Šablona dat pro proces od nákupu po platbu, zpracování faktur
Šablona dat pro proces od nákupu po platbu, zpracování faktur
- Doporučené atributy pro podrobnou analýzu
- Hlavní aktivity, které je třeba sledovat během zpracování faktury
- Návod na extrakci dat z Microsoft Dynamics 365
Atributy procesu od nákupu po platbu, zpracování faktur
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Čas události
EventTime
|
Přesné časové razítko, které udává, kdy konkrétní aktivita nebo událost nastala. | ||
|
Popis
Čas události neboli časové razítko zaznamenává přesné datum a čas, kdy aktivita proběhla. Jde o důležitou součást záznamu událostí, která poskytuje časovou posloupnost potřebnou ke správnému seřazení aktivit a výpočtu jejich trvání. V analýze tvoří toto časové razítko základ všech časových ukazatelů. Používá se k výpočtu délky aktivit, doby mezi jednotlivými kroky, například doby schvalování, a celkové doby zpracování každé faktury. Umožňuje také analyzovat vývoj v čase.
Proč je to důležité
Toto časové razítko je nezbytné pro řazení událostí, výpočet dob průchodu a trvání i odhalování úzkých míst v procesu.
Kde data získat
Údaj pochází z různých polí data a času v několika tabulkách, například z polí createdDateTime nebo modifiedDateTime v tabulkách VendInvoiceInfoTable, VendTrans nebo v tabulkách historie workflow.
Příklady
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
|
|||
|
Číslo faktury
InvoiceNumber
|
Jedinečný identifikátor každé dodavatelské faktury, který slouží jako hlavní ID případu pro sledování jejího životního cyklu. | ||
|
Popis
Číslo faktury je jedinečný identifikátor, který propojuje všechny aktivity související s jednou dodavatelskou fakturou. Umožňuje sledovat její průchod od přijetí a zaevidování přes párování a schválení až po konečnou platbu. Tento atribut je pro analýzu process mining zásadní. Určuje případ a umožňuje rekonstruovat průběh zpracování každé faktury. Díky tomu lze vypočítat celkovou dobu průchodu, určit varianty procesu a analyzovat vlastnosti i výsledky jednotlivých faktur.
Proč je to důležité
Jde o nezbytné ID případu, které propojuje všechny související události a umožňuje analyzovat celý životní cyklus každé faktury.
Kde data získat
Tento údaj se obvykle nachází v hlavní tabulce dodavatelských faktur, například v poli Num tabulky VendInvoiceInfoTable.
Příklady
INV-10056773245-AUS-001-98432
|
|||
|
Název aktivity
ActivityName
|
Název konkrétní obchodní události nebo úkolu, který v daném okamžiku nastal během zpracování faktury. | ||
|
Popis
Název aktivity popisuje konkrétní krok nebo změnu stavu v procesu zpracování faktury, například „Faktura zaevidována“, „Faktura odeslána ke schválení“ nebo „Platba provedena“. Tento údaj je důležitý pro vytvoření mapy procesu a pochopení pořadí událostí. Jeho analýza ukazuje průběh procesu, odhaluje obvyklé cesty a upozorňuje na odchylky či úzká místa. Používá se k výpočtu doby mezi aktivitami, například od schválení po zaúčtování, a ke sledování četnosti konkrétních událostí, jako jsou zamítnutí nebo blokace plateb.
Proč je to důležité
Určuje kroky v mapě procesu, umožňuje vizualizovat jeho průběh a analyzovat přechody mezi jednotlivými aktivitami.
Kde data získat
Tento atribut se obvykle odvozuje z kombinace polí se stavem, typů transakcí nebo záznamů v protokolu změn v různých tabulkách Dynamics 365 souvisejících se zpracováním faktur.
Příklady
Faktura odeslána ke schváleníZjištěna nesrovnalost při párováníPlatba provedena
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
|
Časové razítko poslední aktualizace dat tohoto procesu ze zdrojového systému. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává, kdy byla datová sada naposledy získána a aktualizována z Microsoft Dynamics 365. Všechny záznamy v rámci jednoho načtení mají obvykle stejnou hodnotu. Díky této informaci uživatelé vědí, jak aktuální data analyzují. Poskytuje kontext pro posouzení aktuálnosti poznatků o procesech a pomáhá plánovat obnovování dat i ověřovat datové toky.
Proč je to důležité
Informuje uživatele o aktuálnosti dat, aby věděli, jak stará je analýza a kdy se očekává další aktualizace.
