Seu Template de dados de Purchase to Pay - Requisição

A Hora do evento, também chamada de registro de data e hora, registra o momento exato em que uma atividade ocorreu. Esses dados são essenciais para ordenar corretamente os eventos e para todas as análises de processo baseadas em tempo, incluindo o cálculo do tempo de ciclo, a identificação de gargalos e o monitoramento da performance.

No Process Mining, os registros de data e hora são usados para ordenar as atividades dentro de cada caso e medir a duração entre diferentes etapas. Analisar essas durações ajuda a revelar atrasos, entender as causas de tempos de ciclo longos e avaliar se os acordos de nível de serviço estão sendo cumpridos. Dados precisos e completos de data e hora são pré-requisitos para qualquer análise de performance relevante.

Esse registro de data e hora é essencial para ordenar eventos, calcular tempos de ciclo e analisar a performance e os gargalos do processo.

Geralmente registrado em trilhas de auditoria do sistema, logs de eventos ou como data de criação ou alteração nos registros de transação.

O ID da requisição de compra é uma chave exclusiva atribuída a cada documento de requisição quando ele é criado. Ele funciona como o ponto central de referência para todas as atividades, alterações e aprovações associadas a uma única solicitação, desde o início até a conclusão.

No Process Mining, esse ID é essencial para a correlação de casos. Ele permite que o sistema reconstrua a jornada completa de cada requisição, conectando eventos distintos, como 'Requisition Created', 'Approval Step Approved' e 'Purchase Order Created', em um fluxo de processo coerente. Sem um identificador de caso consistente e exclusivo, não é possível analisar variantes do processo, tempos de ciclo e resultados.

Esta é a chave essencial para acompanhar todo o ciclo de vida de uma requisição, permitindo conectar todos os eventos relacionados em uma única instância de processo.

Geralmente encontrado nos dados do cabeçalho da transação de requisição de compra ou na tabela de documentos.

O Nome da atividade descreve uma única etapa ou mudança de status no ciclo de vida da requisição de compra. Ele fornece um rótulo legível para eventos como 'Requisition Submitted', 'Approval Step Started' ou 'Requisition Rejected', formando os blocos básicos do mapa do processo.

Esse atributo é fundamental para a descoberta e a análise do processo. Ao ordenar essas atividades, as ferramentas de Process Mining conseguem visualizar o fluxo real do processo, identificar desvios do procedimento padrão e localizar gargalos ou ciclos de retrabalho. Nomes de atividades consistentes e significativos são essenciais para criar um modelo de processo compreensível e acionável.

Ele define as etapas individuais do processo, essenciais para visualizar o mapa do processo e analisar o fluxo do processo.

Frequentemente derivado de logs de eventos, tabelas de alteração de status ou códigos de transação associados ao documento de requisição.

O atributo Sistema de origem especifica a origem dos dados do processo. Em organizações com vários sistemas, como um ERP central e uma ferramenta especializada de e-procurement, esse campo ajuda a distinguir os dados de diferentes fontes.

Essas informações são valiosas para validar dados, solucionar problemas e entender variações do processo que podem depender do sistema. Por exemplo, requisições originadas em um sistema podem seguir um caminho de aprovação diferente ou ter um tempo de ciclo menor do que as originadas em outro. Analisar os dados por sistema de origem pode revelar problemas de integração ou oportunidades de consolidação de sistemas.

Ele fornece contexto sobre a origem dos dados, essencial para validar dados e analisar diferenças do processo entre vários sistemas.

Geralmente é um valor estático adicionado durante a extração dos dados ou pode ser encontrado em campos de metadados técnicos.

O registro de data e hora da Última atualização dos dados indica o nível de atualização dos dados analisados. Ele mostra quando o registro foi extraído pela última vez do sistema de origem e carregado no ambiente de Process Mining.

Esse atributo é essencial para o monitoramento operacional e para garantir que as análises sejam baseadas em informações atuais. Ele ajuda os usuários a entender a possível defasagem entre os eventos do mundo real e sua representação no modelo de processo. Dashboards e KPIs que acompanham operações em andamento dependem dessas informações para fornecer insights relevantes e no momento certo.

Ele informa aos usuários se os dados estão atualizados, algo essencial para garantir que as análises sejam relevantes e atuais.

Geralmente adicionado pela ferramenta de integração de dados ou ETL (Extract, Transform, Load) durante o carregamento dos dados.

O atributo Departamento representa a unidade organizacional responsável pela compra, como 'Marketing', 'TI' ou 'Finanças'. Ele é um dado financeiro e organizacional importante, usado no orçamento e na alocação de custos.

No Process Mining, analisar os dados por departamento é uma técnica comum e poderosa. Ela permite comparar a performance entre diferentes unidades de negócio, ajudando a identificar quais departamentos são mais eficientes e quais podem precisar de suporte. Essa análise pode revelar variações no tempo de ciclo, nas taxas de aprovação ou na conformidade específicas dos hábitos de compra ou processos internos de um departamento.

