Seu Template de dados de compras ao pagamento, requisição

A data e hora do evento, muitas vezes chamadas de timestamp, registram o momento exato em que uma atividade ocorreu. Esses dados são essenciais para ordenar os eventos corretamente e para todas as análises de processo baseadas em tempo, incluindo o cálculo do tempo de ciclo, a identificação de gargalos e o monitoramento de performance.

Em Process Mining, as datas e horas são usadas para ordenar as atividades de cada caso e medir o tempo entre as etapas. Analisar esses intervalos ajuda a revelar atrasos, entender as causas de tempos de ciclo longos e avaliar se os acordos de nível de serviço estão sendo cumpridos. Dados precisos e completos de data e hora são indispensáveis para qualquer análise de performance relevante.

Esse registro de data e hora é essencial para ordenar eventos, calcular tempos de ciclo e analisar a performance e os gargalos do processo.

Geralmente, é registrado em trilhas de auditoria do sistema, logs de eventos ou como data de criação ou alteração nos registros de transação.

O ID da requisição de compra é uma chave exclusiva atribuída a cada documento de requisição quando ele é criado. Ele serve como referência central para todas as atividades, alterações e aprovações relacionadas a uma solicitação, do início à conclusão.

Em Process Mining, esse ID é essencial para correlacionar os casos. Ele permite que o sistema reconstrua a jornada completa de cada requisição, conectando eventos distintos, como 'Requisição criada', 'Etapa de aprovação aprovada' e 'Pedido de compra criado', em um fluxo de processo coerente. Sem um identificador de caso consistente e exclusivo, não é possível analisar variantes do processo, tempos de ciclo e resultados.

Essa é a chave essencial para acompanhar todo o ciclo de vida de uma requisição e conectar todos os eventos relacionados em uma única instância do processo.

Geralmente, fica nos dados do cabeçalho da transação da requisição de compra ou na tabela de documentos.

O nome da atividade descreve uma etapa ou mudança de status no ciclo de vida da requisição de compra. Ele apresenta um rótulo fácil de entender para eventos como 'Requisição enviada', 'Etapa de aprovação iniciada' ou 'Requisição rejeitada', que formam a base do mapa do processo.

Esse atributo é fundamental para descobrir e analisar o processo. Ao organizar as atividades em sequência, as ferramentas de Process Mining podem visualizar o fluxo real do processo, identificar desvios do procedimento padrão e localizar gargalos ou ciclos de retrabalho. Nomes de atividades consistentes e claros são essenciais para criar um modelo de processo compreensível e que ajude a definir ações.

Ele define as etapas individuais do processo, essenciais para visualizar o mapa do processo e analisar o fluxo de trabalho.

Muitas vezes, é obtido de logs de eventos, tabelas de alteração de status ou códigos de transação associados ao documento da requisição.

O atributo Sistema de origem especifica de onde vêm os dados do processo. Em organizações que usam vários sistemas, como um ERP central e uma ferramenta especializada de compras eletrônicas, esse campo ajuda a distinguir os dados de cada fonte.

Essa informação é útil para validar dados, solucionar problemas e entender variações do processo que podem depender do sistema. Por exemplo, requisições iniciadas em um sistema podem seguir um caminho de aprovação diferente ou ter um tempo de ciclo menor do que as iniciadas em outro. Analisar os dados por sistema de origem pode revelar problemas de integração ou oportunidades de consolidar sistemas.

Ele contextualiza a origem dos dados, o que é essencial para validá-los e analisar diferenças entre processos em vários sistemas.

Muitas vezes, é um valor estático adicionado durante a extração dos dados ou encontrado em campos de metadados técnicos.

A data e hora da última atualização dos dados indicam o quanto os dados analisados estão atualizados. Elas mostram quando o registro foi extraído pela última vez do sistema de origem e carregado no ambiente de Process Mining.

Esse atributo é essencial para o monitoramento operacional e para garantir que as análises usem informações atuais. Ele ajuda a entender o possível intervalo entre os eventos reais e sua representação no modelo de processo. Dashboards e KPIs que acompanham operações em andamento dependem dessas informações para apresentar insights relevantes e no momento certo.

Ele informa se os dados estão atualizados, algo essencial para garantir que as análises sejam relevantes e atuais.

Geralmente, é adicionado pela ferramenta de integração de dados ou ETL (Extract, Transform, Load) durante o carregamento dos dados.

O atributo Departamento representa a unidade organizacional responsável pela compra, como 'Marketing', 'TI' ou 'Finanças'. É um dado financeiro e organizacional importante para o orçamento e a alocação de custos.

Em Process Mining, analisar os dados por departamento é uma técnica comum e eficaz. Ela permite comparar a performance entre diferentes unidades de negócio e identificar quais departamentos são mais eficientes e quais podem precisar de apoio. Essa análise pode revelar diferenças no tempo de ciclo, nas taxas de aprovação ou na conformidade, relacionadas aos hábitos de compra ou aos processos internos de cada departamento.

