Šablona dat pro zpracování prodejních objednávek v procesu Order to Cash

SAP S/4HANA
Šablona dat pro zpracování prodejních objednávek v procesu Order to Cash

Šablona dat pro zpracování prodejních objednávek v procesu Order to Cash

Tato šablona vám ukáže, jak shromáždit potřebná data pro analýzu zpracování prodejních objednávek v procesu Order to Cash. Obsahuje základní atributy a aktivity potřebné k sestavení přesného záznamu událostí. Najdete v ní také podrobný návod, jak data získat ze systému SAP S/4HANA a začít zlepšovat proces.
  • Doporučené atributy ke sběru
  • Aktivity, které je vhodné sledovat
  • Návod na extrakci dat ze SAP S/4HANA
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy procesu Order to Cash: zpracování prodejních objednávek

Toto jsou doporučená datová pole pro záznam událostí, který využijete k podrobné analýze zpracování prodejních objednávek v procesu Order to Cash.
3 Povinné 7 Doporučené 12 Volitelné
Název Popis
Čas události
EventTime
Časové razítko určující, kdy konkrétní aktivita nebo událost nastala.
Popis

Čas události uvádí přesné datum a čas každé aktivity v procesu a tvoří chronologickou osu záznamu událostí. Zaznamenává například vytvoření prodejní objednávky, odeslání zboží nebo úhradu faktury.

Tento atribut je nezbytný pro veškeré časové analýzy. Používá se k výpočtu doby mezi aktivitami, odhalování prodlev, měření výkonnosti procesu vůči dohodám o úrovni služeb a analýze celkové doby zpracování prodejní objednávky. Přesnost časových razítek přímo ovlivňuje kvalitu poznatků z process mining.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je nezbytné pro výpočet dob trvání, dob průchodu procesem a čekacích dob, které jsou základem analýzy výkonnosti.

Kde data získat

Jde o odvozený atribut, který se získává z různých polí data a času v tabulkách SAP, například z ERDAT/ERZET (datum a čas vytvoření) v tabulkách VBAK, LIKP a VBRK nebo z časových razítek změn v CDHDR.

Příklady
2023-01-15T09:00:00Z2023-01-18T14:30:00Z2023-01-25T11:20:00Z
Název aktivity
ActivityName
Název obchodní aktivity, která proběhla v určitém okamžiku procesu zpracování prodejní objednávky.
Popis

Tento atribut popisuje konkrétní krok nebo událost v průběhu zpracování prodejní objednávky, například „Vytvořena prodejní objednávka“, „Zaúčtován výdej zboží“ nebo „Přijata platba“. Aktivity se odvozují z různých změn statusů, dat vytvoření dokladů a záznamů v protokolech napříč moduly SAP.

Analýza pořadí a délky těchto aktivit tvoří základ process mining. Umožňuje zobrazit mapy procesů, odhalit úzká místa mezi jednotlivými kroky a analyzovat varianty procesu. Díky tomu zjistíte, jak objednávky skutečně procházejí systémem ve srovnání s navrženým procesem.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu, a umožňuje tak sestavit mapu procesu a analyzovat jeho průběh i úzká místa.

Kde data získat

Jde o odvozený atribut, který se obvykle vytváří při extrakci dat. Změny statusů nebo události vytvoření dokladů z tabulek, jako jsou VBAK, LIKP, VBRK a CDHDR/CDPOS, se přiřadí k odpovídajícím názvům aktivit.

Příklady
Vytvoření zákaznické objednávkyVytvořena dodávkaVytvořena fakturaPřijata platba
Prodejní objednávka
Vbeln
Jedinečný identifikátor prodejního dokladu, který slouží jako hlavní identifikátor případu v procesu Order to Cash.
Popis

Číslo prodejní objednávky jednoznačně identifikuje požadavek zákazníka na zboží nebo služby. Jde o hlavní objekt, který propojuje všechny aktivity během zpracování objednávky, od jejího vytvoření a potvrzení až po dodání a fakturaci.

V process mining je tento atribut nezbytný pro sledování průběhu každé jednotlivé objednávky od začátku do konce. Analýza podle prodejní objednávky pomáhá odhalit úzká místa, pochopit odchylky v procesu a měřit ukazatele, jako je doba průchodu procesem nebo včasné dodání, u každé konkrétní transakce se zákazníkem.

Proč je to důležité

Jde o hlavní identifikátor, který propojuje všechny související události procesu a umožňuje zobrazit celý průběh objednávky na úrovni jednotlivého případu.

Kde data získat

Tento atribut obsahuje číslo prodejního dokladu z tabulky VBAK (pole VBELN).

Příklady
100002341000056710000891
Číslo materiálu
Matnr
Jedinečný identifikátor prodávaného produktu nebo materiálu.
Popis

Číslo materiálu je jedinečný klíč produktu v kmenových datech materiálů. Každá položka prodejní objednávky odpovídá konkrétnímu číslu materiálu.

