Seu Template de dados para processamento de pagamentos de contas a pagar
Seu Template de dados para processamento de pagamentos de contas a pagar
- Campos de dados essenciais para analisar pagamentos
- Marcos importantes do processo para acompanhar os fluxos de trabalho
- Guia passo a passo para extrair dados do SAP ECC
Atributos do processamento de pagamentos de contas a pagar
| Nome | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Nome da atividade
ActivityName
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A etapa ou ação específica realizada no processo. | ||
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Descrição
Este atributo descreve o evento ocorrido no processo de contas a pagar, como 'Fatura lançada', 'Bloqueio de pagamento aplicado' ou 'Rodada de pagamentos executada'. Ele define os nós do mapa do processo. Na análise, a sequência dessas atividades permite visualizar as variantes do processo, identificar ciclos de retrabalho, como a remoção de um bloqueio seguida de sua reaplicação, e verificar a conformidade com o fluxo de trabalho padrão de aprovação.
Por que isso importa
Define o fluxo do processo e é necessário para visualizar o percurso da fatura.
Onde encontrar
Derivado de códigos de transação (TCODE), classes de objetos de documentos de alteração (CDHDR) ou registros de Workflow
Exemplos
Fatura lançadaBloqueio de pagamento removidoAlteração de preço
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Número da fatura
InvoiceNumber
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Identificador exclusivo do documento da fatura do fornecedor. | ||
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Descrição
Este atributo funciona como identificador central do caso no processo de contas a pagar. No SAP ECC, ele é formado tecnicamente pela combinação do cliente, código da empresa, exercício fiscal e número do documento contábil (BELNR), garantindo exclusividade em todo o sistema. Ele agrupa todas as atividades relacionadas a um passivo específico com um fornecedor. A análise usa esse campo para acompanhar todo o ciclo de vida de uma obrigação de pagamento. Com ele, as ferramentas de Process Mining reconstroem o histórico da fatura desde o recebimento ou a digitalização até o lançamento final da compensação no razão geral.
Por que isso importa
É a chave fundamental para vincular eventos, alterações de status e lançamentos financeiros em uma única instância do processo.
Onde encontrar
Tabela BKPF do SAP ECC, campo BELNR (combinado com BUKRS e GJAHR)
Exemplos
1000-2023-1900001234US01-2023-51000008922000-2024-1500004455
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Registro de data e hora do evento
EventTimestamp
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A data e a hora exatas em que a atividade ocorreu. | ||
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Descrição
Este atributo registra o momento exato em que uma ação ocorreu no sistema SAP. Em geral, combina os campos de data e hora do sistema nas tabelas relevantes, como CPUDT e CPUTM. É essencial para calcular todos os KPIs baseados em tempo, incluindo tempo de ciclo, tempo de aprovação e throughput do processo. Sem registros de data e hora precisos, não é possível determinar a ordem dos eventos nem medir a eficiência.
Por que isso importa
Essencial para ordenar eventos e calcular métricas de duração.
Onde encontrar
Tabelas BKPF (CPUDT/CPUTM) ou CDHDR (UDATE/UTIME) do SAP ECC
Exemplos
2023-10-15T09:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-10-16T08:15:00Z
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Sistema de origem
SourceSystem
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O identificador da instância do SAP ERP. | ||
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Descrição
Este atributo identifica o sistema SAP ECC ou cliente específico de onde os dados foram extraídos. Em ambientes com vários sistemas, ele é essencial para separar os dados e analisar a performance em diferentes regiões ou unidades de negócio. Ele ajuda a filtrar a visualização do processo por ambiente e garante a identificação exclusiva dos casos quando dados de várias instâncias do SAP são carregados no mesmo modelo de dados de Process Mining.
Por que isso importa
Garante a exclusividade e o contexto dos dados em ambientes com vários ERPs.
