> Průběžné zlepšování procesů > Nákup a platba: požadavky > Microsoft Dynamics 365 > Datová šablona

Šablona dat pro proces Purchase to Pay: nákupní požadavky

Microsoft Dynamics 365

Atributy procesu Purchase to Pay: nákupní požadavky(17) Aktivity procesu Purchase to Pay: nákupní požadavky(12) Průvodci získáním dat(3)

Šablona dat pro proces Purchase to Pay: nákupní požadavky

Šablona uvádí důležité atributy ke sběru a aktivity ke sledování, abyste mohli podrobně analyzovat proces nákupních požadavků. Obsahuje také praktické pokyny k získání těchto dat a pomůže vám připravit záznam událostí pro podrobnou analýzu.

Doporučené atributy ke sběru
Důležité aktivity ke sledování
Pokyny k získání dat

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Stáhnout šablonu

Atributy procesu Purchase to Pay: nákupní požadavky

Toto jsou doporučená datová pole pro záznam událostí, který použijete k důkladné analýze procesu Purchase to Pay: nákupní požadavky.

5 Povinné 6 Doporučené 6 Volitelné

	Název	Popis
	Čas události EventTime	Přesné časové razítko, kdy došlo ke konkrétní činnosti nebo události.
Popis Čas události neboli časové razítko zachycuje datum a čas, kdy byla obchodní událost zaznamenána v systému. Je základem veškeré časové analýzy procesu. Tento atribut je nezbytný pro výpočet doby zpracování, trvání a čekání mezi činnostmi. Umožňuje analyzovat výkonnost procesu, hledat úzká místa a sledovat dodržování SLA. Přesná časová razítka jsou podmínkou spolehlivé analýzy pomocí process miningu. Proč je to důležité Určuje chronologické pořadí událostí, které je nutné pro výpočet doby trvání procesu, hledání úzkých míst a analýzu výkonnosti v čase. Kde data získat Najdete ho v tabulkách historie workflow nebo záznamů dokumentů, často v poli 'CreatedDateTime' nebo 'ModifiedDateTime' přiřazeném ke každé změně stavu či záznamu události. Příklady 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:15Z2023-10-27T14:22:05Z
	Název činnosti ActivityName	Název konkrétní obchodní události nebo kroku, ke kterému došlo při zpracování žádanky.
Popis Tento atribut zaznamenává název každé činnosti v životním cyklu nákupní žádanky. Patří sem například „Vytvoření žádanky“, „Schválení schvalovacího kroku“ a „Vytvoření nákupní objednávky“. Tyto činnosti tvoří uzly objevené mapy procesu. Základem process miningu je analýza pořadí, četnosti a doby mezi těmito činnostmi. Pomáhá najít úzká místa, opakované průchody a odchylky od standardního průběhu procesu a odhalit neefektivitu provozu. Proč je to důležité Tento atribut určuje kroky v mapě procesu a umožňuje workflow žádanky zobrazit, analyzovat a pochopit. Kde data získat Obvykle se odvozuje ze záznamů změn stavu, tabulek historie workflow nebo konkrétních tabulek událostí v Microsoft Dynamics 365, například WorkflowTrackingStatusTable. Příklady Odeslání žádanky ke schváleníSchválení schvalovacího krokuÚprava žádanky
	Purchase Requisition ID PurchaseRequisitionId	Jedinečný identifikátor nákupní žádanky, který slouží jako hlavní identifikátor případu.
Popis Purchase Requisition ID je hlavní identifikátor, který propojuje všechny činnosti související s jednou žádostí o zboží nebo služby. Každá žádanka se pod tímto jedinečným ID sleduje od vytvoření přes závěrečné schválení až po uzavření. V process miningu je tento atribut základem pro rekonstrukci celého průběhu každé žádanky. Umožňuje analyzovat varianty procesu, dobu zpracování a dodržování pravidel u jednotlivých případů a poskytuje úplný přehled o životním cyklu žádanky. Proč je to důležité Je nezbytný pro seskupení všech souvisejících událostí do jedné instance procesu a umožňuje analyzovat celý životní cyklus každé žádanky od začátku do konce. Kde data získat Obvykle jde o primární klíč v hlavní tabulce hlaviček nákupních žádostí, například PurchReqTable v Microsoft Dynamics 365. Příklady PR-001254PR-001255PR-001256
	Poslední aktualizace dat LastDataIngestionTimestamp	Časové razítko posledního získání dat a jejich načtení do nástroje pro process mining.
Popis Tento atribut ukazuje aktuálnost analyzovaných dat. Udává datum a čas poslední aktualizace dat ze zdrojového systému. Nejde o pole přímo z Dynamics 365, ale o metadata přidaná při načítání dat. Časové razítko pomáhá uživatelům posoudit, jak aktuální jsou získané poznatky. Ukazuje, zda pracují s daty v reálném čase, nebo se snímkem z určitého okamžiku. To má vliv na relevanci jejich závěrů. Proč je to důležité Informuje uživatele o aktuálnosti dat, takže mohou správně posoudit časové období analýzy i relevanci získaných poznatků. Kde data získat Tato hodnota se vytvoří a připojí k datové sadě při načítání dat nebo během procesu ETL. Příklady 2024-05-20T08:00:00Z2024-05-21T08:00:00Z2024-05-22T08:00:00Z
	Zdrojový systém SourceSystemId	Systém, ze kterého byla data získána.
Popis Tento atribut určuje zdrojový systém, ze kterého pocházejí data o událostech. V tomto případě jde o 'Microsoft Dynamics 365'. V prostředí s více propojenými systémy je toto pole důležité pro sledování původu dat a jejich kontextu. Při analýze pomáhá rozlišit procesy, které probíhají ve více systémech, nebo potvrdit, že data pocházejí z jediného důvěryhodného zdroje. To je důležité pro ověření dat a jistotu, že analýza vychází ze správné datové sady. Proč je to důležité Poskytuje informace o původu dat, které jsou důležité pro správu a ověřování dat i pro prostředí s více propojenými systémy. Kde data získat Jde o statickou hodnotu 'Microsoft Dynamics 365', která se přidává při extrakci a transformaci dat. Příklady Microsoft Dynamics 365 F&OD365MSD365
	Celková částka nákupního požadavku RequisitionTotalAmount	Celková peněžní hodnota nákupního požadavku.
Popis Tento atribut zachycuje celkovou hodnotu všech položek nákupního požadavku. Částka často ovlivňuje náročnost schvalovacího workflow. U požadavků s vyšší hodnotou bývá potřeba více schvalovacích kroků. Při analýze procesu je tento atribut nezbytný pro filtrování a analýzu podle hodnoty. Pomáhá odpovědět například na otázky: „Trvá schválení požadavků s vysokou hodnotou déle?“ nebo „Jakou hodnotu mají požadavky, které se právě zasekly v procesu?“ Díky tomu lze výkonnost procesu posoudit i z finančního hlediska. Proč je to důležité Doplňuje analýzu o finanční hledisko. Umožňuje upřednostnit případy s vysokou hodnotou a zjistit, jak peněžní hodnota ovlivňuje průběh procesu. Kde data získat Tato hodnota se obvykle nachází v tabulce hlaviček nákupních požadavků, případně se vypočítává jako součet částek položek z tabulky řádků nákupních požadavků (PurchReqLine). Příklady 1500.0025000.50500.75
	Oddělení Department	Oddělení žadatele nebo nákladové středisko přiřazené k žádance.
Popis Tento atribut určuje obchodní oddělení nebo nákladové středisko, které nákupní žádanku zadalo, například „Marketing“, „IT“ nebo „Provoz“. Tyto informace jsou obvykle součástí hlavičky žádanky. Rozdělení procesu podle oddělení je důležité pro srovnávací analýzu. Ukáže, která oddělení mají nejdelší dobu zpracování, nejvyšší podíl zamítnutých žádostí nebo nejčastější úpravy. Díky těmto poznatkům můžete přizpůsobit zlepšení potřebám jednotlivých oddělení. Proč je to důležité Umožňuje filtrovat a porovnávat výkonnost procesu napříč různými organizačními jednotkami a odhalit vzorce, úzká místa či neefektivitu typickou pro konkrétní oddělení. Kde data získat Tyto informace se v Dynamics 365 často ukládají do hlavičky nákupního požadavku (PurchReqTable) a propojují se s konfigurací finančních dimenzí. Příklady IT odděleníFinanceProvoz
	Schvalovací krok ApprovalStep	Název nebo fáze konkrétního schvalovacího kroku ve workflow.
Popis Tento atribut označuje konkrétní fázi schvalovacího workflow, například „Schválení vedoucím“ nebo „Schválení finančním oddělením“. Poskytuje podrobnější informace než obecný název aktivity. Atribut je nezbytný pro „Analýzu úzkých míst ve schvalovacích krocích“. Sledováním času stráveného v jednotlivých schvalovacích krocích lze přesně určit, které fáze zdržují celý proces. Díky tomu můžete cíleně upravit workflow a zvýšit jeho efektivitu. Proč je to důležité Umožňuje podrobně analyzovat schvalovací workflow a určit konkrétní fáze, které způsobují úzká místa. Kde data získat Tyto informace jsou v tabulkách historie workflow, například WorkflowTrackingStatusTable, která obsahuje podrobnosti o jednotlivých krocích nakonfigurovaného workflow. Příklady Schválení vedoucímSchválení vedoucím odděleníKontrola finančním oddělením
	Stav nákupního požadavku RequisitionStatus	Aktuální nebo konečný stav nákupního požadavku.
