Seu Template de dados de gestão de contratos

O Contract ID funciona como o identificador definitivo do caso, vinculando exclusivamente todos os eventos e atividades relacionados a um contrato específico. Cada registro no Event Log corresponde a uma ação realizada em um contrato, e esse ID agrupa essas ações.

Na análise de Process Mining, esse atributo é fundamental para reconstruir a jornada completa de cada contrato. Ele permite visualizar os fluxos do processo, calcular os tempos de ciclo da solicitação à execução e segmentar a análise com base nas características individuais dos contratos.

Esta é a chave essencial para acompanhar toda a jornada de um contrato. Sem ela, você não consegue analisar o fluxo do processo de ponta a ponta nem calcular KPIs no nível do caso.

Normalmente, esta é a chave primária da tabela principal Contracts no Agiloft.

Este atributo fornece a data e a hora de cada atividade registrada no histórico do contrato. Ele estabelece a ordem cronológica dos eventos, algo essencial para a descoberta e a análise do processo.

O Start Time é usado para calcular as durações entre atividades, identificar gargalos e medir os tempos de ciclo. Ele é a base de praticamente todos os KPIs relacionados a tempo, como 'Average Contract Cycle Time' e 'Average Approval Phase Duration'.

Este registro de data e hora é essencial para ordenar eventos, calcular durações e analisar a performance do processo ao longo do tempo. Sem ele, o Process Mining é impossível.

Corresponde ao registro de data e hora de uma ação registrada nas tabelas de histórico ou de audit trail do contrato no Agiloft.

Este atributo descreve a etapa realizada no processo, como 'Contract Drafted', 'Legal Review Conducted' ou 'Contract Executed/Signed'. Essas atividades são os blocos de construção do mapa do processo.

Analisar a sequência e a frequência das atividades ajuda a identificar o fluxo principal do processo, descobrir desvios ou ciclos de retrabalho e apontar quais etapas são mais comuns ou demoradas. É essencial para criar Dashboards como 'Overall Contract Lifecycle Overview' e 'Contract Drafting Process Variants'.

As atividades definem as etapas do seu mapa de processo. Este atributo é necessário para visualizar o fluxo do processo e entender qual trabalho está sendo realizado.

Derivado da ação ou da alteração de status registrada nas tabelas de histórico ou de audit trail do contrato no Agiloft.

Este atributo identifica a origem dos dados de gestão de contratos. Para este processo, o valor será sempre 'Agiloft'.

Em análises corporativas mais amplas que combinam dados de vários sistemas, este campo é essencial para a linhagem dos dados e para garantir que as análises tenham o escopo correto. Ele fornece contexto e rastreabilidade aos dados.

Identifica a origem dos dados, algo essencial para a governança de dados, a solução de problemas e a integração de dados de várias fontes.

Este é um valor estático que deve ser adicionado durante o processo de extração e transformação dos dados.

Este atributo fornece o registro de data e hora da extração de dados mais recente. Ele é essencial para entender a atualidade dos dados analisados e gerenciar os cronogramas de atualização.

Os usuários dependem desse registro de data e hora para confirmar que estão visualizando informações atualizadas e entender o período abrangido pela análise. É um metadado essencial para qualquer análise confiável orientada por dados.

Garante que os usuários saibam o quanto os dados estão atualizados, algo fundamental para tomar decisões de negócio precisas e no momento certo.

Este registro de data e hora é gerado e adicionado durante o processo de extração, transformação e carregamento (ETL) dos dados.

A data de expiração é um campo de data crítico que determina o fim do prazo de vigência do contrato. Ela é essencial para gerenciar renovações e encerramentos, além de evitar expirações ou renovações automáticas não planejadas.

Esse atributo é a base do Dashboard “Upcoming Contract Deadlines & Status” e do KPI “On-Time Contract Action Rate”. Ele permite que a empresa gerencie proativamente os eventos de fim de vigência dos contratos, garantindo que renovações ou encerramentos sejam tratados no prazo e evitando o descumprimento de datas importantes.

É essencial para a gestão proativa de contratos, ajudando a empresa a evitar o descumprimento de prazos de renovação ou encerramento.

