Šablona dat pro správu problémů
Šablona dat pro správu problémů
- Zásadní atributy pro podrobnější analýzu hlavní příčiny
- Jednotné mapování aktivit v životním cyklu problému
- Technický návod k extrakci dat z Freshservice
Atributy správy problémů
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Aktivita
ActivityName
|
Konkrétní událost nebo úkon provedený v rámci záznamu problému. | ||
|
Popis
Tento atribut popisuje krok v životním cyklu procesu, například 'Problém zaznamenán', 'Určena hlavní příčina' nebo 'Změněna skupina podpory'. Je základním prvkem algoritmů pro zjišťování procesů, které mapují pořadí práce. Při analýze toto pole určuje uzly v mapě procesu a pomáhá odhalit opakovanou práci, vynechané kroky a varianty procesu.
Proč je to důležité
Popisuje, co se při provádění procesu děje, a je nezbytné pro vytvoření mapy procesu.
Kde data získat
Odvozeno z koncových bodů Freshservice 'Activities' nebo 'Audit Log'.
Příklady
Problém zaznamenánAktualizována prioritaStav změněn na Resolved
|
|||
|
Časové razítko
EventTimestamp
|
Přesné datum a čas, kdy k činnosti došlo. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává, kdy v systému proběhla konkrétní událost. Nástroj process mining podle něj seřadí události chronologicky a vypočítá dobu mezi jednotlivými kroky. Při analýze tato data tvoří základ všech časových KPI, například doby průchodu, analýzy doby řešení a identifikace úzkých míst.
Proč je to důležité
Určuje časovou osu událostí, podle které lze vypočítat dobu cyklu a seřadit kroky procesu.
Kde data získat
Pole 'created_at' nebo 'updated_at' v API Freshservice v rámci streamu aktivit.
Příklady
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:00:00Z
|
|||
|
Záznam problému
ProblemNumber
|
Jedinečný alfanumerický identifikátor přiřazený záznamu problému (např. PRB-10234). | ||
|
Popis
Tento atribut slouží jako hlavní ID případu pro analýzu process mining. Jednoznačně identifikuje konkrétní vyšetřování problému ve Freshservice a propojuje všechny související činnosti, události a změny. Jednotlivé záznamy v protokolu auditu se podle něj seskupují do jedné instance procesu. Při analýze umožňuje tento identifikátor přejít od souhrnných údajů ke konkrétním průběhům řešení problémů a zjistit přesné pořadí událostí.
Proč je to důležité
Je to základní klíč pro rekonstrukci průběhu procesu a je nutný k jednoznačné identifikaci každého případu.
Kde data získat
Objekt 'Problem' ve Freshservice API, pole 'display_id'.
Příklady
PRB-10023PRB-10045PRB-11201
|
|||
|
Byl znovu otevřen
IsReopened
|
Příznak označující, zda se záznam o problému někdy změnil z uzavřeného na otevřený. | ||
|
Popis
Tento logický atribut se vypočítá kontrolou historie aktivit, která odhalí přechody z konečného stavu zpět do aktivního stavu. Při analýze se používá v dashboardu trendů opětovného otevírání záznamů o problémech a slouží jako ukazatel kvality procesu řešení.
Proč je to důležité
Hlavní ukazatel nesprávně uzavřených případů a opakované práce.
Kde data získat
Vypočítáno ze záznamu událostí (ActivityName).
Příklady
truefalse
|
|||
|
Kategorie hlavní příčiny
RootCauseCategory
|
Klasifikace základní příčiny problému. | ||
|
Popis
Tento atribut zařazuje příčinu problému do kategorií, například „chyba softwaru“, „chyba konfigurace“ nebo „lidská chyba“. Vyplňuje se po fázi analýzy hlavní příčiny (RCA). Při analýze slouží v dashboardu kvality kategorizace hlavních příčin k odhalení systémových slabin infrastruktury.
Proč je to důležité
Umožňuje sledovat trendy a určit oblasti pro preventivní zlepšení.
Kde data získat
Objekt 'Problem' v API Freshservice. Podle konfigurace jde často o vlastní pole nebo textové pole 'root_cause'.
