Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar
Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar
- Atributos recomendados para coleta
- Principais atividades a acompanhar
- Orientações para extração no Oracle Fusion Financials
Atributos do processamento de faturas do Contas a Pagar
| Nome | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Fatura
InvoiceId
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O identificador exclusivo de cada fatura processada. | ||
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Descrição
A “Fatura” funciona como o identificador principal do caso, conectando todas as atividades desde o recebimento da fatura até o pagamento final. Cada InvoiceId exclusivo representa uma única instância do processo de ponta a ponta, permitindo uma análise completa da jornada de cada fatura pelo processo de Contas a Pagar. Ela é a base da análise do processo, conectando todos os eventos e atributos relacionados.
Por que isso importa
É essencial para acompanhar o ciclo de vida de cada fatura do início ao fim, permitindo analisar variantes do processo, gargalos e o throughput geral.
Onde obter
Normalmente corresponde a INVOICE_ID ou INVOICE_NUM da tabela AP_INVOICES_ALL no Oracle Fusion Financials.
Exemplos
INV-987657334001APO-INV-2023-005
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Horário do evento
EventTime
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O registro de data e hora que indica quando a atividade ocorreu. | ||
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Descrição
Esse atributo fornece a data e a hora exatas de cada atividade do processo. Ele é fundamental para ordenar os eventos cronologicamente e calcular as durações entre as etapas. Esses dados permitem analisar a performance, como identificar gargalos medindo os tempos de espera, calcular os tempos de ciclo de etapas específicas, como aprovações, e monitorar a conformidade com o SLA.
Por que isso importa
É essencial para calcular todas as métricas baseadas em tempo, incluindo tempos de ciclo e de espera, que são fundamentais para identificar gargalos e medir a eficiência do processo.
Onde obter
Corresponde a datas de criação, datas da última atualização ou registros de data e hora de eventos específicos em várias tabelas do Oracle Fusion, como LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE e APPROVAL_DATE.
Exemplos
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
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Nome da atividade
ActivityName
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O nome da etapa ou do evento específico do processo que ocorreu. | ||
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Descrição
Esse atributo descreve uma única etapa do ciclo de vida do processamento da fatura, como “Fatura criada”, “Aprovação iniciada” ou “Pagamento executado”. Ao ordenar essas atividades cronologicamente, as ferramentas de Process Mining conseguem reconstruir o fluxo do processo de ponta a ponta para cada fatura. Analisar as atividades ajuda a identificar os caminhos mais frequentes, os desvios e os ciclos de retrabalho no processo.
Por que isso importa
Ele forma o núcleo do mapa do processo, permitindo visualizar e analisar o fluxo do processo, identificar desvios e medir a performance específica de cada etapa.
Onde obter
Normalmente é derivado de alterações de status, tabelas de eventos ou registros de auditoria no Oracle Fusion Financials. Pode ser necessário fazer o mapeamento a partir de várias tabelas e campos de origem.
Exemplos
Fatura validadaBloqueio aplicadoFatura aprovadaPagamento executado
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Data de vencimento
DueDate
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A data até a qual o pagamento da fatura deve ser realizado. | ||
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Descrição
A data calculada até a qual a fatura deve ser paga para evitar multas por atraso e manter um bom relacionamento com os fornecedores, com base na data da fatura e nas condições de pagamento. É um atributo essencial para monitorar a performance dos pagamentos no prazo e gerenciar o fluxo de caixa. O KPI “Taxa de pagamentos no prazo” é calculado diretamente comparando a “Data do pagamento” com essa “Data de vencimento”.
Por que isso importa
Essencial para medir as taxas de pagamentos no prazo, gerenciar o fluxo de caixa e evitar multas por atraso. É um campo importante para a conformidade com as políticas de pagamento.
Onde obter
Pode ser um campo direto em uma tabela de cronograma de pagamentos, como AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, ou ser calculada com base em INVOICE_DATE e nas condições de pagamento.
Exemplos
2023-11-142023-12-012024-01-19
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Data do pagamento
PaymentDate
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A data em que o pagamento da fatura foi executado. | ||
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Descrição
Esse atributo registra a data em que o pagamento foi efetivamente realizado. Ele é usado para confirmar a conclusão do processo de Contas a Pagar de uma fatura. Comparar a data do pagamento com a data de vencimento é fundamental para calcular a taxa de pagamentos no prazo e analisar a captura de descontos por pagamento antecipado. É um dado essencial para a tesouraria e a gestão do fluxo de caixa.
