Šablona dat pro zpracování faktur v závazcích
Šablona dat pro zpracování faktur v závazcích
- Doporučené atributy ke sběru
- Aktivity, které je vhodné sledovat
- Pokyny k extrakci dat z Oracle Fusion Financials
Atributy zpracování faktur v závazcích
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Čas události
EventTime
|
Časový údaj určující, kdy k aktivitě došlo. | ||
|
Popis
Tento atribut uvádí přesné datum a čas každé aktivity v procesu. Je nezbytný pro chronologické seřazení událostí a výpočet doby mezi jednotlivými kroky. Umožňuje analyzovat výkonnost, například odhalovat úzká místa měřením čekání, počítat dobu zpracování konkrétních fází, jako je schvalování, a sledovat dodržování SLA.
Proč je to důležité
Je nezbytný pro výpočet všech časových ukazatelů, včetně doby zpracování a čekání. Tyto údaje pomáhají odhalovat úzká místa a měřit efektivitu procesu.
Kde data získat
Odpovídá datům vytvoření, poslední aktualizace nebo konkrétním časovým údajům událostí v různých tabulkách Oracle Fusion, například LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE nebo APPROVAL_DATE.
Příklady
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
|
|||
|
Faktura
InvoiceId
|
Jedinečný identifikátor každé zpracovávané faktury. | ||
|
Popis
„Faktura“ slouží jako hlavní identifikátor případu a propojuje všechny aktivity od přijetí faktury až po její konečnou úhradu. Každé jedinečné InvoiceId představuje jednu instanci procesu od začátku do konce a umožňuje analyzovat celý průběh zpracování dané faktury v rámci závazků vůči dodavatelům. Je základem analýzy procesu a propojuje všechny související události a atributy.
Proč je to důležité
Umožňuje sledovat životní cyklus každé faktury od začátku do konce a analyzovat varianty procesu, úzká místa i celkovou průchodnost.
Kde data získat
Obvykle jde o INVOICE_ID nebo INVOICE_NUM z tabulky AP_INVOICES_ALL v Oracle Fusion Financials.
Příklady
INV-987657334001APO-INV-2023-005
|
|||
|
Název aktivity
ActivityName
|
Název konkrétního kroku nebo události, ke které v procesu došlo. | ||
|
Popis
Tento atribut popisuje jednotlivé kroky životního cyklu zpracování faktury, například „Faktura vytvořena“, „Zahájeno schvalování“ nebo „Platba provedena“. Seřazením aktivit podle času mohou nástroje process mining rekonstruovat průběh procesu každé faktury od začátku do konce. Analýza aktivit pomáhá odhalit nejčastější cesty, odchylky a smyčky oprav.
Proč je to důležité
Tvoří základ procesní mapy a umožňuje vizualizovat a analyzovat průběh procesu, odhalovat odchylky a měřit výkonnost jednotlivých kroků.
Kde data získat
Obvykle se odvozuje ze změn stavů, tabulek událostí nebo auditních záznamů v Oracle Fusion Financials. Může být nutné namapovat údaje z různých zdrojových tabulek a polí.
Příklady
Faktura ověřenaFaktura pozastavenaFaktura schválenaPlatba provedena
|
|||
|
Čas ukončení
EndTime
|
Časové razítko poslední aktivity u faktury. | ||
|
Popis
Udává časové razítko závěrečné události v životním cyklu faktury, například „Platba zaúčtována“ nebo „Faktura stornována“. Tento atribut se obvykle odvozuje vyhledáním nejnovější hodnoty „EventTime“ pro každé „InvoiceId“. Je nezbytný pro výpočet celkové doby zpracování faktury od začátku do konce.
Proč je to důležité
Umožňuje vypočítat celkovou dobu zpracování každé faktury od začátku do konce. Jde o základní KPI pro měření celkové efektivity procesu.
