Seu Template de dados de Compras ao pagamento - Processamento de faturas

O atributo Atividade representa uma etapa ou ação específica no fluxo de trabalho de processamento da fatura. As atividades são derivadas de vários eventos do sistema, como criação de documentos, mudanças de status, aprovações ou ações de usuários registradas nos logs de alteração do SAP.

A análise das atividades é a base do Process Mining. Ela permite visualizar mapas de processo, identificar gargalos, como longas esperas após 'Fatura enviada para aprovação', ciclos de retrabalho, como repetições de 'Bloqueio de pagamento aplicado' e 'Bloqueio de pagamento liberado', e desvios de conformidade. A sequência e a frequência das atividades revelam o fluxo real do processo.

Ele define as etapas do mapa de processo e permite visualizar os fluxos, descobrir gargalos e identificar retrabalho.

Em geral, este atributo é derivado de várias fontes, incluindo códigos de transação (SY-TCODE), campos de status em tabelas como RBKP (por exemplo, RBSTAT) e eventos de alteração nas tabelas CDHDR e CDPOS.

Data e hora do evento registra o momento exato em que uma atividade de negócio foi executada e registrada no sistema de origem. Essa informação é a base cronológica do processo: ela organiza todas as atividades de cada fatura em uma sequência coerente.

Na análise, a data e a hora do evento são essenciais para calcular métricas baseadas em duração, como tempos de ciclo, de espera e de processamento entre atividades. Elas alimentam Dashboards como 'Tempo de ciclo da fatura de ponta a ponta' e 'Tempo de resolução de bloqueios de pagamento', fornecendo os dados necessários para medir o intervalo entre quaisquer duas etapas do processo. Datas e horas precisas são fundamentais para identificar atrasos e gargalos de performance.

Esta informação é essencial para ordenar os eventos corretamente e calcular métricas de performance, como tempos de ciclo e duração dos gargalos.

Em geral, esse valor é obtido combinando a data da alteração (UDATE) e a hora da alteração (UTIME) da tabela de cabeçalho de documentos de alteração CDHDR. Para eventos específicos de criação, pode-se usar a data e a hora de criação de tabelas como RBKP (ERNAM, ERZET).

O número da fatura é o identificador exclusivo do caso ao longo do processamento da fatura. Cada número corresponde a uma única fatura recebida de um fornecedor e permite acompanhar todas as atividades relacionadas, da captura dos dados ao pagamento final, como parte de uma única instância do processo.

Na análise de Process Mining, este atributo é fundamental para reconstruir o ciclo de vida completo de cada fatura. Ele permite conectar eventos distintos registrados no SAP, como estacionar, lançar, bloquear e compensar, em uma sequência cronológica. Assim, você vê com clareza como cada fatura é processada, quanto tempo leva e onde ocorrem desvios em relação ao processo padrão.

Esta é a chave primária que conecta todos os eventos relacionados a uma única fatura, servindo de base para a análise do processo e a exploração de variantes.

Em geral, este é o número do documento na tabela SAP RBKP, campo BELNR, muitas vezes concatenado com o código da empresa (BUKRS) e o exercício fiscal (GJAHR) para garantir que seja exclusivo.

A data de compensação marca a etapa final do ciclo de vida da fatura: o pagamento. É a data em que o item em aberto da fatura é baixado por um documento de pagamento no sistema. Ela representa o momento em que o pagamento foi efetivamente realizado.

Esse atributo é o ponto final de vários KPIs importantes, como 'Tempo médio de ciclo da fatura' e 'Taxa de pagamentos em dia'. Ele é comparado à data de vencimento do pagamento para medir a performance dos pagamentos. Na análise de descontos, a comparação com o prazo do desconto mostra se o pagamento foi feito a tempo de aproveitá-lo.

Ela marca a conclusão do processo e serve de base para calcular o tempo de ciclo total, a taxa de pagamentos em dia e o aproveitamento de descontos.

Para itens compensados, este é o campo 'Clearing Date' (AUGDT) da tabela de itens de fornecedores compensados, BSAK.

