BPMN 2.0: praktický průvodce notací

Praktický průvodce BPMN 2.0: standard, jeho symboly a jejich použití

BPMN je standardní způsob znázornění podnikových procesů, který ukazuje, co se děje, kdo se zapojuje a jak práce postupuje od jednoho kroku k dalšímu. BPMN 2.0 definuje notaci i společný formát XML, takže se modely procesů snáze probírají, dokumentují a předávají.

Pomocí navigace níže přejděte ke skupině symbolů, kterou potřebujete. V našem průvodci BPMN, UML a vývojové diagramy můžete také porovnat BPMN s dalšími notacemi.

Tuto stránku nemusíte číst jako první. Otevřete modelovací nástroj BPMN 2.0, jednou větou popište proces, který znáte, a nechte nástroj vytvořit první návrh. Potom ho opravte symbol po symbolu podle přehledu níže. Je to rychlejší než učit se notaci bez praktického příkladu a model můžete začít vytvářet hned, bez instalace.

Přejít na přehled symbolů BPMN

• Události
• Činnosti
• Brány
• Spojovací objekty
• Pooly a swimlanes
• Artefakty

Co je BPMN 2.0?

BPMN je zkratka pro Business Process Model and Notation. Standard vydává a spravuje organizace Object Management Group (OMG). Modelářům nabízí společný vizuální jazyk pro popis procesu, od jeho začátku a konce až po úkoly, rozhodnutí a předávání práce.

BPMN 2.0 bylo vydáno v roce 2011. Jedním z důležitých doplnění byla serializace XML, tedy standardní způsob ukládání modelu, který umožňuje různým nástrojům model číst a předávat si ho. Notace není závislá na konkrétním dodavateli, takže její symboly nepatří žádnému konkrétnímu modelovacímu nástroji. Díky tomu se stala standardní notací pro řízení podnikových procesů, na které se shodly organizace i dodavatelé, místo aby každý používal vlastní způsob.

Diagram BPMN vám pomůže vysvětlit proces kolegům, zdokumentovat zamýšlený průběh práce nebo vytvořit model dostatečně přesný pro workflow engine. Úroveň podrobnosti závisí na účelu. Komunikační model nemusí popisovat každý technický detail implementace.

Proč se BPMN někdy označuje jako „notace pro řízení podnikových procesů“

Úplný název standardu je Business Process Model and Notation. Při rozepsání zkratky používejte právě tento název, pod kterým ho organizace Object Management Group vydává. BPMN se také označuje jako notace pro řízení podnikových procesů. Toto označení popisuje, k čemu se notace používá, nikoli význam samotné zkratky. Jde o stejný standard, stejné symboly i stejný formát XML.

V jednom ohledu je dobré tento rozdíl zachovat. BPMN je notace: popisuje proces, ale nespouští ho, nesleduje ani nezlepšuje. Řízení podnikových procesů probíhá nad rámec diagramu: zahrnuje dohodu o podobě procesu, aktualizaci modelu a jeho porovnání se skutečným průběhem práce. S tím pomáhá process mining.

Proč používat BPMN 2.0?

BPMN nabízí podnikovým a technickým týmům společný způsob, jak mluvit o krocích procesu a odpovědnostech. Symboly mají přesně definovaný význam, takže čtenáři nemusí u každého diagramu studovat novou legendu. Model BPMN navíc můžete přenést z nástroje, ve kterém vznikl.

Model BPMN vám může pomoci:

• Znázorněte průběh práce. V jednom diagramu ukažte pořadí činností, rozhodovací body a výsledky.
• Vyjasněte odpovědnosti. Pomocí pools a lanes znázorněte zapojené účastníky a role.
• Zachyťte výjimky. Vedle hlavního toku namodelujte alternativní cesty, události a různé koncové stavy.
• Vyměňujte si modely. Pomocí BPMN 2.0 XML můžete přenést model mezi nástroji. Ověřte si ale, zda se přenesou i podrobnosti specifické pro daný nástroj.
• Prověřte a zlepšujte proces. Porovnejte zdokumentovaný model se skutečným průběhem práce. process mining může doplnit důkazy z event dat, samotný proces ale nezmění.

