> Průběžné zlepšování procesů > Nábor a získávání talentů > Workday Recruiting > Datová šablona

Šablona dat pro nábor a získávání talentů

Workday Recruiting

Atributy náboru a získávání talentů(19) Aktivity v náboru a získávání talentů(15) Návody k získání dat(3)

Šablona dat pro nábor a získávání talentů

Tato šablona vám pomůže shromáždit potřebná data pro analýzu náboru a získávání talentů. Uvádí důležité atributy, které je třeba sbírat, klíčové aktivity ke sledování i postup, jak data získat ze systému Workday Recruiting. Využijte ji k přípravě dat a rychlejšímu zahájení process mining.

Doporučené atributy ke sběru
Aktivity, které je vhodné sledovat
Pokyny k získání dat z Workday Recruiting

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Stáhnout šablonu

Atributy náboru a získávání talentů

Jde o doporučená datová pole pro záznam událostí, která umožní podrobně analyzovat nábor a získávání talentů a lépe porozumět náborovému procesu.

3 Povinné 5 Doporučené 11 Volitelné

	Název	Popis
	Čas události EventTime	Časové razítko označující, kdy aktivita nebo událost proběhla.
Popis Tento atribut zaznamenává přesné datum a čas konkrétní náborové aktivity. Časová razítka jsou základem process mining, protože určují chronologické pořadí událostí. Při analýze se používají k výpočtu doby mezi aktivitami, měření celkové délky procesu, například doby náboru, a odhalování úzkých míst, kde dochází ke zpoždění. Jsou nezbytná pro každou časovou analýzu náborového procesu. Proč je to důležité Časová razítka jsou nezbytná pro výpočet všech časových KPI, pochopení délky procesu a odhalování úzkých míst. Kde data získat Odpovídá datu dokončení nebo datu transakce kroku obchodního procesu ve Workday Recruiting. Příklady 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-05T14:30:00Z2024-01-15T09:15:00Z
	Název aktivity ActivityName	Název konkrétní události nebo úkolu, který v určitém okamžiku náborového procesu proběhl.
Popis Název aktivity označuje jeden krok nebo milník v průběhu náboru, například „Žádost předběžně posouzena“, „Naplánován pohovor“ nebo „Odeslána nabídka“. Tyto aktivity tvoří posloupnost událostí, z nichž se proces skládá. Tento atribut je důležitý pro zobrazení mapy procesu, rozpoznání různých cest žádostí a analýzu četnosti i pořadí událostí. Pomáhá pochopit, co se v procesu děje. Proč je to důležité Tento atribut určuje jednotlivé kroky náborového procesu a umožňuje zobrazit a analyzovat jeho průběh. Kde data získat Odvozuje se z názvů kroků obchodního procesu nebo změn stavu v datech žádostí o zaměstnání ve Workday Recruiting. Příklady Žádost předběžně posouzenaPohovor dokončenNabídka přijataUchazeč odmítnut
	Žádost o zaměstnání JobApplicationId	Jedinečný identifikátor žádosti uchazeče o zaměstnání, který slouží jako hlavní ID případu v náborovém procesu.
Popis ID žádosti o zaměstnání jednoznačně sleduje průběh jednoho uchazeče v konkrétním výběrovém řízení, od prvního podání až po konečné rozhodnutí. Tento identifikátor propojuje všechny interakce, změny stavu a rozhodovací body související s danou žádostí. V process mining je tento atribut zásadní. Umožňuje rekonstruovat celý průběh procesu u každého uchazeče a analyzovat dobu trvání, úzká místa i zvolené postupy. Propojuje všechny související aktivity do jednoho uceleného případu. Proč je to důležité Jde o základní ID případu, které propojuje všechny náborové aktivity týkající se jednoho uchazeče. Díky němu lze analyzovat celý průběh náboru. Kde data získat Tento identifikátor je základní součástí Workday Recruiting a obvykle je dostupný v reportech a zdrojích dat souvisejících se žádostmi o zaměstnání. Příklady APP-2023-001234APP-2023-005678APP-2024-009101
	Jméno personalisty RecruiterName	Jméno personalisty odpovědného za správu žádosti o zaměstnání.
Popis Tento atribut označuje hlavního specialistu na získávání talentů nebo personalistu přiřazeného k žádosti o zaměstnání a požadavku na obsazení pozice. Obvykle provází uchazeče celým procesem. Analýza procesu podle personalisty pomáhá pochopit výkon týmu a jeho pracovní vytížení. Umožňuje sestavit dashboard „Výkon a kapacita personalistů“ a počítat KPI, například „Rozdíly v době od zahájení náboru do předložení nabídky podle personalisty“. Díky tomu můžete porovnávat efektivitu a hledat osvědčené postupy. Proč je to důležité Umožňuje analyzovat výkonnost jednotlivých náborářů, odhalit nejúspěšnější pracovníky, potřebu školení i nerovnoměrné rozložení pracovní zátěže. Kde data získat Podrobnosti najdete v dokumentaci Workday Recruiting. Tento údaj bývá propojen s objektem požadavku na obsazení pozice nebo žádosti o zaměstnání. Příklady John SmithEmily JonesMaria Garcia
	Oddělení Department	Oddělení nebo obchodní jednotka spojená s požadavkem na obsazení pozice.
Popis Tento atribut určuje organizační jednotku, například „Technologie“, „Marketing“ nebo „Finance“, pro kterou se uchazeč přijímá. Odvozuje se od nadřízené organizační jednotky přiřazené k požadavku na obsazení pozice. Filtrování podle oddělení umožňuje porovnávat náborové procesy v různých částech organizace. V dashboardu „Efektivita posuzování žádostí“ lze zjistit, zda některá oddělení posuzují žádosti déle, což může ukazovat na odlišné postupy nebo potřebu dalších zdrojů. Proč je to důležité Umožňuje porovnávat výkon a efektivitu náborového procesu v různých obchodních jednotkách a odděleních. Kde data získat Podrobnosti najdete v dokumentaci Workday Recruiting. Tento údaj se odvozuje od nadřízené organizační jednotky přiřazené k požadavku na obsazení pozice. Příklady TechnikaObchodLidské zdrojeFinance
	Stav přihlášky ApplicationStatus	Konečný výsledek nebo aktuální stav přihlášky na pracovní místo.
Popis Tento atribut zaznamenává konečný výsledek přihlášky, například „Přijat“, „Odmítnut společností“, „Odmítl nabídku“ nebo „Stáhl přihlášku“. Označuje konečný stav procesu u dané přihlášky. Tento stav je důležitý pro analýzu výsledků. Používá se k výpočtu míry konverze, přijetí nabídek a odchodů kandidátů v jednotlivých fázích. Pro zlepšení celého procesu je důležité vědět, proč a v jakém místě přihlášky končí. Proč je to důležité Určuje výsledek každého případu, což je nezbytné pro výpočet míry konverze, odchodů kandidátů a celkové úspěšnosti procesu. Kde data získat V Workday Recruiting jde obvykle o pole s konečným výsledkem nebo důvodem stavu objektu Job Application. Příklady Přijat do zaměstnáníOdmítnutOdmítl nabídkuŽádost stažena
	Vedoucí náboru HiringManager	Jméno vedoucího náboru pro pozici, o kterou se uchazeč uchází.
Popis Tento atribut označuje vedoucího týmu nebo oddělení, ve kterém je volná pozice. Vedoucí náboru se podílí na rozhodování, zejména při pohovorech a poskytování zpětné vazby. Tyto údaje jsou nezbytné pro dashboard „Včasnost zpětné vazby od vedoucích náboru“. Analýza doby mezi dokončením pohovoru a odesláním zpětné vazby podle jednotlivých vedoucích pomůže určit, kde dochází ke zpoždění, a domluvit se s konkrétními vedoucími na urychlení náboru. Proč je to důležité Pomáhá analyzovat zapojení vedoucích náboru a odhalit prodlevy při poskytování zpětné vazby, které přímo ovlivňují zkušenost uchazečů. Kde data získat Podrobnosti najdete v dokumentaci Workday Recruiting. Tento údaj obvykle patří k nadřízené organizační jednotce nebo k podrobnostem požadavku na obsazení pozice. Příklady Susan AdamsDavid ChenAngela Rodriguez
	Zdroj žádosti ApplicationSource	Kanál nebo zdroj, odkud byla žádost uchazeče přijata.
Popis Tento atribut označuje, jak se uchazeč o pozici dozvěděl a jak se na ni přihlásil, například přes kariérní web společnosti, LinkedIn, doporučení zaměstnance nebo personální agenturu. Znalost zdroje je důležitá pro zlepšování náborové strategie a rozpočtu. Umožňuje sestavit dashboard „Účinnost náborových kanálů“ a sledovat KPI „Míra přijetí nabídek podle zdroje“. Díky tomu zjistíte, které kanály přivádějí nejvíce uchazečů a uchazeče s nejlepšími předpoklady. Proč je to důležité Pomáhá vyhodnotit účinnost různých náborových kanálů a rozhodovat na základě dat o tom, kam investovat zdroje na nábor. Kde data získat Podrobnosti najdete v dokumentaci Workday Recruiting. Jde o standardní pole žádosti o zaměstnání. Příklady LinkedInDoporučení zaměstnanceKariérní web společnostiIndeed
	Doba náboru TimeToHire	Celková doba od přijetí přihlášky do přijetí kandidáta.
