Seu Template de dados para processamento de pagamentos de contas a pagar

Este atributo define o evento ocorrido em determinado momento e representa o ciclo de vida da fatura. Alguns exemplos são Fatura criada, Aprovação solicitada, Bloqueio de pagamento aplicado e Pagamento emitido.

Em Process Mining, esse campo determina os nós do mapa do processo. Ele é essencial para visualizar o fluxo de trabalho e identificar a sequência de operações pelas quais a fatura passa até ser liquidada.

Define o fluxo do processo e é necessário para visualizar a sequência de etapas no mapa do processo.

Obtido em logs de transações, tabelas de histórico de alterações de status ou trilhas de auditoria do sistema de origem.

Este atributo registra a data e a hora exatas em que determinado evento ocorreu. Ele fornece a dimensão temporal necessária para ordenar as atividades corretamente e calcular a duração entre as etapas.

A precisão desse campo é fundamental para determinar o tempo de ciclo, identificar gargalos e analisar o throughput. Ele serve de base para todos os KPIs relacionados ao tempo, como o tempo necessário para aprovar uma fatura ou a duração total entre o recebimento e o pagamento.

É necessário para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas baseadas em duração.

Encontrado em logs do sistema, registros de data e hora de transações ou datas de alteração.

Este atributo funciona como chave central para vincular todos os eventos do processo de Contas a Pagar. Nesse contexto, quase sempre corresponde ao número da fatura ou à combinação do número do fornecedor com o número da fatura, garantindo que o valor seja exclusivo no conjunto de dados.

Com ele, é possível reconstruir o fluxo do processo de ponta a ponta para cada fatura. Os analistas usam esse campo para diferenciar as transações e calcular métricas por caso, como tempo de ciclo e quantidade de retrabalhos.

É a unidade fundamental de análise em Process Mining e permite acompanhar cada fatura desde o recebimento até o pagamento final.

Geralmente, fica na tabela de cabeçalho da fatura ou no diário principal de documentos do sistema ERP.

Este atributo identifica qual sistema ERP ou financeiro gerou os dados. Em ambientes complexos, as organizações podem usar várias instâncias de SAP, Oracle ou sistemas legados ao mesmo tempo.

Ele permite filtrar a análise por instância do sistema e lidar com possíveis conflitos de dados quando os números das faturas não são exclusivos entre sistemas diferentes. Assim, é possível comparar a performance do processo em diferentes ambientes técnicos.

Permite diferenciar fluxos de dados em ambientes com vários sistemas.

Geralmente, é uma string estática adicionada durante a extração ou transformação dos dados.

Este atributo indica o nível de atualização dos dados usados na análise. Geralmente, é um campo de metadados gerado pela ferramenta de extração, e não um campo do próprio sistema de origem.

Os analistas usam esse dado para entender a latência do Dashboard e confirmar se os dados refletem o estado mais recente do processo de negócio. Ele é especialmente importante ao investigar a ausência de transações recentes.

Garante que os dados estejam atualizados e ajuda a identificar problemas de sincronização.

Gerado pelo pipeline de ETL ou pelo conector de dados durante a extração.

Este atributo corresponde à data do documento impressa na fatura física ou digital. Ela é diferente da data de entrada ou de lançamento no sistema.

Essa data serve de ponto de partida para calcular a idade da fatura e costuma ser usada como referência para calcular o vencimento com base nas condições de pagamento acordadas. É essencial para analisar o intervalo entre a emissão e o recebimento ou registro da fatura.

Serve de referência para calcular a idade da fatura e verificar o cumprimento das condições de pagamento.

Encontrado no cabeçalho da fatura, como data do documento.

Este atributo especifica o prazo para pagar o fornecedor. Geralmente, o sistema calcula essa data somando os dias da condição de pagamento à data de referência.

Comparar a data efetiva do pagamento com esse atributo permite calcular os índices de pagamentos em dia e as métricas de atraso. Esse dado é fundamental para gerenciar o fluxo de caixa e evitar multas por atraso ou desgaste na relação com fornecedores.

É fundamental para calcular os índices de pagamentos em dia e gerenciar multas por atraso.

Encontrado no cabeçalho da fatura ou nas tabelas de programação de pagamentos.

Este atributo registra quando os fundos foram transferidos ou o cheque foi emitido. Em alguns sistemas, essa data pode ser diferente da data de liquidação, quando o banco processa a transação.

Ela marca o fim da obrigação de Contas a Pagar referente à fatura. Os analistas usam esse dado para calcular o tempo de ciclo final e verificar se os descontos por pagamento antecipado foram aproveitados.