Příklady
Selhání softwaruChyba konfiguracePorucha hardwaru
|
|||
|
Oddělení
DepartmentName
|
Oddělení uživatele, který problém nahlásil nebo kterého se problém nejvíce týká. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje organizační jednotku, kterou problém ovlivnil. Při analýze umožňuje rozdělit výsledky dashboardu plnění SLA u kritických problémů podle oddělení a zjistit, zda některá oddělení dostávají pomalejší podporu.
Proč je to důležité
Poskytuje organizační kontext pro dopad problémů.
Kde data získat
API Freshservice, dohledání oddělení v tabulce Department podle žadatele.
Příklady
FinanceLidské zdrojeIT
|
|||
|
Porušeno SLA
IsSlaBreached
|
Příznak označující, zda záznam o problému nesplnil cílovou hodnotu SLA. | ||
|
Popis
Tento logický atribut má hodnotu true, pokud doba řešení problému překročila stanovený limit. Při analýze se používá v dashboardu plnění SLA u kritických problémů. Pomáhá určit, které týmy nebo kategorie mají největší potíže s dodržováním termínů.
Proč je to důležité
Přímý ukazatel výkonnosti procesu a dodržování pravidel.
Kde data získat
API Freshservice, odvozeno z příznaků 'sla_policy' nebo 'sla_breached'.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Priorita
ProblemPriority
|
Úroveň priority přiřazená problému (např. nízká, střední, vysoká, urgentní). | ||
|
Popis
Tento atribut vyjadřuje relativní důležitost a naléhavost záznamu o problému. Obvykle se určuje podle matice dopadu a naléhavosti. Při analýze je toto pole důležité pro segmentaci. Analytici díky němu mohou porovnat dobu řešení a plnění SLA u kritických problémů a drobných závad.
Proč je to důležité
Umožňuje filtrovat analýzu a zaměřit se na problémy s velkým dopadem.
Kde data získat
Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'priority'.
Příklady
NízkáStředníVysokáUrgentní
|
|||
|
Přiřazený pracovník podpory
AgentName
|
Jméno pracovníka service desku, který má problém aktuálně přiřazený. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje osobu odpovědnou za prošetření nebo vyřešení problému. Umožňuje analyzovat zdroje a sledovat výkonnost. Při analýze pomáhá zjistit, jak je rozložena pracovní zátěž, a odhalit osoby, které jsou přetížené nebo zvlášť efektivní při analýze hlavní příčiny (RCA).
Proč je to důležité
Důležitý údaj pro analýzu zdrojů a organizace práce.
Kde data získat
Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'responder_id' (vyžaduje dohledání v tabulce Agent).
Příklady
Alice SmithBob JonesSprávce systému
|
|||
|
Propojené incidenty
RelatedIncidentCount
|
Počet záznamů o incidentech propojených s tímto problémem. | ||
|
Popis
Tento atribut počítá jednotlivé incidenty spojené se záznamem o problému. Přibližně tak vyjadřuje rozsah narušení práce uživatelů. Při analýze se používá pro KPI hustoty propojení incidentů, který ověřuje, zda řešení problémů skutečně snižuje počet incidentů.
Proč je to důležité
Ukazuje rozsah dopadu problému na podporu.
Kde data získat
API Freshservice, počet položek v poli 'associated_incidents'.
Příklady
05120
|
|||
|
Skupina podpory
SupportGroup
|
Technický tým nebo skupina pověřená řešením problému. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje tým odpovědný za záznam o problému. Předávání mezi skupinami často způsobuje zpoždění při správě problémů. Při analýze se toto pole používá k vytvoření heatmapy předávání mezi skupinami podpory a k odhalení přehazování práce mezi týmy.
Proč je to důležité
Důležité pro analýzu předávání práce a odhalení úzkých míst mezi oddělenými týmy.
Kde data získat
Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'group_id' (vyžaduje dohledání v tabulce Groups).
Příklady
Databázový týmProvoz sítíPodpora aplikací
|
|||
|
Stav
ProblemStatus
|
Aktuální stav problému v jeho životním cyklu (např. otevřený, čeká na změnu, vyřešený). | ||
|
Popis
Tento atribut sleduje průběh problému v rámci workflow. Změny tohoto pole spouštějí standardní procesní aktivity. Při analýze slouží jako hlavní filtr pro rozlišení aktivní a dokončené práce a umožňuje analyzovat rozpracovanou práci (WIP, Work In Progress).