Onde encontrar
Configuração do sistema ou parâmetro de extração
Exemplos
SAP_ECC_PRODERP_NASAP_P01
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Última atualização dos dados
LastDataUpdate
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A data e a hora da extração de dados mais recente. | ||
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Descrição
Este atributo indica quando o registro de dados foi atualizado pela última vez a partir do sistema de origem. Ele é usado para avaliar a atualidade da análise e gerenciar cargas incrementais de dados. Nos Dashboards, ajuda a entender se os dados exibidos são atuais ou correspondem a um instantâneo de um período anterior. Isso é essencial para o monitoramento operacional de faturas em aberto.
Por que isso importa
Fornece contexto sobre a latência e a confiabilidade dos dados.
Onde encontrar
Metadados do processo de ETL
Exemplos
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-01T12:00:00Z
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Código da empresa
CompanyCode
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A unidade organizacional para a qual são elaboradas as demonstrações financeiras. | ||
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Descrição
O código da empresa (BUKRS) é a unidade organizacional central da contabilidade financeira no SAP. Ele representa uma entidade jurídica ou subsidiária específica na estrutura da empresa. Este atributo permite analisar a performance do processo por subsidiária ou região. Assim, as partes interessadas podem comparar as taxas de pagamentos em atraso ou de automação entre diferentes unidades de negócio e identificar as que têm melhor e pior desempenho.
Por que isso importa
Dimensão principal para comparação de performance entre unidades organizacionais.
Onde encontrar
Tabela BKPF do SAP ECC, campo BUKRS
Exemplos
1000US01DE10
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Código de bloqueio de pagamento
PaymentBlockCode
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Indica se uma fatura está bloqueada para pagamento e o motivo do bloqueio. | ||
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Descrição
Este atributo (ZLSPR) contém o código que impede que uma fatura seja selecionada pela rodada de pagamentos automáticos, como 'R' para verificação da fatura ou 'A' para bloqueada. O monitoramento deste atributo é o foco do Dashboard de resolução de bloqueios e retenções de pagamento. Ele permite que analistas identifiquem os motivos mais comuns dos atrasos e meçam quanto tempo as faturas permanecem bloqueadas.
Por que isso importa
Principal indicador de atritos no processo e da necessidade de intervenção manual.
Onde encontrar
Tabela BSEG do SAP ECC, campo ZLSPR
Exemplos
ARnull
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Condições de pagamento
PaymentTerms
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O código que define as condições de pagamento e os descontos. | ||
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Descrição
Este atributo armazena a chave das condições de pagamento (ZTERM), que determina a data de vencimento da fatura e a aplicação de descontos financeiros, como 2% de desconto para pagamento em até 10 dias. É a referência para calcular a taxa de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado. A análise usa esse código para calcular a data prevista de pagamento e identificar desvios que resultam em descontos perdidos ou multas.
Por que isso importa
Define o prazo financeiro e as oportunidades de desconto.
Onde encontrar
Tabela BSEG do SAP ECC, campo ZTERM
Exemplos
Z001NT300002
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Data de compensação
ClearingDate
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A data em que a fatura foi compensada ou paga no sistema. | ||
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Descrição
Este atributo (AUGDT) registra quando o item em aberto foi compensado no razão geral, indicando a conclusão do processo de pagamento. É o timestamp final do KPI "Tempo médio do ciclo da fatura". Ao comparar essa data com a data de vencimento, você identifica se o pagamento foi feito em dia ou com atraso.
Por que isso importa
Marca a conclusão do processo financeiro.
Onde encontrar
Campo AUGDT da tabela BSEG do SAP ECC
Exemplos
2023-11-202023-12-05
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Método de pagamento
PaymentMethod
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O método usado para pagar a fatura, como cheque, transferência bancária ou ACH. | ||
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Descrição
Este atributo (ZLSCH) especifica como o pagamento deve ser ou foi realizado. Ele diferencia cheques manuais, transferências bancárias e pagamentos eletrônicos. Este campo alimenta o Dashboard de composição da automação por método de pagamento e o KPI de adoção de pagamentos eletrônicos. Ele ajuda as organizações a acompanhar a migração de cheques manuais, que têm custo elevado, para transferências eletrônicas, que custam menos.
