Šablona dat pro proces Order to Cash - fakturace a vystavování faktur
Šablona dat pro proces Order to Cash - fakturace a vystavování faktur
- Doporučené atributy ke sběru
- Aktivity, které je vhodné sledovat
- Pokyny k extrakci dat z Oracle Fusion Financials
Atributy procesu Order to Cash - fakturace a vystavování faktur
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Čas zahájení
EventTimestamp
|
Přesné datum a čas, kdy konkrétní aktivita nebo událost nastala. | ||
|
Popis
Časové razítko události zaznamenává přesný okamžik, kdy aktivita proběhla. Určuje chronologické pořadí událostí u každé faktury, což je nezbytné pro sestavení průběhu procesu a časovou analýzu. Tento atribut je základem všech výpočtů dob a výkonnosti. Používá se k měření času mezi aktivitami, výpočtu celkové doby průchodu procesem, ověření včasnosti plateb i analýze trendů. KPI, jako je „Průměrná doba schválení faktury“ nebo „Doba průchodu faktury od začátku do konce“, se počítají přímo z těchto časových razítek.
Proč je to důležité
Časová razítka jsou nezbytná pro výpočet všech ukazatelů výkonnosti, včetně doby průchodu, zpoždění a dodržování termínů. Tvoří základ kvantitativní analýzy procesu.
Kde data získat
Údaj se získává z různých datových polí v tabulkách Oracle Fusion Financials, například z CREATION_DATE v RA_CUSTOMER_TRX_ALL nebo z časových razítek změn stavu v tabulkách workflow.
Příklady
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-18T14:30:00Z2023-05-20T11:25:10Z
|
|||
|
Číslo faktury
InvoiceNumber
|
Jedinečný identifikátor každé faktury, který slouží jako hlavní ID případu pro sledování všech souvisejících aktivit. | ||
|
Popis
Číslo faktury je základem analýzy fakturačního procesu. Slouží jako ID případu a propojuje všechny události od vytvoření faktury až po její úhradu a uzavření. Díky tomu lze sledovat celý životní cyklus jednoho fakturačního dokladu. V process mining umožňuje analýza podle čísla faktury zobrazit varianty procesu, vypočítat dobu průchodu jednotlivých faktur a odhalit úzká místa nebo opakované kroky u konkrétních transakcí. Tento údaj je nezbytný pro dashboardy, jako je „Doba průchodu faktury od začátku do konce“, i pro výpočet základních KPI, například doby inkasa pohledávek (DSO) pro každou fakturu.
Proč je to důležité
Tento atribut propojuje všechny související fakturační a platební aktivity do jednoho případu, což umožňuje úplnou a přesnou analýzu životního cyklu faktury.
Kde data získat
Obvykle jde o číslo transakce (TRX_NUMBER) z tabulky RA_CUSTOMER_TRX_ALL v Oracle Fusion Financials.
Příklady
INV-1002345983451CM-55432
|
|||
|
Název aktivity
ActivityName
|
Název konkrétní obchodní události nebo úkolu, který v určitém okamžiku životního cyklu faktury proběhl. | ||
|
Popis
Název aktivity popisuje krok fakturačního procesu, například „Faktura vytvořena“, „Faktura schválena“ nebo „Platba od zákazníka přijata“. Tyto události tvoří posloupnost kroků procesu pro každou fakturu. Tento atribut je základem pro zjišťování procesů. Nástroj process mining díky němu sestaví vizuální mapu skutečného zpracování faktur. Pomáhá analyzovat varianty procesu, odhalovat opakované kroky, například vícenásobné schvalování, a měřit četnost i dobu trvání jednotlivých fází. Všechny dashboardy a KPI tento atribut využívají k analýze průběhu procesu.
Proč je to důležité
Tento atribut určuje kroky v mapě procesu a umožňuje zobrazit a analyzovat workflow faktur i odhalit jeho neefektivní místa.
Kde data získat
Tyto údaje se získávají z různých tabulek a změn stavů v Oracle Fusion Financials, například z tabulek historie workflow (například historie schvalování) a z polí se stavem transakce.