Proč je to důležité
Určuje stav případu a slouží k výpočtu statistik průběhu.
Kde data získat
Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'status'.
Příklady
OtevřenýČeká na změnuVyřešenýUzavřený
|
|||
|
Dopad
ImpactLevel
|
Míra dopadu problému na firemní procesy. | ||
|
Popis
Tento atribut vyjadřuje rozsah problému a často se spolu s naléhavostí používá k určení priority. Při analýze pomáhá určit, která úzká místa v procesech ovlivňují nejdůležitější firemní činnosti.
Proč je to důležité
Slouží k vážení výsledků analýzy podle důležitosti pro provoz.
Kde data získat
Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'impact'.
Příklady
NízkáStředníVysoká
|
|||
|
Dotčené aktivum
AssociatedAsset
|
Hlavní konfigurační položka (CI) nebo aktivum propojené s problémem. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje konkrétní hardwarové nebo softwarové aktivum, kterého se šetření týká. Při analýze umožňuje sledovat kvalitu kategorizace hlavních příčin podle typu aktiva a zjistit, zda jsou některá zařízení nebo verze softwaru náchylnější k závadám.
Proč je to důležité
Propojuje výkonnost procesu se součástmi infrastruktury.
Kde data získat
API Freshservice, pole 'associated_assets'.
Příklady
Server-01Mzdová aplikaceHlavní přepínač A
|
|||
|
Popis náhradního řešení
WorkaroundNotes
|
Text popisující dočasnou opravu nebo náhradní řešení. | ||
|
Popis
Tento atribut obsahuje podrobnosti o poskytnutém dočasném řešení. Jeho vyplnění znamená, že náhradní řešení bylo úspěšně zveřejněno. Při analýze se časové razítko vyplnění tohoto pole používá pro KPI průměrné doby poskytnutí náhradního řešení.
Proč je to důležité
Důležité pro porovnání rychlosti zmírnění dopadu s rychlostí úplného vyřešení.
Kde data získat
Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'workaround'.
Příklady
Restartovat službu ručněVymazat mezipaměť prohlížečePoužít jiný koncový bod VPN
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastExtractionTime
|
Časové razítko určující, kdy byla data extrahována z Freshservice. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje aktuálnost datové sady použité k analýze. Pomáhá zjistit, zda pracujete s aktuálními daty, nebo se starším snímkem. Při analýze slouží jako referenční bod pro výpočet aktuální doby otevření aktivních případů.
Proč je to důležité
Poskytuje kontext k prodlevě a spolehlivosti dat.
Kde data získat
Systémový čas při spuštění ETL.
Příklady
2023-11-01T12:00:00Z
|
|||
|
Propojený požadavek na změnu
ChangeRequestId
|
Identifikátor požadavku na změnu vytvořeného za účelem vyřešení problému. | ||
|
Popis
Tento atribut obsahuje ID požadavku na změnu spojeného se záznamem o problému, který slouží k zavedení trvalé opravy. Při analýze je důležitý pro KPI doby od RCA k přechodu na změnu. Umožňuje měřit čas mezi nalezením příčiny a zahájením nápravy.
Proč je to důležité
Propojuje proces správy problémů s procesem správy změn.
Kde data získat
API Freshservice, pole 'associated_change_request'.
Příklady
CHG-2001CHG-2045
|
|||
|
Termín dokončení
DueDate
|
Cílové datum, do kterého má být problém vyřešen. | ||
|
Popis
Tento atribut obsahuje termín vyřešení problému, který se často stanovuje podle pravidel SLA nebo ručně vedoucím pracovníkem. Při analýze poskytuje porovnání tohoto data se skutečným datem vyřešení informace o přesnosti plánování a realistickém nastavení očekávání.
Proč je to důležité
Referenční bod pro analýzu včasného dokončení.
Kde data získat
Objekt 'Problem' v API Freshservice, pole 'due_by'.
Příklady
2023-12-31T17:00:00Z
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Název systému, ze kterého data pocházejí. | ||
|
Popis
Tento statický atribut určuje původ datové sady, v tomto případě Freshservice. V prostředí s více systémy pomáhá rozlišit záznamy z různých nástrojů nebo instancí ITSM. Při analýze slouží především k filtrování nebo seskupování dat z více zdrojů.