Popis Tento atribut označuje celkový stav nákupního požadavku v daném okamžiku, například „Probíhá kontrola“, „Schváleno“, „Zamítnuto“ nebo „Uzavřeno“. Obvykle jde o atribut případu, který vyjadřuje konečný výsledek. Analýza konečného stavu pomáhá porozumět celkovým výsledkům procesu. Vysoký počet zamítnutých nebo stažených požadavků může například ukazovat na problémy v počáteční fázi zadání nebo na zdlouhavý proces schvalování. Tento údaj je důležitý pro měření úspěšnosti a efektivity procesu. Proč je to důležité U každého případu jasně ukazuje výsledek a umožňuje analyzovat míru schválení, zamítnutí a stažení požadavků. Jde o důležité ukazatele výkonnosti. Kde data získat Pole se stavem se obvykle nachází v tabulce hlaviček nákupních požadavků PurchReqTable a bývá označeno jako „Status“ nebo „PurchReqStatus“. Příklady SchválenoProbíhá kontrolaZamítnutoKoncept
	Úroveň naléhavosti UrgencyLevel	Klasifikace naléhavosti požadavku, například „Vysoká“, „Střední“ nebo „Nízká“.
Popis Úroveň naléhavosti neboli priorita vyjadřuje, jak rychle jsou požadované zboží nebo služby potřeba. Tento atribut se často používá k určení schvalovací cesty nebo k upřednostnění práce schvalovatelů. Analýza tohoto atributu pomáhá zjistit, zda systém priorit funguje. Můžete například porovnat dobu průchodu požadavků s vysokou a nízkou naléhavostí. Pokud se výrazně neliší, může to znamenat, že se pole priority ignoruje nebo používá nesprávně. To je důležité zjištění pro dashboard „Analýza vlivu úrovně naléhavosti“. Proč je to důležité Pomáhá posoudit, zda nastavení priorit skutečně urychluje vyřízení naléhavých požadavků, a odhalit možné nesprávné používání klasifikace naléhavosti. Kde data získat Může jít o standardní nebo vlastní pole v tabulce PurchReqTable. Jeho dostupnost a název se mohou lišit podle konfigurace systému. Příklady VysokáStředníNízká
	Uživatel User	ID nebo jméno uživatele, který provedl danou činnost.
Popis Tento atribut určuje zaměstnance nebo systémového uživatele odpovědného za konkrétní krok procesu, například odeslání žádanky nebo schválení požadavku. Může jít o ID uživatele, celé jméno nebo e-mailovou adresu. Analýza činností podle uživatelů pomáhá určit potřeby školení, najít výkonné jednotlivce či týmy a porozumět rozložení pracovní zátěže. Je důležitá také pro analýzu dodržování pravidel, například oddělení neslučitelných povinností, a pro pochopení toho, jak v procesu spolupracují různé uživatelské role. Proč je to důležité Umožňuje analyzovat chování, pracovní zátěž a výkonnost jednotlivých uživatelů. To je důležité pro řízení zdrojů i hledání příležitostí ke školení. Kde data získat Obvykle se nachází v tabulkách historie workflow (například WorkflowTrackingStatusTable) nebo v transakčních tabulkách (například PurchReqTable), které jsou propojené s tabulkou uživatelů (například UserInfo). Příklady j.smitha.joness.patel
	Cesta schvalovacím workflow ApprovalWorkflowPath	Znázornění pořadí provedených schvalovacích kroků.
Popis Tento odvozený atribut spojuje schvalovací kroky nákupního požadavku do jednoho řetězce, například „Schválení vedoucím -> Schválení vedoucím oddělení -> Schválení finančním oddělením“. Shrnuje tak variantu schvalovacího podprocesu. Tento atribut je důležitý pro dashboard „Monitorování odchylek od pravidel“. Porovnáním skutečné cesty workflow s předem stanoveným nebo očekávaným postupem lze snadno odhalit nestandardní průběh procesu, který může znamenat porušení pravidel nebo provozní riziko. Proč je to důležité Zjednodušuje analýzu shody, protože variantu procesu přehledně znázorňuje jako text a usnadňuje odhalení odchylek od standardních postupů. Kde data získat Nejde o standardní pole. Při transformaci dat je nutné seřadit hodnoty „ApprovalStep“ podle času a spojit je pro každý případ. Příklady Vedoucí -> ŘeditelVedoucí -> Ředitel -> viceprezident finančního odděleníVedoucí -> Automaticky schváleno
	Číslo nákupní objednávky PurchaseOrderNumber	Identifikátor nákupní objednávky vytvořené na základě požadavku.
Popis Tento atribut uchovává jedinečné ID nákupní objednávky vytvořené ze schváleného nákupního požadavku. Propojuje proces zpracování požadavku s navazujícím procesem nákupu. Sledování tohoto čísla je nezbytné pro analýzu „Doby převodu požadavku na nákupní objednávku“. Potvrzuje, že požadavek úspěšně postoupil do další fáze cyklu Purchase-to-Pay, a umožňuje analyzovat celý proces od začátku do konce, včetně nákupních požadavků i objednávek. Proč je to důležité Propojuje požadavek s navazující nákupní objednávkou. Umožňuje analyzovat převod požadavku na objednávku a spojit různé fáze procesu P2P. Kde data získat Po vytvoření nákupní objednávky se tato informace obvykle nachází v tabulce řádků nákupních požadavků (PurchReqLine) a odkazuje na tabulku PurchTable. Příklady PO-000987PO-000988PO-000989
	Měna Currency	Kód měny, ve které je uvedena částka požadavku.
Popis Tento atribut určuje měnu, například USD, EUR nebo GBP, ve které je vyjádřena celková částka požadavku. Je důležitý pro finanční analýzu, zejména v nadnárodních organizacích, které pracují s více měnami. Atribut měny umožňuje správně zpracovávat a agregovat finanční údaje. Zajišťuje správnou interpretaci peněžních hodnot a umožňuje jejich převod na společnou měnu pro přesné výkaznictví a porovnávání mezi různými regiony nebo organizačními jednotkami. Proč je to důležité Poskytuje potřebný kontext pro finanční atributy a zajišťuje správnou interpretaci a agregaci peněžních hodnot v prostředí s více měnami. Kde data získat Toto pole se obvykle nachází v tabulce hlaviček nákupních požadavků PurchReqTable vedle polí s částkami. Příklady USDEURGBP
	Počet úprav AmendmentCount	Celkový počet úprav nákupního požadavku.
Popis Jde o vypočítaný číselný atribut, který u každého případu nákupního požadavku počítá výskyty aktivity „Upraven nákupní požadavek“. Tento atribut je nezbytný pro dashboard „Četnost úprav nákupních požadavků“ a KPI „Podíl upravených nákupních požadavků“. Vyjadřuje rozsah přepracování u každého případu a usnadňuje určení požadavků, oddělení nebo uživatelů spojených s častými změnami a neefektivitou. Pomáhá tak zaměřit úsilí na zlepšení kvality původních požadavků. Proč je to důležité Vyjadřuje rozsah přepracování v rámci případu a usnadňuje měření a analýzu četnosti úprav i jejich vlivu na efektivitu procesu. Kde data získat Jde o vypočítaný atribut. Při transformaci dat se odvozuje počítáním aktivit „Upraven nákupní požadavek“ pro každé jedinečné PurchaseRequisitionId. Příklady 013
	Schváleno napoprvé IsFirstPass	Příznak označující, zda byl požadavek schválen bez předchozích úprav nebo zamítnutí.
Popis Jde o vypočítaný logický atribut. Má hodnotu „true“, pokud cesta ke schválení požadavku neobsahovala aktivity „Upraven nákupní požadavek“ ani „Zamítnut schvalovací krok“. V opačném případě má hodnotu „false“. Tento atribut přímo podporuje KPI „Míra schválení nákupních požadavků napoprvé“. Zjednodušuje analýzu efektivity procesu, protože u každého případu jasně ukazuje, zda bylo nutné práci opakovat. Nízká míra schválení napoprvé upozorňuje na problémy s kvalitou původních údajů nebo nejasné požadavky a ukazuje, kde lze proces zlepšit. Proč je to důležité Přímo měří kvalitu a efektivitu procesu tím, že označuje případy vyžadující přepracování. Podporuje KPI zaměřené na správné provedení napoprvé. Kde data získat Jde o vypočítaný atribut. Při transformaci dat je nutné analyzovat úplnou posloupnost aktivit každého případu a ověřit, že před schválením nedošlo k přepracování. Příklady truefalse
	Skupina schvalovatelů ApproverGroup	Skupina uživatelů nebo role odpovědná za schvalovací krok.
Popis Tento atribut označuje skupinu, roli nebo frontu přiřazenou ke konkrétnímu schvalovacímu úkolu, například „Schvalovatelé z finančního oddělení“ nebo „Vedoucí IT“. Analýza výkonnosti procesu podle skupiny schvalovatelů pomáhá porozumět rozložení pracovní zátěže a určit, kterým skupinám chybí zdroje nebo potřebují další školení. Podporuje také dashboard „Analýza úzkých míst ve schvalovacích krocích“, protože umožňuje rozdělit výsledky podle týmů odpovědných za schvalování. Proč je to důležité Pomáhá porovnat výkonnost schvalovacích týmů a odhalit případný nedostatek zdrojů nebo potřebu školení v konkrétních skupinách. Kde data získat Tyto informace jsou součástí historie workflow, například v tabulce WorkflowTrackingStatusTable, která zaznamenává přiřazeného uživatele nebo skupinu uživatelů pro každý úkol. Příklady Schvalovatelé z finančního odděleníVedoucí ITVedení společnosti

Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity procesu Purchase to Pay: nákupní požadavky

Toto jsou důležité kroky a milníky procesu, které je třeba zaznamenat pro přesné zjištění a analýzu workflow nákupních požadavků.

7 Doporučené 5 Volitelné

	Aktivita	Popis
	Odeslání žádanky ke schválení	Uživatel odešle vyplněnou žádanku, čímž spustí formální schvalovací workflow. Systémový nástroj workflow tuto akci zaznamená.
Proč je to důležité Tato činnost je důležitým milníkem, který zahajuje schvalování. Je výchozím bodem pro měření ukazatelů „Doba schvalování žádanky“ a „Podíl žádostí schválených napoprvé“. Kde data získat Událost se zaznamenává v tabulce 'WorkflowTrackingStatusTable' nebo v podobné tabulce historie workflow, kde je k nákupní žádance přiřazena událost 'Submission'. Zachycení V záznamech historie workflow vyfiltrujte událost typu 'Submission' nebo 'Start' přiřazenou k žádance. Typ události explicit
	Schválení schvalovacího kroku	Schvalovatel dokončí přidělený úkol a schválí žádanku v dané fázi procesu. Žádanka pak pokračuje do dalšího kroku nebo k závěrečnému schválení.
Proč je to důležité Měří dobu zpracování jednotlivých schvalovacích fází a pomáhá určit, které části workflow fungují efektivně. Je důležitou součástí analýzy variant. Kde data získat Událost se výslovně zaznamená v tabulce 'WorkflowTrackingStatusTable', když uživatel dokončí pracovní položku s výsledkem 'Approve'. Zachycení V záznamech historie workflow vyhledejte události 'WorkItemCompleted' s výsledkem 'Approve'. Typ události explicit
	Schválení žádanky	Žádanka úspěšně prošla všemi požadovanými schvalovacími kroky workflow. Tato činnost se zaznamená po dokončení instance workflow se stavem konečného schválení.
Proč je to důležité Jde o důležitý milník, který označuje konec schvalování a začátek nákupní fáze. Je to koncová událost pro KPI „Doba schvalování žádanky“. Kde data získat Událost se výslovně zaznamená v tabulce 'WorkflowTrackingStatusTable' po dokončení workflow. Zároveň se v tabulce 'PurchReqTable' aktualizuje pole 'Status' na hodnotu 'Approved'. Zachycení Vyfiltrujte události 'Completion' workflow se stavem 'Approved' nebo sledujte změnu stavu v tabulce PurchReqTable. Typ události explicit
	Uzavření žádanky	Celá nákupní žádanka je považována za dokončenou, když byly všechny její položky převedeny na nákupní objednávky nebo zrušeny. Jde o konečný úspěšný stav.
Proč je to důležité Tato činnost označuje úspěšné dokončení životního cyklu žádanky. Je koncovým bodem pro měření celkové doby procesu od začátku do konce. Kde data získat Tento stav se obvykle vypočítává nebo odvozuje. Nastane, když všechny související záznamy 'PurchReqLine' dosáhnou konečného stavu, například 'Closed' nebo 'Cancelled'. Zachycení Tuto událost odvoďte kontrolou, zda všechny podřízené záznamy PurchReqLine pro PurchReqTable mají konečný stav. Typ události calculated
	Vytvoření nákupní objednávky	Schválená položka nákupní žádanky se převede na položku nákupní objednávky, čímž se předá nákupnímu týmu. Událost se zaznamená propojením položky žádanky s položkou nákupní objednávky.
Proč je to důležité Jde o důležitý milník, který propojuje žádanku s navazujícím nákupním procesem. Je nezbytný pro měření KPI „Doba převodu žádanky na nákupní objednávku“. Kde data získat Událost lze odvodit vyhledáním záznamu v tabulce 'PurchLine', který odkazuje na ID položky 'PurchReqLine' přiřazené k případu žádanky. Zachycení Propojte PurchReqLine s PurchLine pomocí referenčního pole (například PurchReqLineRefId). Typ události inferred
	Vytvoření žádanky	Tato událost označuje vytvoření záznamu nákupní žádanky ve stavu konceptu. Zaznamená se podle časového razítka vytvoření hlavičky žádanky.
Proč je to důležité Jako začátek procesu je tato činnost nezbytná pro měření celkové doby životního cyklu žádanky a analýzu denního počtu zpracovaných žádostí. Kde data získat Tato činnost se odvozuje z pole 'createdDateTime' v tabulce 'PurchReqTable' pro každé nové Purchase Requisition ID. Zachycení Použijte časové razítko vytvoření záznamu v tabulce PurchReqTable. Typ události inferred
	Zamítnutí žádanky	Žádanka byla během schvalovacího workflow zamítnuta a nebude se dále zpracovávat. Jde o konečný neúspěšný stav žádanky.
Proč je to důležité Tato koncová událost je důležitá pro analýzu celkového podílu zamítnutých žádostí a pochopení finančních či provozních dopadů neúspěšných požadavků. Kde data získat Událost se výslovně zaznamená v tabulce 'WorkflowTrackingStatusTable' po dokončení workflow se stavem 'Rejected'. Tím se aktualizuje pole stavu v tabulce 'PurchReqTable'. Zachycení Vyfiltrujte události 'Completion' workflow se stavem 'Rejected' nebo sledujte změnu stavu v tabulce PurchReqTable. Typ události explicit
	Stažení žádanky	Tvůrce žádanky nebo oprávněný uživatel ji po odeslání zruší. Tím se ukončí workflow i samotný požadavek.
Proč je to důležité Sledování stažených žádostí pomáhá odhalit problémy s plánováním potřeb nebo příliš složitý proces. Zjištění se zobrazují v dashboardu „Přehled stažených žádostí“. Kde data získat Událost lze odvodit ze změny stavu v tabulce 'PurchReqTable' na 'Cancelled' nebo z události 'Cancel' v tabulce 'WorkflowTrackingStatusTable'. Zachycení Vyhledejte změnu stavu na 'Cancelled' v tabulce PurchReqTable nebo událost zrušení workflow. Typ události inferred
	Úprava žádanky	K této události dojde, když uživatel stáhne odeslanou žádanku z workflow, aby ji upravil. Obvykle ji lze určit podle akce stažení, po které následuje opětovné odeslání.