Příklady
Faktura vytvořenaFaktura schválenaPřijata platba od zákazníkaFaktura uzavřena
|
|||
|
Částka faktury
InvoiceAmount
|
Celková peněžní hodnota faktury. | ||
|
Popis
Tento atribut uvádí celkovou částku k úhradě na faktuře. Jde o důležitý finanční ukazatel, který vyjadřuje peněžní hodnotu zpracovávanou ve fakturačním procesu. Při analýze se částka faktury používá k určení priorit u transakcí s vysokou hodnotou, výpočtu celkové hodnoty neuhrazených pohledávek a vážení KPI, jako je doba inkasa pohledávek (DSO). Umožňuje rozdělit proces podle finančního dopadu a například ověřit, zda faktury s vysokou hodnotou procházejí jiným schvalováním nebo se hradí déle.
Proč je to důležité
Poskytuje finanční kontext každého případu. Umožňuje analýzu podle hodnoty, stanovení priorit u faktur s vysokou částkou a výpočet důležitých finančních KPI.
Kde data získat
Údaj se nachází v tabulce RA_CUSTOMER_TRX_ALL, pravděpodobně v poli INVOICE_AMOUNT nebo v souvisejícím poli s celkovou částkou transakce.
Příklady
5000.001250.75250000.00
|
|||
|
Datum splatnosti
DueDate
|
Datum, do kterého má být faktura uhrazena. | ||
|
Popis
Datum splatnosti určuje termín úhrady faktury podle sjednaných platebních podmínek. Tento údaj je nezbytný pro sledování inkasa pohledávek a finanční situace. Slouží jako základ pro výpočet KPI podílu včas uhrazených faktur i pro sestavování přehledů pohledávek podle doby po splatnosti. V dashboardech pomáhá předpovídat peněžní tok podle očekávaných plateb a vyhledávat faktury po splatnosti, u kterých je třeba zahájit vymáhání.
Proč je to důležité
Jde o hlavní referenční údaj pro měření včasnosti plateb, výpočet DSO a sledování pohledávek podle doby po splatnosti.
Kde data získat
Údaj se nachází v tabulce AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, obvykle v poli DUE_DATE.
Příklady
2023-05-302023-06-152023-07-01
|
|||
|
Název zákazníka
CustomerName
|
Název zákazníka nebo subjektu, kterému je faktura vystavena. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje zákazníka, ke kterému se faktura vztahuje. Je to hlavní dimenze pro rozdělení a filtrování procesních dat. Analýza podle názvu zákazníka ukáže, kteří zákazníci mají nejdelší dobu úhrady, nejčastěji rozporují faktury a kteří platí pravidelně včas. Tento údaj je důležitý pro dashboard „Trend DSO“ i pro přizpůsobení postupů vymáhání pohledávek chování konkrétních zákazníků.
Proč je to důležité
Umožňuje rozdělit proces podle zákazníků a odhalit rozdíly v jejich chování, platebních zvyklostech i případné problémy ve vztazích, které ovlivňují peněžní tok.
Kde data získat
Získává se propojením tabulky transakcí (RA_CUSTOMER_TRX_ALL) s tabulkami kmenových dat zákazníků, například HZ_PARTIES.
Příklady
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCApex Manufacturing
|
|||
|
Obchodní jednotka
BusinessUnit
|
Konkrétní obchodní jednotka organizace, která fakturu vystavila. | ||
|
Popis
Obchodní jednotka představuje organizační celek odpovědný za transakci. Ve velkých společnostech jde o důležitý údaj pro finanční členění a výkaznictví. Tento atribut umožňuje porovnávat výkonnost procesu v různých částech společnosti. Můžete například zjistit, zda se DSO mezi obchodními jednotkami výrazně liší nebo zda má některá jednotka mnohem vyšší podíl oprav faktur. Díky tomu lze zaměřit zlepšování procesů tam, kde je nejvíce potřeba.
Proč je to důležité
Umožňuje porovnávat výkonnost různých organizačních jednotek a podrobněji odhalit osvědčené postupy i oblasti, které je třeba zlepšit.
Kde data získat
Údaj je dostupný v tabulkách transakcí, například RA_CUSTOMER_TRX_ALL, často jako ORG_ID, který odkazuje na definice obchodních jednotek.
Příklady
Poradenství pro USAVýroba pro region EMEASlužby pro region APAC
|
|||
|
Stav faktury
InvoiceStatus
|
Aktuální stav faktury v jejím životním cyklu, například „Otevřená“, „Uzavřená“ nebo „Rozporovaná“. | ||
|
Popis
Stav faktury ukazuje, v jaké fázi procesu se faktura právě nachází. Mezi běžné stavy patří otevřená (neuhrazená), uzavřená (uhrazená), rozporovaná nebo stornovaná. Tento atribut se hodí pro souhrnné sledování a filtrování. Například dashboard „Předpověď peněžního toku v reálném čase“ podle něj třídí neuhrazené částky. Umožňuje rychle najít faktury po splatnosti, rozporované faktury i faktury, které jsou plně uhrazené.
