Seu Template de dados de gestão de despesas

A data e hora do evento registram o momento em que uma atividade ocorreu. Elas definem a ordem cronológica dos eventos de cada relatório de despesas, essencial para reconstruir a linha do tempo do processo com precisão.

Em Process Mining, as datas e horas são a base de todas as análises temporais. Elas são usadas para calcular indicadores-chave de performance, como o tempo de ciclo entre atividades, o tempo total de processamento de ponta a ponta e os tempos de espera. Ao analisar esses dados, as organizações podem identificar atrasos no processo de aprovação, medir a eficiência dos reembolsos e acompanhar a performance em relação aos acordos de nível de serviço.

Essa data e hora são essenciais para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas de duração, como tempos de ciclo e gargalos.

Encontrado nos registros de eventos ou nos dados de transações, geralmente com nomes como 'Data de criação', 'Data e hora' ou 'Data do evento'.

O ID do relatório de despesas é uma chave exclusiva atribuída a cada relatório enviado por um funcionário. Ele conecta todas as etapas do processo, da criação e do envio às aprovações, possíveis rejeições e ao reembolso final.

Em Process Mining, esse atributo é fundamental para reconstruir os casos. Cada ID exclusivo representa uma instância do processo de gestão de despesas. Analisar o percurso de cada ID permite visualizar os fluxos do processo, calcular o tempo de ciclo de cada relatório e identificar diferenças na forma como eles são tratados.

Este é o identificador essencial do caso, que conecta todos os eventos do ciclo de vida de um relatório de despesas e permite acompanhar o processo de ponta a ponta.

Geralmente, fica nos dados do cabeçalho do relatório de despesas ou na tabela principal de transações do processo.

O nome da atividade descreve uma etapa ou mudança de status no processo de gestão de despesas. Alguns exemplos são 'Relatório de despesas criado', 'Aprovado pelo gerente', 'Violação de política sinalizada' e 'Reembolso realizado'. A sequência dessas atividades forma o fluxo do processo de cada relatório de despesas.

Na análise de Process Mining, esse atributo é essencial para descobrir o modelo real do processo. Ele permite visualizar o mapa do processo, identificar gargalos em atividades demoradas, encontrar ciclos de retrabalho, como 'Relatório enviado para revisão', e detectar variações fora do padrão. A clareza e o nível de detalhe dos nomes das atividades afetam diretamente a qualidade dos insights sobre o processo.

Este atributo define as etapas do processo e permite visualizar o mapa do processo, além de analisar padrões e desvios no fluxo de trabalho.

Obtido dos registros de eventos, das tabelas de mudança de status ou dos registros de transações associados ao relatório de despesas.

O atributo Sistema de origem identifica de onde vêm os dados do processo. Em empresas modernas, a gestão de despesas pode envolver vários sistemas integrados: por exemplo, um sistema de RH para os dados dos funcionários, uma ferramenta específica para o envio de despesas e um ERP para os lançamentos financeiros. Esse campo ajuda a distinguir os dados de cada origem.

Essa informação é útil para validar os dados e entender o panorama tecnológico do processo. Se os problemas do processo se concentrarem nos dados de um sistema específico, isso pode indicar falhas de integração ou problemas no aplicativo. O atributo também dá contexto aos dados e ajuda os analistas a identificar a fonte de referência para cada etapa do processo.

Identifica a origem dos dados, essencial para a governança de dados, a resolução de problemas e a compreensão das variações do processo entre diferentes plataformas.

Essa informação costuma fazer parte do processo de extração de dados ou dos metadados, e pode ser adicionada durante a preparação dos dados.

A data e hora da última atualização dos dados indicam quando os dados foram extraídos ou sincronizados pela última vez com o sistema de origem. Isso define claramente o período coberto pela análise e informa a todos os envolvidos o quão atualizados estão os dados.