A data de lançamento é uma data importante no processo contábil. Ela determina o período fiscal em que a despesa da fatura é reconhecida no Razão. Em geral, o assistente de contas a pagar define essa data durante o processamento da fatura.

Na análise de processos, a atividade 'Fatura lançada', identificada por essa data, é um marco importante. O tempo entre o recebimento da fatura e a data de lançamento é uma parte fundamental do tempo de ciclo total. Essa data também é essencial para relatórios financeiros e análises de volume, como acompanhar a quantidade de faturas lançadas por semana ou mês.

Ela marca um ponto importante do processo, determina o período financeiro da transação e é essencial para calcular o tempo de ciclo.

Este é o campo 'Posting Date' (BUDAT) da tabela de cabeçalho do documento da fatura, RBKP.

A data de vencimento do pagamento é calculada com base na data de referência da fatura e nas condições de pagamento acordadas. Ela indica o prazo para efetuar o pagamento sem atrasos, evitando possíveis multas e problemas no relacionamento com o fornecedor.

Esse atributo é essencial para KPIs de performance e conformidade, como 'Taxa de pagamentos em dia' e 'Perda de oportunidades de desconto por pagamento antecipado'. Ao comparar a data efetiva do pagamento (data de compensação) com a data de vencimento, a análise determina automaticamente se o pagamento foi feito no prazo, antes ou depois dele. Esse dado é fundamental para o Dashboard de cumprimento das condições de pagamento.

Ela serve de referência para medir a performance dos pagamentos em dia e identificar oportunidades de aproveitar descontos por pagamento antecipado.

Essa data costuma ser calculada. A data de referência para pagamento (ZFBDT) está na tabela BSEG. A lógica de vencimento também depende das condições de pagamento (BSEG-ZTERM).

Quando uma fatura apresenta divergências ou precisa de uma análise adicional, o pagamento é bloqueado. O código do motivo do bloqueio informa por que isso aconteceu, por exemplo, por divergência de quantidade ou preço, ou por um bloqueio manual.

Esse atributo é essencial para o Dashboard de duração da resolução de bloqueios de pagamento. Analisar a frequência e a duração dos bloqueios por motivo ajuda a identificar as causas raiz dos atrasos. Por exemplo, se 'Divergência de preço' for o motivo mais comum para bloqueios prolongados, isso pode indicar um problema nos dados mestres ou no processo de pedido de compra que precisa ser resolvido.

Ele explica por que as faturas atrasam, permite analisar as causas raiz dos bloqueios de pagamento e ajuda a priorizar melhorias no processo.

O motivo do bloqueio de pagamento pode ser encontrado no nível do item, na tabela RSEG (campo SPGRS), ou na tabela de documentos contábeis BSEG (campo ZLSPR).

O atributo Nome de usuário identifica a pessoa responsável por executar uma determinada atividade no processo. Em geral, corresponde ao nome de usuário do SAP registrado na transação ou no evento de alteração.

Este atributo é essencial para analisar a performance de cada pessoa ou equipe. Ele ajuda a responder perguntas como 'Quem são os aprovadores mais rápidos?' ou 'Quais usuários geram mais retrabalho?'. Nos Dashboards, é usado para analisar a distribuição da carga de trabalho, identificar necessidades de treinamento e entender as diferenças de performance entre funcionários.

Ele permite analisar a performance e a carga de trabalho por pessoa ou equipe, ajudando a identificar quem tem melhor performance, oportunidades de treinamento e desequilíbrios na alocação de recursos.

Este é o campo 'Alterado por' (USERNAME) da tabela de cabeçalho de documentos de alteração CDHDR. Para eventos de criação, pode ser o campo 'Inserido por' (ERNAM) em tabelas como RBKP.

O número do fornecedor é a chave dos dados mestres que identifica o fornecedor. Ele vincula a transação da fatura a um parceiro de negócio específico e permite analisar os dados por características do fornecedor.

