Seu Template de dados para gestão de contratos

O ID do contrato é o identificador definitivo do caso, vinculando de forma exclusiva todos os eventos e as atividades relacionados a um contrato específico. Cada registro no Event Log corresponde a uma ação realizada em um contrato, e esse ID agrupa essas ações.

Na análise de Process Mining, esse atributo é fundamental para reconstruir a jornada completa de cada contrato. Ele permite visualizar os fluxos do processo, calcular os tempos de ciclo da solicitação à execução e segmentar a análise com base nas características de cada contrato.

Esta é a chave essencial para acompanhar toda a jornada de um contrato. Sem ela, não é possível analisar o fluxo do processo de ponta a ponta nem calcular KPIs por caso.

Em geral, esta é a chave primária da tabela principal de contratos no Agiloft.

Este atributo informa a data e a hora de cada atividade registrada no histórico do contrato. Ele estabelece a ordem cronológica dos eventos, essencial para descobrir e analisar o processo.

A hora de início é usada para calcular a duração entre atividades, identificar gargalos e medir os tempos de ciclo. Ela é a base de praticamente todos os KPIs relacionados ao tempo, como 'Tempo médio de ciclo do contrato' e 'Duração média da fase de aprovação'.

Este timestamp é essencial para ordenar eventos, calcular durações e analisar a performance do processo ao longo do tempo. Sem ele, não é possível fazer Process Mining.

Corresponde ao timestamp de uma ação registrada no histórico do contrato ou nas tabelas de trilha de auditoria do Agiloft.

Este atributo descreve a etapa realizada no processo, como 'Minuta do contrato elaborada', 'Revisão jurídica realizada' ou 'Contrato executado/assinado'. Essas atividades são os elementos que compõem o mapa do processo.

Analisar a sequência e a frequência das atividades ajuda a identificar o fluxo principal do processo, encontrar desvios ou ciclos de retrabalho e apontar as etapas mais comuns ou demoradas. Esse atributo é essencial para criar Dashboards como 'Visão geral do ciclo de vida do contrato' e 'Variações no processo de elaboração de contratos'.

As atividades definem as etapas do mapa do processo. Este atributo é necessário para visualizar o fluxo do processo e entender o trabalho realizado.

Derivado da ação ou da alteração de status registrada no histórico do contrato ou nas tabelas de trilha de auditoria do Agiloft.

Este atributo identifica a origem dos dados de gestão de contratos. Neste processo, o valor será sempre 'Agiloft'.

Em análises corporativas mais amplas, que combinam dados de vários sistemas, este campo é essencial para rastrear a linhagem dos dados e garantir que as análises tenham o escopo correto. Ele dá contexto e rastreabilidade aos dados.

Identifica a origem dos dados, essencial para a governança de dados, a solução de problemas e a integração de dados de várias fontes.

Este é um valor estático, que deve ser adicionado durante a extração e transformação dos dados.

Este atributo informa o timestamp da extração de dados mais recente. Ele é essencial para entender o grau de atualização dos dados analisados e gerenciar os cronogramas de atualização.

Os usuários consultam esse timestamp para confirmar se estão vendo informações atualizadas e entender o período coberto pela análise. É um metadado importante para qualquer análise confiável baseada em dados.

Ajuda os usuários a saberem o quanto os dados estão atualizados, algo essencial para tomar decisões de negócio precisas e no momento certo.

Este timestamp é gerado e adicionado durante o processo de extração, transformação e carregamento de dados (ETL).

A data de vencimento é um campo essencial que determina o fim da vigência ativa do contrato. Ela é fundamental para gerenciar renovações e encerramentos e evitar vencimentos ou renovações automáticas indesejados.

Este atributo é a base do Dashboard 'Prazos e status dos contratos próximos do vencimento' e do KPI 'Taxa de ações contratuais realizadas no prazo'. Ele permite que a empresa gerencie proativamente o fim da vigência dos contratos, garantindo que renovações ou encerramentos sejam tratados no momento certo e evitando prazos perdidos.

Essencial para a gestão proativa de contratos, pois ajuda a empresa a não perder os prazos de renovação ou encerramento.