Kde data získat
Jde o vypočítaný atribut. Získá se vyhledáním nejvyšší hodnoty EventTime pro každý případ (InvoiceId) v datové sadě.
Příklady
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
|
|||
|
Částka faktury
InvoiceAmount
|
Celková peněžní hodnota faktury. | ||
|
Popis
Tento atribut představuje celkovou částku k úhradě na faktuře. Je důležitý pro finanční analýzu i stanovení priorit faktur. Analýza částek může ukázat, zda se faktury s vysokou hodnotou zpracovávají jinak nebo se zdržují častěji než faktury s nižší hodnotou. Údaj je důležitý také pro dashboardy zaměřené na plánování cash flow a analýzu duplicitních plateb.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat finanční dopady, například stanovit priority faktur s vysokou hodnotou, porovnat dobu zpracování podle částky a vyčíslit finanční dopad zdržení.
Kde data získat
Získává se z pole INVOICE_AMOUNT v tabulce AP_INVOICES_ALL.
Příklady
5400.50125000.00750.25
|
|||
|
Číslo objednávky
PurchaseOrderNumber
|
Identifikátor objednávky spojené s fakturou. | ||
|
Popis
Jedinečné číslo objednávky (PO), na jejímž základě bylo pořízeno zboží nebo služby. Tento atribut je zásadní pro analýzu třístranného párování objednávky, příjemky a faktury. Časté nesrovnalosti u faktur navázaných na objednávky mohou ukazovat na problémy v nákupu nebo příjmu zboží. Porovnání faktur s objednávkou a bez ní může odhalit také rozdíly v průběhu procesu.
Proč je to důležité
Je zásadní pro analýzu třístranného párování, odhalování nesrovnalostí a pochopení rozdílů mezi fakturami navázanými na objednávku a fakturami bez objednávky.
Kde data získat
Tyto údaje jsou obvykle dostupné propojením tabulek řádků faktur, například AP_INVOICE_LINES_ALL, s tabulkami objednávek, například PO_HEADERS_ALL.
Příklady
PO-10056982347null
|
|||
|
Datum platby
PaymentDate
|
Datum provedení platby za fakturu. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává datum skutečné úhrady faktury. Používá se k potvrzení dokončení procesu závazků vůči dodavatelům u dané faktury. Porovnání data platby s datem splatnosti je základem pro výpočet podílu včasných plateb a analýzu využití slev za včasnou úhradu. Jde o důležitý údaj pro správu financí a cash flow.
Proč je to důležité
Umožňuje vypočítat KPI včasných plateb a analyzovat využití slev za včasnou úhradu, což přímo ovlivňuje řízení cash flow.
Kde data získat
Získává se z tabulek plateb, například AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, konkrétně z polí jako ACCOUNTING_DATE nebo CHECK_DATE.
Příklady
2023-11-132023-12-052024-01-19
|
|||
|
Datum splatnosti
DueDate
|
Datum, do kterého musí být faktura uhrazena. | ||
|
Popis
Vypočítané datum, do kterého musí být faktura uhrazena, aby se předešlo poplatkům z prodlení a zachovaly dobré vztahy s dodavatelem. Vychází z data faktury a platebních podmínek. Tento atribut je důležitý pro sledování včasných plateb a řízení cash flow. KPI „Podíl včasných plateb“ se vypočítává přímým porovnáním „Data platby“ s tímto „Datem splatnosti“.
Proč je to důležité
Je nezbytné pro měření podílu včasných plateb, řízení cash flow a předcházení sankcím za pozdní úhradu. Jde o důležité pole pro kontrolu dodržování platebních pravidel.
Kde data získat
Může jít o přímé pole v tabulce platebního kalendáře, například AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, nebo o hodnotu vypočítanou podle INVOICE_DATE a platebních podmínek.
