Seu Template de dados de gestão de despesas

O horário do evento, ou registro de data e hora, registra o momento em que uma atividade ocorreu. Ele fornece a ordem cronológica dos eventos de cada relatório de despesas, o que é essencial para reconstruir com precisão a linha do tempo do processo.

No Process Mining, os registros de data e hora são a base de todas as análises relacionadas ao tempo. Eles são usados para calcular indicadores-chave de performance, como tempos de ciclo entre atividades, tempo total de processamento de ponta a ponta e tempos de espera. Ao analisar esses registros, as organizações conseguem identificar atrasos no processo de aprovação, medir a eficiência da execução dos reembolsos e acompanhar a performance em relação aos acordos de nível de serviço.

Esse registro de data e hora é essencial para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas baseadas em duração, como tempos de ciclo e gargalos.

Encontrado em Event Logs ou dados de transações, geralmente com os nomes 'Data de criação', 'Registro de data e hora' ou 'Data do evento'.

O ID do relatório de despesas é uma chave exclusiva atribuída a cada relatório de despesas enviado por um funcionário. Ele funciona como o fio condutor central que conecta todas as etapas do processo, desde a criação e o envio até as aprovações, possíveis rejeições e o reembolso final.

No Process Mining, esse atributo é fundamental para reconstruir os casos. Cada ID exclusivo de relatório de despesas representa uma única instância do processo de gestão de despesas. Analisar a jornada de cada ID permite visualizar os fluxos do processo, calcular os tempos de ciclo de relatórios individuais e identificar variações na forma como diferentes relatórios são tratados.

Esse é o identificador essencial do caso, conectando todos os eventos do ciclo de vida de um relatório de despesas e permitindo rastrear o processo de ponta a ponta.

Geralmente localizado nos dados do cabeçalho de um relatório de despesas ou na tabela principal de transações do processo de despesas.

O nome da atividade descreve uma única etapa ou mudança de status no processo de gestão de despesas. Exemplos incluem 'Relatório de despesas criado', 'Aprovado pelo gerente', 'Violação de política sinalizada' e 'Reembolso executado'. Essa sequência de atividades forma o fluxo do processo de cada relatório de despesas.

Na análise de Process Mining, esse atributo é fundamental para descobrir o modelo real do processo. Ele permite visualizar o mapa do processo, identificar gargalos em que as atividades demoram demais, descobrir loops de retrabalho, como 'Relatório enviado para revisão', e localizar variações fora do padrão. A clareza e o nível de detalhamento dos nomes das atividades impactam diretamente a qualidade dos insights do processo.

Esse atributo define as etapas do processo, permitindo visualizar o mapa do processo e analisar padrões e desvios do Workflow.

Derivado de Event Logs, tabelas de alteração de status ou registros de transações associados ao relatório de despesas.

O atributo Sistema de origem identifica a origem dos dados do processo. Nas empresas modernas, a gestão de despesas pode envolver vários sistemas integrados, como um sistema de RH para os dados dos funcionários, uma ferramenta dedicada para o envio de despesas e um ERP para os lançamentos financeiros. Esse campo ajuda a distinguir os dados dessas diferentes fontes.

Essas informações são valiosas para validar os dados e entender o cenário tecnológico do processo. Se os problemas do processo estiverem concentrados nos dados de um sistema específico, isso pode indicar problemas de integração ou falhas nesse aplicativo. O atributo também fornece contexto para os dados, garantindo que os analistas entendam qual é a fonte de referência para cada etapa do processo.

Identifica a origem dos dados, o que é essencial para a governança de dados, a solução de problemas e a compreensão das variações do processo entre diferentes plataformas.

Essas informações geralmente fazem parte do processo de extração de dados ou dos metadados e podem ser adicionadas durante a preparação dos dados.

O registro de data e hora da última atualização dos dados indica quando os dados foram extraídos ou sincronizados pela última vez com o sistema de origem. Isso fornece um ponto de corte claro para os dados incluídos em qualquer análise, garantindo que todas as partes interessadas saibam o quanto os dados estão atualizados.