Proč je to důležité
Rychle ukazuje aktuální stav faktury a usnadňuje filtrování a třídění pro finanční výkaznictví i řízení provozu.
Kde data získat
Odvozuje se z polí se stavem v tabulkách, jako jsou RA_CUSTOMER_TRX_ALL nebo AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL (například z pole STATUS).
Příklady
OtevřenáUzavřenáRozporovanáČeká na schválení
|
|||
|
Čas ukončení
EventEndTime
|
Přesné datum a čas, kdy byla konkrétní aktivita nebo událost dokončena. | ||
|
Popis
Čas ukončení události zaznamenává okamžik, kdy aktivita skončila. Mnohé události jsou okamžité, některé aktivity, například „Schválení faktury“, však mohou trvat určitou dobu. Začínají odesláním ke schválení a končí rozhodnutím. Čas ukončení umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování aktivity. Díky tomu lze zjistit, kolik času uživatelé věnují konkrétním úkolům. Zpřesňuje také analýzu úzkých míst, protože pomáhá rozlišit čekání od skutečné doby zpracování.
Proč je to důležité
Umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování aktivit a rozlišit aktivní práci od čekání. To je důležité pro podrobnou analýzu úzkých míst.
Kde data získat
Často se odvozuje od času zahájení následující aktivity v procesu. U některých aktivit může být v protokolech workflow k dispozici samostatné pole s časem ukončení.
Příklady
2023-04-15T09:05:12Z2023-04-18T15:00:00Z2023-05-20T11:25:45Z
|
|||
|
Datum faktury
InvoiceDate
|
Oficiální datum vystavení faktury. | ||
|
Popis
Datum faktury, označované také jako datum transakce, je datum uvedené na faktuře. Slouží jako výchozí bod pro výpočet platebních podmínek. Toto datum je důležité pro výpočet doby inkasa pohledávek (DSO), která měří dobu od data faktury do přijetí platby. Liší se od data vytvoření faktury v systému a z pohledu zákazníka označuje oficiální začátek platebního cyklu.
Proč je to důležité
Označuje oficiální začátek životního cyklu faktury a slouží jako základ pro výpočet KPI doby inkasa pohledávek (DSO).
Kde data získat
Údaj se nachází v tabulce RA_CUSTOMER_TRX_ALL, v poli TRX_DATE.
Příklady
2023-04-142023-05-182023-06-25
|
|||
|
Doba inkasa pohledávek
DaysSalesOutstanding
|
Počet dní mezi datem faktury a datem přijetí platby. | ||
|
Popis
Doba inkasa pohledávek (DSO) je důležitý finanční ukazatel, který měří průměrnou dobu potřebnou k inkasu platby po vystavení faktury. Tento atribut ji vypočítává pro každou fakturu zvlášť. Celkové DSO je důležitý KPI, ale jeho výpočet pro jednotlivé faktury umožňuje podrobnější analýzu. Lze z něj sestavit dashboardy trendů, určit vlastnosti faktur s vysokým DSO a vyčíslit finanční dopad zpoždění v procesu. Tento podrobný výpočet poskytuje údaje potřebné k pochopení faktorů, které ovlivňují souhrnný KPI DSO.
Proč je to důležité
Vypočítává důležitý ukazatel peněžního toku pro každou fakturu zvlášť a umožňuje podrobně analyzovat, co ovlivňuje dobu inkasa a finanční výkonnost.
Kde data získat
Vypočítává se jako rozdíl mezi časovým razítkem aktivity „Platba od zákazníka přijata“ a atributem „Datum faktury“.
Příklady
356228
|
|||
|
Doba průchodu faktury
InvoiceCycleTime
|
Celková doba od prvního vytvoření faktury do jejího uzavření. | ||
|
Popis
Tento atribut měří celkovou dobu průchodu životním cyklem faktury v rámci jednoho případu. Vypočítává se jako rozdíl mezi první aktivitou, obvykle „Faktura vytvořena“, a poslední aktivitou, „Faktura uzavřena“. Tento ukazatel poskytuje souhrnný pohled na efektivitu celého procesu. Je hlavním měřítkem pro dashboard „Doba průchodu faktury od začátku do konce“. Analýza podle různých dimenzí, například zákazníka nebo obchodní jednotky, pomáhá určit, které typy faktur se zpracovávají nejdéle, a zjistit příčiny.
