Šablona dat pro správu problémů

Freshservice
Šablona dat pro správu problémů

Šablona dat pro správu problémů

Tato šablona nabízí rámec pro mapování životního cyklu problému ve Freshservice. Pomůže vám najít úzká místa při analýze hlavní příčiny a vytváření náhradních řešení. Uvádí základní atributy a aktivity potřebné k sestavení kvalitního záznamu událostí pro process mining. Postupujte podle průvodce, zjednodušte extrakci dat a zaměřte se na stabilitu IT služeb.
  • Zásadní atributy pro podrobnější analýzu hlavní příčiny
  • Jednotné mapování aktivit v životním cyklu problému
  • Technický návod k extrakci dat z Freshservice
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy správy problémů

Doporučená datová pole dodají záznamu událostí potřebný kontext pro podrobnou analýzu výkonnosti správy problémů.
3 Povinné 9 Doporučené 7 Volitelné
Název Popis
Aktivita
ActivityName
Konkrétní událost nebo úkon provedený v rámci záznamu problému.
Popis

Tento atribut popisuje krok v životním cyklu procesu, například 'Problém zaznamenán', 'Určena hlavní příčina' nebo 'Změněna skupina podpory'. Je základním prvkem algoritmů pro zjišťování procesů, které mapují pořadí práce.

Při analýze toto pole určuje uzly v mapě procesu a pomáhá odhalit opakovanou práci, vynechané kroky a varianty procesu.

Proč je to důležité

Popisuje, co se při provádění procesu děje, a je nezbytné pro vytvoření mapy procesu.

Kde data získat

Odvozeno z koncových bodů Freshservice 'Activities' nebo 'Audit Log'.

Příklady
Problém zaznamenánAktualizována prioritaStav změněn na Resolved
Časové razítko
EventTimestamp
Přesné datum a čas, kdy k činnosti došlo.
Popis

Tento atribut zaznamenává, kdy v systému proběhla konkrétní událost. Nástroj process mining podle něj seřadí události chronologicky a vypočítá dobu mezi jednotlivými kroky.

Při analýze tato data tvoří základ všech časových KPI, například doby průchodu, analýzy doby řešení a identifikace úzkých míst.

Proč je to důležité

Určuje časovou osu událostí, podle které lze vypočítat dobu cyklu a seřadit kroky procesu.

Kde data získat

Pole 'created_at' nebo 'updated_at' v API Freshservice v rámci streamu aktivit.

Příklady
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:00:00Z
Záznam problému
ProblemNumber
Jedinečný alfanumerický identifikátor přiřazený záznamu problému (např. PRB-10234).
Popis

Tento atribut slouží jako hlavní ID případu pro analýzu process mining. Jednoznačně identifikuje konkrétní vyšetřování problému ve Freshservice a propojuje všechny související činnosti, události a změny. Jednotlivé záznamy v protokolu auditu se podle něj seskupují do jedné instance procesu.

Při analýze umožňuje tento identifikátor přejít od souhrnných údajů ke konkrétním průběhům řešení problémů a zjistit přesné pořadí událostí.

Proč je to důležité

Je to základní klíč pro rekonstrukci průběhu procesu a je nutný k jednoznačné identifikaci každého případu.

Kde data získat

Objekt 'Problem' ve Freshservice API, pole 'display_id'.

Příklady
PRB-10023PRB-10045PRB-11201
Byl znovu otevřen
IsReopened
Příznak označující, zda se záznam o problému někdy změnil z uzavřeného na otevřený.
Popis

Tento logický atribut se vypočítá kontrolou historie aktivit, která odhalí přechody z konečného stavu zpět do aktivního stavu.

Při analýze se používá v dashboardu trendů opětovného otevírání záznamů o problémech a slouží jako ukazatel kvality procesu řešení.

Proč je to důležité

Hlavní ukazatel nesprávně uzavřených případů a opakované práce.

Kde data získat

Vypočítáno ze záznamu událostí (ActivityName).

Příklady
truefalse
Kategorie hlavní příčiny
RootCauseCategory
Klasifikace základní příčiny problému.
Popis

Tento atribut zařazuje příčinu problému do kategorií, například „chyba softwaru“, „chyba konfigurace“ nebo „lidská chyba“. Vyplňuje se po fázi analýzy hlavní příčiny (RCA).

