Šablona dat pro zpracování přijatých faktur
Šablona dat pro zpracování přijatých faktur
- Doporučené atributy ke sběru
- Důležité aktivity ke sledování
- Návod k extrakci dat
Atributy zpracování přijatých faktur
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Aktivita
Activity
|
Název konkrétního obchodního kroku nebo události, ke které došlo během zpracování faktury. | ||
|
Popis
Tento atribut popisuje jednotlivý úkol nebo změnu stavu v procesu závazků, například „Faktura předběžně zaúčtována“, „Faktura předána ke schválení“ nebo „Faktura vyrovnána platbou“. Tyto aktivity tvoří základ mapy procesu a obvykle se získávají z protokolů změn, polí stavu nebo protokolů workflow v SAP. Analýza pořadí a délky trvání těchto aktivit je základem process mining. Pomáhá znázornit tok procesu, odhalit úzká místa mezi kroky, měřit četnost opakovaného zpracování a porovnat skutečný průběh se standardními postupy. Podrobnost definovaných aktivit přímo ovlivňuje hloubku získaných poznatků.
Proč je to důležité
Aktivity tvoří základ mapy procesu. Umožňují znázornit tok procesu, odhalit úzká místa a analyzovat odchylky.
Kde data získat
Odvozuje se z kódů transakcí (BKPF-TCODE), protokolů workflow (SWW_WI2OBJ) nebo protokolů změn (tabulky CDHDR/CDPOS) podle změn dokladů faktur.
Příklady
Vytvoření účetního dokladu fakturyFaktura schválenaFaktura vyrovnána platbouBlokace platby nastavena
|
|||
|
Čas události
EventTime
|
Přesné datum a čas, kdy došlo ke konkrétní aktivitě nebo události. | ||
|
Popis
Čas události je časová značka přiřazená ke každé aktivitě v procesu. Je nezbytná pro chronologické seřazení událostí i veškerou časovou analýzu. V SAP jsou tyto údaje často uložené v polích vytvoření, například BKPF-CPUDT, nebo v tabulkách protokolů změn, například CDHDR-UDATE a CDHDR-UTIME. Tento atribut je nezbytný pro výpočet důležitých ukazatelů, jako jsou doba průchodu, doba zpracování a čekání mezi aktivitami. Umožňuje analyzovat výkonnost procesu v čase, pomáhá zjistit, kdy vznikají úzká místa, a slouží ke kontrole dodržování dohod o úrovni služeb (SLA) nebo platebních podmínek.
Proč je to důležité
Tato časová značka je nezbytná pro výpočet všech ukazatelů založených na délce trvání, včetně doby průchodu a úzkých míst, a tvoří základ analýzy výkonnosti.
Kde data získat
Z tabulek SAP, například BKPF (CPUDT/CPUTM pro vytvoření) nebo CDHDR (UDATE/UTIME pro změny).
Příklady
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
|
|||
|
Faktura
InvoiceNumber
|
Jedinečný identifikátor každého dokladu faktury, který slouží jako hlavní ID případu pro sledování cesty faktury od přijetí po úhradu. | ||
|
Popis
Číslo faktury je složený klíč, který se v SAP obvykle skládá z kódu společnosti (BUKRS), čísla dokladu (BELNR) a fiskálního roku (GJAHR). Tato jedinečná kombinace umožňuje rozlišit každou fakturu v celém systému. V process mining je tento atribut zásadní. Propojuje všechny související události a aktivity, například vytvoření, zaúčtování, schválení a platbu, do jedné instance procesu. Analýza podle faktury poskytuje úplný pohled na její životní cyklus od začátku do konce. To je nezbytné pro výpočet doby zpracování, identifikaci variant a pochopení opakovaného zpracování.
Proč je to důležité
Jde o základní ID případu, které propojuje všechny aktivity související s fakturou a umožňuje analyzovat celý proces závazků pro každou fakturu od začátku do konce.
Kde data získat
Vytváří se z polí BUKRS, BELNR a GJAHR v tabulce BKPF (hlavička účetního dokladu) systému SAP.
Příklady
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
|
|||
|
Číslo objednávky
PurchaseOrderNumber
|
Identifikátor objednávky, ke které se faktura vztahuje. | ||
|
Popis
Číslo objednávky propojuje fakturu s procesem nákupu. U faktur navázaných na objednávku je toto propojení nezbytné pro třícestné párování objednávky, příjmu zboží a faktury. Tento atribut je důležitý pro dashboard „Výkonnost párování objednávek a příjmů zboží“. Přítomnost objednávky a její spárování pomáhají rozlišit různé typy faktur, tedy s objednávkou a bez ní, a měřit efektivitu párování. Zpoždění v této oblasti často způsobují úzká místa procesu.
