Seu Template de dados para gestão de contratos

A hora de início do evento marca o começo de uma atividade no ciclo de vida do contrato. Essa data e hora são essenciais para ordenar os eventos cronologicamente e calcular a duração das atividades e o tempo de ciclo geral do processo. Elas fornecem o contexto temporal necessário para entender como o fluxo do processo evolui.

Na análise, esse dado é usado para montar o mapa do processo e calcular indicadores-chave de performance, como 'Tempo médio de ciclo do contrato' e 'Duração média da aprovação'. Ele permite analisar gargalos ao revelar quais etapas consomem mais tempo. Comparar os horários de início das atividades ajuda a examinar os tempos de transição em detalhes e destacar atrasos entre as etapas do processo.

Esse dado é fundamental para ordenar eventos, calcular os tempos de ciclo do processo e identificar gargalos relacionados ao tempo.

Disponível em registros de auditoria do sistema, registros de transações ou tabelas de histórico de eventos que armazenam a data e hora das etapas do processo.

O Contract ID é uma chave exclusiva atribuída a um único ciclo de vida contratual. Ele conecta todos os eventos, desde a solicitação inicial até o vencimento ou encerramento. Todas as atividades, como redação, revisões, aprovações e execução, são associadas a esse ID específico.

Na análise de Process Mining, o Contract ID é fundamental para reconstruir a jornada completa de cada contrato. Ele permite que a ferramenta agrupe eventos relacionados em um único caso, possibilitando visualizar e analisar todo o fluxo do processo. Sem um Contract ID consistente, seria impossível medir com precisão os tempos de ciclo, identificar gargalos ou analisar variantes do processo.

Esse identificador é essencial para acompanhar o contrato durante todo o seu ciclo de vida e permite descobrir o processo com precisão e medir sua performance.

Geralmente, fica no cabeçalho ou no registro principal do objeto de contrato em um sistema de Contract Lifecycle Management (CLM).

O nome da atividade descreve uma etapa do processo de gestão de contratos. Essas atividades representam tarefas específicas, como 'Contract Drafted', 'Legal Review Completed' ou 'Contract Executed'. A sequência cronológica dessas atividades para um determinado Contract ID forma o fluxo do processo.

Este atributo é essencial para criar o mapa do processo, a principal visualização em Process Mining. Ao analisar a sequência e a frequência das atividades, analistas podem entender o fluxo real do processo, identificar desvios do procedimento padrão e localizar retrabalho ou ineficiências, como ciclos repetidos de revisão.

Define as etapas do processo, permitindo visualizar o ciclo de vida do contrato e identificar desvios do processo e gargalos.

Geralmente, aparece em Event Logs, trilhas de auditoria ou tabelas de histórico de status associadas ao registro principal do contrato.

O atributo Sistema de origem identifica a procedência dos dados dos eventos. Em muitas organizações, o ciclo de vida do contrato pode envolver vários sistemas, como uma plataforma CLM, um CRM para iniciar o processo e um sistema ERP para dados financeiros. Especificar o sistema de origem de cada evento é essencial para validar os dados e entender o panorama tecnológico do processo.

Na análise de Process Mining, esse atributo ajuda a identificar a fragmentação do processo entre diferentes sistemas. Ele pode revelar se atrasos ou problemas estão associados à transferência de dados entre aplicativos específicos. Também é importante para a governança de dados e para rastrear problemas de qualidade dos dados até sua origem.

Identifica a origem dos dados, essencial para validá-los, entender a fragmentação do processo e investigar problemas de qualidade dos dados.

Essa informação costuma ser adicionada durante a extração dos dados ou pode estar disponível como um campo padrão nos registros do sistema.

A data e hora da última atualização dos dados indicam o quão recentes são os dados analisados. Elas mostram quando o processo de extração, transformação e carregamento (ETL) foi executado pela última vez e dão contexto sobre a atualização da análise. Esse dado é diferente da data e hora do evento, que registra quando a atividade de negócio ocorreu.

Para a análise, esse atributo é essencial para a governança de dados e para informar às partes interessadas o quanto os insights são recentes. Ele ajuda a entender se as informações são em tempo real ou se representam um retrato de um dia ou semana anterior. Esse contexto é fundamental para tomar decisões oportunas e fundamentadas com base nos Dashboards de Process Mining.