Este é um campo de data padrão na tabela principal de contratos do Agiloft.

Este atributo fornece o contexto departamental do contrato, como 'Vendas', 'Jurídico', 'Compras' ou 'Finanças'. Essas informações podem estar associadas ao responsável pelo contrato ou ao usuário que realizou uma atividade específica.

Esta dimensão é essencial para o Dashboard 'Fatores de variação do tempo de ciclo do contrato'. Ela permite filtrar e comparar a performance do processo entre departamentos, revelando se alguns têm tempos de ciclo mais longos, mais retrabalho ou fluxos diferentes. Por exemplo, você pode analisar se os contratos originados em Vendas levam mais tempo para passar pela revisão jurídica do que os originados em Compras.

Permite comparar a performance entre unidades de negócio e ajuda a identificar problemas ou boas práticas específicos de cada departamento.

Essas informações podem ser obtidas nas tabelas de perfil do usuário ou estar armazenadas diretamente no registro do contrato no Agiloft.

Enquanto a hora de início indica quando uma atividade começou, a hora de término marca sua conclusão. A diferença entre as duas corresponde ao tempo de processamento dessa atividade.

Em Process Mining, ter as horas de início e de término permite analisar com mais detalhes a utilização de recursos e comparar o tempo de espera com o tempo de trabalho ativo. Por exemplo, é possível distinguir o tempo dedicado à revisão jurídica do tempo em que ela ficou aguardando na fila. Isso dá suporte ao KPI 'Tempo de processamento da revisão jurídica'.

Permite calcular o tempo real de processamento de uma atividade, separando o tempo de trabalho ativo do tempo de espera para uma análise de gargalos mais precisa.

Em alguns sistemas, esse dado está disponível diretamente. Muitas vezes, ele é inferido como a hora de início da próxima atividade do caso. No Agiloft, talvez seja necessário derivá-lo da trilha de auditoria.

Este atributo identifica a outra organização ou pessoa que assina o contrato. A contraparte pode influenciar bastante o processo de negociação, o prazo e as condições do acordo.

Analisar a performance do processo por contraparte é um dos principais objetivos dos Dashboards 'Fatores de variação do tempo de ciclo do contrato' e 'Frequência de alterações na negociação'. Isso ajuda a identificar quais parceiros levam a negociações mais longas ou a mais revisões, permitindo adaptar as estratégias de negociação e melhorar a gestão do relacionamento.

Ajuda a identificar como diferentes parceiros externos afetam o tempo e a complexidade das negociações, contribuindo para previsões e estratégias melhores.

Este é um campo padrão na tabela principal de contratos ou pode ser vinculado a uma tabela de empresas/contas no Agiloft.

Este atributo identifica a pessoa responsável por concluir uma etapa do processo, como quem elaborou o contrato ou o advogado que fez a revisão jurídica. Em geral, ele vem das informações do usuário associadas a uma ação na trilha de auditoria do sistema.

Analisar os dados por usuário é essencial para o Dashboard 'Análise da carga de trabalho dos recursos de contratos', pois ajuda a identificar a distribuição da carga de trabalho, diferenças de performance entre pessoas e oportunidades de treinamento. Também ajuda a rastrear a responsabilidade por ações específicas.

Permite analisar a carga de trabalho, comparar a performance e identificar gargalos ou boas práticas relacionados a recursos específicos.

Geralmente encontrado nas tabelas de histórico do contrato ou de trilha de auditoria, vinculado ao usuário que fez a alteração.

Este atributo indica a etapa atual do contrato, como 'Em elaboração', 'Em revisão', 'Executado', 'Vencido' ou 'Encerrado'. Ele mostra em que ponto o contrato está em determinado momento.

Em Process Mining, as mudanças de status ao longo do tempo costumam definir as próprias atividades. Como atributo do caso, ele é útil para filtrar a análise e considerar apenas contratos ativos, executados ou vencidos. Ele dá suporte direto ao Dashboard 'Prazos e status dos contratos próximos do vencimento'.

Oferece uma visão rápida da etapa atual do contrato e permite filtrar e segmentar a análise entre casos em andamento e concluídos.

