Seu Template de dados de Purchase to Pay - Processamento de faturas

O atributo Activity representa uma etapa ou ação distinta dentro do Workflow de processamento de faturas. Essas atividades são derivadas de vários eventos do sistema, como criação de documentos, alterações de status, aprovações ou ações de usuários registradas nos logs de alterações do SAP.

A análise das atividades é o núcleo do Process Mining. Ela permite visualizar mapas de processo, identificar gargalos, como longas esperas após 'Invoice Sent For Approval', ciclos de retrabalho, como repetições de 'Payment Block Set' e 'Payment Block Released', e desvios de Conformidade. A sequência e a frequência das atividades revelam o fluxo real do processo, como ele é executado hoje.

Ele define as etapas no mapa de processo, permitindo visualizar os fluxos do processo, descobrir gargalos e identificar retrabalho.

Esse atributo normalmente é derivado de várias fontes, incluindo códigos de transação (SY-TCODE), campos de status em tabelas como RBKP, por exemplo, RBSTAT, e eventos de alteração das tabelas CDHDR e CDPOS.

Event Time registra o momento exato em que uma atividade de negócio foi executada e registrada no sistema de origem. Esse registro de data e hora é a base cronológica do processo, organizando todas as atividades de cada fatura em uma sequência coerente.

Na análise, Event Time é essencial para calcular todas as métricas baseadas em duração, como tempos de ciclo, tempos de espera e tempos de processamento entre atividades. Ele alimenta Dashboards como 'Invoice End-to-End Cycle Time' e 'Payment Block Resolution Duration', fornecendo os dados necessários para medir o tempo decorrido entre quaisquer dois pontos do processo. Registros de data e hora precisos são fundamentais para identificar atrasos e gargalos de performance.

Esse registro de data e hora é essencial para ordenar os eventos corretamente e calcular todas as métricas de performance, como tempos de ciclo e durações de gargalos.

Normalmente, ele é derivado da combinação da data da alteração (UDATE) com o horário da alteração (UTIME) da tabela de cabeçalho de documentos de alteração, CDHDR. Para eventos específicos de criação, pode ser usada a data e o horário de criação de tabelas como RBKP (ERNAM, ERZET).

O número da fatura funciona como o identificador exclusivo do caso na jornada de processamento da fatura. Cada número corresponde a uma única fatura recebida de um fornecedor, permitindo acompanhar todas as atividades relacionadas, desde a captura dos dados até o pagamento final, como parte de uma única instância de processo.

Na análise de process mining, esse atributo é fundamental para reconstruir o ciclo de vida completo de cada fatura. Ele permite conectar eventos distintos registrados no SAP, como estacionamento, contabilização, bloqueio e compensação, em uma sequência cronológica. Isso oferece uma visão clara de como cada fatura é processada, quanto tempo isso leva e onde ocorrem desvios em relação ao processo padrão.

Essa é a chave primária que conecta todos os eventos relacionados a uma única fatura, sendo a base essencial para a análise do processo e a exploração de variantes.

Normalmente, é o número do documento da tabela SAP RBKP, campo BELNR, frequentemente concatenado com o código da empresa (BUKRS) e o exercício fiscal (GJAHR) para garantir exclusividade absoluta.

A Clearing Date marca a etapa final do ciclo de vida da fatura: o pagamento. É a data em que o item em aberto da fatura é compensado por um documento de pagamento no sistema. Essa data representa o momento real da execução do pagamento.

Esse atributo é o ponto final de vários KPIs importantes, incluindo 'Average Invoice Cycle Time' e 'On-Time Payment Rate'. Ele é comparado com a Payment Due Date para medir a performance dos pagamentos. Na análise de descontos financeiros, ele é comparado com o período de desconto para verificar se o pagamento foi feito a tempo de aproveitar o desconto.

Ele marca a conclusão do processo e serve de base para calcular o tempo de ciclo total, as taxas de pagamento no prazo e a realização de descontos financeiros.

Para itens compensados, esse é o campo 'Clearing Date' (AUGDT) da tabela de itens de fornecedores compensados, BSAK.

