Seu Template de dados de gestão de crédito e cobrança

O horário do evento, ou timestamp, marca o momento exato em que uma atividade específica ocorreu no processo. Ele fornece a ordem cronológica necessária para reconstruir a sequência de eventos de cada caso de fatura. Esses dados são fundamentais para qualquer análise baseada em tempo.

No Process Mining, o horário do evento é usado para calcular métricas críticas de performance, como tempos de ciclo entre atividades, duração total do caso e cumprimento de acordos de nível de serviço. Por exemplo, o tempo entre 'Fatura enviada' e 'Pagamento recebido' impacta diretamente o Days Sales Outstanding (DSO). Analisar timestamps ajuda a identificar atrasos, medir a eficiência das etapas do processo e localizar gargalos.

Este timestamp é fundamental para ordenar eventos, calcular tempos de ciclo e durações e realizar toda análise de performance baseada em tempo.

Geralmente registrado como data de criação do documento, data de lançamento ou timestamp do log do sistema associado a uma transação ou alteração de status.

O nome da atividade descreve uma etapa ou marco específico no processo de Gestão de Crédito e Cobranças. Esses são os blocos que formam o mapa do processo, representando ações como 'Fatura enviada ao cliente', 'Lembrete enviado' ou 'Pagamento aplicado à fatura'.

Analisar a sequência e a frequência dessas atividades é o núcleo do Process Mining. Isso ajuda a revelar o fluxo real do processo, compará-lo ao modelo projetado e identificar desvios, ciclos de retrabalho e caminhos ineficientes. Por exemplo, uma alta frequência de atividades de 'Divergência registrada' pode indicar problemas na precisão das faturas ou na qualidade dos produtos.

Este atributo define as etapas do processo, formando a base do mapa do processo e permitindo analisar os fluxos e as variações do processo.

Gerado a partir de várias alterações de status, códigos de transação ou Event Logs nos módulos financeiros, de vendas ou de cobranças do sistema de origem.

O número da fatura é um código alfanumérico exclusivo atribuído a cada documento de fatura. Ele funciona como referência central para todas as atividades e transações relacionadas a esse faturamento específico, desde a criação até a liquidação final ou a baixa.

No Process Mining, o número da fatura é usado para vincular todos os eventos relacionados, como 'Fatura criada', 'Pagamento recebido' e 'Divergência registrada', em uma única instância do processo ou caso. Isso permite visualizar e analisar de ponta a ponta todo o ciclo de vida de uma fatura. Ao analisar os processos agrupados por número da fatura, as organizações podem identificar gargalos, acompanhar tempos de ciclo e entender as variações na forma como diferentes faturas são tratadas.

Este é o Case ID essencial que conecta todos os eventos relacionados, permitindo reconstruir e analisar o ciclo de vida completo da fatura.

Geralmente encontrado na tabela de cabeçalho de uma fatura ou documento de contas a receber no sistema financeiro de origem.

O atributo Sistema de origem identifica a aplicação ou plataforma específica em que os dados do evento foram registrados originalmente. Em ambientes de TI complexos, um único processo, como credit-to-cash, pode abranger vários sistemas, por exemplo, um ERP para faturamento e uma plataforma separada de cobranças.

Esse atributo é valioso para entender o contexto tecnológico do processo. Ele pode ajudar na validação dos dados, na identificação de variações específicas de cada sistema e no diagnóstico de problemas de integração entre diferentes plataformas. Por exemplo, a análise pode revelar que os atrasos ocorrem consistentemente quando há transferências entre o ERP e a ferramenta de cobranças.

Identifica a origem dos dados, o que é essencial para entender as variações do processo entre diferentes sistemas e validar os dados.

Essas informações geralmente são adicionadas durante o processo de extração de dados (ETL) ou podem ser encontradas em campos de metadados técnicos nas tabelas de origem.

Este atributo registra a data e a hora em que os dados foram extraídos pela última vez do sistema de origem para o ambiente de Process Mining. Ele funciona como um campo de metadados que reflete a atualidade do conjunto de dados analisado.

Entender a última atualização dos dados é importante para garantir que qualquer análise ou Dashboard reflita o estado mais atual do processo. Isso ajuda os usuários a interpretar os dados corretamente, conhecendo o ponto de corte. Esse aspecto é especialmente relevante ao monitorar processos em andamento ou KPIs quase em tempo real, pois fornece contexto sobre o quanto os insights estão atualizados.

Indica a atualidade dos dados, fornecendo contexto sobre o momento da análise e garantindo que os usuários conheçam o ponto de corte dos dados.

Geralmente são metadados gerados e armazenados pela ferramenta de ETL ou pelo pipeline de dados durante o processo de ingestão.

A data de vencimento é a data específica em que o pagamento da fatura deve ser recebido para ser considerado pontual. Ela geralmente é calculada com base na data de criação da fatura e nas condições de pagamento acordadas.