Tento atribut umožňuje analyzovat proces z pohledu produktu. Pomáhá zjistit, zda se u některých produktů pojí zpracování s delší dobou, častějšími změnami nebo vyšší mírou rušení. Tyto poznatky mohou odhalit problémy konkrétních produktových řad, například složitosti v dodavatelském řetězci nebo nepřesná data.

Proč je to důležité

Umožňuje analýzu na úrovni produktů a odhaluje, zda se u některých materiálů nebo produktových řad častěji objevují prodlevy, přepracování či jiné neefektivity.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Číslo materiálu“ v tabulce položek prodejní objednávky VBAP (pole MATNR).

Příklady
PROD-1001PROD-2005SERV-A01
Číslo zákazníka
Kunnr
Jedinečný identifikátor zákaznického účtu.
Popis

Číslo zákazníka je jedinečný klíč přiřazený každému zákazníkovi v kmenových datech. Používá se ve všech transakcích souvisejících se zákazníkem, včetně prodejních objednávek, dodávek a plateb.

Analýza procesu z pohledu zákazníka je důležitá. Tento atribut umožňuje porovnávat průběh objednávek podle zákazníků, zjistit, u kterých zákazníků dochází k nejdelším prodlevám, a pochopit, jak se zpracování liší u významných zákazníků. Je nezbytný pro dashboardy, které sledují dobu průchodu procesem podle zákaznického segmentu.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat proces z pohledu zákazníka, odhalit problémy, které se týkají konkrétních zákazníků nebo skupin, a měřit zákaznické KPI.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Příjemce zboží“ nebo „Číslo zákazníka“ v tabulce VBAK (pole KUNNR).

Příklady
C000123C000456C000789
Čistá částka
Netwr
Čistá hodnota položky nebo dokladu prodejní objednávky v měně dokladu.
Popis

Čistá částka vyjadřuje hodnotu objednávky po slevách a přirážkách, ale před zdaněním. Jde o důležitý finanční ukazatel každé prodejní objednávky.

V process mining poskytuje tento atribut důležitý obchodní kontext. Pomáhá zaměřit analýzu na objednávky s vysokou hodnotou, zjistit, zda hodnota objednávky souvisí s dobou nebo náročností zpracování, a vyčíslit finanční dopad neefektivit, jako jsou zrušení nebo prodlevy. Analýza může například ukázat, že objednávky s vysokou hodnotou často zdržují ruční kontroly bonity.

Proč je to důležité

Poskytuje finanční kontext každému případu. Umožňuje upřednostnit zlepšení u objednávek s největším dopadem a vyčíslit náklady prodlev.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Čistá hodnota položky objednávky v měně dokladu“ v tabulce VBAP (pole NETWR), případně se agreguje z tabulky VBAK.

Příklady
1500.00250.5012345.75
Požadované datum dodání
Vdatu
Datum dodání zboží nebo služeb požadované zákazníkem.
Popis

Toto datum vyjadřuje, kdy zákazník požaduje dodat položky prodejní objednávky. Slouží jako důležitý podklad pro plánování, rozvrhování a měření plnění dohod o úrovni služeb (SLA).

Atribut je nezbytný pro měření úrovně zákaznických služeb a logistické výkonnosti. Slouží jako základ pro KPI „Míra včasného dodání“. Porovnává se se skutečným datem výdeje zboží nebo dodání, aby bylo možné určit, zda byl požadavek zákazníka splněn. Analýza odchylek pomáhá odhalit systémové problémy při vyřizování objednávek nebo plánování.

Proč je to důležité

Jde o hlavní datum pro měření včasného dodání, důležitého KPI pro spokojenost zákazníků a efektivitu dodavatelského řetězce.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Požadované datum dodání“ v tabulce řádků rozvrhu prodejní objednávky VBEP (pole VDATU).

Příklady
2023-02-012023-03-152023-04-20
Prodejní organizace
Vkorg
Organizační jednotka odpovědná za prodej konkrétních produktů nebo služeb.
Popis

Prodejní organizace představuje prodejní jednotku společnosti. Odpovídá za sjednávání obchodních podmínek a distribuci zboží a služeb. Každá prodejní transakce je přiřazena konkrétní prodejní organizaci.

Tento atribut je jedním z hlavních rozměrů analýzy výkonnosti. Filtrování a porovnávání dat mezi prodejními organizacemi umožňuje srovnávat výsledky, odhalit osvědčené postupy v jednotlivých regionech nebo divizích a zjistit, jak se efektivita procesu liší podle oblasti nebo obchodní jednotky.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkonnost a výsledky různých obchodních jednotek, regionů nebo společností v rámci skupiny.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Prodejní organizace“ v tabulce VBAK (pole VKORG).

