Seu Template de dados para processamento de pagamentos de contas a pagar
Seu Template de dados para processamento de pagamentos de contas a pagar
Este é nosso Template genérico de dados para Process Mining para Processamento de pagamentos do Contas a Pagar. Use nossos Templates específicos de sistemas para obter orientações mais detalhadas.
Selecione um sistema específico- Esquema de dados padronizado compatível com qualquer sistema financeiro
- Marcos essenciais das atividades para acompanhar os pagamentos de ponta a ponta
- Lista completa de atributos para uma análise aprofundada de performance e Conformidade
Atributos do processamento de pagamentos do Contas a Pagar
| Nome | Descrição | ||
|---|---|---|---|
| Atividade Activity | A etapa específica do processo ou a mudança de status que ocorreu. | ||
| Descrição Este atributo define o evento ocorrido em um momento específico, representando o ciclo de vida da fatura. Os exemplos incluem Fatura criada, Aprovação solicitada, Bloqueio de pagamento aplicado ou Pagamento emitido. No Process Mining, este campo determina os nós do mapa de processos. Ele é essencial para visualizar o fluxo de trabalho e identificar a sequência de operações pela qual uma fatura passa antes de ser liquidada. Por que isso importa Ele define o fluxo do processo e é necessário para visualizar a sequência de etapas no mapa de processos. Onde obter Derivado de registros de transações, tabelas de histórico de alterações de status ou trilhas de auditoria no sistema de origem. Exemplos Fatura criadaFatura aprovadaBloqueio de pagamento definidoExecução de pagamento criadaPagamento liquidado | |||
| Horário do evento StartTime | O registro de data e hora que indica quando a atividade específica ocorreu. | ||
| Descrição Este atributo registra a data e a hora exatas em que um evento específico ocorreu. Ele fornece a dimensão temporal necessária para ordenar corretamente as atividades e calcular a duração entre as etapas. A precisão deste campo é fundamental para determinar os tempos de ciclo, identificar gargalos e analisar o throughput. Ele serve de base para todos os KPIs baseados em tempo, como o tempo necessário para aprovar uma fatura ou a duração total entre o recebimento da fatura e o pagamento. Por que isso importa Ele é necessário para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas baseadas em duração. Onde obter Encontrado nos registros do sistema, nos registros de data e hora de entrada de transações ou nas datas de modificação de alterações. Exemplos 2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-10-16T09:15:00Z2023-11-01T10:00:00Z2023-11-05T16:20:00Z | |||
| ID do caso CaseId | O identificador exclusivo da fatura específica que está sendo processada. | ||
| Descrição Esse atributo funciona como a chave central para vincular todos os eventos do processo de contas a pagar. No contexto de contas a pagar, ele é quase sempre o número da fatura ou uma concatenação do número do fornecedor com o número da fatura, garantindo a exclusividade em todo o conjunto de dados. Ele permite reconstruir o fluxo completo do processo para cada documento de fatura. Os analistas usam esse campo para diferenciar diferentes instâncias de transação, permitindo calcular métricas no nível do caso, como tempos de ciclo e contagens de retrabalho. Por que isso importa É a unidade fundamental de análise do Process Mining, permitindo acompanhar cada fatura individual desde o recebimento até o pagamento final. Onde obter Normalmente encontrado na tabela de cabeçalho da fatura ou no diário principal de documentos do ERP. Exemplos INV-2023-0019988776655VEND01-INV500AC-9928120231025-44 | |||
| Sistema de origem SourceSystem | O nome do aplicativo ou banco de dados em que o registro foi originado. | ||
| Descrição Este atributo identifica qual ERP ou sistema financeiro gerou os dados. Em ambientes complexos, as organizações podem operar simultaneamente várias instâncias do SAP, Oracle ou sistemas legados. Ele é usado para filtrar a análise por instância do sistema e lidar com possíveis colisões de dados quando os números das faturas não são exclusivos entre diferentes sistemas. Isso permite comparar a performance do processo em diferentes ambientes técnicos. Por que isso importa Ele permite diferenciar fluxos de dados em ambientes com vários sistemas. Onde obter Geralmente uma string estática adicionada durante o processo de extração ou transformação dos dados. Exemplos SAP_ECC_NAOracle_Fusion_EUDynamics365_ProdNetSuite_GlobalLegacy_AS400 | |||