Kde data získat
Toto časové razítko vytvoří a přidá do datové sady proces extrakce dat nebo ETL při svém spuštění.
Příklady
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Systém, ze kterého byla data o událostech získána. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje zdrojovou aplikaci, ze které pocházejí data o aktivitách. V tomto procesu půjde obvykle o „Microsoft Dynamics 365“. V prostředí s více systémy, například s externím řešením OCR nebo pro digitalizaci dokumentů, toto pole pomáhá určit, kde jednotlivé kroky procesu probíhají. Zajišťuje přehled o původu dat a usnadňuje řešení problémů s jejich extrakcí.
Proč je to důležité
Poskytuje důležitý kontext o původu dat, který je potřebný pro jejich ověření a pochopení systémového prostředí procesu.
Kde data získat
Jde o statickou hodnotu „Microsoft Dynamics 365“, která se při transformaci dat přidává jako označení původu datové sady.
Příklady
Microsoft Dynamics 365
|
|||
|
Čas ukončení
EndTime
|
Přesné časové razítko označující dokončení konkrétní aktivity nebo události. | ||
|
Popis
Čas ukončení zaznamenává, kdy aktivita skončila. V kombinaci s časem zahájení (EventTime) umožňuje přesně vypočítat dobu trvání každého jednotlivého kroku. Tento atribut je nezbytný pro výpočet hodnoty „ProcessingTime“ u každé aktivity, což je důležitá metrika pro analýzu výkonnosti. Pomáhá přesně určit, které kroky procesu zabírají nejvíce času, a zaměřit zlepšování procesů tam, kde je potřeba. Lze například změřit přesnou dobu ručního kódování nebo schvalování.
Proč je to důležité
Umožňuje přímo vypočítat dobu zpracování aktivit, což je základ pro určení časově nejnáročnějších kroků procesu.
Kde data získat
Stejně jako StartTime pochází tento údaj z různých polí s datem a časem. U některých aktivit může jít o StartTime následující aktivity, jindy o konkrétní časové razítko dokončení.
Příklady
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
|
|||
|
Částka faktury
InvoiceAmount
|
Celková peněžní hodnota faktury. | ||
|
Popis
Tento atribut udává celkovou částku k úhradě uvedenou na faktuře dodavatele. Jde o základní finanční údaj každého případu. Částka faktury se běžně používá k členění dat a analýze. Může ukázat, zda faktury s vysokou hodnotou procházejí přísnějším schvalováním nebo se zpracovávají déle. V dashboardech slouží také k analýze počtu faktur podle hodnoty a lze ji agregovat pro výpočet celkových sledovaných výdajů.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat proces podle finanční hodnoty, zaměřit zlepšování procesů na faktury s vysokou hodnotou a lépe porozumět faktorům ovlivňujícím náklady.
Kde data získat
Údaj najdete v tabulce záhlaví faktury, například VendInvoiceInfoTable, v poli jako InvoiceAmount nebo Amount.
Příklady
1500.00250.7512500.50
|
|||
|
Číslo dodavatele
VendorNumber
|
Jedinečný identifikátor dodavatele, který vystavil fakturu. | ||
|
Popis
Číslo dodavatele je kód, který jednoznačně identifikuje dodavatele v kmenových datech. Propojuje fakturu s konkrétním dodavatelem a umožňuje analyzovat proces z jeho pohledu. Tento atribut je nezbytný pro členění dat o procesu podle dodavatele. Pomáhá odpovědět například na otázky: „U kterých dodavatelů trvá schválení nejdéle?“ nebo „Vyskytují se u některých dodavatelů častěji nesrovnalosti při párování?“ Analýza výkonnosti podle dodavatelů může odhalit příležitosti ke spolupráci s nimi a ke zlepšování procesů.
Proč je to důležité
Umožňuje filtrovat data a hledat hlavní příčiny podle dodavatele. Pomáhá tak odhalit problémy s výkonností nebo vzorce spojené s konkrétními dodavateli.
Kde data získat
Tento údaj se obvykle nachází v záhlaví tabulky faktur dodavatelů, například VendInvoiceInfoTable, která je propojena s hlavními kmenovými daty dodavatelů v tabulce VendTable.
