> Průběžné zlepšování procesů > Zpracování přijatých faktur > NetSuite > Datová šablona

Šablona dat pro zpracování faktur dodavatelů

NetSuite

Atributy zpracování faktur dodavatelů(21) Aktivity při zpracování faktur dodavatelů(14) Návody na extrakci dat(4)

Šablona dat pro zpracování faktur dodavatelů

Tato šablona vám pomůže shromáždit potřebná data pro optimalizaci zpracování faktur dodavatelů. Uvádí atributy, které je vhodné zaznamenat, a důležité aktivity, které je třeba sledovat v záznamu událostí. Najdete v ní také praktický návod, jak tato data získat z NetSuite, abyste měli vše potřebné pro přesnou analýzu a zlepšování procesů.

Doporučené atributy ke sběru
Důležité aktivity ke sledování
Návod na extrakci dat z NetSuite

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Stáhnout šablonu

Atributy zpracování faktur dodavatelů

Toto jsou doporučená datová pole, která je vhodné zahrnout do záznamu událostí pro důkladnou analýzu zpracování faktur dodavatelů.

5 Povinné 6 Doporučené 10 Volitelné

	Název	Popis
	Aktivita ActivityName	Název obchodní činnosti nebo události, ke které došlo v procesu zpracování faktury.
Popis Tento atribut popisuje konkrétní krok nebo milník v procesu Accounts Payable, například „Vendor Bill Created“, „Invoice Approved“ nebo „Payment Executed“. Analýza pořadí a četnosti těchto činností je základem process mining. Pomáhá znázornit průběh procesu, určit běžné i méně časté varianty a odhalit úzká místa nebo odchylky od standardního postupu. Definované činnosti tvoří uzly procesní mapy. Proč je to důležité Určuje jednotlivé kroky procesu. Díky tomu lze zobrazit procesní mapu, vypočítat dobu mezi kroky a odhalit úzká místa i opakované zpracování. Kde data získat Odvozuje se ze systémových protokolů, auditních záznamů nebo změn stavu ve Vendor Bill a souvisejících platebních záznamech v NetSuite. Často je k tomu potřeba transformační logika. Příklady Vytvoření dodavatelské fakturySchválení fakturyPlatba provedenaZjištění nesrovnalosti
	Čas zahájení EventTime	Časové razítko označující začátek činnosti nebo události.
Popis Tento atribut zaznamenává přesné datum a čas konkrétní činnosti. Určuje chronologické pořadí událostí v každém případu. Časové razítko je nezbytné pro veškerou časovou analýzu, například výpočet doby mezi činnostmi a celkové doby průchodu procesem nebo odhalování zpoždění. Slouží ke správnému seřazení událostí a je základem KPI, jako jsou „Average Invoice Approval Time“ a „Days Payable Outstanding“. Proč je to důležité Určuje chronologické pořadí událostí, které je nezbytné pro výpočet všech časových ukazatelů, odhalování úzkých míst a hodnocení výkonnosti procesu. Kde data získat Pole s časovými razítky související se změnami stavu nebo daty vytvoření či úpravy v transakčních záznamech a systémových poznámkách NetSuite. Příklady 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:05Z
	Faktura Invoice	Jedinečný identifikátor každé faktury od dodavatele.
Popis „Invoice“ slouží jako hlavní identifikátor případu a propojuje všechny činnosti od přijetí faktury až po její konečnou úhradu. Tento atribut je nezbytný pro rekonstrukci celého průběhu každé faktury. Při analýze umožňuje filtrovat, agregovat a podrobně zkoumat jednotlivé průchody faktury procesem. Je základem analýzy variant i výpočtu doby průchodu. Proč je to důležité Jde o základní atribut, který propojuje všechny související události do jedné instance procesu a umožňuje analyzovat celý životní cyklus každé faktury. Kde data získat Jde o primární klíč záznamu transakce Vendor Bill v NetSuite, často označovaný jako Transaction ID nebo Document Number. Příklady INV-2023-001237894561VN54321A
	Poslední aktualizace dat LastDataUpdate	Časové razítko poslední aktualizace dat této události ze zdrojového systému.
Popis Tento atribut uvádí, kdy byla data události naposledy získána z NetSuite. Ukazuje, jak aktuální jsou data v nástroji process mining. Pomáhá posoudit aktuálnost analýzy. Uživatelé vidí, jak čerstvá data jsou, což je důležité zejména u provozních dashboardů, které sledují stav faktur téměř v reálném čase. Proč je to důležité Zpřehledňuje aktuálnost dat. Uživatelé tak vědí, jak aktuální je analýza procesu a kdy se očekává další aktualizace dat. Kde data získat Toto časové razítko vytvoří nástroj nebo datový kanál pro extrakci dat při jejich načtení. Příklady 2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z
	Zdrojový systém SourceSystem	Systém, ze kterého byla data získána.
Popis Tento atribut označuje zdroj procesních dat. V tomto pohledu bude vždy uvedeno „NetSuite“. V prostředí s více systémy, například externím systémem OCR a ERP, je toto pole důležité pro sledování původu dat a řešení problémů. Potvrzuje, že jsou všechny události správně přiřazeny k primárnímu zdrojovému systému. Proč je to důležité Zajišťuje dohledatelnost původu dat. V prostředí s více systémy je důležitý pro ověření dat a jejich kontextu. Kde data získat Jde o statickou hodnotu („NetSuite“), která se doplňuje při extrakci a transformaci dat. Příklady NetSuite
	Částka faktury InvoiceAmount	Celková peněžní hodnota faktury.
Popis Tento atribut představuje celkovou hrubou částku splatnou podle faktury od dodavatele, před odečtením srážek nebo slev. Jde o základní finanční ukazatel každého případu. Částka faktury se používá při finanční analýze, například k rozdělení faktur do hodnotových pásem (vysoká a nízká hodnota) a porovnání jejich průchodu procesem. V dashboardech pomáhá vyhodnotit finanční dopad úzkých míst a zpoždění. Je také základem výpočtu DPO. Proč je to důležité Umožňuje analyzovat finanční dopad neefektivit procesu a rozdělit faktury podle hodnoty, abyste mohli upřednostnit faktury s vysokou částkou. Kde data získat Pole „Amount“ nebo „Total“ v záhlaví záznamu transakce Vendor Bill. Příklady 1500.75250.0012500.50
	Číslo objednávky PurchaseOrderNumber	Identifikátor objednávky spojené s fakturou, pokud je k dispozici.
Popis Tento atribut propojuje fakturu od dodavatele s předem schválenou objednávkou (PO). Jeho přítomnost nebo absence rozlišuje faktury podložené objednávkou od těch, které ji nemají. Pole je důležité pro dashboard „PO/GR Matching Efficiency“ a KPI „PO/GR Matching Success Rate“. Analýza procesů podle toho, zda je faktura propojena s objednávkou, pomáhá odhalit možnosti zvýšení efektivity díky třístrannému párování a příležitosti k automatizaci. Proč je to důležité Rozlišuje faktury s objednávkou PO a bez ní. Často procházejí odlišnými procesy a liší se možnostmi automatizace. Atribut je důležitý pro analýzu efektivity párování. Kde data získat Obvykle se nachází na řádcích položek nebo v záhlaví záznamu Vendor Bill, kde propojuje fakturu s transakcí Purchase Order. Příklady PO-004589PO-005123null
	Datum splatnosti faktury InvoiceDueDate	Datum, do kterého je třeba fakturu zaplatit, aby se předešlo sankcím.
Popis Tento atribut uvádí datum splatnosti podle platebních podmínek dodavatele a data faktury. Jde o důležitý termín v procesu AP. Toto datum slouží jako základ pro dashboard „Payment Compliance Dashboard“ a KPI „Payment Term Adherence Rate“. Určuje, zda byla platba provedena včas, předčasně, nebo pozdě. To přímo ovlivňuje vztahy s dodavateli a může vést k poplatkům z prodlení. Proč je to důležité Slouží jako hlavní měřítko včasnosti plateb, která je důležitá pro vztahy s dodavateli i finanční shodu. Kde data získat Standardní pole „Due Date“ v záznamu transakce Vendor Bill. Příklady 2023-11-302023-12-152024-02-28
	Název dodavatele VendorName	Název dodavatele, který fakturu vystavil.
Popis Tento atribut uvádí oficiální název dodavatele spojeného s fakturou. Jde o důležitý kmenový údaj propojený s transakcí. Analýza procesu podle dodavatele pomáhá odhalit konkrétní problémy, například časté nesrovnalosti, zpožděné platby nebo možnosti dynamických slev. Atribut je nezbytný pro kategorizaci otevřených faktur v dashboardu „Invoice Status and Aging“ i pro řízení vztahů s dodavateli. Proč je to důležité Umožňuje analyzovat výkonnost podle dodavatele, odhalovat problémové dodavatele, vyjednávat lepší podmínky a účinně řídit vztahy. Kde data získat Záznam Vendor propojený s transakcí Vendor Bill. Pole se obvykle jmenuje „Vendor Name“ nebo „Company Name“. Příklady Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCCreative Marketing Co.
	Schvalovatel Approver	Uživatel odpovědný za schválení faktury k úhradě.
Popis Tento atribut označuje vedoucího nebo vlastníka rozpočtu, který fakturu schválil. Během jejího životního cyklu může fakturu schválit více osob. Jde o důležitý rozměr pro dashboard „Approval Bottleneck Analysis“. Analýza doby schvalování podle schvalovatele pomáhá odhalit pomalé schvalování, přesměrovat faktury a vyrovnat pracovní vytížení i zefektivnit celý proces schvalování. Proč je to důležité Pomáhá přímo odhalit úzká místa při schvalování a analyzovat pracovní vytížení i výkonnost vedoucích zapojených do schvalování. Kde data získat Tyto informace bývají uložené v historii workflow nebo v protokolech schvalování spojených s transakcí Vendor Bill. Příklady s.chenp.williamsr.davis
