Seu Template de dados de gestão de contratos

A Hora de início do evento marca o começo de uma atividade no ciclo de vida do contrato. Esse carimbo de data e hora é essencial para ordenar os eventos cronologicamente e calcular a duração das atividades e o tempo de ciclo geral do processo. Ele fornece o contexto temporal necessário para entender como o fluxo do processo evolui ao longo do tempo.

Na análise, esse carimbo é usado para construir o mapa do processo e calcular indicadores-chave de performance, como “Tempo médio do ciclo do contrato” e “Duração média da aprovação”. Ele permite analisar gargalos ao revelar quais etapas consomem mais tempo. Comparar os horários de início entre as atividades possibilita examinar detalhadamente os tempos de transição e destacar atrasos entre as etapas do processo.

Esse carimbo de data e hora é fundamental para ordenar eventos, calcular tempos de ciclo do processo e identificar gargalos relacionados ao tempo.

Disponível em logs de auditoria do sistema, registros de transações ou tabelas de histórico de eventos que armazenam carimbos de data e hora das etapas do processo.

O ID do contrato é uma chave exclusiva atribuída a um único ciclo de vida contratual. Ele funciona como o fio condutor que conecta todos os eventos, desde a solicitação inicial até o vencimento ou a rescisão final. Todas as atividades, como redação, revisões, aprovações e execução, estão associadas a esse ID específico.

Na análise de Process Mining, o ID do contrato é fundamental para reconstruir a jornada completa de cada contrato. Ele permite que a ferramenta agrupe eventos relacionados em um único caso, possibilitando visualizar e analisar todo o fluxo do processo. Sem um ID do contrato consistente, seria impossível medir com precisão os tempos de ciclo, identificar gargalos ou analisar variantes do processo.

Esse identificador é essencial para acompanhar um contrato durante todo o seu ciclo de vida, permitindo uma descoberta precisa do processo e a medição da performance.

Geralmente encontrado no cabeçalho ou no registro principal de um objeto de contrato em um sistema de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM).

O Nome da atividade descreve uma etapa do processo de gestão de contratos. Essas atividades representam tarefas específicas realizadas, como “Contrato redigido”, “Revisão jurídica concluída” ou “Contrato executado”. A sequência cronológica dessas atividades para um determinado ID do contrato forma o fluxo do processo.

Esse atributo é fundamental para criar o mapa do processo, que é a principal visualização em Process Mining. Ao analisar a sequência e a frequência de diferentes atividades, os analistas conseguem entender o fluxo real do processo, identificar desvios do procedimento padrão e localizar áreas de retrabalho ou ineficiência, como ciclos repetidos de revisão.

Ele define as etapas do processo, permitindo visualizar o ciclo de vida do contrato e identificar desvios e gargalos.

Geralmente encontrado em Event Logs, trilhas de auditoria ou tabelas de histórico de status associadas ao registro principal do contrato.

O atributo Sistema de origem identifica a origem dos dados dos eventos. Em muitas organizações, o ciclo de vida do contrato pode abranger vários sistemas, como uma plataforma CLM, um CRM para a iniciação e um sistema ERP para dados financeiros. Especificar o sistema de origem de cada evento é essencial para validar os dados e entender o cenário tecnológico do processo.

Em uma análise de Process Mining, esse atributo ajuda a identificar a fragmentação do processo entre diferentes sistemas. Ele pode revelar se atrasos ou problemas estão associados à transferência de dados entre aplicativos específicos. Também é importante para a governança de dados e para rastrear problemas de qualidade até sua origem.

Identifica a origem dos dados, o que é essencial para validar os dados, entender a fragmentação do processo e solucionar problemas de qualidade dos dados.

Essa informação geralmente é adicionada durante o processo de extração de dados ou pode estar disponível como um campo padrão nos logs do sistema.

O carimbo de data e hora da Última atualização dos dados indica o quão recentes são os dados analisados. Ele mostra quando o processo de extração, transformação e carregamento (ETL) foi executado pela última vez, fornecendo contexto sobre o quanto a análise está atualizada. Isso é diferente do carimbo de data e hora do evento, que registra quando a atividade comercial ocorreu.

Para fins de análise, esse atributo é fundamental para a governança de dados e para comunicar aos stakeholders o nível de atualização dos insights. Ele ajuda os usuários a entender se estão consultando informações em tempo real ou uma fotografia dos dados de um dia ou semana anterior. Esse contexto é essencial para tomar decisões rápidas e bem fundamentadas com base nos Dashboards de Process Mining.