Pokud vybíráte nástroj, podívejte se na náš přehled nástrojů BPMN. ProcessMind spojuje také modelování procesů a process mining, takže můžete propojit zdokumentovaný proces s provozními daty.

Přehled prvků BPMN 2.0

BPMN dělí své prvky do čtyř skupin. Tabulka slouží jako rychlý přehled, podrobnosti najdete v příslušné části.

Úplný seznam prvků najdete v přehledu základních prvků BPMN a v průvodci ikonami prvků BPMN. Můžete si také stáhnout plakát BPMN 2.0 ve svém jazyce.

Události

Události znázorňují, co se během procesu stane. Zobrazují se jako kruhy. Jejich umístění v procesu označuje typ okraje:

• Počáteční událost má tenký okraj.
• Událost Intermediate Event má dvojitý okraj.
• Koncová událost má silný okraj.

Tři typy se liší pouze okrajem kruhu: tenkým, dvojitým a silným.

Start Event

Počáteční událost označuje začátek procesu nebo jeho cesty. Proces může mít několik počátečních událostí, pokud ho mohou spustit různé podněty. Proces objednávky může například začít, když zákazník zadá objednávku online, telefonicky nebo osobně.

Pro každý podnět použijte jednu počáteční událost, aby model ukazoval, jak může proces začít.

Intermediate Event

Intermediate Event nastává mezi začátkem a koncem procesu. Podle typu a umístění může událost zachytit nebo vyvolat, například zprávu či signál. Mezi další typy událostí patří Timer, Error, Escalation, Compensation, Conditional, Cancel, Link, Terminate, Multiple a Parallel Multiple.

Intermediate Events čekají na určitou událost nebo něco odesílají, například zprávu, časovač či signál.

Proces objednávky může například čekat na potvrzovací zprávu od zákazníka, než bude pokračovat. Symbol události ukazuje, na co proces čeká nebo co odesílá.

End Event

Koncová událost označuje konec cesty procesu. Proces může mít několik koncových událostí, které znázorňují různé výsledky, například dokončení nebo zamítnutí objednávky. Každý výsledek jasně pojmenujte, aby je čtenáři dokázali rozlišit.

Samostatná koncová událost pro každý výsledek umožňuje rozlišit dokončenou objednávku od zamítnuté.

Činnosti

Aktivity představují práci vykonávanou v procesu. Základními typy jsou úkoly a Subprocesses. Úkol je samostatná jednotka práce, Subprocess obsahuje vlastní posloupnost kroků.

Typy Task

BPMN pomocí typů úkolů znázorňuje, jak se práce vykonává. Typ popisuje aktivitu v modelu, neznamená však, že ProcessMind tuto práci provádí.

Úkol

Task je obecný typ aktivity. Pokud potřebujete zachytit krok a zatím nevíte, zda se hodí konkrétnější typ, začněte obecným Task.

Manual Task

Manual Task provádí člověk bez toho, aby činnost řídil procesní engine. Příkladem je třídění dokumentů nebo řešení problému s fakturou po telefonu.

User Task

Procesní engine přiřadí User Task konkrétnímu člověku, který úkol dokončí a zaznamená výsledek. Příkladem je kontrola faktury, schválení žádosti o dovolenou nebo vyřízení požadavku na podporu.

Receive Task

Receive Task představuje čekání na zprávu jako samostatnou aktivitu v procesu. Zobrazuje se symbolem prázdné obálky.

Receive Task (Instantiating)

Receive Task, který spouští proces, zahájí proces po přijetí zprávy. Jeho symbol má v levém horním rohu malou značku události.

Send Task

Send Task představuje odeslání zprávy v rámci procesu.

Script Task

Script Task představuje skript, který může procesní engine spustit. Skript musí být napsán v jazyce podporovaném enginem.

