Seu Template de dados de gestão de crédito e cobrança

A data e hora do evento indicam o momento exato em que uma atividade específica ocorreu no processo. Elas fornecem a ordem cronológica necessária para reconstruir a sequência de eventos de cada caso de fatura. Esses dados são fundamentais para qualquer análise baseada em tempo.

Em Process Mining, a data e hora do evento são usadas para calcular métricas de performance essenciais, como tempos de ciclo entre atividades, duração total do caso e cumprimento dos acordos de nível de serviço. Por exemplo, o intervalo entre 'Fatura enviada' e 'Pagamento recebido' afeta diretamente o prazo médio de recebimento de vendas (DSO). Analisar as datas e horas ajuda a identificar atrasos, medir a eficiência das etapas do processo e localizar gargalos.

Essa data e hora são essenciais para ordenar eventos, calcular tempos de ciclo e durações e realizar análises de performance baseadas em tempo.

Geralmente, é registrada como data de criação do documento, data de lançamento ou data e hora do registro do sistema associadas a uma transação ou mudança de status.

O nome da atividade descreve uma etapa ou marco específico no processo de gestão de crédito e cobranças. Essas atividades formam o mapa do processo e representam ações como 'Fatura enviada ao cliente', 'Lembrete enviado' ou 'Pagamento aplicado à fatura'.

Analisar a sequência e a frequência dessas atividades é a base do Process Mining. Isso ajuda a revelar o fluxo real do processo, compará-lo com o modelo planejado e identificar desvios, ciclos de retrabalho e caminhos ineficientes. Por exemplo, uma frequência alta de atividades de 'Contestação registrada' pode indicar problemas na precisão das faturas ou na qualidade dos produtos.

Esse atributo define as etapas do processo, forma a base do mapa do processo e permite analisar os fluxos e as variações do processo.

Gerado a partir de várias mudanças de status, códigos de transação ou registros de eventos nos módulos financeiros, de vendas ou de cobranças do sistema de origem.

O número da fatura é um código alfanumérico exclusivo atribuído a cada documento de fatura. Ele serve como referência central para todas as atividades e transações relacionadas àquela cobrança específica, desde a criação até a liquidação final ou baixa.

Em Process Mining, o número da fatura é usado para vincular todos os eventos relacionados, como 'Fatura criada', 'Pagamento recebido' e 'Contestação registrada', em uma única instância do processo ou caso. Isso permite visualizar e analisar o ciclo de vida completo de uma fatura, de ponta a ponta. Ao analisar os processos agrupados por número da fatura, as organizações podem identificar gargalos, acompanhar tempos de ciclo e entender as variações na forma como cada fatura é tratada.

Esse é o ID do caso essencial que conecta todos os eventos relacionados e permite reconstruir e analisar o ciclo de vida completo da fatura, de ponta a ponta.

Geralmente, está na tabela de cabeçalho de uma fatura ou de um documento de contas a receber no sistema financeiro de origem.

O atributo Sistema de origem identifica o aplicativo ou a plataforma específica em que os dados do evento foram registrados originalmente. Em ambientes de TI complexos, um único processo, como o de crédito ao recebimento, pode passar por vários sistemas. Por exemplo, um ERP pode cuidar do faturamento, enquanto uma plataforma separada gerencia as cobranças.

Esse atributo ajuda a entender o contexto tecnológico do processo. Ele pode ser usado para validar dados, identificar variações específicas de cada sistema e diagnosticar problemas de integração entre plataformas. Por exemplo, a análise pode revelar atrasos recorrentes nas transferências entre o ERP e a ferramenta de cobrança.

Identifica a origem dos dados, essencial para entender as variações do processo entre sistemas e validar os dados.

Essa informação costuma ser adicionada durante a extração dos dados (ETL) ou pode estar em campos de metadados técnicos nas tabelas de origem.

Esse atributo registra a data e hora em que os dados foram extraídos pela última vez do sistema de origem e carregados no ambiente de Process Mining. Ele funciona como um campo de metadados que indica o nível de atualização do conjunto de dados analisado.

Saber quando os dados foram atualizados pela última vez é importante para garantir que as análises e o Dashboard reflitam o estado mais recente do processo. Essa informação ajuda a interpretar os dados corretamente, pois indica até que momento eles estão atualizados. Isso é especialmente relevante no acompanhamento de processos em andamento ou de KPIs quase em tempo real, já que mostra o quanto os insights são atuais.

Indica o nível de atualização dos dados, contextualiza a atualidade da análise e informa até que momento os dados estão atualizados.

Geralmente, esses metadados são gerados e armazenados pela ferramenta de ETL ou pelo pipeline de dados durante a ingestão.

A data de vencimento é o dia em que o pagamento da fatura deve ser recebido para ser considerado pontual. Geralmente, ela é calculada com base na data de criação da fatura e nas condições de pagamento acordadas.