Analisar o processo por número do fornecedor pode revelar insights importantes sobre o relacionamento e a performance dos fornecedores. Por exemplo, ajuda a identificar quais fornecedores enviam faturas problemáticas com frequência, gerando bloqueios ou divergências, e quais têm as faturas processadas com mais eficiência. Essas informações são úteis para a gestão de fornecedores e iniciativas de compras estratégicas.

Ele permite analisar cada fornecedor e identificar padrões, problemas ou ganhos de eficiência associados a fornecedores específicos.

Este é o campo 'Parte faturadora' (LIFNR) do cabeçalho do documento da fatura, na tabela RBKP.

O número do pedido de compra vincula a fatura ao documento de compras original. Ele é fundamental para a conciliação de três vias (pedido de compra, recebimento de mercadorias e fatura) e para analisar a eficiência do processo de faturas vinculadas a pedidos de compra.

Este atributo é essencial para Dashboards como 'Taxa de divergências na conciliação entre fatura e pedido de compra'. Ele permite separar o processo entre faturas vinculadas a pedidos de compra e faturas sem pedido, que costumam seguir fluxos e níveis de complexidade bem diferentes. Analisar problemas relacionados a pedidos específicos pode ajudar a diagnosticar falhas anteriores no processo de compras.

Ele conecta a fatura ao processo de compras, permitindo analisar faturas com e sem pedido de compra e identificar divergências na conciliação.

Em geral, este dado está no nível do item. O 'Número do pedido de compra' (EBELN) fica na tabela de itens da fatura RSEG. Talvez seja necessário agregá-lo ao nível do cabeçalho.

O valor da fatura representa o valor total enviado pelo fornecedor. É uma métrica financeira importante para cada caso de fatura.

No Process Mining, este atributo é essencial para análises por valor. Ele permite filtrar e segmentar o processo conforme o valor da fatura, que muitas vezes está relacionado à complexidade do processo e aos requisitos de aprovação. Por exemplo, faturas de alto valor podem seguir um fluxo de aprovação diferente e mais rigoroso. O atributo também é usado na análise de conformidade, como na verificação de faturas de alto valor que não passaram pelas etapas de aprovação obrigatórias.

Ele permite analisar o processo por valor, priorizar faturas de alto valor e entender como o valor da fatura afeta o fluxo do processo e a conformidade.

Este é o campo 'Valor bruto da fatura' (RMWWR) do cabeçalho do documento da fatura, na tabela RBKP.

O código da empresa é uma unidade organizacional fundamental no SAP Financials e representa uma entidade legal independente. Todas as transações financeiras, inclusive as faturas, são lançadas em um código de empresa específico.

Esse atributo permite segmentar a análise de processos por entidade legal. Ele é essencial para comparar a performance, a conformidade e a eficiência entre as empresas de um grupo corporativo. Você pode filtrar os Dashboards pelo código da empresa para consultar os KPIs de processamento de faturas de uma empresa específica.

Ele permite comparar processos e avaliar a performance entre diferentes entidades legais de uma organização.

Este é o campo 'Company Code' (BUKRS) da tabela de cabeçalho do documento da fatura, RBKP.

As condições de pagamento definem quando uma fatura deve ser paga e quais descontos por pagamento antecipado estão disponíveis, se houver. Alguns exemplos são '30 dias líquidos' e '2% em 10 dias, líquido em 30', que significa um desconto de 2% se o pagamento for feito em até 10 dias; caso contrário, o valor integral vence em 30 dias.

Esse atributo é a base do Dashboard de perda de oportunidades de desconto por pagamento antecipado e do KPI de taxa de aproveitamento de descontos. A análise combina as condições de pagamento com as datas de lançamento e de pagamento para determinar se havia um desconto disponível e se ele foi aproveitado. Esse dado também é essencial para o Dashboard de cumprimento das condições de pagamento.

Ele é essencial para analisar a taxa de aproveitamento de descontos e entender o impacto financeiro dos atrasos no processo.

Este é o campo 'Terms of Payment Key' (ZTERM) da tabela de cabeçalho do documento da fatura, RBKP.