Service Task

Service Task představuje práci, kterou vykonává softwarová služba, například volání webové služby. Model ukazuje typ aktivity, její implementace závisí na systému, který proces provozuje.

Business Rule Task

Business Rule Task představuje aktivitu, která vyhodnocuje nebo uplatňuje obchodní pravidla.

Subprocesses a značky činností

Subprocess obsahuje vlastní tok činností. Můžete ho rozbalit a zobrazit jednotlivé kroky, nebo sbalit, aby hlavní diagram zůstal přehledný. Značky také ukazují, zda se činnost opakuje, probíhá pro více položek nebo řeší kompenzaci.

Subprocess

Sbalený Subprocess sdružuje kroky pod jednu činnost v nadřazeném diagramu. Rozbalte ho, pokud čtenáři potřebují vidět vnitřní tok.

AdHoc Subprocess

AdHoc Subprocess znázorňuje činnosti bez pevně daného pořadí. Model ukazuje, že je lze provádět v různém pořadí.

Značka smyčky

Značka smyčky ukazuje, že se činnost opakuje, dokud není splněna podmínka ukončení.

Značka vícenásobného provedení

Činnost s vícenásobným provedením se opakuje pro stanovenou skupinu položek. Svislé čáry označují paralelní provedení, vodorovné čáry postupné provedení.

Značka kompenzace

Aktivita Compensation představuje práci, která ruší nebo vyrovnává účinky dřívější aktivity. Do diagramu ji připojte pomocí Association, nikoli Sequence Flow.

Kombinované značky

Značku Compensation můžete kombinovat se značkou smyčky nebo vícenásobného provedení. Ukážete tak, že se činnost opakuje nebo se vztahuje na více položek.

Brány

Brány určují, jak se proces větví nebo spojuje. Zobrazují se jako kosočtverce. Symbol uvnitř označuje typ brány a způsob, jakým pracuje s jednotlivými cestami.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Exclusive Gateway vybere jednu z odchozích cest. Uvnitř kosočtverce může být značka X, ale také nemusí.

Inclusive Gateway

Inclusive Gateway může podle podmínek aktivovat jednu nebo více odchozích cest. Odpovídající Gateway dále v procesu může aktivované cesty znovu synchronizovat.

Parallel Gateway

Parallel Gateway při rozdělení toku aktivuje všechny odchozí cesty. Při jejich sloučení čeká na dokončení všech příchozích větví.

Event Gateway

Event Gateway směruje proces podle toho, která událost nastane jako první, například přijetí zprávy.

Spojovací objekty

Spojovací objekty ukazují vztahy mezi prvky BPMN. Pro každý vztah použijte odpovídající spojovací čáru.

Sequence Flow

Message Flow

Association

Sekvenční tok

Sekvenční tok znázorňuje pořadí aktivit a událostí v procesu. Vypadá jako plná čára se šipkou a může označovat podmíněnou nebo výchozí cestu.

Message Flow

Message Flow znázorňuje komunikaci mezi samostatnými účastníky, obvykle v různých pools. Zobrazuje se jako přerušovaná čára s kroužkem na začátku a otevřenou šipkou na konci. Nepoužívejte ji k propojení činností v rámci jednoho poolu.

Association

Association propojuje činnost nebo událost s doplňkovým prvkem, například Data Object nebo Text Annotation. Doplní kontext, ale nemění tok procesu.

Pools a plavecké dráhy

Pools znázorňují účastníky procesu, například organizace, oddělení nebo systémy. Lanes rozdělují pool a ukazují odpovědnosti jednotlivých účastníků.

Pools oddělují účastníky, lanes rozdělují jednoho účastníka podle role, týmu nebo systému.

Samostatné pools použijte, když potřebujete znázornit různé účastníky a jejich vzájemnou komunikaci. Pomocí lanes vyjasněte, která role nebo systém zajišťuje jednotlivé činnosti. Podrobnosti najdete v dokumentaci k pools a plaveckým drahám.

