Seu Template de dados de contas a receber
Seu Template de dados de contas a receber
Este é nosso Template genérico de dados para Process Mining de Contas a receber. Use os Templates específicos de cada sistema para receber orientações mais detalhadas.
Selecione um sistema específico- Campos de dados essenciais para acompanhar o ciclo de vida das faturas
- Definições padronizadas de atividades para mapear processos de forma consistente
- Estrutura escalável compatível com qualquer ferramenta de gestão financeira
Atributos de contas a receber
| Nome | Descrição | ||
|---|---|---|---|
| Data e hora do evento EventTime | Data e hora exatas em que a atividade ocorreu. | ||
| Descrição Este atributo registra o momento exato em que uma ação ocorreu no sistema de origem. Ele é essencial para estabelecer a ordem cronológica dos eventos em um caso. Analistas usam esses dados para calcular o tempo de atravessamento entre etapas do processo, como o intervalo entre o envio da fatura e o registro do pagamento. Eles também servem de base para determinar a duração de atividades específicas e identificar atrasos no ciclo de recebimento. Por que isso importa É o campo Data e hora de início obrigatório para ordenar eventos e calcular a duração. Onde encontrar Encontrado em registros do sistema, datas e horas de lançamento de transações ou tabelas de histórico de alterações. Exemplos 2023-10-01T14:30:00Z2023-10-05T09:15:00Z2023-11-01T16:45:00Z | |||
| Nome da atividade ActivityName | Descrição do evento ou da ação realizada na fatura. | ||
| Descrição Este atributo define a etapa específica ou a mudança de status ocorrida no ciclo de vida da fatura. Alguns exemplos são Fatura criada, Pagamento registrado, Contestação aberta ou Nota de crédito emitida. Ao analisar a sequência dessas atividades, as ferramentas de Process Mining reconstroem o mapa do processo. Isso ajuda as organizações a identificar gargalos, ciclos de retrabalho, como atualizações repetidas de contestações, e desvios dos procedimentos padrão de cobrança. Por que isso importa É o campo Atividade obrigatório para definir as etapas do processo. Onde encontrar Encontrado em registros de transações, documentos de alteração ou tabelas de histórico de status. Exemplos Fatura criadaPagamento recebidoContestação abertaCarta de cobrança enviada | |||
| Número da fatura InvoiceId | Identificador único da fatura ou do documento de cobrança. | ||
| Descrição Este atributo é o identificador fundamental do caso no processo de Contas a Receber. Ele diferencia uma transação de cobrança de outra e funciona como chave primária para acompanhar o ciclo de vida de um recebível, da criação à compensação. Na análise de Process Mining, este atributo agrupa em um único caso todos os eventos relacionados, como criação da fatura, atualizações, contestações e pagamentos. Assim, analistas podem visualizar a jornada completa de uma cobrança específica e calcular métricas de performance por transação. Por que isso importa É o ID do caso obrigatório para reconstruir o fluxo do processo. Onde encontrar Geralmente encontrado na tabela de cabeçalho da transação ou na tabela principal do sub-razão de contas a receber. Exemplos INV-2023-001900004321US-10234B55432 | |||
| Sistema de origem SourceSystem | Nome ou identificador do sistema de onde os dados vieram. | ||
| Descrição Este atributo identifica o aplicativo de software ou ambiente, como SAP, Oracle ou HighRadius, de onde o registro foi extraído. Em panoramas complexos, com vários ERPs, ele ajuda a diferenciar as fontes de dados. É especialmente útil para comparar a performance do processo entre regiões ou unidades de negócio que usam tecnologias diferentes. Também permite rastrear os dados até a origem. Por que isso importa Essencial para filtrar e validar dados em ambientes com vários sistemas. Onde encontrar Geralmente adicionado como texto estático durante o processo de ETL. Exemplos SAP_ECC_NAOracle_CloudNetSuite_GlobalHighRadius_Prod | |||
| Última atualização dos dados LastDataUpdate | Data e hora que indicam quando os dados foram extraídos ou atualizados. | ||