Dá contexto essencial sobre a atualidade dos dados e ajuda as partes interessadas a entender o quanto os insights do processo são recentes.

Essa data e hora geralmente são geradas e armazenadas pela ferramenta de integração de dados ou ETL durante o carregamento dos dados.

O atributo Departamento identifica a equipe ou unidade de negócio interna responsável pelo contrato ou associada a ele. Geralmente, corresponde ao departamento do responsável pelo contrato ou à equipe que iniciou a solicitação.

Essa é uma dimensão importante para comparar resultados internamente e analisar a carga de trabalho. Ela ajuda a entender como o processo de gestão de contratos varia entre as áreas da organização. O Dashboard 'Carga de trabalho e produtividade da equipe' pode ser filtrado por departamento para comparar a performance, identificar necessidades de recursos e destacar áreas que talvez precisem de treinamento ou suporte adicional para o processo. Ele ajuda a responder perguntas como: 'Qual departamento tem os ciclos de aprovação mais longos?' ou 'Como o processo de Vendas se compara ao de Compras?'.

Permite comparar a performance do processo entre diferentes unidades de negócio, ajudando a identificar gargalos internos e compartilhar boas práticas.

Geralmente, está associado ao perfil do usuário responsável pelo contrato ou especificado em um campo do próprio registro do contrato.

A hora de término do evento marca a conclusão de uma atividade. Combinada à hora de início do evento, ela permite calcular com precisão o tempo de processamento de cada etapa do ciclo de vida do contrato. Esse nível de detalhe é essencial para uma análise minuciosa da performance.

Este atributo é usado para calcular a duração das atividades, um dado fundamental para analisar gargalos. Dashboards como 'Análise de gargalos em aprovações e revisões' usam essas informações para destacar as etapas que atrasam os contratos. Ao entender a duração de cada atividade, as organizações podem concentrar os esforços de melhoria nas partes mais demoradas do processo, como revisões jurídicas ou negociações.

Permite calcular a duração de cada atividade, o que é essencial para localizar exatamente os gargalos do processo.

Encontrado em registros de auditoria do sistema ou tabelas de histórico de eventos. Se não estiver registrado explicitamente, pode ser derivado da hora de início do evento seguinte.

O nome da outra parte identifica a entidade externa com a qual a organização está firmando um acordo. Pode ser um cliente, fornecedor ou parceiro. Esse dado fornece um contexto essencial sobre a relação comercial regida pelo contrato.

Como dimensão de análise, a outra parte é muito útil. Ela permite analisar a performance do processo por fornecedor ou cliente. Por exemplo, uma análise pode mostrar que as negociações com determinadas partes levam sistematicamente mais tempo que a média. Esse insight pode orientar futuras estratégias de negociação, ajudar na gestão do relacionamento e embasar a criação de Templates de contrato específicos para parceiros estratégicos, acelerando o processo.

Identifica a parte externa e permite analisar os tempos de ciclo e os padrões de negociação por cliente ou fornecedor.

Campo padrão no registro do contrato, geralmente vinculado a um registro mestre de clientes ou fornecedores.

O nome do usuário identifica a pessoa responsável por concluir uma tarefa específica no ciclo de vida do contrato. Pode ser o responsável pelo contrato, um revisor jurídico, um aprovador ou um signatário. Esse atributo associa as atividades do processo às pessoas que as realizam.

Em Process Mining, esse atributo permite analisar a performance de equipes e pessoas. Ele é usado em Dashboards como 'Carga de trabalho e produtividade da equipe' para analisar a distribuição do trabalho, identificar funcionários ou equipes sobrecarregados e avaliar a performance. Também ajuda a entender como diferentes comportamentos dos usuários podem gerar variações ou atrasos no processo, orientando treinamentos ou a alocação de recursos.

Associa as atividades do processo às pessoas, permitindo analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance da equipe e a alocação de recursos.

Geralmente, está disponível em registros de transações, registros de auditoria ou campos de atribuição de tarefas no sistema de origem.

O status do contrato mostra em que etapa do ciclo de vida ele está em determinado momento. Esse atributo costuma ser atualizado conforme o contrato avança pelos principais marcos e oferece um resumo geral do seu progresso.