Sbalený Pool

Sbalený Pool zobrazuje účastníka, ale ne jeho vnitřní kroky.

Sbalený Pool zobrazuje účastníka, aniž by odhaloval jeho vnitřní činnosti. Hodí se, když diagram potřebuje ukázat zapojení externí organizace nebo systému, ale jeho vnitřní proces není součástí modelu.

Doplňkové prvky

Artefakty doplňují diagram BPMN o informace a kontext, aniž by měnily jeho sekvenční tok. Patří mezi ně zejména Data Objects, Data Stores, Groups a Text Annotations.

Data Objects a Data Stores

Data Objects, Data Inputs a Outputs a Data Store, který uchovává data i po skončení případu.

Data Object znázorňuje informace, které činnost používá nebo vytváří. Data Input a Data Output ukazují informace vstupující do procesu nebo z něj vystupující. Data Store představuje informace, které přetrvávají i po skončení instance procesu.

Group

Group vizuálně sdružuje související prvky. Tok procesu nemění.

Text Annotation

Text Annotation doplňuje diagram o vysvětlení nebo poznámku. Propojte ji s příslušným prvkem pomocí Association.

Jak vytvořit diagram BPMN?

Začněte otázkou, na kterou má diagram odpovědět. Potom sestavte model od hlavního toku směrem k podrobnostem:

1. Určete rozsah. Vyberte proces, jeho začátek a konec a úroveň podrobnosti, kterou čtenáři potřebují.
2. Sepište aktivity. Než přidáte symboly, popište hlavní kroky jednoduchým jazykem.
3. Doplňte události a výsledky. Ukažte, co proces spouští, co se může stát v jeho průběhu a jak jednotlivé cesty končí.
4. Znázorněte rozhodování. Přidejte brány tam, kde se tok větví nebo spojuje.
5. Ukažte účastníky a odpovědnosti. Pomocí poolů a lanes jasně určete, kdo za co odpovídá.
6. Doplňte zprávy a kontext. Mezi účastníky použijte Message Flow a artefakty pro související data nebo poznámky.
7. Zkontrolujte model. Projděte jednotlivé cesty s lidmi, kteří proces znají. Ověřte, že je diagram čitelný a že symboly odpovídají zamýšlenému významu.

Podrobný postup najdete v dokumentaci k tvorbě diagramu BPMN. V dokumentaci si také můžete prohlédnout příklady BPMN 2.0, hotové modely a postupy, které můžete využít ve svém procesu.

Notaci si nejlépe osvojíte při kreslení. Vyberte proces, který znáte, popište ho jednou větou a upravte návrh vytvořený modelerem. Automatické rozvržení uspořádá diagram, zatímco si můžete ověřit význam jednotlivých symbolů výše.

Jak modelovat v BPMN, aby diagramy zůstaly užitečné

Model se snadněji kontroluje a udržuje, když:

• Nejdřív si ujasníte účel. Model určený k diskusi může být méně podrobný než model určený k implementaci.
• Důsledně používáte standardní symboly. Nevymýšlejte tvary ani významy, které ostatní čtenáři nepoznají.
• Prvky jasně pojmenujete. Používejte výrazy, kterým váš procesní tým rozumí, a různé výsledky pojmenujte tak, aby se daly snadno rozlišit.
• Udržíte diagram přehledný. Podrobnosti oddělte od hlavního toku pomocí Subprocesses.
• Odpovědnosti vyznačíte tam, kde se mění. Pools a lanes mají vyjasnit účastníky a odpovědnosti, ne přidávat prázdnou strukturu.
• Ověříte model s účastníky procesu. Projděte jednotlivé cesty s lidmi, kteří práci vykonávají nebo řídí.
• Po změnách model znovu zkontrolujete. Diagram zachycuje proces v určitém okamžiku. Když se proces změní, aktualizujte ho.