A conta do Razão é a conta de destino no plano de contas em que o impacto financeiro da fatura é registrado. Esse dado é essencial para relatórios financeiros e gestão de custos.

Na mineração de processos, analisar a conta do Razão acrescenta uma dimensão financeira ao fluxo do processo. O Dashboard de análise do uso de contas do Razão pode revelar padrões de gastos, identificar possíveis classificações incorretas de faturas e confirmar se os custos estão sendo alocados aos departamentos ou projetos corretos. Assim, fica mais fácil relacionar a execução do processo ao impacto financeiro.

Ele acrescenta uma dimensão financeira ao processo e permite analisar a alocação de custos, os padrões de gastos e possíveis classificações incorretas de faturas.

Esse dado fica no nível do item. O 'G/L Account Number' (HKONT) está na tabela de itens da fatura RSEG, para faturas com pedido de compra, ou na BSEG, para faturas diretas de FI.

Esse atributo booleano é calculado com base nas condições de pagamento e na data efetiva do pagamento. Ele será verdadeiro se as condições de pagamento oferecerem um desconto por pagamento antecipado e a data de compensação for posterior ao fim do prazo para obter o desconto. Assim, ele mede diretamente as perdas financeiras causadas por ineficiências no processo.

Esse atributo é a base do Dashboard de perda de oportunidades de desconto por pagamento antecipado. Ele facilita a quantificação do impacto financeiro dos atrasos no processamento. Ao filtrar os casos em que o indicador é verdadeiro, os analistas podem investigar as variantes do processo e os gargalos que mais levam à perda de descontos, criando uma justificativa sólida para melhorar o processo.

Ele quantifica diretamente as perdas financeiras causadas por atrasos no processo e ajuda a justificar a otimização do fluxo de trabalho de processamento de faturas.

Esse atributo não existe no SAP. Ele é calculado durante a transformação dos dados, interpretando 'PaymentTerms' e comparando 'ClearingDate' com a data limite para obter o desconto.

Esse atributo booleano é calculado comparando a data de compensação (data efetiva do pagamento) com a data de vencimento do pagamento. Se a data de compensação for posterior à data de vencimento, o indicador será verdadeiro; caso contrário, será falso. Assim, você tem uma medida simples e direta da performance dos pagamentos em dia para cada fatura.

Esse atributo simplifica a análise e a visualização nos Dashboards. Ele permite filtrar e agregar dados facilmente para calcular o KPI de taxa de pagamentos em dia. Você também pode segmentar o processo rapidamente e comparar os fluxos das faturas vencidas com os das faturas pagas em dia, identificando padrões que podem levar a atrasos.

Ele simplifica a análise da performance dos pagamentos em dia e facilita a comparação entre os processos de faturas pagas no prazo e com atraso.

Esse atributo não existe no SAP. Ele é calculado durante a transformação dos dados com a fórmula: ClearingDate > PaymentDueDate.

O atributo Hora de término marca a conclusão de uma atividade específica. No SAP, muitos eventos são registrados como um único instante, então a hora de término é igual à hora de início. Já para atividades com duração mensurável, como uma etapa de aprovação que exige trabalho ativo, ela pode indicar o fim da execução.

Na análise de processos, ter uma hora de término distinta permite medir o tempo de processamento da atividade separadamente do tempo de espera anterior. Assim, você diferencia quanto tempo uma atividade leva para ser executada de quanto tempo um caso espera até ela começar, obtendo insights mais aprofundados sobre a eficiência dos recursos.

Ele permite calcular o tempo de processamento das atividades, separando-o do tempo de espera entre elas e aprimorando a análise de gargalos.

Muitas vezes, é igual à hora de início e deriva de CDHDR-UDATE e CDHDR-UTIME. Em alguns casos, pode ser obtida dos registros do Workflow que informam explicitamente o início e o fim de uma tarefa.

O atributo Moeda especifica a moeda em que o valor da fatura está expresso, por exemplo, USD, EUR ou JPY.