Proč je to důležité Sledování úprav pomáhá odhalit opakovanou práci, nejasné původní požadavky a neefektivitu procesu. Je důležité také pro dashboard „Četnost úprav žádanky“. Kde data získat Událost lze odvodit z historie workflow ('WorkflowTrackingStatusTable') podle akce 'Recall' nebo 'RequestChange'. Lze ji také odvodit ze změn pole 'modifiedDateTime' v tabulce 'PurchReqTable' po odeslání žádanky. Zachycení Vyhledejte události stažení z workflow nebo změny verzí záznamu mezi jednotlivými odesláními. Typ události inferred
	Uzavření položky žádanky	Jednotlivá položka nákupní žádanky je považována za plně zpracovanou. Obvykle k tomu dojde po jejím úplném převedení na nákupní objednávku.
Proč je to důležité Poskytuje podrobný přehled o vyřízení žádanky a pomáhá zjistit, zda byly její položky převedeny na nákupní objednávky částečně, nebo úplně. Kde data získat Událost lze odvodit z pole stavu v tabulce jednotlivých položek 'PurchReqLine'. Stav označující objednání nebo přijetí znamená, že je položka uzavřena. Zachycení Sledujte pole stavu v tabulce PurchReqLine a hledejte konečnou hodnotu, například 'Invoiced' nebo 'Closed'. Typ události inferred
	Zahájení schvalovacího kroku	V rámci workflow je konkrétní schvalovací úkol přiřazen uživateli nebo skupině. Tím začíná čekání nebo zpracování u daného schvalovatele.
Proč je to důležité Tato činnost je důležitá pro analýzu úzkých míst ve schvalovacích krocích a umožňuje měřit dobu čekání v jednotlivých fázích schvalování. Kde data získat Událost se zaznamená v tabulce 'WorkflowTrackingStatusTable', když se pro workflow žádanky vytvoří a přiřadí nová pracovní položka. Zachycení V záznamech historie workflow pro konkrétní žádanku vyhledejte událost 'WorkItemCreated' nebo podobnou. Typ události explicit
	Zamítnutí schvalovacího kroku	Schvalovatel zamítne přidělený úkol a obvykle vrátí žádanku žadateli k opravě. Nástroj workflow tuto akci výslovně zaznamená.
Proč je to důležité Tato činnost je základem pro výpočet podílu zamítnutých žádostí a určení fází, ve kterých k zamítnutí dochází nejčastěji. Pomáhá tak najít příležitosti ke zlepšení procesu. Kde data získat Událost se výslovně zaznamená v tabulce 'WorkflowTrackingStatusTable', když uživatel dokončí pracovní položku s výsledkem 'Reject'. Zachycení V záznamech historie workflow vyhledejte události 'WorkItemCompleted' s výsledkem 'Reject'. Typ události explicit

Doporučené Volitelné

Průvodci získáním dat

Jak získat data z Microsoft Dynamics 365

Kroky

Otevřete pracovní prostor Data Management: Přihlaste se do Microsoft Dynamics 365 a přejděte do nabídky Workspaces. Výběrem Data management otevřete centrální prostředí pro import a export dat.
Vytvořte nový exportní projekt: V pracovním prostoru Data Management klikněte na dlaždici Export. Zadejte jedinečný Group name, výstižný Description a nastavte Project category na Project. Tím uspořádáte úlohy extrakce dat.
Přidejte datové entity: Do projektu přidejte potřebné standardní datové entity. Klikněte na Add entity, vyhledejte následující entity a přidávejte je jednu po druhé:
- Purchase requisition headers
- Purchase requisition lines
- Workflow tracking status table
- Workflow work items
- Purchase order lines V2
Nastavte formát exportu: U každé přidané entity vyberte Target data format, například CSV nebo Excel. Obvykle doporučujeme CSV, protože nabízí dobrý výkon a kompatibilitu s nástroji pro transformaci dat.
Nastavte filtry dat: Vyberte entitu a klikněte na tlačítko Filter. Na kartě Range zadejte Legal entity (kód společnosti), abyste zajistili extrakci dat ze správné organizační jednotky. U entity Purchase requisition headers je také důležité nastavit filtr data pro pole Created date and time, který omezí objem dat. Doporučujeme začít obdobím 3 až 6 měsíců.
Spusťte export: Po nastavení všech entit a filtrů klikněte na Export v podokně Action Pane. Systém vytvoří balíček úlohy a zahájí zpracování. Průběh můžete sledovat v části Job history.
Stáhněte datový balíček: Po úspěšném dokončení exportu otevřete podrobnosti v Job history a klikněte na Download package. Stáhne se soubor ZIP se samostatnými datovými soubory pro každou entitu.
Převeďte nezpracovaná data na záznam událostí: Exportované soubory obsahují nezpracované systémové tabulky, nikoli hotový záznam událostí. K jejich spojení a úpravě použijte externí nástroj, například Python, Power Query nebo platformu ETL. Postup zahrnuje:
- Spojení souborů záhlaví a řádků.
- Spojení dat workflow se žádostmi pomocí CorrelationId a hodnoty RecId ze záhlaví žádosti o nákup.
- Převedení změn stavů a událostí workflow z tabulek workflow na samostatné řádky aktivit (Requisition Submitted, Approval Step Approved atd.).
- Vytvoření nového řádku pro každou aktivitu se správnými hodnotami ActivityName, EventTime a PurchaseRequisitionId.
Vypočítejte a namapujte atributy: Během transformace namapujte zdrojové sloupce na požadované atributy, například User a Department. Vypočítejte odvozené atributy, například RequisitionTotalAmount, součtem částek jednotlivých řádků. Pro SourceSystemId nastavte pevnou hodnotu (například 'D365_F&O') a jako LastDataIngestionTimestamp použijte čas spuštění skriptu.
Dokončete a naformátujte výstup: Výsledkem musí být jeden soubor CSV, v němž každý řádek představuje jednu událost procesu. Sloupce musí odpovídat požadované struktuře záznamu událostí, včetně PurchaseRequisitionId, ActivityName a EventTime.