Proč je to důležité
Propojuje fakturu s procesem nákupu a umožňuje analyzovat faktury s objednávkou i bez ní a efektivitu třícestného párování.
Kde data získat
Z pole EBELN v tabulce BSEG (pro faktury FI) nebo RSEG (pro faktury MM) systému SAP.
Příklady
450001712345000175894500018330
|
|||
|
Datum splatnosti faktury
InvoiceDueDate
|
Vypočtené datum, do kterého je třeba fakturu uhradit podle platebních podmínek. | ||
|
Popis
Datum splatnosti faktury určuje termín, do kterého je třeba dodavateli zaplatit, aby byly dodrženy dohodnuté podmínky. V SAP často nejde o jedno uložené pole, ale o datum vypočtené podle výchozího data (BSEG-ZFBDT) a platebních podmínek (BSEG-ZTERM) přiřazených k faktuře. Toto datum je důležité pro dashboard „Dodržování platebních podmínek a slevy“. Používá se k výpočtu KPI, jako je míra opožděných plateb, a k odhalení faktur, u kterých hrozí pozdní úhrada. Analýza podle tohoto data pomáhá určit priority práce a zlepšit vztahy s dodavateli.
Proč je to důležité
Toto datum je důležité pro sledování dodržování platebních podmínek, výpočet KPI opožděných plateb a využití slev za včasnou úhradu.
Kde data získat
Odvozuje se z výchozího data pro výpočet splatnosti (BSEG-ZFBDT) a klíče platebních podmínek (BSEG-ZTERM).
Příklady
2023-10-312023-11-152024-01-10
|
|||
|
Důvod blokace platby
PaymentBlockReason
|
Kód označující, proč je faktura blokována pro platbu. | ||
|
Popis
Pokud je na faktuře nesrovnalost nebo se kontroluje, lze nastavit blokaci platby, aby nebyla zařazena do platebního běhu. Tento atribut uvádí důvod blokace, například nesoulad v množství nebo rozdíl v ceně. Tyto informace jsou důležité pro analýzu výjimek. Pomáhají zařadit hlavní příčiny zpoždění plateb a opakovaného zpracování a podporují dashboard „Analýza výjimek a nesrovnalostí“. Přehled nejčastějších důvodů blokací umožňuje cíleně zlepšovat procesy a omezovat výjimky.
Proč je to důležité
Uvádí hlavní příčinu zpoždění plateb a umožňuje cílenou analýzu, která pomáhá omezit výjimky, opakované zpracování a dobu zpracování faktur.
Kde data získat
Z pole ZLSPR v tabulce BSEG (položka účetního dokladu) systému SAP.
Příklady
RIA
|
|||
|
Hrubá částka faktury
InvoiceGrossAmount
|
Celková hrubá hodnota faktury v původní měně dokladu, včetně daní a dalších poplatků. | ||
|
Popis
Tento atribut představuje celkovou finanční hodnotu faktury. Jde o důležitý údaj pro pochopení finančního dopadu a charakteristik zpracovávaných faktur. V SAP lze částku najít v různých tabulkách podle typu dokladu, například v BSEG pro finanční doklady. Při analýze se částka faktury používá k určení priority faktur s vysokou hodnotou, pochopení finančního objemu procesu závazků a rozdělení analýzy do skupin. Lze například zjistit, zda se faktury s vysokou hodnotou zpracovávají déle nebo procházejí jiným schvalováním. Částka je také základem finančních KPI.
Proč je to důležité
Poskytuje finanční kontext pro analýzu procesu, umožňuje analýzu podle hodnoty, určení priority faktur s vysokou hodnotou a výpočet finančních KPI.
Kde data získat
Z položkových tabulek SAP, například z pole WRBTR v BSEG (částka v měně dokladu). Může být nutné sečíst položky na úroveň hlavičky.