Proč je to důležité
Zajišťuje původ dat a jejich dohledatelnost při process mining v prostředí s více systémy.
Kde data získat
Pevně nastavená hodnota při extrakci.
Příklady
Freshservice
|
|||
Aktivity správy problémů
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Nasazena trvalá oprava
|
Označuje implementaci konečného řešení. Ve Freshservice se tato událost obvykle odvozuje ze změny stavu na 'Solved' nebo 'Resolved'. | ||
|
Proč je to důležité
Vypočítává prodlevu při implementaci trvalé opravy. Označuje konec technických prací na nápravě.
Kde data získat
Activity Stream: změna stavu na 'Solved' nebo 'Resolved'.
Zachycení
Porovnejte hodnotu pole status před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Přiřazena skupina podpory
|
Přiřazení záznamu problému konkrétnímu technickému týmu nebo skupině. Zachytí se sledováním změn pole 'Group' v historii požadavku. | ||
|
Proč je to důležité
Nezbytné pro heatmapu předávání mezi skupinami podpory. Sledování těchto změn odhalí přehazování případů mezi týmy a nadměrné předávání.
Kde data získat
Activity Stream: změny pole 'group_id' nebo 'group_name'.
Zachycení
Zaznamená se při aktualizaci pole Group
Typ události
explicit
|
|||
|
Problém uzavřen
|
Závěrečná událost životního cyklu, při které se záznam uzamkne a označí jako neaktivní. Zachytí se změnou stavu na 'Closed'. | ||
|
Proč je to důležité
Určuje konec instance procesu. Je nutná pro výpočet celkové doby cyklu.
Kde data získat
Activity Stream: změna stavu na 'Closed'.
Zachycení
Zaznamená se při změně stavu na Closed
Typ události
explicit
|
|||
|
Problém zaznamenán
|
První vytvoření záznamu problému v systému. Tato událost se zaznamená v protokolu auditu Freshservice při uložení nového požadavku na řešení problému. | ||
|
Proč je to důležité
Označuje začátek instance procesu. Slouží jako výchozí bod pro výpočet všech dob průchodu a dob cyklu.
Kde data získat
Freshservice Activity Stream nebo Tickets API (časové razítko created_at).
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce New Problem
Typ události
explicit
|
|||
|
Propojen požadavek na změnu
|
Propojení záznamu změny se záznamem problému, které označuje začátek fáze nápravy. Zachytí se systémovou událostí 'Association with Change'. | ||
|
Proč je to důležité
Důležité pro sledování úzkých míst u požadavků na změnu. Měří předání od řízení problémů k řízení změn.
Kde data získat
Activity Stream: událost 'Association with Change'.
Zachycení
Zaznamená se při propojení ID změny
Typ události
explicit
|
|||
|
Určena hlavní příčina
|
Okamžik, kdy se vyplní textové pole hlavní příčiny nebo část věnovaná analýze. Zachytí se první změna pole 'Root Cause' z prázdné hodnoty. | ||
|
Proč je to důležité
Hlavní milník pro analýzu doby určení hlavní příčiny. Označuje přechod od vyšetřování k návrhu řešení.
Kde data získat
Activity Stream: změna polí 'root_cause' nebo 'analysis'.
Zachycení
Porovnejte hodnotu pole root_cause před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Zveřejněno náhradní řešení
|
Přidání dočasného řešení do záznamu problému, obvykle jako poznámky nebo hodnoty pole 'Workaround'. Používá se k výpočtu rychlosti zveřejňování náhradních řešení. | ||
|
Proč je to důležité
Měří, jak rychle tým zmírní dopad problému. Je důležité pro KPI průměrné doby zavedení náhradního řešení.
Kde data získat
Activity Stream: změna pole 'workaround' nebo vytvoření poznámky označené jako Solution/Workaround.
Zachycení
Zaznamená se při vyplnění pole Workaround
Typ události
explicit
|
|||
|
Aktualizována priorita
|
Změna naléhavosti nebo úrovně dopadu záznamu problému. Zachytí se v historii změn pole 'Priority'. | ||
|
Proč je to důležité
Důležité pro analýzu porušení SLA a filtrování dashboardu výkonnosti SLA u kritických problémů.
Kde data získat
Activity Stream: změny pole 'priority'.
