Seu Template de dados de compras, da requisição ao pagamento: pedido de compra

A data e hora do evento registram quando uma atividade específica foi executada ou quando uma mudança de status foi registrada. Essas informações dão contexto temporal a cada evento no ciclo de vida do pedido de compra.

Em Process Mining, as datas e horas são fundamentais para calcular tempos de ciclo, durações e tempos de espera entre atividades. Ao ordenar cronologicamente os eventos de cada caso, você consegue analisar a performance do processo, identificar gargalos que causam perda de tempo e acompanhar a Conformidade com os acordos de nível de serviço (SLAs).

Este atributo viabiliza todas as análises baseadas em tempo, incluindo o cálculo do tempo de ciclo, a identificação de gargalos e o acompanhamento da performance em relação aos parâmetros de referência.

Em geral, esta informação está nos logs de eventos, nas tabelas de histórico de alterações ou em um campo de data de criação ou lançamento dos documentos transacionais.

O ID do pedido de compra é um código alfanumérico exclusivo atribuído a cada pedido, que o diferencia de todos os demais. Ele serve como referência central para todas as atividades, documentos e comunicações relacionados a uma transação de compra específica.

Em Process Mining, esse ID é essencial para agrupar todos os eventos relacionados, como criação, aprovação, recebimento de mercadorias e faturamento, em uma única instância de processo de ponta a ponta, ou “caso”. Analisar os processos por esse identificador permite reconstruir e visualizar todo o ciclo de vida de cada pedido de compra, desde a criação até o encerramento final.

Este é o atributo fundamental que conecta todos os eventos relacionados em um único caso do processo e permite analisar o ciclo de vida do pedido de compra de ponta a ponta.

Em geral, este é um campo de chave primária na tabela de cabeçalho ou no documento do pedido de compra.

O nome da atividade descreve uma etapa ou mudança de status no processo do pedido de compra. Alguns exemplos são “Pedido de compra criado”, “Pedido de compra aprovado”, “Recebimento de mercadorias registrado” e “Fatura recebida”. Cada atividade representa um momento específico do processo.

Este atributo é essencial para criar o mapa do processo, que representa visualmente o fluxo das atividades. Analisar a sequência e a frequência das diferentes atividades ajuda a identificar caminhos comuns, desvios, gargalos e ciclos de retrabalho, como aprovações ou alterações repetidas.

Este atributo é a base do mapa do processo e permite visualizar e analisar o fluxo, as variações e as ineficiências do processo.

Em geral, esta informação é obtida de códigos de transação, logs de mudança de status, tabelas de eventos ou tabelas de documentos de alteração associados ao pedido de compra.

O atributo Sistema de origem identifica o sistema de informação de onde vêm os dados do evento, como um ERP, uma plataforma de compras ou um sistema legado. Isso é especialmente importante em ambientes nos quais o processo de compras a pagamento passa por vários aplicativos integrados.

Conhecer o sistema de origem ajuda a validar os dados, solucionar problemas e entender variações do processo que podem depender do sistema. Por exemplo, pedidos de compra criados em um sistema de compras eletrônicas podem seguir um caminho diferente e mais automatizado do que aqueles criados manualmente no ERP principal.

Este atributo informa a origem dos dados, o que é essencial para a governança e a validação dos dados e para analisar variações do processo entre diferentes sistemas.

Este pode ser um valor estático adicionado durante a extração dos dados ou um campo nas tabelas de origem que indica o sistema em que o registro foi criado.

Este atributo registra a data e hora do carregamento ou da atualização mais recente dos dados do sistema de origem. É um campo de metadados que se aplica ao conjunto de dados inteiro, e não a um único evento.

Esta informação é essencial para que você entenda o nível de atualização dos dados analisados. Ela ajuda a avaliar a relevância dos insights e garante que as decisões se baseiem em dados tão atuais quanto a análise exige.

Este atributo informa se os dados estão atualizados, ajudando você a entender o período coberto pela análise e a relevância dos resultados.

Em geral, esta data e hora são geradas e armazenadas pela ferramenta ou pelo processo de extração e transformação de dados (ETL).

A categoria do item, também chamada de grupo de materiais ou categoria de compras, classifica o tipo de produto ou serviço adquirido. Essa classificação estruturada ajuda a organizar e entender os gastos com compras e o comportamento do processo.

