Seu Template de dados de gestão de contratos

Este atributo descreve uma única etapa ou marco dentro do processo de gestão de contratos, como 'Contrato Redigido', 'Revisão Jurídica Iniciada' ou 'Contrato Executado'. Essas atividades são os blocos de construção do mapa de processos.

Analisar a sequência e a frequência dessas atividades é fundamental para o Process Mining. Isso ajuda a identificar o fluxo real do processo, descobrir desvios do procedimento padrão e apontar quais atividades consomem mais tempo ou são repetidas com mais frequência.

Define as etapas do processo, permitindo visualizar e analisar o Workflow de contratos, os gargalos e as variações.

Normalmente, é derivado dos dados do Event Log ou da trilha de auditoria do DocuSign CLM, que registra as ações realizadas em um documento ou Workflow de contrato.

Este atributo registra a data e a hora exatas em que uma atividade ocorreu. Ele é a base temporal do Process Mining, permitindo analisar a performance do processo ao longo do tempo.

Ao ordenar os eventos com base na hora de início, é criado um registro cronológico para cada caso. Isso permite calcular os tempos de ciclo entre as atividades, a duração de cada etapa e a duração total do processo, de ponta a ponta. Esse atributo é essencial para identificar gargalos, medir tempos de espera e avaliar a eficiência do processo em relação aos SLAs.

Esse registro de data e hora é fundamental para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas baseadas em tempo, como tempos de ciclo e durações.

Essa informação é uma parte padrão de qualquer Event Log ou trilha de auditoria no DocuSign CLM, associada a cada ação registrada.

O Contract ID funciona como o identificador de caso definitivo, vinculando exclusivamente todos os eventos e atividades relacionados a um contrato específico, desde o início até a conclusão. No DocuSign CLM, ele pode corresponder ao Envelope ID ou a um campo personalizado de identificação do contrato.

Este atributo é essencial para o Process Mining, pois permite reconstruir a jornada de ponta a ponta de cada contrato individual. Ao agrupar todas as atividades relacionadas sob um único Contract ID, os analistas conseguem visualizar o fluxo completo do processo, medir os tempos de ciclo e analisar variações entre diferentes contratos.

É a chave primária que conecta todos os eventos relacionados do processo, tornando possível rastrear e analisar todo o ciclo de vida de um único contrato.

Normalmente, este é o principal identificador de um objeto de contrato ou envelope no DocuSign CLM. Ele pode estar identificado como Envelope ID ou como um campo personalizado configurado para identificar contratos.

Este atributo especifica a origem dos dados do processo. Nesta visualização, o valor seria sempre 'DocuSign CLM' ou um identificador semelhante.

Embora possa parecer redundante em uma análise de um único sistema, incluir esse campo é uma boa prática. Ele se torna essencial ao combinar dados de vários sistemas, como dados de contratos de um CRM com dados de Workflow do DocuSign, garantindo uma linhagem de dados clara e rastreabilidade.

Garante a rastreabilidade dos dados e é essencial para análises que combinam dados de vários sistemas corporativos.

Normalmente, é um valor estático adicionado durante o processo de extração e transformação dos dados para identificar a origem do conjunto de dados.

Este atributo indica quando o conjunto de dados foi atualizado pela última vez. Ele contextualiza a atualidade e a recência da análise, permitindo que os usuários saibam quão atuais são os dados.

Em Dashboards e relatórios, essa informação é essencial para a governança de dados e a confiança dos usuários. Ela ajuda os analistas a entender se estão consultando informações em tempo real ou um retrato de um momento específico, algo fundamental para tomar decisões informadas e no momento certo.

Oferece um contexto essencial sobre a atualidade dos dados, garantindo que os usuários entendam quão atual é a análise do processo.

Este é um atributo de metadados, normalmente gerado e armazenado pela ferramenta de ETL (Extract, Transform, Load) ou pelo pipeline de dados durante a ingestão dos dados.