Esse atributo é muito útil para filtrar casos e analisar partes específicas do portfólio de contratos. Por exemplo, analistas podem se concentrar nos contratos 'Active' para gerenciar obrigações ou nos contratos 'Stalled' para entender as causas dos atrasos. Ele é um componente essencial do Dashboard 'Performance do ciclo de vida do contrato', que ajuda a visualizar o volume de contratos em cada etapa e medir o KPI 'Taxa de contratos parados'.

Oferece uma visão geral da etapa atual do contrato e permite filtrar e analisar o portfólio de acordo com cada fase do ciclo de vida.

É um campo de status principal no registro do contrato em um sistema CLM.

Tipo de contrato é um atributo categórico que classifica os contratos de acordo com sua natureza jurídica e finalidade. Entre os tipos mais comuns estão NDA, MSA, SOW e contratos de venda ou aquisição. Essa classificação fornece um contexto de negócio essencial para o ciclo de vida do contrato.

Esse atributo é uma dimensão importante para análises comparativas. Ele permite que analistas filtrem o mapa do processo e os KPIs para verificar se determinados tipos de contrato têm fluxos diferentes, tempos de ciclo mais longos ou mais retrabalho. Por exemplo, uma análise pode revelar que os MSA levam muito mais tempo na revisão jurídica do que os NDA, indicando a necessidade de redesenhar o processo para acordos mais complexos.

Permite segmentar e comparar processos, revelando como diferentes tipos de contrato afetam o tempo de ciclo, a complexidade e os riscos.

É um campo padrão no registro principal do contrato em qualquer sistema CLM.

O valor do contrato quantifica sua importância financeira. Esse montante é um dado essencial para o negócio, pois ajuda a priorizar contratos e entender seu impacto na organização. Geralmente, é expresso em uma moeda específica.

Em Process Mining, esse atributo é usado para analisar o impacto da performance do processo nos negócios. O Dashboard 'Impacto nos negócios e volume processado' usa esses dados para mostrar o valor dos contratos em processamento, parados ou executados. Isso permite priorizar contratos de alto valor e responder a perguntas como: 'Nossos contratos mais valiosos estão parados nas aprovações?' ou 'Qual é o valor dos contratos que não foram renovados até a data prevista?'.

Quantifica o impacto financeiro dos contratos, permitindo priorizá-los e analisar como as ineficiências do processo afetam acordos de alto valor.

Localizado na seção de dados financeiros do registro principal do contrato em um sistema CLM ou ERP.

A contagem de revisões acompanha o retrabalho pelo qual um contrato passa antes da execução. Esse número deve aumentar sempre que o documento é editado e uma nova versão é criada. Ele serve como indicador da complexidade e do nível de divergência na negociação.

Esse atributo mede diretamente a eficiência e é usado para calcular o KPI 'Taxa de retrabalho do contrato'. O Dashboard 'Eficiência de negociação e retrabalho' usa esses dados para identificar contratos, outras partes ou tipos de contrato que exigem revisões em excesso. Uma contagem elevada de revisões costuma estar associada a tempos de ciclo mais longos e pode indicar requisitos pouco claros, táticas de negociação agressivas ou a necessidade de Templates padrão melhores.

Mede o nível de retrabalho e a complexidade da negociação, ajudando a identificar as causas da ineficiência e dos tempos de ciclo longos.

Pode ser obtido de um campo de número de versão do documento do contrato ou derivado da contagem de atividades 'Contract Revised' para cada caso.

A data de vencimento é um campo essencial que marca o fim da vigência do contrato. Ela determina o ciclo de vida dos contratos ativos e é o principal gatilho para atividades de renovação ou encerramento. Gerenciar corretamente as datas de vencimento é fundamental para evitar interrupções involuntárias de serviços ou receitas.

Em Process Mining, esse atributo é essencial para o Dashboard 'Gestão de obrigações e renovações'. Ele é usado para calcular o KPI 'Taxa de renovação no prazo', comparando a data das atividades de renovação com a data de vencimento. Analisar os contratos próximos do vencimento permite gerenciar proativamente as renovações e evitar perda de receita ou interrupções operacionais.

Essencial para gerenciar renovações e mitigar riscos, essa data ajuda a acompanhar os marcos do contrato e agir no momento certo.

É um campo de data importante no registro principal do contrato em um sistema CLM.