Analisar o processo por categoria de item pode revelar diferenças importantes. Por exemplo, a compra de serviços complexos pode ter ciclos de aprovação mais longos e mais alterações do que a compra de materiais de escritório padrão. Essa segmentação permite otimizar o processo e desenvolver estratégias específicas para cada categoria.

Permite analisar a performance do processo e os gastos por categoria, revelando como diferentes tipos de compra afetam a eficiência do processo.

Essas informações geralmente ficam no nível dos itens do pedido de compra.

A data de entrega solicitada é a data indicada no pedido de compra até a qual a organização espera receber os produtos ou serviços do fornecedor. Ela serve como referência para medir a performance de entrega dos fornecedores.

Esse atributo é essencial para calcular o KPI de taxa de entregas no prazo. Ao comparar a data de entrega solicitada com a data real de recebimento das mercadorias, a empresa pode avaliar a confiabilidade do fornecedor. A análise dos desvios ajuda a identificar problemas recorrentes relacionados a determinados fornecedores, itens ou locais de entrega e fornece dados para conversas sobre performance.

É a referência para medir a performance de entrega dos fornecedores e é essencial para calcular o KPI de taxa de entregas no prazo.

Essa data geralmente é um campo padrão no cabeçalho do pedido de compra ou nos detalhes dos itens.

O atributo Departamento indica a unidade organizacional responsável pela compra. Em geral, é o departamento que iniciou a solicitação ou cuja verba cobrirá a despesa, como 'TI', 'Marketing' ou 'Operações'.

Esse atributo é essencial para segmentar e comparar a performance do processo entre diferentes áreas da empresa. A análise por departamento pode revelar quais áreas têm os maiores tempos de ciclo, mais alterações ou mais compras fora do processo estabelecido. Esses insights ajudam a direcionar iniciativas de melhoria às necessidades e aos comportamentos de cada departamento.

Permite segmentar a análise do processo por unidade de negócio, comparar a performance e identificar problemas ou boas práticas específicos de cada departamento.

Essas informações geralmente estão no cabeçalho do pedido de compra ou nos detalhes dos itens, muitas vezes em um campo chamado 'Centro de custo' ou 'Departamento'.

O nome de usuário identifica a pessoa responsável por executar um evento no processo. Pode ser quem criou a requisição, aprovou o pedido de compra ou registrou o recebimento de mercadorias. Esse dado permite identificar responsabilidades e acrescenta uma dimensão humana ao fluxo do processo.

Analisar as atividades por usuário ajuda a entender a distribuição da carga de trabalho, identificar necessidades de treinamento e detectar possíveis problemas de conformidade. Por exemplo, você pode verificar se determinados usuários estão associados a mais retrabalho ou atrasos, ou identificar violações da segregação de funções.

Relaciona as atividades do processo a pessoas específicas, permitindo analisar a carga de trabalho, a performance e a conformidade por usuário.

Geralmente encontrado nos campos 'Criado por', 'Alterado por' ou 'ID do usuário' dos registros de transações e cabeçalhos de documentos.

O nome do fornecedor identifica a parte externa contratada para fornecer os produtos ou serviços especificados no pedido de compra. É um dado mestre importante, vinculado aos dados transacionais do pedido.

Analisar o processo por fornecedor é essencial para gerenciar a performance dos fornecedores. Isso permite comparar fornecedores com base em métricas como entregas no prazo, devoluções de mercadorias e frequência de alterações nos pedidos de compra. Esses insights podem orientar estratégias de compras, negociações com fornecedores e a gestão do relacionamento.

Permite analisar a performance dos fornecedores e comparar prazos de entrega, qualidade e atritos no processo entre diferentes fornecedores.

Esses dados vêm do cadastro mestre de fornecedores e são vinculados ao pedido de compra, geralmente no cabeçalho do documento.

O status do pedido de compra indica a etapa em que o pedido está no ciclo de vida em determinado momento ou sua situação final. Os status mais comuns incluem 'Em aprovação', 'Aprovado', 'Enviado ao fornecedor', 'Recebido parcialmente', 'Fechado' ou 'Cancelado'.

Esse atributo ajuda a filtrar e analisar grupos específicos de pedidos de compra. Por exemplo, você pode analisar apenas os pedidos em aberto para identificar gargalos atuais ou os pedidos cancelados para entender os motivos do cancelamento. Acompanhar a sequência de alterações de status também pode servir de base para definir as atividades do modelo de processo.