Příklady
2023-11-142023-12-012024-01-19
|
|||
|
Název dodavatele
VendorName
|
Název dodavatele, který fakturu vystavil. | ||
|
Popis
Určuje dodavatele spojeného s fakturou. Jde o důležitý rozměr analýzy, protože umožňuje porovnávat výkonnost procesu podle dodavatelů. Můžete například zjistit, u kterých dodavatelů se faktury nejčastěji pozastavují, zpracovávají nejdéle nebo vykazují nejvíce nesrovnalostí při párování. To pomáhá řídit vztahy s dodavateli a odhalovat systémové problémy u konkrétních dodavatelů.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat výkonnost podle dodavatelů a odhalit problémy specifické pro některé z nich, například častá zdržení, nesrovnalosti nebo pozastavení faktur.
Kde data získat
Obvykle se získává z pole VENDOR_NAME v tabulce POZ_SUPPLIERS nebo v souvisejících tabulkách dodavatelů. Tabulky se propojí pomocí VENDOR_ID v AP_INVOICES_ALL.
Příklady
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
|
|||
|
Stav faktury
InvoiceStatus
|
Aktuální nebo konečný stav faktury. | ||
|
Popis
Udává aktuální stav faktury v procesu, například „Ověřena“, „Čeká na schválení“, „Zaplacena“ nebo „Stornována“. Tento atribut zachycuje, v jaké fázi životního cyklu se faktura právě nachází, a hodí se pro provozní dashboardy. Analýza konečného stavu pomáhá porozumět výsledkům procesu, například podílu stornovaných nebo zamítnutých faktur.
Proč je to důležité
Poskytuje rychlý přehled o výsledku a aktuálním stavu faktury. Pomáhá analyzovat míru výjimek, například storen, i efektivitu procesu.
Kde data získat
Lze jej odvodit z pole status v tabulce AP_INVOICES_ALL nebo ze stavu platby v tabulce AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Příklady
OvěřenaZaplacenaStornovánaVyžaduje opětovné ověření
|
|||
|
Uživatel
User
|
ID nebo jméno uživatele, který aktivitu provedl. | ||
|
Popis
Určuje zaměstnance nebo systémového uživatele odpovědného za konkrétní krok procesu. Může jít o pracovníka oddělení závazků, který zadal fakturu, manažera, který ji schválil, nebo specialistu, který provedl platbu. Analýza podle uživatelů pomáhá určit potřeby školení, rozložení pracovní zátěže a rozdíly ve výkonnosti členů týmu. Je důležitá také pro shodu a auditní stopu.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat pracovní zátěž a výkonnost týmu a odhalit úzká místa nebo potřebu školení u jednotlivých uživatelů. Je důležitá také pro auditovatelnost.
Kde data získat
Získává se z polí souvisejících s uživateli, například CREATED_BY nebo LAST_UPDATED_BY v různých tabulkách, případně z konkrétních tabulek historie workflow nebo schvalování.
Příklady
john.doejane.smithap.clerk1
|
|||
|
Byla platba provedena včas
IsOnTimePayment
|
Příznak určující, zda byla faktura zaplacena do data splatnosti. | ||
|
Popis
Logická hodnota (True/False), která se odvozuje porovnáním „Payment Date“ a „Due Date“. Pokud datum platby připadá na den splatnosti nebo před něj, hodnota je True. Tento atribut přímo slouží k výpočtu KPI „Míra včasných plateb“ a je důležitý pro sledování dodržování platebních pravidel a správu vztahů s dodavateli.
Proč je to důležité
Přímo měří dodržování platebních podmínek, které je důležité pro vztahy s dodavateli, finanční plánování i předcházení poplatkům z prodlení.
Kde data získat
Jde o vypočítaný atribut odvozený z jiných polí. Logika: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Bylo nutné přepracování
IsRework
|
Příznak určující, zda faktura prošla přepracováním. | ||
|
Popis
Logická hodnota (True/False), která označuje faktury, u nichž se opakovaly kroky, například ověření, nebo se proces vrátil z pozdější fáze do dřívější, například z „Čeká na schválení“ zpět na „Vyžaduje opětovné ověření“. Obvykle se odvozuje analýzou posloupnosti aktivit. Je nezbytná pro výpočet „Míry přepracování faktur“ a pochopení neefektivity procesu.