Příklady
V-1001V-2050V-8342
|
|||
|
Číslo objednávky
PurchaseOrderNumber
|
Identifikátor objednávky (PO), ke které se faktura vztahuje. | ||
|
Popis
Číslo objednávky propojuje fakturu s původním nákupním dokladem. Je důležité při dvoustranném nebo třístranném párování faktury, objednávky a příjemky. Tento atribut umožňuje porovnat faktury s objednávkou a bez ní, které často procházejí odlišnými procesními cestami. Pomáhá vyhodnotit účinnost párování, zkoumat nesrovnalosti a měřit podíl faktur s objednávkou zpracovaných bez ručního zásahu.
Proč je to důležité
Rozlišuje faktury s objednávkou od faktur bez ní. Tento rozdíl zásadně ovlivňuje průběh procesu a je důležitý pro analýzu párování.
Kde data získat
Údaj se nachází v tabulce záhlaví faktury, například VendInvoiceInfoTable, často v poli PurchId.
Příklady
PO-001234PO-005678PO-009101
|
|||
|
Datum splatnosti faktury
PaymentDueDate
|
Datum, do kterého má být faktura zaplacena podle dohodnutých platebních podmínek. | ||
|
Popis
Datum splatnosti faktury se vypočítá podle data vystavení faktury a platebních podmínek dodavatele. Představuje smluvní termín úhrady. Toto datum je důležité pro měření finanční výkonnosti a řízení vztahů s dodavateli. Slouží jako základ pro výpočet KPI „Podíl včasných plateb“, který porovnává splatnost se skutečným datem provedení platby. Analýza pomáhá odhalit systémové příčiny opožděných plateb, které mohou poškodit vztahy s dodavateli nebo vést ke ztrátě slev za včasnou úhradu.
Proč je to důležité
Slouží jako základ pro měření včasnosti plateb, což je důležitý KPI pro finanční zdraví organizace a vztahy s dodavateli.
Kde data získat
Toto datum často vypočítává systém a ukládá je do tabulky transakcí dodavatelů, například VendTrans, na základě data faktury a platebních podmínek.
Příklady
2023-05-152023-06-302023-07-20
|
|||
|
Stav faktury
InvoiceStatus
|
Aktuální stav faktury v okamžiku extrakce dat. | ||
|
Popis
Stav faktury označuje její aktuální fázi v průběhu zpracování, například „Čeká na schválení“, „Schváleno“, „Zaúčtováno“ nebo „Zaplaceno“. Ukazuje, jak zpracování faktury právě pokračuje. Tento atribut se používá především k tvorbě provozních dashboardů, které zobrazují aktuální pracovní zátěž a nevyřízené položky. Manažeři díky němu vidí, kolik faktur se nachází v jednotlivých fázích procesu, a mohou podle toho plánovat zdroje a sledovat provoz. Je důležitý pro dashboard „Průchodnost a stav zpracování faktur“.
Proč je to důležité
Poskytuje přehled o aktuálním stavu všech faktur. Je důležitý pro sledování provozu, řízení pracovní zátěže a odhalování aktuálních úzkých míst.
Kde data získat
Obvykle se odvozuje z polí se stavem v hlavní tabulce faktur, například VendInvoiceInfoTable.
Příklady
Čeká na schváleníZaúčtovánoZaplaceno
|
|||
|
Uživatel
User
|
ID uživatele nebo jméno osoby, která provedla danou aktivitu. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje zaměstnance nebo systémového uživatele odpovědného za konkrétní krok procesu. U automatizovaných kroků může jít o systémový nebo servisní účet. Analýza procesu podle uživatele pomáhá porozumět rozložení pracovní zátěže, určit potřebu školení a porovnat výkonnost jednotlivců nebo týmů. Je důležitá také při analýze opakované práce, kdy se úkoly předávají mezi uživateli, a při zkoumání rozdílů v tom, jak jednotliví uživatelé provádějí stejný úkol.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat výkonnost a pracovní zátěž podle uživatele nebo týmu a pomáhá odhalit míru automatizace i příčiny opakované práce.
Kde data získat
Údaj pochází z polí s ID uživatele v tabulkách transakcí nebo historie workflow, například z polí createdby nebo modifiedby. Může být uložen také v tabulkách pro sledování workflow.
