Seu Template de dados para gestão de contratos

Este atributo descreve uma etapa ou marco do processo de gestão de contratos, como "Contrato elaborado", "Início da análise jurídica" ou "Contrato assinado". Essas atividades são os elementos que compõem o mapa do processo.

Analisar a sequência e a frequência dessas atividades é fundamental para a mineração de processos. Isso ajuda a identificar o fluxo real do processo, descobrir desvios do procedimento padrão e apontar quais atividades levam mais tempo ou se repetem com maior frequência.

Define as etapas do processo e permite visualizar e analisar o fluxo de trabalho dos contratos, os gargalos e as variações.

Normalmente, esse dado é obtido do Event Log ou dos registros de auditoria do DocuSign CLM, que registram as ações realizadas em um documento ou fluxo de trabalho de contrato.

Este atributo registra a data e a hora exatas em que uma atividade ocorreu. Ele é a base temporal da mineração de processos e permite analisar a performance do processo ao longo do tempo.

Ao ordenar os eventos pela hora de início, você cria um registro cronológico para cada caso. Assim, é possível calcular o tempo de ciclo entre as atividades, a duração de cada etapa e o tempo total do processo, do início ao fim. Esse dado é essencial para identificar gargalos, medir tempos de espera e avaliar a eficiência do processo em relação aos SLAs.

Esse registro de data e hora é essencial para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas baseadas em tempo, como tempos de ciclo e durações.

Essa informação faz parte dos registros de auditoria ou do Event Log do DocuSign CLM e está associada a cada ação registrada.

O ID do contrato é o identificador definitivo do caso, vinculando de forma exclusiva todos os eventos e atividades relacionados a um contrato específico, do início à conclusão. No DocuSign CLM, ele pode corresponder ao ID do envelope ou a um campo personalizado de identificação do contrato.

Esse atributo é essencial para a mineração de processos, pois permite reconstruir a jornada completa de cada contrato. Ao agrupar todas as atividades relacionadas sob um único ID do contrato, os analistas podem visualizar o fluxo completo do processo, medir os tempos de ciclo e analisar as variações entre contratos.

É a chave principal que conecta todos os eventos relacionados ao processo, permitindo acompanhar e analisar todo o ciclo de vida de um único contrato.

Em geral, este é o principal identificador de um contrato ou objeto de envelope no DocuSign CLM. Ele pode aparecer como ID do envelope ou como um campo personalizado configurado para identificar contratos.

Este atributo indica a origem dos dados do processo. Nesta visualização, o valor seria sempre "DocuSign CLM" ou um identificador semelhante.

Embora possa parecer redundante em uma análise de um único sistema, incluir esse campo é uma boa prática. Ele se torna essencial ao combinar dados de vários sistemas, como dados de contratos de um CRM e dados de fluxo de trabalho do DocuSign, garantindo clareza sobre a origem e a rastreabilidade dos dados.

Garante a rastreabilidade dos dados e é essencial em análises que combinam informações de vários sistemas corporativos.

Normalmente, esse é um valor estático, adicionado durante a extração e transformação dos dados para identificar a origem do conjunto de dados.

Este atributo indica quando o conjunto de dados foi atualizado pela última vez. Ele mostra o quão recentes e atualizadas são as informações da análise.

Em Dashboards e relatórios, esse dado é fundamental para a governança de dados e a confiança de quem os utiliza. Ele ajuda os analistas a entender se estão consultando informações em tempo real ou um retrato de um momento específico, algo essencial para tomar decisões fundamentadas e no momento certo.

Mostra o quão atualizados estão os dados e ajuda a entender a atualidade da análise do processo.

Este é um atributo de metadados, geralmente gerado e armazenado pela ferramenta ETL (Extract, Transform, Load) ou pelo pipeline de dados durante a ingestão.