Essa data é uma referência crítica para medir a performance do processo de cobrança. Ela serve de base para determinar se um pagamento está atrasado, acionar procedimentos de cobrança e calcular relatórios de aging. No Process Mining, a data de vencimento é usada para calcular KPIs como taxa de pagamentos pontuais e Days Sales Outstanding (DSO), além de analisar a eficácia das atividades de cobrança em relação aos prazos de pagamento.

Serve como principal referência para medir a performance de pagamentos pontuais e é essencial para calcular KPIs como DSO e pontualidade dos pagamentos.

Encontrada nos dados do cabeçalho da fatura. Pode ser um campo direto ou derivada da data da fatura e das condições de pagamento.

O ID do cliente é o código exclusivo que representa uma conta de cliente específica no sistema. Ele vincula uma fatura à entidade legalmente responsável pelo pagamento.

Em uma análise de Process Mining, o ID do cliente é uma dimensão essencial para a segmentação. Ele permite que os analistas examinem a performance do processo para clientes específicos ou grupos de clientes. Isso pode revelar padrões, como quais clientes pagam atrasado com frequência, quais abrem mais divergências ou se determinadas ineficiências do processo afetam apenas uma parte da base de clientes. Esses insights são fundamentais para adaptar estratégias de cobrança e melhorar o relacionamento com os clientes.

Permite segmentar os dados do processo de forma avançada para analisar o comportamento dos clientes, identificar contas problemáticas e adaptar estratégias de cobrança.

Disponível no cabeçalho do documento da fatura ou vinculado por meio das tabelas de dados mestres de clientes no sistema financeiro ou de vendas.

O motivo da divergência registra a causa da recusa do cliente em pagar uma fatura. Os motivos comuns incluem preço incorreto, produtos danificados, divergências de quantidade ou documentação ausente. Essas informações geralmente são registradas quando um caso formal de divergência é aberto.

O motivo da divergência é um atributo poderoso para a análise de causas-raiz. Ao analisar a frequência dos diferentes motivos, uma empresa pode identificar problemas sistêmicos fora do departamento de cobranças, como falhas no envio, na precisão do faturamento ou no registro de pedidos de venda. O Process Mining também pode revelar como diferentes motivos afetam o tempo de resolução e o fluxo do processo, ajudando a simplificar a gestão de divergências.

Permite analisar as causas-raiz de atrasos e divergências de pagamento, ajudando a identificar e corrigir problemas nas etapas anteriores, como faturamento, envio ou vendas.

Armazenado em módulos de gestão de divergências, sistemas de CRM ou como código de motivo na própria fatura ou documento de contas a receber.

O nível de cobrança indica até onde uma fatura vencida avançou no processo formal de comunicação de cobrança. Geralmente é representado por um número ou código, em que o 'Nível 1' pode ser um lembrete cordial e o 'Nível 4' pode ser um aviso final antes de uma ação judicial.

Analisar o nível de cobrança é fundamental para avaliar a eficácia da estratégia de cobrança. O Process Mining pode mostrar quais caminhos do processo levam a níveis mais altos e se determinados níveis são eficazes para estimular o pagamento. Por exemplo, a análise pode revelar que a maioria dos pagamentos ocorre após o Nível 2, tornando os Níveis 3 e 4 pouco eficazes e dispendiosos. Isso ajuda a otimizar o momento e o conteúdo das notificações de cobrança.

Mede a intensidade dos esforços de cobrança e é fundamental para analisar a eficácia da estratégia de cobrança em cada etapa.

Encontrado em módulos de gestão de cobranças ou dados de contas a receber, geralmente associado à conta do cliente ou a documentos vencidos específicos.

Nome do cobrador identifica a pessoa ou o grupo responsável por gerenciar uma fatura vencida e realizar atividades de cobrança. Pode ser um auxiliar contábil, um agente dedicado de cobrança ou um time de cobrança.

Esse atributo permite analisar a performance no nível individual ou do time. Ao filtrar ou comparar processos com base no nome do cobrador, as organizações podem identificar boas práticas de profissionais com melhor performance, detectar necessidades de treinamento e analisar a distribuição da carga de trabalho. Ele é essencial para entender o elemento humano do processo de cobrança e seu impacto em resultados como prazos de pagamento e baixas.

Permite analisar a performance do time e dos indivíduos, a distribuição da carga de trabalho e a eficácia de diferentes agentes ou estratégias de cobrança.

Encontrado nos dados de transações de contas a receber, nos registros mestres de clientes ou em módulos específicos de gestão de cobranças. Pode corresponder a campos como 'Auxiliar contábil' ou 'ID do usuário'.

O status da fatura indica o estado atual de uma fatura em seu ciclo de vida. Esse status muda conforme os eventos ocorrem, passando de 'Aberta' na criação para 'Vencida' se não for paga após a data de vencimento e, por fim, para 'Paga' ou 'Baixada'.

Esse atributo fornece uma visão do estado atual das contas a receber. Em uma análise de Process Mining, ele ajuda a categorizar casos e entender os resultados de diferentes variantes do processo. Por exemplo, comparar os fluxos que levam ao status 'Contestada' com os que levam ao status 'Paga' pode revelar as causas-raiz das dificuldades de pagamento. Ele também é usado para filtrar casos ativos, como todas as faturas atualmente 'Vencidas', e analisar os esforços de cobrança em andamento.

