Šablona dat pro správu pracovních pozic od nástupu po odchod zaměstnance

Čas události je časové razítko, které zaznamenává přesný okamžik provedení aktivity. Poskytuje časový kontext celého procesu a umožňuje správně seřadit události a rekonstruovat skutečný průběh procesu.

Toto časové razítko je základem veškeré časové analýzy. Používá se k výpočtu doby průchodu mezi aktivitami, určení délky schvalovacích kroků a měření celkové doby od vytvoření pozice po její obsazení. Přesná časová razítka jsou nezbytná pro dashboardy, jako je „Doba průchodu při správě pozic“, a KPI, například „Průměrná doba schválení pozice“.

Je nezbytný pro chronologické řazení událostí a výpočet všech časových ukazatelů, například doby průchodu a celkové doby vyřízení.

Obvykle se nachází v systémových protokolech, záznamech transakcí nebo v polích s datem vytvoření a změny dokumentu ve zdrojovém systému.

ID pozice je jedinečný klíč, který odlišuje každou pozici od ostatních. Propojuje všechny aktivity a události související s životním cyklem jedné pozice, od první žádosti až po její uzavření.

V process mining musí mít každý záznam událostí identifikátor případu, podle kterého se související aktivity seskupí do jedné instance procesu. Pokud analytici použijí ID pozice jako ID případu, mohou sledovat celý průběh každé pozice od začátku do konce. Mohou tak zobrazit tok procesu, vypočítat dobu průchodu jednotlivých pozic a určit obvyklé postupy i odchylky.

Je nezbytné pro seskupení všech souvisejících aktivit do jedné instance procesu a umožňuje analyzovat celý životní cyklus každé pozice od začátku do konce.

Obvykle se nachází v záhlaví nebo hlavním záznamu modulu pro správu pozic či informačního systému pro řízení lidských zdrojů (HRIS).

Název aktivity popisuje jeden krok nebo úkon v životním cyklu správy pozice. Tyto aktivity tvoří základ procesní mapy a představují důležité události, například „Zahájena žádost o pozici“, „Rozpočet schválen“ nebo „Pozice uzavřena“.

Sledování aktivit umožňuje zobrazit celý tok procesu. Pomáhá určit pořadí událostí, odhalit varianty procesu a najít úzká místa nebo opakované úpravy, například opakovanou aktivitu „Žádost o pozici vrácena k přepracování“. Jasné a jednotné názvy aktivit jsou důležité pro vytvoření přesného a srozumitelného modelu procesu.

Tento atribut je základem pro sestavení procesní mapy, hledání úzkých míst a pochopení pořadí událostí v životním cyklu pozice.

Získává se ze záznamů událostí, tabulek změn stavu nebo transakčních kódů v HR systému či systému pro správu pozic.

Tento atribut zaznamenává, kdy byla datová sada naposledy aktualizována ze zdrojového systému. Jde o pole metadat, které poskytuje důležitý kontext o aktuálnosti analyzovaných dat.

Analytici podle něj zjistí, jaké období analýza pokrývá, a ověří, zda pracují s nejnovějšími dostupnými daty. Při průběžném sledování procesu je čas poslední aktualizace důležitý pro ověření, že dashboardy a KPI odpovídají aktuálnímu stavu provozu a že závěry vycházejí z aktuálních informací.

Analytikům ukazuje, jak aktuální jsou data, a pomáhá zajistit, aby analýza vycházela z nejnovějších dostupných informací.

Toto časové razítko se obvykle vytvoří a uloží při extrakci a transformaci dat (ETL).

Atribut Zdrojový systém označuje původ dat o procesu. Proces od náboru po odchod z organizace v mnoha firmách zahrnuje několik aplikací, například hlavní HR systém pro správu pozic a samostatný systém pro sledování uchazečů (ATS) pro nábor.

Uvedení zdrojového systému je důležité při spojování dat z různých zdrojů do jednotného pohledu na proces. Pomáhá ověřovat data, řešit problémy s integrací a pochopit, jak jednotlivé systémy přispívají k celému procesu. Může také odhalit zpoždění nebo nesrovnalosti v datech při předávání mezi systémy.

Poskytuje kontext o původu dat, který je důležitý pro jejich ověření i analýzu procesů probíhajících ve více propojených systémech.

Tyto informace bývají dostupné v metadatech exportovaných dat. Lze je také doplnit jako statickou hodnotu při transformaci dat.

Zatímco čas události označuje začátek aktivity, čas ukončení zaznamenává její dokončení. Rozdíl mezi nimi představuje dobu zpracování konkrétního úkolu. U okamžitých událostí může být čas ukončení stejný jako čas zahájení.