Popis Tento výpočet na úrovni případu měří celkovou délku náborového procesu u úspěšných kandidátů. Vypočítá se jako časový rozdíl mezi událostmi „Přijata přihláška“ a „Kandidát přijat“. Průměrná doba náboru patří mezi nejdůležitější KPI v náboru. Poskytuje celkový přehled o efektivitě náborového procesu. Sledování tohoto ukazatele v čase a napříč odděleními pomáhá odhalit systémová zlepšení i zhoršení. Proč je to důležité Důležitý souhrnný KPI, který měří efektivitu náborového procesu od začátku do konce. Kde data získat Vypočítá se z dat záznamu událostí po jejich exportu z Workday. Příklady 259200043200003456000
	Důvod odmítnutí RejectionReason	Důvod uvedený při odmítnutí přihlášky kandidáta.
Popis Když se přihláška přesune do stavu „Odmítnut“, tento atribut doplní kontext rozhodnutí. Důvodem může být například „Nezapadá do firemní kultury“, „Nemá požadované dovednosti“ nebo „Místo obsadil jiný kandidát“. Analýza důvodů odmítnutí pomáhá odhalit opakující se problémy v náboru. Například časté odmítání kvůli „Nedostatku požadovaných dovedností“ v pozdní fázi může ukazovat na nepřesně formulovaný popis pracovní pozice. Tyto údaje pomáhají dashboardu „Místa s nejčastějšími odchody kandidátů“ objasnit, proč kandidáti z procesu odcházejí. Proč je to důležité Ukazuje, proč kandidáti nepostupují dál, a pomáhá zlepšit popisy pracovních míst i kritéria předvýběru. Kde data získat Podívejte se do dokumentace Workday Recruiting. Často jde o podstav nebo kód důvodu přiřazený ke kroku odmítnutí. Příklady Nesplňuje kvalifikační požadavkyNeodpovídající zkušenostiByli nalezeni vhodnější kandidátiPozice byla uzavřena
	ID kandidáta CandidateId	Jedinečný identifikátor kandidáta.
Popis ID kandidáta jednoznačně identifikuje osobu v náborovém systému bez ohledu na počet pracovních míst, na která se přihlásila. Díky tomu lze sledovat historii kandidáta ve společnosti napříč různými přihláškami. Tento atribut se hodí k analýze zkušenosti kandidátů v čase. Pomůže například zjistit, zda se dříve odmítnutí kandidáti hlásí znovu a jak se jejich průběh liší, případně zda je jeden kandidát současně zvažován na více pozic. Proč je to důležité Umožňuje sledovat proces z pohledu kandidáta a propojit jeho přihlášky napříč pracovními místy i v čase. Kde data získat Jde o hlavní identifikátor objektu Candidate v Workday Recruiting. Příklady CAND-98765CAND-11223CAND-54321
	ID požadavku na pracovní místo JobRequisitionId	Jedinečný identifikátor volného pracovního místa, na které se kandidát přihlásil.
Popis ID požadavku na pracovní místo označuje schválené volné místo. K jednomu požadavku může být přiřazeno více přihlášek. Tento atribut umožňuje analyzovat proces na úrovni jednotlivých požadavků. Můžete například zjistit, jak dlouho bylo místo otevřené, kolik kandidátů bylo osloveno nebo porovnat náborové trychtýře pro různé typy pracovních míst, například v technice a obchodu. Proč je to důležité Propojuje více přihlášek s jedním volným pracovním místem a umožňuje analyzovat ukazatele i náborové trychtýře na úrovni požadavku. Kde data získat Jde o hlavní identifikátor objektu Job Requisition v Workday Recruiting, který je propojený s každou přihláškou na pracovní místo. Příklady REQ-2023-105REQ-2024-012REQ-2024-345
	Je automatizovaná IsAutomated	Příznak, který určuje, zda aktivitu provedl automaticky systém.
Popis Tento logický atribut určuje, zda krok provedl uživatel, nebo automatizovaný systémový proces. Automatickou aktivitou může být například potvrzovací e-mail o přijetí přihlášky. Informace o automatizovaných krocích pomáhá hledat možnosti, jak zvýšit efektivitu. Umožňuje posoudit vliv automatizace na délku cyklu a využití zdrojů. Proč je to důležité Rozlišuje ruční aktivity od aktivit prováděných systémem. Díky tomu lze hledat příležitosti k automatizaci a měřit její dopad. Kde data získat Tyto údaje je třeba odvodit podle systémových uživatelských účtů nebo konkrétních typů událostí, o kterých je známo, že je Workday provádí automaticky. Příklady truefalse
	Místo výkonu práce JobLocation	Město, oblast nebo země, kde se pracovní místo nachází.
Popis Tento atribut určuje město, stát nebo zemi, kde se pracovní místo nachází. U práce na dálku může označovat oblast nebo být uvedeno „Na dálku“. Místo výkonu práce je užitečným hlediskem pro analýzu. Umožňuje porovnat dobu náboru a další KPI mezi regiony a odhalit rozdíly způsobené místní situací na trhu, dostupností kandidátů nebo odlišným průběhem náboru. Proč je to důležité Umožňuje analyzovat nábor podle místa a odhalit regionální rozdíly v délce cyklu i efektivitě. Kde data získat Tyto údaje jsou součástí podrobností o požadavku na pracovní místo ve Workday. Příklady New York, NYLondýn, Spojené královstvíNa dálku (USA)Berlín, Německo
	Poslední aktualizace dat LastDataUpdate	Časové razítko posledního obnovení dat nebo jejich získání ze zdrojového systému.
Popis Tento atribut ukazuje, jak aktuální jsou analyzovaná data. Uvádí datum a čas posledního načtení dat z Workday Recruiting. Uživatelé tak vědí, jak aktuální je analýza, a mohou správně vyhodnotit její výsledky. Rozliší, zda pracují s daty v reálném čase, nebo se snímkem dat z určitého okamžiku. Proč je to důležité Ukazuje aktuálnost dat, aby uživatelé věděli, jak aktuální je analýza procesu. Kde data získat Toto časové razítko se vytváří a přidává při procesu extrakce, transformace a načítání dat (ETL). Příklady 2024-05-20T08:00:00Z2024-05-21T08:00:00Z
	Přihláška byla stažena IsWithdrawn	Příznak, který určuje, zda kandidát stáhl svou přihlášku.
Popis Jde o vypočítaný logický atribut, který má hodnotu true, pokud je konečný stav přihlášky „Kandidát stáhl přihlášku“ nebo podobný. Pomáhá oddělit případy, kdy kandidát z procesu odešel. Tento příznak usnadňuje analýzu pro dashboard „Místa s nejčastějšími odchody kandidátů“ a KPI „Míra odchodů kandidátů“. Umožňuje snadno filtrovat a agregovat data a zjistit, ve kterých fázích kandidáti nejčastěji odstupují. Proč je to důležité Umožňuje samostatně analyzovat odchody z podnětu kandidátů a lépe porozumět jejich zkušenosti i překážkám v procesu. Kde data získat Vypočítá se při transformaci dat na základě atributu „ApplicationStatus“. Příklady truefalse
	Typ kandidáta CandidateType	Určuje, zda je kandidát interním zaměstnancem, nebo externím uchazečem.
Popis Tento atribut rozděluje kandidáty do skupin, například „Interní“ a „Externí“. Náborový proces, jeho délka i pravidla se u těchto skupin mohou výrazně lišit. Samostatná analýza interních a externích kandidátů poskytuje úplnější přehled. Organizace může porovnat efektivitu interní mobility s náborem zvenčí a ověřit, zda jsou oba procesy dobře nastavené. Proč je to důležité Umožňuje samostatně analyzovat nábor interních a externích kandidátů, který se často liší kroky, SLA i cíli. Kde data získat Podívejte se do dokumentace Workday Recruiting. Jde o standardní pole v profilu kandidáta nebo v přihlášce na pracovní místo. Příklady InterníExterní
	Výše nabídky OfferAmount	Výše mzdy nabídnuté kandidátovi.
Popis Tento atribut obsahuje výši základní mzdy navržené kandidátovi v pracovní nabídce. Jde o důležitý údaj v závěrečné fázi náboru. Analýza výše nabídek ukazuje trendy v odměňování a konkurenceschopnost nabídek. V kombinaci se stavem „Nabídku přijal“ může pomoci zjistit, zda je výše mzdy důvodem odmítnutí nabídky. Jde o důležitý údaj pro dashboard „Správa nabídek a míra jejich přijetí“. Proč je to důležité Pomáhá analyzovat strategii odměňování a její vliv na míru přijetí nabídek. Kde data získat Podívejte se do dokumentace Workday Recruiting. Tento údaj bývá součástí dat obchodního procesu „Offer“. Příklady 8500012000065000
	Zdrojový systém SourceSystem	Systém, ze kterého byla data získána.
Popis Tento atribut označuje původ dat, v tomto případě Workday Recruiting. Pomáhá při správě dat a řešení problémů, zejména pokud se kombinují data z více systémů. Při analýze jednoho systému se může zdát zbytečný, jeho zahrnutí je ale osvědčený postup. Potvrzuje původ dat a bude důležitý, pokud později připojíte další HR systémy. Proč je to důležité Označuje původ dat, což je důležité pro správu a ověřování dat i pro práci s daty z více zdrojů. Kde data získat Jde o statickou hodnotu („Workday Recruiting“), která se přidává při extrakci a transformaci dat. Příklady Workday Recruiting

Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity v náboru a získávání talentů

Jde o důležité kroky a milníky, které je třeba zaznamenat do záznamu událostí, aby bylo možné přesně zjistit průběh procesu a odhalit úzká místa v náborovém workflow.

7 Doporučené 8 Volitelné

	Aktivita	Popis
	Nabídka přijata	Označuje formální přijetí pracovní nabídky uchazečem. Událost se zaznamená, když uchazeč dokončí úkol „Accept Offer“ na portálu Workday, případně když personalista ručně změní stav.
Proč je to důležité Tato aktivita je důležitá pro výpočet míry přijetí nabídek podle zdroje uchazeče, oddělení nebo personalisty. Zahajuje také další kroky před nástupem, například prověřování uchazeče. Kde data získat Událost se výslovně zaznamená, když uchazeč přijme nabídku prostřednictvím svého portálu. Akce se časovým razítkem uloží do historie obchodního procesu žádosti o zaměstnání. Zachycení Zaznamenává se časové razítko dokončení úkolu „Accept Offer“. Typ události explicit
	Odeslána nabídka	Označuje formální předložení pracovní nabídky uchazeči. Jde o samostatnou událost, která se zaznamená po úspěšném dokončení obchodního procesu „Create Offer“ nebo „Propose Compensation“ pro danou žádost ve Workday.
Proč je to důležité Tento významný milník slouží k výpočtu doby do předložení nabídky a analýze dodržování postupu při její přípravě. Zároveň označuje začátek měření míry přijetí nabídek. Kde data získat Tato událost se výslovně zaznamenává v historii obchodního procesu žádosti o zaměstnání. Čas aktivity určuje časové razítko dokončení kroku vytvoření nabídky. Zachycení Zaznamenává se časové razítko dokončení obchodního procesu „Create Offer“. Typ události explicit
	Přijata žádost o zaměstnání	Tato událost označuje začátek náboru konkrétního uchazeče. Zaznamená se, když uchazeč úspěšně odešle žádost o konkrétní pracovní pozici prostřednictvím portálu Workday nebo propojeného kariérního webu.
Proč je to důležité Jde o hlavní počáteční událost procesu. Doba od této aktivity k dalším milníkům je zásadní pro měření celkové doby náboru a účinnosti jednotlivých náborových kanálů. Kde data získat Workday tuto událost zaznamená, když uchazeč úspěšně dokončí obchodní proces „Apply for Job“. Časové razítko události je dostupné v historii žádosti uchazeče. Zachycení Zaznamenává se časové razítko odeslání žádosti z profilu uchazeče. Typ události explicit
	Uchazeč odmítnut	Označuje neúspěšné ukončení procesu, kdy se společnost rozhodne v náboru uchazeče nepokračovat. Odvozuje se z přesunu uchazeče do stavu „Rejected“ nebo „Not Hired“.
Proč je to důležité Jde o důležitou událost ukončení procesu, která pomáhá analyzovat, ve kterých fázích uchazeči nejčastěji odstupují, a sledovat míru odmítnutí. Pomáhá odhalit problémy při pohovorech nebo předběžném posouzení. Kde data získat Odvozuje se z časového razítka změny výsledného stavu žádosti na „Rejected“. V historii žádosti bývá často zaznamenán také důvod odmítnutí. Zachycení Odvozuje se z časového razítka účinnosti změny výsledného stavu na „Rejected“. Typ události inferred
	Uchazeč postoupil do fáze nabídky	Tento důležitý milník označuje rozhodnutí předložit uchazeči pracovní nabídku. Zaznamená se, když žádost uchazeče postoupí v náborovém procesu do fáze „Offer“.
Proč je to důležité Tato aktivita představuje důležitý kontrolní bod v procesu a označuje úspěšné dokončení všech fází hodnocení. Předchází formální nabídce a je důležitá pro analýzu skupin uchazečů. Kde data získat Odvozuje se z auditní stopy žádosti o zaměstnání, konkrétně z časového razítka změny stavu uchazeče na „Offer“. Zachycení Určuje se podle změny stavu uchazeče na fázi „Offer“. Typ události inferred
	Uchazeč postoupil k pohovoru	Označuje, že uchazeč prošel úvodním posouzením a může postoupit k pohovoru. Událost se zaznamená, když personalista přesune uchazeče ve výběrovém řízení do fáze „Interview“.
Proč je to důležité Tento milník označuje přechod od předběžného posouzení k aktivnímu hodnocení uchazeče. Je důležitý při analýze konverzních poměrů a efektivity úvodních fází náboru. Kde data získat Odvozuje se z časového razítka změny fáze uchazeče na „Interview“ nebo podobně označenou fázi v historii žádosti o zaměstnání. Zachycení Určuje se podle změny stavu uchazeče na fázi „Interview“. Typ události inferred
	Uchazeč přijat do zaměstnání	Úspěšné dokončení náborového procesu, kdy je uchazeč formálně přijat jako zaměstnanec. Událost se zaznamená po úspěšném dokončení obchodního procesu „Hire“ ve Workday, při kterém vznikne záznam zaměstnance.
Proč je to důležité Jde o hlavní událost úspěšného ukončení procesu. Její časové razítko je nezbytné pro výpočet doby náboru a měření celkové efektivity procesu i míry úspěšnosti. Kde data získat Jde o významnou explicitní událost zaznamenanou obchodním procesem „Hire“ v systému Workday HCM. Časové razítko dokončení se ukládá do historie procesu. Zachycení Zaznamenává se časové razítko dokončení obchodního procesu „Hire“ pro daného uchazeče. Typ události explicit
	Naplánován pohovor	Označuje formální naplánování pohovoru s uchazečem. Obvykle se zaznamená vytvořením a potvrzením události pohovoru v plánovací funkci Workday pro konkrétní žádost o zaměstnání.