Por que isso importa
Acompanha a eficiência e o custo da etapa de execução do pagamento.
Onde encontrar
Tabela BSEG ou BKPF do SAP ECC, campo ZLSCH
Exemplos
CTU
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Nome de usuário
UserName
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O ID do usuário que realizou a atividade. | ||
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Descrição
Este atributo identifica o ID do usuário SAP (USNAM) responsável pelo evento. Ele é registrado no cabeçalho da transação ou no log de alterações. Ele é mapeado para o atributo genérico 'Usuário' para dar suporte à análise da taxa de atividades manuais e às visualizações de utilização de recursos. Isso ajuda a diferenciar usuários automatizados do sistema, como jobs em lote, de pessoas que fazem ajustes manuais.
Por que isso importa
Permite analisar recursos e calcular a taxa de automação.
Onde encontrar
Tabela BKPF do SAP ECC, campo USNAM, ou campo USERNAME da tabela CDHDR
Exemplos
BSMITHWF-LOTETRABALHADOR_SAP
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Número do fornecedor
VendorNumber
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Identificador exclusivo do fornecedor ou credor. | ||
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Descrição
Este atributo identifica exclusivamente o fornecedor externo associado à fatura (LIFNR). Ele está vinculado aos dados mestres do fornecedor, que incluem informações como nome, endereço e condições de pagamento. A análise de fornecedores é essencial para negociar melhores condições, consolidar gastos e resolver problemas recorrentes. Este campo dá suporte ao Dashboard de volume de consultas e suporte a fornecedores, ajudando a relacionar ineficiências do processo a fornecedores específicos.
Por que isso importa
Permite analisar a performance por fornecedor.
Onde encontrar
Tabela BSEG do SAP ECC, campo LIFNR ou tabela LFA1
Exemplos
0000100234VEND-5592102938
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Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
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Referência ao documento de compras vinculado à fatura. | ||
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Descrição
Este atributo contém o número do pedido de compra (EBELN), caso a fatura esteja vinculada a um pedido. Ele conecta o processo de contas a pagar ao processo de compras. É essencial para o Dashboard de conciliação de pedidos de compra e auditoria de divergências. A análise deste campo ajuda a calcular a proporção de faturas vinculadas a pedidos de compra e comparar a eficiência do processamento de faturas com e sem pedido.
Por que isso importa
Conecta contas a pagar a compras e identifica fluxos de trabalho de conciliação.
Onde encontrar
Tabela BSEG do SAP ECC, campo EBELN
Exemplos
45000123894500099221null
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Tipo de documento
DocumentType
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Classifica o documento contábil, por exemplo, como fatura ou nota de crédito. | ||
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Descrição
O tipo de documento (BLART) classifica o lançamento contábil e diferencia faturas padrão de fornecedores (por exemplo, KR), notas de crédito (KG) e pagamentos (KZ). Filtrar por tipo de documento é essencial para analisar corretamente o tempo de ciclo, pois as notas de crédito seguem um fluxo de processo diferente do das faturas padrão. Isso garante que a análise compare processos equivalentes.
Por que isso importa
Diferencia fluxos de trabalho financeiros, como os de faturas e notas de crédito.
Onde encontrar
Tabela BKPF do SAP ECC, campo BLART
Exemplos
KRREKG
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Valor da fatura
InvoiceAmount
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O valor total da fatura na moeda local. | ||
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Descrição
Este atributo representa o valor a pagar ao fornecedor (DMBTR ou WRBTR). Ele é essencial para avaliar o impacto financeiro das ineficiências do processo. Usado no mapeamento de valor da atividade, este campo permite calcular KPIs ponderados pelo valor. Por exemplo, um pagamento em atraso de uma fatura de alto valor tem mais impacto do que o de uma fatura de baixo valor. Isso ajuda a priorizar o trabalho conforme o impacto no capital de giro.
