Návrh podnikových procesů | ProcessMind

Procesní model znázorňuje zamýšlený průběh práce. Tým díky němu získá společný podklad pro diskusi o činnostech, rozhodnutích, předávání práce a odpovědnostech.

Takový podklad se hodí, i když zatím nemáte data k analýze. Pomůže zachytit znalosti týmu, určit otázky, které je třeba vyřešit, a dohodnout se na rozsahu procesu. Model zaznamenává odsouhlasený návrh, netvrdí však, že každý případ probíhá přesně podle něj.

Zapojte lidi, kteří rozumějí práci i systémům, jež ji podporují:

Vlastník procesu: Určuje rozsah, potvrzuje zamýšlený průběh procesu a řeší otázky vlastnictví a standardů. Analytik: Vede diskusi, zachycuje průběh a dbá na srozumitelnost a jednotnost modelu. IT: Vysvětluje systémové kroky, data a technická omezení, která ovlivňují průběh práce.

Pokud proces zasahuje do více týmů nebo vyžaduje odborné znalosti, přizvěte také další specialisty. Užitečný model můžete odsouhlasit, aniž byste při prvním setkání dokumentovali každou výjimku.

Začněte návrhem, pokud potřebujete určit, jak má proces fungovat. Dohodněte se na jeho rozsahu a pravidlech, potom vytvořte model a zkontrolujte ho. Process Mining využijte, až budete mít data událostí a budete chtít porovnat zaznamenaný průběh se zamýšleným.

Každý přístup odpovídá na jinou otázku:

Návrh procesu: Jak má proces fungovat? Process Mining: Co dostupná data událostí ukazují o jeho skutečném průběhu?

K vytvoření prvního modelu data událostí nepotřebujete. Až budete chtít analyzovat skutečný průběh, odsouhlasený návrh poskytne týmu jasný podklad pro srovnání.

Než začnete vytvářet rozsáhlou knihovnu, dohodněte se na několika pravidlech. Slaďte je s procesní architekturou a standardy dokumentace.

Používejte BPMN 2.0 jednotně. Ve všech modelech zachovejte stejný význam činností, událostí, rozhodnutí a návazností. Zvolte srozumitelné názvy. Řiďte se pravidly pojmenování ve vaší organizaci a používejte je jednotně. Nastavte vhodnou úroveň podrobnosti. Modely na vysoké úrovni zaměřte na hlavní fáze. Podrobnosti doplňte do modelů nižší úrovně, když je čtenáři potřebují. Vymezte hranice procesu. Uveďte, kde proces začíná a končí a co do něj nepatří. Zobrazte odpovědnosti a předávání práce. Pomocí drah a dalších vhodných prvků BPMN znázorněte, kdo za co odpovídá. Model konzultujte s lidmi, kteří práci vykonávají. Než ho začnete používat jako referenční podklad, ověřte, že odpovídá dohodnutému záměru. Udržujte model aktuální. Určete, kdo ho bude upravovat, aby společný přehled odpovídal změnám v práci.

Začněte jedním procesem a zaměřenou diskusí. Zachyťte hlavní průběh a potom model dolaďte s lidmi, kteří za práci odpovídají, analyzují ji nebo ji podporují.

Vymezte rozsah. Dohodněte se na názvu procesu, jeho začátku a konci i na úrovni podrobnosti. Zmapujte hlavní průběh. Určete hlavní činnosti, rozhodnutí, události a předávání práce. Použijte společná pravidla. Řiďte se dohodnutými pravidly pojmenování a úrovně podrobnosti. Zkontrolujte model. Požádejte vlastníka procesu, analytika, IT a příslušné odborníky, aby vyřešili nejasnosti a neshody. Uložte odsouhlasenou verzi. Uchovávejte model na místě, kde ho tým snadno najde, a aktualizujte ho podle změn procesu.

ProcessMind nabízí modeler BPMN 2.0 v prohlížeči pro tvorbu a kontrolu modelů. Soubory BPMN 2.0 můžete také importovat a exportovat.

Další informace o modeleru BPMN

Standardizace začíná společnými pravidly: jak pojmenovávat procesy, kolik podrobností má každý model obsahovat a které prvky BPMN 2.0 používat k popisu práce.

Když týmy tato pravidla uplatňují jednotně, snáze porovnávají modely a hledají související procesy. Společná knihovna procesů poskytuje jedno místo, kde najdete poslední odsouhlasenou verzi, místo abyste spoléhali na samostatné kopie nebo osobní poznámky.

Standardizace neznamená, že každý tým musí pracovat úplně stejně. Poskytuje společnou strukturu pro dokumentování rozdílů a rozhodování o tom, které postupy sdílet.

Jakmile vlastník procesu a tým odsouhlasí návrh, můžete model spravovat v širší knihovně procesů. Pokud později získáte data událostí, použijte Process Mining k porovnání skutečného průběhu se zamýšleným. Dashboardy a KPI vám pomohou sledovat výkonnost a simulace prozkoumat různé scénáře.

Začněte samotným návrhem a analýzu přidejte, až budete připraveni.

Prozkoumejte podnikovou procesní architekturu

Praktický úvod do BPMN 2.0 najdete v článku o tom, co BPMN 2.0 znamená pro modelování procesů. Než vytvoříte první model, můžete si také projít postup tvorby diagramu BPMN.