Proč je to důležité
Poskytuje jediný důležitý ukazatel celkové rychlosti procesu a pomáhá rychle určit, které faktury se od začátku do konce zpracovávají nejdéle.
Kde data získat
Jde o vypočítaný ukazatel, který se pro každé jedinečné InvoiceNumber získá jako rozdíl mezi nejvyšší a nejnižší hodnotou EventTimestamp.
Příklady
45 dní 8 hodin32 dní 2 hodiny90 dní 12 hodin
|
|||
|
Důvod námitky
DisputeReason
|
Důvod, který zákazník uvedl při rozporování faktury. | ||
|
Popis
Když zákazník rozporuje fakturu, zaznamená se důvod námitky. Může se týkat ceny, množství, kvality služby nebo jiného problému. Analýza důvodů námitek pomáhá odhalit jejich hlavní příčiny. Pokud společnost zná nejčastější důvody, může řešit problémy v cenotvorbě, vyřizování objednávek nebo kvalitě dat. Tím lze zkrátit průměrnou dobu vyřízení námitky k faktuře a zvýšit spokojenost zákazníků.
Proč je to důležité
Odhaluje hlavní příčiny zpoždění plateb a nespokojenosti zákazníků, takže společnost může řešit systémové problémy.
Kde data získat
Tyto informace mohou být uložené v Oracle Collections nebo v souvisejícím modulu pro správu námitek. Mohou se nacházet ve vyhrazené tabulce námitek nebo jako kód důvodu přímo u transakce.
Příklady
Nesprávná cenaNesoulad v množstvíPoškozené zbožíDuplicitní faktura
|
|||
|
Fakturační oddělení
BillingDepartment
|
Interní oddělení nebo tým odpovědný za vytváření a správu faktur. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje konkrétní tým nebo oddělení organizace, které zpracovalo fakturační proces. Poskytuje další organizační kontext pro analýzu. Rozdělením procesu podle fakturačního oddělení může společnost porovnat efektivitu a přesnost jednotlivých týmů. Lze tak zjistit, která oddělení častěji opravují faktury, mají delší schvalovací cykly nebo přispívají k vyššímu DSO. To pomáhá určit, kde se zaměřit na školení nebo sjednocení postupů.
Proč je to důležité
Umožňuje porovnávat výkonnost interních týmů a odhalit osvědčené postupy, potřebu zdrojů i oblasti, kde je třeba zlepšit proces.
Kde data získat
Údaj lze odvodit od uživatele, který fakturu vytvořil, a propojit jej s oddělením přiřazeným v personálním systému (například přes PER_ALL_ASSIGNMENTS_F).
Příklady
Firemní fakturaceTým fakturace služebFakturace prodeje produktů
|
|||
|
Jde o opakovanou práci
IsRework
|
Logický příznak určující, zda je aktivita považována za opakovanou práci, například opakované schválení nebo opravu. | ||
|
Popis
Tento vypočítaný atribut označuje aktivity, které představují zbytečnou nebo nadbytečnou práci. Může jít například o zamítnutí faktury a její opětovné odeslání ke schválení nebo o opravu po prvním vytvoření. Označení opakované práce usnadňuje vyčíslení jejího dopadu na proces. KPI podílu oprav ve fakturaci se počítá přímo z tohoto atributu. Dashboardy mohou zobrazit četnost opakované práce i dobu, o kterou prodlužuje průchod procesem. Pomáhají tak určit zdroje neefektivity a chyb.
Proč je to důležité
Přímo vyčísluje neefektivitu procesu tím, že označuje zbytečnou nebo opakovanou práci. Usnadňuje tak měření časových a finančních dopadů problémů s kvalitou.