| Descrição Este atributo registra quando o conjunto de dados foi atualizado pela última vez no aplicativo de Process Mining. É um campo de metadados que informa aos usuários se a análise está atualizada. Ele ajuda analistas a entender se estão consultando dados em tempo real ou um instantâneo de um período anterior. Isso é fundamental para gerar relatórios precisos e garantir que as decisões se baseiem nas informações mais recentes disponíveis. Por que isso importa Fornece contexto sobre a latência e a confiabilidade dos dados. Onde encontrar Gerado pelo pipeline de dados ou pela ferramenta de ETL durante a execução. Exemplos 2023-11-15T00:00:00Z2023-11-16T08:00:00Z | |||
| Automatizada IsAutomated | Indicador que informa se a atividade foi realizada sem intervenção humana. | ||
| Descrição Este atributo booleano diferencia ações manuais de usuários de eventos gerados pelo sistema. Em geral, ele é definido verificando se o ID do usuário corresponde a uma lista de contas de serviço conhecidas. É o principal indicador para calcular as taxas de automação. Ele ajuda as organizações a entender o retorno sobre o investimento em automação robótica de processos (RPA) e a identificar oportunidades para automatizar tarefas manuais repetitivas, como a aplicação de recebimentos ou o envio de cobranças. Por que isso importa Fundamental para medir a transformação digital e as taxas de automação de processos. Onde encontrar Derivado do ID do usuário ou de indicadores específicos da transação. Exemplos truefalse | |||
| Condições de pagamento PaymentTerms | Condições acordadas que definem quando o pagamento vence. | ||
| Descrição Este atributo contém o código ou a descrição do prazo de pagamento, como 30 dias líquidos, 60 dias líquidos ou pagamento imediato. Ele define a expectativa contratual para o fluxo de caixa. A análise deste atributo ajuda a identificar se as condições padrão estão sendo cumpridas ou se as equipes de vendas estão concedendo condições desfavoráveis para fechar negócios. Também permite relacionar as condições de pagamento ao comportamento efetivo de pagamento e verificar se elas estão sendo cumpridas. Por que isso importa Complementa a data de vencimento e ajuda a analisar a conformidade com as condições de pagamento. Onde encontrar Encontrado no cabeçalho da fatura ou nos dados mestres do cliente. Exemplos NT3060 dias líquidos2% em 10 dias, líquido em 30 diasImediato | |||
| Data de compensação ClearingDate | Data em que a fatura foi paga integralmente ou compensada. | ||
| Descrição Este atributo registra quando o item em aberto foi encerrado no sistema, geralmente após o lançamento de um pagamento ou de uma nota de crédito. Ele marca o fim do ciclo de cobrança daquela fatura. Essa data é essencial para calcular o tempo de ciclo real e o Prazo médio de recebimento de vendas (DSO). Ela ajuda a diferenciar faturas em aberto das encerradas e é usada para medir a eficiência do processo de aplicação de recebimentos. Por que isso importa Essencial para calcular o tempo de ciclo e o Prazo médio de recebimento de vendas real. Onde encontrar Encontrado no item de linha do documento contábil ou no histórico de status. Exemplos 2023-11-202023-12-052023-10-15 | |||
| Data de vencimento DueDate | Data até a qual se espera que o cliente faça o pagamento. | ||
| Descrição Este atributo especifica o prazo de pagamento acordado nas condições de venda. Ele serve de referência para determinar se uma fatura está em dia, vencida ou em atraso. Analistas usam essa data para calcular métricas de pagamentos antecipados ou atrasados. Comparar a data efetiva do pagamento com a data de vencimento revela o comportamento de pagamento dos clientes e a eficácia das estratégias de cobrança. Por que isso importa Referência para calcular o tempo em aberto, a inadimplência e a conformidade dos pagamentos. Onde encontrar Encontrado no cabeçalho da fatura ou calculado a partir da data-base e das condições de pagamento. Exemplos 2023-12-012023-10-312023-11-15 | |||
| Motivo da contestação DisputeReason | Categoria ou código que explica por que uma fatura foi contestada. | ||