Při analýze tento atribut pomáhá určit, které konkrétní aktivity v procesu zabírají nejvíce času. Umožňuje odhalit neefektivní kroky a podrobně analyzovat úzká místa. Analýza času ukončení schvalovacích kroků například ukáže, která schválení trvají nejdéle, a pomůže zaměřit zlepšování procesů.

Umožňuje vypočítat dobu zpracování jednotlivých aktivit a určit, které konkrétní úkoly zaberou nejvíce času.

Často se nachází spolu s časem zahájení v systémových záznamech událostí nebo transakčních datech. Lze jej také odvodit z času zahájení následující události.

Jméno uživatele označuje zaměstnance, například vedoucího, HR business partnera nebo vlastníka rozpočtu, který provedl konkrétní úkol v procesu. Může jít o osobu, která požádala o pozici, schválila krok nebo upravila údaje o pozici.

Tento atribut je důležitý pro analýzu výkonu zdrojů, rozložení pracovní zátěže a shody. Pomáhá odpovědět na otázky typu „Kteří uživatelé vyřizují nejvíce žádostí?“ nebo „Souvisí zpoždění s konkrétními schvalovateli?“. Používá se také při analýze oddělení neslučitelných povinností, aby důležité úkoly neprováděla tatáž osoba.

Umožňuje analyzovat rozložení pracovní zátěže, výkon uživatelů a shodu a pomáhá odhalit potřebu školení nebo nedostatek zdrojů.

Obvykle je dostupné v podrobnostech transakce, protokolech změn nebo auditních záznamech, často propojených pomocí ID uživatele.

Jméno vedoucího označuje osobu, která bude dohlížet na zaměstnance na nové pozici. Často jde o osobu, která žádost zahájí a podílí se na jejím schvalování i náboru.

Tento atribut je důležitý pro dashboard „Analýza úzkých míst ve schvalování“. Seskupení aktivit podle vedoucího pomáhá určit, zda někteří lidé proces zpomalují kvůli pracovní zátěži nebo potřebě dalšího školení. Umožňuje také pochopit zapojení vedoucích a způsob rozhodování v procesu.

Označuje důležitého účastníka procesu a umožňuje analyzovat zpoždění při schvalování i vzorce specifické pro jednotlivé vedoucí.

Nachází se v podrobnostech o pozici, často v rámci struktury nadřízenosti nebo organizačního přiřazení.

Nákladové středisko je finanční dimenze, která propojuje pozici s konkrétní rozpočtovou jednotkou v účtové osnově organizace. Používá se při finančním plánování, sestavování rozpočtu a vykazování počtu zaměstnanců a osobních nákladů.

V process mining umožňuje nákladové středisko analyzovat proces správy pozic z finančního hlediska. Pomáhá zjistit, zda se v některých nákladových střediscích pozice mění častěji, schvalování trvá déle nebo jsou náklady na nábor vyšší. To se hodí zejména při analýze dodržování rozpočtu a posuzování finančního dopadu rozhodnutí o správě pozic.

Propojuje pozici s finanční jednotkou a umožňuje analyzovat výkonnost procesu a náklady podle rozpočtové oblasti.

Najdete ho ve finančních nebo organizačních údajích přiřazených k záznamu pozice v HR nebo ERP systému.

Název pracovní pozice popisuje roli nebo funkci dané pozice. Pod jedním názvem pracovní pozice může být vedeno více pozic, tento atribut však poskytuje důležitý kontext o jejich náplni.

Analýza podle názvu pracovní pozice nebo širší skupiny pracovních pozic může odhalit vzorce typické pro určité role. Například u seniorních nebo vysoce specializovaných pozic může schvalování trvat déle a nábor může být složitější než u vstupních pozic. Tyto informace pomáhají přizpůsobit náborové strategie a stanovit realistické termíny.

Poskytuje kontext o roli a umožňuje analyzovat rozdíly v procesu mezi různými typy, úrovněmi a funkcemi pracovních pozic.

Ukládá se v hlavních datech pozice a často je propojen s centrálním katalogem pracovních pozic nebo profilem pracovní pozice v HR systému.

Atribut Oddělení zasazuje pozici do organizačního kontextu tím, že ji přiřazuje ke konkrétní části firmy, například k financím, technickému oddělení nebo prodeji. Díky tomu lze proces správy pozic rozdělit a porovnávat napříč různými částmi společnosti.

Filtrování nebo seskupování podle oddělení je při analýze užitečné. Pomáhá odhalit rozdíly ve výkonnosti procesu, například delší dobu schvalování nebo častější opakované úpravy v některých odděleních. Tyto poznatky mohou nasměrovat cílené zlepšování procesů a ukázat osvědčené postupy, které lze sdílet v celé organizaci.

Umožňuje porovnávat procesy napříč různými obchodními jednotkami a odhalit rozdíly v efektivitě, shodě a nákladech.

Nachází se v hlavních datech pozice nebo v modulu pro správu organizace v HR systému.