Příklady
10002000US01DE01
Typ prodejního dokladu
Auart
Klasifikace rozlišující různé typy prodejních dokladů, například standardní objednávky, vratky nebo dobropisy.
Popis

Typ prodejního dokladu určuje, jak se doklad zpracovává v SAP. Stanovuje například číselnou řadu, povinná pole a celkový průběh transakce. Příkladem je „OR“ pro standardní objednávku nebo „RE“ pro objednávku vratky.

V process mining je tento atribut důležitý pro rozdělení analýzy do skupin. Porovnání průběhu procesu u různých typů dokladů může odhalit výrazné rozdíly v době průchodu, míře přepracování a úrovni automatizace. Díky tomu lze zlepšování procesů zaměřit na konkrétní typy objednávek.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit prodejní objednávky do kategorií a porovnat, jak se zpracovávají jednotlivé typy objednávek.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Typ prodejního dokladu“ v tabulce VBAK (pole AUART).

Příklady
ORRECRSO
Uživatelské jméno
Ernam
ID uživatele SAP, který doklad vytvořil nebo naposledy změnil.
Popis

Tento atribut zaznamenává uživatele odpovědného za konkrétní aktivitu, například za vytvoření prodejní objednávky nebo zaúčtování výdeje zboží. Propojuje kroky procesu s lidmi nebo týmy, které je provedly.

Analýza aktivit podle uživatele pomáhá zjistit potřeby školení, pochopit rozložení pracovní zátěže a odhalit odchylky typické pro konkrétní uživatele. Je užitečná také pro zajištění shody a audit, protože poskytuje přehled o tom, kdo v procesu provedl důležité úkony.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost procesu podle uživatele nebo týmu a pomáhá odhalit nejlepší výsledky, potřeby školení i rozložení pracovní zátěže.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Jméno osoby, která vytvořila objekt“ v tabulkách, jako je VBAK (pole ERNAM pro vytvoření), nebo v hlavičkách změnových dokladů v CDHDR (pole UNAME).

Příklady
CBURNSDSCRANTONJHALPERT
Čas ukončení
EndTime
Časové razítko označující, kdy konkrétní aktivita nebo událost skončila.
Popis

EndTime označuje čas dokončení jednotlivé aktivity. StartTime udává, kdy úloha začala, zatímco EndTime zaznamenává její konec. Díky tomu lze měřit dobu aktivní práce.

Tento atribut je důležitý pro přesný výpočet doby zpracování aktivity. Umožňuje rozlišit čas strávený aktivní prací na úloze (doba zpracování = EndTime - StartTime) od čekání na zahájení další úlohy (doba čekání = NextActivity.StartTime - CurrentActivity.EndTime). Toto rozlišení je základem přesné analýzy úzkých míst.

Proč je to důležité

Umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování aktivity a rozlišit aktivní práci od čekání.

Kde data získat

Jde o odvozený atribut. U některých aktivit může odpovídat konkrétnímu časovému razítku v SAP. U jiných se často odhaduje nebo nastavuje stejně jako StartTime, pokud je událost považována za okamžitou.

Příklady
2023-01-15T09:05:10Z2023-01-18T15:00:00Z2023-01-25T11:20:00Z
Celkový stav dodávky
Lfstk
Celkový stav dodávky prodejní objednávky. Udává, zda se objednávka ještě nezpracovává, byla dodána částečně, nebo je dodána celá.
Popis

Toto stavové pole shrnuje průběh plnění prodejního dokladu. Vychází ze stavů všech jeho položek a ukazuje, zda je objednávka z hlediska dodávky otevřená, rozpracovaná, nebo dokončená.

Při analýze procesů tento atribut pomáhá zjistit aktuální stav otevřených objednávek a filtrovat případy. Analýza objednávek se stavem „Dodáno celé“ například ukáže dokončené procesy. Objednávky ve stavu „Zatím nezpracováno“ mohou naopak odhalit nevyřízené případy a počáteční úzká místa.

Proč je to důležité

Poskytuje přehled o průběhu plnění objednávky a umožňuje filtrovat a analyzovat objednávky, které jsou otevřené, částečně dodané nebo dodané celé.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Celkový stav dodávky všech položek“ v tabulce stavů VBUK (pole LFSTK).

Příklady
ABC
Distribuční kanál
Vtweg
Kanál, kterým se produkty nebo služby dostávají k zákazníkům, například maloobchod, velkoobchod nebo internetový prodej.
Popis

Distribuční kanál určuje způsob prodeje a distribuce produktů zákazníkům. Spolu s prodejní organizací tvoří prodejní oblast.