Por que isso importa
Quantifica o impacto financeiro da instância do processo.
Onde encontrar
Tabela BSEG do SAP ECC, campo DMBTR (moeda local) ou WRBTR (moeda do documento)
Exemplos
1500.00230.5010500.00
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Código da moeda
CurrencyCode
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A chave da moeda do valor da fatura. | ||
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Descrição
Este atributo (WAERS) identifica a moeda em que a fatura foi emitida (por exemplo, USD, EUR). Ele permite trabalhar com processos que envolvem várias moedas. Na análise, é usado para agrupar os gastos por moeda ou facilitar a conversão de moedas em relatórios consolidados no Dashboard "Visibilidade do fluxo de caixa e dos pagamentos".
Por que isso importa
Necessário para interpretar corretamente os valores financeiros.
Onde encontrar
Campo WAERS da tabela BKPF do SAP ECC
Exemplos
USDEURGBP
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Data de referência do pagamento
BaselinePaymentDate
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A data usada como referência para calcular as condições de pagamento. | ||
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Descrição
Este atributo (ZFBDT) é o ponto de partida para calcular a data de vencimento líquido e as datas de vencimento dos descontos. Dependendo da configuração, geralmente corresponde à data de recebimento da fatura ou à data do documento. A análise da taxa de pagamentos em atraso depende da precisão deste campo. Se a data de referência estiver incorreta, todos os cálculos de vencimento e indicadores de atraso subsequentes também estarão incorretos.
Por que isso importa
A data de referência para todos os cálculos de envelhecimento e vencimento.
Onde encontrar
Tabela BSEG do SAP ECC, campo ZFBDT
Exemplos
2023-10-012023-11-15
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Data líquida de vencimento
NetDueDate
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Data calculada até a qual a fatura deve ser paga. | ||
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Descrição
Este atributo representa o prazo final para o pagamento. Ele é calculado somando o número máximo de dias para pagamento definido nas condições de pagamento à data-base de pagamento. Ele serve como referência para o "Monitor de pagamentos em atraso e multas". Sem esse campo calculado, não é possível sinalizar faturas que ultrapassaram os prazos acordados.
Por que isso importa
O prazo-alvo para todo o processo.
Onde encontrar
Calculado: BaselinePaymentDate + PaymentTerms(Days)
Exemplos
2023-11-302023-12-15
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Número de referência
ReferenceNumber
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O número da fatura do fornecedor informado no documento físico. | ||
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Descrição
O número de referência (XBLNR) é o identificador externo informado pelo fornecedor. Ele é inserido manualmente ou capturado por OCR durante a criação da fatura. Este atributo é a chave principal da análise de prevenção de pagamentos duplicados. Os algoritmos verificam se há várias ocorrências do mesmo número de referência para o mesmo fornecedor e valor, sinalizando possíveis pagamentos duplicados.
Por que isso importa
Essencial para identificar duplicidades e auditar faturas específicas de fornecedores.
Onde encontrar
Tabela BKPF do SAP ECC, campo XBLNR
Exemplos
INV-2023-00199887766FATURAMENTO-OUT
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Pagamento em atraso
IsLatePayment
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Indicador que informa se o pagamento ocorreu após a data de vencimento. | ||
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Descrição
Este atributo booleano é calculado comparando a data de compensação com a data líquida de vencimento. Se a data de compensação for posterior, o indicador será definido como verdadeiro. Ele é o fator direto do KPI "Taxa de pagamentos em atraso". Esse indicador pré-calculado simplifica a criação de Dashboard, permitindo contar os valores "Verdadeiro" sem escrever uma lógica complexa na camada de visualização.
Por que isso importa
Simplifica o acompanhamento de KPIs sobre o cumprimento dos prazos.