Kde data získat
Vypočítává se při transformaci dat podle posloupnosti aktivit. Pokud například aktivitě „Faktura schválena“ u stejného případu předchází aktivita „Faktura zamítnuta“, označí se jako opakovaná práce.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Platební podmínky
PaymentTerms
|
Dohodnuté podmínky úhrady faktury, například „Net 30“ nebo „2% 10, Net 30“. | ||
|
Popis
Platební podmínky určují pravidla, kdy a jak má být faktura uhrazena, včetně případných slev za včasnou platbu. Tyto informace jsou důležité pro správu pohledávek a peněžního toku. Atribut je nezbytný pro správný výpočet data splatnosti a určení, zda lze využít slevu za včasnou platbu. KPI míry využití slevy za včasnou platbu přímo závisí na těchto údajích, protože podle nich určuje, na které faktury se sleva vztahovala.
Proč je to důležité
Určuje pravidla úhrady faktury, přímo ovlivňuje výpočet data splatnosti a umožňuje sledovat a zvyšovat využití slev za včasnou platbu.
Kde data získat
Údaj se nachází v tabulce RA_TERMS a s transakcí je propojen přes term_id v tabulce RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Příklady
Net 30Net 602% 10, Net 30
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
|
Časové razítko označující, kdy byla data této události naposledy obnovena nebo získána ze zdrojového systému. | ||
|
Popis
Tento atribut uvádí čas poslední extrakce dat. Jde o metadata, která pomáhají určit aktuálnost analyzovaných údajů. Analytici podle nich ověří, zda pracují s aktuálními informacemi, a zjistí, jak jsou data stará. Údaj je zvlášť důležitý u dashboardů označovaných jako „v reálném čase“ nebo „téměř v reálném čase“, protože ukazuje případné zpoždění dat.
Proč je to důležité
Informuje uživatele o aktuálnosti dat a pomáhá zajistit, aby analýzy a závěry vycházely z informací se známým a přijatelným stářím.
Kde data získat
Jde o metadata vytvořená při extrakci, transformaci a načítání dat (ETL). Obvykle odpovídají času spuštění datového procesu.
Příklady
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
|
|||
|
Region
Region
|
Zeměpisný region spojený se zákazníkem nebo transakcí. | ||
|
Popis
Region poskytuje faktuře zeměpisný kontext, obvykle podle umístění zákazníka. Umožňuje tak analyzovat proces podle oblasti. Analýza podle regionu může odhalit rozdíly způsobené místními předpisy, podmínkami na trhu nebo výkonností regionálních týmů. Dashboardy, jako jsou „Trend DSO“ a „Doba průchodu faktury od začátku do konce“, lze rozdělit podle regionu a zjistit, zda některé oblasti čelí specifickým problémům s úhradou faktur.
Proč je to důležité
Umožňuje rozdělit proces podle zeměpisné oblasti a odhalit regionální rozdíly ve výkonnosti, chování zákazníků nebo dodržování předpisů.
Kde data získat
Obvykle se odvozuje z adresních údajů zákazníka uložených v TCA (HZ_LOCATIONS, HZ_PARTY_SITES). Nejde o přímé pole na faktuře.
Příklady
Severní AmerikaEvropaAsie a Tichomoří
|
|||
|
Uhrazeno včas
IsPaidOnTime
|
Logický příznak určující, zda byla faktura uhrazena nejpozději v den splatnosti. | ||
|
Popis
Tento vypočítaný atribut jednoduše určuje, zda byla platba včas. Odvozuje se porovnáním data aktivity „Platba od zákazníka přijata“ s atributem „Datum splatnosti“ faktury. Příznak usnadňuje analýzu a vykazování KPI podílu včas uhrazených faktur. Umožňuje snadno filtrovat a třídit data a zjistit, které faktory, například zákazník, region nebo částka faktury, souvisejí s pozdními platbami. Jde o důležitý ukazatel efektivity vymáhání pohledávek.
Proč je to důležité
Usnadňuje měření výkonnosti vymáhání pohledávek a analýzu faktorů, které souvisejí s včasnými nebo opožděnými platbami.
Kde data získat
Vypočítává se porovnáním časového razítka poslední platební aktivity s atributem DueDate. Logika:
Příklady
truefalse
|
|||
|
Uživatel
User
|
Zaměstnanec nebo systémový uživatel, který provedl danou aktivitu. | ||
|
Popis
Atribut Uživatel určuje osobu nebo automatizovaného agenta odpovědného za provedení kroku procesu. Může jít o uživatele, který vytvořil fakturu, vedoucího, který ji schválil, nebo pracovníka vymáhání pohledávek, který odeslal upomínku. Analýza podle uživatele pomáhá odhalit potřebu školení, rozložení pracovní zátěže i rozdíly ve výkonnosti jednotlivců a týmů. Může ukázat, zda se u některých uživatelů častěji vyskytují chyby nebo zda konkrétní schvalovatelé pravidelně vytvářejí úzké místo.