Proč je to důležité
Měří četnost neefektivního opakovaného zpracování a pomáhá odhalit příčiny výjimek v procesu i zbytečně vynaložené práce.
Kde data získat
Jde o vypočítaný atribut. Odvozuje se analýzou posloupnosti aktivit každého případu, která odhalí opakované kroky nebo návraty v procesu.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Datum faktury
InvoiceDate
|
Datum uvedené na faktuře dodavatele. | ||
|
Popis
Jde o datum vystavení faktury dodavatelem. Podle něj a dohodnutých platebních podmínek se určuje datum splatnosti. Porovnáním data faktury s datem jejího zadání do systému, tedy s aktivitou „Faktura vytvořena“, odhalíte zdržení při odeslání faktury nebo jejím přijetí a zpracování. Analýza pomáhá najít úzká místa na začátku procesu, která mohou ovlivnit včasné platby a využití slev.
Proč je to důležité
Slouží jako základ pro výpočet data splatnosti a odhalení zdržení mezi vystavením faktury a jejím zařazením do procesu závazků vůči dodavatelům.
Kde data získat
Získává se z pole INVOICE_DATE v tabulce AP_INVOICES_ALL.
Příklady
2023-10-152023-11-012023-12-20
|
|||
|
Důvod pozastavení
HoldReason
|
Důvod, proč byla faktura pozastavena. | ||
|
Popis
Pokud faktura nemůže pokračovat k platbě, je pozastavena. Tento atribut zaznamenává konkrétní důvod, například „Nesoulad ceny“, „Nesouhlasí množství“ nebo „Čeká se na potvrzení příjmu zboží“. Analýza důvodů pozastavení pomáhá odhalit příčiny přerušení a zpoždění procesu. Je přímo využitelná v dashboardech, které sledují výjimky a opakované zpracování.
Proč je to důležité
Pomáhá určit příčiny zpoždění plateb a výjimek u faktur. Poskytuje podklady pro zlepšování procesu a komunikaci s dodavateli.
Kde data získat
Údaj pochází například z tabulky AP_HOLDS_ALL, která je propojená s fakturou a obsahuje důvod nebo kód pozastavení.
Příklady
Nesoulad cenyFakturované množství převyšuje přijaté množstvíDuplicitní faktura
|
|||
|
Měna faktury
InvoiceCurrency
|
Měna, ve které je uvedena částka faktury. | ||
|
Popis
Určuje měnu faktury, například USD, EUR nebo GBP. Je nezbytná pro analýzy zahrnující více zemí nebo měn. Poskytuje potřebný kontext k částce faktury a pomáhá správně interpretovat finanční ukazatele. V mezinárodních organizacích je důležitá také pro filtrování a členění finančních dat.
Proč je to důležité
Poskytuje potřebný kontext k částce faktury a umožňuje přesnou finanční analýzu a reporting, zejména v mezinárodním provozu.
Kde data získat
Získává se z pole INVOICE_CURRENCY_CODE v tabulce AP_INVOICES_ALL.
Příklady
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Obchodní jednotka
BusinessUnit
|
Obchodní nebo provozní jednotka odpovědná za fakturu. | ||
|
Popis
Určuje konkrétní obchodní jednotku, oddělení nebo nákladové středisko, kterému vznikl výdaj. Jde o důležitý rozměr pro analýzu organizace, protože umožňuje porovnávat výkonnost procesu v různých částech společnosti. Pomáhá zjistit, zda se problémy, jako dlouhé schvalování nebo vysoký podíl výjimek, soustřeďují v určitých obchodních jednotkách, a zaměřit na ně zlepšování.
