Datová šablona pro správu smluv

ID smlouvy slouží jako jednoznačný identifikátor případu a propojuje všechny události a činnosti související s konkrétní smlouvou. Každý záznam v záznamu událostí odpovídá akci provedené u smlouvy a toto ID tyto akce sdružuje.

Při analýze process mining je tento atribut nezbytný pro rekonstrukci celého průběhu každé smlouvy. Umožňuje zobrazit tok procesu, vypočítat dobu od žádosti po podpis a rozdělit analýzu podle vlastností jednotlivých smluv.

Tento údaj je nezbytný pro sledování celého průběhu smlouvy. Bez něj nelze analyzovat proces od začátku do konce ani vypočítat KPI na úrovni případu.

Obvykle jde o primární klíč hlavní tabulky Contracts v Agiloft.

Tento atribut uvádí datum a čas každé činnosti zaznamenané v historii smlouvy. Určuje chronologické pořadí událostí, které je zásadní pro zjišťování a analýzu procesů.

Čas zahájení slouží k výpočtu doby mezi činnostmi, hledání úzkých míst a měření doby průchodu procesem. Je základem téměř všech časových KPI, například „Průměrná doba uzavření smlouvy“ a „Průměrná délka schvalovací fáze“.

Tento časový údaj je nezbytný pro řazení událostí, výpočet jejich trvání a analýzu výkonnosti procesu v čase. Bez něj nelze provádět process mining.

Odpovídá časovému údaji akce zaznamenané v historii smlouvy nebo v tabulkách auditní stopy v Agiloft.

Tento atribut popisuje provedený krok procesu, například „Smlouva připravena“, „Právní kontrola provedena“ nebo „Smlouva podepsána“. Jednotlivé činnosti tvoří mapu procesu.

Analýza pořadí a četnosti činností pomáhá určit hlavní tok procesu, odhalit odchylky a opakované práce a zjistit, které kroky jsou nejčastější nebo časově nejnáročnější. Je nezbytná pro tvorbu dashboardů, jako jsou „Přehled životního cyklu smluv“ a „Varianty procesu přípravy smluv“.

Činnosti vymezují jednotlivé kroky v mapě procesu. Tento atribut je nutný k zobrazení toku procesu a pochopení toho, jaká práce se provádí.

Odvozuje se z akce nebo změny stavu zaznamenané v historii smlouvy nebo v tabulkách auditní stopy v Agiloft.

Tento atribut uvádí čas poslední extrakce dat. Pomáhá určit aktuálnost analyzovaných dat a plánovat jejich obnovování.

Uživatelé podle tohoto údaje ověří, zda pracují s aktuálními informacemi, a zjistí, jaké období analýza pokrývá. Jde o důležitou metadata pro spolehlivou analýzu založenou na datech.

Uživatelé díky němu vědí, jak aktuální data jsou, což je důležité pro včasná a správná obchodní rozhodnutí.

Tento časový údaj se vytváří a přidává při procesu extrakce, transformace a načítání dat (ETL).

Tento atribut určuje původ dat o správě smluv. V tomto procesu bude jeho hodnota vždy „Agiloft“.

Při širších podnikových analýzách, které kombinují data z více systémů, je toto pole důležité pro sledování původu dat a správné vymezení analýzy. Poskytuje kontext a umožňuje dohledat původ dat.

Určuje původ dat, což je důležité pro správu dat, řešení problémů a integraci dat z více zdrojů.

Jde o statickou hodnotu, kterou je třeba doplnit při extrakci a transformaci dat.

Čas zahájení označuje, kdy činnost začala, zatímco čas dokončení určuje, kdy skončila. Rozdíl mezi těmito údaji představuje dobu zpracování dané činnosti.

V process mining umožňují časy zahájení i dokončení podrobněji analyzovat využití zdrojů a rozlišit čekání od aktivní práce. Lze například zjistit, jak dlouho se na právní kontrole skutečně pracovalo a jak dlouho čekala ve frontě. Tyto údaje slouží pro KPI „Doba zpracování právní kontroly“.

Umožňuje vypočítat skutečnou dobu zpracování činnosti a oddělit aktivní práci od čekání. Díky tomu lze přesněji analyzovat úzká místa.