Fornece um contexto essencial sobre a atualização dos dados, garantindo que os stakeholders entendam o quanto os insights do processo são atuais.

Esse carimbo de data e hora geralmente é gerado e armazenado pela ferramenta de integração de dados ou ETL durante o processo de carregamento dos dados.

O atributo Departamento identifica a equipe interna ou unidade de negócio responsável pelo contrato ou associada a ele. Geralmente, é o departamento do responsável pelo contrato ou a equipe que iniciou a solicitação contratual.

Essa é uma dimensão importante para benchmarking interno e análise de carga de trabalho. Ela ajuda a entender como o processo de gestão de contratos varia entre diferentes áreas da organização. O Dashboard “Carga de trabalho e produtividade da equipe” pode ser filtrado por departamento para comparar a performance, identificar necessidades de recursos e destacar departamentos que podem precisar de treinamento adicional ou suporte ao processo. Ele ajuda a responder perguntas como: “Qual departamento tem os ciclos de aprovação mais longos?” ou “Como o processo em Vendas se compara ao de Compras?”.

Permite comparar a performance do processo entre diferentes unidades de negócio, ajudando a identificar gargalos internos e compartilhar boas práticas.

Geralmente associado ao perfil do usuário responsável pelo contrato ou especificado como um campo no próprio registro do contrato.

A Hora de término do evento marca a conclusão de uma atividade. Quando combinada com a Hora de início do evento, ela permite calcular com precisão o tempo de processamento de cada etapa individual do ciclo de vida do contrato. Esse nível de detalhe é essencial para uma análise aprofundada da performance.

Esse atributo é usado para calcular a duração das atividades, fundamental para a análise de gargalos. Dashboards como “Análise de gargalos de aprovação e revisão” usam esses dados para destacar as etapas em que os contratos ficam parados. Ao entender a duração de cada atividade, as organizações conseguem concentrar os esforços de melhoria nas partes mais demoradas do processo, como revisões jurídicas ou negociações.

Permite calcular a duração no nível da atividade, o que é fundamental para localizar exatamente os gargalos do processo.

Encontrado em logs de auditoria do sistema ou tabelas de histórico de eventos. Se não for registrado explicitamente, pode precisar ser derivado do horário de início do evento seguinte.

O Nome da contraparte identifica a entidade externa com a qual a organização está firmando um acordo. Pode ser um cliente, fornecedor ou parceiro. Ele fornece um contexto essencial sobre a relação comercial regida pelo contrato.

Como dimensão de análise, a contraparte é extremamente valiosa. Ela permite analisar a performance do processo por fornecedor ou cliente. Por exemplo, uma análise pode mostrar que as negociações com determinadas contrapartes demoram consistentemente mais do que a média. Esse insight pode orientar futuras estratégias de negociação, ajudar na gestão de relacionamentos e ser usado para criar Templates de contrato personalizados para parceiros estratégicos, acelerando o processo.

Identifica a parte externa, permitindo analisar tempos de ciclo e padrões de negociação por cliente ou fornecedor.

Um campo padrão no registro do contrato, geralmente vinculado a um registro de dados mestres de clientes ou fornecedores.

O Nome do usuário identifica a pessoa responsável por concluir uma tarefa específica no ciclo de vida do contrato. Pode ser o responsável pelo contrato, um revisor jurídico, um aprovador ou um signatário. Esse atributo conecta as atividades do processo às pessoas que as realizam.

Em Process Mining, esse atributo oferece uma visão da performance das equipes e dos indivíduos. Ele é usado em Dashboards como “Carga de trabalho e produtividade da equipe” para analisar a distribuição do trabalho, identificar funcionários ou equipes sobrecarregados e avaliar a performance. Também ajuda a entender como diferentes comportamentos dos usuários podem gerar variações ou atrasos no processo, permitindo direcionar treinamentos ou alocar recursos.

Conecta as atividades do processo aos indivíduos, permitindo analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance da equipe e a alocação de recursos.

Geralmente disponível em registros de transações, logs de auditoria ou campos de atribuição de tarefas no sistema de origem.

O Status do contrato fornece uma visão do ponto em que o contrato está em seu ciclo de vida em determinado momento. Esse atributo geralmente é atualizado conforme o contrato avança por marcos importantes. Ele oferece um resumo de alto nível do progresso do contrato.