Ele permite comparar a performance e analisar custos entre diferentes unidades de negócio, revelando comportamentos específicos do processo em cada departamento.

Geralmente disponível nos dados do cabeçalho ou dos itens de linha da requisição de compra, vinculado à estrutura organizacional da empresa.

O ID do pedido de compra é o número exclusivo do documento de pedido gerado a partir de uma requisição de compra aprovada. Esse campo conecta o processo de requisição aos processos posteriores de compras e pagamentos.

Esse atributo é essencial para analisar a eficiência da conversão de requisição em pedido de compra. Ele confirma que uma requisição resultou com sucesso em um pedido de compra e permite medir o tempo necessário para essa conversão. Ao analisar quais requisições têm um pedido de compra correspondente, as empresas podem avaliar a eficácia da fase anterior às compras e identificar requisições aprovadas que nunca foram atendidas.

Ele conecta a requisição ao processo de compras posterior, permitindo analisar taxas e tempos de conversão de requisição em pedido de compra.

Frequentemente encontrado nos dados do documento de requisição depois que um pedido de compra é criado, às vezes em uma tabela de documentos relacionados ou de fluxo de documentos.

O atributo Moeda especifica a unidade monetária do Valor da requisição. Em organizações multinacionais, as requisições podem ser criadas em diferentes moedas, dependendo da localização do solicitante ou do fornecedor.

Esse campo é essencial para relatórios e análises financeiras precisos. Ele garante que os valores monetários sejam interpretados corretamente e permite a conversão adequada ao agregar dados de diferentes regiões. Qualquer análise que envolva o valor da requisição deve considerar a moeda para evitar a comparação direta de unidades monetárias diferentes.

Ele fornece o contexto necessário para os dados financeiros, garantindo a interpretação e a agregação corretas dos valores das requisições entre regiões.

Geralmente localizado nos dados do cabeçalho da transação de requisição de compra, junto aos campos de valor.

O Nome do solicitante identifica a pessoa que iniciou a solicitação de compra. Normalmente, é o usuário do negócio que precisa dos produtos ou serviços.

Analisar o processo por solicitante pode ajudar a identificar padrões relacionados a pessoas ou grupos específicos. Por exemplo, pode revelar se determinados solicitantes enviam com frequência requisições incompletas ou fora de conformidade que exigem retrabalho. Essas informações podem ser usadas para oferecer treinamento direcionado ou simplificar o processo de requisição para grupos comuns de usuários, melhorando a eficiência e a conformidade.

Ele ajuda a identificar comportamentos específicos de cada usuário, permitindo treinamentos direcionados e melhorias no processo para pessoas ou equipes.

Encontrado nos dados do cabeçalho da requisição de compra, geralmente vinculado aos dados mestres de funcionários.

O Status da requisição indica o estado da requisição em determinado momento ou seu resultado final. Os status comuns incluem 'In Progress', 'Pending Approval', 'Approved', 'Rejected' e 'Closed'.

Esse atributo é essencial para a análise de resultados e o monitoramento operacional. Ele permite que os analistas filtrem as requisições com base no estado final para calcular métricas como taxas de rejeição ou taxas de conversão em pedidos de compra. No contexto operacional, ajuda as equipes a entender a carga de trabalho atual, como o número de requisições aguardando aprovação, permitindo priorizar o trabalho e gerenciar os recursos com eficiência.

Ele oferece uma visão clara dos resultados das requisições, permitindo calcular métricas importantes, como taxas de rejeição, e apoiar o gerenciamento da carga de trabalho operacional.

Geralmente encontrado no campo de status do cabeçalho do documento de requisição de compra.

O Tipo de requisição classifica a solicitação de compra com base em sua natureza ou finalidade. Os exemplos incluem solicitações de materiais padrão, serviços, despesas de capital ou itens de um catálogo específico. Essa classificação geralmente determina o Workflow de aprovação e o tratamento contábil.

Analisar o processo por tipo de requisição ajuda a entender se diferentes tipos de solicitação seguem caminhos distintos ou apresentam níveis diferentes de eficiência. Por exemplo, requisições de despesas de capital podem ter tempos de ciclo maiores devido a camadas adicionais de aprovação, enquanto solicitações de itens padrão de catálogo podem ser altamente automatizadas. Essa análise ajuda a criar e otimizar variantes de processo específicas para cada tipo.

Ele permite analisar diferentes caminhos do processo, pois o tipo de requisição geralmente determina o Workflow de aprovação necessário e o nível de complexidade.

Essas informações geralmente são armazenadas como um tipo de documento ou código de categoria nos dados do cabeçalho da requisição.

O Valor da requisição representa o valor financeiro total de todos os itens e serviços solicitados na requisição de compra. Essa é uma métrica financeira importante em todo o processo de compras.

