Šablona dat pro proces od náboru po odchod zaměstnance

Časové razítko události označuje okamžik, kdy aktivita proběhla. Je nezbytné pro seřazení událostí v čase a přesnou rekonstrukci pracovního cyklu zaměstnance. Představuje hlavní časový údaj pro analýzu výkonnosti.

Tento atribut slouží k výpočtu doby mezi aktivitami, měření celkové délky procesů, jako je nábor nebo offboarding, a hledání časových úzkých míst. Umožňuje sledovat vývoj v čase a je základem KPI závislých na čase, například „Průměrná doba náboru“ nebo „Doba onboardingu“.

Toto časové razítko je nezbytné pro správné seřazení událostí a výpočet všech časových ukazatelů výkonnosti, například doby trvání a času mezi kroky.

Obvykle se nachází spolu se záznamem aktivity nebo transakce v systémových protokolech či datových tabulkách. Může být označeno jako datum vytvoření nebo systémové časové razítko.

ID zaměstnance je jedinečný identifikátor, který člověka provází od náboru až po ukončení pracovního poměru. Propojuje všechny související události, například onboarding, hodnocení pracovního výkonu, povýšení a offboarding, do jednoho celku.

V process mining je tento atribut základem pro propojení případů. Analytický nástroj díky němu rekonstruuje průběh procesu pro každého zaměstnance. Pokud jako ID případu použijete ID zaměstnance, můžete sledovat dobu trvání, hledat úzká místa v jednotlivých pracovních cyklech a porovnávat průběh procesu u různých zaměstnanců nebo skupin.

Jde o základní ID případu, které propojuje všechny události v pracovním cyklu zaměstnance. Díky němu lze analyzovat celý průběh od nástupu až po odchod.

Obvykle se nachází v hlavních tabulkách nebo záznamech zaměstnanců v personálním informačním systému (HRIS).

Název aktivity popisuje konkrétní krok v procesu od náboru po odchod zaměstnance. Aktivity tvoří základ procesní mapy a zachycují vše od vytvoření požadavku na obsazení pozice až po potvrzení ukončení pracovního poměru.

Při analýze tento atribut slouží k zobrazení průběhu procesu, určení pořadí událostí a měření četnosti a délky jednotlivých kroků. Pomáhá zjistit, jaké činnosti probíhají, odhalit odchylky od standardního postupu a najít kroky, které způsobují zdržení nebo vyžadují zlepšení, například dlouhé prověřování uchazeče nebo opožděný onboardingový úkol.

Tento atribut určuje kroky v procesní mapě, která je základem analýzy a vizualizace v process mining.

Získává se ze záznamů událostí, záznamů o změnách stavu nebo konkrétních transakčních údajů v personálním systému.

Tento atribut uvádí, kdy byla data naposledy aktualizována nebo načtena do datové sady pro process mining. Neoznačuje okamžik, kdy nastala obchodní událost, ale aktuálnost samotných dat.

Slouží především ke správě a ověřování dat. Analytici díky němu mohou zkontrolovat, zda pracují s aktuálními informacemi, a zjistit případné zpoždění mezi událostí ve zdrojovém systému a jejím zobrazením v analýze. Je důležitý pro správu obnovování dat a spolehlivost získaných poznatků.

Ukazuje aktuálnost analyzovaných informací a podporuje správu dat. To pomáhá budovat důvěru ve výsledky analýzy.

Toto časové razítko se obvykle vytváří a doplňuje při extrakci, transformaci a načítání dat (ETL).

Atribut Zdrojový systém určuje původ dat každé události. V rozsáhlém personálním prostředí mohou různé části procesu od náboru po odchod probíhat v samostatných systémech, například v systému pro sledování uchazečů (ATS), hlavním HRIS pro správu zaměstnanců a mzdovém systému pro změny odměňování.

Analýza podle zdrojového systému pomáhá odhalit potíže s integrací dat a roztříštěnost procesu. Ukáže, zda se zdržení nebo problémy soustřeďují v určitém systému, což může být podnětem k technickému zlepšení nebo úpravě procesu. Tento údaj je také důležitý pro ověřování dat a zajištění úplného pohledu na proces od začátku do konce.