| Descrição Este atributo registra a classificação do motivo pelo qual o cliente se recusa a pagar parte ou a totalidade de uma fatura. Entre os motivos comuns estão erros de preço, mercadorias danificadas ou documentação ausente. Esses dados são essenciais para a análise de causa raiz. Ao agrupar os motivos das contestações, as organizações podem identificar problemas sistêmicos em processos anteriores, como atendimento de pedidos ou definição de preços, que causam atrasos nos pagamentos e retrabalho administrativo. Por que isso importa Fundamental para identificar as causas raiz dos atrasos nos pagamentos e do retrabalho. Onde encontrar Encontrado nos módulos de gestão de contestações ou em tabelas específicas de casos de contestação. Exemplos Divergência de preçoMercadorias danificadasPedido de compra ausenteFatura duplicada | |||
| Nome do cliente CustomerName | Nome da entidade ou organização responsável pela fatura. | ||
| Descrição Este atributo identifica o devedor associado à fatura. Ele permite agregar dados por conta. É essencial para analisar o comportamento de pagamento de clientes específicos. Com ele, é possível identificar clientes estratégicos que costumam pagar com atraso ou contestar faturas, permitindo uma gestão de relacionamento direcionada e abordagens de cobrança personalizadas. Por que isso importa Permite analisar contas individualmente e identificar clientes com problemas de pagamento. Onde encontrar Encontrado nas tabelas de dados mestres de clientes, associadas ao cabeçalho da fatura. Exemplos Acme CorpGlobal IndustriesTech Solutions Ltd | |||
| Unidade de negócio BusinessUnit | Divisão interna, subsidiária ou código da empresa que emite a fatura. | ||
| Descrição Este atributo representa a entidade organizacional da empresa responsável pelo recebível. Em sistemas como o SAP, corresponde ao código da empresa; no NetSuite, à subsidiária. Ele permite comparar diferentes filiais ou divisões. A gestão pode usar essa visão para comparar a performance de cobrança, a adesão aos processos padrão e as métricas de DSO entre diferentes áreas da organização. Por que isso importa Permite comparar a performance entre diferentes divisões da organização. Onde encontrar Encontrado no cabeçalho da fatura ou do documento de contabilidade financeira. Exemplos US01Operações EMEASubsidiária A1000 | |||
| Valor da fatura InvoiceAmount | Valor monetário total da fatura. | ||
| Descrição Este atributo representa o valor financeiro da cobrança feita ao cliente. Em geral, corresponde ao valor bruto, incluindo impostos e sobretaxas. Na análise, este campo é fundamental para calcular KPIs financeiros, como o Prazo médio de recebimento de vendas (DSO) ponderado pelo valor, identificar contas de alto valor em risco e priorizar os esforços de cobrança. Ele permite segmentar os processos de acordo com o impacto financeiro. Por que isso importa Fundamental para analisar o impacto financeiro e priorizar cobranças de alto valor. Onde encontrar Encontrado no cabeçalho da fatura ou do documento contábil. Exemplos 1500.00250.5010000.0045.99 | |||
| Nome do responsável pela cobrança CollectorName | Nome do agente ou usuário responsável por cobrar o pagamento. | ||
| Descrição Este atributo identifica o funcionário ou time responsável por gerenciar a conta do cliente e garantir o pagamento. Ele relaciona os recursos humanos aos resultados do processo. Isso permite analisar a produtividade e a eficácia dos responsáveis pela cobrança. Gestores podem comparar taxas de cobrança, cumprimento de promessas de pagamento e carga de trabalho entre os responsáveis para identificar necessidades de treinamento ou redistribuir carteiras. Por que isso importa Permite analisar a produtividade da equipe e comparar a performance. Onde encontrar Encontrado no registro mestre do cliente ou em tabelas específicas de gestão de cobranças. Exemplos John DoeTime de cobrança AAgente do sistema | |||
| Segmento do cliente CustomerSegment | Classificação do cliente com base em seu valor estratégico ou risco. | ||
| Descrição Este atributo agrupa clientes em categorias como Contas estratégicas, Pequenas e médias empresas, Alto risco ou Governo. Em geral, a classificação é definida nos dados mestres. Segmentar a análise do processo por este atributo revela como diferentes tipos de clientes são atendidos. Isso ajuda a verificar se clientes de alto valor recebem atendimento prioritário e se os clientes de alto risco estão sendo monitorados de perto. Por que isso importa Permite analisar estratégias para diferentes segmentos de clientes. Onde encontrar Encontrado nos dados mestres de clientes ou nas tabelas de parceiros de negócios. Exemplos EstratégicoVarejoAtacadoNível 1 | |||