Este atributo identifica a outra organização que participa do acordo. Diferentes contrapartes podem ter estilos de negociação, requisitos jurídicos e tempos de resposta distintos, o que pode afetar significativamente o ciclo de vida do contrato.

Analisar a performance do processo por contraparte ajuda a identificar quais parceiros são fáceis de negociar e quais causam atrasos recorrentes. Essas informações podem ser usadas para melhorar a gestão do relacionamento e definir expectativas realistas para futuras negociações. É uma dimensão importante para a análise 'Retrabalho e frequência de revisões de contratos'.

Ajuda a analisar como as interações com diferentes partes externas afetam os tempos de negociação, a quantidade de revisões e os tempos de ciclo gerais.

Essa informação é uma parte fundamental do registro do contrato, geralmente armazenada em um campo específico como 'Nome da contraparte' ou 'Empresa'.

Este atributo armazena a data de vencimento contratual. É um dado de metadados essencial para gerenciar proativamente o portfólio de contratos, especialmente em contratos de receita recorrente ou serviços de longo prazo.

Essa data é o principal fator do Dashboard 'Perspectiva de renovações e vencimentos de contratos'. Ao monitorar os contratos próximos do vencimento, as organizações podem acionar Workflows de renovação no momento certo. Ela também é uma entrada importante para calcular o KPI 'Taxa de renovação de contratos no prazo', ajudando a evitar perda de receita e interrupções nos serviços.

É essencial para a gestão proativa de contratos, permitindo renovações no prazo e evitando vencimentos não intencionais.

Este é um campo de metadados padrão que deve ser capturado para qualquer contrato com prazo definido no DocuSign CLM.

Este atributo registra a data e a hora exatas em que uma atividade foi concluída. Enquanto a hora de início marca o começo, a hora de término marca a conclusão, permitindo calcular com precisão a duração de cada atividade.

Analisar a hora de término é essencial para calcular o tempo de processamento das atividades, ou seja, o tempo de trabalho efetivamente dedicado a uma tarefa. Isso ajuda a diferenciar o trabalho ativo do tempo de espera, oferecendo insights mais profundos sobre a eficiência dos recursos e o custo real dos atrasos. Por exemplo, pode ser usado para calcular a duração exata da atividade 'Revisão Jurídica'.

Permite calcular com precisão a duração de cada atividade, ajudando a distinguir o tempo de processamento ativo do tempo de espera ocioso.

Em sistemas como o DocuSign CLM, esse dado pode ser registrado explicitamente na trilha de auditoria ou precisar ser inferido a partir da hora de início do evento seguinte.

O responsável pelo contrato é o principal ponto de contato e a pessoa responsável pelo avanço do contrato. Normalmente, é quem iniciou a solicitação do contrato ou responde pelo relacionamento comercial.

Analisar a performance por responsável pelo contrato pode revelar padrões de eficiência, taxas de retrabalho e tempos de ciclo. Essa análise ajuda a identificar pessoas ou equipes de alta performance, além de quem pode precisar de treinamento ou suporte adicional. É uma dimensão importante para segmentar os dados em Dashboards como 'Análise do tempo de ciclo de contratos'.

Permite analisar a performance por pessoa ou equipe, ajudando a identificar boas práticas e oportunidades de melhoria em atividades conduzidas pelos usuários.

Normalmente, é um campo de usuário associado ao objeto de contrato, preenchido com o nome de quem criou ou é responsável pelo Workflow.

Este atributo indica o status geral do contrato em um determinado momento, por exemplo, 'Rascunho', 'Em revisão', 'Aguardando assinatura' ou 'Executado'. Ele oferece um resumo de alto nível sobre a posição do contrato no processo.

No Process Mining, analisar o status é útil para filtrar casos e criar Dashboards que acompanham o volume de contratos em diferentes etapas. O Dashboard 'Rastreador de status de contratos em tempo real' depende diretamente desse atributo para dar visibilidade ao portfólio de contratos ativos e identificar onde o trabalho está se acumulando.