Určuje původ procesních dat. To je důležité při řešení problémů s kvalitou dat i při sledování předávání práce mezi různými personálními systémy.

Tato informace se obvykle doplňuje při extrakci a transformaci dat (ETL), případně je standardním polem v protokolech systémové integrace.

Atribut Čas ukončení označuje okamžik dokončení aktivity, která trvá určitou dobu. Mnoho personálních událostí nastává okamžitě, například „Předána nabídka“, jiné mají jasný začátek a konec, například „Prověření uchazeče“ nebo „Onboarding“. V kombinaci s časovým razítkem události (StartTime) umožňuje přesně vypočítat délku aktivity.

Při analýze procesů je čas ukončení důležitý pro výpočet doby zpracování nebo aktivní práce u konkrétních úkolů. Díky tomu lze odlišit čekání, tedy dobu mezi dvěma aktivitami, od doby zpracování, tedy délky jedné aktivity. Analýza těchto dob pomáhá najít neefektivní úkoly a možnosti automatizace nebo přerozdělení zdrojů.

Umožňuje přesně vypočítat délku aktivit a odlišit dobu aktivní práce od nečinného čekání v procesu.

Najdete ho v záznamech událostí nebo transakčních tabulkách, které evidují začátek i dokončení úkolu. Pokud není uveden přímo, může být nutné odvodit ho ze samostatné události „dokončeno“.

Důvod ukončení pracovního poměru vysvětluje, proč pracovní cyklus zaměstnance ve společnosti skončil. Důvody se obvykle dělí na dobrovolné, například výpověď nebo odchod do důchodu, a nedobrovolné, například neuspokojivý pracovní výkon nebo restrukturalizace.

Tento atribut je základem analýzy fluktuace zaměstnanců. Propojením důvodů ukončení s dalšími údaji může organizace získat užitečné poznatky. Může například zjistit, zda v určitém oddělení často dochází k dobrovolným odchodům nebo zda jsou noví zaměstnanci z konkrétního náborového zdroje častěji propouštěni kvůli pracovnímu výkonu. Tyto poznatky pomáhají připravit účinná opatření pro udržení zaměstnanců a zlepšit kvalitu náboru.

Poskytuje důležitý kontext pro analýzu fluktuace. Pomáhá rozlišit dobrovolné a nedobrovolné odchody a hledat jejich příčiny.

Zaznamenává se při offboardingu nebo ukončení pracovního poměru a obvykle se ukládá do závěrečného záznamu o zaměstnání.

ID požadavku na obsazení pozice je jedinečný identifikátor, který propojuje všechny činnosti související s obsazením konkrétního pracovního místa, od vytvoření a schválení požadavku až po vyhledání uchazečů a předání nabídky. Často slouží jako ID případu pro období před přijetím zaměstnance, kdy ještě není vytvořeno jeho ID zaměstnance.

Tento atribut je užitečný zejména při analýze fáze před nástupem zaměstnance. Umožňuje měřit KPI, například „Dobu obsazení pozice“, a vyhodnocovat efektivitu náboru na konkrétní roli. Analýza na úrovni požadavků pomáhá najít úzká místa při schvalování, vyhledávání uchazečů nebo pohovorech napříč různými pozicemi.

Propojuje všechny činnosti před nástupem zaměstnance a umožňuje podrobně analyzovat nábor i ukazatele, například „Dobu obsazení pozice“.

Vygeneruje ho systém pro sledování uchazečů (ATS) nebo náborový modul HRIS při vytvoření nové pracovní pozice.

Atribut Místo výkonu práce označuje fyzické nebo určené pracoviště zaměstnance. Může jít o celou zemi i konkrétní kancelářskou budovu nebo areál.