Při analýze slouží v dashboardu kvality kategorizace hlavních příčin k odhalení systémových slabin infrastruktury.

Proč je to důležité

Umožňuje sledovat trendy a určit oblasti pro preventivní zlepšení.

Kde data získat

Objekt 'Problem' v API Freshservice. Podle konfigurace jde často o vlastní pole nebo textové pole 'root_cause'.

Příklady
Selhání softwaruChyba konfiguracePorucha hardwaru
Oddělení
DepartmentName
Oddělení uživatele, který problém nahlásil nebo kterého se problém nejvíce týká.
Popis

Tento atribut určuje organizační jednotku, kterou problém ovlivnil.

Při analýze umožňuje rozdělit výsledky dashboardu plnění SLA u kritických problémů podle oddělení a zjistit, zda některá oddělení dostávají pomalejší podporu.

Proč je to důležité

Poskytuje organizační kontext pro dopad problémů.

Kde data získat

API Freshservice, dohledání oddělení v tabulce Department podle žadatele.

Příklady
FinanceLidské zdrojeIT
Porušeno SLA
IsSlaBreached
Příznak označující, zda záznam o problému nesplnil cílovou hodnotu SLA.
Popis

Tento logický atribut má hodnotu true, pokud doba řešení problému překročila stanovený limit.

Při analýze se používá v dashboardu plnění SLA u kritických problémů. Pomáhá určit, které týmy nebo kategorie mají největší potíže s dodržováním termínů.

Proč je to důležité

Přímý ukazatel výkonnosti procesu a dodržování pravidel.

Kde data získat

API Freshservice, odvozeno z příznaků 'sla_policy' nebo 'sla_breached'.

Příklady
truefalse
Priorita
ProblemPriority
Úroveň priority přiřazená problému (např. nízká, střední, vysoká, urgentní).
Popis

Tento atribut vyjadřuje relativní důležitost a naléhavost záznamu o problému. Obvykle se určuje podle matice dopadu a naléhavosti.

Při analýze je toto pole důležité pro segmentaci. Analytici díky němu mohou porovnat dobu řešení a plnění SLA u kritických problémů a drobných závad.

Proč je to důležité

Umožňuje filtrovat analýzu a zaměřit se na problémy s velkým dopadem.

Kde data získat

Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'priority'.

Příklady
NízkáStředníVysokáUrgentní
Přiřazený pracovník podpory
AgentName
Jméno pracovníka service desku, který má problém aktuálně přiřazený.
Popis

Tento atribut určuje osobu odpovědnou za prošetření nebo vyřešení problému. Umožňuje analyzovat zdroje a sledovat výkonnost.

Při analýze pomáhá zjistit, jak je rozložena pracovní zátěž, a odhalit osoby, které jsou přetížené nebo zvlášť efektivní při analýze hlavní příčiny (RCA).

Proč je to důležité

Důležitý údaj pro analýzu zdrojů a organizace práce.

Kde data získat

Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'responder_id' (vyžaduje dohledání v tabulce Agent).

Příklady
Alice SmithBob JonesSprávce systému
Propojené incidenty
RelatedIncidentCount
Počet záznamů o incidentech propojených s tímto problémem.
Popis

Tento atribut počítá jednotlivé incidenty spojené se záznamem o problému. Přibližně tak vyjadřuje rozsah narušení práce uživatelů.

Při analýze se používá pro KPI hustoty propojení incidentů, který ověřuje, zda řešení problémů skutečně snižuje počet incidentů.

Proč je to důležité

Ukazuje rozsah dopadu problému na podporu.

Kde data získat

API Freshservice, počet položek v poli 'associated_incidents'.

Příklady
05120
Skupina podpory
SupportGroup
Technický tým nebo skupina pověřená řešením problému.
Popis

Tento atribut označuje tým odpovědný za záznam o problému. Předávání mezi skupinami často způsobuje zpoždění při správě problémů.

Při analýze se toto pole používá k vytvoření heatmapy předávání mezi skupinami podpory a k odhalení přehazování práce mezi týmy.

Proč je to důležité

Důležité pro analýzu předávání práce a odhalení úzkých míst mezi oddělenými týmy.

Kde data získat

Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'group_id' (vyžaduje dohledání v tabulce Groups).