Příklady
1500.0012550.75980.50
|
|||
|
Kód společnosti
CompanyCode
|
Jedinečný klíč označující právní subjekt nebo společnost v organizační struktuře SAP. | ||
|
Popis
Kód společnosti je základní organizační jednotkou ve finančním modulu SAP a představuje samostatnou účetní jednotku. Všechny finanční transakce včetně faktur se účtují ke konkrétnímu kódu společnosti. Tento atribut je nezbytný pro rozdělení analýzy procesu podle právních subjektů. Umožňuje porovnávat výkonnost procesu, míru shody a efektivitu v různých částech firmy. To je důležité zejména pro velké mezinárodní společnosti s více dceřinými společnostmi.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat proces podle právního subjektu a porovnávat výkonnost různých organizačních jednotek.
Kde data získat
Z pole BUKRS v tabulce BKPF (hlavička účetního dokladu) systému SAP.
Příklady
10002100US01
|
|||
|
Název dodavatele
VendorName
|
Název dodavatele, který fakturu vystavil. | ||
|
Popis
Tento atribut obsahuje oficiální název dodavatele. V SAP jsou kmenová data dodavatele (tabulka LFA1) propojena s dokladem faktury prostřednictvím čísla dodavatele (LIFNR), které je uloženo v hlavičce nebo položkách dokladu. Analýza podle dodavatele je důležitá pro dashboard „Výkonnost plateb dodavatelům“. Umožňuje sledovat dobu zpracování faktur, včasnost plateb a četnost výjimek u jednotlivých dodavatelů. Tyto poznatky pomáhají řídit vztahy s dodavateli, odhalit dodavatele, jejichž faktury mají opakovaně nízkou kvalitu, a vyjednat výhodnější podmínky.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat výkonnost jednotlivých dodavatelů, lépe řídit vztahy s nimi a odhalovat problémy spojené s konkrétními dodavateli.
Kde data získat
Z pole NAME1 v tabulce LFA1 systému SAP, propojené přes číslo dodavatele (LIFNR) v BKPF nebo BSEG.
Příklady
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
|
|||
|
Platební podmínky
PaymentTerms
|
Kód určující podmínky platby, například datum splatnosti a případné slevy. | ||
|
Popis
Platební podmínky jsou předem definovaná pravidla v SAP, která určují výpočet data splatnosti faktury a skonta. Přiřazují se kmenovým datům dodavatele a lze je zadat i u jednotlivých faktur. Tento atribut je důležitý pro dashboard „Dodržování platebních podmínek a slevy“ a KPI „Míra využití slev za včasnou úhradu“. Analýza platebních podmínek pomáhá najít příležitosti k využití slev, pochopit finanční dopady platebních kalendářů a ověřit dodržování podmínek.
Proč je to důležité
Určuje pravidla pro data splatnosti a slevy, která jsou důležitá pro finanční optimalizaci a sledování dodržování podmínek.
Kde data získat
Z pole ZTERM v tabulce BSEG (položka účetního dokladu) systému SAP.
Příklady
Z0010001NT30
|
|||
|
Schvalovatel
Approver
|
Uživatel nebo role odpovědná za schválení faktury k úhradě. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje osobu, která provedla aktivitu „Faktura schválena“. V SAP se schvalování často spravuje prostřednictvím workflow systému a ID schvalovatele se zaznamenává v historii workflow. Analýza podle schvalovatele je základem dashboardu „Analýza úzkých míst při schvalování faktur“. Pomáhá měřit dobu schvalování u jednotlivců nebo skupin, odhalit opakovaně pomalé schvalovatele a pochopit rozložení pracovní zátěže ve schvalovací hierarchii. Tyto údaje jsou důležité pro optimalizaci workflow schvalování, které často představuje významné úzké místo.
Proč je to důležité
Určuje osobu odpovědnou za schválení a umožňuje analyzovat dobu schvalování a úzká místa podle jednotlivců nebo týmů.
Kde data získat
Obvykle se nachází v tabulkách SAP Business Workflow, například SWW_WI2OBJ nebo SWWLOG. Položka workflow se propojí s objektem faktury a určí se uživatel, který provedl schvalovací krok.
