Datová šablona pro správu pohledávek a vymáhání

Čas události neboli časové razítko označuje přesný okamžik, kdy v procesu proběhla konkrétní aktivita. Umožňuje chronologicky seřadit události každého případu faktury. Tento údaj je základem všech časových analýz.

V process mining se čas události používá k výpočtu důležitých ukazatelů, například doby mezi aktivitami, celkové doby trvání případu a dodržení dohodnutých úrovní služeb. Doba mezi „Odesláním faktury“ a „Přijetím platby“ například přímo ovlivňuje dobu inkasa pohledávek (DSO). Analýza časových razítek pomáhá odhalit zpoždění, měřit efektivitu jednotlivých kroků a určit úzká místa.

Toto časové razítko je nezbytné pro řazení událostí, výpočet dob průchodu procesem a trvání i veškeré časové analýzy výkonnosti.

Obvykle se zaznamenává jako datum vytvoření dokladu, datum zaúčtování nebo časové razítko systémového protokolu přiřazené k transakci či změně stavu.

Číslo faktury je jedinečný alfanumerický kód přiřazený každému fakturačnímu dokladu. Slouží jako hlavní reference pro všechny aktivity a transakce související s danou fakturou, od jejího vystavení až po konečné vyrovnání nebo odpis.

V process mining se číslo faktury používá k propojení souvisejících událostí, například „Vystavení faktury“, „Přijetí platby“ a „Zaevidování reklamace“, do jedné instance procesu neboli případu. Díky tomu lze zobrazit a analyzovat celý životní cyklus faktury. Analýza procesů seskupených podle čísla faktury pomáhá odhalit úzká místa, sledovat dobu průchodu procesem a porozumět rozdílům ve zpracování jednotlivých faktur.

Jde o základní ID případu, které propojuje všechny související události a umožňuje rekonstruovat a analyzovat celý životní cyklus faktury.

Obvykle se nachází v tabulce záhlaví faktury nebo dokladu pohledávky ve zdrojovém finančním systému.

Název aktivity popisuje konkrétní krok nebo milník v procesu správy úvěrů a vymáhání pohledávek. Tyto aktivity tvoří mapu procesu a představují například kroky „Odeslání faktury zákazníkovi“, „Odeslání upomínky“ nebo „Přiřazení platby k faktuře“.

Analýza pořadí a četnosti aktivit je základem process mining. Pomáhá odhalit skutečný průběh procesu, porovnat jej s navrženým modelem a najít odchylky, opakované činnosti i neefektivní postupy. Časté zaznamenávání aktivity „Zaevidování reklamace“ může například ukazovat na problémy s přesností faktur nebo kvalitou výrobků.

Tento atribut určuje jednotlivé kroky procesu. Tvoří základ mapy procesu a umožňuje analyzovat jeho průběh a odchylky.

Údaj se získává z různých změn stavu, transakčních kódů nebo záznamů událostí ve finančních, prodejních či upomínacích modulech zdrojového systému.

Tento atribut zaznamenává datum a čas posledního načtení dat ze zdrojového systému do prostředí process mining. Jde o metadata, která ukazují, jak aktuální je analyzovaná datová sada.

Informace o poslední aktualizaci dat pomáhá ověřit, zda analýza nebo dashboard vychází z aktuálního stavu procesu. Uživatelé díky ní vědí, k jakému okamžiku data sahají, a mohou je správně interpretovat. To je důležité zejména při sledování probíhajících procesů nebo KPI blízkých reálnému času, protože údaj ukazuje, jak aktuální jsou získané poznatky.

Ukazuje aktuálnost dat, pomáhá posoudit, jak čerstvá je analýza, a informuje uživatele, k jakému okamžiku data sahají.

Obvykle jde o metadata, která nástroj ETL nebo datová pipeline vytvoří a uloží při načítání dat.