	Uživatel zpracovávající fakturu ProcessorUser	Uživatel odpovědný za zpracování nebo zadání faktury.
Popis Tento atribut označuje člena týmu Accounts Payable, který zadal údaje nebo provedl první kroky zpracování faktury. Údaj je nezbytný pro dashboard „AP Staff Workload Distribution“. Vedoucím pomáhá analyzovat rozložení práce, určit potřeby školení a měřit výkonnost jednotlivců i týmů. Lze ho také využít při hledání příčin chyb, protože ukazuje, kdo fakturu zpracovával. Proč je to důležité Umožňuje analyzovat pracovní vytížení a výkonnost i hledat příčiny chyb přiřazením činností konkrétním členům týmu AP. Kde data získat Pole „Created By“ nebo „Modified By“ v systémových poznámkách či auditním záznamu k počátečním činnostem u Vendor Bill. Příklady j.doea.smithm.jones
	Datum platby PaymentDate	Datum provedení platby za fakturu.
Popis Tento atribut zaznamenává datum odeslání peněz dodavateli. Označuje konečné finanční vypořádání faktury. Datum se používá k určení skutečného konce procesu pro řadu KPI, včetně „Days Payable Outstanding“ a „Payment Term Adherence Rate“. Jde o skutečnou událost, podle které se měří dodržení „Invoice Due Date“ a „Early Payment Discount Date“. Proč je to důležité Označuje finanční uzavření procesu a slouží jako základ pro výpočet KPI týkajících se dodržování platebních podmínek, DPO a využití slev. Kde data získat Pole „Date“ ze souvisejícího záznamu transakce Bill Payment v NetSuite. Příklady 2023-11-282023-12-142024-02-25
	Datum slevy EarlyPaymentDiscountDate	Termín, do kterého je třeba fakturu zaplatit, aby bylo možné využít slevu za včasnou platbu.
Popis Tento atribut uvádí poslední datum, kdy lze provést platbu a získat slevu od dodavatele podle „Payment Terms“, například „10“ v podmínce „2% 10, Net 30“. Toto datum je hlavním podkladem pro dashboard „Early Payment Discount Opportunities“. Porovnáním s aktuálním datem a datem platby lze určit příležitosti, měřit KPI „Early Payment Discount Capture Rate“ a pomoci společnosti maximalizovat úspory. Proč je to důležité Toto datum je důležité pro dosažení úspor díky včasným platbám. Jeho sledování pomáhá lépe řídit hotovost. Kde data získat Jde o vypočítané pole v záznamu Vendor Bill, odvozené z data faktury a pole „Terms“. Příklady 2023-11-102024-01-20null
	Kód společnosti CompanyCode	Identifikátor právnické osoby nebo dceřiné společnosti, která fakturu zpracovává.
Popis Tento atribut určuje společnost nebo dceřinou společnost v rámci organizace, která za fakturu odpovídá. Je důležitý zejména pro firmy s více právnickými osobami. Analýza procesu podle kódu společnosti umožňuje porovnat výkonnost různých částí podniku. Může odhalit rozdíly v efektivitě, shodě nebo pracovním vytížení jednotlivých dceřiných společností a pomoci zaměřit zlepšování tam, kde je potřeba. Proč je to důležité Umožňuje porovnávat výkonnost procesu mezi různými právnickými osobami nebo dceřinými společnostmi, cíleně zlepšovat procesy a podporovat řádné řízení společnosti. Kde data získat V NetSuite odpovídá poli „Subsidiary“ v záznamu transakce v účtu OneWorld. Příklady US01DE01UK01
	Měna Currency	Kód měny, ve které je uvedena částka faktury, například USD nebo EUR.
Popis Tento atribut určuje měnu, ve které je faktura vystavena. Poskytuje důležitý kontext pro „InvoiceAmount“. U nadnárodních organizací je zásadní analyzovat data v jednotné měně. Toto pole umožňuje správný přepočet měn a zajišťuje, že lze finanční ukazatele porovnávat mezi různými regiony nebo obchodními jednotkami. Proč je to důležité Poskytuje potřebný kontext pro všechny peněžní hodnoty a umožňuje přesnou finanční analýzu, zejména v nadnárodním provozu. Kde data získat Pole „Currency“ v záznamu transakce Vendor Bill, často propojené s kmenovými údaji dodavatele. Příklady USDEURGBPCAD
	Opakované zpracování IsRework	Příznak, který určuje, zda je činnost součástí opakovaného průchodu procesem.
Popis Tento vypočítaný booleovský atribut označuje opakovanou práci, například druhou událost „Discrepancy Identified“ nebo situaci, kdy je faktura zamítnuta a následně znovu odeslána ke schválení. Atribut je důležitý pro dashboard „Rework and Error Analysis“ a KPI „Invoice Rework Rate“. Umožňuje vyčíslit četnost a dopad opakovaného zpracování a pomáhá odhalit zdroje neefektivity, chyb a odchylek od procesu. Proč je to důležité Vyčísluje neefektivitu procesu tím, že označuje činnosti spojené se zbytečnou prací. Umožňuje cíleně zlepšovat kvalitu a zvýšit podíl správného zpracování hned napoprvé. Kde data získat Vypočítává se při transformaci dat na základě pořadí činností v daném případu. Například pokud po „Invoice Approved“ následuje „Invoice Rejected“ a poté další „Invoice Approved“. Příklady truefalse
	Platba včas IsOnTimePayment	Příznak, který určuje, zda byla faktura zaplacena v den splatnosti nebo před ním.
Popis Tento vypočítaný booleovský atribut ověřuje, zda je „Payment Date“ menší nebo rovno „Invoice Due Date“. Pro každou fakturu tak poskytuje jednoznačný výsledek o včasnosti platby. Atribut přímo podporuje dashboard „Payment Compliance Dashboard“ a používá se k výpočtu KPI „Payment Term Adherence Rate“. Zjednodušuje analýzu, protože umožňuje okamžitě vyfiltrovat pozdní platby a zkoumat jejich příčiny. Proč je to důležité Zjednodušuje analýzu včasnosti plateb a přímo slouží k výpočtu KPI týkajících se dodržování platebních podmínek a řízení vztahů s dodavateli. Kde data získat Vypočítává se při transformaci dat: PaymentDate <= InvoiceDueDate. Příklady truefalse
	Platební podmínky PaymentTerms	Dohodnuté podmínky úhrady faktury, například Net 30 nebo 2% 10 Net 30.
Popis Tento atribut určuje podmínky, za kterých dodavatel očekává platbu, včetně lhůty a případných slev za včasnou úhradu. Platební podmínky se používají k výpočtu „Invoice Due Date“ a případného „Early Payment Discount Date“. Jsou důležité pro dashboard „Payment Compliance Dashboard“ i analýzu možností využít slevy za včasnou platbu a optimalizovat tak pracovní kapitál. Proč je to důležité Určuje termíny splatnosti a možnosti slev, což přímo ovlivňuje řízení cash flow i možnost dosáhnout úspor. Kde data získat Pole „Terms“ v transakci Vendor Bill, obvykle převzaté z kmenového záznamu dodavatele. Příklady Net 30Net 602% 10, Net 30
	Sleva za včasnou platbu využita IsEarlyPaymentCaptured	Příznak, který určuje, zda byla dostupná sleva za včasnou platbu úspěšně využita.
Popis Tento vypočítaný booleovský atribut ověřuje, zda byla faktura s dostupnou slevou zaplacena v den „Early Payment Discount Date“ nebo před ním. Atribut je nezbytný pro měření KPI „Early Payment Discount Capture Rate“ a pro dashboard „Early Payment Discount Opportunities“. Poskytuje jednoznačný údaj o úspěšnosti strategie využívání slev a upozorňuje na promarněné úspory. Proč je to důležité Přímo měří, jak úspěšně finanční oddělení nebo tým AP využívá dostupné slevy. Jde o důležitý ukazatel finanční výkonnosti. Kde data získat Vypočítává se při transformaci dat: PaymentDate <= EarlyPaymentDiscountDate u faktur, na které se vztahuje sleva. Příklady truefalsenull
	Stav faktury InvoiceStatus	Aktuální stav zpracování faktury.
Popis Tento atribut označuje aktuální stav Vendor Bill v životním cyklu AP, například „Open“, „Pending Approval“ nebo „Paid in Full“. Jde o důležitý atribut pro dashboard „Invoice Status and Aging“, který poskytuje přehled o aktuálním objemu práce a závazcích. Umožňuje filtrovat otevřené nebo problémové faktury a sledovat jejich postup ke zpracování. Proč je to důležité Poskytuje aktuální přehled o tom, v jaké fázi procesu se faktura nachází. Je důležitý pro provozní sledování, řízení pracovního vytížení a finanční prognózy. Kde data získat Pole „Status“ v záznamu transakce Vendor Bill. Příklady OtevřenoČeká na schváleníPlně zaplaceno
	Typ dokumentu DocumentType	Typ zpracovávaného dokumentu, například faktura nebo dobropis.
Popis Tento atribut rozlišuje běžné faktury od dalších souvisejících dokumentů, například dobropisů, které mohou podléhat jiným pravidlům zpracování nebo workflow. Analýza procesu podle typu dokumentu zajišťuje, že porovnáváte podobné položky. Schvalování vysoké faktury může být například mnohem důkladnější než schvalování drobného dobropisu. Toto rozdělení poskytuje přesnější přehled o výkonnosti procesu. Proč je to důležité Umožňuje rozdělit proces podle typu finančního dokumentu. Různé typy mohou mít odlišný průběh i KPI, což přispívá k přesnější analýze. Kde data získat Typ lze určit podle typu transakce v NetSuite, například „Vendor Bill“ nebo „Vendor Credit“. Příklady Standardní fakturaDobropisVrubopis

Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity při zpracování faktur dodavatelů

Toto jsou důležité kroky procesu a milníky, které je vhodné zaznamenat do záznamu událostí pro přesné odhalení procesů a identifikaci úzkých míst.