Příklady
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
|
|||
|
Uživatel, který zpracoval fakturu
ProcessorUser
|
Uživatelské jméno zaměstnance v SAP, který provedl aktivitu, například zaúčtoval nebo změnil fakturu. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje uživatele odpovědného za provedení konkrétního kroku procesu. V SAP může jít o uživatele, který vytvořil doklad (například BKPF-USNAM), nebo provedl konkrétní změnu (například CDHDR-USERNAME). Analýza podle uživatele, který fakturu zpracoval, pomáhá pochopit výkon týmu a rozložení pracovní zátěže. Dashboard „Rozložení pracovní zátěže zpracovatelů faktur dodavatelů“ lze sestavit sledováním počtu faktur a průměrné doby aktivit jednotlivých uživatelů. Výsledky mohou odhalit potřebu školení, ukázat nejvýkonnější uživatele a podpořit spravedlivé rozdělení úkolů.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat pracovní zátěž, porovnávat výkon uživatelů a odhalovat potřebu školení nebo nerovnoměrné rozložení zdrojů.
Kde data získat
Z pole USERNAME v tabulce CDHDR systému SAP (pro změny) nebo z pole USNAM v tabulce BKPF (pro zadání dokladu).
Příklady
AJONESSMITHBCWILLIAMS
|
|||
|
Automatizováno
IsAutomated
|
Příznak určující, zda aktivitu provedl systém nebo dávkový uživatel, nebo člověk. | ||
|
Popis
Tento logický atribut rozlišuje aktivity provedené automaticky, například dávkovou úlohou, systémem EDI nebo OCR, od aktivit provedených ručně uživatelem. Obvykle se určuje podle uživatelského jména spojeného s aktivitou. Je základem dashboardu „Ruční a automatizované zpracování“. Pomáhá měřit úspěšnost automatizace, vypočítat KPI míry ručních zásahů a najít další možnosti, jak omezit ruční práci. Přehled o zapojení lidí a systémů je důležitý pro zvyšování efektivity.
Proč je to důležité
Pomáhá měřit míru automatizace procesu, odhalovat úzká místa při ručním zpracování a sledovat dopad automatizačních iniciativ.
Kde data získat
Odvozuje se ověřením, zda ID uživatele, například CDHDR-USERNAME, patří do předem definovaného seznamu systémových, dávkových nebo servisních účtů.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Číslo příjmu zboží
GoodsReceiptNumber
|
Identifikátor dokladu příjmu zboží souvisejícího s fakturou navázanou na objednávku. | ||
|
Popis
U faktur za fyzické zboží doklad příjmu zboží (GR) potvrzuje dodání položek od dodavatele. Toto číslo propojuje fakturu s konkrétní dodávkou. Tento atribut se používá v dashboardu „Výkonnost párování objednávek a příjmů zboží“. Doba mezi zaúčtováním příjmu zboží a faktury je důležitým ukazatelem. Analýza tohoto propojení pomáhá pochopit celý proces třícestného párování a odhalit zpoždění mezi fyzickým dodáním a finančním vypořádáním.
Proč je to důležité
Doplňuje obraz třícestného párování (objednávka, příjem zboží, faktura) a umožňuje analyzovat zpoždění mezi dodáním zboží a zpracováním faktury.
Kde data získat
Z pole LFBNR (číslo referenčního dokladu) v tabulce RSEG (položka dokladu příchozí faktury) systému SAP.
Příklady
500000123450000015675000002100
|
|||
|
Měna dokladu
DocumentCurrency
|
Kód měny, například USD nebo EUR, ve které byla faktura vystavena. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje měnu částky faktury. V SAP je uložen na úrovni hlavičky dokladu. Měna dokladu je nezbytná pro správnou interpretaci částek při finanční analýze. Umožňuje filtrovat analýzu procesu podle měny a je podmínkou pro převod částek na společnou místní měnu, aby bylo možné standardizovat reporty a souhrnné údaje.
Proč je to důležité
Poskytuje potřebný kontext pro interpretaci finančních částek a umožňuje analýzu podle měny nebo převod na standardní měnu.
Kde data získat
Z pole WAERS v tabulce BKPF (hlavička účetního dokladu) systému SAP.
Příklady
USDEURGBP
|
|||
|
Po splatnosti
IsOverdue
|
Vypočtený příznak, který je nastaven na hodnotu true, pokud byla faktura uhrazena po plánovaném datu splatnosti. | ||
|
Popis
Tento logický atribut se odvozuje porovnáním data aktivity „Faktura vyrovnána platbou“ s datem splatnosti faktury. Pokud k platbě došlo po datu splatnosti, příznak se nastaví na hodnotu true. Tento atribut přímo podporuje KPI míry opožděných plateb a dashboard „Dodržování platebních podmínek a slevy“. Umožňuje snadno filtrovat a počítat opožděné platby a vyčíslit rozsah problému. Analýza charakteristik faktur po splatnosti, například podle dodavatele nebo kódu společnosti, může odhalit jejich hlavní příčiny.