Esse atributo é extremamente útil para filtrar casos e analisar partes específicas do portfólio de contratos. Por exemplo, os analistas podem se concentrar em contratos “Ativos” para gerenciar obrigações ou em contratos “Parados” para entender as causas dos atrasos. Ele é um componente essencial do Dashboard “Performance do ciclo de vida dos contratos”, ajudando a visualizar o volume de contratos em cada etapa e medir o KPI “Taxa de contratos parados”.

Oferece uma visão de alto nível da etapa atual de um contrato, permitindo filtrar e analisar o portfólio de contratos por fase do ciclo de vida.

Esse é um campo de status principal no registro do contrato em um sistema CLM.

Tipo de contrato é um atributo categórico que classifica os contratos com base em sua natureza e finalidade jurídicas. Os tipos comuns incluem NDAs, MSAs, SOWs e acordos de vendas ou compras. Essa classificação fornece um contexto comercial essencial para o ciclo de vida do contrato.

Esse atributo é uma dimensão poderosa para análises comparativas. Ele permite que os analistas filtrem o mapa do processo e os KPIs para verificar se determinados tipos de contrato têm fluxos diferentes, tempos de ciclo mais longos ou taxas de retrabalho mais altas. Por exemplo, uma análise pode revelar que os MSAs levam significativamente mais tempo na revisão jurídica do que os NDAs, indicando a necessidade de redesenhar o processo para tipos de acordo mais complexos.

Permite segmentar e comparar processos, revelando como diferentes tipos de contrato afetam o tempo de ciclo, a complexidade e o risco.

Esse é um campo padrão no registro principal do contrato em qualquer sistema CLM.

O Valor do contrato quantifica a importância financeira de um contrato. Esse valor é um elemento essencial do contexto comercial, ajudando a priorizar contratos e entender seu impacto na organização. Normalmente, ele é expresso em uma moeda específica.

Em Process Mining, esse atributo é usado para analisar o impacto comercial da performance do processo. O Dashboard “Impacto comercial e throughput” usa esses dados para mostrar o valor dos contratos em processamento, parados ou executados. Ele permite priorizar contratos de alto valor e ajuda a responder perguntas como: “Nossos contratos mais valiosos estão parados nas aprovações?” ou “Qual é o valor dos contratos que não são renovados até a data prevista?”.

Quantifica o impacto financeiro dos contratos, permitindo priorizar e analisar como as ineficiências do processo afetam acordos de alto valor.

Localizado na seção de detalhes financeiros do registro principal do contrato em um sistema CLM ou ERP.

A Contagem de revisões acompanha o retrabalho pelo qual um contrato passa antes da execução. Cada vez que o documento é editado e uma nova versão é criada, essa contagem deve aumentar. Ela funciona como um indicador indireto da complexidade e do nível de disputa do processo de negociação.

Esse atributo mede diretamente a eficiência e é usado para calcular o KPI “Taxa de retrabalho contratual”. O Dashboard “Eficiência de negociação e retrabalho” usa esses dados para identificar contratos, contrapartes ou tipos de contrato que exigem um número excessivo de revisões. Contagens altas de revisões geralmente estão associadas a tempos de ciclo mais longos e podem indicar requisitos pouco claros, estratégias de negociação agressivas ou a necessidade de Templates padrão melhores.

Mede o nível de retrabalho e a complexidade da negociação, ajudando a identificar os fatores que causam ineficiência e tempos de ciclo longos.

Pode ser obtido de um campo de número de versão no documento do contrato ou derivado pela contagem das atividades “Contrato revisado” de cada caso.

A Data de vencimento é um campo de data crítico que marca o fim da vigência de um contrato. Ela orienta o ciclo de vida dos contratos ativos e é o principal gatilho para atividades de renovação ou rescisão. Gerenciar corretamente as datas de vencimento é essencial para evitar interrupções não intencionais em serviços ou receitas.

Em Process Mining, esse atributo é essencial para o Dashboard “Gestão de obrigações e renovações”. Ele é usado para calcular o KPI “Taxa de renovação no prazo”, comparando a data das atividades de renovação com a data de vencimento. Analisar contratos próximos do vencimento permite que as organizações gerenciem proativamente o pipeline de renovações e evitem perda de receita ou interrupções operacionais.

Essencial para gerenciar renovações e mitigar riscos, essa data ajuda a acompanhar marcos contratuais e garantir ações no prazo.

Esse é um campo de data importante no registro principal do contrato em um sistema CLM.