Proč je to důležité
Umožňuje porovnávat výkonnost různých organizačních jednotek a odhalovat úzká místa nebo problémy se shodou v konkrétních odděleních.
Kde data získat
Tyto údaje se obvykle nacházejí v tabulce AP_INVOICES_ALL ve sloupci ORG_ID. Název obchodní jednotky lze doplnit propojením s tabulkami organizací HR.
Příklady
Prodej v Severní AmericeProvoz v EvropěFinance centrály
|
|||
|
Platební podmínky
PaymentTerms
|
Dohodnuté podmínky platby faktury dodavateli. | ||
|
Popis
Určují podmínky, za kterých musí být dodavateli zaplaceno, například „Splatnost 30 dní“ nebo „Sleva 2 % při platbě do 10 dní, jinak splatnost 30 dní“. Tento atribut slouží jako základ pro výpočet data splatnosti faktury a hledání možností, jak využít slevu za včasnou platbu. Analýza platebních podmínek pomáhá plánovat peněžní toky a je důležitá pro dashboard „Využití slev za včasnou platbu“, který měří, jak dobře společnost dostupné slevy využívá.
Proč je to důležité
Ovlivňují peněžní toky a ziskovost, protože určují termíny plateb i nárok na slevu za včasnou platbu.
Kde data získat
Údaj je dostupný v tabulkách AP_TERMS_TL nebo AP_TERMS_B, na které odkazuje tabulka AP_INVOICES_ALL.
Příklady
Splatnost 30 dníSplatnost 60 dníSleva 2 % při platbě do 10 dní, jinak splatnost 30 dní
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastUpdateDate
|
Časový údaj poslední aktualizace dat. | ||
|
Popis
Tento atribut uvádí, kdy byla data pro daný proces naposledy získána ze zdrojového systému. Jde o metadata přiřazená k celé datové sadě při každé aktualizaci. Uživatelé díky nim zjistí, jak aktuální data jsou a jaké období analýza pokrývá. Údaj zajišťuje přehlednost a pomáhá správně interpretovat výsledky.
Proč je to důležité
Informuje uživatele o aktuálnosti dat, období pokrytém analýzou a čase poslední aktualizace.
Kde data získat
Tato hodnota se vytvoří a přiřadí k datové sadě při extrakci dat.
Příklady
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
|
|||
|
Schvalovatel
Approver
|
Osoba, která schválila fakturu k úhradě. | ||
|
Popis
Určuje uživatele nebo manažera, který udělil konečné nebo důležité schválení faktury. Tento atribut je nezbytný pro dashboard „Doba schvalování faktur“, který rozděluje dobu schvalování podle schvalovatele. Analýza těchto údajů může odhalit úzká místa ve schvalovací hierarchii, upozornit na osoby s vysokým pracovním vytížením a ověřit shodu s pravidly delegování pravomocí.
Proč je to důležité
Je důležitý pro analýzu workflow schvalování, odhalování úzkých míst způsobených konkrétními schvalovateli a kontrolu shody se schvalovacími pravidly.
Kde data získat
Tyto údaje se obvykle ukládají do tabulek workflow v Oracle, například do tabulek souvisejících s nástrojem pro správu schvalování AME, nebo do tabulek historie auditů.
Příklady
s.jonesm.riverad.chen
|
|||
|
Stav párování
MatchingStatus
|
Udává výsledek párování faktury. | ||
|
Popis
Zobrazuje výsledek ověření, při kterém se faktura páruje s objednávkou a potvrzením příjmu zboží (při třístranném párování). Možné stavy jsou například „Spárováno“, „Částečně spárováno“ nebo „Neúspěšné“. Tento atribut slouží jako základ KPI „Míra neúspěšného třístranného párování“ a souvisejícího dashboardu pro analýzu nesrovnalostí. Pomáhá odhalovat problémy v procesu od nákupu po platbu.