Proč je to důležité
Přímo měří dodržování platebních podmínek a slouží jako základ KPI míry opožděných plateb. Pomáhá zlepšovat vztahy s dodavateli a předcházet sankcím.
Kde data získat
Vypočítané pole: TRUE, pokud (Payment Date > Invoice Due Date), jinak FALSE.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
|
Časová značka určující, kdy byla data tohoto záznamu naposledy aktualizována ze zdrojového systému. | ||
|
Popis
Tento atribut uvádí datum a čas poslední extrakce nebo aktualizace dat ze SAP ECC. Není součástí samotných transakčních dat, ale jde o metadata přidaná při načítání dat. Při analýze poskytuje kontext o aktuálnosti zobrazených dat. To je důležité pro dashboardy a reporty, protože uživatelé vidí, jak aktuální analýza je, a mohou počítat s tím, že nejnovější transakce ještě nemusí být zahrnuté.
Proč je to důležité
Ukazuje aktuálnost datové sady, která je důležitá pro posouzení, jak aktuální jsou poznatky o procesu a dashboardy.
Kde data získat
Jde o metadata vytvořená a přidaná při procesu extrakce, transformace a načítání dat (ETL).
Příklady
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
|
|||
|
Stornováno
IsReversed
|
Logický příznak určující, zda byl doklad faktury stornován. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje zrušené nebo stornované faktury. Jde o významnou událost, která může ukazovat na závažnou chybu nebo selhání procesu. V SAP je stornovaný doklad propojen se stornovacím dokladem. Identifikace stornovaných faktur je důležitá pro pochopení kvality procesu a míry selhání. Umožňuje oddělit tyto konečné výjimky od hlavního toku procesu a samostatně analyzovat jejich příčiny, abyste zjistili, proč ke stornům dochází a jak jim předcházet.
Proč je to důležité
Označuje zrušené faktury, které jsou důležitým ukazatelem selhání procesu, a pomáhá analyzovat příčiny závažných chyb.
Kde data získat
Ověřte, zda se číslo dokladu (BKPF-BELNR) nachází v poli BKPF-STBLG (stornovací doklad) u jiného dokladu.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Typ dokladu
DocumentType
|
Kód v SAP, který klasifikuje účetní doklady a určuje způsob jejich zpracování. | ||
|
Popis
Typ dokladu rozlišuje různé obchodní transakce, například faktury dodavatelů (KR), dobropisy (KG) nebo faktury MM (RE). Tato klasifikace určuje například číselnou řadu a typy účtů, na které lze účtovat. V process mining umožňuje filtrování podle typu dokladu analyzovat podobnější případy. Proces standardní faktury dodavatele (KR) se například může výrazně lišit od procesu dobropisu (KG). Samostatná analýza předchází zavádějícím souhrnům a poskytuje přesnější poznatky o konkrétních dílčích procesech.
Proč je to důležité
Umožňuje rozdělit analýzu podle typu transakce, například faktury nebo dobropisu, a získat tak přesnější a relevantnější poznatky o procesu.
Kde data získat
Z pole BLART v tabulce BKPF (hlavička účetního dokladu) systému SAP.
Příklady
KRREKG
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Určuje zdrojový systém SAP ECC, ze kterého byla data získána. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje zdrojový systém záznamů, například ID systému SAP (SID), ve kterém data o zpracování faktur vznikla. Je důležitý zejména v organizacích s více instancemi ERP nebo kombinací různých systémů. V analýze process mining pomáhá rozlišit data z jednotlivých systémů, které mohou mít odlišné konfigurace nebo varianty procesu. Umožňuje porovnávat systémy a zajišťuje přehled o původu dat, což je důležité pro správu a ověřování dat.
Proč je to důležité
Zajišťuje dohledatelnost dat a umožňuje analyzovat procesy v prostředí s více instancemi SAP nebo jinými zdrojovými systémy.
Kde data získat
Obvykle jde o statickou hodnotu představující ID systému SAP (SID) zdrojové instance ECC, která se přidává při extrakci dat.
