Seu Template de dados de Compras ao pagamento: Pedido de compra

A hora do evento registra a data e a hora em que uma atividade específica foi executada ou uma alteração de status foi registrada. Esse registro de data e hora fornece o contexto temporal de cada evento no ciclo de vida do pedido de compra.

No Process Mining, os registros de data e hora são fundamentais para calcular tempos de ciclo, durações e tempos de espera entre atividades. Ao ordenar cronologicamente os eventos de cada caso, é possível analisar a performance do processo, identificar gargalos onde há perda de tempo e monitorar a Conformidade com acordos de nível de serviço (SLAs).

Ele permite todas as análises baseadas em tempo, incluindo o cálculo do tempo de ciclo, a identificação de gargalos e o monitoramento da performance em relação a referências.

Normalmente, esse dado é encontrado em Event Logs, tabelas de histórico de alterações ou como um campo de data de criação ou lançamento em documentos transacionais.

O ID do pedido de compra é um código alfanumérico exclusivo atribuído a cada pedido, diferenciando-o de todos os demais. Ele funciona como referência central para todas as atividades, documentos e comunicações relacionadas a uma transação de compra específica.

No Process Mining, esse ID é fundamental para agrupar todos os eventos relacionados, como criação, aprovação, recebimento de produtos e faturamento, em uma única instância de processo ou "caso" de ponta a ponta. Analisar os processos por esse identificador permite reconstruir e visualizar todo o ciclo de vida de cada pedido de compra, desde sua criação até o encerramento final.

É o atributo fundamental que conecta todos os eventos relacionados em um único caso de processo, tornando possível analisar de ponta a ponta o ciclo de vida do pedido de compra.

Normalmente, este é um campo de chave primária encontrado na tabela de cabeçalho do pedido de compra ou no documento.

O nome da atividade descreve uma etapa ou alteração de status no processo do pedido de compra. Exemplos incluem "Pedido de compra criado", "Pedido de compra aprovado", "Recebimento de produtos lançado" e "Fatura recebida". Cada atividade representa um ponto distinto na jornada do processo.

Esse atributo é essencial para criar o mapa do processo, que representa visualmente o fluxo das atividades. Analisar a sequência e a frequência das diferentes atividades ajuda a identificar caminhos comuns, desvios, gargalos e ciclos de retrabalho, como eventos repetidos de aprovação ou alteração.

Ele forma a base do mapa do processo, permitindo visualizar e analisar o fluxo, as variações e as ineficiências do processo.

Essas informações normalmente são derivadas de códigos de transação, logs de alteração de status, tabelas de eventos ou tabelas de documentos de alteração associadas ao pedido de compra.

O atributo Sistema de origem identifica o sistema de informação de origem dos dados dos eventos, como um ERP, uma plataforma de compras ou um sistema legado. Isso é especialmente importante em ambientes onde o processo de compras e pagamentos abrange vários aplicativos integrados.

Conhecer o sistema de origem ajuda na validação dos dados, na solução de problemas e na compreensão de variações do processo que podem depender do sistema. Por exemplo, pedidos de compra originados em um sistema de compras eletrônicas podem seguir um caminho diferente e mais automatizado do que aqueles criados manualmente no ERP principal.

Ele fornece o contexto sobre a origem dos dados, algo fundamental para a governança e a validação dos dados e para analisar variações do processo entre diferentes sistemas.

Pode ser um valor estático adicionado durante a extração dos dados ou um campo nas tabelas de origem que indica o sistema de entrada.

Esse atributo registra a data e a hora do carregamento ou da atualização mais recente dos dados provenientes do sistema de origem. É um campo de metadados que se aplica a todo o conjunto de dados, e não a um único evento.

Essas informações são fundamentais para que os usuários entendam o nível de atualização dos dados que estão analisando. Elas ajudam a avaliar a relevância dos insights e garantem que as decisões sejam baseadas em dados tão atuais quanto necessário para a análise.

Ele informa aos usuários o nível de atualização dos dados, garantindo que entendam o período abrangido pela análise e a relevância dos resultados.

Esse registro de data e hora normalmente é gerado e armazenado pela ferramenta ou pelo processo de extração e transformação de dados (ETL).

A Categoria do item, também conhecida como Grupo de materiais ou Categoria de compras, classifica o tipo de produto ou serviço adquirido. Essa classificação estruturada ajuda a organizar e entender os gastos e o comportamento do processo de compras.