Em Process Mining, esse atributo é essencial para a integridade dos dados e a geração de relatórios. Ele ajuda a entender se as informações são atuais ou representam um retrato histórico. Isso é especialmente importante em Dashboards de monitoramento contínuo, nos quais a atualização dos dados é fundamental. O atributo também ajuda a solucionar problemas nos pipelines de dados, confirmando se as atualizações estão ocorrendo conforme o previsto.

Garante transparência sobre a atualização dos dados, essencial para a precisão e a relevância de qualquer análise de processo ou Dashboard de monitoramento.

Geralmente, é gerado e armazenado pela ferramenta de integração de dados ou ETL (Extração, Transformação e Carga) durante o carregamento dos dados.

Este atributo identifica a unidade organizacional à qual o funcionário que enviou o relatório pertence, como 'Vendas', 'Engenharia' ou 'Marketing'. Muitas vezes, está associado ao centro de custo responsável pelas despesas.

O departamento do funcionário é uma dimensão importante para análises comparativas. Ele permite filtrar o processo por departamento e identificar diferenças significativas de comportamento. Por exemplo, um departamento pode ter uma taxa de violação de políticas muito maior ou um ciclo de aprovação mais longo que outro. Esses insights ajudam a gestão a identificar a necessidade de treinamentos direcionados, ajustes no processo ou esclarecimentos sobre as políticas para equipes específicas.

Permite comparar unidades de negócio e identificar comportamentos específicos de cada departamento, gargalos ou problemas de conformidade.

Geralmente, obtido do cadastro principal do funcionário, vinculado ao relatório de despesas.

O atributo Moeda especifica a unidade monetária do valor total. Em organizações globais, os funcionários enviam despesas em diferentes moedas, e esse campo dá o contexto necessário para interpretar todos os valores.

Esse atributo é essencial para análises financeiras precisas, especialmente em contextos multinacionais. Ele permite interpretar corretamente os valores e convertê-los para uma moeda comum em relatórios consolidados. Sem essa informação, não faria sentido comparar o valor total de um relatório em JPY com o de outro em USD. O atributo é fundamental para Dashboards que mostram gastos totais, custos médios e indicadores financeiros de diferentes regiões.

Fornece o contexto necessário para interpretar valores monetários e permite gerar relatórios financeiros precisos e comparar dados entre regiões ou países.

Geralmente, armazenado junto aos campos de valor nos dados do cabeçalho do relatório de despesas.

O motivo da rejeição é um campo de texto ou código predefinido que explica por que o relatório de despesas não passou por uma etapa de aprovação. Alguns motivos comuns são 'Comprovante ausente', 'Categoria incorreta' ou 'Despesa fora da política'.

Esse atributo é muito útil para a análise de causa raiz do retrabalho no processo. Ao analisar os motivos de rejeição mais comuns, a empresa pode identificar problemas sistêmicos. Por exemplo, se 'Comprovante ausente' for o motivo mais frequente, talvez seja necessário explicar melhor os requisitos de documentação ou facilitar o processo de anexar comprovantes. Esses insights ajudam a direcionar melhorias, aumentar a taxa de aprovação na primeira tentativa, reduzir o retrabalho e encurtar o tempo total do ciclo.

Explica as causas do retrabalho no processo e permite direcionar melhorias para reduzir as rejeições e aumentar a taxa de aprovação na primeira tentativa.

Registrado em um campo de comentários ou em uma lista de opções quando o aprovador seleciona 'Rejeitar' ou 'Devolver'.

Quem envia o relatório é o funcionário que realizou as despesas e iniciou o processo de reembolso ao criar o relatório. Esse atributo costuma ser o mesmo em todos os eventos relacionados a um único caso de relatório de despesas.

Enquanto o atributo geral 'Usuário' identifica quem realizou cada etapa, 'Responsável pelo envio' identifica de forma consistente o proprietário do caso. Isso permite analisar a experiência do funcionário, por exemplo, identificando quem tem relatórios rejeitados com frequência ou viola políticas repetidamente. Essas informações podem orientar comunicações ou treinamentos específicos para melhorar a eficiência e a conformidade do processo desde o início.