Příklady
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
|
|||
|
Ztracená sleva
DiscountLost
|
Vypočítaný příznak, který má hodnotu true, pokud nebyla využita dostupná sleva za včasnou platbu. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje faktury, u kterých platební podmínky nabízely slevu za včasnou úhradu, ale platba proběhla až po skončení období, kdy bylo možné slevu využít. Vypočítá se porovnáním data platby s datem splatnosti slevy odvozeným z pole „Payment Terms“. Jde o důležitý finanční KPI pro míru využití slev za včasnou platbu. Ukazuje příležitosti ke snížení nákladů, které firma nevyužila. Analýza důvodů, proč se slevy neuplatní, například dlouhého schvalování nebo blokací plateb, může pomoci odůvodnit projekty na zlepšení procesů s jasnou návratností investice.
Proč je to důležité
Upozorňuje na nevyužité finanční příležitosti, přímo podporuje KPI míry využití slev za včasnou platbu a ukazuje jasný finanční přínos zlepšování procesů.
Kde data získat
Vypočítané pole: TRUE, pokud (Payment Terms nabízely slevu) AND (Payment Date > Discount Due Date), jinak FALSE.
Příklady
truefalse
|
|||
Aktivity při zpracování přijatých faktur
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Faktura schválena
|
Určený schvalovatel potvrdil, že je faktura správná a připravená k platbě. Může jít o výslovnou událost z workflow systému nebo ji lze odvodit od odstranění blokace platby. Jde o důležitý milník před platbou. | ||
|
Proč je to důležité
Tento důležitý milník uvolňuje fakturu k platbě. Zpoždění před tímto krokem nebo po něm může ukazovat na různé problémy, například nedostupnost schvalovatele nebo plánování platebního běhu.
Kde data získat
Ve workflow systému jde o výslovnou událost. Jinak se obvykle odvozuje od odstranění blokace platby, které lze zachytit v protokolech změn (CDHDR/CDPOS) pole BSEG-ZLSPR.
Zachycení
Událost z workflow systému nebo z protokolu změn při odstranění blokace platby.
Typ události
explicit
|
|||
|
Faktura stornována
|
Zaúčtovaný doklad faktury byl zrušen vytvořením stornovacího dokladu. Tím se ruší finanční dopad původní faktury. Jde o alternativní, často nežádoucí konec procesu. | ||
|
Proč je to důležité
Storna mohou ukazovat na chyby, například nesprávně zadané údaje nebo duplicitní faktury. Sledování četnosti a důvodů storen pomáhá najít možnosti, jak zlepšit kvalitu dat a zpracování napoprvé správně.
Kde data získat
Událost se určí z hlavičky dokladu v tabulce BKPF. V poli čísla stornovacího dokladu (BKPF-STBLG) bude vyplněna hodnota původního dokladu. Časem události je datum zaúčtování stornovacího dokladu.
Zachycení
Vyhledejte stornovací doklad v BKPF.STBLG a jako časovou značku použijte datum jeho zaúčtování.
Typ události
explicit
|
|||
|
Faktura vyrovnána platbou
|
Faktura je plně uhrazena a otevřená položka je vyrovnána proti platebnímu dokladu. Tím je proces závazků pro danou fakturu úspěšně dokončen. Událost lze zachytit z údajů o vyrovnávacím dokladu. | ||
|
Proč je to důležité
Jde o hlavní koncovou událost úspěšné cesty procesem. Doba do dosažení této aktivity je důležitým ukazatelem celkové efektivity procesu. Je také nezbytná pro výpočet včasnosti plateb a využití slev.
Kde data získat
Událost určíte podle vyplněného čísla vyrovnávacího dokladu (BSEG-AUGBL) a data vyrovnání (BSEG-AUGDT) u položky dodavatele. Časovou značkou události je datum vyrovnání.
Zachycení
Použijte datum vyrovnání (BSEG.AUGDT), pokud je vyplněn vyrovnávací doklad (BSEG.AUGBL).
Typ události
explicit
|
|||
|
Faktura zaúčtována
|
Faktura je formálně zaúčtována do hlavní knihy, čímž vzniká finanční závazek. Předběžně zaúčtovaný doklad se změní na zaúčtovaný, případně se jako zaúčtovaný vytvoří rovnou. Jde o základní krok finančního účetnictví. | ||
|
Proč je to důležité
Zaúčtování je důležitým milníkem, kterým se z faktury stává oficiální závazek. Odděluje zadávání údajů od aktivní správy plateb.
Kde data získat
Událost se určí z hlavičky dokladu v tabulce BKPF. Zaúčtovaný doklad má prázdný stav dokladu (BKPF-BSTAT) a platné datum zaúčtování (BKPF-BUDAT). Časovou značkou události je datum zaúčtování.