6 Doporučené 8 Volitelné

	Aktivita	Popis
	Faktura uzavřena	Označuje konečné uzavření záznamu Vendor Bill, obvykle po úplném zaplacení. Událost se odvozuje ze změny stavu Vendor Bill na „Paid in Full“.
Proč je to důležité Jde o jednoznačnou koncovou událost životního cyklu procesu, která potvrzuje, že u dané faktury už není třeba nic dalšího dělat. Kde data získat Odvozuje se z časového razítka změny pole „Status“ v záznamu Vendor Bill na „Paid in Full“, které se sleduje v System Notes. Zachycení Časové razítko změny pole „Status“ na „Paid in Full“. Typ události inferred
	Platba provedena	Označuje konečné provedení platby za fakturu. Událost se zaznamenává podle data transakce Vendor Payment přiřazené k Vendor Bill.
Proč je to důležité Jde o hlavní koncovou událost procesu AP. Je nezbytná pro výpočet celkové doby průchodu procesem, dodržení platebních podmínek a Days Payable Outstanding (DPO). Kde data získat Pole „Date“ ze záznamu transakce Vendor Payment propojeného s Vendor Bill. Zachycení Datum transakce Vendor Payment přiřazené k faktuře. Typ události explicit
	Předání ke schválení	Tato událost označuje okamžik, kdy je dodavatelská faktura formálně předána do schvalovacího workflow. Zaznamená se při změně stavu „Approval Status“ faktury z konceptu na „Pending Approval“.
Proč je to důležité Tato aktivita je počátečním bodem pro měření doby schvalování. Pomáhá určit úzká místa u konkrétních schvalovatelů nebo oddělení. Kde data získat Událost se odvozuje od časového razítka změny pole „Approval Status“ v záznamu Vendor Bill na „Pending Approval“, jak je zaznamenáno v System Notes. Zachycení Časové razítko změny pole „Approval Status“ na „Pending Approval“. Typ události inferred
	Schválení faktury	Označuje, že určený schvalovatel nebo schvalovatelé povolili úhradu dodavatelské faktury. Událost se zaznamená, když se stav „Approval Status“ faktury změní na „Approved“.
Proč je to důležité Jde o důležitý milník, který uzavírá fázi schvalování a umožňuje zaúčtovat fakturu a naplánovat její úhradu. Tento údaj slouží k měření efektivity schvalování. Kde data získat Časové razítko změny pole „Approval Status“ v záznamu Vendor Bill na „Approved“, zaznamenané v System Notes nebo v protokolu workflow. Zachycení Časové razítko v protokolu workflow nebo System Notes pro „Approval Status“ = „Approved“. Typ události explicit
	Vytvoření dodavatelské faktury	Zaznamenává vložení nové dodavatelské faktury do NetSuite. Událost se odvozuje od data vytvoření transakčního záznamu Vendor Bill, které označuje oficiální začátek procesu zpracování závazku.
Proč je to důležité Tato událost určuje počáteční bod pro výpočet doby zpracování faktury. Je důležitá pro měření celkové efektivity procesu a sledování stáří faktur. Kde data získat Pole „Date Created“ v transakčním záznamu Vendor Bill. Zachycení Událost vytvoření transakce Vendor Bill. Typ události explicit
	Zaúčtování faktury do hlavní knihy	Označuje okamžik, kdy se finanční dopad dodavatelské faktury oficiálně zaznamená v hlavní knize. Událost se odvozuje od data transakce, kdy je faktura schválena a je nastaven příznak „Posting“.
Proč je to důležité Jde o důležitý bod finanční kontroly, který potvrzuje, že společnost závazek oficiálně zaevidovala. Prodlevy při zaúčtování mohou snížit přesnost finančního výkaznictví. Kde data získat Datum zaúčtování transakce do hlavní knihy vytvořené z dodavatelské faktury. Kontroluje se pole „Posting“ na faktuře. Zachycení Datum transakce zaúčtování do hlavní knihy spojeného s dodavatelskou fakturou. Typ události explicit
	Dobropis uplatněn	K události dojde, když se Vendor Credit uplatní na Vendor Bill a sníží dlužnou částku. Zaznamenává se při propojení obou transakcí.
Proč je to důležité Uplatnění dobropisu je další možností, jak fakturu uzavřít. Jeho sledování pomáhá zjistit, jak odpisy a vratky ovlivňují celý proces AP. Kde data získat Datum uplatnění zaznamenané při přiřazení transakce Vendor Credit k Vendor Bill. Najdete ho v souvisejících záznamech faktury. Zachycení Časové razítko uplatnění Vendor Credit na Vendor Bill. Typ události explicit
	Naplánování platby	Tato aktivita označuje výběr dodavatelské faktury k úhradě a její zařazení do dávky plateb. Zaznamená se při vytvoření transakce Vendor Payment s budoucím datem platby.
Proč je to důležité Tato událost zpřehledňuje průběh plateb a pomáhá s prognózou cash flow i načasováním plateb tak, abyste mohli využít slevy za včasnou úhradu. Kde data získat Datum vytvoření záznamu transakce Vendor Payment, který je přiřazen k Vendor Bill. Zachycení Časové razítko vytvoření souvisejícího záznamu transakce Vendor Payment. Typ události explicit
	Opětovné předání faktury ke schválení	K této události dochází, když se faktura kvůli změně nebo zamítnutí vrátí do předchozí fáze nebo jinému schvalovateli. Událost se odvozuje od změny stavu „Approval Status“ z „Pending Approval“ na jiný stav a následně zpět na „Pending Approval“.
Proč je to důležité Zjištění opětovného předání je důležité pro pochopení opakovaných kroků ve schvalovacím procesu, které výrazně prodlužují dobu zpracování. Kde data získat Událost se odvozuje ze System Notes, kde se zjistí, že se stav „Approval Status“ u stejné faktury opakovaně změnil na „Pending Approval“. Zachycení Analyzujte posloupnost změn stavu „Approval Status“ v System Notes. Typ události inferred
	Sleva za včasnou platbu využita	Vypočítaná událost, ke které dojde, pokud je faktura zaplacena před datem, do kterého lze využít slevu za včasnou platbu. Určuje se porovnáním data platby s podmínkami slevy uvedenými v Vendor Bill.
Proč je to důležité Přímo měří, jak úspěšně tým AP využívá slevy. To má přímý dopad na ziskovost společnosti a strategii řízení hotovosti. Kde data získat Jde o vypočítanou událost. Je třeba porovnat pole „Date“ z transakce Vendor Payment s datem slevy odvozeným z pole „Terms“ v Vendor Bill. Zachycení Porovnejte pole „Date“ v Vendor Payment s datem slevy odvozeným z pole „Terms“ ve Vendor Bill. Typ události calculated
	Zahájení párování s objednávkou	Označuje přiřazení dodavatelské faktury k odpovídající objednávce za účelem kontroly. Událost se odvozuje od prvního propojení objednávky se záznamem Vendor Bill v podseznamu „Items“ nebo „Expenses“, ještě před schválením.
Proč je to důležité Sledování tohoto kroku pomáhá vyhodnotit efektivitu párování a odhalit prodlevy ještě před předáním faktury ke schválení. Kde data získat Událost se odvozuje ze záznamu System Notes, který zachycuje první vyplnění pole „Created From“ nebo odkazů na objednávku na úrovni položek v záznamu Vendor Bill. Zachycení Zjištění vyplnění pole s odkazem na objednávku v System Notes. Typ události inferred
	Zamítnutí faktury	Označuje formální zamítnutí dodavatelské faktury během schvalování, po kterém je nutné údaje opravit a fakturu znovu předložit. Událost se zaznamená při změně pole „Approval Status“ na „Rejected“.
Proč je to důležité Sledování zamítnutí je důležité pro analýzu opakované práce. Pomáhá odhalit časté příčiny, například nesprávné zaúčtování nebo porušení pravidel, a zvýšit podíl faktur schválených napoprvé. Kde data získat Časové razítko změny pole „Approval Status“ v záznamu Vendor Bill na „Rejected“, zaznamenané v System Notes. Zachycení Časové razítko v protokolu workflow nebo System Notes pro „Approval Status“ = „Rejected“. Typ události explicit
	Zjištěna pozdní platba	Vypočítaná událost, která nastane, když je faktura zaplacena po datu splatnosti. Určuje se porovnáním data provedení platby s datem splatnosti uvedeným ve Vendor Bill.
Proč je to důležité Tato činnost je důležitá pro sledování dodržování platebních podmínek a řízení vztahů s dodavateli. Časté pozdní platby mohou narušit jejich důvěru. Kde data získat Určuje se porovnáním pole „Date“ z transakce Vendor Payment s polem „Due Date“ v záznamu Vendor Bill. Pokud je datum platby pozdější než datum splatnosti, událost nastane. Zachycení Porovnejte pole „Date“ ve Vendor Payment s polem „Due Date“ ve Vendor Bill. Typ události calculated
	Zjištění nesrovnalosti	K této aktivitě dochází, když se zjistí nesoulad mezi fakturou, objednávkou nebo příjemkou a nelze pokračovat ve zpracování. Událost se často odvozuje od nastavení konkrétního stavu „Approval Status“, například „On Hold“ nebo „Pending Clarification“.
Proč je to důležité Zobrazení této aktivity pomáhá odhalit zdroje problémů a opakované práce při kontrole, které často způsobují prodlevy v platbách. Kde data získat Událost se odvozuje od změny pole „Approval Status“ v záznamu Vendor Bill na nestandardní čekající stav, například „On Hold“. Může být nutné nastavit vlastní stavy. Zachycení Sledujte změny pole „Approval Status“, které označují pozastavení nebo žádost o vysvětlení. Typ události inferred