Některé systémy tento údaj poskytují přímo. Často se odvozuje z času zahájení následující činnosti v případu. V Agiloft může být nutné jej získat z auditní stopy.

Datum skončení platnosti určuje konec aktivního období smlouvy. Je nezbytné pro správu obnovení a ukončení smluv a pro předcházení nechtěnému skončení platnosti nebo automatickému obnovení.

Tento atribut je základem dashboardu „Nadcházející termíny a stav smluv“ a KPI „Podíl včasných kroků u smluv“. Umožňuje firmě včas řešit události související s koncem platnosti smlouvy, zajistit včasné obnovení nebo ukončení a předejít zmeškání termínů.

Umožňuje spravovat smlouvy s předstihem a předcházet zmeškání termínů pro jejich obnovení nebo ukončení.

Jde o standardní datumové pole v hlavní tabulce Contracts v Agiloft.

Tento atribut vyjadřuje celkovou finanční hodnotu smlouvy, ať už jde o výnos, náklad nebo závazek. Tato hodnota často ovlivňuje míru kontroly a náročnost schvalovacího procesu.

Hodnota smlouvy je důležitá pro dashboard „Trendy hodnoty a počtu podepsaných smluv“, který umožňuje analyzovat finanční dopad výkonnosti procesu. Lze ji také porovnat s dobou průchodu a zjistit, zda zpracování smluv s vysokou hodnotou trvá výrazně déle. To pomáhá stanovit jejich prioritu a zlepšit související workflow.

Poskytuje procesu finanční kontext a umožňuje analýzu podle hodnoty, stanovení priorit a posouzení obchodního dopadu zpoždění.

Jde o standardní pole v hlavní tabulce Contracts v Agiloft.

Tento atribut určuje osobu odpovědnou za dokončení daného kroku procesu, například člověka, který připravil smlouvu, nebo právníka, který provedl právní kontrolu. Obvykle se získává z údajů o uživateli přiřazených k akci v auditní stopě systému.

Analýza podle uživatelů je důležitá pro dashboard „Analýza pracovního vytížení zdrojů u smluv“. Pomáhá zjistit rozložení práce, rozdíly ve výkonu jednotlivých osob a možnosti školení. Umožňuje také dohledat odpovědnost za konkrétní akce.

Umožňuje analyzovat pracovní vytížení, porovnávat výkon a hledat úzká místa nebo osvědčené postupy spojené s konkrétními zdroji.

Obvykle se nachází v tabulkách historie smlouvy nebo auditní stopy a je propojen s uživatelem, který změnu provedl.

Tento atribut určuje druhou organizaci nebo osobu, která smlouvu podepisuje. Protistrana může výrazně ovlivnit průběh vyjednávání, jeho délku i podmínky dohody.

Analýza výkonnosti procesu podle protistrany je jedním z cílů dashboardů „Faktory ovlivňující rozdíly v době průchodu smluv“ a „Četnost připomínek při vyjednávání“. Pomáhá zjistit, se kterými partnery vyjednávání trvá déle nebo vyžaduje více úprav. Na základě toho lze přizpůsobit vyjednávací postupy a lépe řídit vztahy.

Pomáhá zjistit, jak různí externí partneři ovlivňují délku a náročnost vyjednávání o smlouvách, a zpřesnit tak prognózy i strategii.

Jde o standardní pole v hlavní tabulce Contracts nebo o údaj propojený z tabulky Companies/Accounts v Agiloft.

Tento atribut uvádí, do kterého oddělení smlouva spadá, například „Prodej“, „Právní oddělení“, „Nákup“ nebo „Finance“. Údaj lze přiřadit vlastníkovi smlouvy nebo uživateli, který provedl konkrétní činnost.

Tato dimenze je důležitá pro dashboard „Faktory ovlivňující rozdíly v době průchodu smluv“. Umožňuje filtrovat a porovnávat výkonnost procesu napříč odděleními a zjistit, zda některá oddělení mají delší dobu průchodu, více opakované práce nebo jiné varianty procesu. Můžete například porovnat, zda smlouvy z obchodního oddělení procházejí právní kontrolou déle než smlouvy z nákupu.