Oferece uma visão clara do estado atual das faturas, permitindo analisar os resultados do processo e filtrar casos em uma etapa específica, como 'Vencida' ou 'Contestada'.

Geralmente disponível como um campo de status no cabeçalho do documento da fatura ou de contas a receber.

O valor da fatura representa a soma total que o cliente é cobrado e deve pagar. Esse é um valor financeiro fundamental para cada caso de fatura.

Esse atributo é essencial para analisar o impacto financeiro. Ao relacionar as métricas do processo ao valor da fatura, as organizações podem priorizar os esforços de cobrança. Por exemplo, a análise pode mostrar que faturas de alto valor sofrem atrasos maiores no pagamento ou têm maior probabilidade de serem contestadas. Isso permite calcular KPIs financeiros importantes, como Days Sales Outstanding (DSO), e determinar o valor monetário retido em gargalos do processo ou baixas.

É fundamental para a análise financeira, a priorização de cobranças de faturas de alto valor e a quantificação do impacto monetário das ineficiências do processo.

Um campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura, dentro do módulo de contas a receber ou faturamento do sistema de origem.

O código da empresa é um identificador de unidade organizacional que representa uma empresa legalmente independente ou uma área de negócio distinta para a qual são preparadas demonstrações financeiras. Em uma organização com várias entidades, cada transação é atribuída a um código de empresa específico.

Esse atributo é fundamental para a análise no nível organizacional. Ele permite comparar a performance do processo entre diferentes entidades legais, subsidiárias ou unidades de negócio. Essas comparações podem destacar diferenças na eficiência do processo, na adesão às políticas e na performance dos cobradores entre partes da organização, facilitando o compartilhamento de boas práticas e a padronização dos processos quando apropriado.

Permite comparar processos e fazer benchmarking de performance entre diferentes entidades legais, subsidiárias ou unidades de negócio dentro de uma organização.

Um campo organizacional padrão em todos os documentos financeiros, incluindo faturas, dentro de um sistema ERP.

As condições de pagamento especificam os termos de uma venda, principalmente em relação ao prazo de pagamento. Geralmente são expressas como um código ou texto curto, como 'Líquido 30' (pagamento devido em 30 dias) ou '2/10 Líquido 30' (desconto de 2% se o pagamento for feito em 10 dias; caso contrário, o valor integral vence em 30 dias).

Esse atributo fornece um contexto essencial para a data de vencimento da fatura e o comportamento de pagamento do cliente. Analisar o processo por condição de pagamento pode revelar se determinadas condições estão associadas a taxas maiores de atrasos ou divergências. Também pode ser usado para avaliar a eficácia de descontos por pagamento antecipado e orientar futuras negociações com clientes, ajudando a otimizar o fluxo de caixa.

Fornece contexto para as datas de vencimento das faturas e permite analisar como diferentes acordos de pagamento impactam as taxas de pagamentos pontuais e o fluxo de caixa geral.

Armazenadas nos dados mestres de clientes ou no pedido de venda e no cabeçalho da fatura.

A moeda da fatura especifica a unidade monetária, como USD, EUR ou JPY, em que a fatura é emitida e o pagamento é esperado. Isso é especialmente relevante para empresas que operam internacionalmente.

Embora o Process Mining geralmente se concentre nos fluxos do processo, e não nas conversões financeiras, esse atributo é importante para interpretar corretamente o valor da fatura. Ele permite filtrar a análise por uma moeda específica ou segmentar o processo para verificar se transações em determinadas moedas seguem padrões diferentes, talvez devido a atrasos no processamento de pagamentos internacionais ou a estratégias de cobrança distintas em mercados estrangeiros.

Fornece o contexto necessário para o valor da fatura e permite segmentar a análise por moeda, o que pode ser relevante para empresas internacionais.

Um campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura.

O segmento do cliente é uma categorização que agrupa clientes com base em características compartilhadas. Os segmentos podem ser definidos por fatores como setor, por exemplo, manufatura ou varejo, porte, como grande empresa ou PME, região geográfica ou valor estratégico, como ouro, prata ou bronze.

Esse atributo permite uma análise mais detalhada e estratégica do processo de cobrança. Ao comparar a performance do processo entre diferentes segmentos, as empresas podem descobrir que determinados grupos de clientes têm comportamentos ou desafios de pagamento específicos. Por exemplo, clientes internacionais podem enfrentar ciclos de pagamento mais longos devido a operações bancárias internacionais. Esses insights permitem desenvolver estratégias e políticas de cobrança direcionadas para cada segmento, melhorando a eficiência geral e a satisfação dos clientes.

Permite comparar diferentes grupos de clientes e desenvolver estratégias e políticas de cobrança direcionadas.

Geralmente encontrado nos dados mestres de clientes em um sistema de CRM ou ERP.