A Posting Date é uma data fundamental no processo contábil. Ela determina o período fiscal em que a despesa da fatura é reconhecida no General Ledger. Normalmente, ela é definida pelo profissional de contas a pagar durante o processamento da fatura.

Na análise de processos, a atividade 'Invoice Posted', marcada por essa data, é um marco importante. O tempo entre o recebimento da fatura e a Posting Date é um componente essencial do tempo de ciclo total. Essa data também é fundamental para relatórios financeiros e análises de throughput, como o acompanhamento do volume de faturas lançadas por semana ou mês.

Ela marca um ponto importante do processo, determina o período financeiro da transação e é um componente essencial do cálculo do tempo de ciclo.

Esse é o campo 'Posting Date' (BUDAT) da tabela de cabeçalho do documento de fatura, RBKP.

A Payment Due Date é calculada com base na data-base da fatura e nas condições de pagamento acordadas. Ela representa o prazo para realizar o pagamento sem atrasos e sem correr o risco de incorrer em penalidades ou prejudicar o relacionamento com o fornecedor.

Esse atributo é fundamental para KPIs de performance e Conformidade, como 'On-Time Payment Rate' e 'Cash Discount Opportunity Loss'. Ao comparar a data real do pagamento (Clearing Date) com a Payment Due Date, a análise pode determinar automaticamente se o pagamento foi feito no prazo, antecipadamente ou com atraso. Ele é um elemento essencial do Dashboard Payment Terms Adherence.

Ele serve como referência para medir a performance dos pagamentos no prazo e identificar oportunidades de obter descontos por pagamento antecipado.

Essa data geralmente é calculada. A data-base do pagamento (ZFBDT) está na tabela BSEG. A lógica da data de vencimento também depende das condições de pagamento (BSEG-ZTERM).

Quando uma fatura apresenta uma divergência ou precisa de uma investigação adicional, um bloqueio de pagamento é aplicado. O código Payment Block Reason especifica por que o bloqueio foi definido, por exemplo, devido a uma divergência de quantidade, divergência de preço ou bloqueio manual.

Esse atributo é essencial para o Dashboard 'Payment Block Resolution Duration'. Analisar a frequência e a duração dos bloqueios por motivo ajuda a identificar as causas-raiz dos atrasos nos pagamentos. Por exemplo, se 'Price Discrepancy' for o motivo mais comum para bloqueios longos, isso pode indicar um problema nos dados mestres ou no processo de pedidos de compra que precisa ser corrigido.

Ele explica por que as faturas estão atrasadas, permitindo analisar as causas-raiz dos bloqueios de pagamento e priorizar iniciativas de melhoria do processo.

O motivo do bloqueio de pagamento pode ser encontrado no nível do item, na tabela RSEG, campo SPGRS, ou na tabela de documentos contábeis BSEG, campo ZLSPR.

O atributo User Name identifica a pessoa específica responsável por executar determinada atividade no processo. Normalmente, esse é o nome de usuário do SAP registrado com a transação ou o evento de alteração.

Esse atributo é fundamental para analisar a performance no nível individual ou da equipe. Ele ajuda a responder perguntas como 'Quem são os aprovadores mais rápidos?' ou 'Quais usuários geram mais retrabalho?'. Ele é usado em Dashboards para analisar a distribuição da carga de trabalho, identificar necessidades de treinamento e entender variações de performance entre diferentes colaboradores.

Ele permite analisar a performance e a carga de trabalho por pessoa ou equipe, ajudando a identificar os melhores desempenhos, oportunidades de treinamento e desequilíbrios na alocação de recursos.

Esse é o campo 'Changed By' (USERNAME) da tabela de cabeçalho de documentos de alteração, CDHDR. Para eventos de criação, pode ser o campo 'Entered by' (ERNAM) de tabelas como RBKP.

O Vendor Number é a chave dos dados mestres que identifica o fornecedor. Ele vincula a transação da fatura a um parceiro de negócio específico, permitindo análises com base nas características do fornecedor.