Proč je to důležité
Přiřazuje odpovědnost za jednotlivé kroky procesu a umožňuje analyzovat výkonnost uživatelů, vyvažovat pracovní zátěž a určit potřebu školení.
Kde data získat
Údaj se získává z polí s ID uživatele, jako jsou CREATED_BY nebo LAST_UPDATED_BY, v různých tabulkách transakcí a workflow. ID se následně propojí s adresářovými tabulkami uživatelů (například PER_ALL_PEOPLE_F), aby bylo možné získat jméno uživatele.
Příklady
john.smithjane.doeCollectionsBot
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Systém evidence, ze kterého byla data o události získána. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje zdrojovou aplikaci, ze které data pocházejí. V tomto procesu půjde obvykle o Oracle Fusion Financials, případně o konkrétní modul, například Oracle Receivables (AR). V prostředí s více propojenými systémy pomáhá toto pole rozlišit zdroje dat a je důležité pro jejich ověřování a správu. Zajišťuje, že analýza vychází ze správné a zamýšlené datové sady.
Proč je to důležité
Určuje původ dat, což je důležité pro jejich správu, řešení problémů a ověření, že analýza vychází ze správného systému evidence.
Kde data získat
Obvykle jde o statickou hodnotu ('Oracle Fusion Financials'), která se přidává při extrakci a transformaci dat.
Příklady
Oracle Fusion FinancialsOracle AR CloudFusion Apps
|
|||
|
Způsob platby
PaymentMethod
|
Způsob, kterým zákazník platbu provedl, například bankovním převodem nebo kreditní kartou. | ||
|
Popis
Tento atribut uvádí, jakým způsobem zákazník fakturu uhradil. Pomáhá analyzovat platební trendy a náklady. Různé způsoby platby mohou mít odlišnou dobu zpracování i transakční náklady. Analýza podle způsobu platby ukáže, zda některé způsoby častěji vedou k chybám při párování nebo ke zpoždění. Může také pomoci při hledání způsobů, jak zákazníky motivovat k využívání efektivnějších platebních kanálů.
Proč je to důležité
Pomáhá analyzovat efektivitu zpracování plateb, transakční náklady a četnost chyb při párování u různých platebních kanálů.
Kde data získat
Údaj se nachází v tabulkách příjmů plateb, například AR_CASH_RECEIPTS_ALL, které obsahují pole označující způsob platby.
Příklady
ACHBankovní převodKreditní kartaŠek
|
|||
Aktivity procesu Order to Cash - fakturace a vystavování faktur
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Faktura odeslána zákazníkovi
|
Faktura byla zákazníkovi doručena jeho preferovaným způsobem, například e-mailem nebo poštou. Systém často zaznamená časové razítko provedení doručení. | ||
|
Proč je to důležité
Tato činnost oficiálně zahajuje běh platební lhůty. Doba od schválení do doručení je důležitým ukazatelem efektivity distribuce faktur.
Kde data získat
Událost lze odvodit z pole „last_printed_date“ v tabulce RA_CUSTOMER_TRX_ALL nebo z protokolů Oracle Business Intelligence Publisher, pokud se faktura doručuje elektronicky.
Zachycení
Použijte časové razítko z příslušného záznamu o doručení nebo tisku faktury.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura schválena
|
Faktura získala všechna potřebná schválení a je připravena k odeslání zákazníkovi. Událost se zaznamená po úspěšném dokončení workflow schvalování a aktualizaci stavu faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Tento důležitý milník podmiňuje odeslání faktury zákazníkovi. Prodlevy přímo ovlivňují, kdy začíná běžet lhůta pro zaplacení, a tím i počet dní do inkasa pohledávek (DSO).
Kde data získat
Událost lze odvodit z konečné aktualizace stavu schválení v transakčním záznamu faktury nebo z časového razítka dokončení související úlohy workflow BPM.