Doporučené Volitelné

Návody na extrakci dat

Jak získat data z NetSuite

Kroky

Přejděte k vytvoření uloženého vyhledávání: Přihlaste se do NetSuite pod rolí, která má oprávnění vytvářet a upravovat uložená vyhledávání. Přejděte na Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New. V seznamu typů vyhledávání vyberte Transaction.
Nastavte kritéria vyhledávání: Na kartě Criteria nastavte hlavní filtry pro výběr příslušných faktur (Vendor Bills).
- Nastavte Type na is Vendor Bill.
- Nastavte Main Line na is True. Tím vyhledávání omezíte na údaje v záhlaví.
- Přidejte filtr Date Created, který omezí extrakci dat na konkrétní období (například posledních 6 měsíců).
Nastavte sloupce výsledků pro běžné atributy: Přejděte na kartu Results. Přidejte následující pole, která budou společná pro všechny události jedné faktury.
- Document Number (vlastní popisek: Invoice)
- Entity (vlastní popisek: VendorName)
- Amount (vlastní popisek: InvoiceAmount)
- Due Date (vlastní popisek: InvoiceDueDate)
- Created By (vlastní popisek: ProcessorUser)
- Formula (Text): nastavte vzorec na '{source}' (vlastní popisek: SourceSystem). Sloupec tak bude obsahovat hodnotu 'NetSuite'.
- Formula (Date/Time): nastavte vzorec na {today} (vlastní popisek: LastDataUpdate).
Nastavte sloupce výsledků pro aktivity: Toto je nejdůležitější krok. Pro každou ze 14 aktivit přidejte dva sloupce se vzorcem: jeden pro ActivityName a druhý pro EventTime. Vznikne široká datová sada, kterou bude nutné následně transformovat.
- Příklad pro 'Invoice Approved':
  - Přidejte Formula (Text) s hodnotou CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Invoice Approved' ELSE NULL END. Nastavte vlastní popisek, například ActivityName_Approved.
  - Přidejte Formula (Date/Time) s hodnotou CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN {systemnotes.date} WHERE systemnotes.field = 'Approval Status' and systemnotes.newvalue = 'Approved' ELSE NULL END. Nastavte vlastní popisek, například EventTime_Approved. Poznámka: Přesné časové razítko změny stavu často získáte jen z podrobných systémových poznámek, což může být složité. Jednodušší, ale méně přesnou možností je použít pole {approveddate}, pokud je k dispozici.
- Tento postup zopakujte pro všech 14 požadovaných aktivit a použijte logiku uvedenou níže v části s dotazem.
Nastavte vyhledávání: Na podkartě Audience ověřte, že k vyhledávání mají přístup příslušné role nebo uživatelé, kteří budou export spouštět. Zadejte výstižný název, například ProcessMind AP Extraction.
Uložte a spusťte vyhledávání: Kliknutím na Save & Run spusťte vyhledávání. Ve výsledcích v rozhraní NetSuite ověřte, že se data zobrazují v očekávaném širokém formátu.
Exportujte data do CSV: Na stránce s výsledky vyhledávání klikněte na ikonu Export (CSV, Excel nebo PDF) a vyberte CSV.
Transformujte data (unpivot): Exportovaný soubor CSV bude obsahovat jeden řádek na fakturu a mnoho sloupců s aktivitami a časovými razítky (například ActivityName_Created, EventTime_Created, ActivityName_Approved, EventTime_Approved). Tento široký formát je třeba převést na dlouhý formát záznamu událostí.
- Otevřete soubor CSV v nástroji, jako je Microsoft Excel (pomocí Power Query), Python (pomocí Pandas) nebo jiném nástroji pro úpravu dat.
- Použijte funkci 'Unpivot'. Vyberte všechny sloupce se společnými atributy (Invoice, VendorName atd.) a proveďte unpivot všech sloupců ActivityName_... a EventTime_....
- Transformací vytvoříte požadovanou strukturu záznamu událostí, kde každý řádek odpovídá jedné aktivitě.
Vyčistěte a naformátujte výsledný soubor: Po provedení unpivotu budou sloupce představovat atribut a hodnotu. Přejmenujte je na ActivityName a EventTime. Odstraňte řádky, kde má ActivityName nebo EventTime hodnotu NULL. Ověřte, že záhlaví sloupců odpovídají schématu ProcessMind (Invoice, ActivityName, EventTime atd.).
Uložte výsledný záznam událostí: Transformovaná data uložte do nového souboru CSV, který bude připravený k nahrání do ProcessMind.

Konfigurace

Předpoklady: Uživatelská role s oprávněním Create nebo Full pro uložená vyhledávání. Role musí mít také přístup k zobrazení záznamů Transaction (zejména Vendor Bills, Vendor Payments a Vendor Credits) a souvisejících záznamů subjektů (Vendor, Employee).
Typ vyhledávání: Pro tento proces vždy začněte typem vyhledávání Transaction.
Filtrování podle období: Je důležité nastavit filtr období (například Date Created), který omezí velikost datové sady. Nejprve vyzkoušejte kratší období, například 3 až 6 měsíců, a ověřte výkon vyhledávání i výsledky. Teprve potom spusťte vyhledávání za delší historické období.
Filtr Main Line: Obvykle doporučujeme nastavit Criteria > Main Line > is True, aby se pro každou transakci vrátil jeden výsledek. Některé aktivity, například 'PO Matching Attempted', ale probíhají na úrovni řádků. V takovém případě může být nutné samostatné vyhledávání nebo složitější vzorec bez tohoto filtru.
Vlastní pole: Vaše instance NetSuite může ke správě procesu závazků používat vlastní pole, například vlastní pole AP Process Status místo standardního Approval Status. Tato pole musíte najít a použít je v kritériích vyhledávání i ve vzorcích výsledků.
Výkon: Jedno uložené vyhledávání se vzorci pro všech 14 aktivit může být v NetSuite pomalé nebo může skončit vypršením časového limitu. Zvažte rozdělení logiky do několika uložených vyhledávání, například jednoho pro vytvoření a schválení faktur a druhého pro platby. Exportované soubory pak spojte před krokem unpivot.

Ukázkový dotaz json

# NetSuite Saved Search Configuration for Accounts Payable Event Log Extraction
# This configuration describes the settings for a single, comprehensive Saved Search.
# The output is a 'wide' file that must be unpivoted into an event log.

SearchType: "Transaction"

# ====================================================================
# CRITERIA
# ====================================================================
# Define the filters to select the base records
# --------------------------------------------------------------------

Filters: [
  {
    "field": "Type",
    "operator": "is",
    "value": "Vendor Bill"
  },
  {
    "field": "Main Line",
    "operator": "is",
    "value": "True"
  },
  {
    "field": "Date Created",
    "operator": "within",
    "value": "[Specify Date Range, e.g., thisfiscalquarter]"
  }
]

# ====================================================================
# RESULTS
# ====================================================================
# Define the columns for the output. The final CSV will have these columns.
# Common attributes are listed first, followed by pairs of columns for each activity.
# --------------------------------------------------------------------

Columns: [
  // --- Common Attributes ---
  { "field": "Document Number", "label": "Invoice" },
  { "field": "Entity", "label": "VendorName" },
  { "field": "Amount", "label": "InvoiceAmount" },
  { "field": "Applied To Transaction", "label": "PurchaseOrderNumber" },
  { "field": "Created By", "label": "ProcessorUser" },
  { "field": "Next Approver", "label": "Approver" },
  { "field": "Due Date", "label": "InvoiceDueDate" },
  { "formula": "'NetSuite'", "type": "Text", "label": "SourceSystem" },
  { "formula": "{today}", "type": "Date/Time", "label": "LastDataUpdate" },

  // --- Activity 1: Vendor Bill Created ---
  { "formula": "'Vendor Bill Created'", "type": "Text", "label": "ActivityName_Created" },
  { "field": "Date Created", "label": "EventTime_Created" },

  // --- Activity 2: PO Matching Attempted ---
  { "formula": "CASE WHEN {appliedtotransaction} IS NOT NULL THEN 'PO Matching Attempted' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_POMatched" },
  { "formula": "CASE WHEN {appliedtotransaction} IS NOT NULL THEN {datecreated} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_POMatched" },

  // --- Activity 3: Discrepancy Identified ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN 'Discrepancy Identified' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Discrepancy" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Rejected')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Discrepancy" },

  // --- Activity 4: Approval Submitted ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} != 'Pending Approval' AND {approvalstatus} != 'Approved' THEN NULL ELSE 'Approval Submitted' END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Submitted" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Submitted" },

  // --- Activity 5: Invoice Re-Routed For Approval ---
  { "formula": "CASE WHEN (SELECT COUNT(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval') > 1 THEN 'Invoice Re-Routed For Approval' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_ReRouted" },
  { "formula": "(SELECT MAX(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval' AND systemnotes.date < (SELECT MAX(sub_notes.date) FROM systemnote sub_notes WHERE sub_notes.recordid = {internalid} AND sub_notes.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND sub_notes.newvalue = 'Pending Approval'))", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_ReRouted" },

  // --- Activity 6: Invoice Approved ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Invoice Approved' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Approved" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Approved')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Approved" },

  // --- Activity 7: Invoice Rejected ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN 'Invoice Rejected' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Rejected" },
  { "formula": "(SELECT MAX(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Rejected')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Rejected" },

  // --- Activity 8: Invoice Posted To GL ---
  { "formula": "CASE WHEN {posting} = 'Yes' THEN 'Invoice Posted To GL' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Posted" },
  { "field": "Date", "label": "EventTime_Posted" },