Onde encontrar
Calculado: ClearingDate > NetDueDate
Exemplos
truefalse
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Tem pedido de compra
IsPOBased
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Indicador que informa se a fatura está vinculada a um pedido de compra. | ||
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Descrição
Este atributo booleano é derivado da verificação do preenchimento do campo Número do pedido de compra. Ele divide os dados entre fluxos vinculados a pedidos de compra (MM-LIV) e fluxos sem pedido de compra (FI-AP). Essa segmentação é essencial para a análise de "Eficiência do processamento sem pedido de compra", pois faturas sem pedido de compra geralmente exigem mais etapas de aprovação manual e têm ciclos mais longos.
Por que isso importa
Segmentação fundamental para analisar a eficiência do processo.
Onde encontrar
Derivado: verdadeiro se EBELN não for nulo nem vazio
Exemplos
truefalse
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Atividades do processamento de pagamentos de contas a pagar
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Bloqueio de pagamento aplicado
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Registra a aplicação de uma chave de bloqueio de pagamento a um item da fatura. Isso impede que a fatura seja selecionada pelo programa de pagamentos automáticos. | ||
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Por que isso importa
É uma das principais causas de atrasos nos pagamentos e de perda de descontos. Analisar o código do motivo do bloqueio ajuda a identificar se os atrasos decorrem de divergências de preço, falta de recebimento de mercadorias ou retenções manuais.
Onde encontrar
Documentos de alteração (CDHDR/CDPOS) do objeto BELEG, campo BSEG-ZLSPR (Payment Block Key).
Coleta
Compare o campo de status antes e depois
Tipo de evento
inferred
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Bloqueio de pagamento removido
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Registra a remoção de um bloqueio de pagamento, tornando a fatura elegível para a próxima execução de pagamentos. Em muitas configurações do SAP, esse evento funciona como indicador de aprovação. | ||
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Por que isso importa
Indica que os problemas que impediam o pagamento foram resolvidos. O intervalo entre a aplicação e a remoção do bloqueio é o gargalo do tempo de resolução.
Onde encontrar
Documentos de alteração (CDHDR/CDPOS) em que o novo valor de BSEG-ZLSPR está vazio.
Coleta
Compare o campo de status antes e depois
Tipo de evento
inferred
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Fatura compensada
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Lançamento contábil que vincula o item da fatura ao documento de pagamento e zera o saldo em aberto. Esse evento encerra o ciclo de vida da fatura. | ||
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Por que isso importa
Marca a conclusão do processo. É essencial para calcular o tempo total do ciclo e confirmar que a dívida foi quitada.
Onde encontrar
O campo AUGDT (Clearing Date) da tabela BSEG é preenchido.
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
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Fatura criada
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Indica o momento em que os dados da fatura são inseridos no SAP ECC. Esse registro de data e hora marca o início do processo digital no ERP. | ||
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Por que isso importa
É essencial para calcular o tempo de processamento interno em comparação com o tempo total de espera do fornecedor. Um intervalo longo entre o recebimento e a criação indica gargalos nas etapas anteriores do processo.
Onde encontrar
Tabela BKPF, campos CPUDT (Entry Date) e CPUTM (Entry Time).
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
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Fatura lançada
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Indica que a fatura foi lançada com sucesso no razão geral e nos sub-razões. Essa ação registra o passivo no sistema. | ||
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Por que isso importa
A fatura passa a ser reconhecida oficialmente como uma dívida. Esse registro dá início à análise de envelhecimento padrão dos pagamentos e ao cálculo das datas de vencimento.
Onde encontrar
Criação de registro na tabela BKPF com BSTAT vazio (lançamento padrão).
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
|
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Pagamento lançado
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Execução da rodada de pagamentos, quando a transferência bancária é iniciada ou o cheque é impresso. O sistema gera um documento de pagamento. | ||
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Por que isso importa
É o ponto sem volta da saída de caixa. Esse registro de data e hora é usado para calcular o tempo real do ciclo de pagamento e verificar se os prazos para obter descontos foram cumpridos.
Onde encontrar
Tabela BKPF do documento de pagamento (tipo de documento 'ZP' ou similar).