Analýza procesů podle distribučního kanálu ukáže, které kanály jsou efektivnější. Objednávky z kanálu „Internetový prodej“ mohou být například vysoce automatizované a rychlé, zatímco objednávky z kanálu „Přímý prodej“ mohou zahrnovat více ručních kroků a trvat déle. Díky tomu můžete cíleně zlepšovat jednotlivé kanály.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnat výkonnost různých prodejních kanálů, například webu, přímého prodeje nebo maloobchodu, a odhalit úzká místa i osvědčené postupy pro konkrétní kanály.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Distribuční kanál“ v tabulce VBAK (pole VTWEG).

Příklady
102001
Divize
Spart
Organizační jednotka zastupující konkrétní produktovou řadu nebo oblast podnikání.
Popis

Divize slouží ke skupinovému členění materiálů nebo služeb a často představuje produktovou řadu. Je součástí definice prodejní oblasti a pomáhá strukturovat firmu podle produktů.

Tento atribut se hodí k analýze výkonnosti procesů u různých skupin produktů. Pomůže například zjistit, zda se objednávky náhradních dílů zpracovávají jinak než objednávky hotových výrobků. Toto členění je důležité pro KPI „Doba průchodu podle produktové řady“ a související analýzu v dashboardu.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat procesy podle produktové řady nebo oblasti podnikání a odhalit rozdíly ve výkonnosti jednotlivých částí firmy.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Divize“ v tabulkách VBAK nebo VBAP (pole SPART).

Příklady
000105
Dodáno včas
IsOnTimeDelivery
Logická hodnota označující, zda byla objednávka dodána v potvrzeném nebo požadovaném termínu, případně dříve.
Popis

Tento atribut jednoznačně vyjadřuje, zda byla dodávka každé objednávky včas. Vypočítá se porovnáním časového razítka aktivity „Výdej zboží zaúčtován“ s požadovaným datem dodání (VDATU) nebo s potvrzeným datem dodání v harmonogramu objednávky.

Tento příznak je základem KPI „Míra včasných dodávek“ a dashboardu „Dodržení slíbeného termínu dodání“. Zjednodušuje analýzu, protože umožňuje rychle rozdělit objednávky na včasné a opožděné a následně zkoumat charakteristiky procesů v každé skupině a hledat příčiny zpoždění.

Proč je to důležité

Přímo měří plnění objednávek podle očekávání zákazníků a tvoří základ důležitého KPI „Míra včasných dodávek“.

Kde data získat

Jde o vypočítaný atribut, který vzniká porovnáním časového razítka aktivity „Výdej zboží zaúčtován“ s požadovaným datem dodání (VBEP-VDATU).

Příklady
truefalse
Důvod zamítnutí
Abgru
Kód označující důvod zamítnutí nebo zrušení prodejní objednávky či její položky.
Popis

Důvod zamítnutí vysvětluje, proč byla prodejní objednávka nebo konkrétní položka zrušena. Tyto důvody obvykle nastavuje firma a mohou zahrnovat například kódy „Zboží není skladem“, „Zákazník objednávku zrušil“ nebo „Nesprávná cena“.

Tento atribut je zásadní pro analýzu příčin rušení objednávek. Analýza nejčastějších důvodů zamítnutí pomáhá odhalit problémy v prodeji, skladových zásobách nebo cenotvorbě. Tyto poznatky jsou důležité pro dashboard „Analýza rušení prodejních objednávek“, který pomáhá omezit ztrátu prodejů a zefektivnit proces.

Proč je to důležité

Vysvětluje, proč se objednávky ruší, a umožňuje hledat příčiny problémů, jako jsou chyby v cenách, nedostupné zboží nebo nízká kvalita dat.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Důvod zamítnutí nabídek a prodejních objednávek“ v tabulce položek prodejní objednávky VBAP (pole ABGRU).

Příklady
010215
Měna dokladu
Waerk
Kód měny pro částky uvedené v prodejním dokladu.
Popis

Tento atribut určuje měnu, například USD, EUR nebo JPY, ve které jsou v prodejním dokladu uvedeny peněžní hodnoty, jako je čistá částka. Poskytuje potřebný kontext pro správnou interpretaci a agregaci finančních dat.

Měna sice přímo neovlivňuje průběh procesu, pro finanční analýzu je však nezbytná. Umožňuje správně interpretovat peněžní hodnoty a při globálním reportingu převádět částky na společnou měnu.

Proč je to důležité

Poskytuje potřebný kontext pro všechny peněžní hodnoty a zajišťuje správnou finanční analýzu a reporting, zejména při provozu ve více zemích.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Měna SD dokladu“ v tabulce VBAK (pole WAERK).

Příklady
USDEURGBP
Objednané množství
Kwmeng
Množství materiálu objednané v konkrétní položce prodejního dokladu.
Popis

Tento atribut udává počet jednotek konkrétního materiálu, které zákazník požaduje v položce prodejní objednávky. Jde o základní transakční údaj.

