležité

Hlavní výsledek procesu. Nezbytný pro výpočet „Tax Filing Compliance Lead Time“.

Kde data získat

Historie mezd; pole „Check Date“.

Zachycení

Odvodí se porovnáním pole Check Date se systémovým datem

Typ události calculated
Schválen mzdový záznam
Formální schválení mzdové dávky, které ji uzamkne proti dalším změnám a povolí převod peněz. V ADP WFN jde o krok „Finalize“.
Proč je to důležité

Rozhodující milník, který ukončuje fázi zpracování a zahajuje fázi výplaty.

Kde data získat

Workflow zpracování mezd; změna stavu dávky na „Finalized“ nebo „Committed“.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce „Finalize Payroll“

Typ události explicit
Výkaz odpracované doby odeslán
Zaznamenává okamžik, kdy zaměstnanec nebo vedoucí odešle údaje o odpracované době a docházce za výplatní období. Údaj se získává přímo z auditních záznamů modulu Time & Attendance v ADP Workforce Now.
Proč je to důležité

Spouští měření doby zpracování mzdového cyklu. Zpoždění v této fázi se přenáší do dalších kroků a zkracuje čas, který mají mzdoví specialisté na ověření dat.

Kde data získat

Auditní stopa ADP Time & Attendance; u objektů Timecard vyfiltrujte změnu stavu na „Submitted“.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce „Submit Timecard“.

Typ události explicit
Výkaz odpracované doby schválen
Označuje schválení výkazu vedoucím, který tím potvrzuje hodiny ke zpracování mezd. Jde o důležitý kontrolní krok, který předává data z modulu T&A do modulu Payroll.
Proč je to důležité

Nezbytné pro dashboard „Doba schvalování výkazů odpracované doby“. Odhaluje úzká místa na straně vedoucích, která ohrožují harmonogram zpracování.

Kde data získat

Auditní stopa ADP Time & Attendance; vyfiltrujte změnu stavu na „Approved“.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce „Approve Timecard“.

Typ události explicit
Vytvořen soubor pro bankovní převod
Technické vytvoření souboru NACHA/ACH pro přímé vklady. Obvykle se spustí ihned po dokončení kroku „Finalize“.
Proč je to důležité

Sleduje dobu potřebnou k vytvoření souboru pro bankovní převod, aby technické předání nezdrželo platby.

Kde data získat

Protokol výstupů a sestav; čas vytvoření souboru „ACH File“ nebo „Direct Deposit File“.

Zachycení

Zaznamená se při vytvoření výstupního souboru

Typ události explicit
Zaznamenána výjimka při auditu
Označuje, že systém při výpočtu zjistil porušení validačních pravidel, například zápornou čistou mzdu nebo chybějící daňovou jurisdikci. Zaznamenává se při vytvoření chybových hlášení ve výstupu výpočtu.
Proč je to důležité

Vstupní údaj pro „Audit Exception Resolution Monitor“. Vysoký počet těchto událostí ukazuje na problémy s kvalitou vstupních dat.

Kde data získat

Protokol chyb zpracování mezd nebo výstupní sestava „Verify Payroll“.

Zachycení

Zaznamená se při vytvoření validační chyby systémem

Typ události explicit
Zveřejněna výplatní páska
Zpřístupnění digitální výplatní pásky zaměstnanci na samoobslužném portálu iPay. Obvykle se plánuje podle data výplaty.
Proč je to důležité

Slouží k analýze „Pay Slip Publication Lead Time“ a spokojenosti zaměstnanců.

Kde data získat

Lze odvodit z nastavení systému (pravidla dostupnosti výplatní pásky) uplatněného na datum šeku.

Zachycení

Odvodí se porovnáním pole Check Date s pravidlem zveřejnění

Typ události inferred
Data o pobídkách importována
Zaznamenává načtení externích údajů o odměně, například provizí nebo bonusů, pomocí nástroje ADP Import. Událost zachycuje, kdy se do mzdového záznamu připojí další zdroje příjmu.
Proč je to důležité

Důležité pro odhalení zpoždění při integraci. Pozdní importy často vedou k přepočtům a opakovanému zpracování.

Kde data získat

Záznamy integrace a importu ADP; čas úspěšného dokončení úlohy „Paydata Import“.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce „Import Paydata“.

Typ události explicit
Dokončeno daňové podání
Označuje dokončení zákonných daňových podání za výplatní období. U klientů služby ADP Tax Service jde o okamžik, kdy ADP potvrdí uzavření balíčku podání.
Proč je to důležité

Sleduje riziko nedodržení předpisů. Zpoždění mohou vést k sankcím.

Kde data získat

Daňový modul; aktualizace stavu podání na konci čtvrtletí nebo období.

Zachycení

Vyžaduje analýzu systému

Typ události inferred
Provedena oprava dat
Ruční úprava Paydata Grid, kterou mzdový specialista provede za účelem opravy chyb nebo změny částek. Zaznamenává se v auditní stopě na úrovni polí.
Proč je to důležité

Hlavní metrika pro „Manual Data Correction Frequency“. Vysoký podíl oprav může ukazovat na selhání automatizace.

Kde data získat

Auditní stopa Paydata Grid; uživatelské akce „Update“ u mzdových položek.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce „Update Paydata“

Typ události explicit
Srážky na benefity uplatněny
Uplatnění pravidel pro benefity (zdravotní pojištění, 401k) na hrubou mzdu. Obvykle probíhá současně s výpočtem, ale z hlediska auditu jde o samostatný krok.
Proč je to důležité

Porovnává se s událostí „Audit Exception Flagged“, aby bylo možné zjistit, zda logika výpočtu benefitů způsobuje chyby v oblasti shody.

Kde data získat

Lze odvodit z vytvoření nebo aktualizace položek srážek v Paydata Grid po výpočtu.

Zachycení

Porovnat pole srážek před výpočtem a po něm

Typ události inferred
Zaúčtována zpětná úprava
Nastane, když se oprava historických údajů provede v uzavřeném mzdovém záznamu, obvykle s dopadem na další cyklus. Označuje chyby zjištěné po oficiálním ukončení procesu.
Proč je to důležité

Důležité pro analýzu „Retrospective Adjustment Volume“, která může odhalit selhání předchozích kontrol kvality.

Kde data získat

Historie mezd; nové transakce zaúčtované s datem účinnosti v minulosti.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce „Post Adjustment“

Typ události explicit
Zobrazen náhled výsledků mezd
Vytvoření přehledu nebo sestav „Preview Payroll“ pro ruční kontrolu. V tomto kroku se před dokončením ověřují výsledky výpočtu.
Proč je to důležité

Používá se v analýze „Payroll Preview Loop Analysis“. Příliš časté náhledy mohou znamenat, že uživatelé datům nedůvěřují.

Kde data získat

Systémové protokoly; čas vytvoření sestavy „Preview Payroll“.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce „Generate Preview“

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Jak získat data z ADP Workforce Now

Chcete začít?

Stáhněte si šablonu a převeďte mzdová data do vizuální mapy skutečného provozu.

Omezte zpoždění při zpracování mezd v ADP Workforce Now

Zkraťte dobu cyklu o 30 % a omezte ruční opravy dat

Začněte používat zkušební verzi

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.