Ele permite comparar a performance e analisar custos entre diferentes unidades de negócio, revelando comportamentos específicos dos processos de cada departamento.

Geralmente, está disponível nos dados do cabeçalho ou dos itens da requisição de compra e vinculado à estrutura organizacional da empresa.

O ID do pedido de compra é o número exclusivo do documento de pedido gerado a partir de uma requisição de compra aprovada. Esse campo conecta o processo de requisição aos processos seguintes de compras e pagamento.

Esse atributo é essencial para analisar a eficiência da conversão de requisição em pedido de compra. Ele confirma que a requisição resultou em um pedido e permite medir o tempo dessa conversão. Ao analisar quais requisições têm um pedido de compra correspondente, as empresas podem avaliar a eficácia da etapa anterior às compras e identificar requisições aprovadas que nunca foram atendidas.

Ele conecta a requisição ao processo de compras seguinte e permite analisar as taxas e os tempos de conversão de requisições em pedidos de compra.

Muitas vezes, é encontrado nos dados do documento da requisição após a criação do pedido de compra, às vezes em uma tabela de documentos relacionados ou de fluxo de documentos.

O atributo Moeda especifica a unidade monetária do valor da requisição. Em organizações multinacionais, as requisições podem ser criadas em diferentes moedas, conforme a localização do solicitante ou do fornecedor.

Esse campo é essencial para relatórios e análises financeiras precisos. Ele garante que os valores monetários sejam interpretados corretamente e permite fazer conversões adequadas ao agregar dados de diferentes regiões. Toda análise que envolva o valor das requisições precisa considerar a moeda para evitar comparações diretas entre unidades monetárias diferentes.

Ele fornece o contexto necessário para os dados financeiros, garantindo a interpretação correta e a agregação dos valores das requisições entre regiões.

Geralmente, fica nos dados do cabeçalho da transação da requisição de compra, junto aos campos de valor.

O nome do solicitante identifica a pessoa que iniciou a solicitação de compra. Em geral, é o usuário da área de negócio que precisa dos produtos ou serviços.

Analisar o processo por solicitante pode ajudar a identificar padrões relacionados a pessoas ou grupos específicos. Por exemplo, pode revelar se determinados solicitantes enviam com frequência requisições incompletas ou fora de conformidade, que precisam de retrabalho. Essas informações podem orientar treinamentos específicos ou simplificar o processo de requisição para grupos de usuários comuns, melhorando a eficiência e a conformidade.

Ele ajuda a identificar comportamentos específicos de usuários e permite direcionar treinamentos e melhorias de processo para pessoas ou equipes.

Encontrado nos dados do cabeçalho da requisição de compra, muitas vezes vinculado aos dados mestres dos funcionários.

O status da requisição indica a situação em determinado momento ou o resultado final. Entre os status mais comuns estão 'Em andamento', 'Aguardando aprovação', 'Aprovada', 'Rejeitada' e 'Encerrada'.

Esse atributo é essencial para analisar resultados e monitorar operações. Ele permite que analistas filtrem as requisições pelo estado final e calculem métricas como taxas de rejeição ou de conversão em pedido de compra. No dia a dia da operação, ajuda as equipes a entender a carga de trabalho atual, como o número de requisições aguardando aprovação, para priorizar tarefas e gerenciar recursos com eficiência.

Ele oferece uma visão clara dos resultados das requisições, permitindo calcular métricas importantes, como taxas de rejeição, e apoiar o gerenciamento da carga de trabalho operacional.

Geralmente, fica no campo de status do cabeçalho do documento da requisição de compra.

O tipo de requisição classifica a solicitação de compra conforme sua natureza ou finalidade. Alguns exemplos são solicitações de materiais padrão, serviços, despesas de capital ou itens de um catálogo específico. Essa classificação muitas vezes determina o fluxo de trabalho de aprovação e o tratamento contábil.

Analisar o processo por tipo de requisição ajuda a entender se diferentes solicitações seguem caminhos distintos ou têm níveis de eficiência diferentes. Por exemplo, requisições de despesas de capital podem ter tempos de ciclo maiores por exigirem etapas adicionais de aprovação, enquanto solicitações de itens padrão de catálogo podem ser altamente automatizadas. Essa análise ajuda a criar e otimizar variantes do processo para cada tipo.

Ele permite analisar diferentes caminhos do processo, já que o tipo de requisição costuma determinar o fluxo de trabalho de aprovação necessário e o nível de complexidade.

Geralmente, essa informação é armazenada como tipo de documento ou código de categoria nos dados do cabeçalho da requisição.

O valor da requisição representa o valor financeiro total de todos os itens e serviços solicitados na requisição de compra. Essa é uma métrica financeira importante em todo o processo de compras.