Příklady
Databázový týmProvoz sítíPodpora aplikací
Stav
ProblemStatus
Aktuální stav problému v jeho životním cyklu (např. otevřený, čeká na změnu, vyřešený).
Popis

Tento atribut sleduje průběh problému v rámci workflow. Změny tohoto pole spouštějí standardní procesní aktivity.

Při analýze slouží jako hlavní filtr pro rozlišení aktivní a dokončené práce a umožňuje analyzovat rozpracovanou práci (WIP, Work In Progress).

Proč je to důležité

Určuje stav případu a slouží k výpočtu statistik průběhu.

Kde data získat

Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'status'.

Příklady
OtevřenýČeká na změnuVyřešenýUzavřený
Dopad
ImpactLevel
Míra dopadu problému na firemní procesy.
Popis

Tento atribut vyjadřuje rozsah problému a často se spolu s naléhavostí používá k určení priority.

Při analýze pomáhá určit, která úzká místa v procesech ovlivňují nejdůležitější firemní činnosti.

Proč je to důležité

Slouží k vážení výsledků analýzy podle důležitosti pro provoz.

Kde data získat

Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'impact'.

Příklady
NízkáStředníVysoká
Dotčené aktivum
AssociatedAsset
Hlavní konfigurační položka (CI) nebo aktivum propojené s problémem.
Popis

Tento atribut určuje konkrétní hardwarové nebo softwarové aktivum, kterého se šetření týká.

Při analýze umožňuje sledovat kvalitu kategorizace hlavních příčin podle typu aktiva a zjistit, zda jsou některá zařízení nebo verze softwaru náchylnější k závadám.

Proč je to důležité

Propojuje výkonnost procesu se součástmi infrastruktury.

Kde data získat

API Freshservice, pole 'associated_assets'.

Příklady
Server-01Mzdová aplikaceHlavní přepínač A
Popis náhradního řešení
WorkaroundNotes
Text popisující dočasnou opravu nebo náhradní řešení.
Popis

Tento atribut obsahuje podrobnosti o poskytnutém dočasném řešení. Jeho vyplnění znamená, že náhradní řešení bylo úspěšně zveřejněno.

Při analýze se časové razítko vyplnění tohoto pole používá pro KPI průměrné doby poskytnutí náhradního řešení.

Proč je to důležité

Důležité pro porovnání rychlosti zmírnění dopadu s rychlostí úplného vyřešení.

Kde data získat

Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'workaround'.

Příklady
Restartovat službu ručněVymazat mezipaměť prohlížečePoužít jiný koncový bod VPN
Poslední aktualizace dat
LastExtractionTime
Časové razítko určující, kdy byla data extrahována z Freshservice.
Popis

Tento atribut označuje aktuálnost datové sady použité k analýze. Pomáhá zjistit, zda pracujete s aktuálními daty, nebo se starším snímkem.

Při analýze slouží jako referenční bod pro výpočet aktuální doby otevření aktivních případů.

Proč je to důležité

Poskytuje kontext k prodlevě a spolehlivosti dat.

Kde data získat

Systémový čas při spuštění ETL.

Příklady
2023-11-01T12:00:00Z
Propojený požadavek na změnu
ChangeRequestId
Identifikátor požadavku na změnu vytvořeného za účelem vyřešení problému.
Popis

Tento atribut obsahuje ID požadavku na změnu spojeného se záznamem o problému, který slouží k zavedení trvalé opravy.

Při analýze je důležitý pro KPI doby od RCA k přechodu na změnu. Umožňuje měřit čas mezi nalezením příčiny a zahájením nápravy.

Proč je to důležité

Propojuje proces správy problémů s procesem správy změn.

Kde data získat

API Freshservice, pole 'associated_change_request'.

Příklady
CHG-2001CHG-2045
Termín dokončení
DueDate
Cílové datum, do kterého má být problém vyřešen.
Popis

Tento atribut obsahuje termín vyřešení problému, který se často stanovuje podle pravidel SLA nebo ručně vedoucím pracovníkem.

Při analýze poskytuje porovnání tohoto data se skutečným datem vyřešení informace o přesnosti plánování a realistickém nastavení očekávání.

Proč je to důležité

Referenční bod pro analýzu včasného dokončení.

Kde data získat

Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'due_by'.