Permite filtrar os casos pela etapa do ciclo de vida e concentrar a análise em pedidos em aberto, fechados ou com problemas.

Esse campo de status padrão fica nos dados do cabeçalho do pedido de compra.

O valor do pedido de compra representa o compromisso financeiro total do pedido. Ele pode ser analisado no documento como um todo ou em cada item.

Esse atributo é fundamental para a análise financeira e a priorização. Ele permite filtrar processos por valor, por exemplo, para concentrar a análise em pedidos de compra de alto valor, que podem exigir fluxos de aprovação mais complexos ou ter maior impacto para a empresa. Relacionar o valor do pedido aos tempos de ciclo ou às taxas de retrabalho pode revelar se os pedidos de alto valor são processados com menos eficiência do que os de baixo valor.

Acrescenta uma dimensão financeira ao processo, permitindo analisar os valores para priorizar melhorias e entender os fatores que geram custos.

Esse valor fica nos dados do cabeçalho do pedido de compra e costuma ser calculado pela soma dos valores de todos os itens.

O atributo Hora de término registra o horário de conclusão de uma atividade. Embora muitos eventos de processo sejam atômicos e tenham o mesmo horário de início e término, algumas atividades, especialmente as manuais ou com duração mensurável, podem ter horários de início e término diferentes.

Com o horário de término, é possível calcular com precisão o tempo de processamento de cada atividade. Isso ajuda a identificar quais etapas consomem mais tempo e a diferenciar o tempo de processamento, quando o trabalho está sendo realizado, do tempo de espera, quando não há atividade entre uma etapa e outra.

Permite calcular com precisão o tempo de processamento das atividades e distinguir o tempo de trabalho ativo do tempo de espera no processo.

Encontrado em registros de eventos ou dados de transações, às vezes em um campo separado chamado 'Hora de término' ou 'Data de conclusão'. Se esse dado não estiver disponível, você pode usar o mesmo valor do horário do evento.

O ID da requisição de compra identifica o documento interno que deu início ao processo de compras. A requisição é a solicitação formal de um departamento à equipe de compras para adquirir produtos ou serviços.

Esse ID permite relacionar o processo do pedido de compra ao processo anterior de requisição. Assim, você pode analisar o ciclo mais amplo de requisição até pedido e medir o tempo entre a solicitação e a criação do pedido de compra. Isso ajuda a identificar atrasos na transferência entre quem solicita e a equipe de compras.

Relaciona o pedido de compra à solicitação que o originou e permite analisar o tempo de ciclo desde a requisição até o pedido.

Geralmente armazenado como campo de referência no cabeçalho do pedido de compra ou nos dados dos itens.

O atributo Moeda indica a unidade monetária usada no valor do pedido de compra e em outros campos financeiros. Ele é essencial para interpretar e agregar corretamente os dados financeiros, especialmente em organizações multinacionais que operam com várias moedas.

Na análise, esse atributo garante que as métricas financeiras sejam comparadas em bases equivalentes. É necessário para qualquer Dashboard ou KPI que envolva valores monetários, pois permite converter moedas e gerar relatórios corretamente, oferecendo uma visão financeira precisa do processo de compras.

Fornece o contexto necessário para interpretar todos os valores monetários e garante relatórios e comparações financeiras precisos, especialmente em operações globais.

Esse código geralmente fica no cabeçalho do pedido de compra, junto com o valor total.

O solicitante é a pessoa da organização que identificou a necessidade de uma compra, geralmente criando a requisição de compra correspondente. Ele não é necessariamente quem criou o documento do pedido de compra no sistema, função que costuma ser desempenhada por alguém da equipe de compras.

Analisar os dados por solicitante pode ajudar a identificar padrões de comportamento nas compras. Por exemplo, alguns solicitantes podem fazer pedidos urgentes com frequência ou pedidos que exigem muitas alterações. Essas informações podem orientar treinamentos específicos sobre as políticas de compras ou ajudar a melhorar a definição dos requisitos desde o início.

Identifica a pessoa da empresa que iniciou a compra, ajudando a analisar os comportamentos de compra e a melhorar a definição dos requisitos.

Essas informações geralmente vêm da requisição de compra associada ou ficam em um campo chamado 'Solicitante' no próprio pedido de compra.