Zeměpisná analýza je v HR process mining důležitá zejména pro mezinárodní organizace. Pomáhá odhalit regionální rozdíly ve výkonnosti procesů, například rozdílnou dobu náboru kvůli místním pracovněprávním předpisům nebo podmínkám na trhu. Lze také porovnávat fluktuaci na různých pracovištích a hledat možné problémy s místním vedením nebo pracovním prostředím. Tyto údaje pomáhají sjednocovat procesy tam, kde je to možné, a zohlednit místní potřeby.

Umožňuje porovnávat procesy v různých regionech, ověřovat shodu s místními předpisy a sledovat výkonnost jednotlivých pracovišť.

Obvykle se ukládá v údajích o osobní nebo pracovní adrese zaměstnance v personálním systému.

Atribut Oddělení označuje organizační zařazení zaměstnance. Umožňuje rozdělit a porovnávat výkonnost procesů napříč společností.

Díky tomuto atributu lze porovnávat proces od náboru po odchod. Analytici mohou například srovnat dobu náboru v oddělení vývoje a obchodu a zjistit, zda se při náboru objevují odlišné problémy. Lze také sledovat fluktuaci podle oddělení a odhalit možné potíže s vedením nebo firemní kulturou. Filtrování procesní mapy podle oddělení může ukázat odlišné postupy nebo úzká místa v konkrétních částech organizace.

Umožňuje rozdělit data do skupin a porovnat výkonnost personálních procesů v různých částech organizace.

Najdete ho v hlavním profilu zaměstnance nebo v jeho kmenových údajích v personálním systému. Často je propojen s pracovní pozicí.

Atribut Pracovní pozice podrobně popisuje roli zaměstnance v organizaci. Může jít o obecnou pozici, například „ředitel“, nebo konkrétní roli, například „seniorní softwarový inženýr“ či „obchodní zástupce“.

Při analýze lze podle pracovní pozice filtrovat procesy a sledovat jejich průběh u konkrétních rolí nebo úrovní seniority. Pomáhá odpovědět například na otázky: „Trvá nábor seniorních pracovníků déle než nábor juniorních?“ nebo „Liší se onboarding technických a netechnických pozic?“ Tento detail umožňuje cíleně zlepšovat procesy a pochopit, jak se pracovní cyklus liší napříč zaměstnanci.

Umožňuje podrobně analyzovat rozdíly v procesech podle role, seniority a pracovní oblasti zaměstnance a cíleně je zlepšovat.

Najdete ho v pracovních údajích zaměstnance nebo v údajích o pozici v hlavním personálním záznamu.

Typ pracovního poměru označuje povahu pracovní smlouvy nebo jiného pracovního vztahu. Jde o důležitý demografický údaj, který často výrazně ovlivňuje průběh personálních procesů.

Analýza podle typu pracovního poměru může odhalit podstatné rozdíly. Onboarding pracovníka na smlouvu může být například výrazně kratší a méně podrobný než onboarding zaměstnance na plný úvazek. Lišit se mohou také cykly hodnocení pracovního výkonu nebo postupy při odchodu. Toto rozdělení je důležité pro zajištění shody a ověření, zda jsou procesy přizpůsobeny různým skupinám pracovníků.

Umožňuje analyzovat rozdíly v procesech podle formy pracovního vztahu. To je důležité pro zajištění shody a přizpůsobení procesů různým skupinám pracovníků.

Jde o standardní pole v hlavním personálním profilu nebo záznamu o zaměstnání.

Atribut Uživatel určuje osobu nebo systém odpovědný za provedení konkrétního kroku procesu. Může jít o vedoucího náboru, který schválil nabídku, personalistu, který zahájil onboarding, nebo automatizovaný systém, který odeslal připomenutí.

Tento atribut do analýzy přidává pohled na lidské nebo systémové aktéry. Pomáhá porozumět rozložení pracovní zátěže, určit potřebu školení, například pokud někteří uživatelé opakovaně způsobují zdržení nebo chyby, a ověřit dodržování postupů. Lze například zkontrolovat, zda citlivé úkony, jako jsou změny odměňování, provádějí pouze oprávněné osoby. To je důležité pro audit i zabezpečení.

Určuje, kdo provedl danou činnost. To je důležité při analýze pracovní zátěže, shody, míry automatizace i potřeb školení.