Analisar o processo por categoria de item pode revelar variações significativas. Por exemplo, o processo de compras de serviços complexos pode ter ciclos de aprovação mais longos e mais alterações do que o processo de compra de materiais de escritório padrão. Essa segmentação permite otimizar o processo e desenvolver estratégias específicas para cada categoria.

Permite analisar a performance do processo e os gastos por categoria, revelando como diferentes tipos de compra afetam a eficiência do processo.

Essas informações geralmente são armazenadas no nível dos itens do pedido de compra.

A Data de entrega solicitada é a data especificada no pedido de compra até a qual a organização espera receber os itens ou serviços do fornecedor. Essa data serve como referência para medir a performance de entrega do fornecedor.

Esse atributo é essencial para calcular o KPI 'Taxa de entrega no prazo'. Comparando a data de entrega solicitada com a data real de recebimento das mercadorias, as empresas podem avaliar a confiabilidade do fornecedor. A análise dos desvios ajuda a identificar problemas recorrentes relacionados a determinados fornecedores, itens ou locais de envio, fornecendo dados para conversas sobre performance.

É a referência para medir a performance de entrega do fornecedor e é essencial para calcular o KPI Taxa de entrega no prazo.

Essa data geralmente é um campo padrão no cabeçalho do pedido de compra ou nos detalhes dos itens.

O atributo Departamento especifica a unidade organizacional responsável pela compra. Geralmente, é o departamento que iniciou a solicitação ou cuja verba cobrirá a despesa, como 'TI', 'Marketing' ou 'Operações'.

Esse atributo é essencial para segmentar e comparar a performance do processo entre diferentes áreas da empresa. A análise por departamento pode revelar quais áreas têm os maiores tempos de ciclo, as maiores taxas de alteração ou o maior volume de compras fora do processo. Esses insights ajudam a adaptar as iniciativas de melhoria às necessidades e aos comportamentos específicos de cada departamento.

Permite segmentar a análise do processo por unidade de negócio, ajudando a comparar a performance e identificar problemas ou boas práticas específicos de cada departamento.

Essas informações geralmente estão disponíveis no cabeçalho do pedido de compra ou nos detalhes dos itens, muitas vezes vinculadas a um campo 'Cost Center' ou 'Department'.

O Nome do fornecedor identifica a parte externa contratada para fornecer os produtos ou serviços especificados no pedido de compra. É um dado mestre importante vinculado aos dados transacionais do pedido de compra.

Analisar o processo por fornecedor é essencial para gerenciar a performance dos fornecedores. Isso permite comparar fornecedores com base em métricas como taxas de entrega no prazo, taxas de devolução de mercadorias e frequência de alterações nos pedidos de compra. Esses insights podem orientar estratégias de sourcing, negociações com fornecedores e a gestão do relacionamento.

Permite analisar a performance dos fornecedores, comparando prazos de entrega, qualidade e atritos no processo entre diferentes fornecedores.

É obtido nos dados mestres de fornecedores e vinculado ao pedido de compra, geralmente no cabeçalho do documento.

O Nome do usuário identifica a pessoa responsável por executar um evento no processo. Pode ser quem criou a requisição, aprovou o pedido de compra ou registrou o recebimento de mercadorias. Isso garante a responsabilização e acrescenta uma dimensão humana ao fluxo do processo.

Analisar as atividades por usuário ajuda a entender a distribuição da carga de trabalho, identificar necessidades de treinamento e detectar possíveis problemas de conformidade. Por exemplo, você pode verificar se determinados usuários estão associados a altos índices de retrabalho ou atrasos, ou conferir se houve violações da segregação de funções.

Vincula as atividades do processo a pessoas específicas, permitindo analisar a carga de trabalho, a performance e a conformidade no nível do usuário.

Geralmente encontrado nos campos 'Created By', 'Changed By' ou 'User ID' dos logs de transações e cabeçalhos de documentos.

O Status do pedido de compra indica a etapa do pedido em seu ciclo de vida em determinado momento ou sua situação final. Os status comuns incluem 'Em aprovação', 'Aprovado', 'Enviado ao fornecedor', 'Recebido parcialmente', 'Fechado' ou 'Cancelado'.

Esse atributo é útil para filtrar e analisar grupos específicos de pedidos de compra. Por exemplo, a análise pode se concentrar exclusivamente nos pedidos abertos para identificar gargalos atuais ou nos pedidos cancelados para entender os motivos do cancelamento. Acompanhar a sequência de alterações de status também pode servir de base para definir as atividades do modelo de processo.