Este atributo identifica a outra organização que participa do acordo. Cada contraparte pode ter um estilo de negociação, requisitos jurídicos e tempo de resposta diferentes, o que pode afetar bastante o ciclo de vida do contrato.

Analisar a performance do processo por contraparte ajuda a identificar quais parceiros facilitam o trabalho e quais costumam causar atrasos. Essas informações podem melhorar a gestão do relacionamento e ajudar a definir expectativas realistas para futuras negociações. É uma dimensão importante para a análise "Frequência de retrabalho e revisões de contratos".

Ajuda a analisar como as interações com diferentes partes externas afetam o tempo de negociação, o número de revisões e os tempos de ciclo gerais.

Essa informação é parte essencial do registro do contrato e costuma ser armazenada em um campo específico, como "Nome da contraparte" ou "Empresa".

Este atributo armazena a data de vencimento do contrato. É um metadado essencial para gerenciar o portfólio de contratos de forma proativa, especialmente no caso de receitas recorrentes ou contratos de serviços de longo prazo.

Essa data é o principal dado usado no Dashboard "Previsão de renovações e vencimentos de contratos". Ao acompanhar os contratos próximos do vencimento, as organizações podem iniciar os fluxos de trabalho de renovação no momento certo. A data também é usada para calcular o KPI "Taxa de renovação de contratos no prazo", ajudando a evitar perda de receita e interrupções nos serviços.

É essencial para gerenciar contratos de forma proativa, renovar no prazo e evitar que contratos expirem sem intenção.

Esse é um campo padrão de metadados que deve ser preenchido para qualquer contrato com prazo definido no DocuSign CLM.

Este atributo registra a data e a hora exatas em que uma atividade foi concluída. Enquanto a hora de início marca o começo, a hora de término indica a conclusão e permite calcular com precisão a duração de cada atividade.

Analisar a hora de término é essencial para calcular o tempo de processamento das atividades, ou seja, o tempo de trabalho efetivamente dedicado a uma tarefa. Isso ajuda a diferenciar o trabalho ativo do tempo de espera e oferece mais insight sobre a eficiência dos recursos e o custo real dos atrasos. Por exemplo, permite calcular a duração exata da atividade "Análise jurídica".

Permite calcular com precisão a duração de cada atividade e diferenciar o tempo de processamento ativo do tempo de espera.

Em sistemas como o DocuSign CLM, esse dado pode ser registrado explicitamente no registro de auditoria ou estimado a partir da hora de início do evento seguinte.

O responsável pelo contrato é o principal contato e a pessoa encarregada de conduzir o contrato ao longo do processo. Geralmente, é quem iniciou a solicitação ou responde pelo relacionamento comercial.

Analisar a performance por responsável pelo contrato pode revelar padrões de eficiência, retrabalho e tempos de ciclo. Essa análise ajuda a identificar pessoas ou equipes com bons resultados e aquelas que talvez precisem de mais treinamento ou suporte. É uma dimensão importante para segmentar os dados em Dashboards como "Análise do tempo de ciclo do contrato".

Permite analisar a performance por pessoa ou equipe, identificar boas práticas e encontrar oportunidades de melhoria nas atividades realizadas pelos usuários.

Normalmente, esse é um campo de usuário associado ao objeto do contrato, preenchido com o nome de quem criou o contrato ou é responsável pelo fluxo de trabalho.

Este atributo indica o status geral do contrato em determinado momento, por exemplo, "Rascunho", "Em análise", "Aguardando assinatura" ou "Assinado". Ele resume em que etapa do processo o contrato está.

Na mineração de processos, analisar o status ajuda a filtrar casos e criar Dashboards que acompanham o volume de contratos em cada etapa. O Dashboard "Acompanhamento do status dos contratos em tempo real" usa diretamente esse atributo para mostrar o portfólio de contratos ativos e identificar onde o trabalho está se acumulando.

Mostra o andamento do contrato e é essencial para acompanhar o status, gerenciar a carga de trabalho e identificar gargalos.