Konfigurace

Požadovaná oprávnění: Uživatelé potřebují bezpečnostní roli s oprávněním k pracovnímu prostoru Data management a přístupem k exportovaným datovým entitám, například roli Data management administrator nebo podobné vlastní roli.
Hlavní datové entity:
- Purchase requisition headers: Obsahuje hlavní identifikátor případu, čas vytvoření a celkový stav.
- Purchase requisition lines: Obsahuje podrobnosti o jednotlivých požadovaných položkách, včetně částek a vazeb na objednávky.
- Workflow tracking status table: Hlavní zdroj událostí workflow, jako je odeslání, schválení, zamítnutí a stažení.
- Workflow work items: Obsahuje podrobnosti o konkrétních úkolech přidělených uživatelům během schvalování.
- Purchase order lines V2: Slouží ke zjištění času vytvoření objednávky propojené s řádkem žádosti.
Filtr období: U entity Purchase requisition headers je nutné nastavit filtr období pro pole Created date and time. Pro úvodní analýzu doporučujeme rozsah 3 až 6 měsíců, který vyvažuje objem dat a přínos analýzy procesu.
Filtr kódu společnosti: Vždy nastavte filtr Legal entity, abyste předešli extrakci dat z nechtěných nebo testovacích společností. Výrazně tím zmenšíte objem dat a zrychlíte zpracování úlohy.
Transformace dat: Tato metoda vyžaduje rozsáhlejší následné zpracování mimo Dynamics 365, při kterém se exporty nezpracovaných entit převedou na strukturovaný záznam událostí. Počítejte s použitím skriptovacího nástroje nebo nástroje ETL.

Ukázkový dotaz sql

/*
This is not a single executable query. Instead, it is a configuration manifest for a Dynamics 365 Data Management Framework Export Project.
You must add each entity listed below to the project and select the specified fields for export.
The transformation logic to create the final event log must be applied after exporting these files.
*/

-- Entity 1: Purchase requisition headers
-- Purpose: Captures requisition creation, overall status, and header-level attributes.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    REQUISITIONSTATUS AS RequisitionStatus,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_RequisitionCreated,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_RequisitionClosed, -- Used if status is Closed
    PREPARERPERSONNELNUMBER AS User_Preparer,
    REQUESTERPERSONNELNUMBER AS User_Requester,
    DEFAULTLEDGERDIMENSIONDISPLAYVALUE AS Department, -- Or similar dimension field
    REQUISITIONTOTAL AS RequisitionTotalAmount
FROM PurchaseRequisitionHeaderEntity;

-- Entity 2: Purchase requisition lines
-- Purpose: Provides line-level details, amounts, and links to Purchase Orders.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    LINENUMBER,
    REQUISITIONINGSTATUS AS LineStatus,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_LineClosed, -- Used if status is Closed
    PURCHASEORDERNUMBER,
    PURCHASEORDERLINENUMBER
FROM PurchaseRequisitionLineEntity;

-- Entity 3: Workflow tracking status table
-- Purpose: The primary source for all workflow-driven activities.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CONTEXT, -- Contains information like step name
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_WorkflowStep,
    TRACKINGSTATUS AS ActivityName, -- (e.g., Submitted, Approved, Rejected, Canceled)
    USERID AS User
FROM WorkflowTrackingStatusTableEntity;

-- Entity 4: Workflow work items
-- Purpose: Captures the start of an approval task assigned to a user.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_ApprovalStepStarted,
    USERID AS User, -- The user assigned the task
    DESCRIPTION AS ApprovalStep
FROM WorkflowWorkItemTableEntity;

-- Entity 5: Purchase order lines V2
-- Purpose: Used to find the creation date of the resulting Purchase Order.
-- Note: Requires joining to PurchaseRequisitionLineEntity on PO/Line number post-export.
SELECT
    PURCHASEORDERNUMBER,
    LINENUMBER,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_PurchaseOrderCreated
FROM PurchaseOrderLinesV2Entity;

Kroky

Zaregistrujte aplikaci Azure Active Directory: Přejděte na portál Azure a zaregistrujte novou aplikaci. Aplikace bude sloužit k ověřování vůči API Dynamics 365. Poznamenejte si ID aplikace (klienta) a ID adresáře (tenanta).
Vytvořte tajný klíč klienta: V nově zaregistrované aplikaci Azure vytvořte v části 'Certificates & secrets' nový tajný klíč klienta. Bezpečně si zkopírujte jeho hodnotu, později už nebude znovu dostupná.
Udělejte aplikaci oprávnění k API: V části 'API permissions' přidejte oprávnění pro 'Dynamics ERP'. Vyberte 'Delegated permissions' a udělte Financials.ReadWrite.All nebo odpovídající oprávnění pouze pro čtení s užším rozsahem. Udělená oprávnění potvrďte jako správce.
Nainstalujte knihovny Pythonu: Ověřte, že máte nainstalovaný Python. Poté pomocí pip nainstalujte potřebné knihovny: pip install requests pandas.
Nastavte skript Python: Zkopírujte dodaný skript Python do souboru, například extract_d365_requisitions.py. Vyplňte zástupné proměnné na začátku skriptu: URL Dynamics 365, Tenant ID, Client ID, Client Secret, požadované období a ID společnosti.
Seznamte se s entitami OData: Skript načítá data ze tří hlavních entit: PurchaseRequisitionHeaders s hlavními údaji o žádosti, PurchaseRequisitionLines s podrobnostmi o jednotlivých řádcích včetně převodu na objednávky a WorkflowTrackingStatusTable se všemi událostmi workflow, například odesláním a schválením.
Spusťte skript: Spusťte skript z příkazového řádku: python extract_d365_requisitions.py. Skript se ověří, načte data pro každou aktivitu a automaticky zpracuje stránkování API.
Transformujte data: Skript zpracuje nezpracovaná data JSON z volání API. Upraví jejich strukturu tak, že projde záznamy a vytvoří samostatný řádek pro každou z 12 obchodních aktivit. Zdrojová pole namapuje na standardní sloupce záznamu událostí, například PurchaseRequisitionId, ActivityName a EventTime.
Spojte a sjednoťte události: Všechny vytvořené události se shromáždí do jednoho seznamu a převedou na DataFrame knihovny pandas. Skript přidá pevné sloupce, například SourceSystemId a LastDataIngestionTimestamp.
Exportujte do CSV: Výsledný DataFrame se exportuje do souboru CSV s názvem d365_purchase_requisition_log.csv. Soubor je připravený k přímému nahrání do nástroje process mining. Ověřte, že je zakódovaný v UTF-8.