Permite filtrar os casos com base na etapa do ciclo de vida, possibilitando uma análise focada em pedidos abertos, fechados ou problemáticos.

É um campo de status padrão encontrado nos dados do cabeçalho do pedido de compra.

O Valor do pedido de compra representa o compromisso financeiro total do pedido. Ele pode ser analisado no nível do documento inteiro ou de cada item.

Esse atributo é fundamental para a análise financeira e a priorização. Ele permite filtrar os processos por valor, por exemplo, para focar em pedidos de compra de alto valor, que podem ter workflows de aprovação mais complexos ou maior impacto no negócio. Correlacionar o valor do pedido com os tempos de ciclo ou as taxas de retrabalho pode revelar se pedidos de alto valor são tratados com menos eficiência do que pedidos de baixo valor.

Acrescenta uma dimensão financeira ao processo, permitindo análises baseadas em valor para priorizar melhorias e entender os fatores que geram custos.

Esse valor está nos dados do cabeçalho do pedido de compra e geralmente é calculado como a soma dos valores de todos os itens.

O atributo Hora de término registra o momento em que uma atividade foi concluída. Embora muitos eventos de processo sejam atômicos e tenham a mesma hora de início e de término, algumas atividades, especialmente as manuais ou aquelas com duração mensurável, podem ter registros de data e hora distintos para início e término.

Ter uma hora de término permite calcular com precisão o tempo de processamento de atividades individuais. Isso é muito útil para identificar quais etapas consomem mais tempo e diferenciar o tempo de processamento, quando o trabalho está sendo realizado ativamente, do tempo de espera, que corresponde ao período ocioso entre as atividades.

Ele permite calcular com precisão o tempo de processamento das atividades, ajudando a diferenciar o tempo de trabalho ativo do tempo de espera no processo.

É encontrado em Event Logs ou dados de transações, às vezes como um campo separado de "Hora de término" ou "Data de conclusão". Se não estiver disponível, pode ser definido com o mesmo valor da hora do evento.

O ID da requisição de compra identifica o documento interno que iniciou o processo de compras. A requisição é a solicitação formal feita por um departamento ao departamento de compras para adquirir produtos ou serviços.

Esse ID permite conectar o processo do pedido de compra ao processo de requisição que o antecedeu. Assim, você pode fazer uma análise mais ampla de 'Requisição ao pedido', medindo o tempo entre a solicitação e a criação do pedido de compra. Isso ajuda a identificar atrasos na transferência entre os solicitantes e a equipe de compras.

Vincula o pedido de compra à solicitação que o originou, permitindo analisar o tempo de ciclo da etapa anterior, da requisição ao pedido.

Geralmente é armazenado como um campo de referência no cabeçalho do pedido de compra ou nos dados dos itens.

O atributo Moeda especifica a unidade monetária usada no Valor do pedido de compra e em outros campos financeiros. Ele é essencial para interpretar e agregar corretamente os dados financeiros, especialmente em organizações multinacionais que operam com várias moedas.

Na análise, esse atributo garante que as métricas financeiras sejam comparadas em uma base equivalente. Ele é necessário para qualquer Dashboard ou KPI que envolva valores monetários, permitindo a conversão de moedas e a geração de relatórios adequadas para oferecer uma visão financeira precisa do processo de compras.

Fornece o contexto necessário para todos os valores monetários, garantindo relatórios e comparações financeiras precisos, especialmente em operações globais.

Esse código geralmente é armazenado no cabeçalho do pedido de compra, junto do valor total.

O Solicitante é a pessoa da organização que iniciou a necessidade de compra, geralmente criando a requisição de compra anterior. Ele é diferente do usuário que pode ter criado o documento do pedido de compra no sistema, normalmente alguém do departamento de compras.

Analisar os dados por solicitante pode ajudar a identificar padrões de comportamento nas compras. Por exemplo, determinados solicitantes podem fazer pedidos urgentes com frequência ou pedidos que exigem alterações recorrentes. Essas informações podem ser usadas para oferecer treinamento direcionado sobre as políticas de compras ou melhorar a especificação dos requisitos desde a origem.

Identifica o usuário de negócio que iniciou a compra, ajudando a analisar comportamentos de compra e melhorar o processo de especificação dos requisitos.

Essas informações geralmente vêm da requisição de compra associada ou são armazenadas no próprio pedido de compra, no campo 'Requester'.