Analýza objednaného množství poskytuje důležitý kontext pro podnikání. Objednávky lze rozdělit podle velikosti na malé a velké a zjistit, zda objem ovlivňuje efektivitu zpracování. Množství je také důležitým ukazatelem pro firemní reporting a pochopení rozsahu provozu.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat objednávky podle jejich velikosti a zjistit, zda objem ovlivňuje dobu zpracování, složitost nebo chybovost.

Kde data získat

Tento atribut odpovídá poli „Kumulované objednané množství v prodejních jednotkách“ v tabulce VBAP (pole KWMENG).

Příklady
101505
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko poslední aktualizace dat nebo extrakce ze zdrojového systému.
Popis

Tento atribut uvádí, kdy byla data pro analýzu procesu naposledy aktualizována. Obchodní uživatelé a analytici tak vědí, jak aktuální data právě zobrazují a jaké období analýza pokrývá.

V dashboardech a reportech poskytuje tato informace důležitý kontext. Pomáhá rozlišit, zda pracujete s aktuálními daty, nebo s pravidelně pořizovaným snímkem. To ovlivňuje interpretaci nedávných trendů i provozní výkonnosti.

Proč je to důležité

Informuje uživatele o aktuálnosti dat, pomáhá jim zasadit analýzu do správného časového kontextu a předcházet chybným závěrům.

Kde data získat

Tento atribut vytváří nástroj pro extrakci dat nebo ETL. Zaznamenává časové razítko posledního spuštění datového toku.

Příklady
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Přepracování
IsRework
Logická hodnota označující, zda aktivita nebo případ zahrnuje přepracování, například opakované potvrzení nebo významnou změnu.
Popis

Tento příznak označuje prodejní objednávky, které prošly přepracováním, například byly změněny po potvrzení nebo se u nich stejná aktivita opakovala. Příznak lze nastavit například na základě aktivit „Změna prodejní objednávky“ nebo více událostí „Objednávka potvrzena“ u stejného případu.

Tento atribut přímo podporuje dashboard „Změny a míra přepracování prodejních objednávek“ a související KPI. Umožňuje snadno filtrovat a vyčíslit přepracování, měřit náklady a četnost neefektivních procesů a zaměřit se na příčiny odchylek.

Proč je to důležité

Příznak pomáhá vyčíslit četnost a dopad přepracování. Díky tomu můžete analyzovat odchylky v procesech, ruční změny a neefektivitu a omezit je.

Kde data získat

Jde o vypočítaný atribut. Logika se nastavuje při transformaci dat, obvykle na základě opakovaných aktivit nebo konkrétních událostí změny, například v tabulkách CDHDR/CDPOS.

Příklady
truefalse
Ruční zadání
IsManualEntry
Příznak označující, zda byla prodejní objednávka zadána ručně, nebo vytvořena automaticky, například přes EDI či e-commerce portál.
Popis

Tento atribut rozlišuje objednávky zadané uživatelem přímo v SAP GUI od objednávek vytvořených automaticky prostřednictvím elektronické výměny dat (EDI), API nebo jiných integrovaných systémů. Informaci lze někdy odvodit od uživatele, který objednávku vytvořil, například podle toho, zda jde o systémového, nebo běžného uživatele, případně z konkrétních údajů v prodejním dokladu.

Tento atribut je důležitý pro analýzu automatizace a podporuje KPI „Míra ručního zadávání objednávek“. Umožňuje přímo porovnat efektivitu procesů, chybovost a dobu průchodu u objednávek vytvořených ručně a automaticky. Výsledky mohou posloužit jako podklad pro další automatizaci.

Proč je to důležité

Pomáhá měřit míru automatizace při zadávání objednávek a porovnat efektivitu i chybovost ručně a automaticky vytvořených objednávek.

Kde data získat

Tento atribut se často odvozuje z jiných údajů. Lze jej určit podle uživatele v poli „Vytvořil“ (ERNAM) v tabulce VBAK, a to porovnáním se seznamem známých systémových nebo dávkových uživatelů, případně podle konkrétních údajů o kanálu.

Příklady
truefalse
Zdrojový systém
SourceSystemId
Určuje zdrojový systém, ze kterého byla data extrahována.
Popis

Tento atribut uvádí systém, ze kterého data událostí pocházejí, například „SAP S/4HANA Production“ nebo „ECC Quality“. V prostředí s více systémy ERP nebo kombinací starších a moderních platforem je toto pole důležité pro sledování původu dat a jejich ověřování.

Při analýze umožňuje filtrovat a porovnávat procesy napříč různými systémy nebo organizačními jednotkami. Můžete tak odhalit rozdíly v provádění procesů nebo kvalitě dat, které se týkají konkrétního systémového prostředí.