Příklady
j.doea.smithAX_Admin
|
|||
|
Celková doba zpracování
TotalCycleTime
|
Celková doba zpracování jedné faktury od jejího přijetí až po zaplacení. | ||
|
Popis
Celková doba zpracování měří, jak dlouho faktura prochází celým procesem. Vypočítá se jako časový rozdíl mezi první aktivitou, například „Zaevidování faktury“, a poslední aktivitou, například „Provedení platby“, pro dané číslo faktury. Jde o hlavní KPI pro měření celkové efektivity procesu. Poskytuje souhrnný přehled o výkonnosti a používá se v dashboardu „Celková doba zpracování faktury“. Analýza trendů a členění podle atributů, jako je dodavatel nebo částka, pomáhají odhalit obecné příležitosti ke zlepšení.
Proč je to důležité
Jde o hlavní souhrnný KPI pro rychlost a efektivitu procesu, který shrnuje průběh zpracování každé faktury.
Kde data získat
Vypočítává se na úrovni případu v nástroji process mining nebo při přípravě dat. Jde o časový rozdíl mezi časovými razítky první a poslední události pro každé CaseId.
Příklady
P15DP22DT5H30MP7D
|
|||
|
Důvod blokace platby
PaymentBlockReason
|
Kód důvodu, který vysvětluje, proč byla platba faktury zablokována. | ||
|
Popis
Blokace platby brání úhradě faktury. Tento atribut zaznamenává důvod blokace, obvykle standardizovaný kód vybraný uživatelem, například „Sporné poplatky“ nebo „Čeká se na příjem zboží“. Tento atribut je důležitý pro dashboard „Četnost a délka blokací plateb“. Analýza nejčastějších důvodů blokací pomáhá odhalit příčiny problémů v procesu P2P. Jejich odstranění může výrazně zkrátit prodlevy v platbách a zlepšit vztahy s dodavateli.
Proč je to důležité
Vysvětluje, proč jsou platby záměrně odloženy, a pomáhá odhalit a řešit problémy v předchozích krocích, které blokace způsobují.
Kde data získat
Obvykle jde o pole v záznamu transakce dodavatele nebo faktury, které souvisí se stavem blokace platby. Hledejte například v tabulce VendTrans.
Příklady
Spor o kvalituČeká se na dobropisRuční blokace
|
|||
|
Důvod zamítnutí
RejectionReason
|
Důvod, který schvalovatel uvedl při zamítnutí faktury. | ||
|
Popis
Když je faktura během schvalovacího workflow zamítnuta, schvalovatel obvykle uvede důvod. Tento atribut zachycuje jeho vysvětlení, které může mít podobu předem definovaného kódu nebo volného textu. Tento atribut je důležitý pro dashboard „Analýza zamítnutých faktur“. Pomáhá pochopit hlavní příčiny zamítnutí, například „Nesprávné číslo objednávky“, „Duplicitní faktura“ nebo „Nesoulad ceny“. Analýza důvodů pomáhá určit, jaká opatření přijmout ke snížení počtu zamítnutí.
Proč je to důležité
Ukazuje, proč jsou faktury zamítány, a umožňuje cíleně omezit opakovanou práci a zvýšit podíl správně vyřízených faktur hned napoprvé.
Kde data získat
Obvykle se nachází v komentářích nebo protokolech historie tabulek pro zpracování workflow.
Příklady
Nesprávné množstvíDuplicitní fakturaPřekročen limit pro schválení
|
|||
|
Je automatizováno
IsAutomated
|
Příznak určující, zda aktivitu provedl automaticky systém, nebo uživatel. | ||
|
Popis
Tento booleovský atribut (true/false) rozlišuje události provedené systémem od ručních úkolů uživatele. Například párování faktury může být automatizované, zatímco řešení nesrovnalostí probíhá ručně. Analýza tohoto atributu pomáhá určit míru automatizace procesu. Umožňuje měřit výsledky automatizace, odhalit zbývající ruční úzká místa a najít další příležitosti k automatizaci, která může zvýšit efektivitu a omezit chyby.
Proč je to důležité
Pomáhá měřit míru automatizace procesu, odhalovat ruční úzká místa a hledat příležitosti ke zvýšení efektivity.
Kde data získat
Obvykle se odvozuje z atributu „Uživatel“. Pokud jde o známý systémový nebo servisní účet, nastaví se příznak na true.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Kód společnosti
CompanyCode
|
Identifikátor právního subjektu nebo společnosti v organizaci, která fakturu zpracovává. | ||
|
Popis
Kód společnosti označuje konkrétní právní subjekt, který za fakturu finančně odpovídá. V organizaci s více společnostmi jde o důležitý údaj pro finanční členění. Tento atribut umožňuje filtrovat procesní analýzu podle právního subjektu nebo porovnávat jednotlivé subjekty. Může ukázat, zda se výkonnost procesu, pravidla nebo úzká místa týkají jen některých společností ve skupině, a podpořit cílené zlepšování procesů.