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Recebimento da fatura registrado
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Registra como data de referência a data informada no documento da fatura do fornecedor. Esse dado vem do campo Document Date no cabeçalho do documento contábil. | ||
|
Por que isso importa
Define a referência para a análise de envelhecimento e a conformidade com os prazos de pagamento dos fornecedores. A diferença entre essa data e a data de lançamento revela atrasos no recebimento ou na digitalização.
Onde encontrar
Tabela BKPF, campo BLDAT (Document Date).
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
|
|||
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Condição de pagamento alterada
|
Evento específico de retrabalho em que as condições de pagamento são alteradas manualmente. Isso modifica a data de vencimento e os parâmetros de desconto financeiro. | ||
|
Por que isso importa
Essa alteração costuma ser feita para estender artificialmente os prazos de pagamento ou corrigir erros nos dados mestres. Ela afeta diretamente a previsão do fluxo de caixa e as métricas de aproveitamento de descontos.
Onde encontrar
Documentos de alteração (CDHDR/CDPOS) do campo BSEG-ZTERM.
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
|
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|
Dados da fatura alterados
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Registra alterações manuais nos dados do cabeçalho ou dos itens da fatura após o lançamento inicial. Entre as alterações mais comuns estão números de referência, campos de texto e códigos de imposto. | ||
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Por que isso importa
Indica retrabalho e intervenção manual no processo. Alterações frequentes podem apontar problemas de qualidade dos dados na origem ou validação insuficiente na entrada inicial.
Onde encontrar
Documentos de alteração (CDHDR/CDPOS) do objeto BELEG, exceto alterações na chave de bloqueio.
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
|
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|
Data de vencimento ultrapassada
|
Evento calculado que indica que a fatura continua em aberto após a data de vencimento líquido. Isso sinaliza que a fatura está vencida. | ||
|
Por que isso importa
Dá suporte à análise de pagamentos em atraso. O monitoramento ajuda a evitar atritos com fornecedores e possíveis multas por atraso.
Onde encontrar
Calculado somando BSEG-ZBD3T (Net Days) à data de referência e comparando o resultado com a data atual.
Coleta
Derivado da comparação entre o campo X e o campo Y
Tipo de evento
calculated
|
|||
|
Fatura estacionada
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Indica que a fatura foi salva como rascunho, sem gerar lançamentos financeiros. Esse status permite interromper a entrada de dados ou revisar a fatura antes do lançamento final. | ||
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Por que isso importa
Identifica faturas em estado preliminar, que atrasam o início da contagem do prazo de pagamento. Um volume alto pode indicar ineficiência na entrada de dados ou falta de clareza nos requisitos de aprovação.
Onde encontrar
Tabela VBKPF ou BKPF, quando BSTAT é igual a 'V'.
Coleta
Compare o campo de status antes e depois
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Prazo para desconto vencido
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Evento calculado que indica que a data atual ultrapassou o prazo de validade do desconto financeiro 1 ou 2. Isso aponta uma oportunidade de economia perdida. | ||
|
Por que isso importa
Dá suporte direto ao Dashboard de performance na obtenção de descontos. Ajuda a quantificar as perdas financeiras causadas por atrasos no processo.
Onde encontrar
Calculado somando BSEG-ZBD1T (Days) a BKPF-BLDAT (Document Date) e comparando o resultado com a data atual ou a data do pagamento.
Coleta
Derivado da comparação entre o campo X e o campo Y
Tipo de evento
calculated
|
|||
|
Proposta de pagamento criada
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Indica que a fatura foi selecionada pelo programa de pagamentos automáticos (F110) para um possível pagamento. Ela agora aparece em uma lista preliminar de pagamentos. | ||
|
Por que isso importa
Sinaliza a transição de 'A pagar' para 'Em pagamento'. Essa visibilidade ajuda a equipe de tesouraria a gerenciar as necessidades de caixa antes da saída efetiva dos recursos.
Onde encontrar
Data de criação do registro na tabela REGUH (Settlement Data from Payment Program).
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
|
|||
Guias de extração
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