Zachycení
Zaznamenejte časové razítko, kdy se stav schválení faktury nastaví na „Approved“.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura uzavřena
|
Faktura je plně uhrazena a spárována, její životní cyklus je dokončen. Tato událost se obvykle odvozuje od okamžiku, kdy je zbývající částka k úhradě nulová a aktualizuje se stav faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Jde o konečné vypořádání faktury a konec procesu. Celková doba do dosažení tohoto stavu představuje dobu průchodu procesem od začátku do konce a je jedním z hlavních KPI fakturačního procesu.
Kde data získat
Odvozuje se z tabulky AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, když se stav změní na 'CLOSED' a hodnota amount_due_remaining je nulová. Datum uzavření uvádí pole 'gl_date_closed'.
Zachycení
U konkrétní faktury použijte hodnotu gl_date_closed z tabulky AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura vytvořena
|
První vytvoření fakturační transakce v systému, často ve stavu konceptu nebo neúplná. Událost se zaznamená, když uživatel poprvé uloží nový záznam faktury v modulu Accounts Receivable. | ||
|
Proč je to důležité
Tato událost označuje začátek fakturačního procesu. Analýza doby od vytvoření do dokončení pomáhá odhalit prodlevy při zadávání údajů nebo problémy s výkonem systému.
Kde data získat
Událost se zaznamenává podle data vytvoření transakčního záznamu v tabulce RA_CUSTOMER_TRX_ALL. Počáteční stav bývá „Incomplete“.
Zachycení
U konkrétního čísla faktury použijte hodnotu creation_date z tabulky RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Typ události
explicit
|
|||
|
Platba přiřazena k faktuře
|
Přijatá platba od zákazníka byla úspěšně spárována s konkrétní fakturou a snížila její neuhrazený zůstatek. Jde o samostatný transakční záznam. | ||
|
Proč je to důležité
Tato činnost potvrzuje správné přiřazení platby, které je nezbytné pro přesné výkazy stáří pohledávek a finanční výkazy. Jde o poslední krok při zaúčtování platby proti pohledávce.
Kde data získat
Událost se zaznamenává v tabulce AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL. Pole apply_date a gl_date označují, kdy k přiřazení platby došlo.
Zachycení
Použijte hodnotu apply_date z tabulky AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL, která propojuje přijatou platbu s fakturou.
Typ události
explicit
|
|||
|
Přijata platba od zákazníka
|
Platba od zákazníka byla v systému zaevidována jako příjem hotovosti. V této fázi ještě nemusí být přiřazena ke konkrétní faktuře. | ||
|
Proč je to důležité
Tento důležitý milník představuje příchozí platbu. Doba mezi přijetím platby a jejím přiřazením k faktuře je důležitým ukazatelem efektivity správy peněžních prostředků.
Kde data získat
Událost se zaznamená při vytvoření záznamu v tabulce AR_CASH_RECEIPTS_ALL. Datum receipt_date označuje, kdy byla platba zpracována.
Zachycení
Použijte hodnotu creation_date nebo receipt_date z tabulky AR_CASH_RECEIPTS_ALL.
Typ události
explicit
|
|||
|
Faktura dokončena
|
Zadávání údajů do faktury je dokončeno a transakce je připravena k ověření a zaúčtování. Událost se obvykle zaznamená při změně stavu faktury z „Incomplete“ na „Complete“. | ||
|
Proč je to důležité
Tento milník označuje konec zadávání údajů. Doba mezi vytvořením a dokončením může ukázat, jak efektivně fakturační oddělení údaje zadává a kontroluje.
Kde data získat
Událost lze odvodit ze změny stavu transakčního záznamu faktury v tabulce RA_CUSTOMER_TRX_ALL. Vyhledejte časové razítko změny stavu na „Complete“.
Zachycení
Sledujte historii stavů transakce v tabulce RA_CUSTOMER_TRX_ALL nebo v souvisejících tabulkách workflow.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura odeslána ke schválení
|
Faktura je formálně zařazena do workflow schvalování, pokud je nastaveno. Událost se zaznamená při změně stavu faktury na čekající schválení, která spustí oznámení určeným schvalovatelům. | ||
|
Proč je to důležité
Tímto začíná schvalovací cyklus. Sledování této činnosti je nezbytné pro měření a analýzu následné doby schvalování, která tvoří důležitou část celkové doby zpracování faktury.
Kde data získat
Událost lze odvodit ze změny stavu transakce faktury nebo ji zaznamenat z tabulek workflow Oracle Business Process Management (BPM), které evidují zahájení schvalovací úlohy.
Zachycení
Zjistěte časové razítko, kdy se stav schválení faktury změní na „Pending“ nebo na obdobný stav.