Identifica quem é responsável pelo relatório de despesas e permite analisar o comportamento dos funcionários, como identificar violações frequentes de políticas ou fontes de retrabalho.

Encontrado nos dados do cabeçalho do relatório de despesas, vinculado ao funcionário que criou o registro.

A sinalização de violação de política é um valor simples, verdadeiro ou falso, que indica se o relatório de despesas foi identificado, de forma automática ou manual, como incompatível com as políticas de gastos da empresa. As violações podem incluir ultrapassar limites de gastos, usar fornecedores não aprovados ou não apresentar a documentação necessária.

Essa sinalização é um fator importante para a análise de conformidade. Ela permite calcular a taxa geral de violações de políticas e aprofundar a análise para identificar os departamentos, as categorias de despesas ou os funcionários com mais violações. Entender a frequência e a natureza dessas violações ajuda a aprimorar as políticas, melhorar as verificações automatizadas e oferecer treinamentos direcionados para reduzir gastos fora das regras e exceções no processo.

Ajuda diretamente a monitorar a conformidade ao sinalizar relatórios fora das regras, permitindo medir e reduzir as violações de políticas.

Sinalização ou campo no cabeçalho ou nos itens do relatório de despesas, geralmente definido pelo mecanismo de regras do sistema.

O status do relatório mostra em que etapa do processo ele está em determinado momento ou qual foi o resultado final. O status costuma mudar conforme o relatório avança pelo envio, aprovação, processamento e pagamento.

Esse atributo ajuda a filtrar casos para analisar grupos específicos. Por exemplo, você pode se concentrar nos relatórios 'Rejeitados' para entender os motivos da rejeição ou nos que estão 'Aguardando aprovação' para investigar gargalos atuais. Nos Dashboards, ele oferece uma visão geral da carga de trabalho atual e dos relatórios de despesas em andamento. Também pode ser usado para validar a sequência de atividades gerada para Process Mining.

Oferece uma visão geral do status do relatório, útil para filtrar casos e criar Dashboards operacionais sobre a carga de trabalho atual.

Campo da tabela principal de cabeçalho do relatório de despesas, atualizado conforme o relatório avança no fluxo de trabalho.

O atributo Usuário identifica a pessoa ou o agente automatizado responsável por executar uma etapa específica do processo. Pode ser o funcionário que envia o relatório, o gerente que o aprova ou alguém da equipe financeira que processa o reembolso.

Analisar o processo por usuário é essencial para entender a distribuição da carga de trabalho, comparar a performance individual e identificar quem pode estar causando atrasos. Por exemplo, a análise pode revelar se um gerente específico é um gargalo na cadeia de aprovação. Ela também ajuda a avaliar a alocação de recursos e a garantir a responsabilização e a rastreabilidade ao longo do processo.

Identifica quem realizou cada etapa e permite analisar a carga de trabalho, comparar a performance e localizar gargalos associados a pessoas ou equipes específicas.

Disponível no registro de eventos ou no histórico de transações, geralmente vinculado a um ID de usuário ou de funcionário.

O valor total corresponde à soma de todos os itens de despesa incluídos em um relatório. Esse é o valor total sujeito a aprovação e reembolso.

Esse atributo é essencial para a análise financeira em Process Mining. Ele permite separar os relatórios por faixas de valor, como valores altos e baixos, que muitas vezes seguem fluxos de aprovação diferentes. Os analistas podem usá-lo para calcular o custo médio por relatório, investigar o impacto financeiro do retrabalho e das rejeições e identificar tendências de gastos. Relacionar o valor total ao tempo de ciclo pode revelar se relatórios de valores mais altos demoram mais para ser aprovados.

Permite analisar o impacto financeiro, identificar padrões de gastos e segmentar o processo pelo valor do relatório.

Disponível no cabeçalho dos dados do relatório de despesas, geralmente calculado pela soma dos valores de todos os itens.