Umožňuje porovnávat výkonnost jednotlivých obchodních útvarů a hledat problémy nebo osvědčené postupy specifické pro dané oddělení.

Tyto údaje lze propojit z tabulek uživatelských profilů nebo mohou být uloženy přímo v záznamu smlouvy v Agiloft.

Tento atribut označuje aktuální fázi smlouvy, například „Drafting“, „In Review“, „Executed“, „Expired“ nebo „Terminated“. Ukazuje, v jakém stavu se smlouva právě nachází.

V process mining často určují samotné činnosti změny stavu v čase. Jako atribut případu se hodí k filtrování analýzy, například pouze na aktivní, podepsané nebo smlouvy s ukončenou platností. Přímo podporuje dashboard „Nadcházející termíny a stav smluv“.

Rychle ukazuje aktuální fázi smlouvy a umožňuje filtrovat a rozdělovat případy na probíhající a dokončené.

Jde o standardní pole v hlavní tabulce Contracts v Agiloft.

Typ smlouvy je důležitý klasifikační údaj, který určuje povahu a šablonu dohody. Různé typy smluv často procházejí odlišnými variantami procesu, liší se náročností a zapojují různé účastníky.

Tento atribut je nezbytný pro srovnávací analýzu a významně ovlivňuje dashboardy „Faktory ovlivňující rozdíly v době průchodu smluv“ a „Četnost připomínek při vyjednávání“. Rozdělení procesu podle typu smlouvy pomáhá zjistit, proč některé typy trvají déle, vyžadují více úprav nebo se častěji odchylují od standardního postupu.

Pomáhá vysvětlit výrazné rozdíly v náročnosti, délce a rizikovosti procesu. Je nezbytný pro smysluplné rozdělení procesů do skupin.

Jde o standardní pole v hlavní tabulce Contracts v Agiloft.

Tento atribut rozlišuje činnosti prováděné lidmi od činností systému, například automatických změn stavu, oznámení nebo workflow spuštěných systémem.

Analýza pomáhá zjistit míru automatizace správy smluv. Lze s ní měřit dopad automatizace, hledat další možnosti automatizace a ověřovat, zda automatizované kroky fungují podle očekávání a nevytvářejí úzká místa.

Pomáhá měřit míru automatizace procesu a určit, které kroky provádí systém a které lidé.

Odvozuje se podle konkrétních systémových účtů, například „System“ nebo „Admin“, v historii činností nebo označením konkrétních typů automatizovaných činností.

Tento atribut se odvozuje porovnáním skutečného času dokončení kontrolní aktivity (například „Provedena interní kontrola“) s hodnotou „ReviewSlaDueDate“. Pokud byla kontrola dokončena včas, bude mít příznak hodnotu „true“, při zpoždění „false“.

Příznak přímo napájí dashboard „Dodržování SLA při kontrole smluv“, který přehledně zobrazuje míru shody. Zjednodušuje také výpočet KPI „Míra dodržení SLA při kontrolách“, protože stačí spočítat hodnoty true a false.

Jednoznačně ukazuje, zda byla dodržena lhůta SLA. Dodržování interních termínů tak lze snadno měřit, zobrazovat a vykazovat.

Vypočítá se porovnáním hodnoty „EventTime“ u aktivity dokončení kontroly s hodnotou „ReviewSlaDueDate“ u každé smlouvy.

Tato metrika měří dobu potřebnou k získání všech požadovaných interních a právních schválení smlouvy. Obvykle začíná první kontrolní aktivitou (například „Odeslána interní kontrola“) a končí získáním posledního požadovaného schválení.

Atribut slouží jako základ KPI „Průměrná doba schvalování“ a je důležitou součástí dashboardu „Analýza úzkých míst při kontrole a schvalování“. Odděluje tuto důležitou fázi životního cyklu smlouvy, takže můžete zjistit, co způsobuje zpoždění při kontrole a schvalování.

Vyčísluje dobu strávenou ve schvalovací fázi a pomáhá určit a řešit úzká místa v této důležité části procesu.

Vypočítá se ze záznamu událostí jako časový rozdíl mezi začátkem první schvalovací aktivity a koncem poslední schvalovací aktivity u každé smlouvy.