A análise do processo por Vendor Number pode revelar insights importantes sobre o relacionamento e a performance dos fornecedores. Por exemplo, ela pode ajudar a identificar quais fornecedores enviam repetidamente faturas problemáticas que geram bloqueios de pagamento ou divergências, ou quais faturas são processadas com mais eficiência. Essas informações são valiosas para a gestão de fornecedores e iniciativas de strategic sourcing.

Ele permite analisar cada fornecedor, ajudando a identificar padrões, problemas ou ganhos de eficiência associados a fornecedores específicos.

Esse é o campo 'Invoicing Party' (LIFNR) da tabela de cabeçalho do documento de fatura, RBKP.

O Purchase Order Number vincula uma fatura ao documento de compras original. Ele é fundamental para a conciliação de três vias (PO, Goods Receipt, Invoice) e para analisar a eficiência do processo de faturas vinculadas a POs.

Esse atributo é essencial para Dashboards como 'Invoice-PO Matching Discrepancy Rate'. Ele permite separar o processo entre faturas com PO e faturas sem PO, que geralmente seguem fluxos e têm níveis de complexidade muito diferentes. A análise de problemas relacionados a POs específicos pode ajudar a diagnosticar falhas na etapa anterior do processo de compras.

Ele conecta a fatura ao processo de compras, permitindo analisar faturas com e sem PO e identificar divergências na conciliação.

Normalmente, esse dado é encontrado no nível do item. O 'Purchase Order Number' (EBELN) está na tabela de itens da fatura, RSEG. Talvez seja necessário agregá-lo ao nível do cabeçalho.

Invoice Amount representa o valor total da fatura enviada pelo fornecedor. Essa é uma métrica financeira importante para cada caso de fatura.

No Process Mining, esse atributo é essencial para análises baseadas em valor. Ele permite filtrar e segmentar o processo de acordo com o valor da fatura, que muitas vezes está relacionado à complexidade do processo e aos requisitos de aprovação. Por exemplo, faturas de alto valor podem seguir um fluxo de aprovação diferente e mais rigoroso. O atributo também é usado em análises de Conformidade, como na verificação de faturas de alto valor que ignoraram etapas de aprovação obrigatórias.

Ele permite análises baseadas em valor, ajudando a priorizar faturas de alto valor e entender como o valor da fatura afeta o fluxo do processo e a Conformidade.

Esse é o campo 'Gross invoice amount' (RMWWR) da tabela de cabeçalho do documento de fatura, RBKP.

O Company Code é uma unidade organizacional fundamental no SAP Financials, representando uma entidade legal independente. Todas as transações financeiras, incluindo faturas, são lançadas em um código de empresa específico.

Esse atributo permite segmentar a análise do processo por entidade legal. Ele é essencial para comparar a performance, a Conformidade e a eficiência do processo entre diferentes empresas de um grupo corporativo. Os Dashboards podem ser filtrados por Company Code para oferecer uma visão específica dos KPIs de processamento de faturas de cada empresa.

Ele permite comparar processos e avaliar a performance entre diferentes entidades legais dentro de uma organização.

Esse é o campo 'Company Code' (BUKRS) da tabela de cabeçalho do documento de fatura, RBKP.

Payment Terms define as regras para o pagamento da fatura e os eventuais descontos financeiros disponíveis para pagamentos antecipados. Os exemplos incluem 'Net 30 days' ou '2% 10, Net 30', que significa um desconto de 2% se o pagamento for feito em 10 dias; caso contrário, o valor total vence em 30 dias.

Esse atributo é a base do Dashboard 'Cash Discount Opportunity Loss' e do KPI 'Cash Discount Capture Rate'. A análise usa as condições de pagamento em conjunto com as datas de lançamento e pagamento para determinar se havia um desconto disponível e se ele foi aproveitado. O atributo também é essencial para o Dashboard Payment Terms Adherence.

Ele é essencial para analisar as taxas de aproveitamento de descontos financeiros e entender o impacto financeiro dos atrasos no processo.

Esse é o campo 'Terms of Payment Key' (ZTERM) da tabela de cabeçalho do documento de fatura, RBKP.