Proč je to důležité

Poskytuje kontext o původu dat. V prostředí s více systémy pomáhá zajistit jejich integritu a umožňuje srovnávací analýzu.

Kde data získat

Obvykle jde o statickou hodnotu, která se přidává při extrakci dat a označuje zdrojový systém datové sady.

Příklady
S4H_PROD_100ECC_DEV_200S4H_QAS_100
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity procesu Order to Cash: zpracování prodejních objednávek

Toto jsou důležité kroky a milníky, které je třeba zaznamenat pro přesné odhalení průběhu procesu a úzkých míst.
7 Doporučené 8 Volitelné
Aktivita Popis
Potvrzena prodejní objednávka
Označuje okamžik, kdy se ověří dostupnost materiálu a pro položky objednávky se potvrdí množství a datum dodání. Událost se odvozuje od vytvoření řádků rozvrhu s potvrzeným množstvím.
Proč je to důležité

Jde o důležitý milník, kterým se zákazníkovi potvrzuje závazek. Doba do dosažení této fáze (doba cyklu potvrzení objednávky) je důležitým ukazatelem efektivity interního zpracování.

Kde data získat

Událost se odvozuje od vytvoření záznamů v tabulce VBEP (prodejní doklad: data řádků rozvrhu) s potvrzeným množstvím (BMENG > 0) pro položky prodejní objednávky.

Zachycení

Odvozuje se od data vytvoření prvního řádku rozvrhu s potvrzeným množstvím v tabulce VBEP.

Typ události inferred
Přijata platba
Tato aktivita označuje úspěšné dokončení procesu: platba zákazníka byla přijata a spárována s otevřenou fakturou. Jde o výslovně zaznamenané finanční zaúčtování, které uzavírá pohledávku.
Proč je to důležité

Jde o závěrečnou fázi cyklu Order to Cash, ve které se realizuje hodnota prodeje. Doba od vystavení faktury do přijetí platby je důležitá pro řízení peněžních toků a ukazatele Days Sales Outstanding (DSO).

Kde data získat

Událost se přebírá z data vyrovnání (AUGDT) v tabulce BSEG (položka účetního dokladu), a to pro položku související s platbou zákazníka, která vyrovnává fakturu.

Zachycení

Událost se přebírá z data vyrovnání (AUGDT) vyrovnané zákaznické položky v tabulce BSEG nebo z vyrovnávacího dokladu v tabulce BKPF.

Typ události explicit
Uzavřena objednávka
Označuje konečný status prodejní objednávky, kdy jsou dokončeny všechny související procesy včetně dodání, fakturace a platby. Událost se odvozuje z celkového statusu prodejního dokladu.
Proč je to důležité

Tato aktivita určuje jednoznačný konec úspěšně dokončených objednávek v analýze procesu. Díky tomu lze přesně měřit dobu průchodu celým procesem u vyřízených objednávek.

Kde data získat

Událost se odvozuje ze změny celkového statusu prodejního dokladu (VBUK-GBSTK) na hodnotu 'C' (zcela zpracováno). Časové razítko je nutné odvodit z poslední aktualizace souvisejícího dokladu, například vyrovnání platby.

Zachycení

Událost se odvozuje, když status dokladu VBUK-GBSTK dosáhne hodnoty 'C'. Časové razítko se přebírá z poslední události, například přijetí platby.

Typ události inferred
Vytvořena dodávka
Tato aktivita označuje vytvoření dokladu výstupní dodávky, kterým začíná expedice a logistika. Jde o výslovně zaznamenanou událost, při níž se vytvoří doklad dodávky s odkazem na prodejní objednávku.
Proč je to důležité

Tento milník označuje přechod od zpracování prodeje k logistice. Doba od potvrzení objednávky do vytvoření dodávky pomáhá odhalit úzká místa v plánování vyřízení objednávek.

Kde data získat

Událost se přebírá z časového razítka vytvoření v tabulce LIKP (prodejní a distribuční doklad: data hlavičky dodávky). Vazba na prodejní objednávku je uložena v tabulce VBFA (tok prodejních dokladů).

Zachycení

Čas se přebírá z časového razítka vytvoření hlavičky dokladu dodávky v tabulce LIKP.

Typ události explicit
Vytvořena faktura
Označuje vytvoření fakturačního dokladu zákazníka, který uvádí produkty, množství a ceny k úhradě. Jde o výslovně zaznamenanou událost, při níž se vytvoří faktura s odkazem na dodávku nebo prodejní objednávku.
Proč je to důležité

Touto aktivitou začíná cyklus inkasa plateb. Doba mezi výdejem zboží a vytvořením faktury je důležitým KPI pro měření efektivity fakturace.