Este é um campo de data padrão na tabela principal Contracts do Agiloft.

Este atributo fornece o contexto departamental do contrato, como 'Sales', 'Legal', 'Procurement' ou 'Finance'. Essas informações podem estar associadas ao responsável pelo contrato ou ao usuário que realizou uma atividade específica.

Esta dimensão é essencial para o Dashboard 'Contract Cycle Time Variability Factors'. Ela permite filtrar e comparar a performance do processo entre diferentes departamentos, revelando se determinados departamentos têm tempos de ciclo mais longos, mais retrabalho ou fluxos diferentes. Por exemplo, você pode analisar se os contratos originados em Sales demoram mais para passar pela revisão jurídica do que os contratos de Procurement.

Permite comparar a performance entre unidades de negócio, ajudando a identificar problemas ou boas práticas específicos de cada departamento.

Essas informações podem ser associadas a partir das tabelas de perfil dos usuários ou estar armazenadas diretamente no registro do contrato no Agiloft.

Enquanto o Start Time indica quando uma atividade começou, o End Time marca sua conclusão. A diferença entre os dois representa o tempo de processamento dessa atividade específica.

No Process Mining, ter Start Time e End Time permite uma análise mais detalhada da utilização de recursos e dos tempos de espera em comparação com os tempos de trabalho ativo. Por exemplo, é possível distinguir o tempo em que uma revisão jurídica foi efetivamente realizada do tempo em que ficou aguardando em uma fila. Isso apoia o KPI 'Legal Review Processing Time'.

Permite calcular o tempo real de processamento de uma atividade, separando o tempo de trabalho ativo do tempo de espera para uma análise mais precisa dos gargalos.

Em alguns sistemas, esse dado está disponível diretamente. Muitas vezes, ele é inferido como o Start Time da próxima atividade no caso. No Agiloft, pode ser necessário derivá-lo do audit trail.

Esse atributo identifica a outra organização ou pessoa que assina o contrato. A contraparte pode influenciar significativamente o processo de negociação, o prazo e os termos do acordo.

Analisar a performance do processo por contraparte é um dos principais objetivos dos Dashboards “Contract Cycle Time Variability Factors” e “Negotiation Redline Frequency”. Isso ajuda a identificar quais parceiros levam a negociações mais longas ou a mais revisões, permitindo adaptar as estratégias de negociação e melhorar a gestão do relacionamento.

Ajuda a identificar como diferentes parceiros externos impactam os prazos e a complexidade das negociações contratuais, permitindo fazer previsões e definir estratégias melhores.

Este é um campo padrão na tabela principal Contracts ou vinculado a uma tabela Companies/Accounts no Agiloft.

Este atributo identifica a pessoa responsável por concluir uma determinada etapa do processo, como quem elaborou o contrato ou o advogado que realizou a revisão jurídica. Normalmente, ele é obtido das informações do usuário associadas a uma ação no audit trail do sistema.

Analisar por usuário é essencial para o Dashboard 'Contract Resource Workload Analysis', pois ajuda a identificar a distribuição da carga de trabalho, as variações de performance entre pessoas e as oportunidades de treinamento. Também ajuda a rastrear a responsabilidade por ações específicas.

Permite analisar a carga de trabalho, comparar a performance e identificar gargalos ou boas práticas específicos de cada recurso.

Normalmente encontrado nas tabelas de histórico ou de audit trail do contrato, vinculado ao usuário que realizou a alteração.

Esse atributo indica a etapa atual do contrato, como “Drafting”, “In Review”, “Executed”, “Expired” ou “Terminated”. Ele mostra em que ponto o contrato está em determinado momento.

No Process Mining, a mudança de status ao longo do tempo costuma definir as próprias atividades. Como atributo no nível do caso, ele é útil para filtrar a análise e focar apenas em contratos ativos, executados ou expirados. Ele dá suporte direto ao Dashboard “Upcoming Contract Deadlines & Status”.

Fornece uma visão rápida da etapa atual do contrato, permitindo filtrar e segmentar a análise de casos em andamento e concluídos.