No contexto de Process Mining, esse atributo é essencial para a integridade dos dados e os relatórios. Ele ajuda os usuários a entender se estão analisando informações em tempo real ou um retrato histórico. Isso é especialmente importante para Dashboards de monitoramento contínuo, nos quais a atualização dos dados é crítica. O atributo também ajuda a solucionar problemas nos pipelines de dados, confirmando se as atualizações estão ocorrendo conforme o programado.

Garante transparência sobre a atualização dos dados, algo essencial para a precisão e a relevância de qualquer análise de processo ou Dashboard de monitoramento.

Geralmente gerado e armazenado pela ferramenta de integração de dados ou ETL (Extract, Transform, Load) durante o carregamento dos dados.

Esse atributo identifica a unidade organizacional, como 'Vendas', 'Engenharia' ou 'Marketing', à qual o funcionário que enviou o relatório pertence. Ele geralmente está vinculado ao centro de custo responsável pelas despesas.

O departamento do funcionário é uma dimensão principal para análises comparativas. Ele permite visualizar o processo filtrado por departamento, destacando diferenças significativas de comportamento. Por exemplo, um departamento pode ter uma taxa de violações de política muito maior ou um tempo de ciclo de aprovação mais longo que outro. Esses insights ajudam a gestão a identificar a necessidade de treinamentos direcionados, ajustes no processo ou esclarecimentos sobre políticas para equipes específicas.

Permite uma análise comparativa detalhada entre unidades de negócio, ajudando a identificar comportamentos, gargalos ou problemas de conformidade específicos de cada departamento.

Geralmente obtido do registro mestre de dados do funcionário, que está vinculado ao relatório de despesas.

O indicador de violação de política é um valor simples de verdadeiro ou falso que mostra se um relatório de despesas foi identificado, automaticamente ou manualmente, como não conforme com as políticas de gastos da empresa. As violações podem incluir exceder limites de gastos, usar fornecedores não aprovados ou não apresentar a documentação adequada.

Esse indicador é um dos principais elementos da análise de conformidade. Ele permite calcular a taxa geral de violações de política e detalhar os dados para descobrir quais departamentos, categorias de despesas ou funcionários apresentam mais violações. Entender a frequência e a natureza dessas violações ajuda a aprimorar as políticas, melhorar as verificações automatizadas e oferecer treinamentos direcionados para reduzir gastos não conformes e exceções no processo.

Apoia diretamente o monitoramento da conformidade ao sinalizar relatórios não conformes, ajudando a medir e reduzir violações de política.

Um indicador ou campo no cabeçalho do relatório de despesas ou nos dados das linhas, geralmente definido pelo mecanismo de regras do sistema.

O atributo Moeda especifica a unidade monetária do valor total. Em organizações globais, os funcionários enviam despesas em várias moedas, e esse campo fornece o contexto necessário para todos os valores monetários.

Para uma análise financeira precisa, especialmente em um contexto multinacional, esse atributo é essencial. Ele garante que os valores monetários possam ser interpretados e convertidos corretamente para uma moeda comum em relatórios consolidados. Sem ele, comparar o 'Valor total' de um relatório em JPY com o de outro em USD não faria sentido. O atributo é fundamental para Dashboards que mostram gastos totais, custos médios e KPIs financeiros em diferentes regiões.

Fornece o contexto essencial para todos os valores monetários, permitindo relatórios financeiros precisos e comparações entre diferentes regiões ou países.

Geralmente armazenado junto aos campos de valor nos dados do cabeçalho do relatório de despesas.

O motivo da rejeição é um campo de texto ou código predefinido que explica por que um relatório de despesas não passou por uma etapa de aprovação. Os motivos comuns incluem 'Recibo ausente', 'Categoria incorreta' ou 'Despesa fora da política'.

Esse atributo é valioso para a análise da causa raiz do retrabalho no processo. Ao analisar os motivos de rejeição mais comuns, a empresa consegue identificar problemas sistêmicos. Por exemplo, se 'Recibo ausente' for o principal motivo, talvez seja necessário melhorar a comunicação sobre os requisitos de documentação ou facilitar o processo de anexar recibos. Esses insights levam a melhorias direcionadas no processo, aumentando a taxa de aprovação na primeira tentativa, reduzindo o retrabalho e encurtando o tempo de ciclo geral.