Proč je to důležité
Přímo měří úspěšnost automatického párování a upozorňuje na nesrovnalosti, které vedou k ručnímu přepracování a zpoždění plateb.
Kde data získat
Tento stav se obvykle nachází na úrovni hlavičky nebo řádku faktury v tabulkách, jako jsou AP_INVOICES_ALL nebo AP_INVOICE_LINES_ALL.
Příklady
ÚspěšnéNeúspěšné, nesoulad cenyNeúspěšné, nesoulad množstvíNení vyžadováno
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Systém, ze kterého byla data získána. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje původ dat. U tohoto procesu jde obvykle o Oracle Fusion Financials. V prostředí s více systémy, například se samostatným systémem pro skenování OCR, pomáhá rozlišit zdroj jednotlivých událostí. Zajišťuje dohledatelnost původu dat a poskytuje kontext, zejména při integraci dat z různých platforem.
Proč je to důležité
Poskytuje důležitý kontext o původu dat, zajišťuje jejich dohledatelnost a usnadňuje správu integrace dat z více systémů.
Kde data získat
Obvykle jde o statickou hodnotu nastavenou při přípravě extrakce dat.
Příklady
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
|
|||
Aktivity při zpracování faktur v závazcích
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Faktura ověřena
|
Tato aktivita označuje úspěšné dokončení automatických kontrol údajů na faktuře, například správnosti formátu a shody s dodavatelem. Zaznamená se sledováním změn pole se stavem ověření faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Faktura je připravena k dalšímu zpracování, například k párování nebo schválení. Zdržení před tímto krokem může ukazovat na problémy při zadávání údajů a pomáhá při analýze dashboardu „Analýza chyb při zadávání údajů na faktuře“.
Kde data získat
Událost se odvozuje ze změny hodnoty sloupce VALIDATION_STATUS v tabulce AP_INVOICES_ALL na „Validated“. Časový údaj poskytuje auditní záznam nebo tabulka historie tohoto pole.
Zachycení
Změna hodnoty AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS na „Validated“.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura schválena
|
Označuje konečné schválení faktury, které umožňuje její úhradu. Tento důležitý milník se odvozuje ze změny pole se stavem workflow na konečný stav schválení. | ||
|
Proč je to důležité
Jde o důležitý milník, kterým končí schvalování. Je nezbytný pro výpočet KPI „Doba schvalování faktury“ a odhalení úzkých míst souvisejících se schvalovateli.
Kde data získat
Událost se odvozuje ze změny sloupce WFAPPROVAL_STATUS v tabulce AP_INVOICES_ALL na „Manually Approved“, „Workflow Approved“ nebo podobný konečný stav schválení.
Zachycení
Změna hodnoty AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS na stav schválení.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura vytvořena
|
Označuje první vytvoření záznamu faktury v systému, ať už ručním zadáním, skenováním (OCR), nebo elektronickou výměnou dat (EDI). Událost se zaznamená při vložení nového záznamu do hlavní tabulky faktur. | ||
|
Proč je to důležité
Tímto okamžikem začíná životní cyklus zpracování faktury. Analýza doby mezi touto událostí a dalšími kroky odhalí zdržení v předchozích fázích i celkovou dobu zpracování.
Kde data získat
Jde o konkrétní událost zaznamenanou podle časového údaje vytvoření záznamu faktury v tabulce AP_INVOICES_ALL, obvykle ve sloupci CREATION_DATE.
Zachycení
Čas vytvoření záznamu v tabulce AP_INVOICES_ALL.
Typ události
explicit
|
|||
|
Naplánována platba
|
Označuje okamžik, kdy je schválená faktura zařazena do požadavku na zpracování plateb (PPR) nebo platební dávky, ale ještě není uhrazena. Událost se zaznamená po dokončení záznamů platebního kalendáře. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita propojuje schválení faktury s její skutečnou úhradou. Analýza doby strávené v této fázi je důležitá pro plánování a řízení cash flow.