Marca a conclusão do ciclo e é usada para verificar o aproveitamento de descontos.

Encontrado nas tabelas de pagamentos ou de liquidação vinculadas à fatura.

Este atributo identifica o parceiro externo envolvido na transação. Muitas vezes, ele está vinculado a um registro de dados mestres com informações adicionais, como condições de pagamento e dados bancários.

A análise desse atributo ajuda a identificar fornecedores que geram exceções frequentes no processo, como divergências de preço ou informações ausentes. Também permite calcular o tempo de ciclo e a taxa de retrabalho por fornecedor.

Permite segmentar a performance do processo por fornecedor e identificar relações problemáticas.

Encontrado no cabeçalho da fatura ou por meio de uma junção com a tabela mestre de fornecedores.

Este atributo vincula a fatura ao processo de compras. Quando preenchido, indica que a fatura está associada a um pedido de compra e geralmente passa por uma conferência de duas ou três vias.

Ele é usado para calcular a proporção entre faturas com e sem pedido de compra. Divergências entre os dados do pedido e os da fatura são uma causa comum de bloqueios de pagamento e retrabalho.

Permite analisar a eficiência da conferência com o pedido de compra e diferenciar fluxos com e sem pedido.

Encontrado no cabeçalho da fatura ou nas tabelas de itens.

Este atributo representa o valor bruto da fatura a pagar. Geralmente, é armazenado na moeda do documento e pode precisar de conversão para relatórios consolidados.

Ele é essencial para analisar o impacto financeiro e permite priorizar melhorias no processo com base no impacto sobre o capital de giro, e não apenas no volume de casos. Faturas de alto valor podem seguir fluxos de aprovação diferentes dos aplicados a valores menores.

Permite analisar o valor das ineficiências do processo e o impacto sobre o capital de giro.

Encontrado na tabela de cabeçalho da fatura, geralmente identificado como valor bruto ou valor total.

Este atributo separa os dados por unidade organizacional, como uma subsidiária, um país ou uma entidade jurídica específica. Ele é essencial para grandes empresas que operam em várias regiões.

Permite comparar a performance entre diferentes unidades de negócio. Pode haver variações no processo entre códigos de empresa devido a regulamentações locais ou a diferentes níveis de maturidade operacional.

Permite comparar e filtrar dados de diferentes unidades organizacionais.

Encontrado na tabela de cabeçalho da fatura.

Este atributo define as condições contratuais de pagamento, como Net 30 ou 2/10 Net 30. Ele determina quando a fatura vence e se há descontos por pagamento antecipado.

A análise desse campo ajuda as organizações a otimizar o fluxo de caixa, evitando pagamentos antecipados demais, que reduzem o capital de giro, ou atrasados, que geram multas, além de maximizar o aproveitamento de descontos.

Define as regras de vencimento e desconto, essenciais para otimizar o fluxo de caixa.

Encontrado no cabeçalho da fatura, muitas vezes herdado dos dados mestres do fornecedor.

Este atributo indica o motivo específico que impede o pagamento de uma fatura, como divergência de preço, divergência de quantidade ou ausência de comprovante de recebimento de mercadorias. É um indicador importante de atrito no processo.

Analisar a frequência e a duração de cada motivo de bloqueio ajuda a identificar as causas raiz dos atrasos nos pagamentos. Reduzir esses bloqueios costuma ser a maneira mais rápida de aumentar a taxa de processamento sem intervenção manual.

Identifica as causas raiz específicas do atrito no processo e dos atrasos nos pagamentos.

Encontrado no cabeçalho da fatura ou nas tabelas de itens.

Este atributo categoriza a transação e diferencia faturas padrão, notas de crédito, adiantamentos ou débitos posteriores. Cada tipo pode acionar regras diferentes no fluxo de trabalho.

Entender a composição dos tipos de documento é importante para interpretar as métricas do processo. Por exemplo, notas de crédito costumam seguir um fluxo inverso ou um caminho de aprovação específico, o que pode distorcer o tempo de ciclo médio se não forem analisadas separadamente.

Diferencia faturas, notas de crédito e outros documentos financeiros.

Encontrado na tabela de cabeçalho da fatura.

Este atributo registra quem executou determinada etapa do processo. Ele pode diferenciar usuários humanos de automações do sistema, como bots ou tarefas em lote.

É usado para calcular a taxa de automação (taxa sem intervenção manual) e analisar a conformidade com a segregação de funções. Também ajuda a identificar necessidades de treinamento quando determinados usuários geram retrabalho ou erros com frequência.

Permite analisar a segregação de funções e calcular as taxas de automação.

Encontrado em logs de transações ou trilhas de auditoria do sistema.