Na análise de processos, esse atributo é essencial para filtrar e analisar dados por valor. Ele permite separar as requisições em categorias, como alto e baixo valor, que muitas vezes têm fluxos de trabalho de aprovação e perfis de risco diferentes. Analisar os tempos de ciclo ou as taxas de rejeição por valor da requisição pode revelar, por exemplo, que solicitações de alto valor demoram muito mais para serem aprovadas ou são rejeitadas com mais frequência, oferecendo um ponto de partida para melhorar o processo.

Ele permite analisar os dados por valor, ajudando a priorizar requisições de alto valor e entender como o valor financeiro afeta o comportamento do processo.

Geralmente, fica nos dados do cabeçalho da transação da requisição de compra ou na tabela de documentos.

O solicitante informa a data necessária para indicar o prazo de atendimento. Essa data serve como meta para todo o processo de compras, da aprovação da requisição à entrega final.

Esse atributo é importante para analisar a pontualidade do processo e seu alinhamento às necessidades do negócio. Ao comparar a data necessária com a data de criação do pedido de compra ou com a data de entrega, a organização pode medir sua capacidade de cumprir os acordos internos de nível de serviço. Isso ajuda a responder a perguntas importantes, como se o processo de compras é rápido o suficiente para atender aos prazos do negócio.

Serve como referência para medir a performance do processo em relação aos prazos do negócio e avaliar a capacidade de atender às solicitações no prazo.

Geralmente, o usuário informa esse dado ao criar a requisição. Ele fica armazenado no cabeçalho da requisição ou nos detalhes do item.

O motivo da rejeição é um campo de texto ou código que explica por que uma requisição foi negada. Os aprovadores fornecem essa informação para dar feedback ao solicitante, que talvez precise alterar e reenviar a solicitação.

Esse atributo é muito valioso para a análise de causa raiz das falhas do processo. Ao categorizar e analisar os motivos das rejeições, as organizações podem identificar problemas recorrentes, como 'Código contábil incorreto', 'Orçamento excedido' ou 'Fornecedor fora de conformidade'. Esses insights podem orientar melhorias específicas, como oferecer treinamento aos solicitantes, comunicar as políticas com mais clareza ou aprimorar o sistema para evitar erros comuns.

Ele mostra diretamente por que as requisições falham e permite fazer uma análise de causa raiz para reduzir o retrabalho e aumentar a taxa de aprovação na primeira tentativa.

Geralmente, é registrado em um campo de comentários ou observações associado à atividade 'Rejeitada' ou à mudança de status.

O nível de urgência, às vezes chamado de prioridade, é um campo que os solicitantes usam para indicar com que rapidez precisam dos produtos ou serviços solicitados. Essa classificação pode influenciar o encaminhamento e a priorização da requisição pela equipe de compras e pelos aprovadores.

Analisar a performance do processo por nível de urgência ajuda a avaliar se ele atende às necessidades do negócio. Por exemplo, é possível verificar se as solicitações de urgência 'Alta' são realmente processadas mais rápido do que as de urgência 'Baixa'. Se não forem, isso pode indicar um gargalo ou uma falha no mecanismo de priorização que precisa ser corrigida.

Ele ajuda a avaliar se o processo prioriza as solicitações urgentes de forma eficaz e se a urgência informada corresponde à velocidade real de processamento.

Geralmente, é um campo opcional ou obrigatório no formulário de criação da requisição, armazenado no cabeçalho.

Nome do usuário identifica a pessoa responsável por cada atividade registrada no log do processo. Esse atributo genérico pode indicar quem solicitou, editou ou aprovou uma requisição, ou qualquer outra pessoa que interaja com ela.

Esse atributo é fundamental para analisar recursos e automação. Ele ajuda a entender o princípio dos quatro olhos, ou seja, as transferências entre usuários diferentes, e pode ser usado para calcular taxas de automação, identificando atividades realizadas por usuários de sistema ou de processamento em lote. Analisar as atividades por usuário ajuda a entender como diferentes funções interagem com o processo.

Esse atributo é essencial para entender as transferências entre usuários, analisar a automação e atribuir etapas específicas do processo à pessoa responsável.

Pode ser encontrado na trilha de auditoria ou nos dados do Event Log de cada transação, geralmente armazenado como ID de usuário.

O nome do aprovador identifica a pessoa, função ou grupo que realizou uma etapa de aprovação ou rejeição no fluxo de trabalho. Ele é diferente do solicitante ou do usuário geral que pode realizar outras atividades.

Esse atributo é essencial para analisar o próprio processo de aprovação. Ele ajuda a medir a performance dos aprovadores, como o tempo médio que cada um leva para tomar uma decisão. Também pode revelar como a carga de trabalho está distribuída e se determinados aprovadores são gargalos no processo. Essa análise apoia uma melhor alocação de recursos e o gerenciamento da performance na cadeia de aprovação.

Ele permite analisar detalhadamente o fluxo de trabalho de aprovação, incluindo a carga de trabalho e a performance dos aprovadores, além de ajudar a identificar gargalos.

Registrado no log de eventos ou de auditoria das atividades relacionadas à aprovação. Talvez seja necessário combinar esses dados com os dados mestres dos funcionários.