Konfigurace

Předpoklady: Přístup k předplatnému Azure, kde můžete zaregistrovat aplikaci. Potřebujete ID aplikace (klienta), Client Secret a Tenant ID z Azure Active Directory. Uživatel spouštějící skript musí mít přihlašovací údaje s přístupem ke koncovým bodům OData API pro Dynamics 365 Finance and Operations.
Nastavení koncového bodu API: Skript vyžaduje základní URL vašeho prostředí Dynamics 365, obvykle ve formátu https://[your-environment-name].operations.dynamics.com.
Období: Proměnnými START_DATE a END_DATE ve skriptu nastavte období extrakce. Pro úvodní analýzu doporučujeme 3 až 6 měsíců, aby objem dat odpovídal očekávanému přínosu analýzy.
Filtr společnosti: Skript je nastavený tak, aby pomocí proměnné COMPANY_ID filtroval konkrétní právní subjekt. Pokud potřebujete extrahovat data ze všech společností, možná bude nutné upravit filtr OData a do hlaviček požadavku přidat cross-company=true.
Výkon: Skript pomocí $select v dotazech OData načítá pouze sloupce potřebné pro záznam událostí, čímž zvyšuje výkon. Zpracovává také stránkování, takže zvládne rozsáhlé datové sady bez nadměrného zatížení API. U velmi rozsáhlých historických dat zvažte spuštění skriptu po dávkách s kratšími obdobími.

Ukázkový dotaz python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import os

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Dynamics 365 environment details
D365_URL = class="hl-string">"https://[your-d365-url].operations.dynamics.com"
TENANT_ID = class="hl-string">"[your-tenant-id]"
CLIENT_ID = class="hl-string">"[your-client-id]"
CLIENT_SECRET = class="hl-string">"[your-client-secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the data extraction window
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31T23:59:59Z"
COMPANY_ID = class="hl-string">"[YourCompanyLegalEntity]" class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">"USMF"
OUTPUT_FILENAME = class="hl-string">"d365_purchase_requisition_log.csv"


def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Azure AD to get an access token."""
    auth_url = fclass="hl-string">"https://login.microsoftonline.com/{TENANT_ID}/oauth2/token"
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET,
        class="hl-string">'resource': D365_URL
    }
    response = requests.post(auth_url, data=payload)
    response.raise_for_status()
    return response.json()[class="hl-string">'access_token']

def fetch_data(access_token, entity_url):
    class="hl-string">"""Fetches all pages of data from a given D365 OData entity URL."""
    all_records = []
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'
    }
    while entity_url:
        response = requests.get(entity_url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_records.extend(data[class="hl-string">'value'])
        entity_url = data.get(class="hl-string">'@odata.nextLink')
    return all_records

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save the event log."""
    print(class="hl-string">"Acquiring access token...")
    access_token = get_access_token()
    events = []
    last_ingestion_ts = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Purchase Requisition Headers for class="hl-string">'Created' and class="hl-string">'Closed' events
    print(class="hl-string">"Fetching Purchase Requisition Headers...")
    pr_headers_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/PurchaseRequisitionHeaders?" 
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE}" 
        fclass="hl-string">"&$select=RequisitionNumber,RequisitionStatus,CreatedDateTime,CreatedBy,RequestingDepartmentName,RequisitionTotalAmount,RequisitionUrgencyLevel"
    )
    pr_headers = fetch_data(access_token, pr_headers_url)

    for prh in pr_headers:
        case_id = prh.get(class="hl-string">'RequisitionNumber')
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Created
        events.append({
            class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Created',
            class="hl-string">'EventTime': prh.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'),
            class="hl-string">'User': prh.get(class="hl-string">'CreatedBy'),
            class="hl-string">'Department': prh.get(class="hl-string">'RequestingDepartmentName'),
            class="hl-string">'RequisitionStatus': prh.get(class="hl-string">'RequisitionStatus'),
            class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': prh.get(class="hl-string">'RequisitionTotalAmount'),
            class="hl-string">'UrgencyLevel': prh.get(class="hl-string">'RequisitionUrgencyLevel'),
            class="hl-string">'ApprovalStep': None,
            class="hl-string">'ProcessingTime': None
        })
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Closed
        if prh.get(class="hl-string">'RequisitionStatus') == class="hl-string">'Closed':
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: We need a reliable timestamp for closure. Using CreatedDateTime as a placeholder.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># A better source might be the last workflow approval or line closure date.
            events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Closed',
                class="hl-string">'EventTime': prh.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder timestamp
                class="hl-string">'User': prh.get(class="hl-string">'CreatedBy'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder user
                class="hl-string">'Department': prh.get(class="hl-string">'RequestingDepartmentName'),
                class="hl-string">'RequisitionStatus': class="hl-string">'Closed',
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': prh.get(class="hl-string">'RequisitionTotalAmount'),
                class="hl-string">'UrgencyLevel': prh.get(class="hl-string">'RequisitionUrgencyLevel'),
                class="hl-string">'ApprovalStep': None,
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch Workflow History for workflow-related events
    print(class="hl-string">"Fetching Workflow Tracking Status Table...")
    workflow_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/WorkflowTrackingStatusTable?"
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE} and startswith(Context,'PurchReq')"
        fclass="hl-string">"&$select=Context,CreatedDateTime,TrackingType,User,WorkItemSubject"
    )
    workflow_items = fetch_data(access_token, workflow_url)

    for item in workflow_items:
        context_parts = item.get(class="hl-string">'Context', class="hl-string">'').split(class="hl-string">':')
        if len(context_parts) < 2:
            continue
        case_id = context_parts[1].strip()
        tracking_type = item.get(class="hl-string">'TrackingType')
        activity_map = {
            class="hl-string">'Submission': class="hl-string">'Requisition Submitted for Approval',
            class="hl-string">'Started': class="hl-string">'Approval Step Started',
            class="hl-string">'Completion': class="hl-string">'Approval Step Approved',
            class="hl-string">'Rejection': class="hl-string">'Approval Step Rejected',
            class="hl-string">'Cancellation': class="hl-string">'Requisition Withdrawn',
            class="hl-string">'Recall': class="hl-string">'Requisition Amended',
            class="hl-string">'Approved': class="hl-string">'Requisition Approved',
            class="hl-string">'Fault': class="hl-string">'Requisition Rejected'
        }
        activity_name = activity_map.get(tracking_type)
        if activity_name:
            events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                class="hl-string">'EventTime': item.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'),
                class="hl-string">'User': item.get(class="hl-string">'User'),
                class="hl-string">'Department': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Department info is not in this entity
                class="hl-string">'RequisitionStatus': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Status info is not in this entity
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': item.get(class="hl-string">'WorkItemSubject'),
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Purchase Requisition Lines for PO Creation and Line Closure
    print(class="hl-string">"Fetching Purchase Requisition Lines...")
    pr_lines_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/PurchaseRequisitionLines?"
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE}"
        fclass="hl-string">"&$select=RequisitionNumber,PurchaseOrderNumber,IsPrepaymentRequired,LineStatus,ModifiedDateTime,ModifiedBy"
    )
    pr_lines = fetch_data(access_token, pr_lines_url)

    for prl in pr_lines:
        case_id = prl.get(class="hl-string">'RequisitionNumber')
        po_number = prl.get(class="hl-string">'PurchaseOrderNumber')
        line_status = prl.get(class="hl-string">'LineStatus')
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Purchase Order Created
        if po_number:
             events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Created',
                class="hl-string">'EventTime': prl.get(class="hl-string">'ModifiedDateTime'),
                class="hl-string">'User': prl.get(class="hl-string">'ModifiedBy'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'RequisitionStatus': None,
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': fclass="hl-string">"PO: {po_number}",
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Line Closed
        if line_status == class="hl-string">'Closed':
             events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Line Closed',
                class="hl-string">'EventTime': prl.get(class="hl-string">'ModifiedDateTime'),
                class="hl-string">'User': prl.get(class="hl-string">'ModifiedBy'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'RequisitionStatus': class="hl-string">'Closed',
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': None,
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    if not events:
        print(class="hl-string">"No events found for the specified criteria.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create and format the DataFrame
    print(class="hl-string">"Formatting data...")
    df = pd.DataFrame(events)
    df[class="hl-string">'SourceSystemId'] = class="hl-string">'Microsoft Dynamics 365'
    df[class="hl-string">'LastDataIngestionTimestamp'] = last_ingestion_ts