Proč je to důležité Doba mezi touto a předchozí aktivitou pomáhá odhalit prodlevy v koordinaci. Její zkrácení je důležité pro lepší zkušenost uchazečů a rychlejší průběh pohovorů. Kde data získat Funkce plánování pohovorů ve Workday vytváří události s časovými razítky. Aktivitu lze zaznamenat podle data vytvoření naplánovaného pohovoru propojeného s žádostí. Zachycení Zaznamenává se událost vytvoření záznamu o pohovoru v modulu náboru. Typ události explicit
	Odeslána zpětná vazba	Označuje okamžik, kdy tazatel po pohovoru formálně odešle hodnocení uchazeče. Workday nabízí tazatelům konkrétní postup, jak zpětnou vazbu zadat přímo do profilu uchazeče.
Proč je to důležité Tato aktivita je nezbytná pro analýzu včasnosti zpětné vazby od vedoucích náboru. Prodlevy jsou zde častým úzkým místem. Jejich sledování pomáhá dodržovat dohodnuté úrovně služeb. Kde data získat Jde o explicitní událost, která se zaznamená po odeslání zpětné vazby prostřednictvím úkolu „Provide Interview Feedback“. Čas odeslání se uloží k záznamu o pohovoru. Zachycení Získává se z časového razítka dokončení události „Provide Interview Feedback“. Typ události explicit
	Pohovor dokončen	Označuje dokončení naplánovaného pohovoru s uchazečem. Obvykle se odvozuje ze změny stavu pohovoru na „Completed“ nebo „Conducted“, kterou provede tazatel či personalista.
Proč je to důležité Tato aktivita zahajuje období pro odeslání zpětné vazby. Doba od tohoto okamžiku do odeslání zpětné vazby pomáhá měřit, jak rychle vedoucí náboru reagují. Kde data získat Odvozuje se ze změny stavu naplánovaného pohovoru nebo z ruční změny fáze uchazeče ve Workday Recruiting po uskutečnění pohovoru. Zachycení Odvozuje se z časového razítka změny stavu pohovoru nebo fáze uchazeče po pohovoru. Typ události inferred
	Prověřování uchazeče úspěšně dokončeno	Označuje úspěšné dokončení prověřování uchazeče. Událost se odvozuje ze změny stavu, která potvrzuje, že uchazeč prošel potřebnými kontrolami a může být přijat.
Proč je to důležité Jde o poslední kontrolní bod před dokončením náboru. Prodleva při získání a zaznamenání výsledku prověření může oddálit nástup uchazeče. Kde data získat Odvozuje se ze změny stavu žádosti uchazeče, například z přesunu do fáze „Ready for Hire“ nebo „Background Check Complete“. Zachycení Odvozuje se ze změny stavu, která potvrzuje dokončení prověřování a úspěšný výsledek. Typ události inferred
	Žádost předběžně posouzena	Označuje dokončení úvodního posouzení žádosti personalistou nebo týmem, který provádí předběžný výběr. Obvykle se odvozuje z přechodu uchazeče ze stavu „Applied“ nebo „New“ do fáze „Screening“ či „Under Review“.
Proč je to důležité Tato aktivita je důležitá pro analýzu efektivity úvodního posuzování. Sledování počtu a délky těchto případů pomáhá včas odhalit úzká místa v náborovém procesu. Kde data získat Odvozuje se od data účinnosti změny fáze uchazeče na posuzování nebo kontrolu v auditní stopě obchodního procesu „Recruiting“. Zachycení Odvozuje se z časového razítka, kdy se fáze uchazeče změní na „Screen“. Typ události inferred
	Žádost stažena	Událost ukončení procesu, při které se uchazeč z vlastní vůle přestane ucházet o pozici. Zaznamená se, když uchazeč nebo personalista změní jeho stav na „Withdrawn“.
Proč je to důležité Sledování toho, kdy a proč uchazeči odstupují, pomáhá pochopit problémy se zkušeností uchazečů, délkou procesu nebo konkurenceschopností nabídky. Jde o důležitý ukazatel při analýze odstoupení. Kde data získat Odvozuje se z časového razítka změny výsledného stavu uchazeče na „Withdrawn“. Změnu může provést uchazeč na svém portálu nebo personalista. Zachycení Odvozuje se z časového razítka účinnosti změny výsledného stavu na „Withdrawn“. Typ události inferred
	Zahájen onboarding	Označuje zahájení procesu onboardingu nového zaměstnance ve Workday. Obvykle jde o explicitní událost v hlavním obchodním procesu „Hire“ nebo o událost, která následuje bezprostředně po něm.
Proč je to důležité Doba od přijetí nabídky do této aktivity pomáhá zlepšit zkušenost uchazeče po přijetí nabídky. Noví zaměstnanci tak zůstávají v kontaktu a jsou připraveni na první pracovní den. Kde data získat Obchodní proces „Onboarding“ ve Workday má jasně zaznamenaný čas zahájení. Lze jej získat z auditní stopy záznamu nového zaměstnance. Zachycení Zaznamenává se časové razítko zahájení obchodního procesu „Onboarding“. Typ události explicit
	Zahájeno prověřování uchazeče	Označuje začátek prověřování uchazeče, který přijal nabídku. Obvykle se odvozuje z přesunu uchazeče do fáze „Background Check“, který často spustí propojení se službou externího dodavatele.
Proč je to důležité Tato aktivita je důležitá pro sledování shody a analýzu prodlev mezi přijetím nabídky a zahájením kontrol před nástupem. Pomáhá zajistit plynulý přechod k nástupu. Kde data získat Odvozuje se z časového razítka přesunu uchazeče do fáze „Background Check“ v náborovém procesu. Tuto změnu stavu zachycuje auditní stopa žádosti o zaměstnání. Zachycení Odvozuje se z časového razítka účinnosti přesunu do fáze „Background Check“. Typ události inferred