Por que isso importa
Permite calcular KPIs de pagamentos no prazo e analisar a realização de descontos por pagamento antecipado, impactando diretamente a gestão do fluxo de caixa.
Onde obter
Obtida de tabelas de pagamentos, como AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, especificamente de um campo como ACCOUNTING_DATE ou CHECK_DATE.
Exemplos
2023-11-132023-12-052024-01-19
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Hora de término
EndTime
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O registro de data e hora da atividade final da fatura. | ||
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Descrição
Representa o registro de data e hora do evento terminal no ciclo de vida da fatura, como 'Pagamento compensado' ou 'Fatura cancelada'. Esse atributo geralmente é derivado da identificação do 'EventTime' mais recente para cada 'InvoiceId'. Ele é essencial para calcular o tempo total de processamento de ponta a ponta de uma fatura.
Por que isso importa
Permite calcular o tempo total do ciclo de ponta a ponta de cada fatura, um KPI fundamental para medir a eficiência geral do processo.
Onde obter
É um atributo calculado, derivado da identificação do EventTime máximo para cada caso, InvoiceId, no conjunto de dados.
Exemplos
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
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Nome do fornecedor
VendorName
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O nome do fornecedor que enviou a fatura. | ||
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Descrição
Identifica o fornecedor associado à fatura. Essa é uma dimensão essencial para a análise, pois permite segmentar a performance do processo por fornecedor. Por exemplo, você pode analisar quais fornecedores apresentam a maior taxa de faturas bloqueadas, os maiores tempos de processamento ou a maior frequência de divergências no matching. Isso ajuda a gerenciar o relacionamento com fornecedores e identificar problemas sistêmicos relacionados a fornecedores específicos.
Por que isso importa
Permite analisar a performance por fornecedor, ajudando a identificar problemas específicos de determinados fornecedores, como atrasos frequentes, divergências ou bloqueios.
Onde obter
Normalmente obtido do campo VENDOR_NAME nas tabelas POZ_SUPPLIERS ou em tabelas relacionadas de fornecedores, associado por meio de VENDOR_ID em AP_INVOICES_ALL.
Exemplos
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
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Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
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O identificador do pedido de compra associado à fatura. | ||
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Descrição
O número exclusivo do pedido de compra (PO) que autorizou a aquisição de bens ou serviços. Esse atributo é fundamental para analisar o processo de matching de três vias (PO versus recebimento de mercadorias versus fatura). Uma alta taxa de divergências em faturas vinculadas a POs pode indicar problemas nos departamentos de compras ou recebimento. Analisar faturas com e sem POs também pode revelar comportamentos diferentes no processo.
Por que isso importa
Essencial para analisar o processo de matching de 3 vias, identificar divergências no matching e entender as diferenças entre faturas vinculadas e não vinculadas a POs.
Onde obter
Essas informações normalmente estão disponíveis ao associar tabelas de linhas de faturas, como AP_INVOICE_LINES_ALL, às tabelas de POs, como PO_HEADERS_ALL.
Exemplos
PO-10056982347null
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Status da fatura
InvoiceStatus
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O status atual ou final da fatura. | ||
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Descrição
Indica o estado atual de uma fatura no processo, como “Validated”, “Pending Approval”, “Paid” ou “Cancelled”. Esse atributo fornece uma visão do ponto em que a fatura está no ciclo de vida, o que é útil para Dashboards operacionais. Analisar o status final ajuda a entender os resultados do processo, como a taxa de faturas canceladas ou rejeitadas.
Por que isso importa
Fornece uma visão rápida do resultado e do estado atual da fatura, ajudando a analisar taxas de exceção, como cancelamentos, e a eficiência do processo.