Stav pozice označuje její fázi v životním cyklu. Tento atribut se mění podle toho, jak pozice postupuje procesem. Pozice může například začínat ve stavu „Čeká na schválení“, pokračovat jako „Otevřená, probíhá nábor“, poté být „Obsazená“ a nakonec „Uzavřená“.

Tento atribut je důležitý pro analýzu podle stavu a pro dashboardy, jako je „Analýza neaktuálních a neaktivních pozic“. Analýza doby strávené v jednotlivých stavech pomáhá odhalit úzká místa, například pozice, které zůstávají příliš dlouho otevřené. Pomáhá také s plánováním kapacit a pochopením celkového stavu náboru.

Umožňuje zjistit, jak dlouho pozice zůstávají v jednotlivých stavech. To je důležité pro odhalení neaktuálních pozic a plánování pracovní síly.

Obvykle se ukládá v hlavním záznamu pozice a aktualizuje při aktivitách, které mění její stav.

Důvod změny zachycuje vysvětlení konkrétních, často nestandardních událostí v procesu. Patří sem důvody zamítnutí žádosti, důvody změny klasifikace nebo komentáře k vrácení žádosti žadateli k úpravě.

Tyto kvalitativní údaje jsou velmi užitečné při analýze hlavních příčin. Vysvětlují, proč došlo k odchylkám od procesu. Analýza důvodů zamítnutí může například odhalit časté problémy v žádostech o pozici, jako jsou chybějící informace o rozpočtu nebo nejasný popis pracovní pozice. Tyto poznatky pomáhají zvýšit „Míru úspěšnosti na první pokus“ a snížit „Míru opakovaných úprav žádostí o pozici“.

Poskytuje důležitý kontext pro pochopení opakovaných úprav, zamítnutí a dalších odchylek. Umožňuje cíleně analyzovat jejich příčiny a zlepšovat proces.

Obvykle se nachází v polích pro komentáře, poznámky nebo konkrétní kódy důvodů spojených se zamítnutím, přepracováním či úpravou transakce.

ID žádosti o pracovní místo propojuje proces správy pozic s náborovým procesem. Po schválení pozice a potvrzení, že ji lze obsadit, se obvykle vytvoří žádost o pracovní místo, která formálně zahájí nábor.

Tento identifikátor je důležitý pro získání skutečně uceleného pohledu na cyklus od náboru po odchod z organizace. Umožňuje propojit údaje o vytvoření a schválení pozice s navazujícími náborovými údaji, například o vyhledávání kandidátů, pohovorech a nabídkách. Díky tomu lze analyzovat celkovou dobu obsazení pozice, od první žádosti až po nástup kandidáta.

Propojuje pozici s náborovým procesem a umožňuje analyzovat celý životní cyklus získávání talentů od začátku do konce.

Obvykle ho vytváří systém pro sledování uchazečů (ATS) nebo náborový modul a propojuje se se záznamem pozice v hlavním HRIS.

Atribut Lokalita určuje kancelář, město, stát nebo zemi spojenou s pozicí. Tyto geografické údaje pomáhají pochopit regionální rozdíly v náboru a rozmístění pracovní síly.

Analýza procesu podle lokality může odhalit důležité souvislosti. Může například ukázat rozdíly v době průchodu způsobené místní situací na trhu práce, odlišnou hierarchií schvalování v jednotlivých zemích nebo požadavky na shodu, které v některých regionech přidávají další kroky. Tato analýza podporuje sjednocování procesů napříč zeměmi a zároveň umožňuje zohlednit nezbytné místní odlišnosti.

Umožňuje geografickou analýzu regionálních rozdílů v efektivitě procesu, poptávce po zaměstnancích a požadavcích na shodu.

Ukládá se v hlavních datech pozice jako součást organizačních údajů.

Skupina pracovních pozic sdružuje související názvy pracovních pozic. Například „Softwarový inženýr“, „Tester QA“ a „Inženýr DevOps“ mohou patřit do skupiny „Technické pozice“. Umožňuje kategorizovat a analyzovat pozice na obecnější úrovni než podle konkrétního názvu pracovní pozice.

Analýza podle skupiny pracovních pozic poskytuje strategický pohled na vývoj pracovní síly a efektivitu procesů. Organizace díky ní mohou porovnat životní cyklus správy pozic v různých funkcích, například ve financích a IT. Mohou tak odhalit úzká místa nebo osvědčené postupy typické pro konkrétní funkce a využít je při strategickém plánování pracovní síly.

Umožňuje analyzovat procesy na obecné úrovni podle skupin podobných pracovních pozic a pochopit trendy napříč různými firemními funkcemi.

Definuje se v katalogu pracovních pozic nebo organizační struktuře firmy a ukládá se jako atribut profilu pracovní pozice nebo záznamu pozice.