Atribut Zdrojový systém označuje konkrétní aplikaci nebo platformu, ve které byla data o události původně zaznamenána. Proces, jako je správa pohledávek od vystavení faktury po inkaso, může v prostředí s více systémy probíhat v několika z nich. Fakturaci může například zajišťovat ERP a upomínky samostatná platforma pro vymáhání pohledávek.

Tento atribut pomáhá porozumět technologickému kontextu procesu. Lze jej využít k ověření dat, odhalení rozdílů v průběhu procesu mezi systémy a hledání problémů při jejich integraci. Analýza může například ukázat, že ke zpožděním pravidelně dochází při předávání práce mezi ERP a nástrojem pro vymáhání pohledávek.

Označuje původ dat. Pomáhá porozumět rozdílům v průběhu procesu mezi systémy a ověřovat správnost dat.

Tato informace se často doplňuje při extrakci dat (ETL) nebo se nachází v technických metadatech zdrojových tabulek.

Částka faktury je celková suma, kterou zákazníkovi účtujete a kterou má uhradit. Jde o základní finanční údaj každého případu faktury.

Tento atribut je nezbytný pro analýzu finančních dopadů. Propojením ukazatelů procesu s částkou faktury mohou organizace určit priority při vymáhání. Analýza může například ukázat, že u faktur s vysokou hodnotou dochází k delším prodlevám v platbě nebo k častějším reklamacím. Údaj také umožňuje vypočítat finanční KPI, například dobu inkasa pohledávek (DSO), a vyčíslit částky vázané v úzkých místech procesu nebo odepsané jako nedobytné.

Důležitý údaj pro finanční analýzu, stanovení priorit při vymáhání faktur s vysokou hodnotou a vyčíslení finančních dopadů neefektivních procesů.

Standardní pole v záhlaví faktury v modulu pohledávek nebo fakturace zdrojového systému.

Datum splatnosti je den, do kterého musí být platba za fakturu přijata, aby byla považována za včasnou. Obvykle se vypočítá z data vystavení faktury a dohodnutých platebních podmínek.

Toto datum slouží jako hlavní měřítko výkonnosti procesu vymáhání. Určuje, zda je platba opožděná, kdy se zahájí upomínací řízení a jak se vypočítají přehledy stáří pohledávek. V process mining se datum splatnosti používá k výpočtu KPI, například podílu včasných plateb a doby inkasa pohledávek (DSO), i k analýze účinnosti činností při vymáhání vzhledem k termínům plateb.

Slouží jako hlavní měřítko včasnosti plateb a je nezbytné pro výpočet KPI, například DSO a včasnosti úhrad.

Údaj se nachází v záhlaví faktury. Může jít o samostatné pole nebo o hodnotu odvozenou z data faktury a platebních podmínek.

Důvod reklamace zachycuje, proč zákazník odmítá fakturu uhradit. Mezi běžné důvody patří nesprávná cena, poškozené zboží, nesoulad v množství nebo chybějící dokumentace. Údaj se obvykle zaznamená při otevření formálního případu reklamace.

Důvod reklamace je užitečný pro analýzu příčin. Analýza četnosti jednotlivých důvodů pomáhá odhalit systémové problémy mimo oddělení vymáhání, například v expedici, přesnosti fakturace nebo zadávání prodejních objednávek. Process mining navíc ukáže, jak různé důvody reklamace ovlivňují dobu vyřízení a průběh procesu. Na základě těchto poznatků lze zjednodušit správu reklamací.

Pomáhá odhalit příčiny zpožděných plateb a reklamací a najít problémy v předcházejících částech procesu, například ve fakturaci, expedici nebo prodeji.

Údaj se ukládá v modulech pro správu reklamací, systémech CRM nebo jako kód důvodu přímo u faktury či dokladu pohledávky.

ID zákazníka je jedinečný kód, který v systému označuje konkrétní zákaznický účet. Propojuje fakturu se subjektem, který je ze zákona povinen ji uhradit.