Doporučené Volitelné

Návody k získání dat

Jak získat data z Workday Recruiting

Kroky

Přihlaste se do Workday: Přihlaste se do svého tenantu Workday pod uživatelským účtem, který má oprávnění vytvářet vlastní reporty a přistupovat k náborovým datům.
Vytvořte vlastní report: Otevřete úlohu „Create Custom Report“. Jako typ reportu vyberte „Advanced“ a zaškrtněte možnost „Enable as Web Service“. Jako zdroj dat zvolte indexovaný zdroj, například „All Job Applications“, aby report běžel rychleji.
Určete hlavní obchodní objekt: Jako hlavní obchodní objekt nastavte „Job Application“. Tento objekt bude základem reportu i identifikátorem případu.
Přidejte datové sloupce: Do mřížky sloupců reportu přidejte požadovaná a doporučená pole. Pro JobApplicationId přidejte „Job Application“. Další atributy, například „Recruiter“ a „Hiring Manager“, přidejte ze souvisejících obchodních objektů propojených s žádostí o zaměstnání.
Vytvořte vypočítaná pole pro aktivity: Jde o nejdůležitější krok. Pro každou z 15 aktivit vytvořte dvě vypočítaná pole: jedno pro název aktivity a druhé pro čas události. Logika těchto polí je popsána v části Query. Například pro zachycení aktivity „Offer Extended“ vytvořte pole, které ověří dokončení obchodního procesu „Propose Compensation“, a další pole, které získá čas jeho dokončení.
Přidejte vypočítaná pole do reportu: Do reportu přidejte všechna nově vytvořená vypočítaná pole, celkem 30: 15 názvů aktivit a 15 časových údajů. Report bude mít široký formát, tedy jeden řádek na žádost o zaměstnání a řadu sloupců pro možné aktivity.
Nastavte možnosti webové služby: Na kartě „Web Service“ v definici reportu zaškrtněte „Enable as Web Service“. Zde najdete také jmenný prostor a URL reportu. Poznamenejte si jmenný prostor, budete ho potřebovat později.
Nastavte oprávnění: Sdílejte report s uživatelem Integration System User (ISU) nebo konkrétní bezpečnostní skupinou, která bude volat koncový bod RaaS. Tento uživatel musí mít oprávnění k doméně zdroje dat, například „Recruiting: Job Applications“.
Spusťte a otestujte report: Spusťte report v rozhraní Workday a ověřte výstup. Zkontrolujte, zda počet řádků odpovídá očekávání a zda se vypočítaná pole správně vyplňují alespoň u několika vzorových žádostí.
Naplánujte extrakci: Pomocí externího plánovacího nástroje nebo middleware, například MuleSoft, Boomi či vlastního skriptu, pravidelně volejte URL RaaS reportu. Nástroj musí správně ověřovat požadavky na Workday SOAP nebo REST API.
Transformujte data: Nezpracovaný výstup volání RaaS bude široký soubor XML nebo CSV. V middleware nebo skriptovacím jazyce, například Pythonu, musíte data převést do dlouhého formátu. Skript projde každý řádek, tedy každou žádost o zaměstnání, a pro každou neprázdnou dvojici aktivity a časového údaje vytvoří nový řádek v konečném záznamu událostí. Výsledkem budou tři hlavní sloupce: JobApplicationId, ActivityName a EventTime.

Konfigurace

Typ reportu: Vždy zvolte „Advanced“, abyste mohli používat složitější vypočítaná pole a přistupovat k souvisejícím obchodním objektům.
Zdroj dat: Použijte indexovaný zdroj dat, například „All Job Applications“, aby report běžel efektivně. U velkých datových sad se vyhněte neindexovaným zdrojům.
Filtr časového období: U objektu Job Application je nutné filtrovat podle pole „Application Date“. Začněte kratším obdobím, například posledními 3 až 6 měsíci, abyste omezili objem dat a zkrátili běh reportu.
Hlavní obchodní objekt: Jako hlavní objekt nastavte „Job Application“, aby JobApplicationId sloužilo jako identifikátor případu.
Zpřístupnění webové služby: V nastavení reportu zaškrtněte „Enable as Web Service“, aby byl report dostupný přes API.
Zabezpečení a oprávnění: Report musí být sdílen s vyhrazeným uživatelem Integration System User (ISU). Tento uživatel musí mít prostřednictvím bezpečnostní skupiny oprávnění k potřebným datovým doménám, včetně „Recruiting: Job Applications“, „Business Process Transactions“ a „Worker Data“.
Formát výstupu: Workday nabízí několik formátů výstupu, například XML, CSV a JSON. Pro strukturovanou extrakci dat přes API bývá nejspolehlivější XML, konkrétně formát „Simple XML“.

Ukázkový dotaz sql

The Workday Report Writer is configured through the user interface. The following describes the structure and calculated fields required to build the report. The final output will be a wide table that must be transformed into an event log.

**Primary Business Object:**
*   `Job Application`

**Direct Report Fields (Columns):**
| Field Name in Report | Workday Business Object | Workday Field | Notes |
| --- | --- | --- | --- |
| `JobApplicationId` | Job Application | Job Application | Serves as the Case ID. |
| `RecruiterName` | Job Application -> Recruiter | Worker | Use a Lookup Related Value field. |
| `HiringManager` | Job Application -> Job Requisition -> Hiring Manager | Worker | Use a Lookup Related Value field. |
| `ApplicationSource` | Job Application | Source | |
| `Department` | Job Application -> Job Requisition -> Organization | Supervisory Organization | |
| `ApplicationStatus` | Job Application | Status | Represents the final or current status. |

**Calculated Fields for Event Log Unpivoting:**
Create two calculated fields for each activity: one for the name (Type: Evaluate Expression) and one for the timestamp (Type: Extract Single Instance or Lookup Related Value).