Atividades de contas a receber
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
| Data de vencimento ultrapassada | Marco calculado que indica que a data atual ultrapassou a data de vencimento acordada e a fatura continua em aberto. Esse evento marca a mudança do status em dia para vencido. | ||
| Por que isso importa Essencial para analisar a performance dos pagamentos em dia e acionar estratégias de cobrança. Onde encontrar Calculado comparando a data de vencimento da fatura com a data do sistema, caso ainda não tenha ocorrido um evento de encerramento. Coleta Gere um evento quando a data do sistema ultrapassar o campo Due Date e o status Genérico continuar como Open. Tipo de evento calculated | |||
| Disputa aberta | Criação de um caso formal ou código de motivo que indica que o cliente discorda da validade ou do valor da fatura. Em geral, isso interrompe as ações de cobrança padrão. | ||
| Por que isso importa Identifica gargalos no processo e ajuda a quantificar a receita em risco devido a erros de faturamento ou problemas de qualidade. Onde encontrar Identificado pela criação de um caso no módulo de gestão de disputas ou pela mudança de status para 'In Dispute'. Coleta Registre a data e hora em que um ID de caso de disputa é vinculado à fatura ou em que um indicador de disputa é definido como true. Tipo de evento explicit | |||
| Fatura baixada | Mudança final de status em que o saldo em aberto da fatura chega a zero. Isso ocorre após o pagamento integral, a aplicação de um crédito ou a baixa como perda. | ||
| Por que isso importa Marca o encerramento definitivo do caso no sistema e é usado para calcular o tempo total de ciclo do processo. Onde encontrar Obtido quando o campo de status da fatura muda para Closed, Cleared ou Paid. Coleta Identifique a data e hora em que o indicador de status do item em aberto muda para baixado. Tipo de evento inferred | |||
| Fatura criada | Geração inicial do registro da fatura no sistema financeiro, que cria o lançamento em Contas a Receber. Esse evento marca o início oficial do ciclo de cobrança e define a referência para os cálculos de vencimento. | ||
| Por que isso importa Este é o evento de referência de todo o processo: define a data e hora de início para todas as métricas de tempo de ciclo e os cálculos do prazo médio de recebimento de vendas. Onde encontrar Geralmente encontrado na tabela de cabeçalho de transações ou nos registros de criação do sistema ERP. Coleta Extraia a data e hora de criação do número único do documento da fatura. Tipo de evento explicit | |||
| Fatura enviada | Envio do documento de cobrança ao cliente por e-mail, impressão, EDI ou portal. Esse evento marca a transferência da obrigação de pagamento para o cliente. | ||
| Por que isso importa Calcular o intervalo entre a criação e o envio ajuda a identificar atrasos internos de processamento que prejudicam o fluxo de caixa. Onde encontrar Obtido nos registros de gerenciamento de saídas, de envio de e-mails ou nas atualizações de status do EDI. Coleta Identifique as datas e horas em que o status de saída da fatura muda para enviada ou concluída. Tipo de evento explicit | |||
| Nota de crédito lançada | Emissão de uma nota de crédito que abate o saldo da fatura. Muitas vezes, esse é o resultado financeiro de uma disputa válida, de uma devolução ou de um desconto retroativo. | ||
| Por que isso importa Essencial para analisar perdas de receita, qualidade do faturamento e causas raiz da falta de pagamento. Onde encontrar Encontrado na tabela de transações de Contas a Receber, em um tipo de documento específico para créditos. Coleta Vincule os documentos de nota de crédito à fatura original pelo campo de referência. Tipo de evento explicit | |||
| Pagamento lançado | Registro de uma transação de entrada de caixa aplicada à fatura. Esse é o principal objetivo do processo de Contas a Receber. | ||
| Por que isso importa O evento mais importante para calcular o prazo médio de recebimento de vendas (DSO) e avaliar a saúde do fluxo de caixa. Onde encontrar Encontrado nas tabelas de aplicação de pagamentos ou de recebimentos em caixa. Coleta Registre as datas e horas dos documentos de recebimento de pagamento vinculados ao número da fatura. Tipo de evento explicit | |||