Onde obter
Pode ser derivado do campo de status na tabela AP_INVOICES_ALL ou do status do pagamento em AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Exemplos
ValidadaPagaCanceladaPrecisa ser validada novamente
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Usuário
User
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O ID ou o nome do usuário que realizou a atividade. | ||
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Descrição
Identifica o funcionário ou usuário do sistema responsável por executar uma determinada etapa do processo. Pode ser o analista de Contas a Pagar que lançou a fatura, o gerente que a aprovou ou o especialista de pagamentos que executou o pagamento. Analisar por usuário ajuda a identificar necessidades de treinamento, distribuição de carga de trabalho e variações de performance entre os membros da equipe. Também é essencial para a conformidade e a trilha de auditoria.
Por que isso importa
Permite analisar a carga de trabalho e a performance da equipe, além de identificar gargalos individuais ou oportunidades de treinamento. Também é fundamental para a auditabilidade.
Onde obter
Obtido de campos relacionados ao usuário, como CREATED_BY ou LAST_UPDATED_BY, em várias tabelas, ou de tabelas específicas de histórico do Workflow ou de aprovações.
Exemplos
john.doejane.smithap.clerk1
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Valor da fatura
InvoiceAmount
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O valor monetário total da fatura. | ||
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Descrição
Esse atributo representa o valor total devido na fatura. É uma métrica fundamental para a análise financeira e a priorização de faturas. Analisar o valor da fatura pode revelar se faturas de alto valor são processadas de forma diferente ou sofrem mais atrasos do que faturas de baixo valor. Também é essencial para Dashboards relacionados à previsão do fluxo de caixa e à análise de pagamentos duplicados.
Por que isso importa
Permite analisar o impacto financeiro, como priorizar faturas de alto valor, analisar o tempo de processamento por valor e calcular o impacto financeiro dos atrasos.
Onde obter
Obtido do campo INVOICE_AMOUNT na tabela AP_INVOICES_ALL.
Exemplos
5400.50125000.00750.25
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Aprovador
Approver
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A pessoa que aprovou a fatura para pagamento. | ||
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Descrição
Identifica o usuário ou gerente que concedeu a aprovação final ou uma aprovação importante da fatura. Esse atributo é essencial para o Dashboard 'Tempo do Ciclo de Aprovação da Fatura', que segmenta os tempos de aprovação por aprovador. Analisar esses dados pode revelar gargalos na hierarquia de aprovação, destacar pessoas com alta carga de trabalho e garantir a conformidade com as políticas de delegação de autoridade.
Por que isso importa
É fundamental para analisar o Workflow de aprovação, identificar gargalos causados por aprovadores específicos e auditar a conformidade com as políticas de aprovação.
Onde obter
Essas informações geralmente ficam armazenadas nas tabelas de Workflow do Oracle, por exemplo, nas tabelas relacionadas ao mecanismo de gerenciamento de aprovações, AME, ou nas tabelas de histórico de auditoria.
Exemplos
s.jonesm.riverad.chen
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Condições de pagamento
PaymentTerms
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As condições acordadas com o fornecedor para o pagamento da fatura. | ||
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Descrição
Define as condições de pagamento de um fornecedor, como 'Net 30' ou '2% 10, Net 30'. Esse atributo é a base para calcular a data de vencimento da fatura e identificar oportunidades de descontos por pagamento antecipado. Analisar as condições de pagamento ajuda no planejamento do fluxo de caixa e é essencial para que o Dashboard 'Realização de Descontos por Pagamento Antecipado' meça com que eficiência a empresa está aproveitando os descontos disponíveis.
Por que isso importa
Impacta diretamente o fluxo de caixa e a lucratividade ao determinar os cronogramas de pagamento e a elegibilidade para descontos por pagamento antecipado.
Onde obter
Disponível nas tabelas AP_TERMS_TL ou AP_TERMS_B, vinculadas à tabela AP_INVOICES_ALL.
Exemplos
30 dias líquidos60 dias líquidos2% em 10 dias, 30 dias líquidos
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Data da fatura
InvoiceDate
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A data informada na fatura do fornecedor. | ||
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Descrição
É a data em que a fatura foi emitida pelo fornecedor. Ela é o ponto de partida para determinar a data de vencimento com base nas condições de pagamento acordadas. Comparar a data da fatura com a data em que ela foi lançada no sistema, na atividade “Fatura criada”, revela atrasos no envio da fatura ou no processamento do recebimento. Essa análise ajuda a identificar gargalos nas etapas iniciais que podem afetar os pagamentos no prazo e a captura de descontos.