Explica o motivo do retrabalho no processo, permitindo melhorias direcionadas para reduzir as taxas de rejeição e aumentar o rendimento na primeira tentativa.

Registrado em um campo de comentários ou em uma lista de seleção quando um aprovador executa a ação 'Rejeitar' ou 'Enviar de volta'.

O solicitante é o funcionário que realizou as despesas e iniciou o processo de reembolso ao criar o relatório de despesas. Esse atributo geralmente permanece igual em todos os eventos relacionados a um único caso de relatório de despesas.

Enquanto o atributo geral 'Usuário' identifica o responsável por cada etapa, o 'Solicitante' fornece um atributo consistente no nível do caso para analisar o comportamento do responsável pelo relatório. Ele permite uma análise focada na experiência do funcionário, como identificar funcionários cujos relatórios são rejeitados com frequência ou que violam políticas de forma recorrente. Isso pode orientar iniciativas de comunicação ou treinamento direcionadas para melhorar a eficiência e a conformidade do processo desde o início.

Identifica o responsável pelo relatório de despesas, permitindo analisar o comportamento dos funcionários, como localizar infratores frequentes de políticas ou fontes de retrabalho.

Encontrado nos dados do cabeçalho do relatório de despesas, vinculado ao funcionário que criou o registro.

O status do relatório fornece um retrato da etapa em que um relatório de despesas se encontra no processo em determinado momento ou do resultado final. Os status geralmente mudam conforme o relatório avança por etapas como envio, aprovação, processamento e pagamento.

Esse atributo é útil para filtrar casos e analisar grupos específicos, como focar apenas nos relatórios 'Rejeitados' para entender os motivos das rejeições ou nos relatórios 'Aguardando aprovação' para investigar os gargalos atuais. Nos Dashboards, ele fornece uma visão geral da carga de trabalho atual e do estado de todos os relatórios de despesas em andamento. Também pode ser usado para validar a sequência de atividades gerada para o Process Mining.

Fornece um resumo de alto nível do estado de um relatório, útil para filtrar casos e criar Dashboards operacionais sobre a carga de trabalho atual.

Um campo na tabela principal do cabeçalho do relatório de despesas, atualizado conforme o relatório avança pelo Workflow.

O atributo Usuário identifica a pessoa ou o agente automatizado responsável por executar uma etapa específica do processo. Pode ser o funcionário que envia o relatório, o gerente que o aprova ou um membro da equipe financeira que processa o reembolso.

Analisar o processo por usuário é essencial para entender a distribuição da carga de trabalho, a performance individual e os atores específicos que podem estar causando atrasos. Por exemplo, isso pode revelar se um determinado gerente é um gargalo na cadeia de aprovação. O atributo também apoia a análise de alocação de recursos e ajuda a garantir responsabilidade e rastreabilidade em todo o processo.

Identifica o responsável por cada etapa, permitindo analisar a carga de trabalho, comparar a performance e localizar gargalos associados a pessoas ou equipes específicas.

Disponível no Event Log ou no histórico de transações, geralmente vinculado a um ID de usuário ou ID de funcionário.

O valor total representa a soma de todas as linhas de despesas individuais incluídas em um único relatório de despesas. Esse é o valor total sujeito a aprovação e reembolso.

Esse atributo é essencial para a análise financeira no Process Mining. Ele permite segmentar os relatórios de despesas por faixas de valor, como alto e baixo valor, que geralmente seguem caminhos de aprovação diferentes. Os analistas podem usar esse atributo para calcular o custo médio por relatório, investigar o impacto financeiro do retrabalho e das rejeições e identificar tendências de gastos. Relacionar o valor total aos tempos de ciclo pode revelar se relatórios de maior valor demoram mais para ser aprovados.

Permite analisar o impacto financeiro, ajuda a identificar padrões de gastos e possibilita segmentar o processo com base no valor do relatório.