  // --- Activity 9: Payment Scheduled ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Payment' AND {payingtransaction.trandate} > {today} THEN 'Payment Scheduled' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Scheduled" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Payment' AND {payingtransaction.trandate} > {today} THEN {payingtransaction.datecreated} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Scheduled" },

  // --- Activity 10: Payment Executed ---
  { "formula": "CASE WHEN {status} = 'Paid in Full' OR {status} = 'Pending Approval' THEN 'Payment Executed' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Executed" },
  { "field": "Paying Transaction Date", "label": "EventTime_Executed" },

  // --- Activity 11: Invoice Closed ---
  { "formula": "CASE WHEN {status} = 'Paid in Full' THEN 'Invoice Closed' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Closed" },
  { "field": "Paying Transaction Date", "label": "EventTime_Closed" },

  // --- Activity 12: Early Payment Captured ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.trandate} < {discountdate} AND {discountamount} IS NOT NULL THEN 'Early Payment Captured' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_EarlyPay" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.trandate} < {discountdate} AND {discountamount} IS NOT NULL THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_EarlyPay" },

  // --- Activity 13: Late Payment Identified ---
  { "formula": "CASE WHEN {daysoverdue} > 0 AND {status} = 'Paid in Full' THEN 'Late Payment Identified' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_LatePay" },
  { "formula": "CASE WHEN {daysoverdue} > 0 AND {status} = 'Paid in Full' THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_LatePay" },

  // --- Activity 14: Credit Memo Applied ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Credit' THEN 'Credit Memo Applied' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_CreditMemo" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Credit' THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_CreditMemo" }
]

Kroky

Předpoklady: Ověřte, že je ve vašem účtu NetSuite aktivní modul SuiteAnalytics Connect. Zkontrolujte, zda máte uživatelskou roli s oprávněním 'SuiteAnalytics Connect' a přístup k potřebným záznamům (Vendor Bills, Vendor Payments, Purchase Orders, System Notes).
Nainstalujte a nastavte ovladač: V rozhraní NetSuite přejděte na Home > Set Preferences > Analytics Driver a stáhněte ovladač NetSuite ODBC (nebo JDBC) pro svůj operační systém. Nainstalujte jej podle pokynů a nastavte nový Data Source Name (DSN), který bude odkazovat na službu NetSuite.
Navážete připojení: Otevřete preferovaného SQL klienta, například DBeaver, Power BI nebo Tableau. Vytvořte nové připojení pomocí nastaveného ovladače/DSN. K ověření budete potřebovat ID účtu NetSuite, ID role a přihlašovací údaje uživatele.
Připravte dotaz: Zkopírujte celý dotaz SuiteQL uvedený níže v části 'query' do editoru dotazů SQL klienta.
Upravte zástupné hodnoty: Změňte zástupné hodnoty v klauzulích WHERE dotazu. Minimálně nastavte [START_DATE] a [END_DATE], které určují období analýzy. Pokud používáte účet NetSuite OneWorld, upravte také [SUBSIDIARY_ID].
Upravte vlastní logiku: Projděte části označené komentáři jako -- CUSTOMIZABLE. Tyto části odvozují aktivity, například 'Discrepancy Identified', z konkrétních hodnot stavu. Upravte hodnoty podle nastavení NetSuite a obchodního procesu ve vaší organizaci.
Spusťte dotaz: Spusťte upravený dotaz v databázi NetSuite. Podle zvoleného období a objemu dat může jeho dokončení trvat několik minut.
Exportujte výsledky: Po dokončení dotazu exportujte výslednou sadu dat z SQL klienta do souboru CSV.
Připravte soubor k nahrání: Ověřte, že je exportovaný soubor CSV kódován v UTF-8. Zkontrolujte, zda záhlaví sloupců odpovídají požadovaným a doporučeným atributům pro ProcessMind, například Invoice, ActivityName a EventTime. Soubor je nyní připravený k nahrání.

Konfigurace

SuiteAnalytics Connect: Tento doplňkový modul NetSuite je pro tuto metodu extrakce nezbytný. Poskytuje přístup pouze pro čtení k replice vašich dat NetSuite.
Oprávnění uživatelské role: Role NetSuite použitá pro připojení musí mít povolené oprávnění 'SuiteAnalytics Connect'. Zároveň potřebuje přístup pouze pro čtení k těmto záznamům: Transactions (Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit), Entities (Vendor, Employee) a System Notes.
Filtrování podle období: Je důležité omezit dotaz na konkrétní období, například pomocí trandate BETWEEN 'YYYY-MM-DD' AND 'YYYY-MM-DD', aby se dotaz dokončil v přiměřeném čase. Před úplnou extrakcí začněte kratším obdobím, například 3 až 6 měsíců.
Filtrování podle dceřiné společnosti: V účtech NetSuite OneWorld vždy přidejte klauzuli WHERE, která filtruje podle ID dceřiné společnosti. Oddělíte tak data konkrétní právnické osoby a zlepšíte výkon dotazu.
Vlastní workflow schvalování: Uvedený dotaz předpokládá použití standardního pole 'Approval Status' u Vendor Bills. Pokud vaše organizace používá pro schvalování vlastní SuiteFlow nebo skript s vlastními poli či záznamy, bude nutné výrazně upravit části dotazu, které odkazují na SystemNote pro pole approvalstatus.

Ukázkový dotaz sql

-- This query extracts an event log for the Accounts Payable Invoice Processing from NetSuite.
-- It uses a UNION ALL approach to gather 14 distinct activities into a single file.

WITH VendorBillsInScope AS (
    -- CTE to select the primary Vendor Bills to analyze.
    -- Filtering here is critical for performance.
    SELECT
        Transaction.ID AS BillID,
        Transaction.tranid AS Invoice,
        Transaction.trandate AS BillDate,
        Transaction.duedate AS InvoiceDueDate,
        Transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        Transaction.entity AS VendorID,
        Transaction.createdBy AS ProcessorUserID,
        Transaction.status AS BillStatus,
        Transaction.approvalStatus AS ApprovalStatus,
        Transaction.discountDate AS DiscountDate
    FROM
        Transaction
    WHERE
        Transaction.type = 'VendBill'
        -- CRITICAL: Define the date range for the extraction
        AND Transaction.trandate BETWEEN TO_DATE('[START_DATE]', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('[END_DATE]', 'YYYY-MM-DD')
        -- OPTIONAL: Filter by a specific subsidiary for NetSuite OneWorld accounts
        -- AND Transaction.subsidiary = [SUBSIDIARY_ID]
),

-- Base information for joins, including vendor, processor, and PO data.
BaseInfo AS (
    SELECT
        vb.BillID,
        vb.Invoice,
        vb.InvoiceAmount,
        vb.InvoiceDueDate,
        vb.DiscountDate,
        vendor.companyName AS VendorName,
        processor.entityId AS ProcessorUser,
        LISTAGG(DISTINCT po.tranid, ', ') WITHIN GROUP (ORDER BY po.tranid) AS PurchaseOrderNumber
    FROM
        VendorBillsInScope vb
    LEFT JOIN
        Entity vendor ON vb.VendorID = vendor.ID
    LEFT JOIN
        Employee processor ON vb.ProcessorUserID = processor.ID
    LEFT JOIN
        TransactionLine tl ON vb.BillID = tl.Transaction
    LEFT JOIN
        Transaction po ON tl.purchaseOrder = po.ID AND po.type = 'PurchOrd'
    GROUP BY
        vb.BillID, vb.Invoice, vb.InvoiceAmount, vb.InvoiceDueDate, vb.DiscountDate, vendor.companyName, processor.entityId
),

-- System Notes are used to track status changes for approvals, rejections, etc.
Notes AS (
    SELECT
        sn.transactionId AS BillID,
        sn.date AS NoteDate,
        sn.field AS NoteField,
        sn.newValue AS NoteNewValue,
        sn.oldValue AS NoteOldValue,
        approver.entityId AS Approver
    FROM
        SystemNote sn
    JOIN
        VendorBillsInScope vb ON sn.transactionId = vb.BillID
    LEFT JOIN
        Employee approver ON sn.author = approver.ID
    WHERE
        -- Filtering to relevant fields improves performance
        sn.field IN ('approvalstatus', 'status')
)

-- 1. Vendor Bill Created
SELECT
    bi.Invoice AS "Invoice",
    'Vendor Bill Created' AS "ActivityName",
    vb.BillDate AS "EventTime",
    'NetSuite' AS "SourceSystem",
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.ProcessorUser AS "ProcessorUser",
    NULL AS "Approver",
    bi.InvoiceDueDate AS "InvoiceDueDate"
FROM
    VendorBillsInScope vb
JOIN
    BaseInfo bi ON vb.BillID = bi.BillID

UNION ALL

-- 2. PO Matching Attempted (Inferred from PO link on creation date)
SELECT
    bi.Invoice,
    'PO Matching Attempted',
    vb.BillDate, -- Occurs at the same time as creation
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    VendorBillsInScope vb
JOIN
    BaseInfo bi ON vb.BillID = bi.BillID
WHERE
    bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 3. Discrepancy Identified (CUSTOMIZABLE: Inferred from status change to 'On Hold')
SELECT
    bi.Invoice,
    'Discrepancy Identified',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver, -- User who placed it on hold
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' 
    -- CUSTOMIZABLE: Update 'On Hold' to match the status your company uses for discrepancies.
    AND n.NoteNewValue = 'On Hold'

UNION ALL

-- 4. Approval Submitted
SELECT
    bi.Invoice,
    'Approval Submitted',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver, -- User who submitted for approval
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Pending Approval'