O atributo Aprovador identifica a pessoa responsável por aprovar ou rejeitar uma etapa do fluxo de trabalho. Muitos processos têm vários níveis de aprovação, como a aprovação do gerente direto, seguida pela de um chefe de departamento ou integrante da equipe financeira.

Assim como o atributo "Usuário", o atributo "Aprovador" é especialmente útil para analisar a etapa de aprovação, que costuma ser uma das principais causas de atrasos. Ele permite medir o tempo de aprovação de cada pessoa e identificar gargalos. Os Dashboards podem mostrar a carga de trabalho e a performance de diferentes aprovadores, ajudando a gerenciar recursos e identificar a necessidade de treinamento adicional sobre as políticas de despesas.

Identifica a pessoa responsável pelas aprovações e permite analisar atrasos, carga de trabalho e consistência das decisões.

Registrado no Event Log ou no histórico de transações das atividades relacionadas à aprovação.

A categoria da despesa é uma dimensão usada para classificar os tipos de gastos em um relatório de despesas. Um relatório pode incluir várias categorias quando contém diversos itens.

Analisar o processo por categoria da despesa ajuda a entender os padrões de gastos e identificar comportamentos específicos de cada categoria. Por exemplo, despesas com "Viagem internacional" podem passar por um processo de aprovação mais complexo e demorado do que as de "Material de escritório". Esse atributo permite analisar a Conformidade com mais detalhes e verificar se determinadas categorias estão mais sujeitas a violações das políticas. É um campo importante para o planejamento financeiro e orçamentário.

Permite analisar os padrões de gastos e identificar se diferentes tipos de despesas seguem caminhos distintos no processo ou apresentam índices diferentes de Conformidade.

Geralmente, aparece no nível de cada item do relatório de despesas. Para analisar os casos, as categorias podem ser agrupadas ou pode-se usar a categoria predominante.

O método de pagamento indica como o funcionário pagou a despesa originalmente. Em geral, o pagamento é feito com um cartão corporativo fornecido pela empresa ou com recursos próprios, situação conhecida como "Pagamento do próprio bolso" e que exige reembolso direto.

Esse atributo ajuda a diferenciar duas variantes importantes do processo. Transações com cartão corporativo costumam passar por uma verificação mais simples, pois os dados vêm diretamente da operadora do cartão. Já as despesas pagas com recursos próprios exigem uma análise mais cuidadosa e o pagamento direto ao funcionário. Analisar o processo por método de pagamento pode revelar diferenças no tempo de ciclo, nos índices de Conformidade e nos custos de processamento entre esses dois caminhos. Isso também pode indicar oportunidades para incentivar o uso do cartão corporativo e aumentar a eficiência.

Diferencia as principais variantes do processo, cartão corporativo e recursos próprios, que costumam apresentar níveis distintos de risco, eficiência e controle.

Geralmente, é especificado no nível de cada item da despesa e indica a origem dos recursos usados na transação.

O resultado da auditoria registra as conclusões de uma etapa de auditoria do processo. Ela pode ser uma verificação automatizada do sistema para conferir regras de Conformidade ou uma análise manual feita pela equipe financeira ou de auditoria. Os resultados geralmente incluem "Aprovado", "Reprovado" ou "Aprovado com ressalvas".

Esse atributo mede diretamente a eficácia dos controles internos. Ao analisar os resultados das auditorias, a empresa pode avaliar sua exposição a riscos e a qualidade dos envios. Também ajuda a identificar onde os controles estão falhando ou onde as políticas são interpretadas de forma incorreta com frequência. O Process Mining pode relacionar os resultados das auditorias a outros atributos para descobrir, por exemplo, se determinadas categorias de despesas ou departamentos apresentam mais reprovações.

Mede diretamente a Conformidade e as verificações de controles internos, ajudando a avaliar os riscos e a eficácia das regras de auditoria.

Campo atualizado por um mecanismo automatizado de regras ou por alguém da equipe de auditoria ou financeira após a conclusão da análise.