Por que isso importa
Serve como base para calcular as datas de vencimento dos pagamentos e identificar atrasos entre a emissão da fatura e sua entrada no processo de Contas a Pagar.
Onde obter
Obtida do campo INVOICE_DATE na tabela AP_INVOICES_ALL.
Exemplos
2023-10-152023-11-012023-12-20
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É pagamento no prazo
IsOnTimePayment
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Um indicador que mostra se a fatura foi paga até a data de vencimento. | ||
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Descrição
Um indicador booleano, True/False, derivado da comparação entre a 'Data de pagamento' e a 'Data de vencimento'. Se a data de pagamento for igual ou anterior à data de vencimento, o valor será True. Esse atributo dá suporte direto ao cálculo do KPI 'Taxa de Pagamentos no Prazo' e é essencial para monitorar a conformidade com a política de pagamentos e gerenciar o relacionamento com fornecedores.
Por que isso importa
Mede diretamente o cumprimento das condições de pagamento, algo fundamental para o relacionamento com fornecedores, o planejamento financeiro e a prevenção de multas por atraso.
Onde obter
É um atributo calculado, derivado de outros campos. A lógica é: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Exemplos
truefalse
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É retrabalho
IsRework
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Um indicador que mostra se a fatura passou por retrabalho. | ||
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Descrição
Um indicador booleano, True/False, que identifica faturas que passaram por ciclos de retrabalho, como etapas de validação repetidas ou o retorno de uma etapa posterior para uma etapa anterior do processo, por exemplo, de 'Aguardando aprovação' para 'Precisa de nova validação'. Geralmente, ele é derivado da análise da sequência de atividades. É essencial para quantificar a 'Taxa de Retrabalho de Faturas' e entender as ineficiências do processo.
Por que isso importa
Quantifica a frequência de ciclos de retrabalho ineficientes, ajudando a identificar as causas-raiz das exceções do processo e do esforço desperdiçado.
Onde obter
É um atributo calculado. Ele é derivado da análise da sequência de atividades de cada caso para detectar etapas repetidas ou movimentos para trás no fluxo do processo.
Exemplos
truefalse
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Moeda da fatura
InvoiceCurrency
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A moeda do valor da fatura. | ||
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Descrição
Especifica a moeda em que a fatura é denominada, como USD, EUR ou GBP. É essencial para análises que envolvem vários países ou moedas. Fornece o contexto necessário para o valor da fatura e garante que as métricas financeiras sejam interpretadas corretamente. Para organizações globais, é um atributo importante para filtrar e segmentar dados financeiros.
Por que isso importa
Fornece o contexto essencial para o “Valor da fatura”, permitindo análises e relatórios financeiros precisos, especialmente em operações multinacionais.
Onde obter
Obtido do campo INVOICE_CURRENCY_CODE na tabela AP_INVOICES_ALL.
Exemplos
USDEURGBPJPY
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Motivo do bloqueio
HoldReason
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O motivo pelo qual uma fatura foi colocada em bloqueio. | ||
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Descrição
Quando uma fatura é impedida de seguir para pagamento, ela é colocada em bloqueio. Esse atributo registra o motivo específico do bloqueio, como 'Divergência de preço', 'Divergência de quantidade' ou 'Aguardando recebimento da mercadoria'. Analisar os motivos de bloqueio é essencial para identificar as causas-raiz das interrupções e dos atrasos no processo. Isso dá suporte direto a Dashboards que monitoram exceções e retrabalho.
Por que isso importa
Identifica as causas-raiz dos atrasos nos pagamentos e das exceções nas faturas, fornecendo insights acionáveis para melhorar o processo e a comunicação com fornecedores.
Onde obter
Originado de tabelas como AP_HOLDS_ALL, que se vincula à fatura e contém um motivo ou código de bloqueio.
Exemplos
Divergência de preçoQuantidade faturada excede a quantidade recebidaFatura duplicada
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Sistema de origem
SourceSystem
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O sistema do qual os dados foram extraídos. | ||
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Descrição
Esse atributo identifica a origem dos dados, que normalmente é “Oracle Fusion Financials” para esse processo. Em ambientes com vários sistemas, como um sistema separado de digitalização por OCR, esse campo ajuda a distinguir a origem de diferentes eventos. Ele garante a linhagem dos dados e fornece contexto, especialmente ao integrar dados de várias plataformas.