Kde data získat

Událost se přebírá z data vytvoření (ERDAT) a času vytvoření (ERZET) v tabulce VBRK (fakturační doklad: data hlavičky). Tabulka VBFA propojuje fakturu s předchozími doklady.

Zachycení

Čas se přebírá z časového razítka vytvoření hlavičky fakturačního dokladu v tabulce VBRK.

Typ události explicit
Vytvoření zákaznické objednávky
Tato aktivita označuje zahájení prodejního procesu, kdy se v systému formálně vytvoří nová prodejní objednávka. Událost se zaznamená při uložení nového dokladu prodejní objednávky uživatelem, například pomocí transakce VA01. Tím vznikne nový záznam v tabulce VBAK.
Proč je to důležité

Jde o hlavní počáteční událost procesu Order to Cash. Doba od této aktivity k následujícím milníkům je zásadní pro měření celkové doby průchodu procesem a odhalení počátečních prodlev.

Kde data získat

Při vytvoření se událost zaznamená do tabulky VBAK (hlavička prodejního dokladu). Časové razítko poskytují pole data vytvoření (ERDAT) a času vytvoření (ERZET).

Zachycení

Čas se přebírá z časového razítka vytvoření záznamu hlavičky prodejní objednávky v tabulce VBAK.

Typ události explicit
Zaúčtován výdej zboží
Jde o právní a finanční předání zboží, které označuje jeho oficiální vyskladnění ze zásob společnosti. Tato výslovně zaznamenaná událost sníží stav zásob a je podmínkou pro fakturaci.
Proč je to důležité

Zaúčtování výdeje zboží je důležitým finančním a logistickým milníkem. Často se považuje za okamžik expedice a přímo ovlivňuje ocenění zásob i vykázání výnosů.

Kde data získat

Při zaúčtování výdeje zboží se časové razítko zaznamená do tabulky LIKP (WADAT_IST, skutečné datum pohybu zboží). Tabulka toku dokladů VBFA propojuje tuto událost s prodejní objednávkou.

Zachycení

Událost se přebírá ze skutečného data pohybu zboží (LIKP-WADAT_IST) v hlavičce dodávky.

Typ události explicit
Odblokována prodejní objednávka
Označuje odstranění blokace, po kterém může prodejní objednávka pokračovat do další fáze. Událost se odvozuje ze změny příslušných polí blokace z nastavené hodnoty zpět na prázdnou nebo vymazanou hodnotu.
Proč je to důležité

Doba potřebná k odstranění blokace je důležitá pro pochopení délky prodlev. Tato aktivita pomáhá vyčíslit přepracování a účinnost řešení problémů.

Kde data získat

Událost se odvozuje z tabulek změnových dat (CDHDR, CDPOS), kde se pole blokace prodejní objednávky, například VBAK-LIFSK, změní z vyplněné hodnoty na prázdnou.

Zachycení

Událost se identifikuje podle změny pole blokace, například VBAK-LIFSK, z vyplněné hodnoty zpět na prázdnou.

Typ události inferred
Odeslána faktura zákazníkovi
Označuje odeslání vytvořené faktury zákazníkovi, například tiskem, e-mailem nebo přes EDI. Událost se obvykle odvozuje z protokolu zpracování systému určování výstupů.
Proč je to důležité

Lhůta pro platbu často začíná běžet ve chvíli, kdy zákazník obdrží fakturu. Sledování této události je důležité pro přesné měření doby cyklu inkasa plateb.

Kde data získat

Událost se odvozuje ze záznamů v tabulce NAST (status zprávy), která zaznamenává zpracování typů výstupů, například faktur. Jako čas události lze použít datum a čas zpracování.

Zachycení

Událost se odvozuje z časového razítka zpracování příslušného záznamu výstupní zprávy v tabulce NAST.

Typ události inferred
Provedena kontrola bonity
Označuje dokončení kontroly bonity zákazníka uvedeného u prodejní objednávky. Kontrola může proběhnout automaticky nebo ručně. Její dokončení se obvykle odvozuje ze změny celkového úvěrového statusu dokladu.
Proč je to důležité

Kontrola bonity bývá častým úzkým místem, které může výrazně zpozdit potvrzení objednávky i její vyřízení. Sledováním této aktivity změříte její trvání a dopad na celý proces.

Kde data získat

Událost se odvozuje ze změn statusu v tabulce VBUK (prodejní doklad: status hlavičky a administrativní údaje). Dokončení kontroly signalizuje změna pole úvěrového statusu (CMGST).

Zachycení

Událost se odvozuje ze změny pole úvěrového statusu (VBUK-CMGST) prodejního dokladu, která má časové razítko.

Typ události inferred
Vychystáno zboží
Označuje dokončení fyzického vychystání zboží ze skladových míst pro výstupní dodávku. Událost se obvykle odvozuje ze změny statusu dokladu dodávky.
Proč je to důležité

Vychystání je důležitou součástí vyřízení objednávky ve skladu. Sledováním jeho dokončení změříte efektivitu skladu a odhalíte prodlevy, než bude zboží připraveno k expedici.