Modeler BPMN 2.0 od ProcessMind běží v prohlížeči a nabízí generování modelu pomocí AI z textového popisu, automatické rozvržení a kontroly kvality modelu. Tyto postupy se snáze dodržují, když část práce zastane nástroj. Začněte procesem, který znáte nejlépe, a na jednom místě můžete pracovat s notací, kontrolovat model i zahájit první diskusi o zlepšení. Jak lze propojit modelování s provozními daty, se dozvíte v článku o společném přínosu modelování procesů a process mining.

Co se změnilo mezi BPMN 1.x a BPMN 2.0?

Pokud kontrolujete starší model BPMN, symboly vám budou povědomé. Hlavní rozdíly se týkají přesnější specifikace standardu a přenositelnosti modelů.

• Společný formát XML. BPMN 2.0 definuje formát pro ukládání a výměnu modelů. BPMN 1.x společný formát souborů nedefinovalo, a proto bylo obtížnější přenášet modely mezi nástroji.
• Přesnější definice. BPMN 2.0 podrobněji specifikuje prvky a jejich vztahy.
• Podpora spustitelných modelů. BPMN 2.0 je dostatečně přesné, aby procesní engine mohl model spustit. Ne každý model procesu ale musí být spustitelný.

Pro většinu nových modelů je praktickou volbou BPMN 2.0, protože jde o aktuální verzi podporovanou moderními nástroji pro modelování.

Co obsahuje BPMN 2.0 XML?

Soubor BPMN 2.0 XML ukládá prvky modelu, jejich propojení a názvy i rozvržení diagramu. Může obsahovat strukturu poolů a lane, sekvenční tok a Message Flow, typy událostí a bran i polohy prvků na plátně.

Podpora XML umožňuje modely vyměňovat, nezaručuje však přenos všech funkcí konkrétního nástroje. Jiný nástroj může rozvržení zobrazit odlišně a vlastní pole nebo historie kontrol nemusí být součástí standardního souboru.

Dokumentace ProcessMind popisuje, jak importovat a exportovat soubory BPMN. Pokud porovnáváte nástroje, přečtěte si našeho průvodce alternativami k Visio pro BPMN.

Plakát BPMN 2.0 a přehled symbolů

Při modelování mějte plakát po ruce jako rychlou pomůcku. V dokumentaci najdete plakáty ke stažení v různých jazycích.

Po plakátu sáhnete až při kreslení, proto ho mějte vedle právě vytvářeného modelu. Otevřete modeler a podle plakátu si ověřte symbol, zatímco máte diagram před sebou.

Stáhněte si plakát BPMN 2.0 ve svém jazyce

Kliknutím na plakát níže otevřete PDF. Seznam dostupných verzí a odkazů ke stažení najdete v dokumentaci.

AngličtinaNizozemštinaNěmčinaFrancouzštinaŠpanělštinaRuštinaŠvédštinaItalštinaPortugalštinaPolštinaHebrejštinaUkrajinštinaČínštinaMaďarštinaPerštinaAngličtina

Poděkování

Plakát vznikl v roce 2010 a přeložili ho výzkumníci a odborníci z praxe. Děkujeme všem lidem a institucím, kteří pomohli s jeho zpřístupněním.

Původní autoři: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich.

Překlady připravili: Trisotech (francouzština); Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos a Marlon Dumas (španělština); skupina Business Process Technology Group na Hasso-Plattner-Institute (ruština); Birger Andersson a Petia Wohed (švédština); Thauris.nl (nizozemština); Lucinéia Heloisa Thom a Cirano Iochpe (portugalština); MGX Infoservice (polština); Ofir Nimitz a Iftah Peretz (hebrejština); docent Zhang a lektorka Bai ze School of Software Engineering na Beijing Jiaotong University (čínština); Istvan Gerecs (maďarština) a Hamidreza Sarabadani (perština).

Zdroj: plakát BPMN 2.0

Jak pokračovat

Teď už máte přehled symbolů. Vytvořte model a projděte jednotlivé cesty s lidmi, kteří proces znají.