Najdete ho v systémových auditních protokolech nebo transakčních záznamech. Často bývá označen jako „Změnil“, „Vytvořil“ nebo „ID uživatele“.

Obchodní jednotka představuje významnou provozní divizi společnosti, například „Spotřební zboží“, „Podnikový software“ nebo „Globální služby“. Poskytuje širší organizační kontext než oddělení.

Analýza procesu od náboru po odchod na úrovni obchodní jednotky se hodí pro strategická srovnání na vysoké úrovni. Vedení společnosti díky ní může porovnat postupy a výsledky řízení zaměstnanců v hlavních částech firmy. Jedna obchodní jednotka může mít například výrazně vyšší míru interní mobility, což může ukázat postupy, které stojí za sdílení v celé organizaci. Tento pohled pomáhá sladit personální procesy s širší obchodní strategií.

Poskytuje širší organizační pohled pro strategickou analýzu a umožňuje porovnávat výkonnost personálních procesů v hlavních obchodních divizích.

Najdete ji v údajích o organizačním zařazení zaměstnance v hlavním personálním systému.

Stav zaměstnání zachycuje vztah zaměstnance ke společnosti v určitém okamžiku. Jde o proměnlivý atribut, který se mění v průběhu pracovního cyklu.

V process mining lze změny tohoto stavu sledovat jako samostatné aktivity, například „Změna stavu na dovolenou“. Atribut také slouží k filtrování a analýze. Můžete se zaměřit na pracovní cykly současných zaměstnanců nebo analyzovat procesy před ukončením pracovního poměru bývalých zaměstnanců. Pomáhá tak vybrat správnou skupinu zaměstnanců pro různé typy analýz.

Určuje aktuální stav zaměstnance a umožňuje filtrovat analýzu podle konkrétních skupin, například aktivních zaměstnanců nebo zaměstnanců s ukončeným pracovním poměrem.

Základní pole v hlavním záznamu zaměstnance nebo tabulce pracovních údajů v HRIS.

Atribut Vedoucí určuje přímého nadřízeného zaměstnance. Vedoucí se často podílí na řadě procesů od náboru po odchod, například schvaluje žádosti, provádí hodnocení pracovního výkonu a zahajuje změny pracovního zařazení.

Analýza procesů podle vedoucího může odhalit rozdíly v účinnosti vedení i dodržování postupů. Pomůže například zjistit, kteří vedoucí dokončují hodnocení pracovního výkonu včas a kteří se pravidelně opožďují. Lze tak také sledovat fluktuaci v jednotlivých týmech a upozornit na možné problémy ve vedení. Na základě těchto zjištění můžete vedoucím nabídnout cílené školení a podporu.

Pomáhá analyzovat výkonnost a výsledky procesů na úrovni týmu nebo vedoucího a odhalit rozdíly ve způsobu vedení i dodržování postupů.

Ukládá se v pracovních údajích zaměstnance nebo v údajích o jeho pozici v personálním systému. Často odkazuje na záznam jiného zaměstnance.

Zdroj náboru označuje, odkud pochází úspěšně přijatý zaměstnanec. Může jít o interní zdroj, například doporučení zaměstnance, nebo externí zdroj, jako je profesní síť, univerzitní veletrh pracovních příležitostí či externí náborová agentura.

Tento atribut je důležitý při vyhodnocování účinnosti různých náborových strategií. Analýza celého pracovního cyklu podle zdroje náboru ukáže, které kanály přivádějí nejvhodnější uchazeče. Kvalitu lze posuzovat například podle výsledků hodnocení pracovního výkonu, četnosti povýšení a míry setrvání ve firmě. Náborový tým pak může lépe rozdělit rozpočet a úsilí mezi nejúčinnější zdroje.

Umožňuje vyhodnotit účinnost náborových kanálů a upravit náborovou strategii i výdaje podle kvality uchazečů a jejich setrvání ve firmě.

Obvykle se zaznamenává v systému pro sledování uchazečů (ATS) během podávání žádosti nebo vyhledávání uchazečů.