Typ události
inferred
|
|||
|
Faktura upravena
|
Částka faktury byla změněna, například odpisem nebo dobropisem. Jde o konkrétní transakci, která upravuje neuhrazený zůstatek faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Úpravy často souvisejí s reklamacemi, ústupky nebo opravami. Analýza jejich četnosti a hodnoty může odhalit skryté problémy v procesu Order to Cash.
Kde data získat
Událost se zaznamenává v tabulce AR_ADJUSTMENTS_ALL. Označuje ji datum creation_date záznamu o úpravě.
Zachycení
U příslušné faktury použijte hodnotu creation_date z tabulky AR_ADJUSTMENTS_ALL.
Typ události
explicit
|
|||
|
Faktura zamítnuta
|
Schvalovatel fakturu zamítl, obvykle kvůli chybám v údajích, například v ceně nebo množství. Faktura se vrací k opravě a vzniká opakovaný cyklus zpracování. | ||
|
Proč je to důležité
Sledování zamítnutých faktur upozorňuje na problémy s přesností fakturace a interními kontrolami. Analýza četnosti a důvodů zamítnutí pomáhá určit, kde je třeba proces zlepšit nebo uživatele proškolit.
Kde data získat
Událost lze odvodit z aktualizace stavu transakčního záznamu faktury nebo z výsledku „Rejected“ v úloze workflow BPM.
Zachycení
Zaznamenejte časové razítko, kdy se stav schválení faktury nastaví na „Rejected“.
Typ události
inferred
|
|||
|
Nastalo datum splatnosti
|
Uplynulo smluvní datum, do kterého má být faktura zaplacena. Nejde o transakční událost, ale o hodnotu vypočítanou podle platebních podmínek faktury a aktuálního data. | ||
|
Proč je to důležité
Tato vypočítaná událost je důležitá pro analýzu stáří pohledávek a výpočet DSO. Rozlišuje faktury zaplacené včas od faktur po splatnosti a umožňuje zaměřit se na jejich vymáhání.
Kde data získat
Jde o vypočítanou událost. Nastane, když je aktuální datum pozdější než hodnota due_date v tabulce AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL pro danou fakturu.
Zachycení
Vypočítá se porovnáním aktuálního data s hodnotou due_date v tabulce AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Typ události
calculated
|
|||
|
Odeslána upomínka
|
Zákazníkovi byla kvůli faktuře po splatnosti odeslána upomínka nebo výzva k úhradě. Jde o konkrétní činnost zaznamenanou modulem pro vymáhání pohledávek. | ||
|
Proč je to důležité
Sledování upomínek pomáhá měřit účinnost vymáhání pohledávek a zjistit, které postupy vedou k rychlejším platbám.
Kde data získat
Událost se zaznamenává v modulu Oracle Advanced Collections. Historii upomínek mohou evidovat například tabulky IEX_DUNNINGS, které ukládají datum a úroveň odeslané upomínky.
Zachycení
Získejte údaje z tabulek s historií upomínek a propojte záznam o upomínce s fakturou.
Typ události
explicit
|
|||
|
Zahájena reklamace
|
Zákazník fakturu formálně reklamoval a v systému byl vytvořen případ reklamace. Obvykle se to zaznamená změnou příznaku stavu v platebním plánu faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Reklamace pozastaví proces platby a vyžadují ruční řešení. Analýza jejich četnosti a doby vyřízení pomáhá odhalit příčiny, například chyby v cenách nebo dodávce.
Kde data získat
Událost lze odvodit z pole stavu v tabulce AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, pokud je nastaveno na stav reklamace, nebo ze záznamů o vytvoření případu v tabulce AR_DISPUTE_HISTORY.
Zachycení
Zjistěte, kdy se u platebního plánu faktury aktivuje příznak nebo stav reklamace.
Typ události
inferred
|
|||
Návody k extrakci dat
Chcete začít?
Pomocí této šablony připravíte data, zlepšíte proces Order to Cash - fakturace a vystavování faktur a zrychlíte přeměnu pohledávek na hotovost. Získejte přehled o provozu Oracle Fusion Financials a najděte možnosti, jak jej zefektivnit.
Začněte optimalizovat fakturaci a vystavování faktur v Oracle
Zkraťte fakturační cyklus o 30 % a zlepšete cash flow.
Kreditní kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.