Kde data získat

Událost se odvozuje z polí statusu v tabulkách LIPS (položka dodávky) nebo LIKP (hlavička dodávky), například ze statusu vychystání (KOSTA). Událost označuje změna na hodnotu „Kompletně vychystáno“.

Zachycení

Událost se odvozuje ze změny pole statusu vychystání, například LIKP-KOSTA, která má časové razítko.

Typ události inferred
Vytvořen účetní doklad
K této aktivitě dochází, když se faktura úspěšně zaúčtuje do finančního účetnictví a vytvoří se účetní zápisy. Jde o výslovně zaznamenanou událost, při níž vznikne odpovídající doklad v hlavní knize.
Proč je to důležité

Tato událost potvrzuje, že výnos z prodeje byl formálně zaúčtován v účetnictví společnosti. Prodlevy v této fázi mohou ovlivnit přesnost finančního výkaznictví.

Kde data získat

Událost se přebírá z data vytvoření (CPUDT) a času vytvoření (CPUTM) v tabulce BKPF (hlavička účetního dokladu). Tabulka VBRK často obsahuje číslo odpovídajícího účetního dokladu (VBRK-BELNR).

Zachycení

Čas se přebírá z časového razítka vytvoření hlavičky účetního dokladu v tabulce BKPF.

Typ události explicit
Zablokována prodejní objednávka
K této aktivitě dochází, když se na prodejní objednávku uplatní blokace, která brání navazujícím aktivitám, například vytvoření dodávky. Událost se odvozuje ze sledování protokolů změn konkrétních polí blokace v hlavičce nebo položce prodejní objednávky.
Proč je to důležité

Blokace představují významnou odchylku od běžného průběhu procesu. Zjištění důvodů a četnosti blokací pomáhá odhalit systémové problémy s kvalitou dat, cenami nebo kmenovými daty zákazníků.

Kde data získat

Událost se odvozuje z tabulek změnových dat (CDHDR, CDPOS) pro pole blokace prodejní objednávky, například VBAK-AUFSP (blokace objednávky) nebo VBAK-LIFSK (blokace dodávky).

Zachycení

Událost se identifikuje podle změny pole blokace, například VBAK-LIFSK, z prázdné hodnoty na vyplněnou.

Typ události inferred
Zamítnuta položka prodejní objednávky
Označuje zrušení nebo zamítnutí konkrétní položky prodejní objednávky před jejím úplným zpracováním. Událost se odvozuje od přiřazení důvodu zamítnutí k položce.
Proč je to důležité

Tato aktivita označuje neúspěšné vyřízení části objednávky. Analýza toho, kdy a proč se položky zamítají, pomáhá odhalit problémy s dostupností produktů, cenami nebo požadavky zákazníků.

Kde data získat

Událost se odvozuje z protokolů změn (CDHDR, CDPOS), které ukazují, kdy bylo vyplněno pole důvodu zamítnutí (VBAP-ABGRU) u položky prodejní objednávky.

Zachycení

Událost se odvozuje z časového razítka, kdy se vyplní pole VBAP-ABGRU u jedné nebo více položek.

Typ události inferred
Změněna prodejní objednávka
Označuje změnu důležitého údaje existující prodejní objednávky, například množství, ceny nebo požadovaného data dodání, po jejím prvotním vytvoření. Událost se výslovně zaznamenává v tabulkách protokolu změn SAP.
Proč je to důležité

Časté změny ukazují na nestabilitu procesu a mohou vést k přepracování, chybám při vyřizování objednávek a prodlevám. Tato aktivita je důležitá pro měření míry změn prodejních objednávek a hledání jejich příčin.

Kde data získat

Událost se přebírá z tabulek změnových dat CDHDR (hlavička změnového dokladu) a CDPOS (položky změnového dokladu), které zaznamenávají úpravy tabulek prodejních objednávek, například VBAK a VBAP.

Zachycení

Událost se identifikuje podle záznamů v tabulce CDHDR propojených s objektem prodejní objednávky (OBJECTCLAS 'VERKBELEG').

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Návody na extrakci dat

Jak získat data ze SAP S/4HANA

Chcete začít?

S touto šablonou dat můžete snadno začít s process mining. Získejte přehled o možnostech, jak zefektivnit proces Order to Cash a zvýšit spokojenost zákazníků.

Začněte ještě dnes zlepšovat zpracování prodejních objednávek v procesu Order to Cash!

Odstraňte úzká místa a zlepšete cash flow. Přidejte se k firmám, které zkrátily dobu cyklu o 30 %.

Spusťte zkušební verzi zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen pár minut.