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fill forward missing data within each case
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'PurchaseRequisitionId', class="hl-string">'EventTime'])
    df[[class="hl-string">'Department', class="hl-string">'RequisitionTotalAmount', class="hl-string">'UrgencyLevel']] = \
        df.groupby(class="hl-string">'PurchaseRequisitionId')[[class="hl-string">'Department', class="hl-string">'RequisitionTotalAmount', class="hl-string">'UrgencyLevel']].ffill().bfill()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure required columns exist and are in order
    final_columns = [
        class="hl-string">'PurchaseRequisitionId',
        class="hl-string">'ActivityName',
        class="hl-string">'EventTime',
        class="hl-string">'SourceSystemId',
        class="hl-string">'LastDataIngestionTimestamp',
        class="hl-string">'User',
        class="hl-string">'Department',
        class="hl-string">'RequisitionStatus',
        class="hl-string">'RequisitionTotalAmount',
        class="hl-string">'UrgencyLevel',
        class="hl-string">'ApprovalStep',
        class="hl-string">'ProcessingTime'
    ]
    for col in final_columns:
        if col not in df.columns:
            df[col] = None
    
    df = df[final_columns]

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Save to CSV
    df.to_csv(OUTPUT_FILENAME, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to {OUTPUT_FILENAME}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Kroky

Ověřte, že je v Power BI Desktop dostupný nativní konektor Microsoft Dynamics 365 Finance a že má uživatel oprávnění k potřebným datovým entitám, historii workflow, údajům o žádostech a souvisejícím údajům o objednávkách.
V Power BI Desktop vyberte možnost Get data, zvolte konektor Microsoft Dynamics 365 Finance a zadejte URL instance Dynamics 365 Finance. Přihlaste se účtem s oprávněním ke čtení požadovaných entit. Nahraďte [Your Dynamics 365 Finance instance URL] URL instance ve vašem prostředí.
V okně Navigator vyberte entity záhlaví a řádků žádostí o nákup, historii nebo sledování workflow, uživatelů a organizační struktury a entity objednávek potřebné pro vaše nasazení. Názvy entit a dostupná pole se v jednotlivých prostředích liší. Zkontrolujte metadata entit a nahraďte každý zástupný údaj v dotazu odpovídající entitou a polem dostupným ve vašem systému.
Načtěte vybrané entity do Power Query. Filtrujte data podle požadovaného právního subjektu nebo společnosti, typu dokumentu a období extrakce. Pro [Start date] a [End date] použijte parametry a ponechte záznamy, jejichž čas události spadá do vybraného období. Zahrňte také záznamy vytvořené před začátkem období, pokud v něm mají události workflow nebo uzavření, aby historie případů zůstala úplná.
Sjednoťte identifikátory a časová razítka. Identifikátor žádosti o nákup převeďte na text, všechna časová razítka nastavte na jednotné časové pásmo UTC nebo místní časové pásmo provozu a zachovejte přesnost zdrojových údajů. Zajistěte, aby identifikátor záhlaví žádosti byl uveden na každém řádku události. Pokud záznamy workflow obsahují pouze identifikátor korelace workflow, spojte je se záhlavím žádosti podle zdokumentované vazby nastavené ve vašem prostředí.
Vytvořte samostatný dotaz na události pro každou požadovanou aktivitu. Dotazy musí výslovně vracet řádky pro vytvoření žádosti, odeslání žádosti ke schválení, úpravu žádosti, zahájení kroku schvalování, schválení kroku schvalování, zamítnutí kroku schvalování, schválení žádosti, zamítnutí žádosti, stažení žádosti, vytvoření objednávky, uzavření řádku žádosti a uzavření žádosti. Nespoléhejte na to, že ProcessMind odvodí aktivitu ze změn stavu nebo pořadí událostí.
U úpravy žádosti použijte zdokumentovanou logiku stažení a opětovného odeslání z historie workflow. Po stažení následovaném pozdějším odesláním vytvořte událost úpravy s časem stažení nebo s časem úpravy uvedeným ve zdrojové entitě. Událost úpravy nevytvářejte pouze na základě změny stavu žádosti, pokud zdrojový systém tuto změnu výslovně nezaznamenává jako úpravu.
U událostí řádků a objednávek spojte řádky žádosti s řádky objednávky podle zdokumentované vazby ve zdroji. Pokud je záznam událostí založený na případech s identifikátorem PurchaseRequisitionId, seskupte události na úrovni řádků nebo je ponechte jako samostatné řádky se stejným identifikátorem případu. Jsou-li k dispozici, zachovejte identifikátory řádků v dalších sloupcích, přestože nejde o povinné atributy.
Přidejte požadované výstupní sloupce PurchaseRequisitionId, ActivityName, EventTime, SourceSystemId a LastDataIngestionTimestamp. Přidejte doporučené sloupce User, Department, RequisitionStatus, RequisitionTotalAmount, UrgencyLevel a ApprovalStep. Nedostupné hodnoty ponechte jako null, nevymýšlejte je. Pro SourceSystemId použijte jednotnou hodnotu, například Dynamics 365 Finance.
Spojte všechny dotazy na aktivity pomocí UNION ALL, odstraňte řádky bez identifikátoru případu nebo časového razítka události a seřaďte je podle PurchaseRequisitionId a EventTime. Duplicitní události ponechte, pokud představují samostatné úkoly workflow nebo různé řádky žádosti. Odstraňte je pouze tehdy, když je prokazatelné, že zdrojové záznamy jsou duplicitní extrakty.
Ověřte výsledný záznam událostí pomocí kontrol popsaných níže. Zkontrolujte, že každá požadovaná aktivita má výslovný řádek, časová razítka spadají do vybraného období a spojování neočekávaně nenásobí události.
Načtěte nebo exportujte výslednou tabulku do CSV nebo jiného formátu záznamu událostí podporovaného ProcessMind. Namapujte PurchaseRequisitionId jako identifikátor případu, ActivityName jako aktivitu a EventTime jako časové razítko události. SourceSystemId a LastDataIngestionTimestamp ponechte jako atributy události a zachovejte všechny dostupné doporučené atributy.