Disponível no nível do cabeçalho dos dados do relatório de despesas, geralmente calculado como a soma dos valores de todas as linhas.

O atributo Aprovador identifica a pessoa que executa uma etapa de aprovação ou rejeição no Workflow. Em muitos processos, pode haver vários níveis de aprovação, como o gerente direto seguido pelo chefe do departamento ou por um membro da equipe financeira.

Assim como o atributo 'Usuário', o 'Aprovador' é especialmente útil para analisar a etapa de aprovação, que costuma ser uma das principais fontes de atrasos. Ele permite medir os tempos de aprovação por pessoa, ajudando a identificar gargalos. É possível criar Dashboards para mostrar a carga de trabalho e a performance de diferentes aprovadores, apoiando a gestão de recursos e destacando necessidades de treinamento adicional sobre as políticas de despesas.

Identifica a pessoa responsável pelas aprovações, permitindo analisar atrasos, cargas de trabalho e consistência das decisões.

Registrado no Event Log ou no histórico de transações das atividades relacionadas à aprovação.

A categoria da despesa é uma dimensão usada para classificar o tipo de gasto em um relatório de despesas. Um relatório pode conter várias categorias quando inclui diversas linhas.

Analisar o processo por categoria de despesa ajuda as organizações a entender os padrões de gastos e identificar comportamentos específicos de cada categoria. Por exemplo, despesas de 'Viagens internacionais' podem ter um processo de aprovação mais complexo e demorado que o de 'Material de escritório'. Esse atributo permite uma análise de conformidade mais detalhada, mostrando se determinadas categorias estão mais sujeitas a violações de política. Ele é um campo essencial para o planejamento financeiro e o orçamento.

Permite analisar padrões de gastos e ajuda a identificar se diferentes tipos de despesas seguem caminhos de processo distintos ou apresentam taxas de conformidade diferentes.

Geralmente encontrado no nível das linhas do relatório de despesas. Para análises no nível do caso, pode ser agregado ou substituído pela categoria predominante.

O método de pagamento indica como a despesa original foi paga pelo funcionário. Normalmente, isso ocorre com um cartão corporativo emitido pela empresa ou com recursos pessoais, no chamado 'Pagamento do próprio bolso', que exige um reembolso direto.

Esse atributo ajuda a diferenciar duas grandes variações do processo. As transações com cartão corporativo geralmente têm um processo de verificação mais simples, pois os dados vêm diretamente da operadora do cartão. Já as despesas pagas do próprio bolso exigem mais análise e um pagamento direto ao funcionário. Analisar o processo por método de pagamento pode revelar diferenças nos tempos de ciclo, nas taxas de conformidade e nos custos de processamento entre esses dois caminhos, destacando oportunidades para incentivar o uso do cartão corporativo e melhorar a eficiência.

Diferencia as principais variações do processo, como cartão corporativo e recursos pessoais, que geralmente apresentam níveis diferentes de risco, eficiência e controle.

Geralmente especificado no nível da linha da despesa e indica a origem dos recursos usados na transação.

O resultado da auditoria registra as conclusões de uma etapa de auditoria no processo. Pode ser uma auditoria automatizada do sistema, que verifica regras de conformidade, ou uma análise manual realizada pela equipe financeira ou de auditoria. Os resultados geralmente incluem 'Aprovado', 'Reprovado' ou 'Aprovado com exceções'.

Esse atributo fornece uma medida direta da eficácia dos controles internos. Ao analisar os resultados das auditorias, a empresa consegue avaliar sua exposição a riscos e a qualidade dos envios. Ele ajuda a identificar áreas em que os controles estão falhando ou em que as políticas são interpretadas de forma recorrente. O Process Mining pode relacionar os resultados da auditoria a outros atributos para descobrir, por exemplo, se determinadas categorias de despesas ou departamentos apresentam uma taxa maior de reprovação na auditoria.

Fornece uma medida direta da conformidade e das verificações de controles internos, ajudando a avaliar os riscos e a eficácia das regras de auditoria.

Um campo atualizado por um mecanismo automatizado de regras ou por um usuário da equipe de auditoria ou do Financeiro após a conclusão da análise.