Essa data é uma referência essencial para medir a performance do processo de cobrança. Ela serve para determinar se um pagamento está atrasado, acionar procedimentos de cobrança e calcular relatórios de vencimento. Em Process Mining, a data de vencimento é usada para calcular KPIs como a taxa de pagamentos em dia e o prazo médio de recebimento de vendas (DSO), além de analisar a eficácia das atividades de cobrança em relação aos prazos de pagamento.

É a principal referência para medir a pontualidade dos pagamentos e é essencial para calcular KPIs como o DSO e acompanhar os prazos de pagamento.

Pode ser encontrada nos dados do cabeçalho da fatura. Pode ser um campo direto ou ser calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento.

O ID do cliente é o código exclusivo que representa uma conta específica de cliente no sistema. Ele vincula uma fatura à entidade legalmente responsável pelo pagamento.

Em uma análise de Process Mining, o ID do cliente é uma dimensão essencial para segmentar os dados. Ele permite que analistas examinem a performance do processo para clientes específicos ou grupos de clientes. Isso pode revelar padrões, como quais clientes costumam pagar com atraso, quais apresentam mais contestações ou se certas ineficiências afetam apenas uma parte da base de clientes. Esses insights são essenciais para adaptar as estratégias de cobrança e melhorar o relacionamento com os clientes.

Permite segmentar os dados do processo para analisar o comportamento dos clientes, identificar contas problemáticas e adaptar as estratégias de cobrança.

Disponível no cabeçalho do documento da fatura ou vinculado por meio das tabelas de dados mestre de clientes no sistema financeiro ou de vendas.

O motivo da contestação registra por que o cliente se recusa a pagar uma fatura. Entre os motivos mais comuns estão preços incorretos, mercadorias danificadas, divergências de quantidade ou falta de documentação. Essa informação geralmente é registrada quando um caso formal de contestação é aberto.

O motivo da contestação é um atributo importante para a análise de causa raiz. Ao analisar a frequência de cada motivo, uma empresa pode identificar problemas sistêmicos fora da área de cobrança, como falhas no envio, na precisão do faturamento ou no registro de pedidos de venda. O Process Mining também pode revelar como cada motivo afeta o tempo de resolução e o fluxo do processo, ajudando a simplificar a gestão de contestações.

Permite analisar a causa raiz de atrasos nos pagamentos e contestações, ajudando a identificar e corrigir problemas anteriores nas áreas de faturamento, envio ou vendas.

Armazenado em módulos de gestão de contestações, sistemas de CRM ou como código de motivo na própria fatura ou no documento de contas a receber.

O nível de cobrança indica até que ponto uma fatura vencida avançou no processo formal de comunicação de cobranças. Geralmente, ele é representado por um número ou código. Por exemplo, o 'Nível 1' pode corresponder a um lembrete cordial, enquanto o 'Nível 4' pode ser um aviso final antes de uma ação judicial.

Analisar o nível de cobrança é essencial para avaliar a eficácia da estratégia de cobrança. O Process Mining pode mostrar quais caminhos do processo levam a níveis mais altos e se cada nível ajuda a receber o pagamento. Por exemplo, a análise pode revelar que a maioria dos pagamentos ocorre após o Nível 2, tornando os Níveis 3 e 4 pouco eficazes e onerosos. Isso ajuda a otimizar o momento e o conteúdo dos avisos de cobrança.

Mede a intensidade das cobranças e é essencial para analisar a eficácia da estratégia em cada etapa.

Pode ser encontrado em módulos de gestão de cobranças ou nos dados de contas a receber, geralmente associado à conta do cliente ou a documentos vencidos específicos.

O nome do responsável pela cobrança identifica a pessoa ou o grupo encarregado de gerenciar uma fatura vencida e realizar as atividades de cobrança. Pode ser um assistente contábil, um agente dedicado a cobranças ou um time de cobrança.

Esse atributo permite analisar a performance individual ou do time. Ao filtrar ou comparar processos pelo nome do responsável pela cobrança, as organizações podem identificar boas práticas entre os profissionais com melhor performance, detectar necessidades de treinamento e analisar a distribuição da carga de trabalho. Ele é essencial para entender o papel das pessoas no processo de cobrança e seu impacto em resultados como prazos de pagamento e baixas.

Permite analisar a performance do time e de cada pessoa, a distribuição da carga de trabalho e a eficácia de diferentes agentes ou estratégias de cobrança.

Pode ser encontrado nos dados de transações de contas a receber, nos registros mestre de clientes ou em módulos específicos de gestão de cobranças. Pode corresponder a campos como 'Assistente contábil' ou 'ID do usuário'.

O status da fatura indica a situação atual dela ao longo do ciclo de vida. Esse status muda conforme os eventos ocorrem: começa como 'Aberta' quando a fatura é criada, passa para 'Vencida' se não for paga até a data de vencimento e, por fim, muda para 'Paga' ou 'Baixada'.