Konfigurace

Konektor a zdroj: V Power BI Desktop použijte nativní konektor Microsoft Dynamics 365 Finance. Nahraďte [Your Dynamics 365 Finance instance URL] URL prostředí. Názvy entit a polí ověřte v metadatech okna Navigator pro konkrétní nasazení.
Požadované entity: Vyberte entity záhlaví a řádků žádostí o nákup, sledování nebo historii workflow, záhlaví a řádků objednávek a uživatelů či organizační struktury potřebné pro doplnění údajů. Dokud nepotvrdíte přesné entity, ponechte zástupné údaje [Your entity name].
Období: Začněte daty za tři až šest měsíců. Zahrňte také historická záhlaví žádostí, u kterých v daném období nastaly události workflow, objednávky, uzavření řádku nebo uzavření žádosti.
Filtry společnosti a dokumentu: Podle potřeby filtrujte pomocí [Your company or legal entity filter] a [Your document type filter]. Ověřte, zda je identifikátor žádosti jedinečný globálně, nebo pouze v rámci společnosti.
Rozsah workflow: Zahrňte akce odeslání, stažení, opětovného odeslání, přiřazení úkolu, schválení, zamítnutí, odvolání, dokončení a zrušení. Namapujte akce a stavy workflow podle hodnot používaných ve vašem prostředí.
Význam událostí: Každá aktivita musí být zaznamenána jako samostatný řádek události. ProcessMind neodvozuje schválení, úpravu, uzavření ani převod z jiných řádků.
Práce s časovými razítky: Sjednoťte všechna časová razítka na jedno časové pásmo. Zdokumentujte, zda jsou zdrojová časová razítka uložená v UTC, nebo v místním čase provozu. Použijte zdrojové časové razítko s nejvyšší dostupnou přesností.
Přírůstková aktualizace: Při pravidelné extrakci použijte jako mezní hodnotu nejnovější čas změny ve zdroji nebo čas události a přidejte překryvné období, které zachytí opožděně doručené záznamy workflow. Před načtením výsledného záznamu událostí data z překryvného období porovnejte.
Výkon: Filtrujte zdrojové entity před jejich spojením, vybírejte pouze potřebné sloupce, nenačítejte zbytečné historické záznamy workflow a tam, kde je to podporováno, používejte skládání dotazů. Před spojením extrahujte samostatně záhlaví, řádky, události workflow a vazby na objednávky.
Oprávnění a předpoklady: Účet potřebuje přístup pro čtení k vybraným datovým entitám Dynamics 365 Finance a datům workflow. Ověřte, že jsou povolené příslušné funkce nákupu a workflow a že extrakci umožňují Power BI Desktop, konektor, případná konfigurace brány i bezpečnostní zásady organizace.
Měna a částky: Ověřte, v jaké měně je uvedena hodnota RequisitionTotalAmount. Pokud mohou žádosti obsahovat více měn, přidejte zdrojovou měnu jako další atribut a částky bez upozornění nepřevádějte.
Práce s prázdnými hodnotami: Doporučené atributy mohou zůstat prázdné, pokud zdroj hodnotu neukládá, její zobrazení omezuje zabezpečení nebo nelze určit vazbu. Před exportem ověřte povinné hodnoty identifikátoru případu, aktivity a časového razítka události.

Ukázkový dotaz sql

WITH
RequisitionHeader AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [CreatedDateTimeField] AS CreatedDateTime,
        [RequisitionStatusField] AS RequisitionStatus,
        [RequisitionTotalAmountField] AS RequisitionTotalAmount,
        [UrgencyLevelField] AS UrgencyLevel,
        [RequesterUserField] AS RequesterUser,
        [DepartmentField] AS Department
    FROM [Your requisition header entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
      AND [DocumentTypeField] = '[Your document type filter]'
),
WorkflowEvents AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [WorkflowEventTimestampField] AS EventTime,
        [WorkflowActionField] AS WorkflowAction,
        [WorkflowStatusField] AS WorkflowStatus,
        [ApprovalStepField] AS ApprovalStep,
        [WorkflowUserField] AS EventUser,
        [WorkflowCorrelationField] AS WorkflowCorrelation
    FROM [Your workflow history or workflow tracking entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
      AND [WorkflowEventTimestampField] >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND [WorkflowEventTimestampField] < CAST('[End date]' AS datetime2)
),
PurchaseOrderLinks AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [PurchaseRequisitionLineIdField] AS PurchaseRequisitionLineId,
        [PurchaseOrderIdField] AS PurchaseOrderId,
        [PurchaseOrderLineIdField] AS PurchaseOrderLineId,
        [PurchaseOrderCreatedDateTimeField] AS PurchaseOrderCreatedDateTime,
        [RequisitionLineClosedDateTimeField] AS RequisitionLineClosedDateTime
    FROM [Your requisition to purchase order relationship entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
),
RequisitionClosure AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [RequisitionClosedDateTimeField] AS RequisitionClosedDateTime
    FROM [Your requisition closure entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
),
Events AS (
    SELECT
        h.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Created' AS ActivityName,
        h.CreatedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM RequisitionHeader h
    WHERE h.CreatedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Submitted for Approval' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your submission action value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Amended' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your recall action value]')
      AND EXISTS (
          SELECT 1
          FROM WorkflowEvents w2
          WHERE w2.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
            AND w2.WorkflowAction IN ('[Your resubmission action value]')
            AND w2.EventTime > w.EventTime
      )

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Approval Step Started' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your approval task assigned action value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Approval Step Approved' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your approval action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your approved status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Approval Step Rejected' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your rejection action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your rejected status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Approved' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your workflow completion action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your final approved status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Rejected' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your workflow completion action value]', '[Your rejection action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your final rejected status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Withdrawn' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your withdrawal or cancellation action value]')

    UNION ALL

    SELECT
        p.PurchaseRequisitionId,
        'Purchase Order Created' AS ActivityName,
        p.PurchaseOrderCreatedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM PurchaseOrderLinks p
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = p.PurchaseRequisitionId
    WHERE p.PurchaseOrderCreatedDateTime >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND p.PurchaseOrderCreatedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)

    UNION ALL

    SELECT
        p.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Line Closed' AS ActivityName,
        p.RequisitionLineClosedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM PurchaseOrderLinks p
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = p.PurchaseRequisitionId
    WHERE p.RequisitionLineClosedDateTime >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND p.RequisitionLineClosedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)

    UNION ALL

    SELECT
        c.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Closed' AS ActivityName,
        c.RequisitionClosedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM RequisitionClosure c
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = c.PurchaseRequisitionId
    WHERE c.RequisitionClosedDateTime >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND c.RequisitionClosedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)
)
SELECT
    PurchaseRequisitionId,
    ActivityName,
    EventTime,
    SourceSystemId,
    LastDataIngestionTimestamp,
    [User],
    Department,
    RequisitionStatus,
    RequisitionTotalAmount,
    UrgencyLevel,
    ApprovalStep
FROM Events
WHERE PurchaseRequisitionId IS NOT NULL
  AND EventTime IS NOT NULL
ORDER BY PurchaseRequisitionId, EventTime, ActivityName;

Chcete začít?

Tato šablona obsahuje vše potřebné k zahájení zlepšování procesu Purchase to Pay: nákupní požadavky. Začněte ještě dnes odhalovat užitečné poznatky.

Zpět na průvodce zlepšováním

Stáhnout šablonu

Zrychlete schvalování žádostí v procesu Purchase to Pay

Odstraňte prodlevy a zkraťte dobu průchodu procesem v Dynamics 365 o 30 %.

Spusťte zkušební verzi

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.

Šablona dat pro proces Purchase to Pay: nákupní požadavky

Šablona dat pro proces Purchase to Pay: nákupní požadavky

Atributy procesu Purchase to Pay: nákupní požadavky

Aktivity procesu Purchase to Pay: nákupní požadavky

Průvodci získáním dat

Export pomocí Data Management Framework v Dynamics 365

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz sql

Skript Python využívající REST API OData v Dynamics 365

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz python

Extrakce pomocí nativního konektoru Microsoft Power BI

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz sql

Chcete začít?

Zrychlete schvalování žádostí v procesu Purchase to Pay