Este é um campo padrão na tabela principal de contratos do Agiloft.

O tipo de contrato é um campo de categorização importante, que define a natureza e o Template do acordo. Tipos diferentes costumam seguir variações distintas do processo, ter níveis diferentes de complexidade e envolver outras partes interessadas.

Este atributo é essencial para análises comparativas e influencia diretamente os Dashboards 'Fatores de variação do tempo de ciclo do contrato' e 'Frequência de alterações na negociação'. Ao segmentar o processo por tipo de contrato, os analistas podem descobrir por que alguns tipos levam mais tempo, exigem mais revisões ou se desviam do processo padrão com mais frequência.

Explica variações significativas na complexidade, na duração e no risco do processo. É um atributo fundamental para segmentar o processo de forma relevante.

Este é um campo padrão na tabela principal de contratos do Agiloft.

Este atributo representa o valor financeiro total do contrato, seja em receita, custo ou compromisso. Esse valor costuma influenciar o nível de análise e a complexidade do processo de aprovação.

O valor do contrato é essencial para o Dashboard 'Tendências de valor e volume dos contratos executados', que permite analisar o impacto financeiro da performance do processo. Também pode ser usado para relacionar o valor do contrato ao tempo de ciclo e descobrir se contratos de alto valor levam muito mais tempo para serem processados. Isso ajuda a priorizar contratos de alto valor e otimizar seus fluxos de trabalho.

Dá contexto financeiro ao processo e permite fazer análises baseadas em valor, definir prioridades e entender o impacto dos atrasos no negócio.

Este é um campo padrão na tabela principal de contratos do Agiloft.

Este atributo acompanha o número de revisões pelas quais um contrato passa, especialmente durante as fases de elaboração e negociação. Uma contagem alta pode indicar problemas nos Templates, negociações complexas ou requisitos iniciais pouco claros.

Esta métrica dá suporte direto ao Dashboard 'Frequência de alterações na negociação' e ao KPI 'Frequência de alterações no contrato'. Analisar a contagem de revisões ajuda a identificar quais tipos de contrato ou contrapartes geram mais idas e vindas, trazendo insights para simplificar a elaboração e a negociação.

Quantifica o retrabalho e a complexidade das negociações, ajudando a identificar oportunidades para melhorar a qualidade dos Templates e as estratégias de negociação.

Em geral, é calculado contando as ocorrências das atividades 'Contrato com alterações/Revisado' para cada ID de contrato no Event Log.

Este atributo define o prazo do Acordo de Nível de Serviço (SLA) para atividades específicas de revisão. Ele estabelece uma expectativa clara para os prazos de resposta e é usado para medir a performance em relação às metas internas.

Esta data é essencial para o Dashboard 'Cumprimento de SLA nas revisões de contratos' e o KPI associado 'Taxa de cumprimento de SLA nas revisões'. Ao comparar o horário real de conclusão das atividades de revisão com essa data limite, o sistema pode determinar se o processo está atingindo os objetivos de nível de serviço e destacar as áreas em que os SLAs são descumpridos com frequência.

Permite medir a performance em relação aos prazos internos, algo essencial para cumprir os SLAs e reduzir o tempo de resposta das revisões.

Este pode ser um campo calculado no Agiloft, com base na data de envio do contrato e em regras de SLA predefinidas, ou um campo de data preenchido manualmente.

Essa métrica mede o tempo necessário para que um contrato passe por todas as aprovações internas e jurídicas exigidas. Em geral, o período começa com a primeira atividade de revisão (por exemplo, 'Revisão interna enviada') e termina quando a última aprovação necessária é recebida.

Esse atributo é a base do KPI 'Duração média da fase de aprovação' e um componente importante do Dashboard 'Análise de gargalos em revisão e aprovação'. Ele isola uma etapa crítica do ciclo de vida do contrato, permitindo analisar o que causa atrasos nas revisões e aprovações.

Isola e quantifica o tempo gasto na etapa de aprovação, ajudando a identificar e resolver gargalos nessa fase crítica.

Calculado a partir do Event Log, pela diferença entre o início da primeira atividade de aprovação e o fim da última para cada contrato.