| Contato de cobrança realizado | Interação com o cliente sobre uma fatura em aberto, como o envio de uma carta automática de cobrança ou o registro de uma ligação. Esse evento acompanha os esforços proativos da equipe de cobrança. | ||
| Por que isso importa Essencial para medir a produtividade dos agentes de cobrança e a eficácia das estratégias de cobrança na velocidade dos pagamentos. Onde encontrar Obtido nos registros de correspondência, no histórico de atividades do CRM ou nos registros de cobrança. Coleta Mapeie os registros dos logs de interação com clientes ou das tabelas de cobrança automática vinculadas à fatura. Tipo de evento explicit | |||
| Disputa resolvida | Conclusão da investigação de uma disputa, com uma decisão de conceder crédito ao cliente, baixar o saldo como perda ou exigir o pagamento. Isso libera a fatura para a liquidação final. | ||
| Por que isso importa Marca o fim do tratamento da exceção e permite que o ciclo de caixa seja retomado. Onde encontrar Registrado quando o status do caso de disputa muda para Closed ou Resolved. Coleta Identifique a data e hora da mudança final de status no sistema de gestão de disputas. Tipo de evento explicit | |||
| Dívida incobrável baixada | Ato de declarar incobrável o saldo restante da fatura e removê-lo do razão de Contas a Receber. Isso representa uma falha no processo e uma perda financeira. | ||
| Por que isso importa Importante para analisar o custo total do processo de crédito e identificar segmentos de clientes de alto risco. Onde encontrar Obtido em lançamentos contábeis ou transações de ajuste com um código de motivo específico para baixa como perda. Coleta Filtre os documentos de ajuste classificados como baixas de perdas e vinculados à fatura. Tipo de evento explicit | |||
| Pagamento conciliado | Conciliação do registro interno de pagamento com a linha correspondente no extrato bancário externo. Isso confirma que o valor foi efetivamente recebido na conta bancária. | ||
| Por que isso importa Diferencia o saldo contábil do saldo bancário e destaca atrasos no processo de baixa de pagamentos. Onde encontrar Obtido nos módulos de conciliação bancária ou nos registros de gestão de caixa. Coleta Identifique quando o documento de pagamento é marcado como baixado ou conciliado no razão bancário. Tipo de evento explicit | |||
| Pagamento parcial lançado | Registro de um pagamento que reduz o saldo da fatura, mas deixa um valor residual em aberto. Isso muitas vezes indica uma disputa, falta de capacidade de pagamento ou pagamento a menor. | ||
| Por que isso importa Destacar os pagamentos parciais ajuda a analisar o comportamento de pagamento dos clientes e a complexidade do processo. Onde encontrar Registrado quando uma transação de pagamento é vinculada à fatura, mas o valor pago é inferior ao saldo em aberto. Coleta Identifique os pagamentos aplicados cujo valor é inferior ao saldo em aberto da fatura. Tipo de evento explicit | |||
| Promessa de pagamento registrada | Registro do compromisso formal do cliente de pagar um valor específico até uma data determinada. Em geral, um agente de cobrança registra esse compromisso após conseguir contato com o cliente. | ||
| Por que isso importa Oferece visibilidade sobre o fluxo de caixa esperado e permite medir a confiabilidade dos compromissos assumidos pelos clientes. Onde encontrar Encontrado nos módulos de gestão de cobranças ou nos campos de observações associados à fatura. Coleta Extraia os registros em que uma data e um valor de PTP estejam associados ao ID da fatura. Tipo de evento explicit | |||
| Status da disputa atualizado | Mudança no andamento de um caso de disputa, como a passagem da análise inicial para uma investigação ativa. Esse evento acompanha o fluxo de trabalho da equipe responsável pela resolução. | ||
| Por que isso importa Permite analisar os tempos de ciclo de resolução de disputas e identificar interrupções no processo de investigação. Onde encontrar Obtido no histórico do objeto do caso de disputa vinculado à fatura. Coleta Acompanhe as mudanças no campo de status da entidade do caso de disputa vinculado. Tipo de evento inferred | |||
Guias de extração
Os métodos de extração variam conforme o sistema. Para ver instruções detalhadas,
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