Por que isso importa
Fornece um contexto essencial sobre a origem dos dados, garantindo a rastreabilidade e ajudando a gerenciar a integração de dados de vários sistemas.
Onde obter
Normalmente é um valor estático definido durante a configuração da extração de dados.
Exemplos
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
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Status da correspondência
MatchingStatus
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Indica o resultado do processo de correspondência da fatura. | ||
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Descrição
Mostra o resultado do processo de validação, no qual a fatura é comparada com um pedido de compra e um recebimento de mercadoria, no caso da correspondência de três vias. Os status possíveis incluem 'Correspondente', 'Correspondência parcial' ou 'Falhou'. Esse atributo é a base do KPI 'Taxa de Falha na Correspondência de Três Vias' e do Dashboard associado de análise de divergências. Ele ajuda a diagnosticar problemas no ciclo de compras ao pagamento.
Por que isso importa
Mede diretamente o sucesso do processo automatizado de correspondência, destacando divergências que levam a retrabalho manual e atrasos nos pagamentos.
Onde obter
Esse status costuma ser encontrado no cabeçalho ou no nível da linha da fatura, em tabelas como AP_INVOICES_ALL ou AP_INVOICE_LINES_ALL.
Exemplos
SucessoFalha - divergência de preçoFalha - divergência de quantidadeNão necessário
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Última atualização dos dados
LastUpdateDate
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O registro de data e hora da última atualização dos dados. | ||
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Descrição
Esse atributo indica o momento mais recente em que os dados desse processo foram extraídos do sistema de origem. É um campo de metadados aplicado a todo o conjunto de dados durante cada atualização. Essas informações são essenciais para que os usuários entendam o grau de atualização dos dados e o período coberto pela análise. Elas garantem transparência e ajudam a interpretar os resultados corretamente.
Por que isso importa
Informa aos usuários o grau de atualização dos dados, garantindo que eles entendam o período coberto pela análise e quando ocorreu a última atualização.
Onde obter
Esse valor é gerado e registrado no conjunto de dados no momento da extração.
Exemplos
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
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Unidade de negócio
BusinessUnit
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A unidade de negócio ou unidade operacional responsável pela fatura. | ||
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Descrição
Identifica a unidade de negócio, o departamento ou o centro de custo específico que gerou a despesa. É uma dimensão essencial para a análise organizacional, permitindo comparar a performance do processo entre diferentes áreas da empresa. Ajuda a identificar se problemas como tempos longos de aprovação ou altas taxas de exceção estão concentrados em determinadas unidades de negócio, orientando esforços de melhoria direcionados.
Por que isso importa
Permite comparar a performance entre diferentes unidades organizacionais, ajudando a identificar gargalos ou problemas de conformidade específicos de cada departamento.
Onde obter
Essas informações geralmente estão na tabela AP_INVOICES_ALL como ORG_ID, que pode ser associado a tabelas de organizações de RH para obter o nome da unidade de negócio.
Exemplos
Vendas da América do NorteOperações europeiasFinanças da sede corporativa
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Atividades do processamento de faturas do Contas a Pagar
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Fatura aprovada
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Representa a aprovação final da fatura, autorizando seu pagamento. Esse marco importante é inferido a partir da atualização do campo de status do Workflow para um estado final de aprovação. | ||
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Por que isso importa
Um marco crítico que encerra o ciclo de aprovação. É essencial para calcular o “Tempo do ciclo de aprovação da fatura” e identificar gargalos relacionados aos aprovadores.
Onde obter
Inferido a partir da alteração da coluna WFAPPROVAL_STATUS na tabela AP_INVOICES_ALL para “Manually Approved”, “Workflow Approved” ou um status final de aprovação semelhante.
Captura
Alteração de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS para um estado aprovado.
Tipo de evento
inferred
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Fatura criada
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Representa a criação inicial de um registro de fatura no sistema, seja por lançamento manual, digitalização (OCR) ou intercâmbio eletrônico de dados (EDI). Esse evento é capturado quando um novo registro é inserido na tabela principal de faturas. | ||
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Por que isso importa
Esse é o início definitivo do ciclo de vida do processamento da fatura. Analisar o tempo entre esse evento e os demais revela atrasos nas etapas anteriores e a duração total do processo.