A conta General Ledger (G/L) é a conta de destino no plano de contas onde o impacto financeiro da fatura é registrado. Esse é um dado essencial para relatórios financeiros e gestão de custos.

No Process Mining, analisar a conta do G/L adiciona uma dimensão financeira ao fluxo do processo. O Dashboard 'General Ledger Account Usage Analysis' pode revelar padrões de gastos, identificar possíveis classificações incorretas de faturas e garantir que os custos sejam alocados aos departamentos ou projetos corretos. Ele ajuda a conectar a execução do processo ao impacto financeiro.

Ele adiciona uma dimensão financeira ao processo, permitindo analisar a alocação de custos, os padrões de gastos e possíveis classificações incorretas de faturas.

Esse dado é encontrado no nível do item. O 'G/L Account Number' (HKONT) está na tabela de itens da fatura RSEG para faturas com PO ou na BSEG para faturas diretas de FI.

Esse é um atributo booleano calculado com base nas condições de pagamento e na data real do pagamento. Ele recebe o valor verdadeiro quando as 'Payment Terms' oferecem um desconto para pagamento antecipado e a 'Clearing Date' ocorre após o fim do período de desconto. Isso mede diretamente a perda financeira causada por ineficiências do processo.

Esse atributo é a base do Dashboard 'Cash Discount Opportunity Loss'. Ele permite quantificar facilmente o impacto financeiro dos atrasos no processamento. Ao filtrar os casos em que esse indicador é verdadeiro, os analistas podem investigar as variantes de processo e os gargalos que mais frequentemente levam à perda de descontos, criando uma justificativa sólida para a melhoria do processo.

Ele quantifica diretamente a perda financeira causada pelos atrasos no processo, criando um argumento consistente para otimizar o Workflow de processamento de faturas.

Esse atributo não existe no SAP. Ele é calculado durante a transformação dos dados interpretando 'PaymentTerms' e comparando 'ClearingDate' com a data de vencimento do desconto.

Esse é um atributo booleano calculado comparando a 'Clearing Date', a data real do pagamento, com a 'Payment Due Date'. Se a data de compensação for posterior à data de vencimento, o indicador será verdadeiro; caso contrário, será falso. Isso fornece uma medida simples e direta da performance de pagamentos no prazo para cada fatura.

Esse atributo simplifica a análise e a visualização nos Dashboards. Ele permite filtrar e agregar dados facilmente para calcular o KPI 'On-Time Payment Rate'. Os usuários podem segmentar rapidamente o processo para comparar os fluxos de faturas vencidas com os fluxos de faturas pagas no prazo, revelando potencialmente os padrões de processo que levam a pagamentos atrasados.

Ele simplifica a análise da performance de pagamentos no prazo e permite comparar facilmente os processos de faturas pagas no prazo e com atraso.

Esse atributo não existe no SAP. Ele é calculado durante a transformação dos dados usando a fórmula: ClearingDate > PaymentDueDate.

O atributo End Time marca a conclusão de uma atividade específica. Em muitos eventos do SAP, registrados como pontos únicos no tempo, o End Time será idêntico ao Start Time. No entanto, para atividades com duração mensurável, como uma etapa de aprovação que está sendo executada, ele pode representar a conclusão desse trabalho.

Na análise de processos, ter um End Time distinto permite medir o tempo de processamento da atividade separadamente do tempo de espera que a precede. Isso ajuda a diferenciar quanto tempo uma atividade leva para ser executada de quanto tempo um caso espera até que ela comece, gerando insights mais profundos sobre a eficiência dos recursos.

Ele permite calcular o tempo de processamento da atividade, diferenciando-o do tempo de espera entre atividades e aprimorando a análise de gargalos.

Geralmente, ele é igual ao Start Time e é derivado de CDHDR-UDATE e CDHDR-UTIME. Em alguns casos, pode ser derivado de logs de Workflow que registram explicitamente o início e o fim de uma tarefa.

O atributo Currency especifica a moeda na qual o valor da fatura é expresso, por exemplo, USD, EUR ou JPY.