Este é um campo padrão na tabela principal Contracts do Agiloft.

O tipo de contrato é um campo de categorização essencial que define a natureza e o Template do acordo. Diferentes tipos de contrato geralmente seguem variantes distintas do processo, têm níveis diferentes de complexidade e envolvem diferentes partes interessadas.

Esse atributo é essencial para a análise comparativa e é um dos principais fatores dos Dashboards “Contract Cycle Time Variability Factors” e “Negotiation Redline Frequency”. Ao segmentar o processo por tipo de contrato, os analistas conseguem descobrir por que determinados tipos demoram mais, exigem mais revisões ou se desviam do processo padrão com mais frequência.

Explica variações significativas na complexidade, na duração e no risco do processo. É um atributo fundamental para uma segmentação de processos relevante.

Este é um campo padrão na tabela principal Contracts do Agiloft.

Esse atributo representa o valor financeiro total do contrato, seja como receita, custo ou compromisso. Esse valor costuma ser um fator importante para definir o nível de análise e a complexidade do processo de aprovação.

O valor do contrato é essencial para o Dashboard “Executed Contract Value & Volume Trends”, permitindo analisar o impacto financeiro da performance do processo. Ele também pode ser usado para correlacionar o valor do contrato com o tempo de ciclo e revelar se contratos de alto valor demoram significativamente mais para serem processados. Isso ajuda a priorizar contratos de alto valor e otimizar seus Workflows.

Fornece contexto financeiro ao processo, permitindo análises baseadas em valor, priorização e compreensão do impacto dos atrasos no negócio.

Este é um campo padrão na tabela principal Contracts do Agiloft.

Esse atributo acompanha o número de iterações pelas quais um contrato passa, especialmente durante as fases de elaboração e negociação. Uma contagem alta de revisões geralmente indica problemas nos Templates, negociações complexas ou requisitos iniciais pouco claros.

Essa métrica dá suporte direto ao Dashboard “Negotiation Redline Frequency” e ao KPI “Contract Redline Frequency”. Analisar a contagem de revisões ajuda a identificar quais tipos de contrato ou contrapartes geram mais idas e vindas, fornecendo insights para simplificar a elaboração e a negociação.

Quantifica o retrabalho e a complexidade das negociações, ajudando a identificar oportunidades para melhorar a qualidade dos Templates e as estratégias de negociação.

Normalmente é obtido contando as ocorrências das atividades “Contract Redlined/Revised” para cada ID de contrato no Event Log.

Esse atributo define o prazo do Service Level Agreement (SLA) para atividades específicas de revisão. Ele estabelece uma expectativa clara para os tempos de resposta e é usado para medir a performance em relação às metas internas.

Essa data é essencial para alimentar o Dashboard “SLA Adherence for Contract Reviews” e o KPI associado “SLA Adherence Rate for Reviews”. Ao comparar o tempo real de conclusão das atividades de revisão com essa data de vencimento, o sistema consegue determinar se o processo está cumprindo seus objetivos de nível de serviço e destacar as áreas em que os SLAs são descumpridos com frequência.

Permite medir a performance em relação aos prazos internos, algo essencial para fazer cumprir os SLAs e melhorar os tempos de resposta das revisões.

Pode ser um campo calculado no Agiloft, baseado na data de envio do contrato e em regras de SLA predefinidas, ou um campo de data preenchido manualmente.

Essa métrica mede o tempo necessário para um contrato passar por todas as aprovações internas e jurídicas necessárias. Normalmente, começa quando a primeira atividade de revisão é iniciada, como “Internal Review Submitted”, e termina quando a última aprovação necessária é recebida.

Esse atributo é a base do KPI “Average Approval Phase Duration” e um componente essencial do Dashboard “Review & Approval Bottleneck Analysis”. Ele isola uma etapa crítica do ciclo de vida do contrato, permitindo analisar de forma direcionada o que causa atrasos nas revisões e aprovações.

Isola e quantifica o tempo gasto na etapa de aprovação, ajudando a identificar e resolver gargalos nessa fase crítica.

Calculada a partir do Event Log, encontrando a diferença de tempo entre o início da primeira atividade de aprovação e o fim da última para cada contrato.