Oferece um retrato do progresso do contrato, essencial para acompanhar o status, gerenciar a carga de trabalho e identificar gargalos.

Normalmente, essa informação está disponível como um atributo principal do objeto de contrato ou Workflow no DocuSign CLM.

Este atributo categoriza os contratos com base em sua finalidade jurídica ou comercial. Diferentes tipos de contrato geralmente seguem Workflows distintos, têm requisitos de aprovação diferentes e variam em complexidade.

Segmentar a análise do processo por tipo de contrato é fundamental para entender as variações de performance. Isso permite comparar tempos de ciclo, taxas de conformidade e padrões de negociação entre diferentes tipos de acordo. Por exemplo, um NDA deve ter um tempo de ciclo muito menor que um Master Services Agreement complexo, e esse atributo torna essa comparação possível.

Permite comparar a performance do processo entre diferentes categorias de contratos, que geralmente têm Workflows e níveis de complexidade próprios.

Este é um campo de metadados importante, normalmente selecionado em uma lista suspensa quando um contrato é criado no DocuSign CLM.

Este atributo representa o valor financeiro do acordo, que pode ser um montante único ou recorrente. O valor de um contrato geralmente determina o nível de análise necessário e a complexidade do fluxo de aprovação.

Analisar o processo com base no valor do contrato é essencial para priorizar negócios de alto valor e identificar se eles estão sofrendo atrasos desnecessários. Também pode ser usado para verificar a conformidade, por exemplo, confirmando se contratos acima de determinado limite receberam a aprovação do CFO. Esse atributo ajuda a concentrar os esforços de otimização nos contratos de maior impacto financeiro.

Permite priorizar e avaliar riscos, já que contratos de maior valor geralmente exigem uma análise mais rigorosa e têm maior impacto no negócio.

Normalmente, é um campo numérico ou monetário nos metadados do contrato no DocuSign CLM.

Este atributo acompanha se o contrato foi assinado usando uma ferramenta integrada de assinatura eletrônica, como o DocuSign eSignature, ou se foi executado por um método offline, como assinatura manuscrita e digitalização.

Esse atributo dá suporte direto ao KPI 'Taxa de adoção de assinatura eletrônica'. Ao analisar a proporção de contratos assinados eletronicamente, a empresa pode medir o sucesso de suas iniciativas de transformação digital. Uma taxa de adoção maior geralmente está associada a tempos de execução menores, custos administrativos mais baixos e melhor conformidade e rastreamento de documentos.

Mede a adoção de processos digitais e ajuda a quantificar os ganhos de eficiência obtidos com o uso de recursos integrados de assinatura eletrônica.

Isso pode ser determinado verificando se o evento 'Contrato Executado' teve origem no serviço integrado DocuSign eSignature.

Este atributo identifica a pessoa específica do departamento jurídico responsável por revisar e aprovar o contrato. Ela é diferente do responsável pelo contrato, que normalmente pertence à área de negócio.

Atribuir as revisões a um consultor jurídico específico permite analisar detalhadamente a performance da etapa de revisão jurídica. Isso ajuda a criar o Dashboard 'Performance da revisão jurídica' para medir e comparar o volume processado e os tempos de ciclo de diferentes membros da equipe jurídica, orientando o balanceamento da carga de trabalho e a identificação de oportunidades de eficiência no departamento jurídico.

Permite analisar detalhadamente a etapa de revisão jurídica, ajudando a equilibrar a carga de trabalho e medir a performance da equipe jurídica.

Seria obtido dos dados de atribuição de tarefas dentro de um Workflow do DocuSign CLM, indicando a quem a tarefa 'Revisão Jurídica' foi atribuída.

Este atributo especifica o departamento interno, como Vendas, Marketing ou TI, que iniciou ou é responsável pelo contrato. Os processos e as necessidades podem variar entre departamentos, gerando diferentes padrões de gestão de contratos.