Essa informação costuma estar disponível como atributo principal do contrato ou do objeto de fluxo de trabalho no DocuSign CLM.

Este atributo classifica os contratos de acordo com sua finalidade jurídica ou comercial. Cada tipo de contrato pode seguir um fluxo de trabalho diferente, ter requisitos de aprovação próprios e apresentar níveis distintos de complexidade.

Segmentar a análise do processo por tipo de contrato é fundamental para entender as variações de performance. Isso permite comparar tempos de ciclo, taxas de conformidade e padrões de negociação entre diferentes tipos de acordo. Por exemplo, um NDA deve ter um tempo de ciclo bem menor que um contrato complexo de prestação de serviços, e esse atributo permite fazer essa comparação.

Permite comparar a performance do processo entre diferentes categorias de contratos, que costumam ter fluxos de trabalho e níveis de complexidade próprios.

Este é um campo importante de metadados, geralmente selecionado em uma lista suspensa ao criar um contrato no DocuSign CLM.

Este atributo representa o valor financeiro do acordo, que pode ser um pagamento único ou recorrente. O valor do contrato costuma determinar o nível de análise necessário e a complexidade do fluxo de aprovação.

Analisar o processo com base no valor do contrato é essencial para priorizar acordos de alto valor e identificar atrasos desnecessários. Também é possível verificar a conformidade, por exemplo, confirmando se contratos acima de determinado limite receberam a aprovação do CFO. Esse atributo ajuda a concentrar os esforços de otimização nos contratos de maior impacto financeiro.

Permite priorizar contratos e avaliar riscos, já que acordos de maior valor costumam exigir uma análise mais rigorosa e ter maior impacto nos negócios.

Normalmente, esse é um campo numérico ou monetário nos metadados do contrato no DocuSign CLM.

Este atributo identifica a pessoa do departamento jurídico responsável por analisar e aprovar o contrato. Ela não é a mesma pessoa que o responsável pelo contrato, que geralmente pertence à área de negócios.

Atribuir as análises a um profissional jurídico específico permite avaliar em detalhes essa etapa. Isso ajuda a criar o Dashboard "Performance da análise jurídica" para medir e comparar o volume de trabalho e os tempos de ciclo de cada integrante da equipe jurídica, contribuindo para equilibrar a carga de trabalho e identificar oportunidades de eficiência no departamento.

Permite analisar em detalhes a etapa de análise jurídica, equilibrar a carga de trabalho e medir a performance da equipe jurídica.

Esse dado viria das informações de atribuição de tarefas em um fluxo de trabalho do DocuSign CLM e indicaria a quem foi atribuída a tarefa "Análise jurídica".

Este atributo indica se o contrato foi assinado com uma ferramenta integrada de assinatura eletrônica, como o DocuSign eSignature, ou por um método offline, como assinatura manuscrita e digitalização.

Esse atributo é usado diretamente no KPI "Taxa de adoção da assinatura eletrônica". Ao analisar a proporção de contratos assinados eletronicamente, a empresa pode medir os resultados de suas iniciativas de transformação digital. Uma taxa de adoção maior costuma estar associada a prazos de assinatura menores, custos administrativos mais baixos e melhor conformidade e rastreamento de documentos.

Mede a adoção de processos digitais e ajuda a quantificar os ganhos de eficiência com o uso de recursos integrados de assinatura eletrônica.

É possível determinar esse dado verificando se o evento "Contrato assinado" teve origem no serviço integrado DocuSign eSignature.

Este atributo indica o departamento interno, como Vendas, Marketing ou TI, que iniciou o contrato ou é responsável por ele. Os processos e as necessidades variam entre departamentos, o que pode gerar diferentes padrões de gestão de contratos.