Onde obter
Esse é um evento explícito capturado a partir do registro de data e hora da criação da fatura na tabela AP_INVOICES_ALL, normalmente usando a coluna CREATION_DATE.
Captura
Registro de data e hora da criação do registro na tabela AP_INVOICES_ALL.
Tipo de evento
explicit
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Fatura validada
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Essa atividade marca a conclusão bem-sucedida das verificações automáticas de validação dos dados da fatura pelo sistema, como a correção do formato e a correspondência com um fornecedor. Ela é capturada acompanhando as alterações no campo de status de validação da fatura. | ||
|
Por que isso importa
Indica que a fatura está pronta para continuar o processamento, como o matching ou a aprovação. Atrasos antes dessa etapa sugerem problemas no lançamento dos dados e dão suporte ao Dashboard “Análise de erros no lançamento de dados da fatura”.
Onde obter
Inferido a partir da alteração da coluna VALIDATION_STATUS na tabela AP_INVOICES_ALL para “Validated”. Um registro de auditoria ou uma tabela de histórico desse campo fornece o registro de data e hora.
Captura
Alteração de AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS para “Validated”.
Tipo de evento
inferred
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Pagamento compensado
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A atividade final do processo, confirmando que o pagamento foi compensado pelo banco. Esse evento normalmente é capturado por meio de atualizações de status do Oracle Cash Management após a conciliação bancária. | ||
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Por que isso importa
Esse é o verdadeiro fim do processo de ponta a ponta, fornecendo os dados mais precisos para o “Tempo médio do ciclo da fatura”. Ele encerra todo o ciclo da transação financeira.
Onde obter
Inferido a partir da atualização do status do pagamento para “CLEARED” na tabela AP_CHECKS_ALL. A coluna CLEARED_DATE fornece o registro de data e hora desse evento.
Captura
CLEARED_DATE preenchido na tabela AP_CHECKS_ALL.
Tipo de evento
inferred
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Pagamento executado
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Representa o momento em que o pagamento é criado e enviado ao fornecedor. Esse é um evento explícito, capturado pela criação de um registro de pagamento vinculado à fatura. | ||
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Por que isso importa
Um marco essencial para medir a “Taxa de pagamentos no prazo” e o “Throughput de ponta a ponta das faturas”. Ele indica que a empresa cumpriu sua obrigação financeira.
Onde obter
Esse é um evento explícito, registrado pela criação de um registro de vínculo na tabela AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. ACCOUNTING_DATE ou CREATION_DATE pode ser usado como registro de data e hora.
Captura
Criação de registro em AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL vinculando uma fatura a um pagamento.
Tipo de evento
explicit
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Pagamento programado
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Marca o momento em que uma fatura aprovada é incluída em um Payment Process Request (PPR) ou lote de pagamentos, mas ainda não foi paga. Esse evento é capturado quando os registros do cronograma de pagamentos são finalizados. | ||
|
Por que isso importa
Essa atividade conecta a aprovação ao pagamento efetivo. Analisar o tempo gasto nessa etapa é importante para a previsão e a gestão do fluxo de caixa.
Onde obter
Inferido a partir do preenchimento de checkrun_id na tabela AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL para a fatura. A data de criação do PPR pode ser usada como registro de data e hora.
Captura
Associação da fatura a um Payment Process Request (PPR).
Tipo de evento
inferred
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Aprovação iniciada
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Indica que a fatura entrou no Workflow de aprovação e foi encaminhada ao primeiro aprovador. Esse evento é inferido a partir de uma alteração no status do Workflow da fatura. | ||
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Por que isso importa
Essa atividade inicia a contagem do KPI “Tempo do ciclo de aprovação da fatura”. Ela ajuda a diferenciar o tempo de espera por dados do tempo de espera pelo aprovador.
Onde obter
Inferido a partir da alteração de WFAPPROVAL_STATUS na tabela AP_INVOICES_ALL, de um status anterior ao Workflow para “Initiated” ou um estado pendente semelhante.
Captura
Alteração de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS para “Initiated”.