Kde data získat
Událost se odvozuje od vyplnění checkrun_id v tabulce AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL u dané faktury. Časový údaj může poskytnout datum vytvoření PPR.
Zachycení
Přiřazení faktury k požadavku na zpracování plateb (PPR).
Typ události
inferred
|
|||
|
Platba provedena
|
Označuje okamžik vytvoření a odeslání platby dodavateli. Jde o konkrétní událost zaznamenanou vytvořením záznamu platby propojeného s fakturou. | ||
|
Proč je to důležité
Jde o důležitý milník pro měření „Podílu včasných plateb“ a „Průchodnosti faktur od začátku do konce“. Znamená, že společnost splnila svůj finanční závazek.
Kde data získat
Jde o konkrétní událost zaznamenanou vytvořením propojujícího záznamu v tabulce AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. Jako časový údaj lze použít ACCOUNTING_DATE nebo CREATION_DATE.
Zachycení
Vytvoření záznamu v AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, který propojuje fakturu s platbou.
Typ události
explicit
|
|||
|
Platba zúčtována
|
Poslední aktivita v procesu potvrzuje, že platba byla zúčtována bankou. Tato událost se obvykle zaznamenává podle aktualizace stavu v Oracle Cash Management po bankovním odsouhlasení. | ||
|
Proč je to důležité
Tímto okamžikem proces skutečně končí. Poskytuje nejpřesnější údaje pro výpočet „Průměrné doby zpracování faktury“ a uzavírá celý finanční proces.
Kde data získat
Událost se odvozuje ze změny stavu platby na „CLEARED“ v tabulce AP_CHECKS_ALL. Časový údaj poskytuje sloupec CLEARED_DATE.
Zachycení
V tabulce AP_CHECKS_ALL je vyplněn sloupec CLEARED_DATE.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura pozastavena
|
Označuje pozastavení faktury, které brání její úhradě. Jde o konkrétní událost zaznamenanou při vytvoření záznamu o pozastavení a jeho přiřazení k faktuře, často kvůli nesrovnalostem nebo porušení pravidel. | ||
|
Proč je to důležité
Přímo odhaluje výjimky a úzká místa v procesu. Analýza důvodů a délky pozastavení pomáhá pochopit a řešit běžné problémy při zpracování.
Kde data získat
Jde o konkrétní událost zaznamenanou vytvořením nového záznamu v tabulce AP_HOLDS_ALL, který je propojen s příslušným INVOICE_ID.
Zachycení
Čas vytvoření záznamu v tabulce AP_HOLDS_ALL.
Typ události
explicit
|
|||
|
Faktura stornována
|
Označuje ukončení procesu zpracování faktury před úhradou. Jde o konkrétní akci zaznamenanou při stornu faktury uživatelem, kdy se vyplní datum storna. | ||
|
Proč je to důležité
Jde o konečný stav faktury, který neznamená úspěšné dokončení procesu. Analýza četnosti a důvodů storen může odhalit problémy v předchozích fázích nákupu nebo správy dodavatelů.
Kde data získat
Událost se odvozuje od vyplnění sloupce CANCELLED_DATE v tabulce AP_INVOICES_ALL. Samotné datum slouží jako časový údaj události.
Zachycení
V tabulce AP_INVOICES_ALL je vyplněn sloupec CANCELLED_DATE.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura zamítnuta
|
Označuje zamítnutí faktury schvalovatelem. Proces se tím zastaví a obvykle je nutné fakturu opravit a znovu odeslat. Událost se zaznamená jako změna stavu ve workflow schvalování. | ||
|
Proč je to důležité
Odhaluje významnou smyčku oprav v procesu. Analýza četnosti a důvodů zamítnutí může ukázat nejasnosti v pravidlech nebo systémové problémy s daty.