Zachycení
Zaznamená se při změně pole Priority
Typ události
explicit
|
|||
|
Dokončen úkol související s problémem
|
Dokončení dílčího úkolu připojeného k záznamu problému. Často se používá ke sledování kontrol po implementaci (PIR) nebo konkrétních kroků vyšetřování. | ||
|
Proč je to důležité
Podporuje dashboard auditu dokončení následných kontrol tím, že sleduje, zda se kontrolní úkoly uzavírají.
Kde data získat
Activity Stream: změna stavu 'Task' na Closed/Completed.
Zachycení
Zaznamená se při označení propojeného úkolu jako dokončeného
Typ události
explicit
|
|||
|
Porušeno SLA
|
Událost vytvořená systémem, která označuje překročení termínu 'Due By'. Freshservice zaznamenává konkrétní značky porušení SLA. | ||
|
Proč je to důležité
Přímo podporuje analýzu výkonnosti SLA u kritických problémů. Odhaluje případy, kdy nebyly splněny cíle.
Kde data získat
Activity Stream: systémový záznam o porušení SLA.
Zachycení
Zaznamená se při spuštění systémového monitoru SLA
Typ události
explicit
|
|||
|
Přidána poznámka
|
Obecná událost zaznamenávající přidání veřejné nebo soukromé poznámky k záznamu. Zachycuje průběžnou spolupráci nebo aktualizace. | ||
|
Proč je to důležité
Může označovat aktivní práci, i když se stav nezměnil. Pomáhá odhalit období aktivního čekání.
Kde data získat
Activity Stream: událost 'Note added'.
Zachycení
Zaznamená se při přidání komentáře
Typ události
explicit
|
|||
|
Přiřazen řešitel
|
Přiřazení konkrétního řešitele k záznamu problému. Událost se zaznamená, když se vyplní nebo aktualizuje pole 'Agent'. | ||
|
Proč je to důležité
Označuje, kdy se uživatel oficiálně ujal práce. Pomáhá analyzovat rozdělení zdrojů podle priority.
Kde data získat
Activity Stream: změny pole 'responder_id'.
Zachycení
Zaznamená se při aktualizaci pole Agent
Typ události
explicit
|
|||
|
Problém znovu otevřen
|
Přechod ze stavu 'Resolved' nebo 'Closed' zpět do stavu 'Open'. Znamená, že oprava selhala nebo byla zamítnuta. | ||
|
Proč je to důležité
Základní metrika dashboardu trendů znovuotevřených záznamů problémů. Vysoký počet znovuotevření může ukazovat na nekvalitní analýzu hlavní příčiny nebo opravy.
Kde data získat
Activity Stream: změna stavu z [Closed/Solved] na [Open/In Progress].
Zachycení
Porovnejte hodnotu pole status před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
|
Propojena položka majetku
|
Přiřazení konfigurační položky (CI) nebo položky majetku k záznamu problému. Pomáhá určit 'Dotčenou firemní službu' nebo 'Ovlivněnou konfigurační položku'. | ||
|
Proč je to důležité
Propojuje obecně popsaný problém s fyzickou nebo logickou infrastrukturou. Je důležité pro analýzu kvality kategorizace hlavních příčin.
Kde data získat
Activity Stream: událost 'Association with Asset'.
Zachycení
Zaznamená se při připojení položky majetku k záznamu
Typ události
explicit
|
|||
|
Stav: čeká se na změnu
|
Změna stavu označující, že problém čeká na implementaci požadavku na změnu. Lze ji odvodit ze změny pole stavu na 'Change Requested' nebo podobnou hodnotu. | ||
|
Proč je to důležité
Odhaluje dobu čekání, kdy je tým řízení problémů závislý na externích procesech řízení změn.
Kde data získat
Activity Stream: změna stavu na ID odpovídající hodnotě 'Change Requested'.
Zachycení
Porovnejte hodnotu pole status před změnou a po ní
Typ události
inferred
|
|||
Návody k extrakci dat
Chcete začít?
Proměňte data o správě problémů v konkrétní poznatky. Náš tým vám pomůže s extrakcí dat i se zlepšováním IT služeb.
Odstraňte úzká místa ve správě problémů
Zkraťte dobu řešení o 30 % a zvyšte stabilitu IT služeb
Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere 5 minut.