Esse atributo fornece um contexto essencial para o Valor da fatura. Ele permite interpretar e agregar os dados financeiros corretamente, especialmente em organizações globais que trabalham com várias moedas. Você pode filtrar a análise por moeda para comparar a eficiência do processamento ou identificar problemas em diferentes regiões monetárias. Para agregar os valores financeiros de forma significativa, talvez seja necessário convertê-los para uma única moeda de referência.

Ele fornece o contexto necessário para interpretar corretamente qualquer valor financeiro e permite filtrar e analisar os dados por moeda.

Este é o campo 'Currency Key' (WAERS) da tabela de cabeçalho do documento da fatura, RBKP.

Quando um aprovador rejeita uma fatura, o ideal é que informe o motivo. Pode ser um código padronizado ou um comentário em texto livre, indicando problemas como 'Número do pedido de compra incorreto', 'Fatura duplicada' ou 'Valor incorreto'.

Esses dados são essenciais para o Dashboard de motivos e tendências de rejeição de faturas. Ao analisar a frequência de cada motivo, a empresa pode identificar problemas recorrentes e tomar medidas corretivas. Por exemplo, se 'Número do pedido de compra incorreto' aparecer com frequência, pode ser necessário melhorar a comunicação com os fornecedores ou treinar a equipe responsável pela entrada de dados. Essa análise é fundamental para reduzir o retrabalho no processo.

Ele identifica a causa raiz das rejeições e permite direcionar melhorias no processo para reduzir o retrabalho e aumentar a taxa de acerto na primeira tentativa.

Essa informação muitas vezes não fica armazenada em um único campo padrão. Ela pode estar nos registros do contêiner do fluxo de trabalho, em campos de texto longo associados ao documento ou em campos específicos de uma solução de fluxo de trabalho personalizada.

O atributo Sistema de origem indica de onde vêm os dados de eventos, por exemplo, o nome de uma instância específica do SAP ECC. Isso é especialmente importante em ambientes com vários sistemas ERP ou quando os dados são combinados de diferentes fontes.

Na análise, este atributo ajuda a comparar processos e performance entre sistemas, regiões ou unidades de negócio que podem operar em instâncias separadas. Ele deixa clara a linhagem dos dados e permite filtrar e analisar cada sistema separadamente.

Ele oferece contexto essencial em ambientes com vários sistemas, permitindo separar os dados corretamente e analisar a performance de cada sistema.

Em geral, este é um valor estático adicionado durante a extração dos dados, que representa o ID do sistema SAP (TADIR-SRCSYSTEM) ou um identificador atribuído manualmente à instância específica do SAP.

O tipo de documento classifica diferentes tipos de transações comerciais no SAP. No processamento de faturas, os tipos comuns incluem 'RE', para faturas padrão, e 'KG', para notas de crédito de fornecedores. O tipo de documento controla aspectos do lançamento, como a faixa de numeração utilizada.

Na análise, esse atributo permite filtrar o processo por tipo de transação. Por exemplo, o processo de tratamento de uma nota de crédito pode ser bem diferente do processo de uma fatura padrão. Separar esses fluxos pelo tipo de documento oferece uma visão mais precisa e relevante do processo.

Ele permite separar e analisar diferentes transações comerciais, como faturas e notas de crédito, que seguem processos distintos.

Este é o campo 'Document Type' (BLART) da tabela de cabeçalho do documento da fatura, RBKP.

Este atributo registra a data e a hora da extração ou atualização mais recente dos dados. Ele se aplica ao conjunto de dados inteiro, e não a eventos individuais, indicando com clareza o quanto os dados estão atualizados.

Este metadado é essencial para quem usa Dashboards e para analistas. Ele ajuda a entender o período coberto pela análise e garante que as decisões sejam tomadas com base em informações atuais. Em geral, é exibido em destaque nos Dashboards para informar quando os dados foram atualizados.

Ele informa se os dados estão atualizados, ajudando a garantir que as análises e decisões se baseiem em informações recentes.

A ferramenta de extração de dados ou ETL gera e insere este valor no conjunto de dados durante a atualização.