Tato metrika měří dobu od zahájení jednání s externí stranou (například aktivitou „Zahájeno vyjednávání s protistranou“) až po dosažení konečné dohody a její schválení protistranou.

Jde o hlavní metriku dashboardu „Doba vyjednávání“ a KPI „Průměrná doba vyjednávání“. Analýza této doby pomáhá vyhodnotit efektivitu vyjednávání, určit typy smluv nebo protistrany, u kterých se jednání protahuje, a najít možnosti, jak spolupráci zjednodušit.

Měří efektivitu vyjednávání a ukazuje, jak zkrátit dobu jednání s externími stranami.

Vypočítá se ze záznamu událostí jako doba mezi aktivitou „Zahájeno vyjednávání s protistranou“ a závěrečnou aktivitou, například „Obdrženo schválení protistrany“.

Tento atribut určuje, která standardní šablona byla případně použita jako výchozí pro přípravu smlouvy. Jednotné používání šablon přispívá k efektivnější přípravě smluv.

Analýza tohoto atributu podporuje KPI „Míra opakované práce při přípravě smluv“ a „Míra schválení při první interní kontrole“. Porovnáním výsledků smluv vytvořených z různých šablon nebo bez šablony mohou organizace zjistit, které šablony fungují nejlépe a kde je nejvíce potřeba sjednotit postupy.

Pomáhá vyhodnotit účinnost standardních šablon a podporuje jejich sjednocení, což může výrazně zkrátit přípravu smluv i omezit přepracování.

Může jít o pole v záznamu smlouvy v Agiloft, které se vyplní při vytvoření smlouvy ze šablony.

Tento atribut sleduje počet verzí smlouvy, zejména ve fázi přípravy a vyjednávání. Vysoký počet revizí často ukazuje na problémy se šablonami, náročné vyjednávání nebo nejasné původní požadavky.

Tato metrika přímo podporuje dashboard „Četnost připomínek při vyjednávání“ a KPI „Četnost připomínek ke smlouvě“. Analýza počtu revizí pomáhá zjistit, které typy smluv nebo protistrany vedou k nejčastějším úpravám. Výsledky lze využít ke zjednodušení přípravy smluv a vyjednávání.

Vyjadřuje rozsah opakované práce a náročnost vyjednávání. Pomáhá hledat možnosti, jak zlepšit kvalitu šablon a vyjednávací postupy.

Obvykle se odvozuje spočítáním výskytů činností „Contract Redlined/Revised“ pro každé ID smlouvy v záznamu událostí.

Tento atribut určuje konkrétního pracovníka právního oddělení odpovědného za činnost „Legal Review Conducted“. Poskytuje podrobnější přehled o pracovním vytížení než obecné pole „User“, které může zahrnovat různé role.

Je užitečný pro dashboard „Analýza pracovního vytížení zdrojů u smluv“, protože umožňuje zaměřit analýzu na kapacitu a výkon právního týmu. Pomáhá zjistit, jak je práce v týmu rozložena a zda jsou s některými kontrolory spojeny delší doby kontroly. Podporuje také KPI „Průměrná doba zpracování právní kontroly“.

Umožňuje podrobně analyzovat pracovní vytížení a výkon při právních kontrolách a efektivněji řídit zdroje právního týmu.

Může jít o samostatné pole smlouvy s přiřazeným právním poradcem nebo o údaj odvozený ze jména uživatele spojeného s činností právní kontroly.

Tento atribut určuje termín podle Service Level Agreement (SLA) pro konkrétní kontrolní činnosti. Stanovuje očekávanou dobu vyřízení a slouží k měření výkonu vůči interním cílům.

Toto datum je nezbytné pro dashboard „Dodržování SLA při kontrole smluv“ a související KPI „Míra dodržení SLA při kontrolách“. Porovnáním skutečného času dokončení kontrolních činností s termínem lze zjistit, zda proces plní stanovené úrovně služeb, a určit oblasti, kde se termíny SLA často nedodržují.

Umožňuje měřit výkon vůči interním termínům, což je důležité pro dodržování SLA a zkrácení doby vyřízení kontrol.

V Agiloft může jít o vypočítané pole založené na datu odeslání smlouvy a předem stanovených pravidlech SLA nebo o datum zadané ručně.