Proč je to důležité
Umožňuje členit analýzu procesu podle právního subjektu, což je důležité zejména pro velké organizace s více společnostmi.
Kde data získat
Jde o standardní pole ve většině finančních tabulek Dynamics 365, často označované jako DataAreaId.
Příklady
USMFDEMFGBSI
|
|||
|
Měna faktury
InvoiceCurrency
|
Kód měny, ve které je uvedena částka faktury, například USD nebo EUR. | ||
|
Popis
Měna faktury určuje, v jaké měně je uvedena její částka. Tento údaj je důležitý pro nadnárodní organizace, které spolupracují s dodavateli z různých zemí. Poskytuje potřebný kontext k částce faktury a používá se při filtrování a tvorbě reportů, zejména v globálním provozu. Pomáhá správně interpretovat finanční hodnoty a umožňuje analýzu podle měny nebo jejich přepočet na jednotnou měnu pro reporting.
Proč je to důležité
Poskytuje potřebný kontext pro finanční částky a umožňuje správně interpretovat a analyzovat hodnoty faktur v různých regionech.
Kde data získat
Nachází se v tabulce záhlaví faktury vedle částky, například v poli CurrencyCode tabulky VendInvoiceInfoTable.
Příklady
USDEURGBP
|
|||
|
Oddělení
Department
|
Nákladové středisko nebo oddělení, kterému jsou přiřazeny náklady na faktuře. | ||
|
Popis
Oddělení označuje organizační jednotku nebo nákladové středisko odpovědné za výdaj uvedený na faktuře. Obvykle se určuje při kódování faktury. Analýza procesu podle oddělení pomáhá porozumět rozdílům ve výdajích, době schvalování a dodržování pravidel. Ukáže, která oddělení mají nejvíce výjimek u faktur nebo nejdelší schvalovací cykly. Na základě těchto zjištění lze cíleně komunikovat a plánovat školení.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat náklady a procesy podle oddělení a odhalit rozdíly ve výkonnosti a dodržování pravidel napříč organizací.
Kde data získat
Údaj pochází z finančních dimenzí propojených s řádky nebo záhlavím faktury. Je třeba načíst související datové struktury dimenzí.
Příklady
ProdejMarketingProvoz IT
|
|||
|
Platba včas
IsOnTimePayment
|
Vypočítaný příznak určující, zda byla faktura zaplacena v den splatnosti nebo dříve. | ||
|
Popis
Tento booleovský atribut se odvozuje porovnáním časového razítka aktivity „Provedení platby“ s datem splatnosti faktury. Pokud datum platby připadá na den splatnosti nebo před něj, hodnota je true, jinak false. Atribut přímo podporuje KPI „Podíl včasných plateb“ a dashboard „Dodržování platebních podmínek“. Zjednodušuje analýzu tím, že u každé faktury poskytuje jednoznačný výsledek. Snadno tak vyfiltrujete opožděné platby a můžete zkoumat jejich příčiny podle dodavatele, oddělení nebo země.
Proč je to důležité
Přímo měří dodržování platebních podmínek a zjednodušuje výpočet KPI podílu včasných plateb i související analýzy.
Kde data získat
Tento atribut se vypočítává při transformaci dat podle pravidla: (časové razítko aktivity „Provedení platby“) <= (datum splatnosti faktury).
Příklady
truefalse
|
|||
|
Platební podmínky
PaymentTerms
|
Dohodnuté platební podmínky s dodavatelem, například „Net 30“ nebo „2% 10, Net 30“. | ||
|
Popis
Platební podmínky určují dohodnuté podmínky úhrady dodavateli, včetně lhůty a případných slev. Údaj obvykle pochází z kmenových dat dodavatele nebo z objednávky. Poskytuje důležitý kontext pro datum splatnosti faktury a KPI podílu včasných plateb. Analýza souvislosti mezi konkrétními platebními podmínkami a opožděnými platbami může odhalit provozní problémy. Pomáhá také s finančním plánováním a efektivním řízením pracovního kapitálu.
Proč je to důležité
Doplňuje kontext k datům splatnosti a pomáhá analyzovat finanční dopad načasování plateb i míru využití slev.
Kde data získat
Tento údaj je uložen v kmenových datech dodavatele (VendTable) a kopíruje se do transakčních tabulek, například VendInvoiceInfoTable.