Segmentar a análise por departamento é essencial para entender como cada área da empresa usa o processo de gestão de contratos. Isso ajuda a criar relatórios direcionados, como o "Relatório de gargalos na aprovação de contratos", para identificar se os atrasos se concentram em determinadas unidades de negócio e adaptar as melhorias às necessidades de cada departamento.

Permite comparar a performance entre diferentes unidades de negócio e identificar variações de eficiência, conformidade e carga de trabalho.

Esse dado pode estar em um campo de metadados do contrato ou ser obtido a partir do departamento do responsável pelo contrato.

Essa métrica calcula o tempo total que um contrato passa na etapa de aprovação, desde o envio para a primeira aprovação interna até a obtenção da última aprovação necessária. O cálculo pode somar a duração de todas as atividades de aprovação ou medir o intervalo entre o início da primeira atividade e o fim da última.

Esse atributo é a medida principal do KPI "Duração média da etapa de aprovação". Ele ajuda a isolar os atrasos causados especificamente pelo processo de aprovação, sem confundi-los com os de elaboração ou negociação. Ao acompanhar essa duração, as organizações entendem melhor o impacto da matriz de aprovação e identificam oportunidades para simplificá-la.

Isola o tempo dedicado às aprovações e facilita a identificação e a resolução de gargalos na cadeia de aprovação.

Calculado na ferramenta de mineração de processos, identificando todos os eventos relacionados a aprovações, como "Aprovação interna enviada" e "Aprovação interna recebida", e medindo o intervalo entre o primeiro e o último evento desse tipo em cada caso.

Este atributo calculado identifica contratos que passaram por retrabalho, como aqueles enviados para revisão após já terem recebido uma aprovação interna. Normalmente, ele é obtido pela identificação de sequências específicas de atividades indesejadas.

Esse indicador simplifica a análise das ineficiências do processo. Ele permite calcular diretamente o KPI "Taxa de retrabalho de contratos" e filtrar os contratos que exigiram esforço adicional para analisá-los. Assim, fica mais fácil identificar as causas raiz do retrabalho, como requisitos iniciais pouco claros ou pontos difíceis de negociação.

Ajuda a quantificar e analisar a frequência do retrabalho, um indicador importante de ineficiência do processo e custos ocultos.

Esse atributo é calculado na ferramenta de mineração de processos com regras que identificam ciclos de retrabalho, como um evento "Contrato revisado" ocorrido após um evento "Aprovação interna recebida".

Este atributo mostra o status específico da etapa de aprovação no ciclo de vida do contrato. Enquanto o status do contrato indica a situação geral do caso, o status da aprovação registra o resultado de cada atividade de aprovação.

Esse dado é essencial para o "Relatório de gargalos na aprovação de contratos" e o "Acompanhamento do status dos contratos em tempo real". Ele mostra com clareza quais contratos aguardam aprovação, quais foram rejeitados e precisam de retrabalho e quais passaram pela etapa de aprovação. Analisar as mudanças entre esses status ajuda a localizar pontos específicos de falha ou atraso na cadeia de aprovação.

Oferece insight detalhado sobre a etapa de aprovação e ajuda a identificar quais contratos estão parados e por quê.

Esse dado corresponde ao resultado de uma tarefa de aprovação ou etapa do fluxo de trabalho no DocuSign CLM.

Este atributo acompanha as versões do documento do contrato durante as revisões e alterações. O número deve aumentar sempre que uma nova versão for carregada ou salva.

Acompanhar a versão do documento é uma forma direta de medir o retrabalho e a complexidade das negociações. Um número elevado de versões indica muitas idas e vindas entre as partes. Esse atributo é um dos principais dados usados para calcular o KPI "Número médio de revisões do documento" e analisar o Dashboard "Frequência de retrabalho e revisões de contratos".

Mede diretamente o retrabalho e o esforço de negociação ao acompanhar quantas vezes um documento foi revisado.

O DocuSign CLM tem controle de versão integrado para documentos. Esse atributo seria extraído do histórico de versões do documento.