| Última atualização dos dados LastDataUpdate | O registro de data e hora de quando os dados foram extraídos ou atualizados. | ||
| Descrição Este atributo indica o nível de atualização dos dados usados na análise. Normalmente, é um campo de metadados gerado pela ferramenta de extração, e não um campo armazenado no próprio sistema de origem. Os analistas usam esse atributo para entender a latência do Dashboard e verificar se os dados refletem o estado mais atual do processo de negócio. Ele é especialmente importante ao investigar transações recentes ausentes. Por que isso importa Ele garante que os dados estejam atualizados e ajuda a identificar problemas de sincronização. Onde obter Gerado pelo pipeline de ETL ou pelo conector de dados durante a execução da extração. Exemplos 2023-11-10T23:59:59Z2023-11-11T06:00:00Z2023-11-11T12:00:00Z2023-11-11T18:00:00Z2023-11-12T00:00:00Z | |||
| Data da fatura InvoiceDate | A data em que a fatura foi emitida pelo fornecedor. | ||
| Descrição Este atributo representa a data do documento impressa na fatura física ou digital. Ela é diferente da data de entrada ou da data de lançamento no sistema. Essa data é o ponto de partida para calcular a idade da fatura e costuma ser usada como base para calcular as datas de vencimento do pagamento, de acordo com as condições de pagamento acordadas. Ela é essencial para analisar o intervalo entre a emissão e o recebimento ou lançamento da fatura. Por que isso importa Ela serve de base para os cálculos de aging e para verificar a conformidade com as condições de pagamento. Onde obter Encontrado no cabeçalho da fatura, representando a data do documento. Exemplos 2023-10-012023-10-102023-10-152023-10-202023-10-31 | |||
| Data de vencimento DueDate | A data até a qual o pagamento deve ser feito, conforme estabelecido em contrato. | ||
| Descrição Este atributo especifica o prazo para o pagamento ao fornecedor. Normalmente, o sistema o calcula adicionando os dias da condição de pagamento à data-base. Comparar a data real de pagamento com este atributo permite calcular as taxas de pagamentos feitos no prazo e as métricas de pagamentos atrasados. Ele é fundamental para gerenciar o fluxo de caixa e evitar multas por atraso ou desgaste no relacionamento com fornecedores. Por que isso importa Ele é fundamental para calcular as taxas de pagamentos feitos no prazo e gerenciar multas por atraso. Onde obter Encontrado no cabeçalho da fatura ou nas tabelas de programação de pagamentos. Exemplos 2023-10-312023-11-152023-11-302023-12-012023-12-15 | |||
| Data do pagamento PaymentDate | A data em que o pagamento foi efetivamente executado ou liquidado. | ||
| Descrição Este atributo registra quando os recursos foram transferidos ou o cheque foi emitido. Em alguns sistemas, essa data pode ser diferente da data de compensação, quando o banco processa a transação. Ela marca o fim do passivo de contas a pagar referente à fatura específica. Os analistas usam esse atributo para calcular o tempo de ciclo final e verificar se os descontos por pagamento antecipado foram aproveitados com sucesso. Por que isso importa Ele marca a conclusão do ciclo e é usado para verificar a captura de descontos. Onde obter Encontrado nas tabelas de documentos de pagamento ou compensação vinculadas à fatura. Exemplos 2023-10-282023-11-142023-11-282023-12-052023-12-10 | |||
| Nome do fornecedor VendorName | O nome do fornecedor ou da entidade que emitiu a fatura. | ||
| Descrição Este atributo identifica o parceiro externo envolvido na transação. Muitas vezes, ele está vinculado a um registro de dados mestres que contém detalhes adicionais, como condições de pagamento e informações bancárias. A análise desse atributo ajuda a identificar fornecedores que causam exceções frequentes no processo, como divergências de preço ou informações ausentes. Ele permite calcular os tempos de ciclo e as taxas de retrabalho específicos de cada fornecedor. Por que isso importa Ele permite segmentar a performance do processo por fornecedor para identificar relações problemáticas. Onde obter Encontrado no cabeçalho da fatura ou por meio de uma junção com a tabela mestre de fornecedores. Exemplos Acme CorpGlobal Services LtdOffice Supplies CoTech Solutions IncLogistics Partners | |||
| Número do pedido de compra PurchaseOrderNumber | O número de referência do pedido de compra associado à fatura. | ||