Příklady
Net 30Net 602% 10, Net 30
|
|||
|
Typ nesrovnalosti
MatchingDiscrepancyType
|
Zařazuje typ nesouladu zjištěného při párování faktury a objednávky. | ||
|
Popis
Pokud při dvoustranném nebo třístranném párování vznikne nesrovnalost, tento atribut určuje její typ, například „Nesoulad ceny“, „Nesoulad množství“ nebo „Chybějící příjemka“. Tato data jsou základem dashboardu „Doba řešení nesrovnalostí při párování“. Analýza četnosti jednotlivých typů nesrovnalostí pomáhá odhalit hlavní příčiny neúspěšného párování. Častý nesoulad cen může například ukazovat na zastaralá kmenová data, zatímco nesoulad množství může souviset s problémy při dodání.
Proč je to důležité
Zařazuje neúspěšná párování podle typu, což umožňuje hledat jejich příčiny, snížit počet nesrovnalostí a zvýšit podíl zpracování bez ručního zásahu.
Kde data získat
Údaj může být uložen ve vyhrazené tabulce pro párování nebo výjimky. Případně jej bude třeba odvodit ze stavových zpráv nebo komentářů ve workflow.
Příklady
Nesoulad cenyNesoulad množstvíChybějící příjemka
|
|||
Aktivity procesu od nákupu po platbu, zpracování faktur
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Faktura odeslána ke schválení
|
Tato aktivita označuje formální odeslání faktury do workflow ke kontrole a schválení. Modul workflow v Dynamics 365 tuto událost odeslání zaznamenává přímo. | ||
|
Proč je to důležité
Tento okamžik je začátkem měření celého schvalovacího cyklu. Pomáhá zjistit, jak dlouho faktury čekají, než se schvalování vůbec zahájí, a slouží jako výchozí bod pro KPI související se schvalováním.
Kde data získat
Jde o výslovně zaznamenanou událost v tabulkách historie workflow, například WorkflowTrackingStatusTable, která nastane při odeslání faktury do workflow.
Zachycení
Časové razítko vytvoření záznamu o odeslání do workflow v historii workflow.
Typ události
explicit
|
|||
|
Faktura schválena
|
Označuje konečné schválení faktury ve workflow, které ji opravňuje k zaúčtování a zaplacení. Modul workflow tuto událost zaznamená přímo po dokončení schvalování. | ||
|
Proč je to důležité
Tento důležitý milník uzavírá schvalovací proces. Doba od události „Faktura odeslána ke schválení“ do tohoto okamžiku měří efektivitu schvalování a pomáhá odhalit úzká místa.
Kde data získat
Jde o výslovně zaznamenanou událost v tabulkách historie workflow, například WorkflowTrackingStatusTable, která nastane při změně stavu workflow na „Approved“.
Zachycení
Časové razítko záznamu stavu „Approved“ v historii workflow.
Typ události
explicit
|
|||
|
Faktura spárována s objednávkou
|
Označuje úspěšné dokončení párování, při kterém se údaje na faktuře shodují s objednávkou a informacemi o příjmu zboží. Událost se odvozuje ze změny stavu párování faktury na „Passed“. | ||
|
Proč je to důležité
Úspěšné párování je důležitým milníkem u faktur navázaných na objednávku. Před platbou potvrzuje správnost účtované částky. Je také zásadní pro sledování efektivity párování a míry automatizace.
Kde data získat
Odvozuje se ze změny pole stavu párování v záhlaví nebo řádcích dodavatelské faktury, například v tabulce VendInvoiceInfoTable, na hodnotu „Passed“ nebo „Successfully Matched“.
Zachycení
Časové razítko změny stavu párování na „Passed“ v podrobnostech ověření faktury.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura zaevidována
|
Jde o první záznam faktury v systému, který vytvoří předběžný záznam ještě před zpracováním všech údajů. Aktivita se zaznamená při vytvoření nového záznamu v deníku evidence dodavatelských faktur. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita označuje oficiální začátek zpracování faktury. Měření doby od tohoto okamžiku ukazuje celkovou dobu zpracování a pomáhá odhalit zpoždění v počátečních fázích.
Kde data získat
Jde o výslovně zaznamenanou událost při vytvoření záznamu v evidenci dodavatelských faktur, obvykle v tabulce VendInvoiceRegisterJournalTable nebo v podobné tabulce nevyřízených faktur.