Essa métrica mede o tempo desde o início das negociações com a parte externa, como “Counterparty Negotiation Started”, até a obtenção de um acordo final aprovado pela contraparte.

Essa é a métrica central do Dashboard “Negotiation Phase Cycle Time” e do KPI “Average Negotiation Phase Time”. Analisar essa duração ajuda a entender a eficiência do processo de negociação, identificar quais tipos de contrato ou contrapartes levam a negociações prolongadas e encontrar oportunidades para simplificar as interações.

Mede a eficiência da etapa de negociação, fornecendo insights para ajudar a reduzir o tempo gasto nas interações com partes externas.

Calculada a partir do Event Log, medindo o tempo entre a atividade “Counterparty Negotiation Started” e uma atividade de encerramento, como “Counterparty Approval Received”.

Esse atributo diferencia as atividades executadas por pessoas das atividades executadas pelo sistema, como atualizações automáticas de status, notificações ou Workflows acionados pelo sistema.

Na análise, ele ajuda a entender o nível de automação do processo de gestão de contratos. Pode ser usado para medir o impacto das iniciativas de automação, identificar oportunidades para automatizar outras etapas e garantir que as etapas automatizadas estejam funcionando como esperado sem criar gargalos.

Ajuda a medir o grau de automação do processo e identificar quais etapas são executadas por sistemas e quais são executadas por pessoas.

Obtido pela identificação de contas de usuário específicas do sistema, como “System” e “Admin”, no histórico de atividades ou pela sinalização de tipos específicos de atividades automatizadas.

Esse atributo especifica qual Template padrão, se houver, foi usado como ponto de partida para o contrato. A consistência no uso de Templates é essencial para um processo de elaboração eficiente.

Analisar esse atributo ajuda a dar suporte aos KPIs “Contract Drafting Rework Rate” e “First-Pass Internal Approval Rate”. Ao comparar a performance de contratos criados a partir de diferentes Templates, ou sem Template, as organizações conseguem identificar quais Templates são mais eficazes e onde os esforços de padronização são mais necessários.

Ajuda a avaliar a eficácia dos Templates padrão e promove a padronização, o que pode reduzir significativamente o tempo de elaboração e o retrabalho.

Pode ser um campo no registro do contrato no Agiloft, preenchido quando um contrato é criado a partir de um Template.

Esse atributo é obtido comparando o timestamp real de conclusão de uma atividade de revisão, como “Internal Review Performed”, com o campo “ReviewSlaDueDate”. O valor será “true” se a revisão tiver sido concluída no prazo e “false” se tiver atrasado.

Esse indicador alimenta diretamente o Dashboard “SLA Adherence for Contract Reviews”, permitindo visualizar facilmente as taxas de conformidade. Ele simplifica o cálculo do KPI “SLA Adherence Rate for Reviews” ao permitir uma contagem simples dos valores true e false.

Fornece um resultado binário claro sobre o cumprimento do SLA, facilitando a medição, a visualização e a geração de relatórios sobre a conformidade com os prazos internos.

Calculado comparando o “EventTime” de uma atividade de conclusão de revisão com o “ReviewSlaDueDate” de cada contrato.

Esse atributo identifica o recurso jurídico específico responsável pela atividade “Legal Review Conducted”. Ele oferece uma visão mais detalhada da carga de trabalho do que um campo geral “User”, que pode incluir várias funções diferentes.

Isso é valioso para o Dashboard “Contract Resource Workload Analysis”, permitindo uma análise focada da capacidade e da performance do time jurídico. Ele ajuda a responder perguntas sobre o equilíbrio da carga de trabalho dentro do time jurídico e sobre a associação entre revisores específicos e tempos de revisão mais longos, dando suporte ao KPI “Average Legal Review Processing Time”.

Permite uma análise detalhada da carga de trabalho e da performance especificamente da função de revisão jurídica, ajudando a gerenciar os recursos do time jurídico com eficiência.

Pode ser um campo específico do contrato para o advogado responsável ou ser obtido do nome do usuário associado à atividade de revisão jurídica.