Datová šablona pro správu smluv

Čas zahájení události označuje začátek aktivity v životním cyklu smlouvy. Toto časové razítko je nezbytné pro chronologické seřazení událostí a výpočet délky jednotlivých aktivit i celkové doby průchodu procesem. Poskytuje časový kontext potřebný k pochopení vývoje procesu.

Při analýze se toto časové razítko používá k vytvoření mapy procesu a výpočtu ukazatelů výkonnosti, například „Průměrná doba zpracování smlouvy“ a „Průměrná doba schvalování“. Pomáhá hledat úzká místa tím, že ukazuje, které kroky trvají nejdéle. Porovnáním časů zahájení jednotlivých aktivit lze podrobně analyzovat dobu mezi kroky a odhalit zpoždění.

Toto časové razítko je nezbytné pro seřazení událostí, výpočet doby průchodu procesem a hledání úzkých míst souvisejících s délkou trvání kroků.

Najdete ho v systémových auditních záznamech, transakčních záznamech nebo tabulkách historie událostí, které uchovávají časové údaje o jednotlivých krocích procesu.

ID smlouvy je jedinečný klíč přiřazený k životnímu cyklu jedné smlouvy. Propojuje všechny události od první žádosti až po skončení platnosti nebo ukončení smlouvy. K tomuto ID se vztahují všechny aktivity, například příprava návrhu, kontroly, schválení a podpis.

Při analýze process mining je ID smlouvy nezbytné pro rekonstrukci celého průběhu každé smlouvy. Nástroj díky němu seskupí související události do jednoho případu a umožní zobrazit a analyzovat celý průběh procesu. Bez jednotného ID smlouvy nelze přesně měřit dobu zpracování, hledat úzká místa ani analyzovat varianty procesu.

Tento identifikátor je nezbytný pro sledování smlouvy po celý její životní cyklus. Umožňuje přesně mapovat proces a měřit jeho výkonnost.

Obvykle se nachází v záhlaví nebo hlavním záznamu smlouvy v systému pro správu životního cyklu smluv (CLM).

Název aktivity popisuje krok v procesu správy smlouvy. Jde o jednotlivé úkoly, například „Příprava návrhu smlouvy“, „Dokončení právní kontroly“ nebo „Podepsání smlouvy“. Jejich chronologické pořadí pro dané ID smlouvy tvoří průběh procesu.

Tento atribut je důležitý pro vytvoření mapy procesu, která je hlavním vizuálním výstupem process mining. Analýza pořadí a četnosti aktivit pomáhá pochopit skutečný průběh procesu, odhalit odchylky od standardního postupu a najít místa, kde se práce opakuje nebo zdržuje, například opakované revize.

Určuje jednotlivé kroky procesu. Díky tomu lze zobrazit životní cyklus smlouvy a odhalit odchylky i úzká místa.

Obvykle se nachází v záznamech událostí, auditních stopách nebo tabulkách historie stavů propojených s hlavním záznamem smlouvy.

Časové razítko Poslední aktualizace dat ukazuje, jak aktuální jsou analyzovaná data. Udává, kdy naposledy proběhl proces extrakce, transformace a načtení dat (ETL). Nezaměňujte ho s časovým razítkem události, které zaznamenává, kdy k obchodní aktivitě skutečně došlo.

Tento atribut je důležitý pro správu dat a informování zainteresovaných stran o aktuálnosti zjištění. Uživatelé díky němu poznají, zda pracují s aktuálními údaji, nebo se snímkem z předchozího dne či týdne. Tento kontext je nezbytný pro včasná a informovaná rozhodnutí na základě dashboardů process mining.

Poskytuje důležitý kontext o aktuálnosti dat, aby zainteresované strany věděly, jak současný obraz procesu analýza zachycuje.

Toto časové razítko obvykle vytváří a ukládá nástroj pro integraci dat nebo ETL během jejich načítání.

Atribut Zdrojový systém označuje původ dat o událostech. Životní cyklus smlouvy může v mnoha organizacích probíhat v několika systémech, například v platformě CLM, v CRM při zahájení procesu a v systému ERP pro finanční údaje. Uvedení zdrojového systému u každé události je důležité pro ověření dat a pochopení toho, jaké systémy se v procesu používají.

Při analýze process mining tento atribut pomáhá odhalit rozdělení procesu mezi různé systémy. Může ukázat, zda zpoždění nebo problémy souvisejí s předáváním dat mezi konkrétními aplikacemi. Je důležitý také pro správu dat a dohledání původu problémů s jejich kvalitou.