Zachycení
Časové razítko vytvoření záznamu v deníku evidence dodavatelských faktur.
Typ události
explicit
|
|||
|
Faktura zaúčtována
|
Jde o formální účetní událost, při které se schválená faktura zaúčtuje do hlavní knihy a vznikne závazek. Systém tuto transakční událost zaznamená přímo. | ||
|
Proč je to důležité
Zaúčtování je posledním krokem před platbou a důležitým bodem finanční kontroly. Doba od „Faktura schválena“ do „Faktura zaúčtována“ měří efektivitu závěrečných účetních kroků.
Kde data získat
Jde o výslovně zaznamenanou událost při vytvoření zaúčtované dodavatelské transakce v tabulkách, jako jsou VendTrans, GeneralJournalEntry a související záznamy LedgerEntry.
Zachycení
Časové razítko vytvoření záznamu v tabulce dodavatelských transakcí (VendTrans).
Typ události
explicit
|
|||
|
Platba provedena
|
Jde o závěrečnou aktivitu, při které se zaúčtuje platební deník, provede platba a vyrovná faktura. Tato transakční událost se zaznamená přímo a uzavírá životní cyklus faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita označuje úspěšné dokončení procesu od faktury po platbu. Slouží jako základ pro měření „Míry včasných plateb“ a celkové doby průchodu procesem.
Kde data získat
Jde o výslovně zaznamenanou událost při zaúčtování platebního deníku. Informace o vyrovnání se ukládají do tabulek, jako je VendSettlement, které propojují platbu s fakturou.
Zachycení
Časové razítko zaúčtování platebního deníku, který vyrovnává dodavatelskou transakci.
Typ události
explicit
|
|||
|
Blokace platby nastavena
|
Tato aktivita nastane, když je faktura pozastavena a nelze ji zaplatit. Zaznamená se při změně pole blokace platby nebo pozastavení v záznamu zaúčtované faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Blokace plateb jsou jednou z hlavních příčin pozdních plateb. Analýza toho, kdy a proč se nastavují, je důležitá pro zlepšení včasnosti plateb a vztahů s dodavateli.
Kde data získat
Odvozuje se ze změny pole pozastavení nebo blokace platby v zaúčtované dodavatelské transakci (VendTrans). Časové razítko lze získat z protokolu změn.
Zachycení
Časové razítko aktualizace, která nastaví pole blokace platby v dodavatelské transakci.
Typ události
inferred
|
|||
|
Blokace platby zrušena
|
Označuje zrušení pozastavení platby, po kterém může faktura pokračovat k naplánování platby. Zaznamená se při vymazání pole blokace platby nebo při změně jeho hodnoty na stav bez blokace. | ||
|
Proč je to důležité
Měří dobu potřebnou k vyřešení problémů, kvůli kterým byla platba pozastavena. Dlouhá doba mezi nastavením a zrušením blokace ukazuje na neefektivní řešení problémů.
Kde data získat
Odvozuje se ze změny, která vymaže pole pozastavení nebo blokace platby v zaúčtované dodavatelské transakci (VendTrans). Časové razítko lze získat z protokolu změn.
Zachycení
Časové razítko aktualizace, která vymaže pole blokace platby v dodavatelské transakci.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura zamítnuta
|
Označuje zamítnutí faktury schvalovatelem. Proces se zastaví a faktura se obvykle vrátí k opravě. Modul workflow tuto událost zamítnutí zaznamená přímo. | ||
|
Proč je to důležité
Sledování zamítnutí pomáhá vyčíslit opakovanou práci a odhalit časté příčiny, například nesprávné zaúčtování na účty nebo porušení pravidel. Přímo tak podporuje KPI „Míra zamítnutí faktur“.
Kde data získat
Jde o výslovně zaznamenanou událost v tabulkách historie workflow, například WorkflowTrackingStatusTable, která nastane při změně stavu workflow na „Rejected“ nebo „Canceled“.
Zachycení
Časové razítko záznamu stavu „Rejected“ v historii workflow.
Typ události
explicit
|
|||
|
Faktura zaúčtována na účty
|
Tato aktivita označuje přiřazení účtů hlavní knihy k řádkům faktury. Obvykle se odvozuje z vytvoření nebo dokončení rozúčtování na účty hlavní knihy propojeného s fakturou. | ||
|
Proč je to důležité
Účtování na účty je důležitým krokem pro správnost finančních údajů. Měření doby potřebné k zaúčtování faktur pomáhá odhalit úzká místa při účetní kontrole a sledovat KPI „Průměrná doba od zadání údajů po zaúčtování na účty“.