Esse atributo oferece uma visão do estado atual das contas a receber. Em uma análise de Process Mining, ele ajuda a categorizar os casos e entender os resultados de diferentes variantes do processo. Por exemplo, comparar os fluxos que levam ao status 'Contestada' com os que levam a 'Paga' pode revelar as causas raiz dos obstáculos ao pagamento. O atributo também permite filtrar casos ativos, como todas as faturas atualmente 'Vencidas', para analisar as cobranças em andamento.

Oferece uma visão clara da situação atual das faturas, permite analisar os resultados do processo e filtrar casos em etapas específicas, como 'Vencida' ou 'Contestada'.

Geralmente, está disponível como campo de status no cabeçalho da fatura ou do documento de contas a receber.

O valor da fatura corresponde ao total que o cliente deve pagar. Esse é um dado financeiro fundamental para cada caso de fatura.

Esse atributo é essencial para analisar o impacto financeiro. Ao relacionar as métricas do processo ao valor da fatura, as organizações podem priorizar as cobranças. Por exemplo, a análise pode mostrar que faturas de alto valor demoram mais para ser pagas ou têm maior probabilidade de ser contestadas. O atributo também permite calcular KPIs financeiros importantes, como o prazo médio de recebimento de vendas (DSO), e quantificar os valores retidos por gargalos ou baixas no processo.

Essencial para análises financeiras, para priorizar a cobrança de faturas de alto valor e para quantificar o impacto financeiro das ineficiências do processo.

Campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura, no módulo de contas a receber ou de faturamento do sistema de origem.

O código da empresa é um identificador de unidade organizacional que representa uma empresa legalmente independente ou uma área de negócio distinta para a qual são elaboradas demonstrações financeiras. Em organizações com várias entidades, cada transação é atribuída a um código de empresa específico.

Esse atributo é fundamental para análises por nível organizacional. Ele permite comparar a performance do processo entre diferentes entidades legais, subsidiárias ou unidades de negócio. Essas comparações podem destacar diferenças na eficiência do processo, no cumprimento de políticas e na performance dos responsáveis pela cobrança em diferentes partes da organização, facilitando o compartilhamento de boas práticas e a padronização dos processos quando apropriado.

Permite comparar processos e avaliar a performance entre diferentes entidades legais, subsidiárias ou unidades de negócio de uma organização.

Campo organizacional padrão em todos os documentos financeiros, inclusive faturas, dentro de um sistema ERP.

As condições de pagamento especificam os termos de uma venda, principalmente o prazo para pagamento. Geralmente, são expressas por um código ou texto curto, como '30 dias líquidos' (pagamento devido em 30 dias) ou '2/10, 30 dias líquidos' (desconto de 2% para pagamentos em até 10 dias; caso contrário, o valor total vence em 30 dias).

Esse atributo fornece contexto essencial para a data de vencimento da fatura e o comportamento de pagamento do cliente. Analisar o processo por condição de pagamento pode revelar se certos termos estão associados a mais atrasos ou contestações. Também é possível avaliar a eficácia dos descontos para pagamento antecipado e orientar futuras negociações com os clientes, ajudando a otimizar o fluxo de caixa.

Fornece contexto para as datas de vencimento das faturas e permite analisar como diferentes acordos de pagamento afetam a pontualidade dos pagamentos e o fluxo de caixa geral.

Armazenadas nos dados mestre de clientes ou no cabeçalho do pedido de venda e da fatura.

A moeda da fatura especifica a unidade monetária, como USD, EUR ou JPY, em que a fatura é emitida e o pagamento deve ser feito. Isso é especialmente relevante para empresas que operam internacionalmente.

Embora o Process Mining geralmente se concentre nos fluxos do processo, e não em conversões financeiras, esse atributo é importante para interpretar corretamente o valor da fatura. Ele permite filtrar a análise por uma moeda específica ou segmentar o processo para verificar se transações em determinadas moedas seguem padrões diferentes, talvez por causa de atrasos no processamento de pagamentos internacionais ou de estratégias de cobrança distintas em mercados estrangeiros.

Fornece o contexto necessário para interpretar o valor da fatura e permite segmentar a análise por moeda, o que pode ser relevante para empresas internacionais.

Campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura.

O segmento do cliente é uma categoria que agrupa clientes com características em comum. Os segmentos podem ser definidos por fatores como setor (por exemplo, indústria ou varejo), porte (por exemplo, grandes empresas ou pequenas e médias empresas), região geográfica ou valor estratégico (por exemplo, ouro, prata ou bronze).

Esse atributo permite uma análise mais detalhada e estratégica do processo de cobrança. Ao comparar a performance do processo entre segmentos, as empresas podem descobrir que certos grupos de clientes têm comportamentos ou dificuldades de pagamento específicos. Por exemplo, clientes internacionais podem ter ciclos de pagamento mais longos por causa de operações bancárias entre países. Esses insights ajudam a desenvolver estratégias e políticas de cobrança específicas para cada segmento, melhorando a eficiência geral e a satisfação dos clientes.

Permite comparar diferentes grupos de clientes e desenvolver estratégias e políticas de cobrança direcionadas.

Geralmente, está nos dados mestre de clientes de um sistema de CRM ou ERP.