| Descrição Este atributo vincula a fatura novamente ao processo de compras. Quando preenchido, ele indica uma fatura vinculada a um pedido de compra, que normalmente passa por um processo de correspondência de 2 ou 3 vias. Ele é usado para calcular a proporção de faturas com pedido de compra em comparação com faturas sem pedido de compra. Divergências entre os dados do pedido e os dados da fatura são uma fonte comum de bloqueios de pagamento e retrabalho. Por que isso importa Ele permite analisar a eficiência da correspondência com pedidos de compra e diferenciar fluxos com e sem pedido de compra. Onde obter Encontrado no cabeçalho da fatura ou nas tabelas de itens. Exemplos PO-450001450009922P100200ORD-5521PUR-2023-88 | |||
| Valor da fatura InvoiceAmount | O valor monetário total associado à fatura. | ||
| Descrição Este atributo representa o valor bruto da fatura que precisa ser paga. Normalmente, ele é armazenado na moeda do documento e pode exigir conversão para relatórios agregados. Ele é essencial para a análise do impacto financeiro, permitindo priorizar melhorias no processo com base no impacto sobre o capital de giro, e não apenas no volume de casos. Faturas de alto valor podem seguir Workflows de aprovação diferentes dos aplicados a itens de baixo valor. Por que isso importa Ele permite analisar as ineficiências do processo com base no valor e o impacto sobre o capital de giro. Onde obter Encontrado na tabela de cabeçalho da fatura, geralmente identificado como valor bruto ou valor total. Exemplos 1500.00250.5010000.0045.99500000.00 | |||
| Código da empresa CompanyCode | O identificador da entidade legal ou subsidiária. | ||
| Descrição Este atributo separa os dados por unidade organizacional, como uma subsidiária, um país ou uma entidade legal específica. Ele é fundamental para grandes empresas com operações em várias regiões. Ele permite comparar a performance entre diferentes unidades de negócio. Muitas vezes, existem variações no processo entre códigos de empresa devido a regulamentações locais ou diferentes níveis de maturidade operacional. Por que isso importa Ele permite fazer benchmarking e aplicar filtros entre diferentes unidades organizacionais. Onde obter Encontrado na tabela de cabeçalho da fatura. Exemplos US01DE0110002000UK_OPS | |||
| Condições de pagamento PaymentTerms | O código ou a descrição que define o prazo de pagamento e os descontos acordados. | ||
| Descrição Este atributo define as condições contratuais de pagamento, como Net 30 ou 2/10 Net 30. Ele determina quando a fatura vence e se há descontos por pagamento antecipado. A análise desse campo ajuda as organizações a otimizar o fluxo de caixa, evitando pagamentos antecipados demais, que reduzem o capital de giro, ou atrasados, que geram multas, além de maximizar o aproveitamento de descontos. Por que isso importa Ele define as regras para datas de vencimento e descontos, essenciais para otimizar o fluxo de caixa. Onde obter Encontrado no cabeçalho da fatura, geralmente herdado do cadastro mestre do fornecedor. Exemplos NT302% em 10 dias, 30 dias líquidosIMEDIATOZ00160 dias líquidos | |||
| Motivo do bloqueio de pagamento PaymentBlockReason | O código ou motivo pelo qual uma fatura está bloqueada para pagamento. | ||
| Descrição Este atributo indica o motivo específico que impede o pagamento de uma fatura, como divergência de preço, divergência de quantidade ou ausência de recebimento de mercadorias. Ele é um indicador importante de atrito no processo. Analisar a frequência e a duração de motivos específicos de bloqueio ajuda a identificar as causas-raiz dos atrasos nos pagamentos. Reduzir esses bloqueios costuma ser a maneira mais rápida de melhorar as taxas de processamento sem intervenção manual. Por que isso importa Ele identifica as causas-raiz específicas do atrito no processo e dos atrasos nos pagamentos. Onde obter Encontrado no cabeçalho da fatura ou nas tabelas de itens. Exemplos Variação de preçoVariação de quantidadeGR ausenteBloqueio manualAuditoria necessária | |||
| Tipo de documento DocumentType | A classificação do documento da fatura. | ||
| Descrição Este atributo categoriza a transação, diferenciando faturas padrão, notas de crédito, pagamentos antecipados ou débitos posteriores. Cada tipo pode acionar regras diferentes de Workflow. Entender a composição dos tipos de documento é importante para interpretar as métricas do processo. Por exemplo, notas de crédito geralmente seguem um fluxo reverso ou uma etapa de aprovação específica, o que pode distorcer os tempos médios de ciclo quando não são segmentadas. Por que isso importa Ele diferencia faturas, notas de crédito e outros documentos financeiros. Onde obter Encontrado na tabela de cabeçalho da fatura. Exemplos Fatura padrãoNota de créditoAdiantamentoFatura sem POFatura recorrente | |||