Příklady
2023-12-31T17:00:00Z
Zdrojový systém
SourceSystem
Název systému, ze kterého data pocházejí.
Popis

Tento statický atribut určuje původ datové sady, v tomto případě Freshservice. V prostředí s více systémy pomáhá rozlišit záznamy z různých nástrojů nebo instancí ITSM.

Při analýze slouží především k filtrování nebo seskupování dat z více zdrojů.

Proč je to důležité

Zajišťuje původ dat a jejich dohledatelnost při process mining v prostředí s více systémy.

Kde data získat

Pevně nastavená hodnota při extrakci.

Příklady
Freshservice
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity správy problémů

Zaznamenejte tyto důležité milníky procesu a změny stavů. Zobrazíte tak celý průběh záznamů problémů ve vašem service desku.
7 Doporučené 8 Volitelné
Aktivita Popis
Nasazena trvalá oprava
Označuje implementaci konečného řešení. Ve Freshservice se tato událost obvykle odvozuje ze změny stavu na 'Solved' nebo 'Resolved'.
Proč je to důležité

Vypočítává prodlevu při implementaci trvalé opravy. Označuje konec technických prací na nápravě.

Kde data získat

Activity Stream: změna stavu na 'Solved' nebo 'Resolved'.

Zachycení

Porovnejte hodnotu pole status před změnou a po ní

Typ události inferred
Přiřazena skupina podpory
Přiřazení záznamu problému konkrétnímu technickému týmu nebo skupině. Zachytí se sledováním změn pole 'Group' v historii požadavku.
Proč je to důležité

Nezbytné pro heatmapu předávání mezi skupinami podpory. Sledování těchto změn odhalí přehazování případů mezi týmy a nadměrné předávání.

Kde data získat

Activity Stream: změny pole 'group_id' nebo 'group_name'.

Zachycení

Zaznamená se při aktualizaci pole Group

Typ události explicit
Problém uzavřen
Závěrečná událost životního cyklu, při které se záznam uzamkne a označí jako neaktivní. Zachytí se změnou stavu na 'Closed'.
Proč je to důležité

Určuje konec instance procesu. Je nutná pro výpočet celkové doby cyklu.

Kde data získat

Activity Stream: změna stavu na 'Closed'.

Zachycení

Zaznamená se při změně stavu na Closed

Typ události explicit
Problém zaznamenán
První vytvoření záznamu problému v systému. Tato událost se zaznamená v protokolu auditu Freshservice při uložení nového požadavku na řešení problému.
Proč je to důležité

Označuje začátek instance procesu. Slouží jako výchozí bod pro výpočet všech dob průchodu a dob cyklu.

Kde data získat

Freshservice Activity Stream nebo Tickets API (časové razítko created_at).

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce New Problem

Typ události explicit
Propojen požadavek na změnu
Propojení záznamu změny se záznamem problému, které označuje začátek fáze nápravy. Zachytí se systémovou událostí 'Association with Change'.
Proč je to důležité

Důležité pro sledování úzkých míst u požadavků na změnu. Měří předání od řízení problémů k řízení změn.

Kde data získat

Activity Stream: událost 'Association with Change'.

Zachycení

Zaznamená se při propojení ID změny

Typ události explicit
Určena hlavní příčina
Okamžik, kdy se vyplní textové pole hlavní příčiny nebo část věnovaná analýze. Zachytí se první změna pole 'Root Cause' z prázdné hodnoty.
Proč je to důležité

Hlavní milník pro analýzu doby určení hlavní příčiny. Označuje přechod od vyšetřování k návrhu řešení.

Kde data získat

Activity Stream: změna polí 'root_cause' nebo 'analysis'.

Zachycení

Porovnejte hodnotu pole root_cause před změnou a po ní

Typ události inferred
Zveřejněno náhradní řešení
Přidání dočasného řešení do záznamu problému, obvykle jako poznámky nebo hodnoty pole 'Workaround'. Používá se k výpočtu rychlosti zveřejňování náhradních řešení.
Proč je to důležité

Měří, jak rychle tým zmírní dopad problému. Je důležité pro KPI průměrné doby zavedení náhradního řešení.

Kde data získat

Activity Stream: změna pole 'workaround' nebo vytvoření poznámky označené jako Solution/Workaround.

Zachycení

Zaznamená se při vyplnění pole Workaround

Typ události explicit
Aktualizována priorita
Změna naléhavosti nebo úrovně dopadu záznamu problému. Zachytí se v historii změn pole 'Priority'.
Proč je to důležité

Důležité pro analýzu porušení SLA a filtrování dashboardu výkonnosti SLA u kritických problémů.