Essa métrica mede o tempo entre o início das negociações com a parte externa (por exemplo, 'Negociação com a contraparte iniciada') e a obtenção de um acordo final aprovado pela contraparte.

É a métrica central do Dashboard 'Tempo de ciclo da fase de negociação' e do KPI 'Tempo médio da fase de negociação'. Analisar essa duração ajuda a entender a eficiência do processo de negociação, identificar os tipos de contrato ou as contrapartes que prolongam as negociações e encontrar oportunidades para simplificar as interações.

Mede a eficiência da etapa de negociação e oferece insights para reduzir o tempo gasto nas interações com partes externas.

Calculado a partir do Event Log, medindo o tempo entre a atividade 'Negociação com a contraparte iniciada' e uma atividade de encerramento, como 'Aprovação da contraparte recebida'.

Este atributo diferencia as atividades realizadas por pessoas daquelas realizadas pelo sistema, como atualizações automáticas de status, notificações ou Workflows acionados pelo sistema.

Na análise, ele ajuda a entender o nível de automação do processo de gestão de contratos. Pode ser usado para medir o impacto das iniciativas de automação, identificar oportunidades para automatizar outras etapas e garantir que as etapas automatizadas funcionem como esperado, sem criar gargalos.

Ajuda a medir o nível de automação do processo e identificar quais etapas são realizadas por sistemas e quais são realizadas por pessoas.

Derivado da identificação de contas de usuário específicas do sistema, como 'Sistema' ou 'Admin', no histórico de atividades, ou da sinalização de tipos específicos de atividade automatizada.

Este atributo especifica qual Template padrão, se houver, foi usado como ponto de partida para o contrato. O uso consistente de Templates é essencial para um processo de elaboração eficiente.

Analisar este atributo ajuda a acompanhar os KPIs 'Taxa de retrabalho na elaboração de contratos' e 'Taxa de aprovação interna na primeira revisão'. Ao comparar a performance dos contratos criados com diferentes Templates, ou sem Template, as organizações podem identificar quais são mais eficazes e onde os esforços de padronização são mais necessários.

Ajuda a avaliar a eficácia dos Templates padrão e incentiva a padronização, que pode reduzir significativamente o tempo de elaboração e o retrabalho.

Pode ser um campo do registro do contrato no Agiloft, preenchido quando um contrato é criado a partir de um Template.

Esse atributo é derivado da comparação entre o timestamp de conclusão de uma atividade de revisão (por exemplo, 'Revisão interna realizada') e a 'ReviewSlaDueDate'. O valor será 'true' se a revisão tiver sido feita no prazo e 'false' se tiver atrasado.

Esse indicador alimenta diretamente o Dashboard 'Aderência ao SLA nas revisões de contratos', facilitando a visualização dos índices de conformidade. Ele simplifica o cálculo do KPI 'Taxa de aderência ao SLA nas revisões', permitindo contar os valores true e false.

Apresenta um resultado claro e binário sobre o cumprimento do SLA, facilitando a medição, a visualização e a comunicação da conformidade com os prazos internos.

Calculado pela comparação entre o 'EventTime' de uma atividade de conclusão de revisão e a 'ReviewSlaDueDate' de cada contrato.

Este atributo identifica o recurso jurídico responsável pela atividade 'Revisão jurídica realizada'. Ele oferece uma visão mais detalhada da carga de trabalho do que um campo geral de 'Usuário', que pode incluir várias funções.

Este atributo é útil para o Dashboard 'Análise da carga de trabalho dos recursos de contratos', pois permite analisar especificamente a capacidade e a performance da equipe jurídica. Ele ajuda a responder a perguntas sobre o equilíbrio da carga de trabalho na equipe e se determinados revisores estão associados a prazos de revisão mais longos, dando suporte ao KPI 'Tempo médio de processamento da revisão jurídica'.

Permite analisar em detalhes a carga de trabalho e a performance da função de revisão jurídica, ajudando a gerenciar os recursos da equipe jurídica com eficiência.

Pode ser um campo específico do contrato para o advogado responsável ou pode ser derivado do nome de usuário associado à atividade de revisão jurídica.