| Usuário User | O identificador da pessoa ou da conta do sistema que executa a atividade. | ||
| Descrição Este atributo registra quem executou a etapa específica do processo. Ele pode diferenciar usuários humanos de automações do sistema, como bots ou jobs em lote. Ele é usado para calcular a taxa de automação e analisar a conformidade com a segregação de funções. Também ajuda a identificar necessidades de treinamento quando determinados usuários geram retrabalho ou erros de forma recorrente. Por que isso importa Ele permite analisar a segregação de funções e calcular as taxas de automação. Onde obter Encontrado nos registros de transações ou nas trilhas de auditoria do sistema. Exemplos JSMITHSYSTEM_BATCHK_DOEAP_BOT_01WORKFLOW_SYS | |||
Atividades do processamento de pagamentos do Contas a Pagar
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
| Bloqueio de pagamento aplicado | A aplicação de um bloqueio à fatura, impedindo que ela seja incluída em uma execução de pagamentos. Isso pode ser feito manualmente em caso de disputas ou automaticamente devido a variações. | ||
| Por que isso importa Afeta diretamente as taxas de pagamento no prazo e o relacionamento com fornecedores ao pausar o processo. Onde obter Identificado pelo monitoramento de alterações no campo de bloqueio de pagamento ou nos sinalizadores de status de retenção. Captura Acompanhe as atualizações que definem o sinalizador Payment Block ou On Hold como true Tipo de evento explicit | |||
| Fatura aprovada | A autorização final concedida por um aprovador designado ou por uma regra do sistema. Essa etapa libera a fatura para o lançamento financeiro e o pagamento posterior. | ||
| Por que isso importa Um marco importante que encerra o tempo do ciclo de aprovação e normalmente libera a fatura para pagamento. Onde obter Registrado nas tabelas de histórico do Workflow quando a ação de aprovação final é executada. Captura Extraia o timestamp da ação de aprovação final dos logs do Workflow Tipo de evento explicit | |||
| Fatura conciliada com pedido de compra | A associação bem-sucedida dos itens da fatura a um pedido de compra ou recebimento de mercadorias correspondente. Essa etapa de validação confirma que as mercadorias foram pedidas e recebidas antes do processamento do pagamento. | ||
| Por que isso importa Essencial para medir a taxa de processamento automático e a eficiência do processo de conciliação de três vias. Onde obter Encontrado nas tabelas de histórico de pedidos de compra ou pela identificação de uma mudança de status que indique uma conciliação bem-sucedida. Captura Acompanhe o evento em que um vínculo é estabelecido entre a linha da fatura e a linha do pedido de compra Tipo de evento explicit | |||
| Fatura criada | O registro inicial dos dados da fatura do fornecedor no sistema ERP. Esse evento marca o início do ciclo de vida digital do passivo, seja a fatura digitada manualmente ou importada por uma interface. | ||
| Por que isso importa Estabelece o timestamp de referência para calcular o tempo total do ciclo do processo de contas a pagar. Onde obter Normalmente encontrado no timestamp de criação da tabela de cabeçalho da fatura ou na primeira entrada do log de alterações do documento. Captura Extraia o timestamp de criação do registro de cabeçalho da fatura Tipo de evento explicit | |||
| Fatura lançada no razão geral | O registro da transação financeira no razão geral. Essa ação cria o passivo oficial no sistema contábil. | ||
| Por que isso importa Representa o ponto sem retorno do registro financeiro e atualiza o saldo do fornecedor. Onde obter Encontrado na tabela de lançamentos do razão geral ou pela atribuição de uma data de lançamento. Captura Extraia a data de lançamento ou o timestamp de entrada da tabela do razão geral Tipo de evento explicit | |||
| Pagamento emitido | A geração do instrumento de pagamento, como a impressão de um cheque, uma transferência bancária ou um arquivo EFT. Isso reduz o passivo em aberto na conta do fornecedor. | ||
| Por que isso importa O fim definitivo do processo interno de contas a pagar para a fatura específica. Onde obter Capturado quando o documento de pagamento é gerado ou quando o status do pagamento é atualizado para enviado. Captura Extraia o timestamp de criação do documento de pagamento vinculado à fatura Tipo de evento explicit | |||
| Aprovação da fatura solicitada | O envio da fatura para um mecanismo de Workflow para autorização da gestão. Isso marca a transição da entrada e validação de dados para a fase de aprovação. | ||