Zachycení
Použijte BKPF.BUDAT pro doklady, u kterých BKPF.BSTAT není 'V' (předběžně zaúčtováno), nebo u kterých se hodnota 'V' změnila.
Typ události
explicit
|
|||
|
Návrh platby vytvořen
|
Faktura byla zařazena do seznamu návrhu plateb v rámci platebního běhu (transakce F110). Nejde ještě o provedenou platbu, ale návrh vyjadřuje záměr fakturu uhradit. Faktura se vybírá podle data splatnosti a platebních podmínek. | ||
|
Proč je to důležité
Jde o první krok automatizovaného procesu platby. Zpoždění mezi návrhem a provedením platby může ukazovat na problémy se schválením nebo plánováním platebního běhu.
Kde data získat
Událost určíte vyhledáním dokladu faktury v tabulkách návrhů plateb, například REGUP (zpracované položky platebního programu). Jako čas události lze použít datum běhu (REGUP-LAUFD).
Zachycení
Vyhledejte fakturu v tabulce REGUP a použijte datum platebního běhu (LAUFD).
Typ události
explicit
|
|||
|
Vytvoření účetního dokladu faktury
|
Označuje první vytvoření účetního dokladu faktury v SAP, ať už jde o předběžně zadaný, nebo plně zaúčtovaný doklad. Obvykle jde o první událost s časovým údajem a výchozí bod analýzy procesu. Zaznamenává se datum a čas zadání dokladu v tabulce BKPF. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita je hlavní počáteční událostí zpracování faktury. Doba od tohoto okamžiku pomáhá měřit celkovou dobu zpracování a odhalit zpoždění při počátečním zadávání údajů.
Kde data získat
Tato událost se odvozuje z časového údaje vytvoření záznamu v hlavičce účetního dokladu. Časové razítko tvoří kombinace data zadání (BKPF-CPUDT) a času zadání (BKPF-CPUTM).
Zachycení
Použijte časové razítko vytvoření z hlavičky dokladu v tabulce BKPF (CPUDT, CPUTM).
Typ události
inferred
|
|||
|
Blokace platby nastavena
|
Faktura je aktivně blokována pro platbu, obvykle kvůli nesrovnalosti, čekajícímu schválení nebo jinému problému. Jde o výslovně nastavený stav položky faktury. Událost lze zachytit z tabulek změnových dokladů. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita označuje začátek výjimky nebo období schvalování. Analýza četnosti a délky blokací plateb pomáhá odhalit a řešit úzká místa procesu i spory.
Kde data získat
Událost se zachytí sledováním změn pole Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Záznamy změn v tabulkách CDHDR a CDPOS uvádějí, kdy byla hodnota tohoto pole vyplněna.
Zachycení
Sledujte vytváření záznamů v CDHDR/CDPOS pro pole BSEG-ZLSPR.
Typ události
explicit
|
|||
|
Blokace platby odstraněna
|
Z faktury byla odstraněna dříve nastavená blokace platby, takže ji lze uhradit. Často to znamená, že byla vyřešena nesrovnalost nebo uděleno schválení. Událost se zachytí z tabulek změnových dokladů. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita označuje vyřešení výjimky nebo dokončení schvalování. Doba, po kterou byla blokace aktivní, představuje přepracování nebo čekání a je důležitou oblastí pro zlepšování procesů.
Kde data získat
Událost se zachytí sledováním změn pole Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Záznamy změn v tabulkách CDHDR a CDPOS uvádějí, kdy byla hodnota tohoto pole vymazána.
Zachycení
Sledujte aktualizace v CDHDR/CDPOS, při kterých se pole BSEG-ZLSPR změní na prázdnou hodnotu.
Typ události
explicit
|
|||
|
Faktura předána ke schválení
|
Faktura byla formálně předána do workflow pro schvalování. Tato aktivita často závisí na externím workflow systému nebo konkrétní změně stavu v SAP. Obvykle jde o začátek dílčího schvalovacího procesu. | ||
|
Proč je to důležité
Tímto začíná schvalovací cyklus. Doba od této události do schválení faktury je důležitým KPI pro dobu schvalování faktur a pomáhá odhalit úzká místa spojená se schvalovateli.