Segmentar a análise por departamento é essencial para entender como diferentes áreas da empresa usam o processo de gestão de contratos. Isso ajuda a criar relatórios direcionados, como o 'Relatório de gargalos na aprovação de contratos', para identificar se os atrasos estão concentrados em determinadas unidades de negócio e adaptar as melhorias às necessidades de cada departamento.

Permite comparar a performance entre diferentes unidades de negócio, destacando variações de eficiência, conformidade e carga de trabalho.

Pode ser um campo de metadados do contrato ou ser derivado do departamento do usuário responsável pelo contrato.

Essa métrica calcula a duração total da fase de aprovação de um contrato, desde o momento em que ele é enviado para a primeira aprovação interna até a obtenção da última aprovação necessária. Ela pode ser calculada somando as durações de todas as atividades relacionadas à aprovação ou medindo o intervalo entre o início da primeira atividade de aprovação e o fim da última.

Esse atributo é a principal medida do KPI 'Duração média da fase de aprovação'. Ele ajuda a isolar os atrasos causados especificamente pelo processo de aprovação, em vez da redação ou da negociação. Ao acompanhar essa duração, as organizações entendem melhor o impacto da matriz de aprovação e identificam oportunidades para simplificá-la.

Isola o tempo gasto nas aprovações, facilitando a identificação e a correção de gargalos especificamente na cadeia de aprovação.

Calculado na ferramenta de Process Mining pela identificação de todos os eventos relacionados a aprovações, como 'Aprovação Interna Enviada' e 'Aprovação Interna Recebida', e pela medição do tempo entre o primeiro e o último evento desse tipo em cada caso.

Este atributo calculado identifica contratos que passaram por retrabalho, como aqueles enviados novamente para alterações após já terem recebido uma aprovação interna. Normalmente, ele é derivado da identificação de sequências específicas e indesejadas de atividades.

Esse indicador simplifica a análise das ineficiências do processo. Ele permite calcular diretamente o KPI 'Taxa de retrabalho de contratos' e facilita a filtragem e a análise apenas dos contratos que exigiram esforço adicional. Isso ajuda a localizar as causas-raiz do retrabalho, como requisitos iniciais pouco claros ou pontos de negociação difíceis.

Ajuda a quantificar e analisar a frequência do retrabalho, um indicador importante de ineficiência do processo e custos ocultos.

Esse atributo é calculado na ferramenta de Process Mining por meio de regras que identificam ciclos de retrabalho, como a ocorrência do evento 'Contrato Alterado' depois do evento 'Aprovação Interna Recebida'.

Este atributo fornece um status detalhado específico da fase de aprovação do ciclo de vida do contrato. Enquanto o status do contrato representa o status geral do caso, o status da aprovação acompanha o resultado de cada atividade de aprovação.

Ele é essencial para o 'Relatório de gargalos na aprovação de contratos' e o 'Rastreador de status de contratos em tempo real'. Permite visualizar claramente quais contratos aguardam aprovação, quais foram rejeitados e precisam de retrabalho e quais passaram pela etapa de aprovação. Analisar as transições entre esses status ajuda a localizar pontos específicos de falha ou atraso na cadeia de aprovação.

Oferece um insight detalhado sobre a fase de aprovação, permitindo identificar quais contratos estão parados e por quê.

Seria o resultado de uma tarefa de aprovação ou etapa de Workflow no DocuSign CLM.

Este atributo acompanha as versões do documento do contrato durante as revisões e alterações. Cada vez que uma nova versão é carregada ou salva, esse número deve ser incrementado.

Acompanhar a versão do documento é uma forma direta de medir o retrabalho e a complexidade das negociações. Um número elevado de versões indica muitas idas e vindas entre as partes. Esse atributo é uma entrada principal para calcular o KPI 'Quantidade média de revisões do documento' e analisar o Dashboard 'Retrabalho e frequência de revisões de contratos'.

Mede diretamente o volume de retrabalho e o esforço de negociação, acompanhando quantas vezes um documento foi revisado.

O DocuSign CLM oferece controle de versões integrado para documentos. Esse atributo seria extraído do histórico de versões do documento.