UNION ALL

-- 5. Invoice Re-Routed For Approval (Inferred by status returning to Pending Approval)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Re-Routed For Approval',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' 
    AND n.NoteNewValue = 'Pending Approval'
    AND n.NoteOldValue IN ('Rejected', 'On Hold') -- Capture re-submission after rejection/hold

UNION ALL

-- 6. Invoice Approved
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Approved',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Approved'

UNION ALL

-- 7. Invoice Rejected
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Rejected',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Rejected'

UNION ALL

-- 8. Invoice Posted To GL (Happens upon approval)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Posted To GL',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Approved'

UNION ALL

-- 9. Payment Scheduled & 10. Payment Executed & 12. Early & 13. Late Payments
WITH Payments AS (
    SELECT
        tp.previousDoc AS BillID,
        vp.trandate AS PaymentExecutionDate,
        vp.createdDate AS PaymentScheduledDate
    FROM
        TransactionPayment tp
    JOIN
        Transaction vp ON tp.nextDoc = vp.ID AND vp.type = 'VendPymt'
    WHERE
        tp.previousDoc IN (SELECT BillID FROM VendorBillsInScope)
)
SELECT p.Invoice, p.ActivityName, p.EventTime, p.SourceSystem, p.LastDataUpdate, p.VendorName, p.InvoiceAmount, p.PurchaseOrderNumber, p.ProcessorUser, p.Approver, p.InvoiceDueDate FROM (
    SELECT bi.Invoice, 'Payment Scheduled' AS ActivityName, p.PaymentScheduledDate AS EventTime, 'NetSuite' AS SourceSystem, BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS LastDataUpdate, bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL AS Approver, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Payment Executed', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Early Payment Captured', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID WHERE p.PaymentExecutionDate <= bi.DiscountDate
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Late Payment Identified', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID WHERE p.PaymentExecutionDate > bi.InvoiceDueDate
) p

UNION ALL

-- 11. Invoice Closed (Paid in Full)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Closed',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'status' AND n.NoteNewValue = 'Paid In Full'

UNION ALL

-- 14. Credit Memo Applied
SELECT 
    bi.Invoice,
    'Credit Memo Applied',
    vc.trandate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS LastDataUpdate,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL AS Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM 
    TransactionLink tl
JOIN 
    Transaction vc ON tl.previousDoc = vc.ID AND vc.type = 'VendCred'
JOIN 
    BaseInfo bi ON tl.nextDoc = bi.BillID;

Kroky

Předpoklady: Nainstalujte Python 3.6 nebo novější spolu s knihovnami requests, requests-oauthlib a pandas. Nainstalujete je příkazem pip: pip install requests requests-oauthlib pandas.
Povolte funkce NetSuite: Správce musí v NetSuite povolit SuiteTalk Web Services. Přejděte na Setup > Company > Enable Features > SuiteCloud. Zaškrtněte SUITEANALYTICS WORKBOOK a SUITETALK (WEB SERVICES).
Vytvořte záznam integrace a přístupový token: Přejděte na Setup > Integration > Manage Integrations > New. Vytvořte nový záznam integrace a povolte TOKEN-BASED AUTHENTICATION a TBA: AUTHORIZATION FLOW. Poznamenejte si CONSUMER KEY a CONSUMER SECRET. Poté přejděte na Setup > Users/Roles > Access Tokens > New a vytvořte přístupový token pro požadovaného uživatele nebo roli. Propojte jej se záznamem integrace a poznamenejte si TOKEN ID a TOKEN SECRET.
Nastavte skript Pythonu: Zkopírujte dodaný skript Pythonu do souboru, například extract_netsuite_ap.py. Do slovníku NETSUITE_CREDENTIALS doplňte zástupné hodnoty pro Account ID, Consumer Key/Secret a Token ID/Secret.
Nastavte parametry extrakce: Upravte proměnné START_DATE a END_DATE ve skriptu a určete požadované období extrakce. Při prvním testování doporučujeme začít kratším obdobím, například jedním měsícem.
Spusťte skript: Spusťte skript v terminálu příkazem python extract_netsuite_ap.py. Skript se ověří v NetSuite, spustí několik dotazů SuiteQL, shromáždí data a zpracuje je.
Sledujte průběh skriptu: Skript bude v konzoli zobrazovat průběžné informace o právě načítané datové sadě, například Vendor Bills, System Notes nebo Payments. U velkého objemu dat může zpracování trvat několik minut.
Zkontrolujte výstup: Po úspěšném dokončení skript vytvoří ve stejné složce soubor CSV s názvem netsuite_ap_event_log.csv. Soubor obsahuje strukturovaný záznam událostí.
Logika transformace dat: Skript automaticky převede nezpracovaná data NetSuite do požadovaného formátu záznamu událostí. Aktivity, například 'Invoice Approved', identifikuje podle změn pole 'Approval Status' v systémových poznámkách. Odvozené události, například 'Late Payment Identified', vypočítá porovnáním data platby s datem splatnosti.
Připravte soubor k nahrání: Vytvořený soubor CSV je naformátovaný pro přímé nahrání do nástrojů process mining. Ověřte, že záhlaví sloupců (Invoice, ActivityName, EventTime atd.) odpovídají očekávanému schématu cílové aplikace.

Konfigurace

Ověření: Skript používá Token-Based Authentication (TBA) s OAuth 1.0, což je standard NetSuite pro integraci mezi servery. Musíte zadat Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID a Token Secret.
Koncový bod API: Skript automaticky sestaví adresu URL koncového bodu REST API pomocí vašeho Account ID. Ověřte, že váš účet NetSuite umožňuje požadavky REST Web Services.
Období: Extrakci určují proměnné START_DATE a END_DATE. Pro efektivní načítání dat a prevenci vypršení časového limitu je důležité filtrovat hlavní dotaz podle indexovaného pole data, například lastmodifieddate nebo datecreated.
Filtry dat: Dotazy SuiteQL můžete upravit a filtrovat podle konkrétních dceřiných společností, dodavatelů nebo typů dokumentů přidáním klauzulí WHERE, například WHERE subsidiary = 'YourSubsidiaryID'.
Výkon: NetSuite omezuje využití API. Skript používá stránkování (LIMIT a OFFSET), aby zvládl i rozsáhlé datové sady. U milionů záznamů zvažte extrakci po menších, navazujících časových úsecích.
Předpoklady: Role přiřazená k přístupovému tokenu musí mít oprávnění k zobrazení těchto typů záznamů: Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit, Purchase Order, System Note, Vendor a Employee.

Ukázkový dotaz python

import pandas as pd
import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import time
import datetime
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your NetSuite Token-Based Authentication credentials
NETSUITE_CREDENTIALS = {
    class="hl-string">"account": class="hl-string">"[Your_NetSuite_Account_ID]", class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., 1234567_SB1
    class="hl-string">"consumer_key": class="hl-string">"[Your_Consumer_Key]",
    class="hl-string">"consumer_secret": class="hl-string">"[Your_Consumer_Secret]",
    class="hl-string">"token_id": class="hl-string">"[Your_Token_ID]",
    class="hl-string">"token_secret": class="hl-string">"[Your_Token_Secret]"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- NetSuite API Client ---
def get_netsuite_api_url(account_id):
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace class="hl-string">'-' with class="hl-string">'_' for sandbox/release preview accounts
    account_id_formatted = account_id.replace(class="hl-string">'-', class="hl-string">'_').lower()
    return fclass="hl-string">"https://{account_id_formatted}.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql"

def execute_suiteql(query):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query against the NetSuite REST API with pagination."""
    url = get_netsuite_api_url(NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"account"])
    auth = OAuth1(
        client_key=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"consumer_key"],
        client_secret=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"consumer_secret"],
        resource_owner_key=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"token_id"],
        resource_owner_secret=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"token_secret"],
        realm=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"account"]
    )
    headers = {
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json',
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient'
    }
    
    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000 class=class="hl-string">"hl-comment"># Max limit per page

    while True:
        paginated_query = fclass="hl-string">"{query} LIMIT {limit} OFFSET {offset}"
        payload = json.dumps({class="hl-string">'q': paginated_query})
        
        try:
            response = requests.post(url, headers=headers, data=payload, auth=auth)
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            
            data = response.json()
            items = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_results.extend(items)
            
            if not data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                break
            
            offset += limit
            print(fclass="hl-string">"Fetched {len(all_results)} records...")
            time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"API Request Error: {e}")
            if e.response is not None:
                print(fclass="hl-string">"Response Body: {e.response.text}")
            break

    return pd.DataFrame(all_results)