| Por que isso importa Separa o tempo de processamento técnico do tempo de tomada de decisão da gestão no ciclo. Onde obter Capturado nos logs do histórico do Workflow quando o status muda para aprovação pendente ou equivalente. Captura Identifique o evento de início do Workflow na tabela de histórico de aprovações Tipo de evento explicit | |||
| Bloqueio de pagamento liberado | A remoção de um bloqueio aplicado anteriormente, tornando a fatura elegível para seleção de pagamento. Isso normalmente indica a resolução de uma disputa ou variação. | ||
| Por que isso importa Indica o tratamento bem-sucedido de uma exceção e a retomada do fluxo padrão do processo. Onde obter Capturado quando um campo de bloqueio de pagamento é limpo ou quando o status de retenção muda para ativo. Captura Acompanhe as atualizações que alteram o sinalizador Payment Block ou On Hold para null ou false Tipo de evento explicit | |||
| Dados da fatura atualizados | Qualquer alteração feita no cabeçalho ou nos itens da fatura após a criação inicial. Ocorrências frequentes geralmente indicam retrabalho manual, erros de extração por OCR ou imprecisões nos dados mestres. | ||
| Por que isso importa Uma alta frequência de atualizações indica ineficiências no processo e oportunidades de melhoria da automação. Onde obter Normalmente registrado nos logs de alterações do sistema ou nas trilhas de auditoria associadas ao objeto da fatura. Captura Identifique atualizações em campos específicos, como valor, fornecedor ou data, no log de auditoria Tipo de evento explicit | |||
| Data de vencimento da fatura ultrapassada | Um evento calculado que indica que a data atual ultrapassou a data líquida de vencimento da fatura enquanto ela permanece não paga. Isso sinaliza a fatura como vencida. | ||
| Por que isso importa Essencial para analisar a performance de pagamentos no prazo e possíveis multas por atraso. Onde obter Calculado comparando a data de vencimento da fatura com a data do pagamento ou a data atual. Captura Calcule quando a data de vencimento for anterior ao timestamp atual para itens em aberto Tipo de evento calculated | |||
| Falha na conciliação da fatura | Um erro de validação que ocorre quando os detalhes da fatura não correspondem ao pedido de compra ou ao recebimento de mercadorias dentro das tolerâncias definidas. Isso geralmente aciona um Workflow de tratamento de exceções. | ||
| Por que isso importa Identifica as causas-raiz do atrito no processo, como variações de preço ou divergências de quantidade. Onde obter Frequentemente inferido a partir de logs de erro, códigos específicos de bloqueio ou sinalizadores de status que indicam uma variação. Captura Infira a partir da aplicação de códigos de bloqueio específicos para variações ou de mensagens de erro Tipo de evento inferred | |||
| Fatura cancelada | A anulação ou reversão do registro da fatura, encerrando efetivamente o processo sem pagamento. Isso geralmente ocorre devido a uma entrada duplicada ou a erros fundamentais. | ||
| Por que isso importa Destacar cancelamentos ajuda a identificar falhas no processo upstream e esforço desperdiçado. Onde obter Capturado quando o status do documento muda para anulado ou quando um documento de reversão é vinculado. Captura Acompanhe as mudanças de status para anulado ou a criação de uma entrada de reversão Tipo de evento explicit | |||
| Pagamento liquidado | A confirmação do banco de que os recursos foram transferidos com sucesso. Isso é conciliado com o extrato bancário no sistema. | ||
| Por que isso importa Confirma o impacto no fluxo de caixa e encerra o ciclo da transação financeira. Onde obter Encontrado nas tabelas de conciliação bancária ou quando o status do pagamento muda para liquidado. Captura Identifique o timestamp em que a data de liquidação é preenchida no registro do pagamento Tipo de evento explicit | |||
| Proposta de pagamento criada | A seleção da fatura para um lote ou diário preliminar de pagamentos. Isso indica a intenção de pagar e reserva a fatura para que ela não seja incluída em outras execuções de pagamentos. | ||
| Por que isso importa Marca o início da fase de execução do pagamento e ajuda a analisar a eficiência do lote de pagamentos. Onde obter Registrado quando uma fatura é vinculada ao cabeçalho de uma proposta de pagamento ou a uma linha do diário de pagamentos. Captura Identifique quando o ID da fatura é adicionado a uma tabela de propostas de execução de pagamentos Tipo de evento explicit | |||
Guias de extração
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