Kde data získat
Pokud používáte SAP Business Workflow, lze tuto událost získat z protokolů workflow, například SWWLOG. Jinak jde o koncepční krok, který se často odvozuje od nastavení blokace platby z důvodu schvalování.
Zachycení
Získejte událost z protokolů workflow nebo ji odvoďte z nastavení konkrétní blokace platby.
Typ události
explicit
|
|||
|
Předběžné zadání faktury
|
Označuje fakturu zadanou do SAP, která ještě nebyla zaúčtována do hlavní knihy. Jde o výslovný krok, který umožňuje doklad později doplnit nebo schválit. Stavové pole v hlavičce dokladu určuje, zda je faktura předběžně zadaná. | ||
|
Proč je to důležité
Předběžné zadání znamená záměrné přerušení procesu, často kvůli kontrole nebo chybějícím údajům. Sledováním tohoto kroku můžete zjistit, proč dochází ke zpoždění před oficiálním zaúčtováním faktury.
Kde data získat
Určuje se z hlavičky dokladu v tabulce BKPF, kde má pole stavu dokladu (BKPF-BSTAT) hodnotu „V“ (předběžně zadaný). Čas události odpovídá času vytvoření dokladu (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).
Zachycení
Vyfiltrujte doklady, u kterých platí BKPF.BSTAT = 'V'.
Typ události
explicit
|
|||
|
Spárování s objednávkou
|
Tato aktivita označuje úspěšné propojení položky faktury s objednávkou. Jde o důležitý ověřovací krok při třístranném párování. Událost se odvozuje od přítomnosti čísla objednávky v podrobnostech položky faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Zpoždění při párování s objednávkou může představovat významné úzké místo. Analýza této aktivity pomáhá měřit efektivitu párování a odhalit faktury, které se odchylují od standardního workflow založeného na objednávce.
Kde data získat
Událost se odvozuje z položky dodavatele v tabulce BSEG. Pokud je vyplněno pole čísla objednávky (BSEG-EBELN), považuje se párování za provedené v okamžiku vytvoření dokladu.
Zachycení
U faktury ověřte, že pole BSEG.EBELN není prázdné.
Typ události
inferred
|
|||
|
Spárování s příjemkou
|
Označuje ověření, že zboží nebo služby uvedené na faktuře byly přijaty. Faktura se propojí s dokladem příjemky. Jde o třetí část třístranného párování. Událost se odvozuje z odkazů v položce faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Spárování s příjemkou potvrzuje, že firma obdržela to, za co platí. Sledování této aktivity pomáhá analyzovat KPI doby párování objednávky, příjemky a faktury a zefektivnit ověřování.
Kde data získat
Událost se odvozuje z položky dodavatele v tabulce BSEG. Ověřte, zda je vyplněno číslo dokladu příjemky (BSEG-LFBNR), nebo sledujte historii propojené objednávky v tabulce EKBE.
Zachycení
Ověřte odkaz na příjemku v BSEG.LFBNR nebo v historii objednávky v EKBE.
Typ události
inferred
|
|||
|
Uplynula splatnost, platba neproběhla
|
Tato vypočtená událost nastane, když aktuální datum překročí čisté datum splatnosti faktury, ale faktura ještě nebyla vyrovnána. Upozorňuje na faktury, u kterých hrozí prodlení nebo už jsou po splatnosti. Nejde o přímou systémovou událost. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita je důležitá pro sledování KPI míry opožděných plateb. Včas upozorní na faktury, které vyžadují okamžitou pozornost, aby se předešlo poplatkům za pozdní platbu a poškození vztahů s dodavateli.
Kde data získat
Jde o vypočtenou událost. Odvozuje se porovnáním aktuálního data s čistým datem splatnosti (BSEG-ZFBDT) u všech otevřených, tedy nevyrovnaných položek faktur. Časovou značkou události je samotné datum splatnosti.
Zachycení
Odvoďte událost porovnáním aktuálního data s BSEG.ZFBDT u otevřených položek.
Typ události
calculated
|
|||
Návody k extrakci dat
Chcete začít?
Pomocí této šablony můžete začít s process mining. Využijte dnes poznatky založené na datech ke zlepšení zpracování přijatých faktur.
Plaťte méně poplatků z prodlení: optimalizujte zpracování faktur a ušetřete až 60 %
Zabraňte duplicitním platbám, automatizujte zpracování a snižte náklady o 60 % pomocí naší platformy.
Bez platební karty, nastavení během několika minut