Označuje původ dat. To je důležité pro jejich ověření, pochopení rozdělení procesu mezi systémy a řešení problémů s kvalitou dat.

Tato informace se často doplňuje při extrakci dat nebo je dostupná jako standardní pole v systémových záznamech.

Čas ukončení události označuje dokončení aktivity. V kombinaci s časem zahájení události umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování každého kroku životního cyklu smlouvy. Tato podrobnost je nezbytná pro analýzu výkonnosti.

Tento atribut slouží k výpočtu délky aktivit, která je zásadní pro hledání úzkých míst. Dashboardy, například „Analýza úzkých míst při schvalování a kontrole“, využívají tato data k odhalení kroků, které zdržují smlouvy. Když organizace znají délku jednotlivých aktivit, mohou zlepšování procesů zaměřit na časově nejnáročnější části, například právní kontrolu nebo jednání.

Umožňuje vypočítat délku jednotlivých aktivit a přesně určit, kde se v procesu nacházejí úzká místa.

Najdete ho v systémových auditních záznamech nebo tabulkách historie událostí. Pokud není zaznamenáno přímo, může být nutné odvodit ho z času zahájení následující události.

Hodnota smlouvy vyjadřuje její finanční význam. Jde o důležitý obchodní kontext, který pomáhá určit priority smluv a pochopit jejich dopad na organizaci. Obvykle se uvádí v konkrétní měně.

V process mining se tento atribut používá k analýze obchodního dopadu výkonnosti procesu. Dashboard „Obchodní dopad a průchodnost“ zobrazuje hodnotu zpracovávaných, pozastavených nebo podepsaných smluv. Pomáhá určit priority smluv s vysokou hodnotou a odpovědět například na otázky: „Zdržuje se schvalování našich nejhodnotnějších smluv?“ nebo „Jakou hodnotu mají smlouvy, u kterých jsme nestihli termín obnovení?“.

Vyjadřuje finanční dopad smluv a umožňuje určit priority i analyzovat, jak neefektivní procesy ovlivňují dohody s vysokou hodnotou.

Najdete ji v části s finančními údaji hlavního záznamu smlouvy v systému CLM nebo ERP.

Jméno uživatele označuje osobu odpovědnou za dokončení konkrétního úkolu v životním cyklu smlouvy. Může jít o vlastníka smlouvy, pracovníka právního oddělení, schvalovatele nebo podepisující osobu. Tento atribut propojuje aktivity procesu s lidmi, kteří je provádějí.

V process mining umožňuje sledovat výkonnost týmů i jednotlivců. Dashboardy, například „Pracovní vytížení a produktivita týmu“, ho využívají k analýze rozložení práce, hledání přetížených zaměstnanců nebo týmů a hodnocení výkonnosti. Pomáhá také pochopit, jak rozdílné pracovní postupy vedou k odchylkám nebo zpožděním, a podle toho cílit školení či přidělovat zdroje.

Propojuje aktivity procesu s konkrétními lidmi a umožňuje analyzovat rozložení práce, výkonnost týmů a přidělování zdrojů.

Obvykle je dostupné v transakčních záznamech, auditních záznamech nebo polích pro přiřazení úkolů ve zdrojovém systému.

Název protistrany označuje externí subjekt, se kterým organizace uzavírá dohodu. Může jít o zákazníka, dodavatele nebo partnera. Poskytuje důležitý kontext k obchodnímu vztahu, který smlouva upravuje.

Protistrana je cenným rozměrem analýzy. Umožňuje porovnávat výkonnost procesu podle dodavatele nebo zákazníka. Analýza může například ukázat, že jednání s některými protistranami trvají pravidelně déle než obvykle. Tento poznatek může ovlivnit budoucí strategii jednání, pomoci při správě vztahů a vést k přípravě smluvních šablon na míru strategickým partnerům, které proces urychlí.

Označuje externí stranu a umožňuje porovnávat dobu zpracování i průběh jednání podle zákazníka nebo dodavatele.

Standardní pole v záznamu smlouvy, často propojené s hlavním záznamem zákazníka nebo dodavatele.

Atribut Oddělení označuje interní tým nebo organizační jednotku, která za smlouvu odpovídá nebo s ní souvisí. Obvykle jde o oddělení vlastníka smlouvy nebo tým, který podal žádost o její přípravu.