V analýze process mining slouží ID zákazníka jako důležitý rozměr pro segmentaci. Analytici mohou zkoumat výkonnost procesu u konkrétních zákazníků nebo skupin zákazníků. Odhalí tak například, kteří zákazníci pravidelně platí pozdě, podávají nejvíce reklamací nebo na které z nich dopadají určité nedostatky procesu. Tyto poznatky pomáhají přizpůsobit strategie vymáhání a zlepšit vztahy se zákazníky.

Umožňuje podrobně segmentovat data o procesu, analyzovat chování zákazníků, odhalovat problematické účty a přizpůsobovat strategie vymáhání.

Údaj je dostupný v záhlaví faktury nebo jej lze propojit prostřednictvím tabulek kmenových dat zákazníků ve finančním či prodejním systému.

Jméno pracovníka vymáhání označuje osobu nebo skupinu pověřenou správou faktury po splatnosti a souvisejícími činnostmi při vymáhání. Může jít o účetního, pracovníka specializovaného na vymáhání nebo celý tým.

Tento atribut umožňuje analyzovat výkonnost jednotlivců i týmů. Porovnáním procesů podle jména pracovníka vymáhání mohou organizace odhalit osvědčené postupy, určit potřebu školení a analyzovat rozložení pracovní zátěže. Pomáhá porozumět roli lidí v procesu vymáhání a jejímu vlivu na výsledky, například dobu úhrady nebo odpisy.

Umožňuje analyzovat výkonnost týmů i jednotlivců, rozložení pracovní zátěže a účinnost různých pracovníků či strategií vymáhání.

Údaj se nachází v datech transakcí pohledávek, kmenových záznamech zákazníků nebo specializovaných modulech pro správu vymáhání. Může odpovídat polím jako „Účetní“ nebo „ID uživatele“.

Stav faktury označuje její aktuální fázi životního cyklu. Mění se podle toho, jak probíhají jednotlivé události: po vystavení je faktura „Otevřená“, po uplynutí splatnosti bez úhrady „Po splatnosti“ a nakonec „Zaplacená“ nebo „Odepsaná“.

Tento atribut poskytuje přehled o aktuálním stavu pohledávek. V analýze process mining pomáhá rozdělit případy do kategorií a porozumět výsledkům různých variant procesu. Porovnání průběhu procesů, které vedou ke stavu „Reklamovaná“ a „Zaplacená“, může například odhalit příčiny problémů s úhradou. Atribut lze také použít k filtrování aktivních případů, například všech faktur po splatnosti, a analýze probíhajícího vymáhání.

Poskytuje přehled o aktuálním stavu faktur, umožňuje analyzovat výsledky procesu a filtrovat případy v konkrétní fázi, například po splatnosti nebo v reklamaci.

Obvykle jde o pole stavu v záhlaví faktury nebo dokladu pohledávky.

Stupeň upomínání ukazuje, jak daleko faktura po splatnosti postoupila v rámci formálního procesu komunikace se zákazníkem. Obvykle se označuje číslem nebo kódem. První stupeň může představovat mírnou upomínku, zatímco čtvrtý může být poslední výzvou před právními kroky.

Analýza stupně upomínání pomáhá vyhodnotit účinnost strategie upomínání. Process mining ukáže, které průběhy procesu vedou k vyšším stupňům a zda jednotlivé stupně vedou k úhradě. Analýza může například odhalit, že k většině plateb dochází po druhém stupni upomínání, takže třetí a čtvrtý stupeň jsou málo účinné a nákladné. Na základě těchto poznatků lze upravit načasování a obsah upomínek.

Měří intenzitu vymáhání a pomáhá analyzovat účinnost strategie upomínání v jednotlivých fázích.

Údaj se nachází v modulech pro správu vymáhání nebo v datech pohledávek. Často se vztahuje k zákaznickému účtu nebo konkrétním dokladům po splatnosti.