1.  **Application Received**
    *   `ActivityName_AppReceived`: `"Application Received"` (This event uses the application date, so the name is constant).
    *   `EventTime_AppReceived`: Field `Application Date` from the Job Application object.
2.  **Application Screened**
    *   `ActivityName_AppScreened`: `IIF(Stage = [Your 'Screening' Stage], "Application Screened", "")`
    *   `EventTime_AppScreened`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the 'Business Process History for Worker' for the 'Move to Stage: [Screening]' event.
3.  **Candidate Moved To Interview**
    *   `ActivityName_MovedToInterview`: `IIF(Stage = [Your 'Interview' Stage], "Candidate Moved To Interview", "")`
    *   `EventTime_MovedToInterview`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Move to Stage: [Interview]' event.
4.  **Interview Scheduled**
    *   `ActivityName_InterviewScheduled`: `IIF(Interview Status = 'Scheduled', "Interview Scheduled", "")`
    *   `EventTime_InterviewScheduled`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Scheduled Start Moment' from the 'Candidate Interview Details' object.
5.  **Interview Completed**
    *   `ActivityName_InterviewCompleted`: `IIF(Interview Status = 'Completed', "Interview Completed", "")`
    *   `EventTime_InterviewCompleted`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Actual End Moment' from the 'Candidate Interview Details' object.
6.  **Feedback Submitted**
    *   `ActivityName_FeedbackSubmitted`: `IIF(Interview Feedback Status = 'Submitted', "Feedback Submitted", "")`
    *   `EventTime_FeedbackSubmitted`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Submit Interview Feedback' event.
7.  **Candidate Moved To Offer Stage**
    *   `ActivityName_MovedToOffer`: `IIF(Stage = [Your 'Offer' Stage], "Candidate Moved To Offer Stage", "")`
    *   `EventTime_MovedToOffer`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Move to Stage: [Offer]' event.
8.  **Offer Extended**
    *   `ActivityName_OfferExtended`: `IIF(Is Business Process 'Propose Compensation' Completed = true, "Offer Extended", "")`
    *   `EventTime_OfferExtended`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Propose Compensation' or 'Make Offer' business process.
9.  **Offer Accepted**
    *   `ActivityName_OfferAccepted`: `IIF(Disposition = 'Offer Accepted', "Offer Accepted", "")`
    *   `EventTime_OfferAccepted`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Accept Offer' event.
10. **Background Check Initiated**
    *   `ActivityName_BGCheckInitiated`: `IIF(Stage = [Your 'Background Check' Stage], "Background Check Initiated", "")`
    *   `EventTime_BGCheckInitiated`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Move to Stage: [Background Check]' event.
11. **Background Check Cleared**
    *   `ActivityName_BGCheckCleared`: `IIF(Background Check Status = 'Passed', "Background Check Cleared", "")`
    *   `EventTime_BGCheckCleared`: Use a 'Lookup Related Value' field on the Background Check business object to get the completion date.
12. **Onboarding Initiated**
    *   `ActivityName_OnboardingInitiated`: `IIF(Is Business Process 'Onboarding' Initiated = true, "Onboarding Initiated", "")`
    *   `EventTime_OnboardingInitiated`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Entry Moment' from the business process history for the 'Onboarding' business process.
13. **Candidate Hired**
    *   `ActivityName_Hired`: `IIF(Is Hired = true, "Candidate Hired", "")`
    *   `EventTime_Hired`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Hire' business process.
14. **Candidate Rejected**
    *   `ActivityName_Rejected`: `IIF(Is Inactive = true AND Disposition = [Your 'Rejected' Reason], "Candidate Rejected", "")`
    *   `EventTime_Rejected`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Inactive Date' from the Job Application object.
15. **Application Withdrawn**
    *   `ActivityName_Withdrawn`: `IIF(Disposition = 'Withdrawn', "Application Withdrawn", "")`
    *   `EventTime_Withdrawn`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Inactive Date' from the Job Application object, filtering on the inactive reason.

Kroky

Nastavte přístup do Workday: Vytvořte ve Workday uživatele integračního systému (ISU). Udělte mu přístup k potřebným bezpečnostním doménám pro Recruiting API. Patří mezi ně zejména „Worker Data: Public Worker Reports“, „Job Application“ a „Recruiting: Reports“.
Zjistěte koncový bod API: Ve svém tenantovi Workday najděte koncový bod REST API pro operaci „Get Job Applications“. Adresa URL obvykle odpovídá formátu: https://[your_tenant_host]/ccx/api/v1/[your_tenant_name]/recruiting/jobApplications.
Připravte prostředí Python: Ověřte, že máte nainstalovaný Python. Pomocí pip nainstalujte potřebné knihovny: pip install requests pandas.
Vytvořte skript pro ověřování: Ve skriptu Python nastavte základní ověřování pomocí přihlašovacích údajů ISU vytvořeného v kroku 1. Uživatelské jméno a heslo se odešlou v hlavičce požadavku.
Naprogramujte volání API: Napište funkci, která zavolá koncový bod „Get Job Applications“. Pomocí parametrů požadavku filtrujte data, například parametrem updatedSince, který načte žádosti upravené po zadaném datu. Tím udržíte objem dat pod kontrolou.
Zpracujte stránkování API: Workday API vrací v každém požadavku omezený počet záznamů. Skript musí zkontrolovat, zda odpověď obsahuje celkový počet total a odkaz na další stránku nebo parametr offset. Poté musí postupně načíst všechny stránky a získat úplnou datovou sadu.
Namapujte aktivity: Ve skriptu vytvořte slovník mapování nebo sadu podmíněných příkazů. Tato logika převede stavy obchodních procesů a fáze náboru ve Workday, například „Screen“, „Interview“, „Offer“ a „Hire“, na požadované názvy aktivit, například „Prověřena žádost“ nebo „Uchazeč přešel do fáze pohovoru“.
Transformujte data žádostí: U každé žádosti o pracovní pozici načtené z API zpracujte její protokol změn nebo historii fází. Obsahuje posloupnost fází, výsledků a událostí obchodního procesu s příslušnými časovými razítky.
Vytvořte řádky záznamu událostí: Projděte historii každé žádosti. Pro každou relevantní historickou událost odpovídající mapování aktivit vytvořte slovník představující řádek výsledného záznamu událostí. Vyplňte JobApplicationId, ActivityName, EventTime a další požadované atributy.
Shromážděte a uspořádejte data: Shromážděte všechny vytvořené řádky záznamu událostí ze všech žádostí do jednoho seznamu.
Vytvořte a exportujte soubor CSV: Pomocí knihovny pandas převeďte seznam slovníků událostí na DataFrame. Poté jej exportujte do souboru CSV. Ověřte, že názvy sloupců odpovídají požadavkům ProcessMind, například CaseId, Activity a Timestamp.
Zkontrolujte a nahrajte soubor: Otevřete výsledný soubor CSV a ověřte správnost a úplnost jeho obsahu, než jej nahrajete do nástroje process mining.

Konfigurace

Uživatel Workday Integration System User (ISU): Potřebujete ISU se silným heslem bez nastaveného data vypršení platnosti. Musí mít oprávnění k bezpečnostním doménám „Recruiting“ a „Worker Data“, aby mohl přistupovat k údajům o žádostech o zaměstnání a kandidátech.
Koncový bod a verze API: Použijte správný koncový bod REST API pro svůj tenant Workday. V požadavku uveďte verzi API, aby se zajistilo konzistentní chování.
Filtr časového období: Skript by měl pomocí časového filtru, například updatedSince, omezit dotaz na zvládnutelné období. Při první extrakci doporučujeme 3 až 6 měsíců. Při dalších přírůstkových načteních použijte čas poslední úspěšné extrakce.
Limit stránkování: Věnujte pozornost parametru API limit, který určuje počet záznamů na stránku. Obvyklé maximum je 100. Skript musí načítat data po více stránkách.
Pole v odpovědi: Pokud to API umožňuje, můžete pomocí parametru fields nebo podobného určit, která pole se mají vrátit. Zmenšíte tak objem odpovědi API a zlepšíte výkon.
Nastavení mapování aktivit: Základní logikou skriptu je převod fází Workday na definované aktivity. Mapování možná bude nutné upravit podle konkrétní konfigurace náborového procesu Workday ve vaší organizaci.