Kde data získat
Odvozuje se z vytvoření a ověření záznamů v tabulkách účetního rozúčtování, například AccountingDistribution, které souvisejí s nevyřízenou dodavatelskou fakturou.
Zachycení
Časové razítko uložení a ověření účetního rozúčtování faktury.
Typ události
inferred
|
|||
|
Nesrovnalost při párování vyřešena
|
Označuje vyřešení dříve zjištěné nesrovnalosti při párování, po kterém může faktura pokračovat v procesu. Odvozuje se z úspěšného opakovaného spárování faktury se stavem „Failed“ nebo z ručního obejití kontroly. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita uzavírá dílčí proces řešení nesrovnalosti. Doba mezi událostmi „Zjištěna nesrovnalost při párování“ a touto událostí je důležitým KPI pro měření efektivity řešení.
Kde data získat
Odvozuje se z úspěšného párování („Faktura spárována s objednávkou“), které následuje po události „Zjištěna nesrovnalost při párování“ u stejné faktury.
Zachycení
Najděte časové razítko stavu párování „Passed“, které následuje po časovém razítku stavu „Failed“.
Typ události
inferred
|
|||
|
Platba naplánována
|
Tato aktivita nastane, když je zaúčtovaná faktura zařazena do návrhu platby nebo platebního deníku, ale platba ještě nebyla provedena. Jde o výslovně zaznamenaný úkon, při kterém se vytvoří řádek platebního deníku. | ||
|
Proč je to důležité
Tento krok označuje přechod od závazků k provozu oddělení Treasury. Jeho analýza může odhalit zpoždění mezi zaúčtováním faktury a zahájením platby.
Kde data získat
Jde o výslovně zaznamenanou událost při vytvoření řádku v platebním deníku (LedgerJournalTrans), který vyrovnává zaúčtovanou dodavatelskou transakci.
Zachycení
Časové razítko vytvoření řádku platebního deníku, který odkazuje na fakturu.
Typ události
explicit
|
|||
|
Údaje o faktuře zadány
|
Označuje dokončení zadávání údajů o faktuře včetně údajů v záhlaví a řádků, než je faktura odeslána k párování nebo schválení. Tato aktivita se často odvozuje ze změny stavu z „nová“ nebo „zaevidovaná“ na „připravena ke zpracování“. | ||
|
Proč je to důležité
Sledováním této aktivity změříte efektivitu zadávání dat, ať už probíhá ručně, nebo automaticky pomocí OCR. Zpoždění v této fázi se může promítnout do celého procesu.
Kde data získat
Odvozuje se ze změn stavu záznamu nevyřízené dodavatelské faktury, například v tabulce VendInvoiceInfoTable. Událost nastane, když jsou vyplněna všechna povinná pole a faktura je připravena k dalšímu kroku.
Zachycení
Zjištění změny stavu v tabulce nevyřízených faktur, která označuje dokončení zadávání údajů.
Typ události
inferred
|
|||
|
Zjištěna nesrovnalost při párování
|
Tato aktivita nastane, když párování faktury selže kvůli nesouladu mezi fakturou, objednávkou nebo příjmem zboží. Zaznamená se při nastavení stavu párování faktury na „Failed“ nebo „Discrepancy“. | ||
|
Proč je to důležité
Zjištění, kdy a proč nesrovnalosti vznikají, je důležité pro KPI „Míra nesrovnalostí při párování“. Tato aktivita označuje začátek jejich řešení, které často způsobuje výrazná zpoždění.
Kde data získat
Odvozuje se ze změny pole stavu párování dodavatelské faktury, například v tabulce VendInvoiceInfoTable, na hodnotu „Failed“. Důvod selhání se často zaznamenává také.
Zachycení
Časové razítko změny stavu párování na „Failed“ nebo „Discrepancy“.
Typ události
inferred
|
|||
Návody k extrakci dat
Chcete začít?
Pomocí této šablony můžete začít s process miningem a získat přehled, který vám pomůže zpracovávat faktury rychleji a přesněji. Začněte zlepšovat svůj provoz ještě dnes.
Začněte zlepšovat proces od nákupu po platbu, zpracování faktur
Odhalte neefektivity a zkraťte dobu zpracování faktur o 30 % nebo více.
Kreditní kartu nepotřebujete. Začít můžete během několika minut.