Esse atributo fornece o contexto essencial para Invoice Amount. Ele permite interpretar e agregar corretamente os dados financeiros, especialmente em organizações globais que trabalham com várias moedas. A análise pode ser filtrada por moeda para comparar a eficiência do processamento ou os problemas entre diferentes regiões monetárias. Para uma agregação financeira significativa, talvez seja necessário converter os valores para uma única moeda de reporte.

Ele fornece o contexto necessário para qualquer valor financeiro, garantindo uma interpretação correta e permitindo filtrar e analisar os dados por moeda.

Esse é o campo 'Currency Key' (WAERS) da tabela de cabeçalho do documento de fatura, RBKP.

Quando um aprovador rejeita uma fatura, o ideal é que ele informe o motivo da rejeição. Pode ser um código padronizado ou um comentário em texto livre indicando problemas como 'Incorrect PO number', 'Duplicate Invoice' ou 'Amount incorrect'.

Esses dados são essenciais para o Dashboard 'Invoice Rejection Reasons & Trends'. Ao analisar a frequência dos diferentes motivos de rejeição, a empresa pode identificar problemas comuns e implementar ações corretivas. Por exemplo, se 'Incorrect PO number' for um motivo frequente, isso pode indicar a necessidade de melhorar a comunicação com os fornecedores ou treinar a equipe responsável pela entrada de dados. Essa análise é fundamental para reduzir o retrabalho do processo.

Ele fornece a causa-raiz das rejeições, permitindo melhorias direcionadas no processo para reduzir o retrabalho e aumentar as taxas de acerto na primeira tentativa.

Essas informações geralmente não são armazenadas em um único campo padrão. Elas podem estar nos logs de contêineres do Workflow, em campos de texto longo associados ao documento ou em campos específicos de uma solução de Workflow personalizada.

O atributo Source System indica a origem dos dados do evento, por exemplo, o nome de uma instância específica do SAP ECC. Ele é especialmente importante em ambientes com vários sistemas ERP ou quando os dados são combinados de fontes diferentes.

Na análise, esse atributo ajuda a diferenciar processos e performance entre sistemas, regiões ou unidades de negócio que podem operar em instâncias separadas. Ele mantém a linhagem dos dados clara e permite filtrar e analisar informações específicas de cada sistema.

Ele fornece um contexto essencial em ambientes com vários sistemas, permitindo separar corretamente os dados e analisar a performance específica de cada sistema.

Normalmente, esse é um valor estático adicionado durante a extração dos dados, representando o ID do sistema SAP (TADIR-SRCSYSTEM) ou um identificador atribuído manualmente à instância específica do SAP.

O Document Type é usado para categorizar diferentes tipos de transações de negócio no SAP. No processamento de faturas, os tipos comuns incluem 'RE' para faturas padrão ou 'KG' para notas de crédito de fornecedores. O tipo de documento controla aspectos do lançamento, como o intervalo de numeração usado.

Na análise, esse atributo permite filtrar o processo por tipos específicos de transação. Por exemplo, o processo de tratamento de uma nota de crédito pode ser muito diferente do processo de uma fatura padrão. Separar esses fluxos usando o Document Type proporciona uma visão do processo mais precisa e significativa.

Ele permite separar e analisar diferentes transações de negócio, como faturas e notas de crédito, que seguem processos distintos.

Esse é o campo 'Document Type' (BLART) da tabela de cabeçalho do documento de fatura, RBKP.

Esse atributo registra a data e o horário da extração ou atualização de dados mais recente. Ele se aplica a todo o conjunto de dados, e não a eventos individuais, fornecendo uma indicação clara de quão atuais estão os dados.

Esse é um atributo de metadados essencial para usuários de Dashboards e analistas. Ele ajuda a entender o período coberto pela análise e garante que as decisões sejam tomadas com base em informações atuais. Normalmente, ele aparece em destaque nos Dashboards para informar aos usuários quando os dados foram atualizados.

Ele informa aos usuários quão atuais estão os dados, garantindo que as análises e decisões sejam baseadas em informações atualizadas.

Esse valor é gerado e inserido no conjunto de dados pela ferramenta de extração ou ETL no momento da atualização dos dados.