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic ---
def main():
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite AP Data Extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Vendor Bills
    print(class="hl-string">"\n--- Step 1: Fetching Vendor Bills ---")
    vendor_bill_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            tran.ID as TransactionId,
            tran.tranId as Invoice,
            tran.entity as VendorId,
            BUILTIN.DF(tran.entity) as VendorName,
            tran.tranDate as TransactionDate,
            tran.dueDate as InvoiceDueDate,
            tran.createdDate as CreatedDate,
            tran.lastModifiedDate as LastDataUpdate,
            tran.total as InvoiceAmount,
            BUILTIN.DF(tran.createdBy) as ProcessorUser,
            BUILTIN.DF(tran.approvalStatus) as ApprovalStatusText,
            tran.approvalStatus as ApprovalStatusId,
            tran.status as StatusId,
            tran.terms as TermsId,
            BUILTIN.DF(tran.terms) as TermsName
        FROM
            Transaction AS tran
        WHERE
            tran.type = 'VendBill'
            AND tran.lastModifiedDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    """
    df_bills = execute_suiteql(vendor_bill_query)
    if df_bills.empty:
        print(class="hl-string">"No vendor bills found for the specified date range. Exiting.")
        return
    
    bill_ids = class="hl-string">','.join(df_bills[class="hl-string">'TransactionId'].astype(str).tolist())
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_bills)} vendor bills.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch System Notes for status changes
    print(class="hl-string">"\n--- Step 2: Fetching System Notes for status changes ---")
    system_notes_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            transactionId,
            field,
            newValue,
            oldValue,
            date as EventTime
        FROM
            SystemNote
        WHERE
            transactionId IN ({bill_ids})
            AND field IN ('transaction.approvalstatus', 'transaction.status')
    """
    df_notes = execute_suiteql(system_notes_query)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_notes)} relevant system notes.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch PO Links
    print(class="hl-string">"\n--- Step 3: Fetching Purchase Order Links ---")
    po_link_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT DISTINCT
            vb.ID as BillId,
            po.tranId as PurchaseOrderNumber
        FROM
            Transaction AS vb
            JOIN TransactionLine AS vbl ON vb.ID = vbl.Transaction
            JOIN Transaction AS po ON vbl.purchaseOrder = po.ID
        WHERE
            vb.ID IN ({bill_ids})
    """
    df_po = execute_suiteql(po_link_query)
    df_po.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_po)} PO links.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Fetch Payments
    print(class="hl-string">"\n--- Step 4: Fetching Payment Information ---")
    payment_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            link.prevtranid AS BillId,
            pymt.tranDate AS PaymentDate,
            pymt.ID AS PaymentId
        FROM
            NextTransactionLineLink AS link
            JOIN Transaction AS pymt ON link.nexttranid = pymt.ID
        WHERE
            link.prevtranid IN ({bill_ids})
            AND pymt.type = 'VendPymt'
    """
    df_payments = execute_suiteql(payment_query)
    df_payments.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_payments)} payment applications.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Fetch Credit Memo Applications
    print(class="hl-string">"\n--- Step 5: Fetching Credit Memo Applications ---")
    credit_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            link.prevtranid AS BillId,
            credit.tranDate AS CreditApplyDate
        FROM
            NextTransactionLineLink AS link
            JOIN Transaction AS credit ON link.nexttranid = credit.ID
        WHERE
            link.prevtranid IN ({bill_ids})
            AND credit.type = 'VendCred'
    """
    df_credits = execute_suiteql(credit_query)
    df_credits.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_credits)} credit memo applications.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Event Log Generation ---
    print(class="hl-string">"\n--- Step 6: Generating Event Log ---")
    event_log = []
    source_system = class="hl-string">"NetSuite SuiteTalk API"

    for _, bill in df_bills.iterrows():
        base_event = {
            class="hl-string">'Invoice': bill[class="hl-string">'Invoice'],
            class="hl-string">'SourceSystem': source_system,
            class="hl-string">'LastDataUpdate': bill[class="hl-string">'LastDataUpdate'],
            class="hl-string">'VendorName': bill[class="hl-string">'VendorName'],
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill[class="hl-string">'InvoiceAmount'],
            class="hl-string">'InvoiceDueDate': bill[class="hl-string">'InvoiceDueDate'],
            class="hl-string">'ProcessorUser': bill[class="hl-string">'ProcessorUser'],
            class="hl-string">'Approver': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, can be enriched from workflow data if available
        }

        po_info = df_po[df_po[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        base_event[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'] = po_info[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'].iloc[0] if not po_info.empty else None

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Vendor Bill Created
        event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Vendor Bill Created', class="hl-string">'EventTime': bill[class="hl-string">'CreatedDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: PO Matching Attempted (inferred at creation if PO exists)
        if base_event[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'] is not None:
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'PO Matching Attempted', class="hl-string">'EventTime': bill[class="hl-string">'CreatedDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from System Notes
        notes = df_notes[df_notes[class="hl-string">'transactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']].sort_values(class="hl-string">'EventTime')
        for _, note in notes.iterrows():
            activity = None
            if note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.approvalstatus':
                if note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Pending Approval': activity = class="hl-string">'Approval Submitted'
                elif note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Approved': 
                    activity = class="hl-string">'Invoice Approved'
                    event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': note[class="hl-string">'EventTime']})
                elif note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Rejected': activity = class="hl-string">'Invoice Rejected'
                elif note[class="hl-string">'oldValue'] == class="hl-string">'Pending Approval' and note[class="hl-string">'newValue'] != class="hl-string">'Approved': activity = class="hl-string">'Invoice Re-Routed For Approval'
            
            if note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.status' and note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Paid In Full':
                activity = class="hl-string">'Invoice Closed'

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Logic for discrepancy is highly custom. We infer it from a move to a non-standard approval status like class="hl-string">'On Hold'.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># This requires knowing the specific numeric ID for such a status.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Example: elif note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.approvalstatus' and note[class="hl-string">'newValueId'] == class="hl-string">'[Your_On_Hold_Status_ID]': activity = class="hl-string">'Discrepancy Identified'

            if activity:
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': activity, class="hl-string">'EventTime': note[class="hl-string">'EventTime']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Payment Activities
        payments = df_payments[df_payments[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        if not payments.empty:
            first_payment = payments.sort_values(class="hl-string">'PaymentDate').iloc[0]
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']}) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified: using payment date for schedule
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Derived Payment Events
            payment_date = pd.to_datetime(first_payment[class="hl-string">'PaymentDate'])
            due_date = pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'InvoiceDueDate'])
            if due_date and payment_date > due_date:
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Late Payment Identified', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Early payment requires discount date from terms, which needs another join. Simplified for this example.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># If you query class="hl-string">'discountdate' from the transaction you can compare it here.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># For example: if pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'discountdate']) and payment_date <= pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'discountdate']):
            class=class="hl-string">"hl-comment">#    event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Captured', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Credit Memo Activity
        credits = df_credits[df_credits[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        for _, credit in credits.iterrows():
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Credit Memo Applied', class="hl-string">'EventTime': credit[class="hl-string">'CreditApplyDate']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Finalize DataFrame
    df_event_log = pd.DataFrame(event_log)
    df_event_log.sort_values(by=[class="hl-string">'Invoice', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'netsuite_ap_event_log.csv'
    df_event_log.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Kroky

Povolte SuiteScript: Přejděte na Setup > Company > Enable Features. Na kartě SuiteCloud ověřte, že je povolen Server SuiteScript.
Vytvořte soubor skriptu: Zkopírujte celý kód JavaScriptu z části s dotazem níže a uložte jej jako soubor .js, například processmind_ap_extraction.js.
Nahrajte skript do File Cabinet: V NetSuite přejděte na Documents > Files > SuiteScripts. Vytvořte novou složku, například ProcessMind, a nahrajte do ní vytvořený soubor .js.
Vytvořte záznam skriptu: Přejděte na Customization > Scripting > Scripts > New. Vyberte právě nahraný soubor a klikněte na Create Script Record. Pojmenujte skript, například "ProcessMind AP Extraction", zadejte ID, například _pm_ap_extraction, a uložte jej.
Nastavte parametry skriptu: Na stránce záznamu skriptu přejděte na podkartu Parameters. Vytvořte tyto parametry:
- custscript_pm_start_date: Popisek Start Date, typ Date.
- custscript_pm_end_date: Popisek End Date, typ Date.
- custscript_pm_folder_id: Popisek Target Folder ID, typ Integer Number. Jde o interní ID složky File Cabinet, do které se uloží výstup.
- custscript_pm_subsidiary_id: Popisek Subsidiary ID (Optional), typ Integer Number.
Nasaďte skript: Na stránce záznamu skriptu klikněte na Deploy Script. Vyberte Scheduled Script a klikněte na Save.
Nastavte nasazení: Na stránce Script Deployment zadejte ID nasazení, například _pm_ap_extraction_deployment. Při prvním testování nastavte Status na Not Scheduled.
Nastavte plán: Na podkartě Schedule nastavte četnost extrakce. Při prvním spuštění můžete skript spustit jednou ručně. Pro průběžnou extrakci nastavte denní nebo týdenní plán mimo špičku.
Zadejte parametry spuštění: Na podkartě Parameters nasazení zadejte požadované datum zahájení, datum ukončení a ID cílové složky pro extrakci.
Spusťte skript a stáhněte soubor: Chcete-li skript spustit ručně, uložte nasazení se stavem Not Scheduled a klikněte na Save and Execute. Průběh sledujte v protokolech spuštění skriptů na stránce Customization > Scripting > Script Execution Logs. Po dokončení přejděte do cílové složky v File Cabinet a stáhněte vytvořený záznam událostí ve formátu CSV.
Naformátujte soubor pro ProcessMind: Ověřte, že stažený soubor CSV obsahuje správná záhlaví uvedená ve skriptu (Invoice, ActivityName, EventTime atd.). Soubor je nyní připravený k nahrání do ProcessMind.

Konfigurace

Předpoklady: Uživatelská role NetSuite s oprávněním vytvářet a spouštět SuiteScripts, přístupem k záznamům Vendor Bill a Vendor Payment a oprávněním zobrazit System Notes.
Parametry skriptu: Skript lze nastavit pomocí parametrů nasazení, takže jej můžete opakovaně používat bez úprav kódu:
- Start Date a End Date: Určují období zpracování faktur podle data jejich vytvoření. Pro první načtení doporučujeme období 6 až 12 měsíců. Při dalších načteních změn lze nastavit posledních 7 dní.
- Target Folder ID: Určuje interní ID složky NetSuite File Cabinet, do které se uloží výstupní soubor CSV. Složku je nutné nejprve vytvořit.
- Subsidiary ID (Optional): V účtu OneWorld tímto parametrem omezíte extrakci na konkrétní dceřinou společnost. Pokud jej necháte prázdný, skript zpracuje všechny dceřiné společnosti, ke kterým má uživatel přístup.
Výkon: V prostředích s velkým objemem transakcí, tedy více než 50 000 faktur měsíčně, může být vhodnější skript Map/Reduce, který nepřekročí limity využití. Plánujte jeho spuštění mimo pracovní dobu, abyste omezili dopad na výkon.
Vlastní pole: Pokud proces schvalování nebo jiné důležité údaje využívají vlastní pole či záznamy, upravte filtry a sloupce uloženého vyhledávání ve skriptu tak, aby zahrnovaly interní ID těchto vlastních prvků.