Ukázkový dotaz python

import requests
import pandas as pd
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant-specific details
WORKDAY_TENANT_HOST = class="hl-string">"https://[your_tenant_host].workday.com"
WORKDAY_TENANT_NAME = class="hl-string">"[your_tenant_name]"
WORKDAY_API_USER = os.environ.get(class="hl-string">"WORKDAY_USER", class="hl-string">"[Your_ISU_Username]")
WORKDAY_API_PASSWORD = os.environ.get(class="hl-string">"WORKDAY_PASSWORD", class="hl-string">"[Your_ISU_Password]")

class=class="hl-string">"hl-comment"># Date range for the extraction (ISO 8601 format)
class=class="hl-string">"hl-comment"># For delta loads, this should be the timestamp of the last successful run.
UPDATED_SINCE_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic ---

def get_workday_job_applications():
    class="hl-string">"""Fetches all job applications from Workday API, handling pagination."""
    all_applications = []
    offset = 0
    limit = 100  class=class="hl-string">"hl-comment"># Workday's typical page size

    api_url = fclass="hl-string">"{WORKDAY_TENANT_HOST}/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT_NAME}/recruiting/jobApplications"
    headers = {class="hl-string">"Accept": class="hl-string">"application/json"}
    auth = (WORKDAY_API_USER, WORKDAY_API_PASSWORD)

    while True:
        params = {
            class="hl-string">"updatedSince": UPDATED_SINCE_DATE,
            class="hl-string">"limit": limit,
            class="hl-string">"offset": offset
        }
        print(fclass="hl-string">"Fetching applications with offset: {offset}...")
        try:
            response = requests.get(api_url, headers=headers, params=params, auth=auth, timeout=60)
            response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an HTTPError for bad responses (4xx or 5xx)
            data = response.json()
            applications = data.get(class="hl-string">"data", [])
            all_applications.extend(applications)

            total = data.get(class="hl-string">"total", 0)
            if not applications or (offset + len(applications)) >= total:
                break  class=class="hl-string">"hl-comment"># Exit loop if no more data or all data fetched
            
            offset += len(applications)

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Workday API: {e}")
            break

    print(fclass="hl-string">"Total applications fetched: {len(all_applications)}")
    return all_applications

def transform_application_to_events(application):
    class="hl-string">"""Transforms a single job application's history into a list of event log rows."""
    events = []
    app_id = application.get(class="hl-string">"id")
    if not app_id:
        return []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Recommended Attributes
    recruiter = application.get(class="hl-string">"recruiter", {})
    hiring_manager_obj = application.get(class="hl-string">"job", {}).get(class="hl-string">"hiringManager", {})
    source = application.get(class="hl-string">"source", {})
    department_obj = application.get(class="hl-string">"job", {}).get(class="hl-string">"supervisoryOrganization", {})

    recruiter_name = recruiter.get(class="hl-string">"descriptor")
    hiring_manager_name = hiring_manager_obj.get(class="hl-string">"descriptor")
    app_source = source.get(class="hl-string">"descriptor")
    department = department_obj.get(class="hl-string">"descriptor")
    app_status = application.get(class="hl-string">"status", {}).get(class="hl-string">"descriptor")

    base_event = {
        class="hl-string">"JobApplicationId": app_id,
        class="hl-string">"RecruiterName": recruiter_name,
        class="hl-string">"HiringManager": hiring_manager_name,
        class="hl-string">"ApplicationSource": app_source,
        class="hl-string">"Department": department,
        class="hl-string">"ApplicationStatus": app_status
    }

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Extraction from Stage and Business Process History ---
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This part assumes a structure for audit/history data. It needs to be adapted
    class=class="hl-string">"hl-comment"># to your specific Workday API response structure.
    stage_history = application.get(class="hl-string">"stageHistory", [])
    bp_history = application.get(class="hl-string">"businessProcessHistory", [])

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Application Received
    events.append({
        **base_event,
        class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Application Received",
        class="hl-string">"EventTime": application.get(class="hl-string">"appliedOn")
    })

    for stage_change in stage_history:
        stage_name = stage_change.get(class="hl-string">"stage", {}).get(class="hl-string">"descriptor", class="hl-string">"").lower()
        disposition = stage_change.get(class="hl-string">"disposition", {}).get(class="hl-string">"descriptor", class="hl-string">"").lower()
        event_time = stage_change.get(class="hl-string">"enteredOn")

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Application Screened (Inferred from entering a review stage)
        if class="hl-string">'screen' in stage_name or class="hl-string">'review' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Application Screened", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Moved To Interview
        if class="hl-string">'interview' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Moved To Interview", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Moved To Offer Stage
        if class="hl-string">'offer' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Moved To Offer Stage", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Background Check Initiated
        if class="hl-string">'background check' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Background Check Initiated", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Onboarding Initiated
        if class="hl-string">'onboarding' in stage_name or class="hl-string">'ready for hire' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Onboarding Initiated", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Rejected
        if class="hl-string">'rejected' in disposition or class="hl-string">'not selected' in disposition:
             events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Rejected", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Application Withdrawn
        if class="hl-string">'withdrawn' in disposition:
             events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Application Withdrawn", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract events from explicit business processes
    for bp_event in bp_history:
        bp_name = bp_event.get(class="hl-string">"process", {}).get(class="hl-string">"descriptor", class="hl-string">"").lower()
        bp_status = bp_event.get(class="hl-string">"status", class="hl-string">"").lower()
        bp_time = bp_event.get(class="hl-string">"completedOn") or bp_event.get(class="hl-string">"initiatedOn")

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Interview Scheduled / Completed
        if class="hl-string">'interview' in bp_name:
            if bp_status == class="hl-string">'initiated':
                events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Interview Scheduled", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
            elif bp_status == class="hl-string">'completed':
                events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Interview Completed", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Feedback Submitted
        if class="hl-string">'provide interview feedback' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Feedback Submitted", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Offer Extended
        if (class="hl-string">'job offer' in bp_name or class="hl-string">'propose compensation' in bp_name) and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Offer Extended", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Offer Accepted
        if class="hl-string">'accept offer' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Offer Accepted", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Background Check Cleared
        if class="hl-string">'background check' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Background Check Cleared", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Hired
        if class="hl-string">'hire' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Hired", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Remove events with no timestamp and duplicates
    final_events = []
    seen = set()
    for event in events:
        if event.get(class="hl-string">"EventTime"):
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Create a unique key for each event to handle duplicates
            event_key = (event[class="hl-string">"JobApplicationId"], event[class="hl-string">"ActivityName"], event[class="hl-string">"EventTime"])
            if event_key not in seen:
                final_events.append(event)
                seen.add(event_key)

    return final_events

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    print(class="hl-string">"Starting Workday Recruiting data extraction.")
    raw_applications = get_workday_job_applications()
    
    if raw_applications:
        all_events = []
        for app in raw_applications:
            all_events.extend(transform_application_to_events(app))
        
        if all_events:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame and format for ProcessMind
            df = pd.DataFrame(all_events)
            df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime']).dt.tz_localize(None)
            df = df.sort_values(by=[class="hl-string">"JobApplicationId", class="hl-string">"EventTime"])
            
            output_filename = class="hl-string">"workday_recruiting_event_log.csv"
            df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
            print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")
        else:
            print(class="hl-string">"No events were generated from the fetched applications.")
    else:
        print(class="hl-string">"No applications found or an error occurred.")