Tipo de evento
inferred
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Bloqueio aplicado
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Indica que um bloqueio foi aplicado à fatura, impedindo seu pagamento. Esse é um evento explícito, capturado quando um registro de bloqueio é criado e associado à fatura, geralmente devido a divergências ou violações de políticas. | ||
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Por que isso importa
Identifica diretamente exceções e gargalos do processo. Analisar os motivos e a duração dos bloqueios é essencial para entender e resolver problemas recorrentes de processamento.
Onde obter
Esse é um evento explícito, registrado pela criação de uma nova entrada na tabela AP_HOLDS_ALL vinculada ao INVOICE_ID específico.
Captura
Registro de data e hora da criação do registro na tabela AP_HOLDS_ALL.
Tipo de evento
explicit
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Bloqueio removido
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Marca a resolução de um problema e a remoção de um bloqueio, permitindo que a fatura avance no processo de pagamento. Esse evento é capturado quando o registro do bloqueio é atualizado com as informações de liberação. | ||
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Por que isso importa
Mede o tempo necessário para resolver divergências. Em conjunto com “Bloqueio aplicado”, ajuda a quantificar a duração e o impacto do retrabalho e do tratamento de exceções.
Onde obter
Inferido a partir do preenchimento das colunas RELEASE_LOOKUP_CODE e LAST_UPDATE_DATE na tabela AP_HOLDS_ALL para um registro de bloqueio existente.
Captura
Registro de data e hora da atualização do registro em AP_HOLDS_ALL com os detalhes da liberação.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Fatura cancelada
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Representa o encerramento do processo da fatura antes do pagamento. Essa é uma ação explícita, capturada quando um usuário cancela a fatura, preenchendo uma data de cancelamento. | ||
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Por que isso importa
Um estado final e malsucedido da fatura. Analisar a frequência e os motivos dos cancelamentos pode destacar problemas nas etapas anteriores de compras ou na gestão de fornecedores.
Onde obter
Inferido a partir do preenchimento da coluna CANCELLED_DATE na tabela AP_INVOICES_ALL. A própria data serve como registro de data e hora do evento.
Captura
CANCELLED_DATE preenchido na tabela AP_INVOICES_ALL.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Fatura rejeitada
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Indica que um aprovador rejeitou a fatura, interrompendo o processo e normalmente exigindo correção e reenvio. Esse evento é capturado como uma alteração de status no Workflow de aprovação. | ||
|
Por que isso importa
Destaca um ciclo significativo de retrabalho no processo. Analisar a frequência e os motivos das rejeições pode revelar falhas de entendimento das políticas ou problemas sistêmicos nos dados.
Onde obter
Inferido a partir da alteração da coluna WFAPPROVAL_STATUS na tabela AP_INVOICES_ALL para “Rejected”. As tabelas de histórico do Workflow podem fornecer mais detalhes.
Captura
Alteração de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS para “Rejected”.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Matching realizado
|
Representa a ação do sistema ou do usuário de fazer o matching da fatura com um Purchase Order (PO) e/ou Goods Receipt Note (GRN). Esse evento é capturado quando o status de matching da fatura é atualizado. | ||
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Por que isso importa
Uma etapa crucial para faturas baseadas em PO, que impacta diretamente a análise de “Tendências de divergências no matching de três vias”. Falhas ou atrasos nessa etapa são uma fonte importante de gargalos no processo.
Onde obter
Inferido a partir da atualização de WFAPPROVAL_STATUS ou de um campo de status de matching semelhante em AP_INVOICES_ALL, indicando que houve uma tentativa de matching.
Captura
Registro de data e hora da alteração de status relacionada ao matching do PO.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Pagamento antecipado realizado
|
Um evento calculado que indica que um pagamento foi executado antecipadamente para capturar um desconto. Ele é derivado da comparação entre a data efetiva do pagamento e as condições de desconto armazenadas no cronograma de pagamentos. | ||
|
Por que isso importa
Dá suporte direto ao Dashboard “Realização de descontos por pagamento antecipado”. Ele ajuda a quantificar os benefícios financeiros de um processo eficiente de Contas a Pagar e a identificar oportunidades perdidas.
Onde obter
Calculado comparando a data do pagamento, proveniente de AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, com os campos de data do desconto (DISCOUNT_DATE) na tabela AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Captura
Comparar a data de execução do pagamento com a data de elegibilidade do desconto.
Tipo de evento
calculated
|
|||
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