Ukázkový dotaz javascript

/**
 * @NApiVersion 2.1
 * @NScriptType ScheduledScript
 * @NModuleScope SameAccount
 */

/*

ProcessMind NetSuite AP Invoice Extraction Script

This script extracts Accounts Payable invoice processing events from NetSuite.
It queries Vendor Bill and related transaction data, formats it into a single event log, and saves it as a CSV file in the File Cabinet.

Script Parameters:
- custscript_pm_start_date: (Date) The start date for the query window (based on bill creation date).
- custscript_pm_end_date: (Date) The end date for the query window.
- custscript_pm_folder_id: (Integer) The internal ID of the File Cabinet folder to save the CSV file in.
- custscript_pm_subsidiary_id: (Integer, Optional) The internal ID of the subsidiary to filter on.

*/

define(['N/search', 'N/runtime', 'N/file', 'N/format', 'N/log'], (search, runtime, file, format, log) => {

    const execute = (context) => {
        log.debug('Script Execution Started', 'Starting AP Invoice event log extraction.');

        const script = runtime.getCurrentScript();
        const startDate = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_start_date' });
        const endDate = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_end_date' });
        const folderId = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_folder_id' });
        const subsidiaryId = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_subsidiary_id' });

        if (!startDate || !endDate || !folderId) {
            log.error('Missing Parameters', 'Start Date, End Date, and Folder ID are required.');
            return;
        }

        let allEvents = [];
        const now = new Date();

        // Helper to format date/time for CSV
        const formatDateTime = (dateStr) => {
            if (!dateStr) return '';
            try {
                const parsedDate = format.parse({ value: dateStr, type: format.Type.DATETIME });
                return format.format({ value: parsedDate, type: format.Type.DATETIMETZ });
            } catch (e) {
                return dateStr; // Fallback for simple date strings
            }
        };

        // Helper function to run a search and format results
        const runSearchAndCollectEvents = (config) => {
            log.debug('Running Search', `Activity: ${config.activityName}`);
            const searchObj = search.create({
                type: config.type,
                filters: config.filters,
                columns: config.columns
            });

            const pagedData = searchObj.runPaged({ pageSize: 1000 });
            pagedData.pageRanges.forEach(pageRange => {
                const page = pagedData.fetch({ index: pageRange.index });
                page.data.forEach(result => {
                    allEvents.push({
                        'Invoice': result.getValue(config.mapping.Invoice) || '',
                        'ActivityName': config.activityName,
                        'EventTime': formatDateTime(result.getValue(config.mapping.EventTime)) || '',
                        'SourceSystem': 'NetSuite',
                        'LastDataUpdate': format.format({ value: now, type: format.Type.DATETIMETZ }),
                        'VendorName': result.getText(config.mapping.VendorName) || result.getValue(config.mapping.VendorName) || '',
                        'InvoiceAmount': result.getValue(config.mapping.InvoiceAmount) || '',
                        'PurchaseOrderNumber': result.getText(config.mapping.PurchaseOrderNumber) || result.getValue(config.mapping.PurchaseOrderNumber) || '',
                        'ProcessorUser': result.getText(config.mapping.ProcessorUser) || '',
                        'Approver': result.getText(config.mapping.Approver) || '',
                        'InvoiceDueDate': result.getValue(config.mapping.InvoiceDueDate) || ''
                    });
                });
            });
            log.debug('Search Complete', `Found ${allEvents.length} total events so far.`);
        };

        // Common filters
        let baseBillFilters = [
            ['mainline', 'is', 'T'], 'AND',
            ['type', 'anyof', 'VendBill'], 'AND',
            ['datecreated', 'within', startDate, endDate]
        ];
        if (subsidiaryId) {
            baseBillFilters.push('AND', ['subsidiary', 'anyof', subsidiaryId]);
        }

        // --- Define Search Configurations for each Activity ---

        const searchConfigs = [
            // 1. Vendor Bill Created
            {
                activityName: 'Vendor Bill Created',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters,
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'datecreated', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: 'datecreated', VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 2. PO Matching Attempted (Inferred from System Notes on first PO application)
            {
                activityName: 'PO Matching Attempted',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'appliedtotransaction'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'contains', 'Purchase Order']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', sort: search.Sort.ASC, label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' }),
                    search.createColumn({ name: 'appliedtotransaction', label: 'PurchaseOrderNumber' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: 'duedate', PurchaseOrderNumber: 'appliedtotransaction' }
            },
            // 3. Discrepancy Identified (Uses a placeholder for custom status, e.g., 'On Hold')
            {
                activityName: 'Discrepancy Identified',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', '[On Hold]']]), // Placeholder: Replace '[On Hold]' with your actual status text
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 4. Approval Submitted & 5. Invoice Re-Routed For Approval
            {
                activityName: 'Approval Submitted', // This will capture initial and subsequent submissions
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Pending Approval']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 6. Invoice Approved & 8. Invoice Posted to GL
            {
                activityName: 'Invoice Approved', // Approval event often coincides with posting
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Approved']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'Approver' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', Approver: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 7. Invoice Rejected
            {
                activityName: 'Invoice Rejected',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Rejected']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'Approver' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', Approver: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 9. Payment Scheduled
            {
                activityName: 'Payment Scheduled',
                type: 'vendorpayment',
                filters: [['mainline', 'is', 'T'], 'AND', ['type', 'anyof', 'VendPymt'], 'AND', ['appliedtotransaction.type', 'anyof', 'VendBill'], 'AND', ['appliedToTransaction.datecreated', 'within', startDate, endDate]],
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', join: 'appliedToTransaction', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'datecreated', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', join: 'appliedToTransaction', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', join: 'appliedToTransaction', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: search.createColumn({name: 'tranid', join: 'appliedToTransaction'}), EventTime: 'datecreated', VendorName: 'entity', InvoiceAmount: search.createColumn({name: 'total', join: 'appliedToTransaction'}), ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: search.createColumn({name: 'duedate', join: 'appliedToTransaction'}) }
            },
            // 10. Payment Executed
            {
                activityName: 'Payment Executed',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', '']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', join: 'payingTransaction', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'createdby', join: 'payingTransaction'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 11. Invoice Closed
            {
                activityName: 'Invoice Closed',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'Status'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Vendor Bill : Paid in Full']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 12. Early Payment Captured
            {
                activityName: 'Early Payment Captured',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', ''], 'AND', ['formuladate: {payingtransaction.trandate} <= {discountdate}', 'is', '1']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 13. Late Payment Identified
            {
                activityName: 'Late Payment Identified',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', ''], 'AND', ['formuladate: {payingtransaction.trandate} > {duedate}', 'is', '1']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 14. Credit Memo Applied
            {
                activityName: 'Credit Memo Applied',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['applyingtransaction.type', 'anyof', 'VendCred']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'applyingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', join: 'applyingTransaction', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'applyingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'createdby', join: 'applyingTransaction'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
        ];

        // Execute all searches
        searchConfigs.forEach(config => {
            try {
                runSearchAndCollectEvents(config);
            } catch (e) {
                log.error(`Search Failed for ${config.activityName}`, e);
            }
        });

        // Convert to CSV and save
        if (allEvents.length > 0) {
            const headers = Object.keys(allEvents[0]);
            let csvContent = headers.join(',') + '\n';
            allEvents.forEach(event => {
                const row = headers.map(header => {
                    let value = event[header] ? event[header].toString() : '';
                    // Escape commas and quotes
                    if (value.includes(',') || value.includes('"') || value.includes('\n')) {
                        value = '"' + value.replace(/"/g, '""') + '"';
                    }
                    return value;
                });
                csvContent += row.join(',') + '\n';
            });

            const fileName = `ProcessMind_AP_EventLog_${new Date().toISOString().slice(0, 10)}.csv`;
            const csvFile = file.create({
                name: fileName,
                fileType: file.Type.CSV,
                contents: csvContent,
                folder: folderId
            });
            const fileId = csvFile.save();
            log.audit('File Created', `Successfully created file ${fileName} with ID ${fileId} in folder ${folderId}.`);
        } else {
            log.audit('No Events Found', 'No events found for the specified criteria.');
        }

        log.debug('Script Execution Finished', `Processed a total of ${allEvents.length} events.`);
    };

    return { execute };
});

Chcete začít?

Tato šablona dat vám pomůže začít se zlepšováním zpracování faktur dodavatelů. Začněte upravovat workflow a zajistěte rychlejší platby v souladu s pravidly.

Zpět na průvodce zlepšováním

Stáhnout šablonu

Získejte kontrolu nad fakturami dodavatelů a zlepšete jejich zpracování

Zbavte se poplatků za pozdní platby a duplicitních plateb a snižte náklady o 60 %.

Spustit zkušební verzi zdarma

Platební kartu nepotřebujete, nastavení zabere jen několik minut.

Šablona dat pro zpracování faktur dodavatelů

Šablona dat pro zpracování faktur dodavatelů

Atributy zpracování faktur dodavatelů

Aktivity při zpracování faktur dodavatelů

Návody na extrakci dat

Export dat z uloženého vyhledávání a standardní sestavy NetSuite

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz json

Dotaz SuiteQL přes SuiteAnalytics Connect (ODBC/JDBC)

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz sql

Skript Pythonu využívající SuiteTalk REST/SOAP API

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz python

Automatizovaný export dat pomocí serverového SuiteScript

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz javascript

Chcete začít?

Získejte kontrolu nad fakturami dodavatelů a zlepšete jejich zpracování