Kde data získat
Událost se odvozuje ze změny sloupce WFAPPROVAL_STATUS v tabulce AP_INVOICES_ALL na „Rejected“. Další podrobnosti mohou být v tabulkách historie workflow.
Zachycení
Změna hodnoty AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS na „Rejected“.
Typ události
inferred
|
|||
|
Pozastavení zrušeno
|
Označuje vyřešení problému a zrušení pozastavení, po kterém může faktura pokračovat k úhradě. Událost se zaznamená při doplnění údajů o zrušení pozastavení do záznamu. | ||
|
Proč je to důležité
Měří dobu potřebnou k vyřešení nesrovnalostí. V kombinaci s událostí „Faktura pozastavena“ pomáhá vyčíslit délku a dopad oprav a řešení výjimek.
Kde data získat
Událost se odvozuje od vyplnění sloupců RELEASE_LOOKUP_CODE a LAST_UPDATE_DATE v tabulce AP_HOLDS_ALL u existujícího záznamu o pozastavení.
Zachycení
Čas aktualizace záznamu v AP_HOLDS_ALL s údaji o zrušení pozastavení.
Typ události
inferred
|
|||
|
Provedeno párování
|
Označuje akci systému nebo uživatele, při níž se faktura páruje s objednávkou (PO) nebo příjemkou zboží (GRN), případně s obojím. Událost se zaznamená při aktualizaci stavu párování faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Jde o důležitý krok u faktur navázaných na objednávku (PO), který přímo ovlivňuje analýzu „Vývoj nesrovnalostí při třístranném párování“. Chyby a zdržení v této fázi jsou významným zdrojem úzkých míst v procesu.
Kde data získat
Událost se odvozuje z aktualizace pole WFAPPROVAL_STATUS nebo podobného pole se stavem párování v tabulce AP_INVOICES_ALL, která ukazuje, že k pokusu o párování došlo.
Zachycení
Časový údaj změny stavu související s párováním objednávky (PO).
Typ události
inferred
|
|||
|
Využita sleva za včasnou úhradu
|
Vypočítaná událost, která označuje dřívější provedení platby za účelem využití slevy. Odvozuje se porovnáním skutečného data platby s podmínkami slevy uloženými v platebním kalendáři. | ||
|
Proč je to důležité
Přímo podporuje dashboard „Využití slev za včasnou úhradu“. Pomáhá vyčíslit finanční přínosy efektivního procesu závazků vůči dodavatelům a odhalit nevyužité příležitosti.
Kde data získat
Vypočítá se porovnáním data platby z AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL s daty slevy (DISCOUNT_DATE) v tabulce AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Zachycení
Porovnání data provedení platby s posledním dnem, kdy lze slevu využít.
Typ události
calculated
|
|||
|
Zahájeno schvalování
|
Označuje, že faktura vstoupila do workflow schvalování a byla předána prvnímu schvalovateli. Událost se odvozuje ze změny stavu workflow faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita spouští měření KPI „Doba schvalování faktury“. Pomáhá rozlišit čekání na doplnění údajů od čekání na schvalovatele.
Kde data získat
Událost se odvozuje ze změny hodnoty WFAPPROVAL_STATUS v tabulce AP_INVOICES_ALL z předchozího stavu před workflow na „Initiated“ nebo podobný čekající stav.
Zachycení
Změna hodnoty AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS na „Initiated“.
Typ události
inferred
|
|||
Návody k extrakci dat
Chcete začít?
Pomocí této datové šablony můžete rychle začít s process miningem a najít možnosti, jak zlepšit provoz v oblasti závazků. Začněte zlepšovat finanční workflow ještě dnes.
Snižte náklady na zpracování faktur v závazcích o 60 %
Automatizujte zpracování faktur v závazcích a omezte chyby. Náklady tak můžete snížit o 60 %.
Bez platební karty • Nastavení během několika minut