Tento atribut umožňuje interní srovnávání a analýzu pracovního vytížení. Pomáhá pochopit, jak se proces správy smluv liší v jednotlivých částech organizace. Dashboard „Pracovní vytížení a produktivita týmu“ lze filtrovat podle oddělení a porovnávat výkonnost, určovat potřebu zdrojů a hledat oddělení, která potřebují další školení nebo podporu při práci s procesem. Pomáhá odpovědět například na otázky: „Ve kterém oddělení trvá schvalování nejdéle?“ nebo „Jak se proces v obchodním oddělení liší od procesu v nákupu?“.

Umožňuje porovnávat výkonnost procesu mezi různými organizačními jednotkami, hledat interní úzká místa a sdílet osvědčené postupy.

Obvykle se přebírá z uživatelského profilu vlastníka smlouvy nebo se uvádí přímo v záznamu smlouvy.

Stav smlouvy ukazuje, v jaké fázi životního cyklu se smlouva právě nachází. Tento atribut se obvykle aktualizuje při dosažení důležitých milníků a poskytuje stručný přehled o průběhu smlouvy.

Atribut je užitečný při filtrování případů a analýze konkrétních částí portfolia smluv. Analytici se mohou zaměřit například na aktivní smlouvy při správě závazků nebo na pozastavené smlouvy a hledat příčiny zpoždění. Je součástí dashboardu „Výkonnost životního cyklu smluv“, který zobrazuje počet smluv v jednotlivých fázích a měří KPI „Podíl pozastavených smluv“.

Poskytuje přehled o aktuální fázi smlouvy a umožňuje filtrovat a analyzovat portfolio smluv podle fáze životního cyklu.

Jde o hlavní pole stavu v záznamu smlouvy v systému CLM.

Typ smlouvy je kategoriální atribut, který smlouvy rozděluje podle jejich právní povahy a účelu. Mezi běžné typy patří NDA, MSA, SOW a smlouvy o prodeji nebo nákupu. Toto zařazení poskytuje důležitý obchodní kontext k životnímu cyklu smlouvy.

Atribut umožňuje porovnávat různé skupiny smluv. Analytici mohou filtrovat mapu procesu a KPI a zjistit, zda se u některých typů smluv liší průběh procesu, doba zpracování nebo četnost opakovaných úprav. Analýza může například ukázat, že právní kontrola MSA trvá výrazně déle než u NDA. To může být podnětem k úpravě procesu pro složitější typy dohod.

Umožňuje rozdělit a porovnat procesy a zjistit, jak různé typy smluv ovlivňují dobu zpracování, složitost a rizika.

Jde o standardní pole hlavního záznamu smlouvy v každém systému CLM.

Datum skončení platnosti označuje konec smluvního období. Určuje životní cyklus aktivních smluv a slouží jako hlavní podnět k zahájení obnovení nebo ukončení. Správná správa těchto dat pomáhá předcházet nechtěnému přerušení služeb nebo výnosů.

V process mining je tento atribut nezbytný pro dashboard „Správa závazků a obnovování“. Používá se k výpočtu KPI „Podíl včas obnovených smluv“ porovnáním data obnovení s datem skončení platnosti. Analýza smluv, kterým se blíží konec platnosti, umožňuje organizacím včas řídit plánované obnovování a předcházet výpadku výnosů nebo provozním problémům.

Toto datum je důležité pro správu obnovování a omezení rizik. Pomáhá sledovat milníky smlouvy a zajistit včasné kroky.

Jde o důležité datumové pole v hlavním záznamu smlouvy v systému CLM.

Počet revizí ukazuje, kolikrát se smlouva přepracovává před podpisem. Při každé úpravě dokumentu a vytvoření nové verze by se měl tento počet zvýšit. Slouží jako ukazatel složitosti a náročnosti jednání.

Tento atribut přímo vypovídá o efektivitě a používá se k výpočtu KPI „Míra přepracování smluv“. Dashboard „Efektivita jednání a přepracování“ pomáhá najít smlouvy, protistrany nebo typy smluv, které vyžadují příliš mnoho revizí. Vysoký počet revizí často souvisí s delší dobou zpracování a může ukazovat na nejasné požadavky, tvrdý způsob vyjednávání nebo potřebu kvalitnějších standardních šablon.

Měří rozsah přepracování a složitost jednání. Pomáhá odhalit příčiny neefektivity a dlouhé doby zpracování.

Lze ho získat z pole s číslem verze smluvního dokumentu nebo odvodit spočítáním aktivit „Revize smlouvy“ pro každý případ.