Kde data získat

Activity Stream: změny pole 'priority'.

Zachycení

Zaznamená se při změně pole Priority

Typ události explicit
Dokončen úkol související s problémem
Dokončení dílčího úkolu připojeného k záznamu problému. Často se používá ke sledování kontrol po implementaci (PIR) nebo konkrétních kroků vyšetřování.
Proč je to důležité

Podporuje dashboard auditu dokončení následných kontrol tím, že sleduje, zda se kontrolní úkoly uzavírají.

Kde data získat

Activity Stream: změna stavu 'Task' na Closed/Completed.

Zachycení

Zaznamená se při označení propojeného úkolu jako dokončeného

Typ události explicit
Porušeno SLA
Událost vytvořená systémem, která označuje překročení termínu 'Due By'. Freshservice zaznamenává konkrétní značky porušení SLA.
Proč je to důležité

Přímo podporuje analýzu výkonnosti SLA u kritických problémů. Odhaluje případy, kdy nebyly splněny cíle.

Kde data získat

Activity Stream: systémový záznam o porušení SLA.

Zachycení

Zaznamená se při spuštění systémového monitoru SLA

Typ události explicit
Přidána poznámka
Obecná událost zaznamenávající přidání veřejné nebo soukromé poznámky k záznamu. Zachycuje průběžnou spolupráci nebo aktualizace.
Proč je to důležité

Může označovat aktivní práci, i když se stav nezměnil. Pomáhá odhalit období aktivního čekání.

Kde data získat

Activity Stream: událost 'Note added'.

Zachycení

Zaznamená se při přidání komentáře

Typ události explicit
Přiřazen řešitel
Přiřazení konkrétního řešitele k záznamu problému. Událost se zaznamená, když se vyplní nebo aktualizuje pole 'Agent'.
Proč je to důležité

Označuje, kdy se uživatel oficiálně ujal práce. Pomáhá analyzovat rozdělení zdrojů podle priority.

Kde data získat

Activity Stream: změny pole 'responder_id'.

Zachycení

Zaznamená se při aktualizaci pole Agent

Typ události explicit
Problém znovu otevřen
Přechod ze stavu 'Resolved' nebo 'Closed' zpět do stavu 'Open'. Znamená, že oprava selhala nebo byla zamítnuta.
Proč je to důležité

Základní metrika dashboardu trendů znovuotevřených záznamů problémů. Vysoký počet znovuotevření může ukazovat na nekvalitní analýzu hlavní příčiny nebo opravy.

Kde data získat

Activity Stream: změna stavu z [Closed/Solved] na [Open/In Progress].

Zachycení

Porovnejte hodnotu pole status před změnou a po ní

Typ události inferred
Propojena položka majetku
Přiřazení konfigurační položky (CI) nebo položky majetku k záznamu problému. Pomáhá určit 'Dotčenou firemní službu' nebo 'Ovlivněnou konfigurační položku'.
Proč je to důležité

Propojuje obecně popsaný problém s fyzickou nebo logickou infrastrukturou. Je důležité pro analýzu kvality kategorizace hlavních příčin.

Kde data získat

Activity Stream: událost 'Association with Asset'.

Zachycení

Zaznamená se při připojení položky majetku k záznamu

Typ události explicit
Stav: čeká se na změnu
Změna stavu označující, že problém čeká na implementaci požadavku na změnu. Lze ji odvodit ze změny pole stavu na 'Change Requested' nebo podobnou hodnotu.
Proč je to důležité

Odhaluje dobu čekání, kdy je tým řízení problémů závislý na externích procesech řízení změn.

Kde data získat

Activity Stream: změna stavu na ID odpovídající hodnotě 'Change Requested'.

Zachycení

Porovnejte hodnotu pole status před změnou a po ní

Typ události inferred
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Jak získat data z Freshservice

Chcete začít?

Proměňte data o správě problémů v konkrétní poznatky. Náš tým vám pomůže s extrakcí dat i se zlepšováním IT služeb.

Odstraňte úzká místa ve správě problémů

Zkraťte dobu řešení o 30 % a zvyšte stabilitu IT služeb

Začněte používat zkušební verzi zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere 5 minut.