Kód společnosti je identifikátor organizační jednotky, která představuje právně samostatnou společnost nebo samostatnou obchodní oblast, za kterou se sestavuje účetní závěrka. V organizaci s více subjekty se každá transakce přiřazuje ke konkrétnímu kódu společnosti.

Tento atribut je základem analýzy na úrovni organizace. Umožňuje porovnávat výkonnost procesu mezi různými právními subjekty, dceřinými společnostmi nebo obchodními jednotkami. Srovnání může odhalit rozdíly v efektivitě procesů, dodržování pravidel a výkonnosti pracovníků vymáhání. Organizace pak může sdílet osvědčené postupy a podle potřeby sjednotit procesy.

Umožňuje porovnávat procesy a jejich výkonnost mezi různými právními subjekty, dceřinými společnostmi a obchodními jednotkami v organizaci.

Standardní organizační pole ve všech finančních dokladech v systému ERP, včetně faktur.

Měna faktury určuje, v jaké měně, například USD, EUR nebo JPY, je faktura vystavena a očekává se její úhrada. To je důležité zejména pro společnosti působící v zahraničí.

Process mining se často zaměřuje spíše na průběh procesů než na přepočet finančních částek, ale tento atribut je důležitý pro správnou interpretaci částky faktury. Umožňuje filtrovat analýzu podle měny nebo rozdělit procesy podle měny a zjistit, zda se transakce v některých měnách řídí odlišnými vzorci, například kvůli zpožděním při mezinárodním zpracování plateb nebo odlišným strategiím vymáhání na zahraničních trzích.

Poskytuje potřebný kontext pro částku faktury a umožňuje rozdělit analýzu podle měny, což je důležité pro mezinárodní společnosti.

Standardní pole v záhlaví faktury.

Platební podmínky určují podmínky prodeje, především termín úhrady. Obvykle se uvádějí jako kód nebo zkrácený text, například „Net 30“ (platba do 30 dnů) nebo „2/10 Net 30“ (sleva 2 % při úhradě do 10 dnů, jinak je celá částka splatná do 30 dnů).

Tento atribut poskytuje důležitý kontext pro datum splatnosti faktury a platební chování zákazníků. Analýza procesu podle platebních podmínek může ukázat, zda některé podmínky souvisejí s častějšími opožděnými platbami nebo reklamacemi. Lze také vyhodnotit účinnost slev za včasnou úhradu a využít výsledky při sjednávání budoucích platebních podmínek se zákazníky. Tím lze lépe řídit peněžní tok.

Poskytují kontext pro datum splatnosti faktury a umožňují analyzovat, jak různé dohody o platbě ovlivňují včasnost úhrad a celkový peněžní tok.

Údaj se ukládá v kmenových datech zákazníka nebo v záhlaví prodejní objednávky či faktury.

Segment zákazníka je kategorie, která sdružuje zákazníky se společnými charakteristikami. Segmenty lze vymezit například podle odvětví (výroba, maloobchod), velikosti (velký podnik, malý a střední podnik), regionu nebo strategické hodnoty (zlatý, stříbrný, bronzový).

Tento atribut umožňuje podrobnější a strategičtější analýzu procesu vymáhání. Porovnání výkonnosti procesu mezi segmenty může odhalit, že určité skupiny zákazníků mají specifické platební chování nebo potíže. Zákazníci ze zahraničí mohou mít například delší platební cykly kvůli přeshraničnímu bankovnímu styku. Tyto poznatky pomáhají připravit cílené strategie a pravidla vymáhání pro jednotlivé segmenty, zvýšit celkovou efektivitu a zlepšit spokojenost zákazníků.

Umožňuje porovnávat různé skupiny zákazníků a připravovat pro ně cílené strategie a pravidla vymáhání.

Údaj se obvykle nachází v kmenových datech zákazníka v systému CRM nebo ERP.