Na análise de processos, esse atributo é essencial para filtrar e analisar dados com base em valor. Ele permite segmentar as requisições em categorias como alto e baixo valor, que geralmente têm diferentes Workflows de aprovação e perfis de risco. Analisar tempos de ciclo ou taxas de rejeição com base no valor da requisição pode revelar que solicitações de alto valor levam significativamente mais tempo para serem aprovadas ou são rejeitadas com mais frequência, oferecendo um ponto de partida para a melhoria do processo.

Ele permite análises baseadas em valor, ajudando a priorizar requisições de alto valor e entender como o valor financeiro afeta o comportamento do processo.

Geralmente encontrado nos dados do cabeçalho da transação de requisição de compra ou na tabela de documentos.

A Data necessária é informada pelo solicitante para indicar o prazo de atendimento. Essa data funciona como uma meta para todo o processo de compras, desde a aprovação da requisição até a entrega final.

Esse atributo é importante para analisar a pontualidade do processo e seu alinhamento às necessidades do negócio. Ao comparar a Data necessária com a data real de criação do pedido de compra ou de entrega, as organizações podem medir sua capacidade de cumprir os acordos internos de nível de serviço. Ele ajuda a responder a perguntas importantes, como se o processo de compras é rápido o suficiente para atender aos prazos do negócio.

Ele fornece uma referência para medir a performance do processo em relação aos prazos do negócio e avaliar a capacidade de atendimento no prazo.

Geralmente inserida pelo usuário durante a criação da requisição e armazenada no cabeçalho ou nos detalhes do item de linha da requisição.

O Motivo da rejeição é um campo de texto ou código que explica por que uma requisição foi negada. Os aprovadores fornecem essas informações para dar feedback ao solicitante, que pode precisar alterar e reenviar a solicitação.

Esse atributo é valioso para a análise da causa raiz das falhas do processo. Ao categorizar e analisar os motivos de rejeição, as organizações podem identificar problemas comuns, como 'Incorrect GL Code', 'Budget Exceeded' ou 'Non-compliant Supplier'. Esses insights podem orientar melhorias específicas, como um treinamento melhor para os solicitantes, uma comunicação mais clara das políticas ou melhorias no sistema para evitar erros comuns.

Ele fornece um insight direto sobre os motivos das falhas nas requisições, permitindo analisar a causa raiz para reduzir o retrabalho e melhorar as taxas de aprovação na primeira tentativa.

Geralmente capturado em um campo de comentários ou observações associado à atividade 'Rejected' ou à alteração de status.

O Nível de urgência, às vezes chamado de Prioridade, é um campo usado pelos solicitantes para indicar com que rapidez os produtos ou serviços solicitados são necessários. Essa classificação pode influenciar a forma como a requisição é encaminhada e priorizada pela equipe de compras e pelos aprovadores.

Analisar a performance do processo por nível de urgência ajuda a determinar se o processo responde às necessidades do negócio. Por exemplo, é possível verificar se as solicitações de urgência 'High' são realmente processadas mais rapidamente do que as de urgência 'Low'. Caso contrário, isso pode indicar um gargalo ou uma falha no mecanismo de priorização que precisa ser corrigida.

Ele ajuda a avaliar se o processo prioriza solicitações urgentes de forma eficaz e se a urgência declarada está alinhada à velocidade real de processamento.

Geralmente é um campo opcional ou obrigatório no formulário de criação da requisição, armazenado no cabeçalho da requisição.

O Nome do aprovador identifica a pessoa, função ou grupo que realizou uma etapa de aprovação ou rejeição no Workflow. Ele é diferente do solicitante ou do usuário geral que pode realizar outras atividades.

Esse atributo é essencial para analisar o próprio processo de aprovação. Ele ajuda a medir a performance dos aprovadores, como o tempo médio que um aprovador leva para tomar uma decisão. Também pode identificar a distribuição da carga de trabalho, mostrando se determinados aprovadores são gargalos no processo. Essa análise apoia uma melhor alocação de recursos e o gerenciamento da performance na cadeia de aprovação.

Ele permite analisar detalhadamente o Workflow de aprovação, incluindo a carga de trabalho e a performance dos aprovadores, além da identificação de gargalos.

Registrado no log de eventos ou de auditoria das atividades relacionadas à aprovação. Pode ser necessário fazer uma junção com os dados mestres de funcionários.

O Nome do usuário identifica a pessoa responsável por determinada atividade no log do processo. Esse é um atributo geral que pode registrar o solicitante, um editor, um aprovador ou qualquer outra pessoa que interaja com a requisição.

Esse atributo é fundamental para analisar recursos e automação. Ele ajuda a entender o 'princípio dos quatro olhos' (transferências entre usuários diferentes) e pode ser usado para calcular taxas de automação, identificando atividades realizadas por usuários do sistema ou de processamento em lote. Analisar as atividades por usuário ajuda a entender como diferentes funções interagem com o processo.

Esse atributo é essencial para entender as transferências entre usuários, analisar a automação e atribuir etapas específicas do processo ao responsável correto.

Encontrado nos dados da trilha de auditoria ou do log de eventos de cada transação, geralmente armazenado como um ID de usuário.