Kroky

Předpoklady a příprava: Zajistěte si licencovaný externí nástroj ETL nebo iPaaS, například CData, MuleSoft či podobnou platformu, a nainstalujte do něj konektor Workday. Ověřte, že máte přihlašovací údaje uživatele Workday Integration System User (ISU) s potřebnými oprávněními API pro domény Recruiting a Staffing.
Nastavte připojení k Workday: V nástroji ETL vytvořte nové připojení k Workday. Zadejte URL tenanta Workday, verzi API a přihlašovací údaje ISU, například uživatelské jméno a heslo nebo tokeny OAuth 2.0. Otestujte, zda připojení funguje.
Prozkoumejte schéma dat: V prohlížeči schémat nebo zdrojů dat nástroje ETL si zobrazte objekty Workday dostupné přes konektor. Obvykle jsou uvedené jako tabulky nebo pohledy, například Job_Application, Job_Requisition a Candidate_Stage_History. Seznamte se s dostupnými poli a vztahy.
Určete hlavní datové objekty: Pro tuto extrakci budete potřebovat především data z objektů souvisejících se žádostmi o zaměstnání, historií kandidátů, pohovory, nabídkami a přijetím do zaměstnání. Přesné názvy závisí na konektoru. Hledejte objekty představující tyto hlavní entity.
Vytvořte SQL dotaz: Založte novou úlohu nebo datový kanál pro extrakci dat. Přidejte transformační krok SQL, který spustí dotaz nad připojením k Workday. Vložte do něj poskytnutý SQL dotaz. Dotaz načte data z více objektů Workday a spojí je do jednoho záznamu událostí.
Nastavte parametry dotazu: Upravte klauzuli WHERE dotazu a přidejte parametry časového období, například startDate a endDate. Nastavte tyto parametry v úloze ETL, abyste mohli snadno měnit období extrakce bez úprav kódu.
Spusťte extrakci: Spusťte nakonfigurovanou úlohu ETL. Nástroj se připojí k Workday, provede SQL dotaz přes API a načte data do pracovní oblasti nebo paměti.
Zkontrolujte a ověřte data: Před uložením konečného výstupu si výsledky prohlédněte pomocí funkce náhledu v nástroji ETL. Zkontrolujte, zda počet řádků odpovídá očekávání, všechna pole jsou správně vyplněná a jsou zastoupené různé aktivity.
Nastavte cílové umístění: Určete, kam se mají extrahovaná data uložit. Obvykle jde o soubor CSV určený k nahrání do ProcessMind. Nastavte název souboru, oddělovač (čárku) a kódování (UTF-8).
Dokončete export: Spusťte úplnou extrakci a vytvořte konečný soubor CSV. Ověřte, že názvy sloupců odpovídají požadovaným atributům: JobApplicationId, ActivityName, EventTime, RecruiterName, HiringManager, ApplicationSource, Department a ApplicationStatus.

Konfigurace

Přihlašovací údaje konektoru Workday: Pro připojení potřebujete URL tenanta Workday a autorizovaného uživatele Integration System User (ISU) s heslem nebo přihlašovacími údaji klienta OAuth 2.0. Uživatel musí mít bezpečnostní oprávnění pro funkční oblasti „Recruiting“ a „Staffing“.
Zpřístupnění webových služeb: Konektor může vyžadovat, abyste určili, které webové služby Workday mají být zpřístupněné. Povolte služby související s Recruiting, Staffing a Human Resources, abyste měli přístup ke všem potřebným datovým objektům.
Časové období: Kvůli výkonu a objemu dat je nutné extrakci omezit na konkrétní období. Doporučujeme při prvním načtení použít data za 3 až 6 měsíců a poté načítat přírůstky denně nebo týdně. Období se nastavuje v klauzuli SQL WHERE.
Filtry rozsahu dat: Pokud potřebujete analyzovat proces jen v určitých částech organizace, přidejte do klauzule WHERE filtry pro pole, jako jsou Company, Cost Center nebo Supervisory Organization.
Verze API: Některé konektory vyžadují zadání verze Workday API. Použijte aktuální podporovanou verzi, abyste měli přístup k nejnovějším datovým objektům a funkcím.
Výkon: Úplná extrakce dat z Workday může výrazně zatížit zdroje. Velké úlohy plánujte mimo špičku. Pro průběžnou analýzu nastavte přírůstkové načítání podle času poslední změny, abyste stahovali jen nové nebo aktualizované záznamy.

Ukázkový dotaz sql

WITH BaseApplicationInfo AS (
    SELECT
        JA.Job_Application_ID AS JobApplicationId,
        JR.Hiring_Manager_WID AS HiringManagerId,
        JR.Recruiter_WID AS RecruiterId,
        JA.Source_System AS ApplicationSource,
        SO.Organization_Name AS Department,
        JA.Application_Status AS ApplicationStatus,
        JA.Date_Applied AS ApplicationDate,
        JA.Date_Moved_to_Hire AS HireDate,
        OFR.Offer_Date AS OfferDate,
        HIRE.Hire_Onboarding_Date AS OnboardingDate,
        OFR.Offer_Accepted_Date AS OfferAcceptedDate
    FROM
        [Job_Applications] AS JA
    LEFT JOIN [Job_Requisitions] AS JR ON JA.Job_Requisition_ID = JR.Job_Requisition_ID
    LEFT JOIN [Supervisory_Organizations] AS SO ON JR.Supervisory_Organization_WID = SO.Supervisory_Organization_WID
    LEFT JOIN [Job_Application_Offer_Details] AS OFR ON JA.Job_Application_ID = OFR.Job_Application_ID
    LEFT JOIN [Job_Application_Hire_Details] AS HIRE ON JA.Job_Application_ID = HIRE.Job_Application_ID
)
SELECT
    BAI.JobApplicationId,
    'Application Received' AS ActivityName,
    BAI.ApplicationDate AS EventTime,
    Recruiter.Worker_Name AS RecruiterName,
    HiringManager.Worker_Name AS HiringManager,
    BAI.ApplicationSource,
    BAI.Department,
    BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] AS Recruiter ON BAI.RecruiterId = Recruiter.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] AS HiringManager ON BAI.HiringManagerId = HiringManager.Worker_WID

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Application Screened', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Screen'

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Candidate Moved To Interview', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Interview'

UNION ALL

SELECT
    I.Job_Application_ID, 'Interview Scheduled', I.Scheduled_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Interview_Events] I
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON I.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE I.Interview_Status = 'Scheduled'

UNION ALL

SELECT
    I.Job_Application_ID, 'Interview Completed', I.Completed_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Interview_Events] I
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON I.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE I.Interview_Status = 'Completed'

UNION ALL

SELECT
    F.Job_Application_ID, 'Feedback Submitted', F.Submitted_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Interview_Feedback] F
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON F.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Candidate Moved To Offer Stage', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Offer'

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Offer Extended', BAI.OfferDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.OfferDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Offer Accepted', BAI.OfferAcceptedDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.OfferAcceptedDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Background Check Initiated', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Background Check'

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Background Check Cleared', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Background Check' AND CSH.Status = 'Passed'

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Onboarding Initiated', BAI.OnboardingDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.OnboardingDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Candidate Hired', BAI.HireDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.HireDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Candidate Rejected', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Disposition_Reason LIKE '%Rejected%'

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Application Withdrawn', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Disposition_Reason LIKE '%Withdrawn by Candidate%'

WHERE EventTime >= '[Your Start Date]' AND EventTime < '[Your End Date]'

Chcete začít?

Pomocí této šablony proměňte data o získávání talentů v konkrétní poznatky a zlepšete efektivitu náboru. Začněte ještě dnes a posuňte náborový proces k jednoduššímu a účinnějšímu průběhu.

Zpět na průvodce zlepšováním

Stáhnout šablonu

Odstraňte úzká místa v náboru a zefektivněte získávání talentů

Odhalte neefektivní kroky, zkraťte náborový cyklus o 30 % a rychleji dosáhněte svých náborových cílů.

Začněte se zkušební verzí zdarma

Bez platební karty. Zkušební verze na 14 dní zdarma.

Šablona dat pro nábor a získávání talentů

Šablona dat pro nábor a získávání talentů

Atributy náboru a získávání talentů

Aktivity v náboru a získávání talentů

Návody k získání dat

Extrakce dat z Workday pomocí Report-as-a-Service (RaaS)

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz sql

Extrakce dat z Workday Recruiting API pomocí skriptu v Pythonu

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz python

Extrakce dat pomocí ETL nástroje s konektorem Workday

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz sql

Chcete začít?

Odstraňte úzká místa v náboru a zefektivněte získávání talentů